Services de gestion des installations pour la Station canadienne de recherche dansl'Extrême-Arctique

Entente sur le commerce : AECG / OMC-AMP / PTPGP / ALÉNA / ALEC / ALEs avec Pérou / Colombie / Panama / Corée
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur intéressé peut présenter une soumission
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : S/O - P&D/LI seulement
Entente sur les revendications territoriales globales : Oui
Nature des besoins : 

ET025-202063/A
Fagan, Mike
N° de téléphone - (204) 296-5375
Nº fax - (204) 983-7796

DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS (DDR)

POUR

Services de gestion des installations pour la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA), située à Cambridge Bay (Nunavut)

POUR

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
 

NATURE DES BESOINS

La présente DDR n'est pas une demande de soumissions. La présente demande de renseignements (DDR) ne donnera pas lieu à l'attribution d'un contrat; par conséquent, les fournisseurs potentiels de biens ou de services décrits dans la présente DDR ne devraient pas réserver de stocks ou d'installations, ni attribuer des ressources en fonction de l'information contenue dans la présente DDR. Celle-ci ne servira pas à la création d'une liste de fournisseurs. Donc, le fait qu'un fournisseur potentiel réponde ou non à cette DDR ne l'empêchera pas de participer à un processus d'approvisionnement futur. En outre, la présente DDR n'entraînera pas nécessairement l'achat de l'un ou de l'autre des biens et des services qui y sont décrits. Elle vise seulement à solliciter les commentaires de l'industrie et d'autres intervenants sur les points qui y sont abordés. Elle contient des extraits qui pourront être utilisés ou non dans la demande de propositions (DP) à une date ultérieure. Les dépenses engagées par les répondants pour répondre à la présente DDR ne seront pas remboursées par le gouvernement du Canada.

CONTEXTE

SPAC se prépare à lancer une demande de propositions (DP) pour des services de gestion des installations à la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA) à Cambridge Bay, au Nunavut. 

La nouvelle installation de la SCREA sert d'administration centrale à Savoir polaire Canada (POLAIRE), qui y tient son établissement public, des bureaux, différents laboratoires à vocation scientifique à l'intention de POLAIRE et de chercheurs invités du monde entier, des lieux d'entreposage et de services aux fins du soutien sur place et un espace public polyvalent pour les intervenants externes et d'autres parties. La SCREA est occupée par POLAIRE, un organisme fédéral créé en 2015 qui a pour mandat de faire avancer les connaissances du Canada sur l'Arctique et de renforcer le leadership du Canada en sciences et technologies polaires.

L'installation de la SCREA est composée d'un bâtiment de recherche principal, d'un bâtiment de recherche sur le terrain et d'entretien, et de deux bâtiments comprenant chacun trois appartements. La construction des logements et du bâtiment de recherche sur le terrain et d'entretien a été achevée le 1er décembre 2017. En raison de lacunes qui subsistent dans la construction, les principaux travaux d'installation du système de chauffage, de ventilation et de climatisation du bâtiment de recherche principal ne sont pas réputés achevés et demeurent la responsabilité de l'entrepreneur en construction. Un contrat de gestion des installations pour la SCREA est en vigueur depuis le 18 août 2017, et prendra fin le 30 septembre 2020, date à partir de laquelle un nouveau contrat de gestion des installations devra être conclu. Il faut prévoir une période de transition opérationnelle de quatre mois avant l'achèvement du contrat actuel de gestion des installations. 

Le nombre d'employés de POLAIRE est constant tout au long de l'année; toutefois, en été, la population totale de la SCREA augmente en raison de l'augmentation du nombre de chercheurs internationaux qui utilisent l'installation. 

Des locaux du bâtiment de recherche principal sont mis à la disposition d'intervenants externes pour différentes activités. Il peut s'agir par exemple d'assemblées communautaires, de discussions avec les aînés, de visites des installations ou de camps scientifiques scolaires. Ces activités, qui ont généralement lieu deux ou trois fois par mois, le soir ou la fin de semaine, devraient devenir plus fréquentes au cours de la durée du contrat. 

Le fournisseur de services de gestion des installations devra exploiter et entretenir l'installation et en planifier l'aménagement en utilisant son propre effectif et ses propres sous-traitants, de sorte que POLAIRE puisse se consacrer exclusivement à sa mission, qui consiste à mener des activités de recherche scientifique et technologique de pointe dans le Nord canadien. Le fournisseur de services de gestion des installations doit s'assurer que l'installation est entretenue selon des normes élevées, qu'elle constitue un milieu de travail sain et sûr, et qu'elle est conforme aux politiques du Conseil du Trésor applicables aux opérations de l'installation et du gouvernement. Les politiques applicables du Conseil du Trésor seront indiquées dans la DP. 

Le fournisseur de services apportera un éventail de services tout en faisant preuve de souplesse et d'adaptabilité tandis que POLAIRE augmente ses effectifs, accélère ses activités, et progresse vers la capacité opérationnelle complète. Conformément à la nouvelle Directive sur les marchés de l'État, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut, des services ont été dégroupés de l'énoncé de travail et ne sont donc pas inclus dans la liste des services éventuels ci-après :
• Services généraux de gestion des installations; santé et sécurité, communications, tenue de dossiers, etc.; 
• Transition opérationnelle;
• Immeubles (fonctionnement et entretien);
• Traitement des appels de service et gestion des incidents;
• Services relatifs aux travaux d'urgence;
• Gestion des services publics;
• Services de nettoyage;
• Services de bureaux de passage;
• Entretien de l'équipement scientifique de laboratoire comme les hottes de laboratoire;
• Services de gestion de l'environnement;
• Services de gestion des stocks;
• Planification de la gestion des immeubles;
• Évaluations du rendement de l'immeuble;
• Services de régime de mesure du rendement;
• Autorisations de tâches pour les travaux effectués « au besoin » et les services de réalisation de projets directement auprès du client. 
La DDR pourrait entraîner le dégroupement d'autres services liés à ce besoin. Tout dégroupement éventuel serait assujetti à une évaluation des risques opérationnels et à une évaluation de l'efficience en ce qui a trait à l'exécution de l'ensemble du projet ainsi qu'à une évaluation de la capacité et à un examen du Répertoire des entreprises inuites.

EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ 

À la date de clôture des soumissions, les conditions suivantes doivent être respectées :

• L'entrepreneur ou l'offrant doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat ou de l'offre à commandes, une attestation de vérification d'organisation désignée en vigueur, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

• Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des établissements de travail dont l'accès est réglementé doivent TOUS détenir une COTE DE FIABILITÉ valide, délivrée ou approuvée par la DSIC de SPAC.

De plus, les contrats de sous-traitance dans lesquels sont définies des exigences relatives à la sécurité NE doivent PAS être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de SPAC.

STRATÉGIE D'APPROVISIONNEMENT ENVISAGÉE 

Ce marché est assujetti à l'Accord entre les Inuit de la région du Nunavut et Sa Majesté la Reine du chef du Canada (l'Accord du Nunavut).

L'article 24 de l'Accord du Nunavut contient une disposition exigeant l'inclusion de critères de soumission socio-économiques dans le document d'appels d'offres, si la chose est pratique et compatible avec de bons principes de gestion des marchés. La nouvelle Directive sur les marchés de l'État, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut (la Directive) entre en vigueur le 20 décembre 2019 et clarifie les obligations de l'Accord du Nunavut.

Étant donné que ce besoin doit s'appliquer dans la région du Nunavut, l'Accord sur le Nunavut et la Directive s'appliquent tous deux.

Une évaluation du Répertoire des entreprises inuites a été effectuée et confirmée. Il a été déterminé qu'il s'agira d'un appel d'offres ouvert qui ne sera pas réservé aux entreprises inuites.

En vertu de la Directive, les critères d'évaluation des soumissions doivent comprendre les critères s'appliquant aux avantages pour les Inuits et les critères s'appliquant aux avantages pour le Nunavut, en plus d'autres critères (p. ex., critères techniques, administratifs, de prix, etc.). La pondération de ces deux critères est prescrite et devrait servir de base à au moins 35 % des points disponibles alloués aux critères d'évaluation des soumissions. Les 65 % des points restants seront attribués à d'autres critères pondérés établis par le Canada (c.-à-d. les critères techniques, administratifs, de prix, etc.).

Dans leur soumission, les soumissionnaires sont priés d'inclure un plan des avantages pour les Inuits, expliquant en détail de quelle façon ils offriront des avantages liés aux critères s'appliquant aux avantages pour les Inuits et pour le Nunavut (à préciser dans la demande de propositions).

• Voir le document de mobilisation sur le Plan des avantages pour les Inuits ci-joint, qui contient des renseignements complémentaires sur les critères s'appliquant aux avantages pour les Inuits et les critères s'appliquant aux avantages pour le Nunavut.

OBJECTIF DE LA PRÉSENTE DDR

• Recueillir de l'information et connaître les parties intéressées par le projet d'approvisionnement parmi les entreprises inuites et l'ensemble de l'industrie.
• Renseigner le milieu des affaires inuit et l'industrie sur le projet d'approvisionnement en ce qui concerne les aspects visés par la Directive.
• Recueillir de l'information sur la capacité du milieu des affaires inuit à répondre aux besoins de main-d'œuvre et de sous-traitants pour ce projet.
• Recueillir de l'information sur les critères s'appliquant aux avantages pour les Inuits et les critères s'appliquant aux avantages pour le Nunavut dans le document en pièce jointe. 
• Amorcer le processus de consultation de l'industrie et de la collectivité.    
• Pour faciliter cet exercice de collecte d'information, des activités de mobilisation de la collectivité et de l'industrie pourraient être organisées.  




QUESTIONS RELATIVES À LA MOBILISATION DE L'INDUSTRIE

Aux fins de ce processus d'approvisionnement, le Canada souhaite mesurer la capacité actuelle et future pour la prestation des services énumérés précédemment aux présentes.

Veuillez tenir compte des questions suivantes dans votre réponse à la présente DDR.

1) Possédez-vous ou exploitez-vous une entreprise inuite qui pourrait envisager de fournir l'ensemble ou une partie des services relatifs à ce besoin? Dans l'affirmative, veuillez dresser la liste des compétences et de l'équipement que vous proposez, indiquer l'emplacement de votre entreprise et décrire brièvement des travaux ou des projets que votre entreprise a réalisés au cours des cinq dernières années.

2) Milieu des affaires inuit : Quelle est la capacité de fournir des travailleurs ou des sous-traitants inuits pour répondre à ce besoin?

3) Les critères s'appliquant aux avantages pour les Inuits et le Nunavut figurant dans le document ci-joint contiennent des exemples de sous-critères qui pourraient éventuellement être intégrés à chaque critère. Les sous-critères correspondent-ils à ce qui serait le plus avantageux pour la communauté inuite? Y a-t-il des sous-critères manquants qui pourraient être inclus? Certains pourraient-ils être éliminés? Lesquels revêtiraient une plus grande importance?

4) Si votre entreprise est admissible à titre d'entreprise inuite aux termes du Répertoire des entreprises inuites de NTI, votre entreprise est-elle inscrite et avez-vous inclus les services que votre entreprise est en mesure de fournir? Dans la négative, pour quelle raison votre entreprise n'est-elle pas inscrite?

5) Entrepreneurs principaux intéressés : Comment envisageriez-vous de collaborer avec les Inuits de la région du Nunavut afin de trouver des sous-traitants, de la main-d'œuvre (y compris la formation, p. ex. les stages), des matériaux et de l'équipement? Comment votre entreprise pourrait-elle organiser et gérer une telle collaboration?

Veuillez indiquer d'autres questions, préoccupations ou recommandations qui n'ont pas été abordées ci-dessus.

Remarques importantes à l'intention des répondants :

Les répondants peuvent présenter leur réponse à l'autorité contractante de SPAC indiquée ci-dessous, de préférence par courriel.
Mike Fagan
Spécialiste en approvisionnements, Attribution des marchés immobiliers
Services publics et Approvisionnement Canada 
Courriel/téléphone/télécopieur : Mike.Fagan@pwgsc.gc.ca/204-296-5375/204-983-7796

Les répondants doivent donner les coordonnées d'une personne-ressource dans leur réponse.

Les répondants sont invités à présenter leurs commentaires, leurs préoccupations et, le cas échéant, leurs recommandations sur la façon de répondre aux besoins ou d'atteindre les objectifs définis dans la présente DDR. Les répondants sont priés d'expliquer les hypothèses qu'ils avancent dans leur réponse.

La réponse à la présente DDR n'est pas assujettie à une structure ou à un format officiel. Le répondant ne devrait pas hésiter à fournir les renseignements qu'il estime utiles et pertinents pour l'analyse du processus d'approvisionnement par SPAC et l'élaboration de documents d'invitation à soumissionner en vue de l'achat d'une solution répondant à ses besoins.

Le gouvernement du Canada peut, à son entière discrétion, communiquer avec les répondants afin de leur poser des questions supplémentaires ou de leur demander des précisions sur tout aspect d'une réponse.

Toutes les soumissions seront traitées comme des documents confidentiels, sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information (L.R.C. [1985], ch. A-1) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. [1985], ch. P-21).

SPAC n'attribuera directement d'aucune manière les renseignements que les répondants auront désignés comme « confidentiels » ou de « propriété exclusive » dans leur réponse. 

Les réponses ne seront pas soumises à une évaluation officielle. Toutefois, SPAC examinera toutes les réponses reçues d'ici la date de clôture de la DDR. SPAC peut, à sa discrétion, examiner les réponses après la date de clôture de la DDR. 

Une équipe d'examen composée de représentants de SPAC examinera les réponses reçues. SPAC se réserve le droit d'embaucher des experts-conseils indépendants ou d'utiliser toutes les autres ressources qu'il juge nécessaires pour examiner en tout ou en partie les réponses. Tous les membres de l'équipe d'examen n'examineront pas nécessairement toutes les réponses. 

Outre tous les autres droits exprimés ou implicites, SPAC se réserve les droits suivants : 
.1 Annuler le processus de DDR en tout temps; 
.2 Annuler le processus de DDR en tout temps et lancer une nouvelle DDR concernant les mêmes renseignements ou des renseignements similaires; 
.3 Modifier, à son entière discrétion, l'échéancier et/ou la structure du processus de DDR, y compris la date de clôture; 
.4 Demander d'autres précisions ou renseignements utiles aux répondants et/ou donner aux répondants d'autres précisions ou renseignements pertinents au sujet de la DDR; 
.5 Communiquer avec tout client ou toute référence figurant dans la soumission d'un répondant; 
.6 Ne pas tenir compte d'une réponse dans son intégralité si elle contient des renseignements que SPAC juge faux, inexacts, douteux ou trompeurs. 

Il faut communiquer les questions relatives à la présente DDR à l'autorité contractante indiquée ci-dessus. Les questions doivent être reçues au plus tard le 02 décembre 2019 afin qu'il soit possible d'y répondre en temps opportun. Il se peut qu'on ne réponde pas aux demandes de renseignements reçues après cette échéance. 

Les commentaires et les réponses liés à la présente DDR doivent être reçus au plus tard le 05 décembre 2019 afin d'en permettre l'examen. Il se peut que les commentaires et questions reçus après cette date ne soient pas pris en considération.

La présente DDR peut faire l'objet de modifications. Le cas échéant, ces modifications seront publiées par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (achatsetventes.gc.ca). SPAC pourrait donner des réponses écrites aux questions reçues avant la date de clôture ou le jour de la clôture au moyen d'un addenda à la DDR ou d'une page de questions et réponses sur achatsetventes.gc.ca. Le Canada demande aux répondants de consulter achatsetventes.gc.ca régulièrement pour vérifier les modifications apportées, le cas échéant. 

Date de livraison : susmentionnée

La Couronne se réserve le droit de négocier tout achat avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.







Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.