S’inscrire et se connecter à SAP Ariba : Guide pour les entreprises
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Êtes-vous prêt à inscrire votre entreprise à SAP Ariba et commencer à consulter les occasions de marché du gouvernement du Canada et à soumissionner? Utilisez ce guide pratique étape par étape vous aider à y arriver! Avant de commencer, vous pouvez utiliser cette liste pour préparer les informations nécessaires à l'inscription.
N'oubliez pas que vous ne pouvez avoir qu'un seul compte SAP Ariba par numéro d'entreprise.
Si vous avez des comptes en double, communiquez avec le centre de service d’AchatsCanada. Indiquez-lui le compte que vous utiliserez pour faire affaire avec le gouvernement du Canada et il désactivera tous les autres comptes. Les comptes désactivés seront supprimés du système AchatsCanada, mais resteront sur le réseau d'entreprise SAP.
Sur cette page :
- Créez votre compte
- Connectez-vous à votre compte
- Répondez à ces questions pour soumissionner
- Configurez le profil de votre entreprise
Créez votre compte
Pour vous connecter à SAP Ariba, vous devez d’abord vous inscrire pour obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Étape 1
Rendez-vous sur notre page d’inscription SAP Ariba.
Remarque : Assurez-vous d’utiliser le lien ci-dessus pour vous inscrire; vous pourrez ainsi ajouter Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à votre liste de clients.
Étape 2
Dans la section Informations sur la société de la page d’inscription, saisissez les renseignements suivants dans les champs prévus à cet effet :
- la dénomination sociale de votre entreprise
- le pays où se trouve le siège social de votre entreprise
- l’adresse de votre siège social, y compris l’adresse municipale, la ville, la province ou l’État, et le code postal ou le code zip
Conseil : Si vous n’êtes pas certain de la dénomination sociale de votre entreprise, vous pouvez utiliser la fonction de recherche au registre de la TPS/TVH du gouvernement du Canada pour vérifier que vous entrez le bon nom.
Étape 3
Dans la section Informations sur le compte utilisateur de la page d’inscription, entrez les renseignements suivants dans les champs prévus à cet effet :
- le prénom et le nom de l’utilisateur principal
- une adresse de courriel
- un nom d’utilisateur au format d’adresse de courriel (nom@exemple.com)
- un mot de passe
- la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les notifications
Conseil : Vous pouvez cocher la case adjacente à Utiliser mon adresse e-mail comme nom d’utilisateur au-dessus du champ Nom d’utilisateur pour utiliser la même adresse électronique dans vos coordonnées et pour votre nom d’utilisateur.
Finalement, dans le champ Commandes par e-mail à de cette section, entrez l’adresse électronique à laquelle vous souhaitez que les clients envoient leurs commandes. Il peut s’agir d’une liste de distribution.
Remarque : Vous pouvez sauter la section Parlez-nous de votre entreprise. Elle n’est pas nécessaire pour procéder à l’enregistrement.
Étape 4
Avant de terminer l’inscription, vous devez lire et accepter les conditions d’utilisation et la Déclaration de confidentialité de SAP Ariba. Une fois que vous avez lu ces deux documents, cochez les cases adjacentes à chaque déclaration, puis cliquez sur « S’inscrire ».
Étape 5
Vous recevrez un message d’activation à l’adresse électronique que vous avez indiquée à l’étape 2. Ouvrez ce courrier électronique et cliquez sur le lien « Activer » pour confirmer votre adresse courriel. Vous avez créé votre compte SAP Ariba!
Connectez-vous à votre compte
Une fois que votre compte est créé, vous pouvez vous connecter à SAP Ariba à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.
Remarque : vous serez automatiquement déconnecté de SAP Ariba après 30 minutes d'inactivité.
Étape 1
Cliquez sur « Accès au compte » dans le menu de navigation supérieur pour accéder à la page d’accès au compte.
Étape 2
Dans la section Entreprises et grand public de la page d’accès au compte, cliquez sur le bouton « Connectez-vous à SAP Ariba ».
Étape 3
Faites défiler la page suivante et cliquez sur le bouton « Continuer vers SAP Ariba ».
Étape 4
Vous serez redirigé vers la page d’inscription de SAP Ariba. Cliquez sur le bouton « Connexion » en haut de la page pour être redirigé vers la page de connexion des fournisseurs.
Étape 5
Sur la page de connexion du fournisseur, saisissez vos identifiants de connexion dans les champs prévus à cet effet. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Continuer ».
Répondez à ces questions pour soumissionner
Nous vous montrons ici comment remplir le questionnaire requis par le gouvernement du Canada. Vous pourrez soumettre des offres une fois que vous aurez répondu aux questions 3 à 8. Pour savoir comment répondre à la question 9, consultez l’article Saisissez l’information sur la paie dans SAP Ariba.
Si vous avez besoin d’aide pour répondre à l’une de ces questions, communiquez avec notre centre de service.
Remarque : Vous pouvez modifier et soumettre à nouveau vos réponses à ce questionnaire à n'importe quel moment.
Étape 1
Si ce n’est pas déjà fait, connectez-vous à SAP Ariba en suivant les étapes de la section Connectez-vous à votre compte, ci-dessus.
Étape 2
Vous serez redirigé vers la page d’accueil de SAP Ariba. À partir de là, cliquez sur le cercle qui contient vos initiales en haut à droite de la page, puis sélectionnez « Profil de la société » dans le menu déroulant.
Remarque : Vous pouvez trouver votre numéro d'identification de compte (ANID) dans ce menu déroulant.
Étape 3
La page du profil de la société s’ouvre. Sur cette page, cliquez sur l’onglet « Demande du client ». Sous la liste des clients fournisseurs, cliquez sur le lien « Government of Canada / Gouvernement du Canada » pour accéder au questionnaire.
Étape 4
Le questionnaire s'ouvre dans une fenêtre contextuelle et vous pouvez commencer à remplir les informations.
Conseil : Vous pouvez enregistrer votre travail à tout moment en cliquant sur le bouton « Enregistrer comme ébauche » en haut de la page. Un message d'état apparaîtra indiquant que vous avez enregistré le questionnaire en tant qu’ébauche.
Étape 5
Commencez par répondre la question 3 - Votre responsabilité à cette question, qui comprend les deux parties suivantes :
- En 3.1, lisez l'avis de confidentialité et sélectionnez « Je consens » dans le champ déroulant pour confirmer que vous acceptez de permettre à SPAC de collecter, stocker et utiliser vos informations personnelles comme décrit dans l'avis.
- En 3.2, lisez le Code de conduite pour l'approvisionnement en cliquant sur le lien fourni, et sélectionnez « Oui » pour confirmer que vous avez lu, compris et accepté les responsabilités du code.
Étape 6
Ensuite, répondez à la question 4 - Informations générales sur l'entreprise en sélectionnant dans le menu déroulant la branche d’activité qui correspond à votre principale activité commerciale.
Étape 7
Ensuite, passez à la question 5 - Régime d'intégrité. À 5.1, sélectionnez dans le menu déroulant le type d’entreprise qui décrit le mieux votre activité.
Ensuite, à 5.2, entrez les noms de tous les propriétaires, administrateurs, fiduciaires et partenaires actuels dans la zone de texte prévue à cet effet. Il est facultatif d'inclure la position de chacun. Énumérez-les en fonction du type d'entreprise, comme suit :
- Individu/propriétaire unique : Ajouter les noms de tous les propriétaires.
- Société publique / Partenariat / Fiducie : Ajouter les noms de tous les administrateurs, partenaires et fiduciaires actuels.
- Société privée : Ajouter les noms des propriétaires de la société.
- Coentreprise : Ajouter les noms suivant les exigences relatives au type d'activité de chaque participant à la coentreprise, comme décrit ci-dessus.
Saisissez un nom par ligne dans le format suivant : Nom, relation (membre du conseil d'administration, propriétaire, administrateur, partenaire ou partenaire général), et poste, qui est facultative (par example, PDG ou directeur financier).
Étape 8
Ensuite, remplissez la question 6 - Auto-identification autochtone volontaire. Cette question vous demande si vous souhaitez identifier votre entreprise comme une entreprise autochtone. Une définition est fournie à titre de référence.
Les réponses sont utilisées à des fins statistiques uniquement. Ils sont également recueillis afin que SPAC puisse prendre des décisions éclairées sur les initiatives de programme, telles que la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones.
Sélectionnez votre réponse dans le menu déroulant. Si vous sélectionnez « non », passez à l'étape 9 ci-dessous. Si vous sélectionnez « oui », vous devrez répondre aux parties supplémentaires suivantes :
- Dans la section 6.2, sélectionnez dans le menu déroulant le type d'entreprise autochtone auquel vous souhaitez vous identifier.
- Dans la section 6.3, sélectionnez « Oui » ou « Non » pour indiquer si votre organisation est inscrite dans le répertoire des entreprises autochtones du gouvernement du Canada dans le cadre de l'initiative Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).
- Si vous sélectionnez oui à 6.3, vous verrez apparaître 6.4 où il vous sera demandé de télécharger votre certification de la SAEA
- En 6.5, indiquez si vous souhaitez vous identifier comme autochtone en vertu d'un traité moderne.
- Si vous répondez par l'affirmative à la question 6.5, vous verrez apparaître la question 6.6, où vous pourrez choisir le traité moderne qui s'applique à partir d'une liste déroulante; vous pouvez également choisir « autre » si le traité ne figure pas dans la liste.
Remarque : Tous les exemples suivants sont des formes acceptables de certification de la SAEA :
- la preuve d'inscription au Répertoire des entreprises autochtones;
- une pièce d'identité qui confirme que vous êtes inscrit comme ayant un statut d’Indien en vertu de la Loi sur les Indiens;
- la confirmation de l'ascendance autochtone (carte de statut).
Étape 9
Allez à la question 7 - Auto-identification volontaire des groupes sous-représentés. Cette question vous demande si vous souhaitez vous auto-identifier volontairement en tant que propriétaire ou dirigeant d'une entreprise canadienne qui est membre d'un ou de plusieurs groupes sous-représentés. Si vous appartenez à un groupe de population diversifié et que vous souhaitez participer à des initiatives d'approvisionnement social, le fait de fournir vos renseignements personnels, comme l'identité de genre et l'origine raciale ou culturelle, pourrait vous aider à vous qualifier.
Sélectionnez « Oui » ou « Non » dans le menu déroulant sous 7.1 pour indiquer si vous voulez vous auto-identifier. Si vous sélectionnez « non », passez à l'étape 10 ci-dessous. Si vous sélectionnez « oui », vous devrez répondre aux parties supplémentaires suivantes :
- Pour 7.2, indiquez si votre entreprise est entièrement ou partiellement détenue par un individu qui s'identifie comme appartenant à un ou plusieurs des groupes énumérés dans la liste déroulante.
- Pour le point 7.3, indiquez si votre entreprise est entièrement ou partiellement dirigée par un individu qui s'identifie comme appartenant à un ou plusieurs des groupes énumérés dans le menu déroulant.
- Pour le point 7.4, sélectionnez toutes les organisations à vocation sociale auxquelles votre entreprise appartient dans la liste qui apparaît dans la liste déroulante.
Si aucune des options disponibles ne s'applique ou si vous ne souhaitez pas répondre à une partie de la question 7, vous pouvez la laisser vide. SPAC recueille et utilise ces renseignements à des fins administratives et statistiques seulement, ainsi que pour prendre des décisions éclairées sur les initiatives de programme.
Étape 10
Enfin, répondez aux deux parties suivantes de la question 8 - Considérations environnementales :
- À la question 8.1, sélectionnez une réponse dans le menu déroulant pour indiquer si votre entreprise mesure les émissions de gaz à effet de serre en utilisant une norme telle que la norme ISO 14064 .
- Si vous sélectionnez une norme à la question 8.1, vous verrez apparaître la question 8.2 où vous pourrez télécharger un document officiel sur la norme que vous utilisez.
- À la question 8.3, sélectionnez une réponse dans le menu déroulant pour indiquer si votre entreprise a été évaluée par un système de notation des fournisseurs durables.
Étape 11
Une fois que vous avez répondu aux questions 3 à 8, cliquez sur le bouton « Soumettre » dans le haut de la page. Une fois cette étape exécutée, le système affiche un message dans une bannière verte confirmant que vous avez soumis le questionnaire avec succès.
Remarque : Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Enregistrer comme ébauche » s'il vous manque des informations et que vous n'êtes pas prêt à soumettre le questionnaire.
Félicitations! Vous êtes maintenant en mesure de répondre aux appels d’offres de SPAC.
Configurez le profil de votre entreprise
Après vous être inscrit et avoir rempli le questionnaire requis du gouvernement du Canada, vous pouvez définir les éléments de base du profil de votre entreprise. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1
Si ce n’est pas déjà fait, connectez-vous à SAP Ariba en suivant les étapes de la section Connectez-vous à votre compte, ci-dessus.
Étape 2
Vous serez redirigé vers la page d’accueil de SAP Ariba. À partir de là, cliquez sur le cercle qui contient vos initiales en haut à droite de la page, puis sélectionnez « Profil de la société » dans le menu déroulant.
Étape 3
La page du profil de la société s’ouvre; elle comporte sept onglets. Cette partie du guide vous explique comment remplir les onglets suivants :
Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir les onglets Marketing, Certifications et Documents supplémentaires pour faire des affaires avec le gouvernement du Canada.
Étape 4
Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur l’onglet « Profil de base » en haut de la page. Dans la section Présentation, entrez les renseignements suivants dans les trois premiers champs prévus à cet effet :
- la dénomination sociale de votre entreprise (ce champ sera automatiquement rempli avec le nom que vous avez fourni lors de l’inscription);
- autres noms utilisés pour votre entreprise;
- brève description de votre société ou de vos services.
Conseil : Si vous n’êtes pas certain de la dénomination sociale de votre entreprise, vous pouvez utiliser la fonction de recherche au registre de la TPS/TVH du gouvernement du Canada pour vérifier que vous entrez le bon nom.
Étape 5
L’adresse principale que vous avez fournie lors de votre inscription s’affichera automatiquement dans la section de l’adresse. Au besoin, apportez des modifications dans les champs. Vous pouvez ajouter d’autres adresses de sociétés dans le champ Adresses supplémentaires de la société. Pour ce faire, cliquez d’abord sur le bouton « Créer ».
Étape 6
Cette opération ouvre la page Configurer les adresses de fournisseurs associées à ce compte. Entrez un nom pour la nouvelle adresse dans le champ Nom de l’adresse. Saisissez ensuite les détails de la nouvelle adresse, notamment l’adresse municipale, la ville, la province, le code postal et le pays ou la région, dans les champs prévus à cet effet. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Étape 7
La nouvelle adresse s’affiche désormais comme adresse supplémentaire de l’entreprise. Vous pouvez modifier ou supprimer les adresses que vous avez ajoutées en cliquant sur le bouton radio situé à côté de l’adresse, puis sur les boutons « Modifier » ou « Supprimer ».
Étape 8
Faites ensuite défiler la page vers le bas jusqu’à la section des catégories de produits et de services, des sites d’expédition ou de service et des secteurs d’activité.
Dans la rubrique Catégories de produits et services, vous entrerez des renseignements sur les types de produits et de services fournis par votre entreprise. Vous pouvez remplir cette section de deux façons.
Option 1 :
- Dans le champ prévu à cet effet, commencez à taper le nom d’un produit ou d’un service;
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » et ce que vous avez saisi s’affichera sous le champ;
- Répétez ces deux étapes pour toutes les catégories pertinentes pour votre entreprise.
Conseil : Au fur et à mesure que vous tapez, une liste déroulante s’affiche avec des suggestions de catégories correspondant aux données saisies. Vous pouvez également sélectionner des catégories dans cette liste.
Option 2 :
- Cliquez sur le lien « Parcourir » à côté du bouton Ajouter; le système affiche une nouvelle page comportant quatre colonnes;
- Cliquez sur les catégories qui s’affichent dans les quatre colonnes pour réduire les catégories de produits et de services;
- Lorsque vous sélectionnez une option dans une colonne, des options s’affichent dans la colonne suivante;
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » dans le coin inférieur droit pour revenir à la page du profil de l’entreprise.
Conseil : Si vous ne voyez pas de catégorie qui se rapporte particulièrement à votre entreprise, sélectionnez la correspondance la plus proche.
Étape 9
Sous la rubrique Emplacements de livraison ou de services, vous entrerez des renseignements sur les sites que votre entreprise dessert ou vers lesquels elle expédie des marchandises. Vous pouvez remplir cette section de deux façons.
Option 1 :
- Dans le champ prévu à cet effet, entrez le lieu que votre entreprise sert ou vers lequel elle expédie des marchandises;
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » et ce que vous avez saisi s’affichera sous le champ;
- Répétez ces deux étapes pour tous les lieux pertinents pour votre entreprise.
Conseil : Au fur et à mesure que vous tapez, une liste déroulante s’affiche avec des suggestions de lieux correspondant aux données saisies. Vous pouvez également sélectionner des lieux dans cette liste.
Option 2 :
- Cliquez sur le lien « Parcourir » à côté du bouton Ajouter; le système affiche une nouvelle page comportant quatre colonnes;
- Cliquez sur une région dans la première colonne et une liste de pays s’affichera dans la deuxième colonne;
- Vous pouvez sélectionner l’un de ces pays ou cliquer sur son nom et une liste d’États, de provinces et de territoires s’affichera dans la troisième colonne, dans laquelle vous pourrez également faire votre choix;
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » dans le coin inférieur droit pour revenir à la page du profil de l’entreprise.
Étape 10
Sous Sélection des secteurs, sélectionnez les industries que votre entreprise sert. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ouvrir la page de sélection des industries. Cochez les cases correspondant à toutes les industries qui s’appliquent, puis cliquez sur le bouton « OK ».
Étape 11
Une fois que vous avez rempli cette section, cliquez sur « Enregistrer » dans le coin inférieur droit de la page.
Note : La section des mots-clés de la société est facultative et n’a pas besoin d’être remplie.
Étape 12
Ensuite, vous devez indiquer le nombre d'employés que votre entreprise emploie actuellement. Remontez en haut de la page et cliquez sur l'onglet « Entreprise ». Indiquez le nombre d'employés dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Étape 13
Sous l'onglet Entreprise, vous pouvez remplir n'importe lequel des champs supplémentaires. La fourniture de ces informations est volontaire et il n'est pas nécessaire de remplir cette section pour soumettre des offres au gouvernement du Canada. Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Étape 14
Après avoir enregistré les données, revenez en haut de la page et cliquez sur l’onglet « Contacts ». Les seuls champs obligatoires sous cet onglet sont Adresse e-mail principale et Numéro de téléphone principal. Saisissez vos coordonnées dans les champs prévus à cet effet et cliquez sur le bouton « Enregistrer », en haut à droite de la page.
Étape 15
Enfin, ignorez l'onglet Certifications car il n'est pas obligatoire. Les certifications qui apparaissent sous cet onglet sont destinées aux entreprises aux États-Unis et ne s'appliquent pas au gouvernement du Canada.
