Service de transport par taxi pour les patients Ullivik (Dorval) dans la région métropolitaine de Montréal et plus

1.1.1.1Mission La mission du Centre de santé Inuulitsivik (CSI) est de contribuer à l’amélioration de la santé globale, du bien-être et des conditions de vie des communautés par des services accessibles, intégrés et de qualités. Ces services favorisent la prise en charge des individus envers leur santé globale dans ses multiples aspects, en respectant les valeurs individuelles et collectives (culturelles et traditionnelles) de chaque communauté. Les services se traduisent par des actions de prévention et de promotion ainsi que par des services de premières et deuxièmes lignes qui correspondent aux besoins de la population, en partenariat avec la communauté. Le CSI dessert les 7 villages de la Baie d’Hudson suivants : Puvirnituq, Inukjuak, Salluit, Umiujaq, Akulivik, Kuujjuaraapik et Ivujivik. En plus de desservir les 7 villages, le CSI a également sous sa responsabilité le centre d’hébergement Ullivik situé à Dorval. La mission d’Ullivik qui dessert les deux Baies Hudson et Ungava (pour un total de 14 villages) est d’offrir des services médicaux de prises de rendez-vous, d’infirmières de liaison de même que des services d’hébergement, de repas, de transport, d’interprétation et de soutien social aux résidents du Nunavik qui viennent à Montréal pour des consultations médicales et / ou être hospitalisés à l’un des points de services du Réseau universitaire intégré McGill. Pour ce faire, Ullivik loue un édifice de quatre étages au 695, avenue Orly à Dorval, au rez-de-chaussée, l’accueil, la cafétéria de 75 places, quelques bureaux, un salon et un boudoir avec un service de collation pour la clientèle hébergée (patients). Aux trois étages supérieurs, on retrouve 88 chambres avec 143 lits pour loger entre 150 et 175 personnes selon l’achalandage. L’édifice regroupe aussi les bureaux administratifs d’Ullivik où travaillent environ 30 personnes de jour, 8 à 10 personnes de soir et 4 à 5 personnes de nuit. Responsable du mandat Le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik est responsable du mandat Identification du domaine visé par le mandat Le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik souhaite acquérir les services de transport par taxi pour les patients 24 heures par jour, 365 jours par année dans la région de Montréal métropolitaine et plus. Le centre d’hébergement Ullivik est situé au 695 avenue Orly à Dorval. Le contrat doit débuter le ou vers le 17 ou 24 juin 2024 jusqu’au 16 ou 23 juin 2025 avec possibilité d’une (1) année d’option de prolongation. Objectifs et orientations de mise en œuvre Les patients du centre d’hébergement d’Ullivik, séjournent au centre pour des raisons médicales de tous types. Le prestataire de services assure le service de transport par taxi régulier, adaptés ou par wagonnettes des patients, de petits équipements, spécimens, enveloppes ou autres du Centre d’hébergement Ullivik à Dorval vers l’établissement de santé ou de services sociaux pour leur rendez-vous et de leur point de rendez-vous vers le Centre d’hébergement Ullivik. Le service de transport par taxi auprès des patients est assuré 24 heures par jour, 7 jours sur 7 et 365 jours par année. Des chauffeurs expérimentés et formés détenant leur permis de conduire valide pour le type de véhicule auquel ils sont assignés ainsi que les assurances adéquates et ce, dès le premier jour de mandat de travail et tout au long du contrat. 1.2Exigences Pour être admissibles à soumissionner, le soumissionnaire doit respecter les conditions suivantes : Être une entreprise spécialisée dans le domaine du transport de personnes; Avoir tous les permis et licences nécessaires à l’exécution du service de transport de personnes et selon notamment : Loi concernant le transport rémunéré de personnes par automobile (lien) Règlement sur le transport rémunéré de personnes par automobile (lien); Posséder les accréditations exigées par la Commission des transports du Québec et de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) (lien); Avoir des chauffeurs titulaires des 2 permis de conduire exigés par la SAAQ (lien) (Les documents exigés dans cette clause doivent demeurer valides et en vigueur tout au long de la durée de ce contrat). Le soumissionnaire doit impérativement déposer avec sa soumission, tous les documents énumérés et demandés dans cette clause. Le non-respect de l’une ou l’autre de ces exigences entraînera le rejet de la soumission du soumissionnaire, le cas échéant. 1.3Description détaillée des services à réaliser Généralités du service à réaliser Le centre d’hébergement Ullivik héberge les Inuits provenant de la Côte de la Baie d’Hudson et de la Baie d’Ungava ayant besoin de soins médicaux dans les centres de santé de la région Montréalaise métropolitaine et plus. Les transports des patients vers les centres de santé sont généralement assumés par le transport interne du centre d’hébergement Ullivik. Étant donné le volume élevé de la clientèle et les besoins de transport, le centre d’hébergement Ullivik achemine le débordement de demandes de transport vers le service de taxi pour continuer à offrir le service à nos patients. Le fournisseur de service fournit des livrets de coupons sans frais et sur demande et selon les besoins d’Ullivik. Ces coupons serviront une fois complétés à la facturation mensuelle. Les chauffeurs ont l’obligation de respecter l’itinéraire inscrit sur le coupon, et ce, aller et retour. Le prestataire de services doit au minimum : Être disponible 24/7 365 jours par année incluant tous les fériés; Savoir que 98% du temps le transport s’effectue dans la région métropolitaine et 2% pouvant être à l’extérieur de l’île de Montréal (Québec, Ottawa ou autres); Comprendre que 90% des transports sont pour les patients d’Ullivik, 10% des transports variés (petits appareils médicaux, spécimens, enveloppes, etc.); Offrir le service : Régulier et quotidien avec : Une capacité de 3 véhicules avec ses chauffeurs; «Standby» directement basé aux abords (à moins de 2km) du Centre d’hébergement Ullivik avec : Un minimum de 5 véhicules avec ses chauffeurs, l’adjudicataire doit s’ajuster aux besoins pour une plus grande capacité de véhicules le cas échéant; Savoir que le chauffeur ne doit pas demeurer à attendre au rendez-vous du patient, il retourne au point de départ; Que seuls les personnes travaillant et responsables (gestionnaires, préposés aux bénéficiaires (PAB), responsable d’unité de vie (RUV), agent de relation humaine (ARH) et chef d’équipe), au Centre d’hébergement Ullivik communiquera avec la centrale dédiée à Ullivik pour avoir le service; Mettre en place une personne responsable de la réception des appels d’Ullivik ; Savoir que la course se paiera avec des coupons fournis par Ullivik aux patients; Informer ses chauffeurs qu’ils doivent respecter l’itinéraire inscrit sur le coupon fourni par Ullivik; S’assurer de l’entretien des véhicules intérieurs extérieurs ainsi que la désinfection de ceux-ci; Informer ses chauffeurs que les patients ne doivent en aucun temps communiquer directement avec les chauffeurs pour l’obtention du service de transport, la demande doit provenir d’une personne responsable d’Ullivik; Doit être en conformité avec le code de la sécurité routière (RLRQ, c. C24.2) ainsi qu’avec tous les autres lois et règlements en vigueur ainsi que numéros de permis visible. 1.3.1.1Les chauffeurs de taxi du prestataire de services répondent aux exigences suivantes : Détenir un permis de conduire classe 5 ou classe supérieure ET permis de chauffeur autorisé valides; N’avoir aucun antécédent judiciaire (joindre plumitif des chauffeurs qui seront attitrés au contrat avec votre soumission); Doivent se débrouiller autant en anglais et en français; Doivent avoir l’âge de la majorité; Être en bonne condition physique et mentale; Ne doit pas fréquenter la clientèle. 1.3.1.2Les qualités recherchées pour les chauffeurs de taxi sont les suivantes : Sens des responsabilités; Sens de l’observation; Courtoisie et entregent en tout temps; Capacité de s’adapter à une clientèle de culture Inuite; Capacité d’empathie et de compassion et SANS jugement dans son approche envers les patients du centre; La bienveillance auprès des patients d’Ullivik est de mise. Spécifications et précisions Ne doit pas demander de pourboire a notre clientèle; Types de véhicules (berline, fourgonnettes jusqu’à 7 passagers, et véhicule adapté. Tenue vestimentaire La tenue vestimentaire doit en tout temps être propre et décontracter. Chaque chauffeur dit avoir une carte d’identification, nom et photo. Responsable de contrat Le prestataire de services doit désigner un responsable de contrat qui peut être joint du lundi au vendredi pendant les heures normales d’ouverture afin d’agir à titre d’intermédiaire entre le prestataire de services et le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik pour les questions administratives et contractuelles. Le responsable de contrat doit tout mettre en œuvre, dans la mesure du possible, pour fournir un excellent service à la clientèle. Il visitera le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik de façon régulière. Le prestataire de services doit remettre au CSI/ Centre d’hébergement Ullivik en début de contrat, les coordonnées du responsable de contrat et de son substitut où ces derniers pourront être joints en cas d’urgence, pendant et en dehors des heures d’ouverture. Il est à noter qu’un service de messagerie par boîte vocale ou autre est inacceptable. 1.4Modalités d’exécution et de gestion du mandat Rémunération de l’adjudicataire Le CSI recherche une entreprise spécialisée en service de transport rémunéré de personne. La rémunération de l’adjudicataire est établie selon le prix final généré par un taximètre, les taxes étant incluses dans ce prix final. En cas d’anomalie, le coût estimé selon l’itinéraire le plus court de Google Map sera payé à l’adjudicataire. Les courses effectuées au taximètre reflètent assidûment les taux de la Commission des transports du Québec (CTQ). Le prix au taximètre est établi selon les tarifs de la CTQ comme suit : Le prix de départ + le prix au km parcouru avec le patient d’Ullivik. Le centre d’hébergement pourrait annuler une demande de course jusqu’à 30 minutes avant l’heure prévue de la course sans frais. La facturation mensuelle doit notamment: Comprendre les mêmes informations que sur les coupons; Le coût final indiqué au taximètre pour chaque déplacement; Autres frais inhérents Tous les autres frais (administrations, rétention, uniforme, profitabilité, disposition en cas de pandémie, etc) doivent être inclus aux « frais administratifs avant taxes » inscris au bordereau de prix Annexe 2.00 et aucun autre frais pourra être chargé en sus de ce qui apparait au bordereau de prix. Prestation de services 1.4.3.1Qualité de la prestation de services Le Prestataire de services est responsable du contrôle de la qualité du service de course/ trajet de ses chauffeurs assignés. Il demeure le seul et unique responsable des chauffeurs assignées qu’il soumet et s’engage à fournir des chauffeurs assignés ayant les compétences générales et spécifiques nécessaires à l’exercice de leur profession en respectant les normes professionnelles et les lois et règlements applicables. Comportements attendus Tous les chauffeurs assignés par le Prestataire de services doivent respecter le code d’éthique, professionnalisme et la confidentialité des situations, les consignes et attentes exprimées via les politiques internes qui seront transmises par le Centre d’hébergement Ullivik. Il est de la responsabilité du Prestataire de services d’assurer le suivi de ces engagements avec ses chauffeurs assignés. Tout comportement ou action de la part d’un chauffeur assigné qui serait considéré non conforme par le responsable désigné du Centre d’hébergement Ullivik fera l’objet d’une communication au Prestataire de services pour l’informer de la situation problématique vécue. Le Prestataire de services devra alors informer le responsable désigné Centre d’hébergement Ullivik du suivi donné à la situation rapportée. Un plan d’intervention doit être immédiatement mis en place par le Prestataire de services. Exemples de comportements inadéquats (liste non exhaustive et non limitée) à être sanctionné par suspension ou mise à pied automatiquement : Relation intime ou flirtage avec la clientèle; Abandon d’un patient : Sollicitation pour vente de drogue et/ ou alcool; Consommation d’alcool ou drogue pendant le quart et / ou avec la clientèle; Bataille, chamaillage, dispute ne seront toléré; Comportement d’abus de pouvoir; Etc. Le Prestataire de services est l’unique responsable de l’application des mesures disciplinaires auprès de ses chauffeurs assignés. Prestation sécuritaire des services Pour le Centre d’hébergement Ullivik, la sécurité des usagers, des employés et visiteurs est de première importance. Le Prestataire de services s’engage à prendre les moyens nécessaires afin que les chauffeurs assignés qu’il affecte au sein du Centre d’hébergement Ullivik ne compromettent pas la sécurité des usagers de ce dernier. Retrait d’un chauffeur assigné en cas de prestation inadéquate Malgré les parties précédentes, le Centre d’hébergement Ullivik se réserve le droit, lorsqu’il le juge nécessaire, de retirer de son mandat, sans délai, frais ou pénalités un chauffeur assigné pour manquement de compétences ou comportements inadéquats. Le Centre d’hébergement Ullivik pourra demander que la ressource assignée soit remplacée. Mécanisme de contrôle Le Prestataire de services doit se doter d’un mécanisme de contrôle afin de ne plus affecter les chauffeurs assignés radiés par le Centre d’hébergement Ullivik, si celui-ci en exprime le désir. Durée du contrat Le contrat est d’une durée ferme d’une (1) avec possibilité d’une (1) année d’option (1+1). Date prévue de début du contrat Le ou vers la semaine du 17 ou 24 juin 2024.