Diffusion 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de documents de communication des risques émis par Santé Canada

PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

Titre :

Diffusion 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de documents de communication des risques émis par Santé Canada pour les produits de santé destinés aux professionnels de la santé et aux établissements de soins de santé, soit par télécopieur, soit par courriel, s’il y a lieu.
Numéro de la demande : 1000249262

1. But et explication d’un PAC
Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) permet à Santé Canada de publier un avis pendant une période d’au moins quinze (15) jours civils pour informer la collectivité des fournisseurs de son intention de passer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d’avance. Si, au plus tard à la date limite, aucun fournisseur n’a présenté un Énoncé de capacités répondant aux exigences minimales précisées dans le PAC, l’Autorité contractante pourra octroyer le contrat au fournisseur prédéterminé.

2. Droits des fournisseurs
Les fournisseurs qui considèrent qu’ils sont pleinement qualifiés et disponibles pour fournir les services ou les biens indiqués dans le PAC peuvent soumettre un Énoncé de capacités dans lequel ils démontrent comment ils satisfont aux exigences minimales annoncées. Cet Énoncé de capacités doit être fourni uniquement par courrier électronique à la personne-ressource dont le nom apparaît à l’article 12 du Préavis au plus tard à la date limite du Préavis. Si un fournisseur est en mesure de démontrer qu’il possède les capacités requises, le contrat fera l’objet d’un processus électronique ou traditionnel d’appel d’offres.

3. Fournisseur proposé
Professional Targeted Marketing (PTM)
20 Torbay Rd.
Markham, Ontario
L3R 1G6

4. Définition des exigences ou des résultats attendus
Ce contrat a pour but d’acquérir des services pour la prestation de communications des risques liés aux produits de santé émises par Santé Canada à une liste ciblée de professionnels de la santé et d’établissements de soins de santé par télécopieur ou par courriel, au besoin, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

5. Exigences minimales

Fournir un service national de diffusion par télécopieur pour les communications des risques liés aux produits de santé (CRPS) destinées aux professionnels de la santé et aux établissements de soins de santé à l’aide de bases de données de numéros de télécopieurs des plus complètes et des plus récentes. Cela comprend la rédaction des documents de communication des risques de Santé Canada qui doivent être envoyés par télécopieur aux professionnels de la santé et aux établissements de soins de santé, ainsi que la confirmation de la transmission par télécopieur, la disponibilité du service en tout temps et conformément à l’énoncé des travaux.
Le fournisseur doit avoir dix (10) ans d’expérience dans la prestation de services nationaux de télécopie aux professionnels de la santé et aux établissements de soins de santé.
Une CRPS moyenne comporte quatre pages, mais peut comprendre des pages supplémentaires, selon son contenu.
Les télécopies doivent être en noir et blanc, sur du papier blanc.
L’entrepreneur sera responsable de faire ce qui suit :
• tenir des bases de données complètes, actuelles et exactes des coordonnées (no de télécopieur, adresse postale, adresse courriel) de professionnels des soins de santé et d’établissements de soins de santé au Canada, tant anglophones que francophones;
o les bases de données doivent être parmi les plus importantes selon les normes de l’industrie et être grandement divisées pour inclure un vaste éventail de catégories liées aux soins de santé, y compris, mais sans s’y limiter :
– hôpitaux et cliniques (listes nationales multiples, y compris des catégories spécialisées);
– pharmacies;
– professionnels des soins de santé (groupes spécialisés, associations, etc.);
– organismes de réglementation et agences.
• fournir des conseils d’expert concernant la sélection des publics cibles, la sélection des canaux de communication et l’optimisation des programmes afin d’élaborer une stratégie de diffusion adaptée pour chaque CRPS;
• fournir un service de diffusion par télécopieur pour les CRPS (au besoin), avec un délai d’exécution rapide (habituellement dans les 24 heures ou dans un délai de 5 heures et à la demande de la DPSC s’il s’agit d’une communication urgente)
• fournir un accès direct à une personne-ressource après les heures de travail et les fins de semaine, en cas d’urgence;
• fournir des devis pour chaque demande d’emploi de diffusion par télécopieur de la DPSC;
• vérifier les documents de la DPSC et s’assurer qu’ils sont complets et dans le bon format pour la diffusion par télécopieur;
• collaborer avec la DPSC pour la mise au point des documents à transmettre par télécopieur;
• envoyer à la DPSC une copie des documents finaux à transmettre par télécopieur;
• transmettre par télécopieur une « copie d’amorce » des documents à diffuser;
• adapter le format ou le modèle des documents de communication des risques conformément aux exigences de la DPSC;
• informer la DPSC lorsque la transmission par télécopieur est terminée et fournir une preuve ou un rapport qui montre que les transmissions par télécopieur ont bien été reçues (paiement à la fois).

Termes et sigles pertinents

DPSC : Direction des produits de santé commercialisés
CRPS : Communication des risques liés aux produits de santé