IMPLANTATION ET UTILISATION D’UN SYSTÈME INTÉGRÉ DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE LA PAIE (SIRHP) EN MODE « SaaS »

Description générale Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après « BAnQ ») regroupe à la fois la Bibliothèque nationale, les Archives nationales du Québec et la Grande Bibliothèque. Son rôle est de rassembler, conserver et mettre en valeur le patrimoine documentaire québécois ou relatif au Québec ainsi qu’une vaste collection universelle au bénéfice des générations présentes et futures. À cet effet, BAnQ a la responsabilité de conserver et de rendre accessible aux citoyens les documents à conservation permanente produits par les ministères et organismes du Québec (archives publiques), les archives produites par des personnalités privées, ainsi que les ouvrages publiés par les éditeurs québécois. BAnQ est ainsi amenée à gérer, conserver et diffuser plusieurs types de documents (documents textuels, documents iconographiques, documents audiovisuels, etc.) qui se déclinent en plusieurs formats analogiques et numériques. L’organisation compte un effectif d’environ 680 employés (580 réguliers, temporaires, stagiaires et 100 occasionnels ou consultants) qui sont répartis en catégories diverses (emplois de bureau, techniques, professionnels, cadres, métiers ou autre), et qui bénéficient de conditions de travail variées décrites dans deux (2) conventions collectives différentes, SPGQ et STTUBAnQ (affilié à CSN) et dans les normes et pratiques de gestion du Conseil du Trésor pour le personnel non syndiqué. On y retrouve de multiples horaires de travail typiques et atypiques établis sur sept jours par semaine. La paie est produite sur une base bihebdomadaire (26 paies par année) pour l’ensemble des employés. L’affiliation à la STTUBAnQ est récente, la dernière convention collective a été signée avec le syndicat précédent SFPQ : Syndicat de la fonction publique et parapublique du Québec inc. Les conventions collectives sont échues, les négociations sont en cours autant avec le STTUBAnQ et qu’avec le SPQG : Syndicat des professionnelles et professionnels du Gouvernement du Québec. Objectifs de la démarche BAnQ souhaite migrer ses opérations et se doter d’un système sécuritaire et intégré en mode infonuagique « SaaS » de support à la gestion des ressources humaines et de la paie (SIRHP), à travers une solution paramétrable, moderne, fiable, flexible, dynamique, pérenne et sécurisée, et ce, dans une démarche conforme aux encadrements et aux orientations gouvernementales auxquels nous sommes soumis. Le projet vise également à redéfinir et adapter les méthodes de travail au contexte actuel de la gestion des ressources humaines basé, entre autres, sur la gestion de l’expérience utilisateur (UX) et client (CX). Ces changements s’inscrivent dans l’ensemble des orientations gouvernementales sur l’harmonisation des processus, le partage d’informations, l’automatisation des tâches, etc. dans un contexte de transformation numérique. BAnQ souhaite se doter d’une solution facilitant la communication avec ses employés (courriel, SMS, etc.) et ayant une conception web réactive (cellulaire, ordinateur portable, tablette, etc.), qui puisse les notifier, entre autres, à propos de leurs horaires/quarts de travail et pour d’autres informations les concernant. Il s’agit donc de : • Remplacer les différents logiciels utilisés afin de les intégrer dans une seule solutiond’affaires RH et paie de type « SaaS »; • Gérer l’ensemble des données actuelles RH et paie au sein d’une même application; • Optimiser ses processus en les automatisant le plus possible à l’aide d’une fonction de « Workflow »; • Obtenir un répertoire de règles d’affaires éditables pour un paramétrage dynamique; • Éviter la double saisie d’informations; • Conserver les données des systèmes actuels. Besoins d’affaires à couvrir BAnQ souhaite couvrir les besoins d’affaires fonctionnels et technologiques suivants. Ils sont détaillés à l’Annexe A sous la forme de grilles analytiques. • Gestion du temps, de la présence et des horaires • Gestion des listes de rappels et du rappel au travail • Gestion de la paie et de ses paramètres • Gestion des ressources humaines • Gestion du recrutement et de la dotation • Gestion des formations et du perfectionnement • Gestion de la santé et de la sécurité au travail • Planification de la main d’oeuvre, de la masse salariale et plan de relève • Gestion de la performance • Gestion des indicateurs RH (tableau de bord) • Extraction de rapports divers Un soumissionnaire intéressé doit répondre à l’ensemble des exigences identifiées comme « requis » dans les grilles (Annexe A). Si tel n’est pas le cas, sa soumission sera rejetée. Services attendus Les principaux services attendus du fournisseur retenu sont : • L’implantation et la conversion des données à partir des systèmes existants; • L’installation et l’assistance à la configuration de l’application; • L’accompagnement à l’implantation et à la gestion du changement; • L’implantation des différentes exigences fonctionnelles et non fonctionnelles énumérées à l’Annexe A; • La formation relative à l’utilisation et l’administration de la solution; • La gestion de la base de données en mode infonuagique sécurisé; • Le contrat d’utilisation pour une durée de cinq (5) ans. La solution proposée doit répondre aux exigences de BAnQ, lesquelles sont identifiées à l’Annexe A du devis.