Services d'une agence de voyages

Le cégep régional de Lanaudière souhaite retenir les services d’une agence de voyages afin d’appuyer l’organisation de projets de mobilité étudiante de groupe ainsi que de mobilité professionnelle du personnel au Canada et à l’international.   Le présent appel d’offres vise à assurer un service fiable, caractérisé par des délais de réponse rapides, une prise en charge efficace des demandes et une capacité à proposer des solutions adaptées, conformes au cadre réglementaire québécois, tout en tenant compte de la réalité multisite du cégep (Terrebonne, L’Assomption, Joliette et Repentigny).Il est important de noter qu’une personne est désignée au sein de chacun des quatre établissements pour assurer les communications avec l’agence de voyages, en collaboration avec l’équipe du bureau du développement international.  Les services requis couvrent principalement, sans s’y limiter, des conseils logistiques sur l’organisation des déplacements et des informations sur les exigences d’entrée et de sortie, la réservation de titres de transport internationaux, d’hébergement et d’assurances voyages, ainsi que le soutien en situation d’urgence. Selon les besoins des personnes voyageuses, il peut également y avoir des réservations liées au transport local ou encore certaines activités réalisées au sein du pays visité, selon la nature du projet et les besoins exprimés par le cégep.  Les destinations peuvent être situées au Canada, aux États-Unis ou à l’international, notamment en Europe, en Amérique du Sud et en Afrique, sans s’y limiter, puisque des déplacements peuvent avoir lieu dans toutes les régions du monde. À titre d’exemple, les destinations récurrentes des dernières années sont les suivantes : France (Paris et d'autres villes), Belgique, Allemagne, Bénin, Pérou, Toronto, Vancouver et New York. Veuillez noter que les destinations finales ne sont pas toujours desservies par des aéroports internationaux.   La plupart des départs de groupe ont lieu en janvier, mars ou mai. Cependant, des départs peuvent également avoir lieu à d’autres moments de l’année. Pour les projets de mobilité professionnelle, les déplacements peuvent avoir lieu à tout moment de l’année, entre août et juin. Les délais d’organisation des séjours et des missions varient considérablement et sont parfois extrêmement serrés. Un groupe peut comporter jusqu’à environ 25 personnes. Les mobilités professionnelles sont souvent individuelles ou en petits groupes de deux ou trois personnes.  Le nombre de projets réalisés annuellement est variable et dépend des opportunités, des financements et des priorités institutionnelles.  À titre indicatif, et dans un contexte normal, la valeur totale estimée du contrat pour sa durée complète est d’environ 750 000 $.