Sensibilisation au Régime enregistré d’épargne­invalidité (REEI), à la Subvention canadienne pour l’épargne­invalidité et au Bon canadien pour l’épargne­invalidité

Objectif 

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), par l’entremise du Bureau de la condition des personnes handicapées (BCPH), tente d’établir de nombreuses conventions d’offre à commandes (COC) avec des organismes, tant petits que grands, afin de présenter des séances d’information et d’offrir une aide personnelle aux personnes ayant diverses incapacités et à leurs familles, afin qu'elles s’informent au sujet du REEI, de la Subvention et du Bon et présentent une demande.  
On peut trouver de l’information sur le REEI, la subvention et le bon à l’adresse suivante : http://www.rhdcc.gc.ca/fra/invalidite/epargne/index.shtml. 
Offres à commandes
Que sont les offres à commandes?
Une offre à commandes ne constitue pas un contrat. L’offre à commandes est une offre déposée par un fournisseur éventuel qui propose de fournir, au besoin, des biens ou des services à des prix préétablis, selon des clauses et des conditions définies. Il n’y a pas de contrat tant que le gouvernement ne passe pas une commande subséquente à l’offre à commandes. Le gouvernement n’a aucune obligation légale d'acheter tant qu'il n'a pas passé de commande subséquente.
Quand utilise­t­on les offres à commandes?
Les offres à commandes sont utilisées pour répondre à des besoins répétitifs dans les cas où les ministères et organismes commandent fréquemment les mêmes biens ou services. On peut aussi s’en servir quand un ministère ou organisme prévoit avoir besoin de divers biens ou services dans un but précis, mais que la demande réelle n’est pas connue et que les livraisons doivent être faites au fur et à mesure des besoins.
Les offres à commandes conviennent davantage aux produits ou aux services qui peuvent être clairement définis, afin de permettre aux fournisseurs de présenter des offres fermes. 
Pourquoi utilise­t­on des offres à commandes?
L’offre à commandes est une méthode d’approvisionnement pratique qui permet de gagner du temps et de réaliser des économies. Une fois l'offre à commandes émise, le ministère ou l'organisme qui a besoin de biens ou de services s’adresse directement à vous. Les commandes subséquentes à l’offre à commandes sont traitées plus rapidement et il y a moins de paperasse puisque les prix et les conditions ont été convenus d’avance. L’offre à commandes comporte des avantages pour les contribuables, puisqu’elle permet de réduire les frais d’administration, et que les ministères et organismes ont moins besoin de garder des stocks.
Lorsqu’une offre à commandes est émise a votre organisme, vous offrez de fournir certains produits ou services au cours d’une période précisée. Seulement si et au moment où le gouvernement émet une commande subséquente à votre offre à commandes avez-vous un contrat au montant indiqué dans l’offre subséquente.

Énoncé des travaux

Le titulaire d’une convention d’offre à commandes devra entreprendre les activités suivantes.

Séances d’information : grâce à des séances d’information de groupe publiques (p. ex. en personne, webinaires), le ou les titulaires d’une convention d’offre à commandes présenteront aux personnes handicapées et à leurs familles de l’information sur le REEI, la Subvention et le Bon. 

Aide personnelle : Le ou les titulaires d’une convention d’offre à commandes offriront un soutien personnel aux personnes (p. ex. séances personnelles, téléphone, courriel) afin de rehausser leur compréhension du programme et d’aider les demandeurs à obtenir la documentation adéquate, à interagir avec les institutions financières ou à remplir leur formulaire de demande.

Outre l’animation des séances et le soutien administratif, s’il y a lieu, le titulaire d’une COC devra entreprendre les activités suivantes. 

Gestion de projet et rapports
•	Concevoir une stratégie et une approche générales de sensibilisation, ce qui comprend les séances d’information publique et l’aide personnelle, et les présenter à RHDCC (responsable du projet), pour approbation.
•	Créer des plans de travail qui indiquent les niveaux d’effort et les estimations de coûts pour les dépenses remboursables, les présenter au responsable du projet pour approbation et les exécuter tel qu’ils sont approuvés. Réviser et obtenir l’approbation du responsable du projet, s’il y a lieu, afin de répondre aux exigences et aux besoins en évolution.
•	Vérifier les références et veiller à ce que les membres du personnel et les sous­traitants aient obtenu une cote de fiabilité pour la sécurité. Le responsable du projet fournira le formulaire de demande pertinent. 
•	S’assurer que les politiques et les procédures sont en place pour garantir que la confidentialité des participants est respectée et que les renseignements personnels sont protégés, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Le responsable du projet donnera des directives à cet égard.
•	Rencontrer le responsable du projet périodiquement (en personne ou par téléconférence) pour surveiller et aborder les progrès.
•	Préparer et présenter des factures mensuelles – au plus tard dix jours ouvrables après la dernière journée du mois – au responsable du projet.
o	Toute la documentation à l’appui (p. ex. reçus originaux, feuilles de temps) doit accompagner les factures présentées.
o	Tous les tarifs journaliers, les frais de déplacement et les coûts divers doivent être conformes à la base de paiement et au contrat (commande subséquente). 
•	Préparer des rapports réguliers et les présenter au responsable du projet selon un calendrier préétabli. Ces rapports traitent du statut du projet, des activités (p. ex. nombre de personnes présentes, nombre de personnes directement aidées, caractéristiques de la population cible informée), des méthodes appliquées, des jalons, des produits livrables et de l’évaluation de l’incidence des événements selon les objectifs (des modèles seront fournis).
•	Préparer un rapport final et le présenter au responsable du projet au terme du contrat (le modèle sera fourni). 

Gestion des événements

•	Préparer et exécuter un plan qui répond aux besoins définis de l’événement (p. ex. séance d’information, activité personnelle). 
•	Traduire l’exposé et les documents promotionnels. Il incombe à l’organisme d’effectuer un contrôle de qualité pour les documents traduits. La traduction représente une dépense admissible remboursable.
•	Prévoir la location d’équipement (s’il y a lieu) en fonction des dépenses admissibles remboursables. Le responsable du projet fournira une liste de dépenses admissibles dans cette catégorie. Les achats d’immobilisations ne constituent pas une dépense admissible.
•	Prévoir la location des locaux de réunion (si les événements ne se tiennent pas dans les bureaux du titulaire d’une COC), selon les tarifs de location admissibles maximaux.
•	Prévoir des lieux de réunion accessibles aux personnes handicapées, ce qui comprend, sans s’y limiter, des lieux munis d’une rampe à l’entrée et offrant suffisamment d’espace, des toilettes accessibles et un environnement sans parfum.
•	Répondre aux besoins individuels des personnes handicapées, ce qui comprend, sans s’y limiter, l’interprétation en ASL, l’interprétation par tableau Bliss et le sous­titrage codé. Les mesures d’adaptation représentent une dépense admissible remboursable.
•	Prévoir l’interprétation simultanée (s’il y a lieu). Il s’agit d’une dépense admissible remboursable.
•	Établir des procédures de « recrutement » et d’inscription des participants en prévision des séances d’information. Tous les documents de publicité et de promotion devront être préapprouvés par le responsable du projet pour assurer la conformité au Programme de coordination de l’image de marque et à d’autres politiques. Le responsable du projet fournira un modèle. L’organisme doit présenter ces documents pour approbation au plus tard dix jours ouvrables avant leur date de publication prévue.  
•	Veiller à ce que la confidentialité des participants soit protégée, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. 
•	Prévoir la production, l’impression et la distribution des documents connexes, qui s’ajoutent à ceux fournis par le responsable du projet.

Période visée par l’offre à commandes
La période de présentation des commandes subséquentes et de prestation des services dans le cadre d’une offre à commandes doit débuter à la date d’octroi et se terminer deux ans plus tard. RHDCC peut, à sa discrétion, offrir deux options d’une année additionnelle.  
Le titulaire d’une COC accorde à RHDCC l’option irrévocable de prolonger la durée de l’offre à commandes pendant un maximum de deux années additionnelles, selon les mêmes modalités. Le titulaire d’une COC accepte, pendant la période prolongée de l’offre à commandes, d’être payé conformément aux dispositions applicables établies dans la base de paiement.
RHDDC peut exercer cette option en tout temps en transmettant un avis écrit au titulaire d’une COC, au moins 30 jours civils avant la date d’expiration de l’offre à commandes. L’option ne peut être exercée que par l’autorité contractante et sera prouvée, à des fins administratives seulement, par une modification formelle à la COC.