Services professionnels d’architecture – Planification immobilière, construction et programmation fonctionnelle et technique – Projet d’agrandissement du centre d’hébergement Ullivik

1.1.1.1        Mission La mission du Centre de santé Inuulitsivik (CSI) est de contribuer à l’amélioration de la santé globale, du bien-être et des conditions de vie des communautés par des services accessibles, intégrés et de qualités. Ces services favorisent la prise en charge des individus envers leur santé globale dans ses multiples aspects, en respectant les valeurs individuelles et collectives (culturelles et traditionnelles) de chaque communauté.   Les services se traduisent par des actions de prévention et de promotion ainsi que par des services de premières et deuxième ligne qui correspondent aux besoins de la population, en partenariat avec la communauté.   Le CSI dessert les 7 villages suivants : Puvirnituq, Inukjuak,  Salluit, Umiujaq, Akulivik, Kuujjuaraapik et Ivujivik.   ·        L’unité de soins de l’hôpital du CSI à Puvirnituq comporte 1 salle d’urgence, 1 salle d’isolement, 10 lits adultes, 5 lits pédiatriques, 8 lits de longue durée, 3 lits de maternité et une salle d’accouchement ; ·        Spécialité : pédiatrie, médecine, urgence, trauma, psychiatrie, maternité, longue durée, chirurgie d’un jour. ; ·        Une installation « Transit » qui accueille et héberge les usagers avant et suite à une chirurgie (niveau léger) et/ou un examen médical ; ·        Évacuation médicale : transfert entre les villages pour hospitalisation à l’unité de soins et/ou attente de transfert dans un centre tertiaire du sud en Challenger (EVAQ) ; ·        Mission de centre local de services communautaires (CLSC, Centre de crise-jeune adulte, Centre de support pour femmes enceintes) ; ·        Mission de centre d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) ; ·        Bâtisses à bureaux administratifs ; ·        Logement pour les employés du CSI   Également, le CSI comprend de même le Centre d’hébergement Ullivik à Dorval qui a comme mission les services d’hébergement, les services de prises de rendez-vous médicaux, d’infirmières de liaison de même que le service de cafétéria, de transport, d’interprète et de soutien social aux résidents du Nunavik venant à Montréal pour des consultations médicales et/ ou y être hospitaliser à l’un des points de services du Réseau universitaire intégré de santé McGill (RUIS).   Actuellement, le Centre d’hébergement Ullivik à Dorval loue un édifice de quatre étages avec le rez-de-chaussée, l’accueil, la cafétéria de 75 places, quelques bureaux, un salon, un boudoir avec service de collation pour la clientèle hébergée. Aux trois étages supérieurs, on retrouve 91 chambres avec 143 lits pour loger entre 150 et 175 personnes.   1.1.2        Responsable du mandat Le responsable du mandat est le Centre de santé et de services sociaux Inuulitsivik (CSI), représenté par la direction générale.   Celle-ci assurera durant l’exécution du mandat, la coordination entre la firme d’architecture, les professionnels impliqués et les parties prenantes internes du CSI.  Elle sera le point de contact principal pour toute question et veillera au respect des objectifs, des échéanciers et du budget du projet d’agrandissement du centre Ullivik.   1.1.3        Identification du domaine visé par le mandat Le présent mandat concerne les services professionnels en architecture dans le cadre du projet d’agrandissement du centre Ullivik pour une plus grande capacité d’hébergement.     La firme retenue devra trouver et proposer la ou les meilleures solution (s) pour l’agrandissement du Centre d’hébergement Ullivik. Qui consiste notamment à assurer la planification, la conception et le suivi des travaux d’agrandissement, en respectant les normes en vigueur pour les établissements de santé et les besoins spécifiques des usagers inuit.  Elle devra également travailler en collaboration avec les autres professionnels impliqués (ingénieurs, gestionnaires de projet, experts en accessibilité et en développement durable).   L’exécution et l’avancement du projet d’agrandissement d’Ullivik 2 sont assujettis à l’obtention préalable des autorisations formelles et écrites émises par le ministère de la Santé et des Services sociaux, conformément aux exigences réglementaires applicables.   1.1.4        Situation actuelle Le centre Ullivik accueille les patients transitoire et escortes du Nunavik nécessitant des soins spécialisés à Montréal.   Actuellement, sa capacité d’hébergement est insuffisante pour répondre à la demande croissante. En 2023, le centre a enregistré 75 636 nuitées, avec un taux de surcapacité moyen de 29,1 %, forçant l’hébergement de milliers de nuitées dans des hôtels, ce qui engendre des coûts supplémentaires et complique la logistique des soins.   Les infrastructures actuelles ne permettent pas d’offrir un milieu de vie adéquat pour tous les usagers, en particulier ceux ayant des besoins spécifiques (patients transitoire vulnérables, mobilité réduite, longues hospitalisations).  La croissance démographique du Nunavik et l’augmentation des besoins en soins spécialisés rendent cette situation critique.   1.1.5        Objectifs et orientations de mise en œuvre Le projet d’agrandissement du centre Ullivik vise à déterminer la meilleure option pour répondre aux besoins croissants en hébergement des patients transitoire et escortes du Nunavik lors de leurs séjours médicaux à Montréal.   L’agrandissement doit permettre d’augmenter la capacité d’accueil à 196 lits afin de réduire la dépendance aux hôtels, améliorer l’accessibilité aux services de soutien et offrir un milieu de vie respectueux des réalités culturelles des usagers inuit.   Le projet est prévu comme suit :   1.      Évaluation, analyses de tous les besoins en vue de mandater divers intervenants, professionnels au dossier et offrir la meilleure option permettant qu’Ullivik 2 est la capacité de 196 lits   2.      Déménagement et aménagement des locaux et services du Centre Ullivik actuel vers un nouvel établissement mieux adapté aux besoins et au nombre variable de la clientèle (échéance décembre 2031).   1.2         EXIGENCES Pour être admissibles à soumissionner, le soumissionnaire doit respecter les conditions suivantes :   §  Être une firme dûment enregistrée auprès de l’Ordre des architectes du Québec (OAQ); §  Avoir à l’emploi, des architectes membres de l’OAQ; §  Posséder une expérience démontrée d’au moins 5 ans dans la conception et la gestion de projets d’infrastructure en milieu de la santé ou d’hébergement; §  Doit avoir une excellente connaissance ou fait un projet en lien avec le ou du Règlement #16 du Ministère de la santé et des services sociaux sur la location d’immeubles; §  Avoir réalisé au moins 2 projets similaires (établissement de santé, centre d’hébergement hôtelier, d’hébergement public ou construction d’hébergement sans obstacles de plus de 150 chambres); §  Avoir une connaissance approfondie des normes, règlementations et standards applicables aux établissements de santé au Québec; §  Posséder son « Autorisation à contracter avec un organisme public » valide et émise par l’autorité de marchés publics (AMP) au moment du dépôt de sa soumission; §  Doit déposer une lettre d’engagement confirmant la disponibilité de l’équipe pendant toute la durée du mandat; §  Détenir toutes les licences et certifications requises pour exercer des services professionnels en architecture au Québec.  .   Tous ces critères sont vérifiables et démontrables, il est impératif de déposer tout document attestant le respect des conditions d’admissibilités avec la soumission.   Le non-respect de l’une ou l’autre de ces exigences entraînera le rejet de la soumission du soumissionnaire, le cas échéant.             1.3           GÉNÉRALITÉS DES SERVICES À RÉALISER   1.3.1        Orientations de mise en œuvre   Une approche d’optimisation afin de trouver la meilleure option sera privilégiée, reposant sur les éléments suivants :   Planification rigoureuse : Une coordination étroite entre la firme d’architecture, les ingénieurs, le CSI et l’ensemble des parties prenantes permettra d’assurer une synergie efficace tout au long du projet.   Respect des échéanciers et du budget : Un suivi constant des étapes du projet garantira le respect des délais et des contraintes budgétaires, en minimisant les risques de dépassement et en assurant une mise en service dans les temps.   Consultation des parties prenantes : Mobilisation structurée des représentants des usagers, des gestionnaires de services et des experts en infrastructures de santé afin d’assurer l’alignement fonctionnel et opérationnel de la conception avec les besoins réels. Cette étape s’intègre aux mécanismes de gouvernance projet (comités consultatifs, ateliers de co-conception, revues de validation).   1.3.2        Spécifications et précision de projets:   1-     Solutionner pour permettre d’augmenter la capacité d’hébergement §  Porter la capacité totale à 196 lits pour répondre à la demande actuelle et anticipée. §  Centraliser le service en réduisant le recours d’hébergement aux hôtels et optimiser l’utilisation des infrastructures du CSI.   2-     Améliorer l’expérience des usagers §  Concevoir des espaces adaptés aux besoins des patients transitoire et escortes (chambres fonctionnelles, espaces de repos, salles communautaires). §  Une cuisine commune adaptée à la culture Inuite avec un comptoir de coupe de viande de gibier et de poisson, suffisamment d’espaces pour faire la cuisine traditionnelle et de partage de repas, d’une capacité d’accueil de 10 personnes §  Intégrer des éléments culturels et des services favorisant le bien-être des usagers inuit.   3-     Optimiser la gestion des flux et des services §  Faciliter la circulation des patients transitoires et escortes entre l’hébergement, les services médicaux et le transport. §  Améliorer l’accessibilité pour les usagers à mobilité réduite et ceux nécessitant un suivi médical prolongé.   4-     Intégrer les principes de développement durable et d’accessibilité universelle (environnement sans obstacle) §  Concevoir un bâtiment écoénergétique respectant les normes environnementales. §  Offrir des espaces sécuritaires, accessibles et fonctionnels pour tous les usagers.   1.3.3        Contexte technologique Principaux éléments technologiques à considérer :   1-     Infrastructures numériques et connectivité §  Intégration d’un réseau Wi-Fi performant couvrant l’ensemble du centre pour répondre aux besoins des usagers et du personnel. §  Systèmes de gestion centralisée des accès et de la sécurité (contrôle des entrées, caméras de surveillance, gestion des visiteurs).   2-     Systèmes de gestion des bâtiments (GTB) §  Automatisation des systèmes de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) pour optimiser l’efficacité énergétique.   3-     Technologies pour le confort et la sécurité des usagers §  Systèmes d’appel à l’aide et de téléassistance pour les patients transitoires nécessitant un suivi particulier.   4-     Optimisation des services aux patients transitoires et escortes §  Systèmes d’affichage numérique pour fournir des informations en temps réel (horaires des navettes, rappels médicaux, services offerts). §  Intégration de solutions audiovisuelles dans les espaces communautaires pour répondre aux besoins culturels et sociaux des usagers inuit.   5-     Interopérabilité avec les systèmes du réseau de la santé §  Compatibilité avec les plateformes de gestion des patients transitoire utilisées par le CSI et les hôpitaux partenaires. §  Accès sécurisé aux dossiers médicaux électroniques pour faciliter le suivi des patients transitoires.   1.3.4        Structure de réalisation (Structure de gouvernance disponible sur demande) La réalisation du projet d’agrandissement du centre Ullivik suivra une structure de gouvernance rigoureuse impliquant plusieurs niveaux de gestion et de coordination. Également à considérer que lors de la structure de réalisation, l’adjudicataire devra suivre le « Répertoire des guides de planification immobilière » et plus particulièrement la « Méthodologie des programmes fonctionnels et techniques » du MSSS. Ces approches assureront une prise de décision efficace, une gestion optimale des ressources et une exécution conforme aux exigences du CSI et des parties prenantes. 1-     Comités de gouvernance Comité de pilotage (Rcors comettee) : Responsable des orientations stratégiques, de la validation des décisions majeures et du suivi budgétaire. Il est composé de représentants du CSI, de la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSSN) et des autorités gouvernementales concernées. Comité tactique : Chargé de la coordination entre les différents intervenants, du suivi des plans de travail et de la gestion des risques. Il assure le lien entre le comité de pilotage et le comité opérationnel. Comité opérationnel : Responsable de la supervision quotidienne des travaux, de la coordination des professionnels (architectes, ingénieurs, entrepreneurs) et de la mise en œuvre des décisions du comité tactique. 2-     Partenaires et intervenants clés Firme d’architecture :Responsable de la conception du projet, incluant les plans et devis, l’intégration des normes de santé et les solutions adaptées aux besoins des usagers inuit. Firmes d’ingénierie :Mandatées pour la conception des infrastructures mécaniques, électriques et structurales, en collaboration avec l’architecte. Gestionnaire de projet :Assure la gestion globale du projet, incluant le suivi des échéanciers, des coûts et des relations avec les parties prenantes. Entrepreneurs généraux et sous-traitants : Exécutent les travaux de construction selon les spécifications techniques établies. Utilisateurs et représentants des usagers : Consultés tout au long du projet pour garantir que les solutions mises en place répondent aux besoins spécifiques des patients transitoire et escortes du Nunavik. 3-     Phases de réalisation a)     Planification et études préliminaires §  Analyse des besoins et validation du programme fonctionnel et technique (PFT). §  Sélection de la firme d’architecture et des autres professionnels. §  Définition du budget et des échéanciers préliminaires. b)     Conception §  Élaboration des plans et devis. §  Consultation des parties prenantes pour assurer une conception adaptée. §  Processus d’approbation réglementaire et obtention des permis requis. c)      Appel d’offres et sélection des entrepreneurs §  Lancement des appels d’offres pour la construction. §  Analyse des soumissions et attribution des contrats. d)     Construction et suivi des travaux §  Exécution des travaux sous supervision du comité opérationnel. §  Ajustements en fonction des imprévus et gestion des risques. e)      Mise en service et transition §  Vérification des installations et réception du bâtiment. §  Formation du personnel et mise en place des services. §  Intégration progressive des usagers dans les nouvelles installations. f)      Suivi et évaluation post-projet Après l’ouverture des nouvelles installations, un suivi sera effectué pour évaluer l’efficacité des infrastructures, ajuster les opérations si nécessaire et s’assurer que l’agrandissement répond pleinement aux objectifs fixés.