Services nationaux d’entreposage et de gestion des documents hors site

Transports Canada a besoin d’un fournisseur de services gérés (FSG) pour entreposer ses stocks des dossiers papier et fournir des services de gestion des dossiers. Le FSG devra veiller à ce que les stocks des dossiers papier de TC soient identifiés, pris en charge et entreposés physiquement et qu’il soit possible pour TC d’y accéder.

Le mandat de Transports Canada (TC) consiste à servir l’intérêt public en favorisant un réseau de transport au Canada qui est sûr, sécuritaire, efficace et respectueux de l’environnement. À l’appui de ce mandat, TC recueille et crée des fonds de dossiers physiques qui comprennent des documents, notamment, des permis, des audits, des consultations, des ententes, des cartes et des dossiers d’entreprise. Ces documents sont conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation et d’élimination que prévoient les lois et les politiques organisationnelles de TC.

TC a l’obligation d’envoyer ses dossiers physiques clos à des entrepôts hors site pour entreposage jusqu’à ce que leurs périodes de conservation soient terminées et que les dossiers puissent être éliminés. Les périodes de conservation des dossiers de TC varient généralement de 2 ans à 100 ans, même si la plupart des dossiers de TC ont des périodes de conservation de 10 ans une fois qu’ils sont entreposés hors site. Une fois que les dossiers sont entreposés hors site, TC peut avoir besoin de récupérer ces dossiers et de les apporter à ses bureaux afin de répondre à une gamme d’exigences opérationnelles. Une fois que la période de conservation des dossiers clos est terminée et que l’unité opérationnelle d’origine de ces dossiers a approuvé leur élimination, TC doit être en mesure de retirer définitivement les dossiers des stocks du FSG afin de les transférer à Bibliothèque et Archives Canada (soit le transfert d’archives) ou les faire détruire en toute sécurité.

Services d’entreposage et de gestion des documents physiques hors site pour les bureaux de TC en Ontario, dans la région de la capitale nationale, au Manitoba, en Alberta et en Colombie-Britannique.

Il est prévu qu’un contrat sera attribué à partir de la date du contrat jusqu’au 31 mars 2029, avec la possibilité de prolonger de cinq (5) périodes d’option supplémentaires d’un (1) an.

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité. Pour de plus amples renseignements, consulter la Partie 6, Exigences relatives à la sécurité, exigences financières et autres exigences, et la Partie 7, Clauses du contrat subséquent. Pour de plus amples renseignements sur les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organismes, les soumissionnaires devraient consulter le site Web du Programme de sécurité des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-fra.html)