Sélection d’une firme offrant des services d’accompagnement en relations publiques et de formation porte-parole

RECYCQUÉBEC vise par le biais de cet appel d’offres, la sélection d’une firme offrant des services en affaires publiques – gestion d’enjeux, campagnes et stratégies de relations publiques. La firme devra être en mesure d’offrir une formation complète à la prise de parole publique des porte-paroles désignés de RECYC-QUÉBEC. Les firmes intéressées sont invitées à répondre dans les délais prescrits au présent document d’appel d’offres. 2.2. SERVICES ATTENDUS Volet Gestion de crise et soutien aux activités de relations publiques Gestion de crise et soutien aux relations publiques : Élaborer et maintenir à jour un plan de gestion de crise robuste, avec des révisions périodiques pour s'adapter aux changements contextuels. Offrir un appui proactif lors de crises de réputation, proposant des stratégies de communication efficaces et adaptées. Contribuer au renforcement du positionnement de RECYC-QUÉBEC auprès des médias et des parties prenantes, et supporter la mise en œuvre d'initiatives ponctuelles de relations publiques. Prévoir une banque d’heures pour : Un accompagnement stratégique ponctuel pour la présidence et la vice-présidence. L’adjudicataire participera activement à la préparation aux entrevues et des stratégies de gestion de crise de la haute direction. En collaboration avec l’équipe médias de RECYC-QUÉBEC, il l’accompagnera dans l’élaboration des messages prioritaires de l’organisation selon le contexte (gestion d’enjeu, annonce positive, sujets complexes, etc.). Il rédigera les documents préparatifs et de soutien nécessaires, et fournira des conseils stratégiques ponctuels. Volet Conseils stratégiques, formation de porte-parole La firme sélectionnée sera chargée d'apporter un soutien stratégique à RECYC-QUÉBEC, notamment au sein des départements de communications, de relations publiques et de marketing social. Les responsabilités incluront : Conseils stratégiques et formation continue des porte-paroles : Fournir des conseils stratégiques continus et adaptés aux évolutions du secteur. Organiser des formations régulières pour les porte-paroles, axées sur les nouvelles tendances et pratiques, et incluant des exercices pratiques (dry-runs) lorsque nécessaire. Ainsi, pour réaliser le mandat, le soumissionnaire devra, sans s’y limiter, inclure les éléments suivants : formations théoriques sur la prise de parole dans les médias et le contexte médiatique québécois (10-15 personnes) Exemple de contenu de formation : les types de médias au Québec, les différents formats d’entrevues, des bons ou moins bons exemples d’entrevues réalisées, la préparation nécessaire à une prise de parole efficace, les différentes techniques pour livrer efficacement ses messages, les responsabilités du porte-parole et des médias, etc.). La formation pourra se donner à distance et le groupe sera constitué des porte-paroles désignées des bureaux de Québec et de Montréal. Nombre estimé de formations : 2 formations pratiques en groupe restreint (4-5 personnes) Doit inclure des simulations d’entrevues. Elles devront être les plus réalistes possibles et correspondre à l’actualité en lien avec les sujets courants et la réalité d’une organisation gouvernementale comme RECYC-QUÉBEC. RECYC-QUÉBEC appuiera le mandataire dans la préparation du contenu des simulations d’entrevues. Nombre estimé de formations : 2 3.1. DURÉE DU CONTRAT Le présent contrat débute à la date de sa signature par les parties et se termine à la survenance du premier de ces deux événements, soit l’épuisement du montant maximal prévu annuellement au mandat, soit 38 000$, ou l’écoulement de 12 mois depuis la signature du contrat. Le contrat pourra être renouvelé aux mêmes termes et conditions pour deux (2) périodes additionnelles consécutives de 12 mois, à moins que RECYC-QUÉBEC ne transmette au prestataire de services 30 jours avant la date de renouvellement ou avant l’épuisement du montant annuel, un avis écrit l’informant de son intention de ne pas renouveler le contrat. Ainsi, advenant que toutes les options de renouvèlement soient exercées, le contrat prendra fin à l’atteinte du montant maximal de 114 000$ ou l’écoulement des 12 mois associés au dernier renouvèlement.