SERVICES DE COUNSELLING AUX CADRES SUPÉRIEURS

Réaffichage de la DOC D1120-14-8001.

La Commission de la fonction publique (CFP) a récemment complété une demande nationale d'offres à commandes (DOC) pour les services de counselling aux cadres supérieurs et a cherché à établir soixante (60) offres à commandes, avec un maximum de cinq (5) offres à commandes par région, à l’exception de la région de la capitale nationale. 

Un total de 21 offres à commandes ont été attribuées pour la région de la capitale nationale, trois (2) pour la région de la Colombie-Britannique et Yukon, aucune pour la région de l’Alberta et Territoires du Nord-Ouest, aucune pour la région des Prairies et Nunavut, une (1) pour la région du Sud de l’Ontario, deux (2) pour la région du Québec et une (1) pour la région de l’Atlantique.  La CFP a conclu qu'il est nécessaire de réafficher la demande d’offre à commandes afin d’obtenir le nombre d’offre à commandes désirés. 

Dans cette demande d’offre à commandes, la CFP attribuera un maximum de trente-trois (33) offres à commandes, avec un maximum de trois (3) pour la région de la Colombie-Britannique et du Yukon, cinq (5) pour la région de l'Alberta et du Territoires du Nord-Ouest , cinq (5) pour la région des Prairies et du Nunavut, quatre (4) pour la région du Sud de l'Ontario, trois (3) pour la région du Québec et quatre (4) pour la région de l'Atlantique.


Pour chaque demande de travail, le chargé de projet sélectionnera le titulaire qui rencontre le mieux les critères identifiés à la PARTIE 5 : Offre à commandes et clauses du contrat subséquent, section 5 – Procédures de commande/répartition du travail, et ce parmi les détenteurs d’offre à commandes de D1120-14-8001 et D1120-14-8001/B.

Les soumissionnaires qui ont reçu une offre à commandes en vertu de la DOC D1120-14-8001 ne seront pas considérés pour cette demande D1120-14-8001/B.


ÉNONCÉ DES TRAVAUX

1.0 	Objectif

Le groupe de services de counselling aux cadres (SCC) au sein du personnel du Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP offre des services d’évaluation des compétences et d’orientation, de counselling et de coaching professionnels connexes aux cadres supérieurs (EX), aux groupes équivalents et aux employés qui souhaitent occuper un poste de cadre supérieur, notamment des professionnels de haut niveau et des cadres intermédiaires. Ces services sont requis dans les établissements de la CFP partout au Canada, y compris les régions suivantes : la région de la capitale nationale, Colombie-Britannique et Yukon, Alberta et Territoires du Nord-Ouest, Prairies et Nunavut, sud de l’Ontario, Québec, Atlantique. La Commission de la fonction publique du Canada reconnaît la contribution de la diversité de ses employés à sa force et son intégrité. Elle s’engage à réaliser l’équité d’emploi et à développer une main-d’œuvre hautement qualifiée qui reflète bien la société canadienne. Par conséquent, la CFP encourage les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres d’une minorité visible à poser leur  candidature et à déclarer qu’ils font partie d’un des groupes visés par l’équité en matière d’emploi. 
	
La CFP du Canada offre des services de counselling aux cadres supérieurs dans les deux langues officielles (anglais et français) à des cadres et directeurs hautement qualifiés et diversifiés, dont environ la moitié est composée de femmes. De plus, environ le tiers de sa clientèle demande des services en français.  

Afin de mieux conseiller les clientes sur les défis que les femmes cadres doivent relever dans la fonction publique, la CFP vise à fournir des services par des consultants cadres. 

Dans le but de mieux servir sa clientèle francophone, la CFP vise à avoir à disposition des consultants cadres pouvant offrir des services de coaching et des conseils en français. 

Pour mieux conseiller les clients autochtones, les personnes handicapées ou les membres d’une minorité visible sur les défis qu’ils doivent relever en tant qu’autochtones, personnes handicapées ou membre d’une minorité visible qui occupent un poste de cadre dans la fonction publique, la CFP du Canada vise à offrir des services au moyen d’un groupe de consultants cadres diversifié, composé notamment de consultants qui sont autochtones, personnes handicapées ou membres d’une minorité visible. 


2.0 	Contexte

Le groupe de services de counselling aux cadres (SCC) fournit des services d’évaluation de carrière, de coaching et de counselling professionnels aux cadres supérieurs (EX), aux groupes équivalents et aux professionnels de haut niveau et aux cadres intermédiaires susceptibles de faire partie des cadres supérieurs dans un avenir rapproché.

Les services sont adaptés au client et offerts dans le cadre de rencontres individuelles. Les services fournis dans le cadre de l’identification de parcours de perfectionnement au niveau EX (IPEX) comprennent l’évaluation de carrière, le counselling professionnel, l’évaluation du leadership, l’interprétation des outils d’évaluation des compétences, la planification d’apprentissage de compétences en leadership, le perfectionnement des compétences en gestion, la rédaction de rapports, et la collaboration avec le personnel des SCC aux fins de gestion de projet et contrôle de qualité.


3.0 	Mandat et approche des SCC de la CFP

La CFP, et en particulier les SCC du CPP aide les ministères et organismes du gouvernement fédéral en offrant des services de counselling et de coaching aux fonctionnaires en matière de leur rendement au travail. De plus, les SCC offre des services centrés sur les compétences afin de préparer sa clientèle aux défis de gestion, transitions professionnelles, conseils d’évaluation, etc.


4.0 	 Tâches/portée

Le travail à être accompli par les consultants cadres à la demande de l’autorité compétente et selon ses instructions, et selon l’autorisation du responsable du projet, comprennent le temps consacré à la réalisation des tâches suivantes :

4.1	Mener des séances confidentielles d’orientation, de coaching et/ou de consultation pour aider les clients qui souhaitent développer leurs compétences en gestion et en leadership, qui prévoient une transition professionnelle, ou qui cherchent à obtenir de l’aide pour composer avec une situation difficile. Les services de counselling aux cadres comprennent la rencontre privée avec le client en personne ou par téléphone, téléconférence, vidéoconférence ou webex, selon l’entente avec le responsable du projet.

4.2	Offrir des services de préparation aux entrevues aux clients des SCC. Les services de préparation aux entrevues comprennent une rencontre privée avec le client en personne ou par téléphone, téléconférence, vidéoconférence ou webex (selon l’entente convenue avec le responsable du projet et les clients), le partage d’information en lien avec les méthodes de sélection et des recommandations sur les approches de préparation, des discussions sur les attentes habituelles des conseils d’évaluation et du rendement attendu au niveau visé, et des entrevues simulées qui offrent la possibilité aux clients de se pratiquer et au cours desquelles on lui posera des questions souvent demandées lors d’entrevues et on lui donnera une rétroaction verbale sur sa performance et ses réponses.

4.3	Écrire et fournir des notes de consultation à jour et exactes pour chaque rencontre avec le client, et les consigner au dossier du représentant des SCC immédiatement après avoir fourni le service. Dans tous les cas de travail à distance, préautorisé par le responsable du projet et avec l’accord du client, fournir au représentant des SCC un contenu financier et professionnel approprié dans un format et un processus approuvés par le responsable du projet. 

4.4	Préparer des questions d’entrevue, en consultation avec le responsable du CCS en matière de préparation au conseil d’évaluation ou le psychologue, à utiliser lors de simulations, et selon la documentation fournie par le client ou le psychologue, au besoin, pour aider le client.

4.5	Participer à des simulations d’entrevue devant un conseil, travailler étroitement avec le responsable en matière de préparation au conseil d’évaluation ou le psychologue du SCC du client, et avec d’autres consultants cadres. Le responsable en matière de préparation au conseil d’évaluation ou son représentant doit être avisé de la planification d’une simulation d’entrevue devant un conseil, et doit déterminer la composition de ce conseil en collaboration avec le consultant cadre.  
	
4.6	Offrir à des groupes de participants des ateliers conçus par les SCC et utiliser le matériel fourni par les SCC, en formant équipe avec le psychologue des SCC.

4.7	Lorsque pertinent, participer aux évaluations du progrès du client avec le responsable en matière de préparation au conseil d’évaluation ou le psychologue des SCC responsable de la supervision pendant une période allant jusqu’à une demi-heure pour chaque tranche d’environ dix heures de travail attribué; fournir des explications sur le travail accompli ou les notes écrites.

4.8	Développer ou actualiser les services fournis par les SCC, par exemple :

4.8.1	Rédiger ou réviser des documents,		4.8.2	Adapter le matériel utilisé lors d’ateliers,	
4.8.3	Offrir des services de consultation stratégique,	4.8.4	Participer à un groupe de travail, 4.8.5	Aider à la promotion des services au moyen de contacts externes.

4.9	Participer à une évaluation spéciale, au coaching ou à d’autres projets connexes impliquant la prestation de services à des groupes, conformément à la demande du responsable du projet.

4.10	Participer à une formation ou à des réunions obligatoires, conformément à la demande du responsable du projet.
 

5.0 	 Contraintes

Avant de recevoir une première commande subséquente, les consultants cadres doivent suivre une « séance d’orientation pour les consultants cadres ». Cette séance d’orientation sert à présenter un aperçu des services requis par les SCC, les rôles des psychologues superviseurs et les attentes associées au rôle de consultant cadre. La durée de la séance sera d’au moins six (6) heures pour les nouveaux consultants, mais sera peut-être plus courte pour les consultants cadres qui ont déjà travaillé avec les SCC. Il incombe à l’entrepreneur de payer tous les frais associés à la participation à la « séance d’orientation »; la Couronne n’assume aucun coût.
	
Le travail du consultant sera surveillé au moyen de rétroactions fournies par les psychologues des SCC, le responsable en matière de préparation au conseil d’évaluation et les clients. Selon les besoins, le gestionnaire des SCC ou le responsable du projet rencontrera le consultant cadre aux fins de suivi par rapport à la rétroaction reçue. 

Au cours de la période d’offre à commandes, le responsable du projet mènera, sur une base régulière, des vérifications d’assurance de la qualité afin de surveiller le travail réalisé par chaque consultant cadre.  Le responsable du projet ou le professionnel responsable de la supervision rencontrera chacun des consultants cadres, au besoin, aux fins d’évaluation de la qualité et de rétroaction. La fréquence des suivis sera d’au moins une fois par année et ils seront réalisés avec ou sans préavis. Il incombe à l’entrepreneur de payer tous les frais associés à la participation à la « séance d’évaluation de la qualité et de rétroaction »; la Couronne n’assume aucun coût.

Pour recevoir d’autres commandes dans le futur, un consultant cadre DOIT satisfaire aux critères applicables d’assurance de la qualité chaque fois que son travail fait l’objet d’un suivi. Ces critères d’assurance de la qualité seront fournis aux entrepreneurs recevables lors de la séance d’orientation. 
	

6.0	Livrables

Les consultants cadres doivent préparer des notes de consultation après chaque rencontre avec un client, à remettre au psychologue ou au responsable des SCC immédiatement après la rencontre. Ces notes doivent être dans un format approuvé par le responsable du projet et validé par le psychologue ou le responsable. Selon la demande, les consultants cadres doivent aussi fournir aux SCC toutes autres notes, plans ou documents de travail préparés lors de la prestation des services décrits dans la section 4 - Tâches/portée.
	

7.0	Lieu de travail et déplacement

7.1 Lieu de travail.

•	Les services de counselling aux cadres supérieurs seront fournis dans les locaux de la CFP, sauf mention contraire ou une entente approuvée par le responsable du projet et le client. Dans la région de la capitale nationale, la CFP fournira des bureaux, des installations et de l’équipement selon le besoin afin de rendre possibles les services en personne. Le consultant cadre aura à disposition un bureau muni de fourniture et d’équipement de bureau. De l’aide sera offerte pour certaines tâches administratives, conformément à l’approbation du responsable du projet. Les services peuvent aussi être fournis dans les lieux de travail du client, sous réserve de l’approbation du responsable du projet et de l’accord du client. Les services fournis à tout autre endroit nécessiteront une demande auprès du responsable du projet au préalable.
	 
Pour les services offerts dans les autres régions de la CFP, les services de counselling aux cadres supérieurs en personne seront fournis dans les locaux gouvernementaux par le client, sauf entente contraire avec le client et approuvée par le responsable du projet. Il incombe au consultant cadre de fournir un bureau muni de fourniture et d’équipement de bureau, avec le personnel et les services requis pour fournir les services indirects, conformément au présent contrat. La CFP ne paiera aucuns frais de déplacement et de subsistance pour les services fournis, sauf avec l’obtention d’une autorisation au préalable auprès du responsable du projet.  
	
7.2 Disponibilité. Les consultants cadres DOIVENT être disponibles pour fournir les services en personne, par téléconférence, par vidéoconférence, par téléphone ou par webex, comme approuvé par le responsable du projet pour un client dans les 48 heures suivant la réception d’une demande de services, sauf avec l’approbation du responsable du projet. Si le consultant n’est pas disponible dans les 48 heures, le responsable du projet se tournera vers le prochain détenteur de l’offre à commandes qualifié.
	
7.3 Déplacement.	
	
7.3.1	La CFP ne paiera pas les déplacements dans la région de la capitale nationale.
	
7.3.2	La CFP ne paiera pas les frais de déplacement et de subsistance pour les services offerts dans un rayon de 100 km du lieu d’affaires de la ressource proposée (tel que défini à l’annexe H - Fiche d’information sur la ressource) précisé dans l’offre à commandes, car on prévoit affecter le travail aux entrepreneurs dans leur région respective. Tout travail attribué devant être accompli au-delà de ce rayon de 100 km ou dans une région autre que celles définies comme régions de travail par la ressource sera accompli à distance (téléconférence, webex, téléphone, vidéoconférence), sauf si le déplacement est autorisé par le responsable du projet.
	
7.3.3	Dans l’éventualité de circonstances particulières qui entraînent le besoin d’un déplacement à l’extérieur de la région définie dans l’offre à commandes, l’entrepreneur pourra se faire rembourser les frais approuvés de déplacement et de subsistance raisonnables engendrés dans la réalisation du travail en question, au prix coutant, sans marge de profit ou de surplus administratif, conformément aux frais de repas, de véhicule privé et accessoires décris dans les annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et à d’autres dispositions de cette directive faisant référence aux « voyageurs » et non pas aux « employés ».

7.3.4	Tous les déplacements doivent être autorisés et approuvés au préalable par le responsable du projet.


8.0 	Exigences relatives à la sécurité
	
Les membres du personnel de l’entrepreneur qui nécessitent l’accès à de l’information, des actifs ou des lieux de travail PROTÉGÉS doivent CHACUN détenir une COTE DE FIABILITÉ valide approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).


Confidentialité et matériel

8.1 	L’entrepreneur doit garder confidentiels tous les renseignements qu’il reçoit de la part de la Couronne ou en son nom en lien avec le travail, y compris toute information confidentielle ou appartenant à une tierce partie. L’entrepreneur ne les communique à un tiers qu’avec l’autorisation écrite de la CFP. L’entrepreneur peut cependant communiquer à un sous-traitant autorisé par la CFP les renseignements nécessaires à l’exécution du contrat de sous-traitance, à condition que le sous-traitant s’engage à ne les utiliser qu’aux seules fins du contrat de sous-traitance. Les renseignements fournis à l’entrepreneur par ou pour la Couronne ne doivent être utilisés qu’aux seules fins de cette offre à commandes et ces renseignements demeurent la propriété de la Couronne ou du tiers, selon le cas. Sauf disposition contraire expresse dans l’offre à commandes, l’entrepreneur doit remettre à la Couronne, à la fin de l’offre à commandes, à la résiliation de l’offre à commandes ou à tout autre moment antérieur, tous ces renseignements ainsi que toute copie, ébauche, note et tout document de travail dans lesquels figurent ces renseignements.

8.2 	Lorsque l’offre à commandes, le travail ou toute information visée par le paragraphe 8.1 est qualifié de PROTÉGÉ par la Couronne, l’entrepreneur doit en tout temps prendre toutes les mesures raisonnablement nécessaires à la sauvegarde du matériel ainsi défini, incluant les mesures que prévoient le Manuel de la sécurité industrielle de TPSGC et ses suppléments ainsi que les autres directives de la CFP. 

8.3 	Sans que soit limitée la généralité des paragraphes 8.1 et 8.2, lorsque l’offre à commandes, le travail ou toute information visée par le paragraphe 8.1 est qualifié de PROTÉGÉ par la Couronne, la CFP a le droit d’inspecter les locaux de l’entrepreneur et ceux des sous-traitants à des fins de sécurité, en tout temps pendant la durée de l’offre à commandes, et l’entrepreneur doit observer, ainsi que faire observer par tout sous-traitant, toutes les directives données par la CFP par écrit au sujet du matériel ainsi qualifié, y compris toute directive indiquant que les employés de l’entrepreneur ou de tout sous-traitant doivent signer et remettre des déclarations en rapport avec des enquêtes de sûreté, des habilitations de sécurité et d’autres procédures de cette nature.
	
	
9.0	Restrictions d’utilisation du matériel fourni par la Couronne

L’entrepreneur reconnaît et accepte que tout le matériel et tous les renseignements que lui fournit la Couronne dans le cadre de cette offre à commandes et du travail qui en découle sont la propriété exclusive de la Couronne et ne doivent pas être divulgués à une tierce partie (privée ou publique) ni utilisés dans un contexte autre que celui de cette offre à commandes et du travail qui en découle sans l’autorisation écrite de la Commission de la fonction publique (CFP). 

Ce matériel et ces renseignements comprennent, sans s’y limiter, les outils d’évaluation, le matériel fourni pour aider l’administration de ces outils d’évaluation, les cahiers de simulations de tests, la documentation (p. ex., documents, exemples de question, profils de compétence) utilisée pour aider dans le travail de coaching auprès des clients, ainsi que les renseignements et le matériel fournis à l’entrepreneur par la CFP dans le cadre des séances de formation fournies pour appuyer cette offre à commandes et le travail qui en découle. 
		

10.0	Propriété intellectuelle

À l’exception des dispositions précisées dans cette offre à commandes, toute propriété intellectuelle découlant de la prestation des services décrits dans les présentes devient la propriété de l’entrepreneur.
	

11.0	Entente de confidentialité

La confidentialité est une pierre angulaire de l’engagement du groupe de services de counselling aux cadres supérieurs envers sa clientèle. Chacune des ressources proposées doit signer la déclaration de confidentialité qui se trouve à l’entente de services de counselling aux cadres supérieurs (annexe J).


12.0	Langues officielles : 

Les services décrits dans la section 4 - Tâches/portée sont requis en anglais ou en français ou dans les deux langues, selon la demande du client. La maîtrise des langues sera prise en compte lors de l’attribution de commandes subséquentes. Consultez la partie 5 - Offre à commandes et clauses du contrat subséquent, section 5 - Procédures de commande subséquente/répartition des tâches.


13.0	Achats et services écologiques 

L’entrepreneur s’efforcera de s’assurer que tous les documents préparés ou livrés sont imprimés recto verso sur du papier recyclé certifié écologique, ou sur du papier avec l’équivalent de matières recyclées postconsommation, dans la limite du possible.