ÉTUDE VISANT À CARACTÉRISER LES PARAMÈTRES RÉGLEMENTAIRES DÉTERMINANT LES COÛTS DES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES DE L’INDUSTRIE RÉGLEMENTÉE DU CANADA

EXIGENCES OBLIGATOIRES

Au moins un membre de l’équipe de projet doit avoir un diplôme d’études supérieures en économie ou un diplôme d’études supérieures en statistiques ou administration des affaires avec spécialisation appropriée en économie. Une preuve du diplôme doit être fournie sur demande.

L’entreprise soumissionnaire doit démontrer dans sa soumission qu’elle a mené à bien au moins un projet lié aux impacts des exigences ou politiques réglementaires dans les cinq (5) dernières années.

Chaque ressource proposée par le soumissionnaire doit détenir une accréditation de sécurité de niveau Fiabilité au moment de la réponse à la présente demande de soumissions. Afin de démontrer cette exigence, chaque ressource doit être énumérée, accompagnée de son niveau de sécurité et du numéro d’autorisation ou d’une lettre de confirmation provenant du ministère émetteur.


PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

La Couronne possédera la propriété intellectuelle d’aval découlant du travail exécuté dans le cadre du contrat, conformément à la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d’acquisition de l’État du Conseil du Trésor, incluant la Section 6.5 de la Politique stipulant qu’en vertu d'un marché d'acquisition de l'État, les éléments originaux peuvent appartenir à l'État, s’ils consistent en du matériel soumis au droit d’auteur, à l’exception des logiciels et de la documentation afférente.

CONTEXTE

Le 1er octobre 2012, le gouvernement du Canada a officiellement lancé son Plan d'action pour la réduction du fardeau administratif, mettant en œuvre la Règle du « un pour un » et une perspective des petites entreprises afin de contrôler l’ampleur du fardeau administratif généré par les règlements fédéraux. La Règle introduit un nouveau mécanisme de contrôle du système de réglementation fédéral, puisqu’elle a été déployée pour freiner et contrôler le fardeau administratif que les règlements canadiens imposent à l’entreprise. Quant à la perspective des petites entreprises, elle a pour but de procéder à une meilleure analyse des réalités de la petite entreprise et à la tenue des consultations dès les premières étapes du processus de conception réglementaire, en plus de considérer les approches de conformité axées sur les risques qui minimisent les coûts imposés à la petite entreprise .

En conséquence de la mise en œuvre de la Règle du « un pour un », les ministères du gouvernement fédéral devront examiner et réformer leur inventaire de règlements en vigueur sur une base continue afin de faire bénéficier l’entreprise d’une diminution du fardeau administratif égale ou supérieure au nouveau fardeau imposé par les modifications réglementaires. Si les nouveaux coûts du fardeau administratif résultent de l’introduction d’un règlement entièrement nouveau, les ministères devront non seulement compenser ces nouveaux coûts du fardeau administratif au moyen des règlements en vigueur, mais aussi enlever un règlement de leur inventaire de règlements en vigueur. De plus, si une modification (un changement apporté à un règlement en vigueur) impose de nouveaux coûts du fardeau administratif aux entreprises, les ministères devront compenser un montant égal des coûts du fardeau administratif imposés aux entreprises à partir de l’inventaire des règlements en vigueur dans un délai de deux ans.

Durant la réalisation des analyses coûts-avantages associés aux soumissions réglementaires entraînant de nouveaux coûts du fardeau administratif chez les entreprises (p. ex. les entrées), les ministères doivent utiliser le Calculateur des coûts de la réglementation afin de monétiser les coûts se rattachant aux exigences administratives proposées. L’évaluation des nouveaux coûts du fardeau administratif imposés aux entreprises repose sur l’estimation du fardeau administratif incrémentiel direct auquel les entreprises sont confrontées en conséquence de la modification réglementaire (c. à d. auquel elles ne seraient pas confrontées dans le cadre des habituelles pratiques d’affaires). Les définitions suivantes de fardeau administratif et de coûts du fardeau administratif s’appliquent au présent mandat :

Fardeau administratif : Le fardeau administratif comprend la planification, la cueillette, le traitement et la consignation de l’information (rapports), le remplissage de formulaires et la rétention des données requises par le gouvernement fédéral pour être conforme à un règlement donné. Cela comprend le remplissage des demandes et formulaires de permis ainsi que le repérage et la compilation des données pour les vérifications et la familiarisation avec les exigences en matière d’information. L’annexe A fournit une liste exhaustive des activités liées au fardeau administratif assujetties à la Règle du « un pour un ».

Coûts du fardeau administratif : L’augmentation directe des coûts (en dollars canadiens) imposés aux entreprises à la suite d’une modification réglementaire qui accroît le fardeau administratif comme évalué par rapport au scénario de référence (aussi appelé situation courante ou scénario tendanciel). Ces coûts ont trait au changement comportemental découlant directement de la modification réglementaire en soi. Pour déterminer l’augmentation incrémentielle des coûts du fardeau administratif, la modification réglementaire proposée doit être évaluée par rapport aux exigences existantes en matière d’orientation, de politique, de réglementation ou de loi, qu’elles soient volontaires ou obligatoires.


OBJECTIF

L’objectif de l’étude est d’améliorer la détermination du fardeau administratif que les règlements imposent aux entreprises grâce à la création d’un modèle qui permettra au ministère fédéral de l’Environnement (Environnement Canada) de mieux caractériser les principaux paramètres et facteurs réglementaires qui déterminent les coûts des activités administratives exigées par les règlements fédéraux. Ce travail contribuera à la planification réglementaire à Environnement Canada, ainsi qu’à l’analyse visant à appuyer les résumés d’études d’impact de la réglementation d’Environnement Canada publiés dans la Gazette du Canada.


ÉNONCÉ DU TRAVAIL

1.	Description du travail

L’entrepreneur devra élaborer un modèle qui permettra à Environnement Canada de faire des hypothèses plus réalistes à propos des coûts imposés aux collectivités réglementées du Canada en conséquence des activités administratives exigées par les règlements. Il devra aussi présenter l’analyse de ce modèle. Ce modèle reposera sur les données probantes disponibles et pertinentes et caractérisera les principaux paramètres et facteurs réglementaires qui déterminent les coûts des activités administratives imposés à l’industrie canadienne.

Ce modèle catégorisera et définira les paramètres ou facteurs de sorte qu’Environnement Canada pourra, étant donné un règlement spécifique ou une connaissance de la communauté d’intérêt réglementée, l’utiliser pour entrer les données dans le Calculateur des coûts de la réglementation et arriver à une estimation des coûts du fardeau administratif pour les nouvelles soumissions en matière de réglementation. Spécifiquement, ce modèle caractérisera les facteurs ou variables ayant une incidence sur le temps nécessaire pour réaliser les activités administratives énumérées dans la section Méthodologie ci-dessous.
 
2.	Méthodologie

L’entrepreneur livrera la méthodologie, l’analyse et la présentation d’un modèle conçu pour estimer raisonnablement le fardeau administratif associé aux règlements proposés. Le modèle comprendra, sans s’y limiter, les activités administratives contenues dans le Calculateur des coûts de la réglementation. Les activités administratives contenues dans le Calculateur entraînant de nouveaux coûts du fardeau administratif sont énumérées ci-dessous :

i.	se familiariser avec les exigences d’information des activités administratives réglementées;

ii.	demandes/permissions (cette activité a trait aux demandes d’autorisation ou de permission de réaliser des activités ou aux demandes d’exemption d’activités);

iii.	avis (cette activité a trait à l’obligation des entreprises d’aviser Environnement Canada de la réalisation d’activités spécifiques);

iv.	tenue de dossiers et rapports associés aux règlements;

v.	inspections et vérifications réglementaires obligatoires (informer et aider les agents qui effectuent les inspections ou les vérifications relativement au travail d’une entreprise ou qui visitent une entreprise concernant l’application des règlements); 

vi.	toutes autres activités administratives découlant des règlements (voir l’annexe A pour plus de détails).

Tâches :

1.	Grâce à l’information fournie par Environnement Canada et d’autres sources et à l’utilisation de tableurs, l’entrepreneur produira un modèle (comportant des hypothèses réalistes et bien documentées qui seront incluses dans une étude connexe) illustrant les paramètres et facteurs qui déterminent les coûts des activités administratives.

a.	Le modèle utilisera les définitions de fardeau administratif et de coûts du fardeau administratif fournies par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans « Controlling Administrative Burden That Regulations Impose on Business: Guide for the “One-for-One” Rule » et qu’on trouve ci-dessus à la section Contexte du présent mandat.
b.	Ce modèle comprendra, sans s’y limiter, les activités administratives contenues dans le Modèle de coûts standards et le Calculateur des coûts de la réglementation (décrit ci-dessus).
c.	La modélisation des paramètres ou facteurs caractérisera les facteurs ou variables qui déterminent l’ampleur des coûts du fardeau administratif comme par exemple, sans s’y limiter : la taille de l’entreprise; les groupes professionnels touchés; le contenu de l’information; le nombre de pages; la quantité d’exigences administratives (p. ex. rapports); la complexité relative des règlements ou des exigences en question.
d.	Le modèle comprendra des estimations – reposant sur des hypothèses raisonnables et des données probantes – au sujet de l'impact de chaque paramètre ou facteur sur les activités administratives et permettra à Environnement Canada de classifier un règlement donné comme ayant potentiellement un impact faible, moyen ou élevé en ce qui a trait au niveau des coûts du fardeau administratif.

2.	L’entrepreneur produira une étude décrivant la méthodologie du modèle susmentionné ainsi que la justification et les hypothèses reposant sur des données probantes, qui appuient l’inclusion des activités administratives et paramètres. Cette étude connexe démontrera comment les paramètres et facteurs peuvent différer en raison de facteurs comme la taille de l’entreprise (petite; moyenne/grande) et le secteur ou sous-secteur et tous autres facteurs appropriés.

Remarques :

•	Les tableurs finaux et l’étude connexe comprendront, sans s’y limiter, l’information requise pour les tâches ci-dessus.
•	Les exigences données en matière d’information peuvent ne pas être exhaustives. Pendant la durée du travail se rattachant au présent mandat, l’entrepreneur devra fournir tout élément d’information additionnel pertinent à l’atteinte de l’objectif susmentionné.
•	L’utilisation de l’information liée aux règlements canadiens devrait être priorisée par rapport à l’information liée aux règlements d’autres pays. Certaines statistiques internationales peuvent être acceptées selon la disponibilité des statistiques canadiennes, ou encore si elles sont utilisées à des fins comparatives.


INSTRUCTIONS GÉNÉRALES

Toute la documentation (ébauches ou versions finales) devra être bien structurée et écrite dans un langage clair et logique.

i.	L’entrepreneur devra rendre compte de toutes les sources d’information.

ii.	Toutes les copies électroniques des rapports et des études doivent être fournies en format Microsoft Word (version 2003 ou ultérieure) et toutes les données d’appui et sous-jacentes doivent être fournies en format Microsoft Excel (version 2003 ou ultérieure).

 
LIVRABLES

Voici les livrables associés au travail :

Livrable 1	L’entrepreneur doit fournir au représentant ministériel pour examen la méthodologie de l’étude, le plan de travail et les délais.

Livrable 2	L’entrepreneur doit fournir au représentant ministériel pour examen une version préliminaire du modèle et de l’étude connexe, en respectant la méthodologie, le plan de travail et les délais spécifiés au Livrable 1, comme modifié durant le processus d’examen.

Livrable 3	L’entrepreneur doit fournir au représentant ministériel la version finale du modèle et de l’étude connexe, qui reposera sur la version préliminaire,  comme modifié durant le processus d’examen.

Livrable 4	L’entrepreneur doit fournir au représentant ministériel un soutien continu, comme défini ci-dessous, et ce, pendant la durée du contrat.

L’entrepreneur est responsable de la prestation de tous les livrables décrits ci-dessus envers le représentant ministériel. Outre les versions préliminaire et finale du modèle et de l’étude connexe, l’entrepreneur doit fournir au représentant ministériel, sur demande, des copies papier et électroniques (en formats Microsoft Word et Excel, version 2003 ou ultérieure) des notes, textes, graphiques, sondages, données brutes et tableurs utilisés pour l’exécution du contrat.

Tous les livrables doivent être exécutés dans les treize semaines suivant le premier jour du contrat et au plus tard le 31 mars 2014.


CALENDRIER DU PROJET

Dès que possible après l’attribution du marché, une rencontre ou une téléconférence de lancement de projet sera organisée avec l’entrepreneur et le représentant ministériel afin de clarifier le mandat et les attentes d’Environnement Canada et de l’entrepreneur.

L’entrepreneur participera à la rencontre ou téléconférence de lancement de projet avec le représentant ministériel dans la semaine suivant la date de début du contrat.

L’entrepreneur soumettra le Livrable 1 au représentant ministériel pour examen dans les cinq semaines suivant la rencontre ou téléconférence de lancement.

L’entrepreneur soumettra le Livrable 2 au représentant ministériel pour examen dans les neuf semaines suivant la rencontre ou téléconférence de lancement.

L’entrepreneur soumettra le Livrable 3 au représentant ministériel pour examen dans les treize semaines suivant la rencontre ou téléconférence de lancement.


SOUTIEN CONTINU

Une rétroaction périodique par courriels ou appels téléphoniques devra être maintenue entre l’entrepreneur et Environnement Canada.

Au besoin, et lorsque l’entrepreneur et Environnement Canada le jugeront mutuellement pratique, l’entrepreneur devra assister aux téléconférences pendant la durée du contrat. Le nombre de ces événements exigeant la présence de l’entrepreneur ne devra pas dépasser quatre. À ces événements, il pourra incomber à l’entrepreneur de :

•	Présenter les résultats des tâches individuelles réalisées dans le cadre du contrat.

•	Décrire la méthodologie employée et défendre les hypothèses formulées pour l’achèvement de toute tâche individuelle définie dans le cadre du contrat.

•	Donner des commentaires, en fonction de son expérience, sur toutes questions technologiques nécessitant une clarification.


CRITÈRES D’ACCEPTATION CONCERNANT LA QUALITÉ

Tous les documents et toute la correspondance produits par l’entrepreneur seront soumis à l’examen des versions préliminaires par le représentant ministériel ou d’autres personnes désignées à cet effet. Tout le travail doit être exécuté à la satisfaction d’Environnement Canada. L’entrepreneur devra faire preuve d’une flexibilité suffisante pour répondre aux calendriers changeants et aux développements imprévus.


CONFIDENTIALITÉ

L’entrepreneur doit comprendre et accepter qu’il devra, pendant et après la période effective du contrat qui s’ensuit, traiter confidentiellement et ne pas divulguer, à moins d’une autorisation écrite de la part du représentant ministériel ou d’une autre personne désignée, l’information obtenue dans le cadre de l’exécution du contrat.

Étant assujetties à la Loi sur l’accès à l’information (L.R.C. (1985) ch. A-1), les parties – le responsable du contrat (Environnement Canada) et l’entrepreneur – conviennent que le mandat du contrat est confidentiel et que chaque partie doit utiliser le même degré de prudence afin d’empêcher sa divulgation à des tiers que celui qu’il utilise pour protéger sa propre information confidentielle de nature similaire. L’entrepreneur qui omettra de respecter ses obligations en matière de confidentialité pourra voir son contrat résilié par le ministre de l’Environnement.


 
DÉPLACEMENTS

Aucune dépense de déplacements n’est associée au contrat.


BUDGET MAXIMUM DU CONTRAT

Environnement Canada a établi le budget maximum pour ce projet à 35 000 $ (taxes en sus, s’il y a lieu).