Services de gestion d'événements spécialisés et modernes pour la Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes

1. PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

   Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze (15) jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si aucun fournisseur ne soumet, pendant la période d'affichage, un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, l’agent de contrat peut alors procéder à l’attribution du contrat au fournisseur présélectionné

   Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

2. Agent de contrat

   Nom: Chantal Lafleur

   Numéro de téléphone: 613-990-5937

   Courriel: chantal.lafleur2@canada.ca

3. Titre descriptif

   Le ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique (ISDE) Canada requiert la gamme complète de services de gestion d’événements spécialisés et modernes pour la Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes de 2016, qui se tiendra du 8 au 10 novembre au Centre Shaw à Ottawa, au Canada.

4. EXIGENCES/RÉSULTATS

   ISDE a besoin d’obtenir toute la gamme de services de gestion d’événements spécialisés et modernes par Canadian Science Policy Centre pour la préparation et l’organisation d’une 8^e conférence annuelle sur les politiques scientifiques canadiennes qui soit réussie du 8 au 10 novembre 2016 au Centre Shaw à Ottawa, au Canada. 

   Établi en 2009, la Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes (CPSC) satisfait un besoin important pour la tenue d’un dialogue national non partisan et inclusif sur les politiques en matière de science, de technologie et d’innovation. L’idée est d’assurer des liens systématiques entre les diverses entreprises scientifiques du Canada et les décideurs au sein de la bureaucratie, et les sphères politiques tant au niveau fédéral et provincial. La Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes est devenue la tribune annuelle la plus vaste, multisectorielle et multidisciplinaire du Canada portant sur les politiques scientifiques, et attire tous les ans de nombreux politiciens et des centaines de professionnels de l’industrie, du milieu universitaire, du secteur sans but lucratif et des gouvernements fédéral et provinciaux. La conférence s’est tenue dans l’ensemble du Canada, à savoir Toronto (2009), Montréal (2010), Ottawa (2011), Calgary (2012), Toronto (2013), Halifax (2014) et Ottawa (2015), et elle revient à Ottawa en 2016.

La Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes de 2016 couvrira des domaines comme l’élaboration des politiques et la prise de décisions fondées sur des données probantes, un nouveau Programme d’innovation pour le Canada, l’examen du financement consacré aux sciences, les énergies propres et les changements climatiques, ainsi que la diplomatie scientifique.

Canadian Science Policy Centre, en tant qu’organisateur principal de la 8^e conférence annuelle sur les politiques scientifiques canadiennes de 2016, a déjà organisé avec succès des conférences sur les politiques scientifiques canadiennes, un réseau existant de défenseurs et de spécialistes des politiques scientifiques; il possède en outre une connaissance de la prestation des services de gestion d’événements spécialisés et modernes de manière efficiente et efficace de façon à organiser et à faciliter une autre conférence réussie. Canadian Science Policy Centre:

• remplirait le rôle de plateforme de promotion d’un dialogue national continu en faveur d’une coordination et d’une collaboration plus efficaces parmi tous les intervenants dans les domaines des sciences et de l’innovation, alimentant une large communauté évolutive des spécialistes de l’élaboration des politiques scientifiques;
• développerait les capacités en lançant et en favorisant des initiatives dans le but de former la prochaine vague de chefs de file du domaine des politiques en matière de science, de technologie et d’innovation;
• ferait avancer la recherche sur les politiques scientifiques en offrant un cadre pour l’évaluation multisectorielle axée sur la collaboration des politiques relatives aux sciences et à l’innovation au Canada.

Plus particulièrement, les travaux comprendront une gamme complète de services de gestion d’événements spécialisés et modernes dans les secteurs suivants, sans toutefois s’y limiter :

Planification avant l’événement

• Tirer parti des réseaux afin de recruter des conférenciers pour l’événement;
• Finaliser les séances du programme et de discussion de l’événement en consultation avec les conférenciers et les principaux intervenants;
• Établir et coordonner les procédures d’inscription;
• Prendre les dispositions nécessaires pour la production, l’impression et la distribution de matériel pertinent avant, pendant et après l’événement;
• Assembler et distribuer les trousses relatives à l’événement; et
• Préparer les porte-noms.

Services liés à l’emplacement et services connexes 

• Prévoir et choisir les animateurs et les conférenciers; 
• Prendre des mesures pour assurer les services d’interprétation simultanée et/ou de traduction sur place (en français, en anglais, ou en une ou plusieurs autres langues comme le demande le chargé de projet); 
• Planifier et gérer les besoins en équipement audiovisuel;

• Prévoir les accessoires pour le lieu de l’événement (tribunes, décorations, bannières, tables, chaises, tentes, etc.);
• Organiser les services d’un photographe ou d’un vidéographe; et
• Organiser et fournir des services de soutien comme un centre de services (muni d’un télécopieur, d’une imprimante, d’écrans, d’Internet, etc.), l’éditique, les services de publication de la conférence, le matériel informatique et les logiciels, ainsi que le vote électronique.

Services de coordination sur place de l’événement 

• Assurer le contrôle logistique de l’événement; 
• Embaucher, former et diriger des bénévoles; 
• Gérer le montage des expositions et l’installation des kiosques; et
• Encadrer les conférenciers, les présentateurs, les animateurs, les preneurs de notes, les interprètes et les traducteurs, le personnel de sécurité, le personnel chargé de l’équipement audiovisuel, et le photographe ou vidéographe. 

Production de rapports et de comptes rendus après la conférence

• Préparer le rapport final de l’événement, y compris le budget final;
• Faire un compte rendu au chargé de projet et aux représentants du client qui traite des résultats finaux de l’événement, notamment les leçons à tirer; et
• Préparer un rapport d’activités, qui comprend un examen analytique, les leçons retenues, les recommandations et les principaux messages pour chaque séance.

Considérations environnementales

Dans la mesure du possible, les invitations, les inscriptions et la correspondance avec les participants à l’événement doivent se faire électroniquement.

Langues officielles

L’entreprise de l’entrepreneur peut devoir fournir certains services dans les deux langues officielles (anglais et français). Au moins une (1) des ressources de l’entrepreneur sur les lieux doit être bilingue si les travaux sont exécutés dans une région bilingue.

5. Exigences essentielles minimales

• Vaste connaissance* et expertise de l’écosystème actuel des sciences et de l’innovation au Canada, des lacunes et des questions connexes, et des sujets de discussion internationaux importants, particulièrement dans le but de promouvoir les sciences et l’innovation au Canada;

• Vaste connaissance* des programmes et des politiques actuels du Canada en matière de science et d’innovation, des mécanismes de financement en lien avec les politiques scientifiques du Canada, et de la façon dont ils sont élaborés;

• Expérience appréciable** des activités de sensibilisation sur les questions liées aux politiques publiques scientifiques; solide crédibilité et relations établies avec la communauté des chercheurs du secteur postsecondaire; 

• Expérience appréciable** de la collaboration avec les gouvernements fédéral et provinciaux et des représentants gouvernementaux;

• Expérience appréciable** de la planification et de la gestion d’événements pour les conférences nationales dans le domaine des politiques scientifiques;

• Capacité appréciable** de mobilisation d’intervenants issus de divers secteurs, comme le milieu universitaire, le secteur public, le secteur sans but lucratif et l’industrie afin de planifier et de faciliter les discussions de groupe ou les tables rondes avec des intervenants de l’industrie de premier plan; et

• Capacité de fournir les services dans les deux langues officielles.

*Une vaste connaissance se définit comme une compréhension approfondie d’un sujet, notamment les points de vue de différents intervenants et les considérations connexes de nature politique, économique, sociale et technique. Cette compréhension serait normalement acquise dans le cadre de recherches substantielles, d’activités de sensibilisation auprès des intervenants et d’expérience directe.

**On entend par expérience appréciable au moins cinq ans d’expérience dont une est comprise dans la dernière année.

6. IDENTIFICATION DE L’ENTREPRENEUR

Nom de la compagnie: Canadian Science Policy Centre

Adresse: 282 Somerset Street West

Ville: Ottawa

Province: Ontario

Code Postal: K2P 0J6

7. RAISON DE L’ADJUDICATION DE CONTRAT

L’organisation choisie, Canadian Science Policy Centre, a une grande expérience de la prestation régulière, annuelle, de services de gestion d’événements spécialisés et modernes liée aux sept conférences précédentes sur les politiques scientifiques canadiennes. Canadian Science Policy Centre

est l’organisation responsable de la CPSC de 2016. Il a un vaste réseau d’intervenants clés dans le domaine des sciences, de la technologie et de l’innovation (STI) au sein de l’industrie, du secteur sans but lucratif, du milieu universitaire et des gouvernements fédéral et provinciaux, et de spécialistes de l’élaboration des politiques scientifiques; il possède aussi l’expertise et la connaissance pour exécuter des services de gestion des événements spécialisés et modernes dans les domaines de la planification avant l’événement, des services liés à l’emplacement et des services connexes, de la coordination sur place de l’événement, et de la production de rapports et de comptes rendus après la conférence, et peut s’acquitter de ces tâches avec efficacité et efficience dans les délais requis. De plus, Canadian Science Policy Centre a montré, lors des conférences précédentes sur les politiques scientifiques canadiennes, sa capacité à mobiliser la communauté des politiques scientifiques dans tout le pays et à attirer des conférenciers internationaux, et a produit des résultats concluants relativement à l’organisation de conférences sur les politiques scientifiques canadiennes réussies et à un dialogue productif sur les politiques scientifiques à l’échelle nationale. Compte tenu de cette combinaison unique de STI, d’expérience liée à des conférences nationales annuelles, de connaissance et d’expertise, Canadian Science Policy Centre est le seul fournisseur capable d’exécuter ces travaux.

8. PÉRIODE DU CONTRAT/VALEURE ESTIMATIVE

La durée du contrat s’étendra de la date d’attribution du contrat jusqu’au 10 novembre 2016, avec une possibilité de renouvellement pour deux années d’option supplémentaires.

Le coût total du projet est de 50 000 $ (taxes applicables en sus) par an, avec une possibilité de renouvellement à ce niveau pour deux années d’option supplémentaires.

9. TITRE DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'entrepreneur sera propriétaire de toute propriété intellectuelle découlant de l'exécution des travaux prévus par le contrat.

10. ACCORDS DE COMMERCE APPLICABLES ET RAISON DE L’OFFRE D’APPEL limité

10.1 L’article 6(d) du Règlement sur les marchés de l’État (RME) est invoqué dans ce marché puisqu’une seule personne ou entreprise est considéré comme capable d’exécuter le contrat.

(http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-87-402/page-2.html)

10.2 Canadian Science Policy Centre, à titre d’organisation responsable de l’exécution des CPSC, est considéré comme la seule entreprise à être en mesure de rendre ces services aux conférences sur les politiques scientifiques canadiennes, et il est la seule source connue qui satisfait à toutes les exigences essentielles énumérées ci-dessus et est capable d’effectuer les travaux au cours de la période de temps spécifiée.

10.3 L’exclusion ou les exclusions suivantes et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d’offres limitée sont invoquées dans le cadre de:

• l’Accord sur le commerce intérieur (ACI), article 506.12 (b) ;
• l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), article 1016.2 (b);
• Canada-Colombie, 1409 (b) et (c);
• Canada-Chili, Kbis-09 (b);
• Canada-Honduras, article 17.11 (b);
• Canada-Panama, article 16.10 (b).

  http://www.international.gc.ca/trade-agreements-accords-commerciaux/agr-acc/index.aspx?lang=fra

11. DROIT DES FOURNISSEURs DE présenter UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS

Les fournisseurs qui se considèrent pleinement qualifiés et qui sont disponibles pour fournir les biens et services décrits dans le PAC peuvent présenter par écrit un énoncé de leurs capacités à la personne-ressource indiquée dans le présent document d’ici la date de clôture de l’avis. L’énoncé de capacités doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur répond aux exigences annoncées.

DATE DE CLÔTURE DE LA RÉCEPTION DES RÉPONSES DES FOURNISSEURS CONTESTANT LE CONTRAT : 14H00, HEURE DE L’EST, LE 30 SEPTEMBRE 2016.

Vous êtes avisés, par les présentes, que le gouvernement a l’intention d’inviter à soumissionner l’entreprise susmentionnée et de négocier un contrat avec elle.

Si vous désirez présenter une réponse écrite dans laquelle vous faites état de vos compétences à executer le contrat en question, vous devez le faire au plus tard à la date et à l’heure indiquées ci-dessus. Étant donné que le gouvernement a l’intention de conclure le contrat dans les meilleurs délais, les réponses reçues après la date de clôture susmentionnée ne seront pas examinées. La Couronne se réserve le droit de ne pas attribuer le contrat dont il est question en régime de concurrence.

Les réponses reçues au plus tard à la date et à l’heure de clôture seront examinées uniquement pour décider s’il y a lieu ou non de procéder à une invitation à soumissionner en régime de concurrence. Les documents fournis ne serviront qu’aux fins d’évaluation technique et ne tiendront pas lieu de soumission. Votre réponse écrite doit contenir suffisamment d’éléments (p. ex. spécifications, données techniques, dessins, etc.) qui montrent clairement que le produit ou le service que vous offrez peut répondre au besoin visé.

Les fournisseurs qui auront présenté une réponse seront avisés par écrit de la décision d’ISDE de poursuivre ses démarches d’invitation à soumissionner en exclusivité, ou au contraire de recourir à une invitation à soumissionner en régime de concurrence.

Pour de plus amples renseignements concernant le besoin, veuillez-vous adresser à l’agent de négociation des contrats susmentionné. Le numéro de dossier d’ISDE, le nom de l’agent de négociation des contrats et la date de clôture du PAC doivent figurer à l’extérieur de l’enveloppe en lettre moulées ou, lorsqu’il s’agit d’une transmission par télécopieur, sur la feuille d’accompagnement.