DOC-Services hôteliers- IRSC/Ottawa

Entente sur le commerce : AECG / OMC-AMP / PTPGP / ALEC
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur intéressé peut présenter une soumission
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

DOC-Services hôteliers- IRSC/Ottawa
0E174-190529/A
Dumoulin Daguilh, Mireille
N°de téléphone:(613)407-4443 

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont l'organisme fédéral de financement 
de la recherche en santé au Canada. Les IRSC fournissent le support financier aux 
Chercheurs, de tout le Canada, dans les quatre domaines clé de la recherche en santé : 
biomédicales, cliniques, services des systèmes de santé et santé de la population.

Les IRSC sont à la recherche de services hôteliers à Ottawa en Ontario au Canada, incluant :

-des services d'hébergement (chambres);
-des services de traiteur;
-des salles de réunion; et
-des services de logistique. 

Les services doivent répondre aux besoins des experts scientifiques bénévoles, des chercheurs, des examinateurs par les pairs et des réunions ad hoc des IRSC, selon les besoins, au moyen d'offres à commandes multiples (jusqu'à huit offres à commandes) pour une durée de cinq ans, à compter d'octobre 2019, y compris deux périodes d'option d'un an.
Environ 140 réunions sont nécessaires au cours d'une période d'un an et correspondent à un nombre de chambres maximum estimé à 4 000 nuitées.

Les réunions se déroulent généralement pendant la semaine et durant le jour, mais certaines 
réunions peuvent se tenir en soirée et les fins de semaine.

Les Offrants seront classés en 2 volets :

i.Volet 1 :
Salles de réunion : d'une superficie minimale de 800 pieds carrés, pouvant accueillir jusqu'à 36 personnes; et pendant les périodes de pointe de réunions, où il y a un minimum de 40 réunions au cours d'une période de quatre à cinq semaines (ce qui ne se produit habituellement pas plus de deux fois par année), on peut prévoir jusqu'à 235 invités pour le dîner; ou

ii.Volet 2 :
Salles de réunions : d'une superficie minimale de 500 pieds carrés, pouvant accueillir jusqu'à 25 personnes; et lors de réunions ad hoc, il peut y avoir jusqu'à 50 personnes pour le dîner.

Jusqu'à 5 offres à commandes peuvent être émises pour le volet 1 et jusqu'à 3 offres à commandes pour le volet 2.

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord sur les marchés publics de l'organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), de l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECG) et de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC), l'Accord de libre-échange entre le Canada et le Chili (ALECC), l'Accord de Partenariat Trans pacifique global et Progressiste (APTGP), l'Accord de libre-échange Canada-Corée et l'Accord de libre-échange entre le Canada et l'Ukraine.

Il n'y a pas d'exigences relatives à la sécurité, liées au besoin de l'Offre à commandes.

L'hôtel du soumissionnaire DOIT se situer dans un rayon de dix (10) kilomètres du siège social des IRSC, soit le 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario), Canada, K1A 0W9.

La demande d'Offre à commandes inclut des critères techniques et financiers obligatoires. Les critères financiers obligatoires sont les suivants:

1- Le tarif des chambres doit être égal ou inférieur au tarif d'hébergement contenu dans le 
Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en vigueur au moment de la clôture des soumissions;

2- Pour les services de traiteur, l'Offrant doit soumettre des prix en dessous ou égaux à la limite des dépenses, indiquée au tableau 1 de l'Annexe B. Tout offrant qui dépasse la limite de dépenses pour les services de traiteur sera disqualifié du processus d'appel d'offres et ne sera pas pris en considération.

Les offres doivent être soumises par courriel uniquement à Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) au plus tard à la date et à l'heure indiqués à la page 1 de la DOC;
En raison du caractère de la DOC, les offres transmises par télécopieur ne seront pas acceptées. 

Pendant le processus d'évaluation, des représentants des IRSC visiteront les installations de l'offrant pour déterminer la pertinence et l'exactitude de l'information contenue dans l'offre.
La visite de site est obligatoire. 

Méthode de sélection: Une offre doit respecter les exigences de la demande d'offres à commandes et satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques et financiers obligatoires pour être déclarée recevable. Les offres recevables avec les prix évalués les plus bas seront recommandées pour l'émission d'une offre à commandes (Volet 1 et/ou Volet 2).

Au moment de l'émission d'une commande subséquente, lorsqu'un besoin est identifié, l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ».

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.