SERVICES DE GESTION DES ÉVÉNEMENTS
Numéro de sollicitation EN578-092644/D
Date de publication
Date et heure de clôture 2012/07/05 14:00 HAE
Description
Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI) Processus de demande des soumissions : Le soumissionnaire doit fournir des biens et/ou des services canadiens Pièce jointe : Aucune Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale Entente sur les revendications territoriales globales : Non Nature des besoins : PLANIFICATION DES ÉVÉNEMENTS EN578-092644/D Amaral, Paola No. de téléphone - (613) 993-5642 No. de télécopieur - (613) 993-2581 LA PRÉSENTE EST UNE OCCASION DE QUALIFICATION CONTINUE DE L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT NO EN578-092644/000/CX. La présente est une occasion de qualification continue qui permet à de nouveaux fournisseurs de soumettre des arrangements et de devenir des titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement, et de permettre aux titulaires actuels de qualifier des ressources additionnelles ou des remplaçants [jusqu'à un total de trois (3) pour chaque catégorie de personnel]. Chaque nouveau fournisseur conforme se verra attribuer un arrangement en matière d'approvisionnement et son nom sera ajouté à la liste existante des titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement, sous réserve qu'il satisfasse à toutes les exigences de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement initiale, qui sont comprises dans ce document. Les titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement actuels qui proposent des ressources additionnelles ou des remplaçants entièrement conformes recevront une modification à leur arrangement en matière d'approvisionnement actuel. Les titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement actuels qui essaient de qualifier des ressources additionnelles ou des remplaçants n'ont pas à soumettre un arrangement détaillé ou à soumettre de nouveau leur arrangement initial. Ils doivent seulement traiter les exigences M.2, M.3 et R.1 ainsi que les exigences relatives à la sécurité dans leur arrangement visant à donner suite à l'occasion de qualification continue. Remarque : toute demande relative à la qualification des remplaçants doit être accompagnée d'une justification conforme à la section 1.4, Statut et disponibilité du personnel, de la Partie 5, Attestations. Le défaut de fournir un motif conforme à la section intitulée « Statut et disponibilité du personnel» rendra le remplaçant non conforme. NATURE DU BESOIN : Le gouvernement du Canada souhaite obtenir une gamme complète de services de planification d'événements, notamment : réunions, colloques, ateliers, sommets, consultations, tables rondes, remises de prix, galas et cérémonies d'ouverture «sur demande». Les services seront fournis à la Direction de l'approvisionnement en communication (DAC) de TPSGC pour le compte de ministères et d'organismes du gouvernement du Canada mentionnés aux annexesI, I.I, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques. À la suite de ce processus concurrentiel, TPSGC autorisera l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA). La présente demande servira également à établir une liste distincte de fournisseurs autochtones qualifiés en vertu du Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones (PMREA). Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens. PÉRIODE DE L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT : La période pour attribuer des contrats en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement est du 1er août 2012 au 31 juillet 2013. LES ARRANGEMENTS EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT : 1. Pour les besoins d'une valeur d'au plus 100 000 $, excluant toutes les taxes applicables, les titulaires d'AMA suivants seront invités à participer au processus de demande de soumissions: Le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix», déterminé selon la méthode de sélection décrite à l'article 2 de la partie 3 de la demande de soumissions initiale; Un titulaire d'AMA recommandé par le client; Un titulaire d'AMA choisi au hasard par la Direction de l'approvisionnement en communication (DAC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le fournisseur sera choisi au hasard à l'aide de la fonction RAND() de Microsoft Excel. Ce processus de demande de soumissions sera également appelé une « mini-demande de propositions (mini-DP) ». 2. Pour les besoins d'une valeur supérieure à 100 000 $ mais inférieure à 400 000 $, excluant toutes les taxes applicables, tous les titulaires d'AMA seront invités à présenter une proposition. Ce processus de demande de soumissions sera appelé une « DP aux termes de l'AMA». 3. Pour les besoins d'une valeur supérieure à 400 000 $, excluant toutes les taxes applicables, la demande de soumissions sera publiée par l'entremise du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), ce qui permettra aux membres de l'industrie de présenter des propositions. EXIGENCES OBLIGATOIRES : M.1 Proposition Financière Le fournisseur doit fournir de l'information sur les coûts, strictement conforme aux modalités de paiement stipulées à l'annexe « B » et à l'appendice « 2 ». M.2 Ressources proposées Le fournisseur doit nommer entre une (1) et trois (3) personnes pour chacune des catégories de personnel suivantes. Toutes les personnes proposées doivent être des employés du fournisseur. Aux fins de cette exigence obligatoire, un «employé» est une personne qui a été embauchée à temps plein par le fournisseur pour réaliser les travaux de l'entreprise et qui n'est pas un sous-traitant ou qui ne travaille pas à temps partiel ou à son compte. La même personne peut être proposée pour plus d'une catégorie de personnel, mais elle doit satisfaire à tous les critères de chacune des catégories (conformément aux définitions ci-dessous) et les tarifs proposés à l'appendice « 2 » pour toutes les catégories de cette ressource doivent être identiques. Par exemple, si trois personnes différentes sont proposées pour le poste de gestionnaire principal d'événements, et que trois autres personnes (dont une a également été proposée pour le poste de gestionnaire principal d'événements) sont également proposées pour le poste de gestionnaire d'événements, la personne proposée pour les deux postes doit satisfaire aux critères ci-dessous relatifs à ces deux postes, et les tarifs proposés à l'appendice « 2 » pour le gestionnaire principal d'événements et le gestionnaire d'événements doivent être les mêmes. Le gestionnaire principal d'événements doit satisfaire à toutes les exigences suivantes: au moins trois (3) années d'expérience de la direction de l'élaboration et de la réalisation d'activités, en particulier, des activités de prestige (grande visibilité, portant sur une question de politique de nature délicate ou auxquelles participent des hauts fonctionnaires); expérience de la gestion d'événements dont la part qui lui a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 200000$ et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance, et tout revenu découlant du projet, le cas échéant); gestion d'activités auxquelles ont participé des délégués de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués internationaux, ou des deux catégories; gestion d'événements ayant duré au moins trois (3) jours et qui exigaient que le personnel de l'entreprise soit sur les lieux; gestion d'activités auxquelles ont participé au moins cent (100) délégués; prestation ou direction des services d'hébergement et d'accueil, de transport, d'inscription et d'impression ou de publication. Le gestionnaire d'événements doit satisfaire à toutes les exigences suivantes: au moins deux (2) années d'expérience de la direction de l'élaboration et de la réalisation d'activités, en particulier, des activités de prestige (grande visibilité, portant sur une question politique de nature délicate ou auxquelles participent des hauts fonctionnaires); expérience de la gestion d'événements dont la part qui lui a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 200000$ et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance, et tout revenu découlant du projet, le cas échéant); gestion d'activités auxquelles ont participé des délégués de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués internationaux, ou des deux catégories, gestion d'événements ayant duré au moins trois (3) jours et qui exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur les lieux; gestion d'activités auxquelles ont participé au moins cent (100) délégués; prestation ou direction des services d'hébergement et d'accueil, de transport, d'inscription et d'impression ou de publication. Le coordonnateur d'événements doit satisfaire à toutes les exigences suivantes: au moins une (1) année d'expérience de la coordination de l'élaboration et de la réalisation d'activités; expérience de la coordination d'événements dont la part qui lui a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 100000$ et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance, et tout revenu découlant du projet le cas échéant); coordination d'activités auxquelles ont participé des délégués de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués internationaux, ou des deux catégories. coordination d'événements ayant duré au moins deux (2) jours et qui exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur les lieux; coordination d'activités auxquelles ont participé au moins cinquante (50) délégués; il a fourni ou coordonné au moins deux (2) des services suivants: hébergement et d'accueil, transport, inscription et impression ou publication. Le gestionnaire des finances doit satisfaire à toutes les exigences suivantes: au moins trois (3) années d'expérience de la gestion financière dans les secteurs des événements spéciaux, de la gestion de l'accueil, de la gestion hôtelière ou du tourisme pour des projets dans le cadre desquels l'entreprise a été responsable de l'encaissement, de la gestion et du décaissement des fonds versés par le client, apportés par les recettes de l'inscription des délégués et provenant de toute autre source pour les projets dont le coût total s'est élevé à 100000$ et plus. L'adjoint au coordonnateur d'événements doit satisfaire à toutes les exigences suivantes: au moins six (6) mois d'expérience comme adjoint à la coordination de l'exécution d'événements; expérience de la coordination d'événements dont la part qui lui a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 50000$ et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance, et tout revenu découlant du projet le cas échéant); coordination d'activités auxquelles ont participé des délégués de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués internationaux, ou des deux catégories. coordination d'événements ayant duré au moins deux (2) jours et qui exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur les lieux; coordination d'activités auxquelles ont participé au moins cinquante (50) délégués; prestation ou coordination d'au moins un (1) des services suivants: hébergement et d'accueil, transport, inscription et impression ou publication. Le fournisseur doit démontrer clairement que chaque ressource proposée est conforme à la définition de la catégorie applicable précitée. Remarque : Si un titulaire actuel d'arrangement en matière d'approvisionnement compte qualifier un ou des remplaçants, le fournisseur doit indiquer le nom de la ressource qui doit être remplacée, le nom du remplaçant proposé et les motifs du remplacement. Le défaut de fournir un motif jugé acceptable aux termes de la section 1.4, Statut et disponibilité du personnel, de la Partie5, Attestations, de la demande de soumissions initiale rendra le remplaçant non conforme. L'équipe d'évaluation doit juger que le remplaçant possède une expérience et des qualifications semblables ou supérieures à celles de la ressource initiale proposée. Le fournisseur doit clairement démontrer dans son arrangement comment chaque remplaçant est conforme à la définition de la catégorie applicable ci-dessus. Cette exigence obligatoire sera cotée en R.1. M.3 Projets de planification d'événements Le fournisseur doit fournir cinq (5) projets de planification d'événements qui ont eu lieu après le 1erjanvier 2004. Tous les gestionnaires principaux d'événements, les gestionnaires d'événements, les coordonnateurs d'événements, les gestionnaires des finances et les adjoints au gestionnaire d'événements précisés en M.2 doivent avoir participé à la planification d'au moins un (1) événement. Un événement peut servir à démontrer les compétences de plus d'une ressource, tout en respectant la limite maximale de cinq (5) projets à présenter. Au moins trois (3) des cinq (5) projets doivent démontrer la capacité du fournisseur de fournir des services de planification d'événements lorsque le profil des participants est varié. «Participant» désigne notamment un auditoire, un délégué, un conférencier ou un présentateur, un modérateur, un président de séance ou le membre d'un groupe de clients. «Varié» est défini comme comportant au moins trois des profils suivants: grand public, personnes du troisième âge, jeunes gens, cadres supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires, vétérans, etc. - au sein d'un seul événement. Le fournisseur doit fournir ce qui suit: Le nom du projet ou de l'événement; Le lieu et la durée de l'événement, en précisant les dates de début et de fin; Les personnes proposées à évaluer; Le profil des participants (comme définis plus haut) à l'événement. Remarque : Si un titulaire d'arrangement en matière d'approvisionnement actuel compte qualifier une ou des ressources additionnelles, ou un ou des remplaçants, le fournisseur doit fournir un (1) projet de planification d'événements pour chaque ressource additionnelle ou remplaçant, jusqu'à un maximum de cinq (5) projets de planification d'événements qui ont eu lieu après le 1er janvier 2004. Un événement peut servir à démontrer les compétences de plus d'une ressource, tout en respectant la limite maximale de cinq (5) projets à présenter. Cette exigence obligatoire sera également cotée dans le cadre de l'exigence cotée R.1. M.4 Langue Le fournisseur doit confirmer que son entreprise peut fournir les services dans les deux langues officielles (anglais et français). Le fournisseur doit donc inclure une copie dûment signée et datée de l'attestation dans la proposition technique de son arrangement. BASE DE SÉLECTION : 1. Pour être déclaré recevable, un arrangement doit : respecter toutes les exigences de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA); satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires; obtenir au moins 50 p. 100 des points pour le critère R.1 et 70 p. 100 des points pour le critère R.2. Il n'y a pas de seuils minimums pour R.3 ou R.4. L'échelle de cotation compte 870 points. 2. Les arrangements qui ne satisfont pas les paragraphes (a) ou (b) ou (c) seront déclarés non recevables. 3. Les arrangements des fournisseurs autochtones et non autochtones déclarées entièrement conformes seront recommandées pour l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Une liste distincte sera dressée pour les fournisseurs autochtones dans le cadre du Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones. 4. Détermination du «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix»: Le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix» conservera son statut pendant la durée de l'arrangement en matière d'approvisionnement, à moins que son arrangement soit retiré ou que le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix» soit retiré de la liste des fournisseurs. La présente occasion de qualification continue de l'arrangement en matière d'approvisionnement n'a aucune incidence sur le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix». EXIGENCES RELATIVES à LA SéCURITé : 1. Les conditions suivantes doivent être respectées avant l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement : Le fournisseur doit détenir une attestation de sécurité d'organisme valable tel qu'indiqué à la Partie 6A - Arrangement en matière d'approvisionnement; Les individus proposés par le fournisseur et qui doivent avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature classifiée ou protégée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé doivent posséder une attestation de sécurité tel qu'indiqué à la Partie 6A - Arrangement en matière d'approvisionnement; Le fournisseur doit fournir le nom de tous les individus qui devront avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature classifiée ou protégée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé. 2. Pour de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la sécurité, les soumissionnaires devraient consulter le document « Exigences de sécurité dans les demandes de soumissions de TPSGC - Instructions pour les soumissionnaires » sur le site Web Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels. NOTA : Les arrangements en matière d'approvisionnement seront autorisés une fois que l'évaluation sera terminée, et ce processus ne sera pas retardé pour permettre aux fournisseurs d'obtenir l'attestation de sécurité requise. Les fournisseurs ont la responsabilité d'assurer le suivi auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) pour s'assurer que l'attestation est valide. Date de livraison : Indiquée ci-dessus L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs. Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.
Durée du contrat
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Accords commerciaux
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Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Coordonnées
Organisation contractante
- Organisation
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Adresse
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11, rue Laurier, Phase III, Place du PortageGatineau, Québec, K1A 0S5Canada
- Autorité contractante
- Amaral, Paola B.
- Numéro de téléphone
- (613) 993-5642 ( )
- Télécopieur
- (613) 993-2581
- Adresse
-
360 Albert St. / 360, rue Albert
12th Floor / 12ième étageOttawa, Ontario, K1A 0S5
Organisation(s) d'achat
- Organisation
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Adresse
-
11, rue Laurier, Phase III, Place du PortageGatineau, Québec, K1A 0S5Canada
Détails de l'offre
Tous les détails concernant cette occasion de marché sont disponibles dans les documents ci-dessous. Cliquez sur le nom du document pour télécharger le fichier. Communiquez avec l'agent(e) de négociation des contrats si vous avez des questions concernant ces documents.
Titre du document | Numéro de la modification | Langue | Téléchargements unique | Date de l’ajout |
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Anglais
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