Gestion et planification d'évènements

Entente sur le commerce : Accord de libre-échange canadien (ALEC)
Processus de demande des soumissions : Si +de 2 soumissions visent biens/services canadiens, aucune autre ne sera considérée
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

Gestion et planification d'évènements

W7714-196676/B
Leblanc(CX Div.), Marc-Andre
N° de téléphone - (613) 998-1966

Le ministère de la Défense nationale (MDN) a lancé le programme Innovation pour la défense, l'excellence et la sécurité (IDEeS)* dans le but d'inciter les innovateurs à trouver des solutions aux nouveaux enjeux en matière de défense et de sécurité. Ce nouveau programme favorise les innovations en matière de technologies, de connaissances et de résolution de problèmes, qui sont essentielles pour le Canada et ses alliés afin d'atténuer les nouvelles menaces, de conserver un avantage sur leurs adversaires potentiels et de répondre à leurs besoins changeants en défense et sécurité.
Le programme IDEeS cherche à obtenir les services d'un fournisseur externe, au fur et à mesure des besoins, qui planifiera, créera, organisera et coordonnera différentes épreuves liées aux environnements d'essai associés à l'un ou l'autre des éléments du programme.  Voici des exemples d'éléments d'IDEeS qui peuvent comprendre une épreuve préparatoire (EP) :
• Projets compétitifs, où une solution en élaboration peut être soumise à un environnement d'essai afin de la faire évoluer vers des prototypes et des capacités potentielles.
• Concours, où plusieurs innovateurs peuvent faire la démonstration simultanée de leurs solutions dans des environnements d'essai fournis par le MDN dans le cadre d'un concours.
• Environnements protégés, pour donner aux innovateurs l'occasion de montrer leurs prototypes et de recevoir des commentaires sur leur applicabilité à la défense.
• Évaluation et mise en œuvre des innovations, afin que le MDN dispose d'un nombre limité d'unités de préproduction d'une solution aux fins d'évaluation dans un environnement d'essai réaliste par des opérateurs qui fournissent une rétroaction directe aux innovateurs.

La période du contrat est à partir de la date de l'attribution jusqu'à un an après la date d'attribution, et il y a trois périodes d'option d'une année chacune.

Les exigences relatives à la sécurité suivantes (LVERS et clauses connexes, tel que prévu par le Programme de sécurité des contrats) s'appliquent et font partie intégrante du contrat.

1.  L'entrepreneur ou l'offrant doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat ou de l'offre à commandes, une cote de sécurité d'installation valable au niveau OTAN SECRET, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

2. Ce contrat comprend un accès à des marchandises contrôlées.  Avant d'avoir accès, le soumissionnaire doit être inscrit au Programme des Marchandises Contrôlées de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3.  Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉ et/ou CLASSIFIÉS CANADIEN, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau OTAN SECRET, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC. 

4. Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉ et/ou CLASSIFIÉS ÉTRANGÈRES, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau OTAN SECRET, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.

5. Les membres du personnel de l'entreprise qui doivent avoir accès aux biens ou aux renseignements OTAN NON-CLASSIFIÉS n'ont pas besoin d'avoir une attestation de sécurité ; toutefois, l'entrepreneur doit s'assurer que de tiers n'auront pas accès aux renseignements OTAN NON-CLASSIFIÉS et que le principe du « besoin de savoir », sera appliqué.
 
6. Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens OTAN DIFFUSION RESTREINTE, doivent être citoyens d'un pays membre de l'OTAN ou doivent être résident permanents du Canada et doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ ou son équivalent en vigueur, délivrée ou approuvée par l'autorité de sécurité compétente déléguée par l'OTAN.

7. Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS OTAN, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent être résidents permanents du Canada ou citoyens d'un pays membre de l'OTAN et doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau OTAN SECRET, délivrée ou approuvée par l'autorité de sécurité compétente déléguée par l'OTAN.

8.  L'entrepreneur ou l'offrant NE DOIT PAS emporter de renseignements ou de biens CLASSIFIÉS hors des établissements de travail visés; et l'entrepreneur ou l'offrant doit s'assurer que son personnel est au courant de cette restriction et qu'il l'a respecte. 

9.  Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGG.

10. Avant l'attribution du contrat, l'entrepreneur doit remplir un questionnaire sur la Participation, le contrôle et l'influence étrangers (PCIE) ainsi que les documents connexes indiqués dans les lignes directrices sur la PCIE destinées aux organisations. L'entrepreneur doit soumettre ces documents dûment remplis afin d'indiquer si une tierce partie (personne, entreprise ou gouvernement) peut accéder, sans en avoir l'autorisation, à des biens ou à des renseignements COMSEC / INFOSEC ou CLASSIFÉS DE L'OTAN / ÉTRANGERS. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada  (TPSGC) déterminera si le statut « Sans PCIE » ou « Avec PCIE » doit être attribué à l'entreprise de l'entrepreneur. Si le statut « Avec PCIE » est attribué à l'entreprise, TPSGC déterminera si des mesures d'atténuation existent ou doivent être prises par l'entreprise afin qu'elle puisse obtenir le statut « Sans PCIE par atténuation ». 

11. En permanence pendant l'exécution du contrat, l'entrepreneur doit détenir une lettre de TPSGC indiquant les résultats de l'évaluation de la PCIE ainsi que le statut attribué à son entreprise, c'est-à-dire « Sans PCIE » ou « Sans PCIE par atténuation ».

12. Tout changement au questionnaire et aux facteurs connexes d'évaluation de la PCIE doit être immédiatement signalé au Secteur de la sécurité industrielle (SSI) aux fins de détermination de l'incidence du changement sur le statut lié à la PCIE.

13. En outre, l'entrepreneur ou l'offrant doit respecter les dispositions de :

 a. la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité qui se trouve à l'annexe D ; 
 b. la plus récente version du Manuel de la sécurité industrielle. 

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord de libre échange canadien (ALEC). 

Pour ce besoin, le Canada applique le processus de conformité des soumissions en phases détaillé dans la DDP.

Ce besoin est sujet à une préférence aux produits et(ou) services canadiens.  L'équipe d'évaluation devra d'abord déterminer si deux soumissions ou plus sont accompagnées d'une attestation valide de contenu canadien. Si c'est le cas, seulement les soumissions accompagnées d'une attestation valide seront évaluées selon le processus d'évaluation, sinon toutes les soumissions reçues seront évaluées
.
Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi s'applique au présent besoin.

Le contrat est assujetti aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) suivantes :
- Accord sur les revendications territoriales du Nunavut; 
-  Accord Tlicho; et
- Entente sur la revendication territoriale globale des Dénés et Métis du Sahtu.
Critères techniques obligatoires 

O1 
RESSOURCES PROPOSÉES
Le soumissionnaire doit nommer d'une (1) à trois (3) personnes pour chacune des catégories de personnel suivantes. 

Pour toutes les expériences mentionnées, le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants :
 
a) Nom, numéro de téléphone et adresse courriel du client; 
b) Dates du début et de la fin de l'expérience de la ressource;
c) Nom du projet et description du travail, y compris la façon dont la personne s'est acquittée des tâches requises dans l'énoncé des travaux.  La description de ces expériences doit montrer ce qui suit : 


O1.1 
Le gestionnaire de programme des Services de gestion des épreuves liées aux environnements d'essai (SGEEE) doit posséder au moins cinq (5) années d'expérience de la direction de la préparation et de l'exécution d'événements, dans le respect des minimums suivants :
a. au moins 10 événements;
b. au moins deux (2) de ces événements avaient un budget d'au moins 200 000 $ (y compris les honoraires professionnels, les dépenses directes, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas);
c. au moins cinq (5) de ces événements comportaient des participants de plus d'une (1) province ou d'un (1) territoire ou des délégués venant de plus d'un (1) pays, ou des deux catégories;
d. au moins cinq (5) de ces événements nécessitaient qu'au moins un (1) membre de l'équipe de projet soit sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;
e. au moins deux (2) de ces événements rassemblaient au moins cent (100) participants;
f. la ressource a fourni tous les services suivants ou en a supervisé la prestation au moins deux fois, mais pas nécessairement dans le cadre du même événement : hébergement, accueil, transport, logistique, inscription des participants, conduite des activités de groupe, y compris l'utilisation de l'équipement, et activités liées à la sécurité, comme la tenue d'exposés sur les mesures de sécurité, la surveillance et l'évaluation des situations dangereuses et non sécuritaires et l'élaboration de mesures pour assurer la sécurité du personnel.
 
 

O1.2 
Le gestionnaire des épreuves préparatoires doit satisfaire à toutes les exigences suivantes :

a. posséder une expérience d'au moins cinq (5) ans de la direction de la préparation et de l'exécution d'événements; 
b. avoir géré des événements qui avaient un budget d'au moins 200 000 $ (y compris les honoraires professionnels, les dépenses directes, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas);
c. avoir géré des événements qui rassemblaient des participants de plus d'une (1) province ou d'un (1) territoire ou des délégués venant de plus d'un (1) pays, ou des deux catégories;
d. avoir géré des événements qui nécessitaient qu'au moins un (1) membre de l'équipe de projet soit sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;
e. avoir géré des événements rassemblant au moins cent (100) participants;
f. avoir offert tous les services suivants ou supervisé leur prestation : hébergement, accueil, transport, inscription, impression ou publications, conduite d'activités de groupe, y compris l'utilisation de l'équipement, et sécurité.

Au moins une (1) des personnes proposées pour ce rôle ne doit pas aussi être proposée pour le poste de gestionnaire du programme des SGEEE.

O1.3 
Les contrôleurs des essais de l'EP doivent satisfaire à toutes les exigences suivantes :

a. avoir au moins trois (3) ans d'expérience dans la coordination de l'exécution d'activités de groupe comportant l'utilisation d'équipement dans un environnement extérieur et lors desquelles le contrôleur était responsable du commencement et de l'arrêt des activités, y compris les questions de préparation et de sécurité;
b. avoir géré des événements qui avaient un budget de plus de 100 000 $ (y compris les honoraires professionnels, les dépenses directes, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas);
c. avoir coordonné des événements rassemblant des participants de plus d'une (1) province ou d'un (1) territoire ou des délégués venant de plus d'un (1) pays, ou des deux catégories;
d. avoir coordonné des événements pour lesquels un ou plusieurs employés de l'entreprise devaient être sur place pendant trois (3) jours ou plus;
e. avoir coordonné des événements rassemblant au moins cinquante (50) participants;
f. avoir coordonné la prestation de deux (2) services ou plus parmi les suivants : hébergement, accueil, transport, inscription, impression ou publications.


O1.4 
Les coordonnateurs de la logistique et du soutien de l'EP doivent satisfaire à toutes les exigences suivantes :
a. posséder au moins trois (3) années d'expérience dans la coordination du soutien et de la logistique nécessaires à des événements comparables aux EP décrites dans les présentes.  Événement comparable s'entend de (i) ceux qui durent plusieurs jours avec plusieurs groupes de participants et au cours desquels les participants font une démonstration ou participent à une activité de groupe organisée; et de (ii) ceux où la ressource a utilisé l'équipement dans un environnement extérieur (plusieurs activités de cet ordre doivent avoir eu lieu au cours des trois années d'expérience de la ressource);
b. avoir coordonné des événements rassemblant des participants de plus d'une (1) province ou d'un (1) territoire ou des délégués venant de plus d'un (1) pays, ou des deux catégories;
c. avoir coordonné des événements pour lesquels un ou plusieurs employés de l'entreprise devaient être sur place pendant trois (3) jours ou plus;
d. avoir coordonné des événements rassemblant au moins cinquante (50) participants;
e. avoir coordonné la prestation de deux (2) services ou plus parmi les suivants : hébergement, accueil, transport et inscription des participants.

O2 
PROJETS DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

O2.1
 
Le soumissionnaire doit fournir cinq (5) projets de gestion d'événements* qui ont été réalisés au cours des dix (10) années précédant le 1 Janvier 2019. Les ressources proposées indiquées à O1 doivent avoir participé à la planification d'au moins un (1) des projets indiqués. 
* Remarque : Un projet peut servir à démontrer les compétences de plus d'une (1) ressource; pas plus de cinq (5) projets ne peuvent être présentés.

Le soumissionnaire doit, pour tous les projets mentionnés en référence, fournir les renseignements suivants :
 
a) Nom, numéro de téléphone et adresse courriel du client; 
b) Dates de début et de fin du projet;
c) Nom du projet et description du travail, y compris de la façon dont le projet respecte les exigences d'O2.1.


O2.2 
Au moins trois (3) des cinq (5) projets doivent démontrer la capacité du soumissionnaire à offrir des services de planification d'événements lors desquels les participants devaient utiliser de l'équipement dans un environnement extérieur. 

Le soumissionnaire doit, pour tous les projets mentionnés en référence, fournir les renseignements suivants :
 
d) Nom, numéro de téléphone et adresse courriel du client; 
e) Dates de début et de fin du projet;
f) Le nom du projet et une description des travaux, y compris de la façon dont le projet respecte les exigences d'O2.2.


O2.3 
Au moins deux (2) des projets de gestion d'événements doivent avoir fait appel à un agent de sécurité. 


O3 COMPÉTENCES LINGUISTIQUES DES RESSOURCES PROPOSÉES


O3.1 
Le soumissionnaire doit démontrer que le gestionnaire de programme des SGEEE et au moins un (1) des gestionnaires des épreuves préparatoires sont en mesure de travailler dans les deux langues officielles du Canada.    

Le soumissionnaire doit fournir au moins deux (2) références de projets antérieurs qui peuvent attester la capacité de la ou des ressources, soit :
 
a) Nom, numéro de téléphone et adresse électronique de la personne donnée en référence; 
b) Dates du début et de la fin de l'expérience de la ressource;
c) Nom du projet et description du travail, y compris la façon dont la personne s'est acquittée des tâches requises dans l'énoncé des travaux.

O4 ÉLABORATION D'UN PLAN DIRECTEUR DE MISE EN ŒUVRE DES ESSAIS (PDME) VIABLE
 Voir l'Annexe C, CRITÈRES D'ÉVALUATION DU PLAN DIRECTEUR DE MISE EN ŒUVRE DES ESSAIS, SECTION I.

O.5 SOUMISSION FINANCIÈRE
Le soumissionnaire doit présenter leur soumission financière en conformité avec la Pièce jointe 1 à la Partie 3 - Barème de prix et l'Annexe B - Base de paiement.
Critères techniques cotés :

C1 
Voir l'Annexe C, CRITÈRES D'ÉVALUATION DU PLAN DIRECTEUR DE MISE EN ŒUVRE DES ESSAIS, SECTION II.

Méthode de sélection :
Critères techniques obligatoires
Cotation numérique minimale
1. Pour être déclarée recevable, une soumission doit :
a. respecter toutes les exigences de la demande de soumissions;
b. satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires; et
c. obtenir au moins 31 points pour l'ensemble des critères d'évaluation techniques qui sont cotés. L'échelle de cotation compte 44 points.
2. Les soumissions ne répondant pas aux exigences de a) ou b) ou c) seront déclarées non recevables. La soumission recevable ayant le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d'un contrat.

POUR VISUALISER LA DEMANDE DE PROPOSITIONS COMPLÈTE, VEUILLEZ TÉLÉCHARGER LE DOCUMENT SUR LE SITE WEB DE ACHATS ET VENTES (WWW.ACHATSETVENTES.GC.CA)


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