Acquisition et implantation d'une solution de gestion documentaire - Logiciel de GID

La solution souhaitée doit permettre la gestion des contenus informationnels de l’organisation, quels que soient leurs supports (papier, numérique), leurs formes (données structurées et données non structurées, courriels) et peu importe l’endroit où ils se trouvent : lecteurs réseaux, sites SharePoint et Teams, Outlook, etc. La solution devra prendre en charge les principales fonctions archivistiques ; intégration du plan de classification, application du calendrier de conservation et d’élimination, déclassement des documents, etc., et permettre une gestion des accès selon plusieurs profils. Elle doit être conviviale d’utilisation pour l’ensemble du personnel. Biens livrables et services à fournir Fournir le logiciel de GID tel que décrit dans le présent devis; Concevoir, mettre en place et documenter l’architecture du logiciel de GID; Fournir un plan de déploiement du logiciel de GID auprès de l’ISQ; Installer, configurer et programmer le logiciel de GID et documenter les procédures; Accompagner l’ISQ dans le processus de migration de données existantes vers le logiciel de GID; Accompagner l’équipe de projet de l’ISQ dans le paramétrage du logiciel de GID en vue de l’intégration du plan de classification, du calendrier de conservation et d’élimination, des facettes ainsi que tout autre élément nécessaire au fonctionnement du logiciel de GID; Réaliser, en collaboration avec l’équipe de projet de l’ISQ, le déploiement du logiciel de GID auprès d’une unité administrative pilote, incluant les travaux de migration et de connectivité avec Exchange Online et SharePoint, et fournir les outils nécessaires (méthodologiques, logiciels ou autres le cas échéant) à la réalisation subséquente de ces travaux par l’ISQ au sein de ses autres unités administratives; Former les gestionnaires de système et l’administrateur technique sur la gestion et l’administration du logiciel de GID; Fournir la documentation technique et logicielle appropriée, en français et à jour, permettant à l’ISQ d’administrer le logiciel de GID et de répondre aux demandes de soutien des utilisateurs; Fournir la documentation de formation aux utilisateurs : documents de formation, aide en ligne, capsule vidéo et autres outils similaires; Fournir le service de maintenance, de support et les mises à jour du logiciel de GID. Durée du contrat La durée du contrat pour l’installation et l’implantation de la solution, la formation, le service, le soutien et la maintenance est prévue pour une durée de 36 mois. La réalisation de l’installation et de l’implantation de la solution doit être visée à l’année 1. Le suivi post-implantation débutera à la date d’acceptation finale écrite du logiciel de GID.