Solution d’achats électroniques (SAE) - ÉBAUCHE DE LA DP

Entente sur le commerce : OMC-AMP/ALÉNA/ACI/et les ALE entre Canada et Pérou/Colombie/Panama
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur intéressé peut présenter une soumission
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : 
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

La présente lettre d'intérêt (LI) vise à inviter les entreprises de l’industrie des achats électroniques et les soumissionnaires éventuels à formuler des commentaires et des remarques concernant l'ébauche de demande de propositions (DP) ci-jointe. La version définitive de la DP prévue visera à fournir, à mettre en œuvre, à prendre en charge, à gérer et à exploiter une solution d’achats électroniques (SAE) entièrement hébergée et appuyée pour le gouvernement du Canada qui devrait être axée sur une approche moderne et souple à l’égard de l’administration des marchés publics. On s’attend aussi à ce que ce besoin donne l’occasion au Canada d’établir une norme pangouvernementale en matière d’approvisionnement.

Il est prévu que la SAE sera mise à profit pour établir un nouveau Service électronique d'appels du gouvernement (SEAOG) dans l'accomplissement des obligations commerciales internationales du Canada. Il est en outre prévu que l’utilisation de la SAE pourrait être élargie pour fournir des servicesd’approvisionnements aux autres entités du secteur public canadien.

En plus d’offrir une solution au niveau technologique, l’entrepreneur devra également appliquer des méthodes, des outils et des processus éprouvés de transformation et de gestion du changement, y compris la formation et les communications nécessaires avec la direction, les partenaires et les utilisateurs finaux. 

Par ailleurs, l’entrepreneur devra assurer ces services ainsi que des services connexes aux clients situés au Canada etàl’étranger dans les deux langues officielles du Canada.

RÉPONSES A LA LI

Un résumé des documents de l’ébauche de la DP est joint afin de donner un tableau plus complet des exigences de la SAE. Tous les documents sont encore sour forme d'ébauches.

Les suggestions et les commentaires devront être transmis par courriel à l'autorité contractante de TPSGC au plus tard à l'heure de fermeture des bureaux le 11 janvier 2016. Les répondants à la LI n'ont pas à fournir des propositions officielles. LeCanada ne prévoit pas tenir de rencontres en personne en lien avec la présente LI ni s’engage-t-il à fournir une réponse à chaucun des commentaires ou questions posées au Canada dans le cadre de cette rétroaction. Cependant, le Canada va examiner tous lesremarques reçues en réponse à la LI.

QUESTIONS LIÉES À L’ÉBAUCHE DE LA DP

En plus de fournir vos commentaires ou suggestions, le Canada apprécierait que vous répondiez aux questions suivantes :

Questions générales
1. Y a-t-il lieu d’apporterdes éclaircissements à l’Énoncé des travaux (EDT)?
a. Manque-t-il des éléments ou des composants liés aux travaux, tâches et/ou produits livrables dont le Canada devrait tenir compte? Dans l’affirmative, veuillez fournir des précisions.
b. Les rôles est les responsabilités décrits dans l’EDT sont-ils clairs, ou s’agit-il d’aspects qui, selon vous, devraient être précisés davantage? Avez-vous des commentaires à ce sujet?
c. Y a-t-il des problèmes qui limiteraient votre capacité à exécuter les travauxdécrits dans l'EDT?Dans l’affirmative, veuillez fournir des précisions.
d. Avez-vous des préoccupations au sujet de votre capacité de vous conformer aux exigences relatives aux lois, aux règlements et aux politiques énoncées à la partie 2 de l’EDT?

2. Selon vous, y aurait-il lieu d’ajouter des critères d’évaluation? Dans l’affirmative, veuillez décrire les critères en question et préciser pourquoi ils devraient être pris en compte. Veuillez fournir tout commentaire qui, à votre avis, favoriserait l’élaboration d’une méthode équitable et efficace qui permettrait de différencier la qualité des soumissions en se fondant sur les exigences du Canada.

3. Y a-t-il des critères d’évaluation qui empêcheraient votre entreprise de soumissionner ce besoin?Quels changements proposeriez-vous pour les atténuer?

4. Pouvez-vous donner vos commentaires sur la définition provisoire de « soumissionnaire » (voir l’article 04 - Définition de soumissionnaire du document Instructions uniformisées - biens et services -besoins concurrentiels de 2003 [2015-07-03] présenté dans la demande de propositions [DP] provisoire) en ce qui concerne les critères d’évaluation technique et les critères relatifs à l’expérience de projet énoncés dans la DP provisoire, tels que les critères O1 et C1? Cette définition est-elle pertinente et indique-t-elle clairement que le Canada n’accepte pas l’expérience de la société mère, des filiales ou des sous-traitants des soumissionnaires dans le cadre du processus d’appel d’offres?

5. Le Canada aimerait obtenir une évaluation financière qui ne se prête pas aux distorsions éventuelles, comme des soumissions comportant des « prix trop bas », ce qui peut donner lieu à des problèmes pendant la durée du contrat. L’évaluation financière vise àréduire cettepossibilité en vue d’en arriver à des prix concurrentiels, équitables et réalistes. Veuillez fournir vos commentaires au sujet de l’approche de l’évaluation et indiquer si vous estimez quelle favorisera un processus concurrentiel plus équitable.

6. La Base de paiement, à la section 7.10.1 de la Partie 7 de la DP, renferme une approche d’établissement des prix assortie de frais payés pendant la mise en œuvre. Nous aimerions limiter ce montant pendant le processus de soumission afin de garantir une concurrence équitable et d’éviter une concentration des dépenses au début par un soumissionnaire, ce qui fausserait l’évaluation financière.  Pourriez-vous fournir de la rétroaction quant au montant maximal que nous avons indiqué?

7. La Base de paiement, à la section 7.10.1 de la Partie 7 de la DP, comprend des hypothèses d’utilisation, de manière à procurer au soumissionnaire un point raisonnable d’établissement des prix, pour lequel le premier volet est de 1 à 5 000 utilisateurs. Levoletsuivant serait de 5 000 utilisateurs ou plus.  
a. Veuillez fournir des commentaires pour indiquer si ces seuils d’utilisateurs cadrent généralement avec une base de prix raisonnable pour qu’un soumissionnaire puisse présenter une soumission financière, compte tenu des exigences de l’EDT? Pourriez-vous proposer des remaniements au modèle, s’il y a lieu, y compris la stratification possible des frais d’utilisation de « 5 000 ou plus » en chiffres plus distincts (p. ex., de  5 001 à 8 000, 8 000 ou plus, etc.).
b. Le Canada intègre « utilisateurs » comme principal élément de la Base de paiement, puisqu’il s’agit à son avis d’un facteur de coût d’un soumissionnaire qui se traduit aussi par une utilisation accrue du système au fil du temps, ce quiconstitue l’un des objectifs du Canada. S’agit-il d’un élément approprié sur lequel la Base de paiement peut être fondée? Veuillez fournir des commentaires.
c. La définition d’utilisateur (qui figure dans les documents du Glossaire) constitue une définition principale étant donné quelle se rapporte à la Base de paiement. Veuillez indiquer si d’autres précisions sont requises ou s’il y lieu de la remanier en vue de garantir une concurrence équitable.

8. Pouvez-vous recommander des façons d’améliorerla Basede paiement proposée (voir la section 7.10.1 de la Partie 7 de la DP)?

9. Les paramètres figurant dans l’ébauche de la DP vous permettent-ils de fournir des estimations de coût raisonnablement précises, conformément à la Base de paiement (voir la section 7.10.1 de la Partie 7 de la DP)?

10. Un calendrier d’étapes accompagne le Bordereau de prix à l’annexe 3, lequel fait état des pourcentages de frais de transition à la SAE qui seront payés une fois chaque étape terminée. 
a. Les étapes sont-elles bien définies et appropriées? Recommanderiez-vous d’en ajouter d’autres ou d’en éliminer? Veuillez fournir des commentaires.
b. Les pourcentages attribués à chaque étape sont-ils appropriés? Veuillez fournir des commentaires.

11. Les catégories de servicesprofessionnels figurant à la section 7.1.3 de l’annexe 1 - Énoncé des travaux, sont les seules à être utilisées pour émettre des autorisations de tâches tout au long de la durée du contrat. Les catégories de services professionnels énumérées conviennent-elles à ce type de besoin? Y en a-t-il trop? En manque-t-il?

12. Avez-vous d’autres recommandations dont vous aimeriez que le Canada tienne compte?

Questions d’ordre technique
13. Y a-t-il d’autres renseignements qui vous permettraient de mieux vous préparer aux exigences du Canada pour le processus d’évaluation de la sécurité et d’autorisation (ESA), comme il est précisé dans la DP?

14. Dépôt de données : En vue d’assurer la protection et la consultation de ses données, le Canada envisage d’exiger l’établissement d’une entente relative à un dépôt de données pour la SAE.
a. Quel type de modèle de dépôt (logiciel,  nuage, données…etc.) recommanderiez-vous au  Canada de choisir et pourquoi?
b. Croyez-vous qu’un tiers devrait être sélectionnédans le cadre d’un processus d’approvisionnement distinct? Pourquoi?
c. S’il y a lieu, comment le Canada pourrait-il utiliser les données du dépôt?
d. Veuillez préciser si cette exigence est plausible et fournir une estimation de la plage de coûts éventuels. 

15. Quelles sont vos préoccupations, s’il y a lieu, en lien avec l’authentification des fournisseurs et le processus d’inscription décrit dans l’EDT? Y aurait-il d’autres façons plus efficientes et efficaces d’atteindre le même objectifet niveau d’assurance? 

NOTE À L’INTENTION DES FOURNISSEURS INTÉRESSÉS

Il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, et les réponses à la présente demande ne donneront pas lieu à un contrat. L'ébauche de la DP pourrait être modifiée à la suite duprésent processus de LI, et une version définitive de la DP sera affichée sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) à une date ultérieure.

Le Canada émet la présente ébauche de la DP publiquement, sur le SEAOG, pour s’assurer debénéficier entièrement des commentaires de l’industrie avant de mettre au point la DP. Au moyen du processus de la LI, le Canada a l’intention de solliciter des remarques par écrit seulement. Les répondants éventuels devraient toutefois prendre note quele Canada mène aussi simultanément des consultations auprès de fournisseurs qui se sont qualifiés dans le cadre de l’invitation à se qualifier (ISQ) qui a été publiée en janvier 2015, dans le cadre du processus d’examen et d’amélioration desexigences (EAE) du Canada.

Les répondants sont avisés que toute information soumise au Canada en réponse à la présente LI peut être utilisée par le Canada pour élaborer une demande de propositions subséquente en régime de concurrence. Le Canada aura le droit d'accepter ou de rejeter n'importe quelle ou la totalité des suggestions ou des commentaires de l'industrie, ainsi que de modifier les modalités de l'ébauche de la DP, en tout ou en partie, et d'y ajouter ou d'y supprimer des renseignements. 

Le fait de publier la présente lettre d’intérêt n'oblige pas le Canada à publier une demande de propositions subséquente; celui-ci n'est aucunement contraint en vertu de la loi ou de toute autre disposition, de conclure une entente ou d’accepter ou rejeter les suggestions qui lui sont faites par les répondants. La participation à la présente LI n’est pas une condition ou un préalable à la participation à une DP subséquente.  L'attribution de tout contrat découlant de toute DP future sera conforme à toutes les lois, tous les règlements et toutes les politiques en matière de passation de marchés applicables aux marchés publics fédéraux et à tous les accords commerciaux nationaux ou internationaux qui s'appliquent.

Toutes les demandes de renseignementet autrescommunications liées à la présente LI doivent être adressées à la messagerie PANumérique à : TPSGC.PANumerique-APDigital.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

AUTORITÉ CONTRACTANTE

Direction générale des approvisionnements
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 12C1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec)  K1A 0S5

À l’attention de : Maxime Thauvette
Téléphone : 819-997-4332
Adresse courriel : TPSGC.PANumerique-APDigital.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.