Analyse comparative-administration pensions

Entente sur le commerce : ALÉNA / ALEC / ALEs avec Pérou / Colombie / Panama / Corée
Processus de demande des soumissions : Fournisseur figurant sur liste permanente ou répondant aux exigences de qualification
Stratégie d'approvisionnement non concurrentielle : Droits exclusifs
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nom et adresse du fournisseur : 
FRASERKEN MARKETING SERVICES INC.
459 Roncesvalles Avenue
Toronto Ontario
Canada
M6R2N4
Nature des besoins : 

1. Préavis d'adjudication de contrat

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.


2. Définition des besoins

Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), par l'intermédiaire de la Direction des services de pension, a besoin de services d'analyse comparative pour saisir les mesures du rendement applicables à ses processus d'administration des pensions, à ses systèmes et à sa structure organisationnelle connexes, et ce, afin de prendre de meilleures décisions opérationnelles en ce qui concerne l'amélioration des services d'administration des pensions.    

Services requis 

1. compiler et traiter les données obtenues auprès des organisations participantes, et créer le rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative;

2. organiser chaque printemps et chaque automne une conférence réunissant les organisations participantes, et agir à titre d'intermédiaire entre celles­ci.

3. L'entrepreneur doit fournir ce qui suit.

a. Des services d'analyse comparative visant à comparer les coûts dans deux domaines.

i. Coûts directs, activités de programme

1. Calcul et remise des premiers paiements
2. Collecte et enregistrement des cotisations
3. Rachat de service 
4. Communications de masse
5. Estimation des prestations de retraite
6. Accords de transfert de pensions
7. Tenue à jour des comptes liés aux pensions différées
8. Résiliations/remboursements

ii. Coûts de soutien, administration
 
1. Gestion ministérielle
2. Soutien stratégique
3. Services informatiques
4. Services financiers
5. Services administratifs 





b. Comptes rendus sommaires

i. Aperçu de l'enquête, dans lequel il en énonce les objectifs
ii. Points saillants des résultats de l'enquête
iii. Profils des organisations participantes, et fonctions de ces dernières
iv. Comparaisons des services faisant ressortir les facteurs qui ont une incidence sur la hausse ou la baisse des coûts et des niveaux de service fournis à tous les clients

c. Analyse comparative d'entreprises similaires

Le groupe de pairs servant à la comparaison comprendra de cinq à dix des plus importants régimes de pensions publics canadiens des administrations municipales ou provinciales. L'enquête doit permettre de comparer les services d'administration des pensions de TPSGC avec ceux de ses pairs et de faire ressortir les tendances et les écarts parmi tous les participants.

1. Méthodologie de collecte de données

L'entrepreneur doit :

i. fournir les tableaux vierges qui doivent être remplis afin de fournir le contexte administratif, qui a une incidence sur le niveau des coûts pour l'administration des programmes de services de pensions;

ii. fournir des tableurs financiers électroniques applicables aux programmes dont il est fait mention, qui seront remplis par TPSGC et la DSP pour permettre l'analyse et la comparaison du Ministère. Comme dans le rapport d'enquête, les tableurs comprendront une section sur les coûts directs et une sur les coûts de soutien;

iii. au besoin, organiser une séance d'information afin d'obtenir une meilleure compréhension du rapport publique;

iv. organiser une réunion d'examen avec les représentants de TPSGC et de la DSP, une fois que toute la communication des données sera terminée, afin de discuter du contenu du rapport et de l'importance de différents coûts. Corriger le contenu si TPSGC ou la DSP doit soumettre d'autres données ou des données modifiées. 

Enquête - Phase I

L'entrepreneur doit :

1. fournir tout le matériel de l'enquête (examen de la méthode de travail, rapports sur les données d'entrée et de sortie, examens provisoires des données, explications du sondage), organiser des réunions et fixer les dates en temps opportun;

2. tenir des réunions avec les représentants de TPSGC et de la DSP afin d'examiner les questions de l'enquête et le format du matériel d'entrée ainsi que d'expliquer les changements (le cas échéant) apportés à la méthodologie de collecte et de saisie de données et l'importance des différents renseignements à fournir;

3. fournir le format des outils d'établissement de rapports, lequel doit être énoncé clairement et bien compris par les représentants de TPSGC ou de la DSP;

4. communiquer au chargé de projet, par écrit et de façon claire, concise et opportune, des renseignements sur l'information nécessaire de l'enquête, les réunions prévues et les données, entre autres.


Rapports - Phase II

L'entrepreneur doit :

1. tenir des réunions avec les chargés de projet afin de vérifier l'exactitude des données fournies pour le rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative, et de corriger au besoin les anomalies dans les données remises à l'entrepreneur;

2. fournir un rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative qui comprend ce qui suit :

a. un sommaire des principaux coûts et services de l'organisation, lequel a été peaufiné afin de tenir compte des renseignements sur la méthode de travail et des autres données comparatives principales,

b. des tableaux et des graphiques consolidés où sont affichés les coûts que doivent payer toutes les organisations participantes, y compris les coûts moyens de chaque activité de programme (directe et de soutien),

c. des renseignements généraux (facteurs statistiques et organisationnels et services de commerce électronique),

d. un aperçu de la méthode de travail qui comprend des tableaux de mesure des réponses aux demandes de services affichant les normes de service de chaque organisation homologue (cible et véritable),

e. un rapport générique sur le compte de pension de retraite de la fonction publique de même que le rapport d'enquête existant au sujet de l'analyse comparative du groupe, lesquels respectent la confidentialité des renseignements sur tous les participants, tout en fournissant des résultats de l'étude comparative qui peuvent être transmis aux divers membres de la haute direction de TPSGC;

3. effectuer des comparaisons en tenant compte des critères suivants :

a. les coûts répartis pour toutes les organisations,
b. le coût moyen par programme pour chaque organisation,
c. le coût par transaction, par programme, de chaque organisation,
d. le nombre d'employés à plein temps (directs et de soutien) affectés à chaque programme de chaque organisation,
e. le coût moyen de toutes les organisations pour chacune de ces activités particulières;

Réunions et conférences - Phase III

L'entrepreneur doit :

1. tenir des réunions d'information et d'examen, tel qu'il est indiqué dans les Échéanciers ci-dessous

2. organiser une conférence au printemps à l'intention des organisations participantes, dans les deux ou trois semaines suivant l'achèvement du rapport annuel sur l'analyse comparative, afin de discuter des conclusions et des points saillants du rapport, et pour donner aux organisations participantes l'occasion d'échanger sur la manière dont elles ont abordé certains enjeux qui touchent peut­être également d'autres organisations, notamment la modernisation des systèmes

3. organiser une conférence à l'automne à l'intention des organisations ayant participé à l'analyse comparative, environ six (6) mois après la tenue de la conférence printanière mentionnée au point 2 ci­dessus; cette conférence portera sur les mêmes sujets que ceux indiqués au point 2 ci­dessus, et son ordre du jour devra être publié au plus tard à la fin de la deuxième semaine précédant la réunion et tenir compte des commentaires formulés par les organisations participantes au sujet de la dernière enquête et des questions qui ont été soulevées dans le cadre de cette dernière. Avant la réunion, l'entrepreneur compilera et remettra, à l'ensemble des organisations participantes, des renseignements sur les sujets touchant chacun d'eux (peu importe qu'ils soient inclus ou non dans l'ordre du jour)

ÉCHÉANCIERS

Le processus d'analyse comparative des services de pensions de TPSGC ou de la DSP comprendra trois (3) phases distinctes, qui doivent se produire comme suit.

Phase I - Sondage 

- Organiser une réunion d'information et fournir le matériel d'enquête (diverses informations requises, telles que les inducteurs de coûts, etc.) et un tableur de modèle de coûts permettant de saisir les coûts directs et les coûts de soutien 

- Organiser et tenir des réunions avec les représentants de la DSP et du Centre des pensions afin d'obtenir des précisions sur les données, au besoin

Phase II - Rapports 

- Remettre aux organisations participantes la version finale du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative de deux (2) à trois (3) semaines avant la tenue de la conférence annuelle du printemps

- Fournir un rapport générique de TPSGC de huit (8) à dix (10) semaines après la tenue de la conférence annuelle du printemps, lequel englobera une comparaison des coûts de TPSGC par rapport à ceux d'autres organisations

- Remettre un sommaire de réunion suivant chacune des deux conférences annuelles. Ce document détaillera les points saillants des réunions de même que les décisions rendues par les participants à chacune d'elles.

Phase III - Réunions et conférences 

- Phase - Tenir des réunions avec les représentants de TPSGC afin de préciser ou de corriger les données du rapport d'enquête annuel

- La conférence du printemps doit avoir lieu dans les deux (2) à trois (3) semaines suivant la publication du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative

- L'ordre du jour des conférences du printemps et de l'automne doit être remis deux (2) semaines avant leur tenue

- La conférence de l'automne doit avoir lieu environ six (6) mois après la conférence du printemps

GESTION DE PROJET

L'entrepreneur doit :
 
1. assumer la responsabilité du contrat et de la gestion des ressources en ce qui concerne les activités quotidiennes et le déplacement des ressources désignées, l'établissement des risques et les stratégies d'atténuation des risques, les facteurs de réussite décisifs et le suivi précis de la facturation

2. organiser des assemblées plénières à l'intention des organisations participantes, de la façon suivante : établir l'ordre du jour, fournir des explications détaillées sur le contenu du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative lors de la réunion, consigner les questions ayant fait l'objet de discussions et publier toutes les décisions ayant été prises à la réunion, de même qu'un sommaire des sujets ayant fait l'objet de discussions dans le cadre de celle­ci

3. organiser une conférence à l'automne environ six (6) mois après la conférence du printemps avec les organisations participantes, d'après les commentaires formulés par ces dernières en ce qui concerne la dernière enquête et les questions qui ont été soulevées dans le cadre de celle­ci

4. En prévision de cette conférence, rassembler et remettre, à l'ensemble des organisations participantes, les renseignements généraux pour faciliter ainsi les échanges entre les participants

PRODUITS LIVRABLES

a. Consolider toutes les données destinées au rapport et vérifier que les données fournies chaque année par TPSGC et la DSP sont exactes et complètes.

b. Produire la version finale du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative de deux (2) à trois (3) semaines avant la conférence annuelle du printemps.  ainsi que des graphiques et des tableurs financiers contenant des renseignements sur la comparaison des coûts annuels de toutes les organisations participantes

c. Produire et publier un rapport d'analyse comparative de TPSGC sur les points saillants de son propre plan dans les huit (8) à dix (10) semaines suivant la publication du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative; ce document pourra être consulté à titre de référence par les différents échelons de la haute direction à TPSGC.

Phase III

1. Rencontrer le chargé de projet dans un délai raisonnable avant l'achèvement de la version finale du rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative, afin de discuter des résultats provisoires et de l'importance des résultats de l'enquête.

2. Organiser la conférence annuelle du printemps à l'intention des organisations participantes et remettre à chacune le programme de la conférence deux (2) semaines avant qu'elle ait lieu.

3. Élaborer et remettre un compte rendu de la réunion et des décisions, dans lequel sont énumérées les questions abordées ainsi que les décisions prises lors de la conférence du printemps

4. Organiser la conférence de l'automne à l'intention de toutes les organisations participantes environ six (6) mois après la conférence du printemps et remettre à chacune le programme de la conférence deux (2) semaines avant qu'elle ait lieu. 

5. Élaborer et remettre, dans les huit (8) semaines suivant la conférence de l'automne, un compte rendu faisant état des questions abordées et des décisions prises lors de la conférence.


3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes 

- Le fournisseur doit avoir mis en place au moins un (1) programme d'évaluation, basé sur les pairs, pour le secteur public relativement à l'administration des pensions au cours des trois (3) dernières années;
- Les organisations membres ayant servi à la comparaison dans le cadre des projets d'analyse comparative susmentionnés doivent comprendre des organisations canadiennes seulement;
- Le fournisseur doit avoir une base de données qui comporte des renseignements sur les pensions provenant des canadiennes susmentionnées à des fins de comparaison;
- Le fournisseur doit avoir produit au moins trois (3) rapports annuels pour les participants à partir des données recueillies dans le cadre de leur programme
- Le fournisseur doit avoir un réseau de pairs pour que ses membres puissent échanger de l'information relative à l'administration des pensions;
- Le fournisseur doit utiliser une méthodologie attestée pour recueillir des données sur les niveaux de service de pension et les coûts d'administration ainsi que pour en effectuer une analyse comparative.


4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux) suivant(s) 
o Accord de libre-échange canadien (ALEC)
o Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)


5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance

Depuis 1991, l'enquête QSM (Quantitative Service Measurement), maintenant offert par le groupe Fraser, fournit une enquête approfondie aux organisations participantes, qui compare leurs couts d'administration de pension et leurs services.  Leur base de données exclusive fournit des informations aux administrateurs de régimes de retraite participant au programme d'enquête avec des points de repère dans un certain nombre de domaines critiques, notamment les couts, les facteurs de volume, les temps de réponse des services et la gestion qualitative des risques.  Service Public et Approvisionnement Canada s'appuie sur ces données pour gérer la prestation des services de pension.


6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6 (d) "une seule personne est capable d'exécuter le marché."


7. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de :

7.1 Accord de libre-échange canadien (ALEC) - article 513 1. b), si les produits ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de produits ou de services de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisants pour l'une des raisons suivantes : 

(iii) l'absence de concurrence pour des raisons techniques, 

7.3 Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - article 1016 2. b): lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;


8. Titre de propriété intellectuelle

Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.


9. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le contrat proposé est pour une période de 3 années, à partir du 1 juillet, 2019 jusqu'au 30 Juin, 2022 avec trois périodes d'options supplémentaires d'un an.


10. Coût estimatif du contrat proposé

$210,000.00


11. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Fraserken Marketing Services Inc.
459 Roncesvalles Avenue
Toronto, Ontario 
M6R 2N4
Canada 


12. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.


13. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 28 mai, 2019 à 2PM HAE.


14. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :

Alain Papineau
Spécialiste en approvisionnement, Direction générale des Approvisionnements
Services publics et de l'Approvisionnement Canada
Téléphone: 613-858-8997
alain.papineau@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle.  Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.