Annexes du Chapitre 5 – Évaluation et sélection de l'entrepreneur

Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

1. Renseignements généraux
   Le Programme de contrats fédéraux (PCF) pour l'équité en matière d'emploi vise à corriger les inégalités en matière d'emploi touchant quatre groupes désignés, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Son objectif consiste à favoriser l'équité afin que personne ne se voie refuser un emploi pour des motifs autres que ses compétences.
   En juin 2013, un PCF simplifié a été établi. Ce programme est axé sur les résultats et permet aux entrepreneurs de déterminer les initiatives les mieux adaptées à leur organisation en ce qui a trait à l'atteinte des objectifs d'équité en matière d'emploi. Le seuil du Programme est fixé à un million de dollars et les sanctions liées à l'inadmissibilité s'appliquent à tous les contrats visant l'achat de biens et de services.
   Les exigences du PCF sont présentées dans Directive sur la gestion de l’approvisionnement, Annexe D.3.
   Pour obtenir des renseignements généraux sur le PCF, consulter le site Web d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) – Programme du travail.
2. Application
   1. Le PCF pour l'équité en matière d'emploi s'applique dans les cas suivants :
      1. les achats effectués au nom d'un ministère ou d'un organisme fédéral figurant à l'Annexe 1, colonne I de l'Annexe I.1 ou à l'Annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques (par exemple, la Corporation commerciale canadienne, figurant à l'Annexe III, n'est pas assujettie au PCF) et qui sont visés par la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor;
      2. tous les contrats et toutes les offres à commandes pour l'achat de biens et de services, à l'exception de ceux visant :
         1. l'achat ou la location de biens immobiliers;
         2. la construction (ce qui ne comprend pas les services d'architecture et de génie qui sont assujettis au PCF).
   2. Le PCF impose des obligations particulières aux autorités contractantes et aux responsables des offres à commandes ainsi qu'aux entrepreneurs dans les cas suivants :
      1. Lorsque les entrepreneurs se voient attribuer des contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) ou émettre une offre à commandes dont la limite des commandes subséquentes est fixée à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
      2. Lorsqu'un soumissionnaire ou un offrant :
         1. n'est pas assujetti à la Loi sur l'équité en matière d'emploi (p. ex. entités sous réglementation provinciale, entités enregistrées dans des pays étrangers);
         2. a un effectif combiné d'au moins 100 employés permanents à temps plein et/ou permanents à temps partiel au Canada;
         3. fait des affaires directement avec le Canada (à titre d'entrepreneur principal et non de sous-traitant).
3. Obligations des entrepreneurs assujettis au PCF pour l'équité en matière d'emploi
   1. Un soumissionnaire ou un offrant assujetti au PCF doit avoir conclu une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi avec EDSC-Programme du travail ou doit remplir et signer le formulaire Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi et l'envoyer à EDSC-Programme du travail avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes.
   2. Si le soumissionnaire ou l'offrant est une coentreprise, chacun des membres de la coentreprise doit déterminer s'il est assujetti au PCF et, le cas échéant, doit se conformer aux exigences pour conclure une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi conformément au paragraphe a. ci-haut.
   3. Une fois qu'un soumissionnaire ou offrant assujetti au PCF se voit attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes pour des commandes subséquentes estimées à au moins 1 000 000 $, l'entrepreneur ou l'offrant doit s'acquitter de son engagement à mettre en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi en vertu de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi. Il s'agit d'un engagement permanent, qui n'est pas en vigueur seulement pendant la durée du contrat ou de l'offre à commandes pour lequel l'entente a été conclue initialement.
4. Obligations des autorités contractantes et des responsables des offres à commandes
   Une fois qu'il a été déterminé que le ministère ou l'organisme client et la nature du besoin sont assujettis au Programme des contrats fédéraux (PCF), les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient demander et obtenir auprès des soumissionnaires / fournisseurs, le cas échéant, la preuve nécessaire de la conformité au PCF, à savoir un Accord valide et actuel pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi dûment signé par un exécutif autorisé de l'entreprise ou un numéro valide d’Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi délivré par Emploi et Développement social Canada - Travail (EDSC -Travail). La validité du numéro de l’Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi peut être validée en le comparant avec le numéro indiqué pour cette organisation / fournisseur sur la liste des employeurs certifiés du PCF à la page Programme de contrats fédéraux (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
   Les autorités contractantes et les responsables des offres à commandes ont, en vertu du PCF pour l'équité en matière d'emploi, différentes obligations selon la nature du document d'approvisionnement et la valeur estimée des contrats subséquents ou des commandes subséquentes à une offre à commandes (y compris toutes les taxes applicables).
   1. Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA)
      Pour une DAMA, le modèle uniformisé d'approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) doit comprendre un préavis (Partie 6B – Clauses du contrat subséquent) pour informer les fournisseurs de la possibilité que le PCF puisse s'appliquer aux documents d'approvisionnements découlant des arrangements en matière d'approvisionnement.
   2. Contrats estimés à moins de 1 000 000 $
      Pour les contrats estimés à moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou un ministère client est de moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables) :
      1. Dans les offres à commandes, la clause « Limite des commandes subséquentes » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer un montant de moins de 1 000 000 $.
      2. Tous les documents de demandes de soumissions et les demandes d'offres à commandes doivent comprendre une attestation du soumissionnaire ou de l'offrant, conformément à la Partie 5 des modèles uniformisés d'approvisionnement, déclarant que le soumissionnaire ou l'offrant ne figure pas sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF à la page Programme de contrats fédéraux (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). (Pour connaître les exceptions, se reporter à l'article 5 de la présente Annexe.)
      3. Au moment de l'attribution du contrat ou de l'émission d'une offre à commandes, l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes doit vérifier l'authenticité de l'attestation à l'aide de la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF d'EDSC-Programme du travail d'après les noms figurant sur la soumission ou l'offre. Si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant, ou même un seul nom de la liste des membres du soumissionnaire ou de l'offrant dans le cas où le soumissionnaire ou l'offrant serait une coentreprise, figure sur la liste, la soumission ou l'offre est irrecevable.
      4. Dans les offres à commandes, la clause « Attestations » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer que, si l'offrant est ajouté par EDSC-Programme du travail à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF pour avoir omis de se conformer aux exigences relatives à l'équité en matière d'emploi pendant la période de l'offre à commandes, l'offre à commandes peut être mise de côté. Le Secteur de la politique, des risques, de l'intégrité et de la gestion stratégique informera les responsables des offres à commandes dans l'éventualité où un offrant serait ajouté à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans ce cas, les responsables des offres à commandes suivront les procédures d'évaluation des mises de côté habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
      5. Dans le cadre d'un processus concurrentiel où plusieurs soumissions ou offres sont reçues, les soumissionnaires ou les offrants seront considérés non conformes si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans le cadre d'un tel processus, les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient vérifier si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste avant le début du processus d'évaluation afin d'éviter à eux­-mêmes et à leurs clients de faire du travail inutile. Il n'y a aucune obligation d'évaluer les soumissions irrecevables.
   3. Contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus
      Pour les contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour TPSGC ou un ministère client est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables) :
      1. Les obligations énoncées aux alinéas i. à iv. du paragraphe b. ci-haut s'appliquent également aux contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et aux offres à commandes dont la limite de commande est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
      2. Les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes doivent inclure une deuxième attestation concernant, cette fois, les renseignements factuels sur les soumissionnaires ou les offrants, tel qu'il est indiqué dans la Partie 5 – Attestations des modèles uniformisés d'approvisionnement et à l'annexe intitulée Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi - Attestation. Cette deuxième attestation est également requise au moment de l'attribution d'un contrat ou de l'émission d'une offre à commandes. Les renseignements recueillis sont utilisés par l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes pour déterminer si les soumissionnaires ou les offrants sont assujettis ou non au PCF et ainsi déterminer les clauses à inclure dans le document d'approvisionnement.
         1. Lorsque le soumissionnaire ou l'offrant n'est pas assujetti au PCF, aucune autre clause ne doit être ajoutée au document d'approvisionnement.
         2. Lorsque le soumissionnaire est assujetti au PCF, une clause autorisant la résiliation du contrat advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par le soumissionnaire et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Le cas échéant, les autorités contractantes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
         3. Tel qu'il est prévu à l'alinéa iv. du paragraphe b. ci-haut, toutes les offres à commandes doivent comprendre une clause autorisant la mise de côté d'une offre à commandes advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par l'offrant et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Lorsque l'offrant est assujetti au PCF et que les commandes subséquentes sont estimées à 1 000 000 $ ou plus, une clause supplémentaire autorisant la résiliation de la commande subséquente doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Dans le cas où les commandes subséquentes seraient de 1 000 000 $ ou plus, advenant une violation, les responsables de l'offre à commandes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe. Cette exigence ne s'applique pas aux commandes subséquentes de moins de 1 000 000 $.
5. Exceptions
   1. Dans un contexte non concurrentiel, si le nom d'un soumissionnaire ou d'un offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF, ce soumissionnaire ou cet offrant ne doit pas se voir attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes, sauf lorsqu'il est requis de le faire en vertu d'une obligation légale ou judiciaire ou lorsque le Canada l'estime nécessaire dans l'intérêt public pour des raisons incluant, mais sans s'y limiter :
      1. le contrat ou l'offre à commandes ne peut être exécuté que par une seule personne;
      2. une urgence;
      3. la sécurité nationale;
      4. la santé et la sécurité;
      5. un préjudice économique.
   2. L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit obtenir l'autorisation préalable de son directeur général ou de son directeur général régional et documenter son dossier. L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit faire part de toute exception à EDSC-Programme du travail à l'adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdsc.gc.ca.

Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

1. Les lettres de change déposées à titre de dépôt de garantie de soumission ne doivent pas être encaissées; elles doivent être conservées dans un lieu sûr à l'épreuve du feu jusqu'à ce qu'une soumission soit acceptée ou jusqu'à un maximum d'un an, selon la première éventualité. (Si le contrat n'a pas été attribué après un an, l'agent de négociation des contrats doit demander au soumissionnaire une nouvelle lettre de change portant la date courante.) L'Unité de réception des soumissions envoie les dépôts de garantie reçus et les soumissions de l'administration centrale au Secteur des finances de TPSGC afin de les conserver en lieu sûr. L'Unité de réception des soumissions envoie trois copies de la liste et les dépôts au Secteur des finances, et inscrit le montant et le type de dépôt (par exemple, chèque visé, obligation) à côté du nom de chaque soumissionnaire. Le Secteur des finances signe la liste et en retourne deux copies à l'Unité de réception des soumissions, qui en envoie une copie à l'agent de négociation des contrats.
2. Lorsqu'une soumission est acceptée et que la lettre de change doit être conservée à titre de garantie jusqu'à l'exécution du contrat, l'entrepreneur peut demander à TPSGC de retenir et ne pas encaisser la lettre de change. Celle-ci doit être conservée par la direction dans le matériel de sécurité approuvé. Si la direction ne possède pas le matériel de sécurité adéquat, la lettre de change doit être envoyée à la Direction des opérations financières (DOF), qui prendra les dispositions pour la conserver. Dans le cas contraire, la lettre doit être envoyée à la DOF, qui se chargera de la déposer dans le Fonds du revenu consolidé (FRC).
3. Lorsqu'une soumission est acceptée ou rejetée et qu'il n'est pas jugé nécessaire de conserver à titre de garantie d'exécution du contrat la lettre de change présentée comme garantie de soumission, la lettre est alors retournée à l'entrepreneur.
4. Les lettres de change reçues à titre de garanties de contrats doivent être envoyées immédiatement à la DOF et déposées dans le FRC, conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics.
5. Un dépôt de garantie remis en nantissement du retour des plans et devis sera confisqué si les plans et devis en question ne sont pas retournés à temps et en bon état. En outre, l'agent de négociation des contrats informera le gestionnaire de la DOF de la situation.

1. Obligations garanties par le gouvernement, lettres de change et lettres de crédit
   Le Secteur des finances doit s'assurer que les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables reçues sont consignées dans les registres comptables de TPSGC ainsi qu'à l'actif et au passif des comptes du Canada. Les directions doivent informer immédiatement le Secteur des finances de tout effet reçu, qu'il soit conservé ou non par la direction.
2. Mise en lieu sûr des obligations, des titres négociables et des lettres de crédit :
   1. Les obligations d'État, les titres négociables et les lettres de crédit doivent être conservés en lieu sûr selon l'une des trois méthodes suivantes :
      1. la garde peut être confiée à la DOF qui a été créée afin d'assurer la garde des titres et autres articles de valeur et de les protéger contre le vol; ou
      2. la direction intéressée peut les conserver elle-même dans le matériel de sécurité approuvé, conformément à la Partie II du Règlement sur les marchés de l'État; ou
      3. la division des dépôts de valeurs, située au 350, avenue King Edward à Ottawa, peut les conserver.

   2. Déterminer si le matériel de sécurité du Ministère est convenable peut se faire en consultant le catalogue du matériel de sécurité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), publié par TPSGC, dans lequel sont énumérés les types de matériel qui ont été approuvés aux fins de la garde des effets de commerce. Les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec le PSC pour obtenir de l’aide.

   3. Lorsqu'un service ne possède pas le matériel de sécurité approuvé, il doit remplir un formulaire de dépôt intitulé « Dépôt de garantie d'entrepreneur », y joindre tous les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) et acheminer le tout à la DOF, pour mise en lieu sûr.
   4. Pour réduire le risque de perte, il serait préférable que les obligations soient acheminées directement à la DOF par l'autorité contractante qui les reçoit la première (par exemple, si l'autorité contractante dans un bureau régional reçoit une obligation, elle doit l'acheminer directement à la DOF, et non pas à l'administration centrale.)
   5. TPSGC, doit acheminer les obligations nominatives et les obligations cautionnées par courrier recommandé à la DOF (les directions doivent également procéder ainsi lorsqu'elles retournent des obligations au titulaire). Les obligations au porteur peuvent être acheminées par « paquet d'argent », par messagerie assurée, par service de voiture blindée ou par service de porteur assuré par le Ministère.
   6. La protection maximale assurée par le bureau de poste pour l'envoi d'obligations au porteur par « paquet d'argent » est de 100 $. Lorsqu'on utilise cette méthode, on devrait envisager une assurance supplémentaire adéquate. (Pour connaître les exigences relatives à l'étude et à la gestion des risques, les directions devraient consulter la politique du Conseil du Trésor intitulée Gestion du risque - Politiques et publications.)
   7. La DOF est responsable de la bonne garde des obligations au porteur munies de coupons qu'on lui confie; elle doit en détacher les coupons échus et les remettre selon les instructions données par l'agent de négociation des contrats.