L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la demande de proposition pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (DGE) est un agent du Parlement. Il dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Le DGE dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.

EC a besoin de services d’impression et d’envoi postal qui seront fournis par un entrepreneur certifié par le FSC et qui devra produire, assembler, emballer et expédier deux versions du Guide pour une élection fédérale (une pour le Nunavut et l’autre pour le reste du Canada) et trois notes d’avertissement pour au plus quatre scrutins (deux élections générales et deux élections générales d’option). L’entrepreneur sera responsable de la coordination et de l’exécution de l’ensemble du projet, en collaboration avec EC et Postes Canada.

Besoin

Pour s’assurer que les Canadiens peuvent exercer leur droit démocratique de voter, Élections Canada mène une Campagne d’information des électeurs avant et pendant une élection fédérale. Cette campagne offre aux Canadiens toute l’information dont ils ont besoin pour savoir où, quand et comment s’inscrire et voter à une élection générale.

À cette fin, environ 15 885 000 guides pour l’élection fédérale seront imprimés et envoyés partout au Canada dans des délais obligatoires qu’il est extrêmement important de respecter. De plus, 20 000 guides pour l’élection fédérale doivent être envoyés au Nunavut par messagerie prioritaire. L’entrepreneur doit également conserver une réserve pouvant atteindre 65 000 exemplaires en prévision de situations d’urgence.

Période du contrat

Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2030 (« durée initiale »).

L’entrepreneur accorde à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de deux (2) périodes supplémentaires d’au plus quatre(4) ans chacune, selon les mêmes modalités.

Présentation des soumissions

Pour cette DDP, les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour de plus amples renseignements, les soumissionnaires doivent consulter la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, de la DDP.

Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la DDP.

Si vous voulez envoyer votre soumission par la poste ou la livrer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions d’EC sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).

Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.

Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Méthode de sélection

Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Note combinée la plus élevée pour la qualité technique et le prix

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.

Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DDP. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.

Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DDP doivent les télécharger à partir de la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.

Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.

Comptes rendus

Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la DDP. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la DDP. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.