Gestion et planification d'évènements

Entente sur le commerce : Accord de libre-échange canadien (ALEC)
Processus de demande des soumissions : Le soumissionnaire doit fournir des biens et/ou des services canadiens
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure  proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

Gestion et planification d'évènements

W7714-196629/A
Leblanc(CX Div.), Marc-Andre
N° de téléphone - (613) 998-1966 (    )

Le ministère de la Défense nationale (MDN) a besoin de services de gestion d'événements, y compris des webémissions, des réunions, des conférences, des ateliers, des sommets, des symposiums, des consultations et des tables rondes « sur demande » pour appuyer le programme Innovation pour l'excellence et la sécurité dans la défense.

Le programme Innovation pour l'excellence et la sécurité dans la défense incitera les innovateurs à trouver des solutions aux nouveaux problèmes de défense et de sécurité. Ce nouveau programme appuiera l'innovation en matière de technologie, de connaissances et de résolution de problèmes, qui est essentielle pour le Canada et ses alliés afin d'atténuer les nouvelles menaces, de conserver un avantage sur nos adversaires et de répondre aux besoins changeants en matière de défense et de sécurité, et ce, tout en générant des bénéfices économiques pour le Canada.

La période du contrat est à partir de la date de l'attribution jusqu'à deux ans après la date d'attribution, et il y a deux périodes d'option d'une année chacune.

Ce besoin ne comporte pas des exigences relatives à la sécurité. 

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord de libre échange canadien (ALEC). 

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi s'applique au présent besoin.

Critères techniques obligatoires 

O.1 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE
Le soumissionnaire doit :
• avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au moins trois (3) ans au cours desquels il s'est spécialisé dans la prestation de services de gestion d'événements;
• disposer d'un lieu d'affaires physique au Canada.
• Le soumissionnaire doit fournir, par écrit :
1. le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
2. le nombre d'années au cours desquelles l'entreprise s'est spécialisée dans la prestation de services de gestion d'événements;
3. l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise (y compris l'adresse, la ville/le village, la province/le territoire et le code postal de chacun).
O.2 Ressources Proposées
RESSOURCES PROPOSÉES
Le soumissionnaire doit nommer entre une (1) et trois (3) personnes pour chacune des catégories de personnel suivantes. Toutes les personnes proposées doivent être des employés ou des sous-traitants du soumissionnaire. La sous-traitance n'a pas pour effet de dégager l'entrepreneur de ses obligations stipulées dans le contrat, ni d'imposer au Canada des responsabilités envers un sous-traitant.
 
Le soumissionnaire doit clairement montrer comment chaque ressource proposée correspond à la définition de la catégorie applicable ci-dessus.

Le gestionnaire principal d'événements doit satisfaire à toutes les exigences suivantes :
a. au moins trois (3) années d'expérience de l'encadrement de l'élaboration et de la réalisation d'activités, en particulier, des activités de prestige (grande visibilité, portant sur une question de politique de nature délicate ou auxquelles participent des hauts fonctionnaires);
b. expérience de la gestion d'événements dont la part qui lui a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 200 000 $ ou plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance, et tout revenu découlant du projet, le cas échéant);
c. gestion d'activités auxquelles ont participé des délégués de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués internationaux, ou des deux catégories;
d. gestion d'événements ayant duré au moins (3) jours et qui exigeaient que le personnel de l'entreprise soit sur les lieux;
e. gestion d'activités auxquelles ont participé au moins cent (100) délégués;
f. avoir offert tous les services suivants ou coordonné leur prestation : hébergement, accueil, transport, inscription, impression ou publications.
O.3 PROJETS DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

O.3.1 Le soumissionnaire doit fournir cinq (5) projets de gestion d'événements organisés après le 1er janvier 2008. Tous les gestionnaires principaux d'événements, les gestionnaires d'événements, les coordonnateurs d'événements, les gestionnaires des finances et les adjoints au gestionnaire d'événements indiqués en O2 doivent avoir participé à la planification d'au moins un (1) événement. Un événement peut servir à démontrer les compétences de plus d'une ressource, tout en respectant la limite maximale de cinq (5) projets à présenter. À tout le moins, trois (3) des cinq (5) projets doivent démontrer la capacité du soumissionnaire à offrir des services de planification d'événements, où la composition de l'auditoire était variée. « Participant » désigne notamment un auditoire, un délégué, un conférencier ou un présentateur, un modérateur, un président de séance ou le membre d'un groupe de clients. « Varié » est défini comme comportant au moins trois des profils suivants : grand public, personnes du troisième âge, jeunes gens, cadres supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires, anciens combattants, etc. - dans le cadre d'un seul événement.

Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants :

a) Nom du projet ou de l'événement;
b) Durée de l'événement, y compris les dates de début et de fin;
c) Personnes proposées à évaluer;
d) Profil des participants (comme définis plus haut) à l'événement. 


O.3.2 Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de trois (3) projets de gestion d'événements.

Les projets de gestion d'événements décrits doivent démontrer l'expérience du soumissionnaire. Les projets soumis dans le cadre desquels le travail a été effectué par au moins une (1) des ressources du soumissionnaire pour le compte d'une autre société ne seront pas acceptés. 

Pour chaque événement :

a. La date de début de l'événement doit être postérieure au 1er janvier 2010;
b. L'événement doit avoir eu lieu en Amérique du Nord;
c. La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir été d'au moins 100 000 $ (comprenant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
d. Au moins 40 participants ayant des profils variés ont participé à l'événement. « Participant » désigne notamment un auditoire éventuel, un délégué, un conférencier/animateur, un modérateur, un président de séance, ou le membre d'un groupe client. « Varié » signifie que la personne répond à deux (2) ou plus des profils suivants - grand public, ancien combattant, cadre supérieur, militaire, etc. (au cours du même événement). 
e. Une (1) ou plusieurs des ressources de l'entreprise doivent avoir été présentes sur les lieux pendant deux (2) jours ou plus. Dans la présente DP, le terme « Ressources » désigne le gestionnaire principal de l'événement ou le coordonnateur principal de l'événement. « Sur place » s'entend du ou des lieux où se tient l'événement et/ou du déplacement avec les participants de l'événement;
f. Tous les services de gestion d'événements suivants doivent avoir été fournis : logistique, accueil et transport.

O.3.3 Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour chacun des trois (3) échantillons de projets de gestion d'événements suivants :

• Nom du projet ou de l'événement;
• Coordonnées du client;
• Description de l'événement
• Date de début de l'événement (mois et année);
• Lieu de l'événement;
• Valeur totale en dollars de la portion du budget global assignée au soumissionnaire (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables).
• Nombre de participants présents;
• Profil des participants présents;
• Ressources de l'entreprise ou des entreprises qui étai(en)t sur place;
• Liste des services de gestion d'événements fournis. La liste doit démontrer clairement que le soumissionnaire a fourni tous les services suivants :
o Logistique
o Accueil
o Transport
O.4 Webdiffusion
Le soumissionnaire doit démontrer qu'il a réussi au moins trois (3) événements nécessitant des services de webdiffusion au cours des deux (2) dernières années précédant la clôture des soumissions. 
Dans le cas de tous les événements soumis, le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants :

a) Nom du projet et description des travaux en cause, y compris la façon dont il répond aux tâches demandées;
b) Dates de début et de fin du projet
O.5 SOUMISSION FINANCIÈRE
Le soumissionnaire doit présenter leur soumission financière en conformité avec la Pièce jointe 1 à la Partie 3 - Barème de prix et l'Annexe B - Base de paiement.
Critères techniques cotés :
CTC1
L'approche du soumissionnaire démontre une compréhension des exigences décrites à l'annexe A : Énoncé des travaux.
CTC2
L'approche du soumissionnaire démontre une affectation réaliste et réalisable des ressources pour fournir les produits livrables dans les délais requis.
CTC3
Expérience de l'équipe de projet :
L'équipe de gestion d'événements proposée par le soumissionnaire possède une expérience collective et pertinente de la gestion d'événements ou d'autres projets semblables. Un exemple peut être proposé par le soumissionnaire ou un membre de l'équipe de gestion de l'événement, mais son rôle dans l'événement doit être clairement décrit (p. ex. gestionnaire de l'événement, coordonnateur de l'événement, etc.). 

Les projets semblables sont définis comme suit : séances de formation dans le cadre d'une stratégie de formation coordonnée plus vaste, réunions animées dans le cadre d'une stratégie de consultation publique coordonnée plus vaste, salons de la recherche dans les universités et les collèges.

Notez que les sous-activités d'un événement ne seraient pas considérées comme des projets distincts, par exemple, si une conférence comportait plusieurs sous-événements ou thèmes d'événement qui seraient considérés comme un seul exemple.
CTC4
L'une des ressources proposées par le soumissionnaire possède de l'expérience démontrée en collaboration avec des intervenants clés du secteur de la défense et de la sécurité.
CTC5
Les membres de l'équipe de projet - à l'exception du gestionnaire de l'événement - démontrent collectivement une expérience pertinente de la prestation de services de gestion d'événements dans les secteurs de la défense et de la sécurité et dans les secteurs universitaires ou autres secteurs industriels. Dans ce cas, l'expérience des membres de l'équipe de gestion de l'événement est évaluée en tant que groupe. Ainsi, les quatre exemples peuvent être tirés d'une seule ressource.

Notez que les sous-activités d'un événement ne seraient pas considérées comme des projets distincts, par exemple, si une conférence comportait plusieurs sous-événements ou thèmes d'événement qui seraient considérés comme un seul exemple.
Méthode de sélection :
Critères techniques obligatoires 
Critères techniques cotés - Note combinée la plus haute sur le plan du mérite technique (50%) et du prix (50%)
Une soumission doit respecter toutes les exigences de la demande de soumissions, et doit satisfaire à tous les critères obligatoires pour être déclaré comme étant recevable.  Un soumissionnaire doit aussi obtenir un pointage minimum de 70% pour les critères techniques cotés pour être considéré comme étant recevable.
La soumission recevable qui obtiendra la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix sera recommandée pour l'attribution du contrat.

POUR VISUALISER LA DEMANDE DE PROPOSITIONS COMPLÈTE, VEUILLEZ TÉLÉCHARGER LE DOCUMENT SUR LE SITE WEB DE ACHATS ET VENTES (WWW.ACHATSETVENTES.GC.CA)

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.