Formulaires à feuilles simples

APERÇU

L’objectif de cette initiative consiste à établir un accord de collaboration stratégique concernant la production des formulaires simples de l’Agence, réalisée de manière efficace par l’application de pratiques exemplaires de l’industrie.
Jusqu'à deux contrats peuvent être attribués dans le cadre de ce processus de demande de propositions.

Un contrat peut être attribué pour les formulaires identifiés à l'appendice 3 : Proposition financière 2024, tableaux A, A1, B, C, D, F, G, H et I. Tous les soumissionnaires DOIVENT fournir leurs prix dans ces tableaux.

Un deuxième contrat pourrait être attribué pour les livrets de versement PD7A-RB et W1-RB. Les informations sur ces livrets peuvent être trouvées dans la demande de propositions à l'adresse :
- EDT : pages 68 et 69 (A1-18.0 ARTICLES SUPPLÉMENTAIRES ; A1 - 18.1 Livrets de remise)
Appendice 3 – Proposition Financière 2024 : Tableau E-Livrets de versement)
Tout soumissionnaire qui ne soumissionne pas sur les livrets de versement PD7A-RB et W1-RB doit inscrire N/A pour le prix à l'appendice 3 : Tableau de proposition financière - Livrets de versement électronique.
Le fournisseur sera responsable de satisfaire aux exigences de l’Agence « au fur et à mesure des besoins », et d’assurer une prestation rapide et exacte des services.
L’Agence dépense environ 210 000 $ par année pour les formulaires simples de ses divers programmes. Il y a environ 200 formulaires simples différents qui sont imprimés pour les divers programmes de l’Agence. Ces formulaires comprennent notamment : les formulaires simples (y compris le pliage, la perforation et la notation), les blocs-notes, les formulaires autocopiants, la numérotation (y compris la reconnaissance de caractères magnétiques (MICR)/reconnaissance optique de caractères (ROC) et les éléments statiques ou variables/séquentiels) et les envois postaux personnalisés.
Le nombre estimatif total d’impressions annuelles est d’environ 13 000 000. Le nombre d’impressions par demande varie habituellement de 500 à 6 000 000.
Les formulaires simples sont requis dans les deux langues officielles, soit le français et l’anglais, ou dans l’une d’entre elles.
Le délai de production varie de quatre (4) à vingt (20) jours ouvrables.
Si un seul contrat est attribué pour tous les services, le contrat résultant comprendra une garantie minimale de 50 000,00 $ (taxes applicables incluses), pour la durée du contrat, incluant les options.

Si deux contrats sont attribués pour les services, les contrats subséquents comprendront chacun une garantie minimale de 25 000,00 $ (taxes applicables incluses), pour la durée des contrats, incluant les options.
DÉVELOPPEMENT DURABLE

L’objectif de l’Agence consiste à promouvoir les initiatives de développement durable en achetant, si possible, des produits écologiques ainsi qu’en encourageant les fournisseurs à avoir recours aux pratiques exemplaires en matière d’emballage et de livraison afin de réduire les répercussions sur l’environnement.

Le fournisseur doit aider l’Agence à atteindre ces objectifs et est responsable de ce qui suit :

Tous les produits papier doivent contenir un minimum de 30 % de déchets post-consommation ou contenir des fibres vierges provenant d’une forêt gérée de façon durable adhérant à une norme d’aménagement forestier vérifiée par un tiers, comme l’équivalent de la norme d’aménagement forestier durable de l’Association canadienne de normalisation, de la norme du Conseil de gérance des forêts ou de la norme Sustainable Forestry Initiative. Le Canada se réserve le droit de demander une preuve de cette certification, à sa seule discrétion, tout au long du cycle de vie du contrat. Tous les types de papier désignés sont énumérés dans les tableaux de la base de paiement.

Les produits dont la certification équivaut aux certifications précisées seront pris en considération lorsque le fournisseur fera ce qui suit :

a) Désigner le nom des certifications du produit.
b) Indiquer que la certification de remplacement est entièrement interchangeable avec l’une des attestations précisées dans l’offre.
c) Fournir des spécifications complètes et de la documentation descriptive pour chaque certification de remplacement.
d) Fournir des énoncés d’observation qui comprennent des particularités techniques qui démontrent que la certification de remplacement répond à tous les critères de rendement obligatoires qui sont précisés dans l’une des certifications précisées dans l’offre.
e) Indiquer clairement dans les spécifications et la documentation descriptive les domaines qui appuient la conformité de la certification de remplacement du produit aux critères de rendement obligatoires.

Les certifications offertes en tant qu’équivalents dans la forme, la compatibilité, la fonction et la qualité ne seront pas prises en considération si :

a) l’offre ne fournit pas tous les renseignements demandés afin de permettre à l’autorité contractante d’évaluer pleinement l’équivalence de chaque certification de remplacement;
b) la certification de remplacement ne respecte ou ne dépasse pas les critères de rendement obligatoires de l’une des certifications indiquées dans l’offre.

L’Agence peut, sans toutefois en avoir l’obligation, demander au fournisseur de démontrer que la certification de remplacement équivaut aux certifications précisées dans le présent document. Les coûts pour démontrer l’équivalence doivent être assumés par le fournisseur.

Tous les produits papier doivent être fabriqués de telle sorte que, si un processus de blanchiment est utilisé, les fibres ne sont pas blanchies à l’aide d’un chlore élémentaire.

Emballage

L’Agence est responsable de ce qui suit :

• Emballer tous les articles de façon à réduire au minimum l’utilisation de matériaux d’emballage et utiliser des matériaux d’emballage faits de matières recyclées ou recyclables, dans la mesure du possible.
• Utiliser des matériaux d’emballage et d’expédition conçus pour réduire les déchets.
• Utiliser du carton ondulé contenant au moins 30 % de fibres recyclées post-consommation.
• Utiliser des matériaux d’emballage et d’expédition réutilisables, consignés et recyclables dans la mesure du possible.
• Les formulaires doivent être emballés dans de nouvelles boîtes d’expédition uniformes afin d’assurer la stabilité pendant le transport et l’entreposage.

INDEXATION ET DÉSINDEXATION DES PRIX

Les prix pour la deuxième année du contrat initial et les périodes de service optionnelles, si l’Agence choisit de s’en prévaloir, seront ajustés (c.-à-d. augmentés ou diminués) conformément aux renseignements suivants publiés par Statistique Canada.
Pour les documents imprimés: Les prix unitaires fermes par 1 000 copies seront négociés une fois par an (pour la période de douze mois précédant) conformément à l’indice des prix des produits industriels de Statistique Canada pour les produits de pâtes et papier et une preuve des augmentations de prix sous forme de lettres d’usine vérifiées pour les produits de papier requis pour ces services.

Pour les services: Tableau 1 – Indice des prix et composantes principales, Canada – Données non désaisonnalisées pour les services.

Pour les frais de transport : Tableau 1 – Indice des prix et composantes principales, Canada – Données non désaisonnalisées pour le transport.

Le calendrier de diffusion des principaux indicateurs économiques est accessible à l’adresse suivante : https://www150.statcan.gc.ca/n1/dai-quo/cal1-fra.htm

Les prix de l’année précédente du contrat seront multipliés par la « variation en % » publiée pour la période de douze mois qui précède le mois dans lequel l’option est exercée.

ACCORDS COMMERCIAUX

L’Accord de libre-échange canadien (ALÉC) seulement s’applique à cette exigence.

PÉRIODE DU CONTRAT ET DES OPTIONS DE PROLONGATION DU CONTRAT:

Les services devront être fournis à partir de la date d’attribution du contrat jusqu’au 31 mars 2026, inclusivement, avec 3 options irrévocables permettant de prolonger la durée du contrat jusqu’à 3 années supplémentaires par intervalle d’un an.

MÉTHODE DE SÉLECTION DE L’ENTREPRENEUR

Les soumissionnaires doivent respecter les critères obligatoires applicables à la présente invitation. Seules les propositions qui respectent les critères obligatoires seront évaluées et notées conformément aux critères d’évaluation cotés. Toute proposition qui n’obtient pas la note minimale de 66 points sur 110 sera jugée non conforme et sera rejetée.

Pour déterminer le pointage global de chaque soumission, technique et prix seront chacun donné une valeur de pointage. En ce cas, la valeur de pointage est 60 p. 100 pour le compétences techniques et 40 p. 100 pour prix, et seront ensuite combinés pour arriver à un total de pointage combiné.

On recommande d’attribuer le marché au soumissionnaire qui a déposé l’offre recevable et qui obtiendra la cote combinée la plus élevée pour le bien-fondé technique et le prix.

TRANSMISSION DES PROPOSITIONS

En répondant, le soumissionnaire DOIT envoyer la proposition à l’adresse de l’Unité de réception des soumissions indiquée ci-dessous au plus tard à l’heure et à la date figurant à la page 1.
LES SOUMISSIONNAIRES DOIVENT SOUMETTRE LEURS PROPOSITIONS À :
Agence du revenu du Canada
Unité de réception des soumissions
BRUg@cra-arc.gc.ca
Les soumissions ne seront pas acceptées si elles sont envoyées directement à cette adresse de courriel. Cette adresse de courriel doit être utilisée pour demander à l’Agence d’ouvrir une conversation Connexion, tel qu’indiqué dans les instructions uniformisées 2003. Les soumissionnaires ne doivent pas utiliser leur propre contrat de licence pour le service Connexion pour entamer une conversation Connexion avec l’Agence.
Par la présente, les soumissionnaires sont informés que l’Unité de réception des soumissions de l’ARC est disponible du lundi au vendredi inclusivement, de 830 h à 1500 h HAE, sauf les jours fériés observés par le gouvernement fédéral.
En raison de la nature de la présente soumission, la transmission électronique d’une proposition par le télécopieur n’est pas considéré pratique, et par conséquent, elle ne sera pas acceptée.

Toutes questions sur ce demande de proposition doivent être soumis par ÉCRIT (à l’adresse de courriel ci-dessous) à :

Autorité Contractante
Michael Yaehne
Analyste principale en approvisionnement
Division de la passation des marchés
Agence du revenu du Canada
No de tél : (613) 291-3146
Adresse électronique : Michael.Yaehne@cra-arc.gc.ca