Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur

Dans ce chapitre, vous trouverez des informations sur le processus d'évaluation, y compris l'évaluation des offres, la sélection d'un soumissionnaire retenu et les négociations avec le(s) soumissionnaire(s) avant l'attribution d'un contrat.

Table des matières

5.1 Aperçu de l'évaluation et la sélection des entrepreneurs

Date d'entrée en vigueur : 2018-12-06

Ce chapitre contient des renseignements sur le processus d'évaluation, notamment l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire. Il traite également des négociations avec les soumissionnaires avant l'attribution du contrat
Pour plus de renseignements sur les procédures d’évaluation, consulter le Guide de base pour le processus d’évaluation des soumissions (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).
Les agents de négociation des contrats sont invités à également consulter les Lignes directrices de base pour le processus d'évaluation des propositions et les méthodes de sélection des entrepreneurs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

5.5 Procédure d'évaluation

Date d'entrée en vigueur : 2016-06-09

Le but premier de l'évaluation des soumissions est de déterminer la meilleure soumission recevable, conformément à la méthode de sélection et d'évaluation précisée dans le document de demandes de soumissions, parmi l'ensemble des soumissions reçues avant la date de clôture précisée dans la demande de soumissions.
La soumission recevable offrant la meilleure valeur au Canada n'est pas nécessairement celle ayant le prix le plus bas. Afin de déterminer la meilleure soumission, il faut suivre une procédure systématique et logique couvrant tous les aspects de l'évaluation.
Avant de commencer l'évaluation technique et financière des soumissions, il faut s'assurer que tous les renseignements exigés à la date de clôture des soumissions sont disponibles et prêts à être communiqués aux évaluateurs. Il incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'établir si les soumissions reçues sont complètes, comme il est indiqué dans la demande de soumissions, avant de procéder à une évaluation plus approfondie des soumissions. Il faut vérifier, entre autres :
1. que les attestations et les garanties nécessaires à la clôture de l'offre sont incluses;
2. que les soumissions sont convenablement signées;
3. que le soumissionnaire est correctement identifié (particulièrement important dans le cas de coentreprises);
4. l'acceptation des modalités de la demande de soumissions et du contrat subséquent, telle que la période de validité des soumissions;
5. la capacité de respecter un calendrier de livraison clairement identifié comme impératif, comme c'est indiqué dans la demande de soumissions;
6. si la soumission comporte des conditions (p. ex., limitation de la responsabilité); ou
7. que toutes les pièces exigées en vertu de la demande de soumissions pour déterminer l'admissibilité de la soumission sur le plan technique, ont été soumises.
  
  Remarque : Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats développe et utilise une liste de contrôle identifiant toutes les exigences, qui peut être utilisée par la suite tout au cours de l'évaluation de chaque soumission.
L'évaluation des soumissions doit être effectuée conformément aux procédures indiquées dans la demande de soumissions. Elles doivent répondre aux exigences de la demande de soumissions sur le plan contractuel, technique et financier. Un processus d'évaluation juste, ouvert et transparent est un aspect important du processus d'achat. En règle générale, les soumissions financières ne devraient être envoyées aux évaluateurs techniques qu'après que l'évaluation technique soit complétée.

5.5.5 Attestations, déclarations et preuves

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les attestations, les déclarations et les preuves sont des documents indépendants qui corroborent les renseignements fournis dans le cadre d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement. Ces documents sont indépendants des exigences relatives à l’évaluation des soumissions, mais ils sont obligatoires pour mener à bien le processus d’évaluation des soumissions. Des références personnelles peuvent également être incluses en vertu de cette politique, mais seulement si leur utilisation ne modifie pas le fond d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement, ou n’intègre pas de nouveaux renseignements qui pourraient améliorer la note ou le classement d’une soumission.
Des attestations, des déclarations ou des preuves obligatoires peuvent être demandées à la clôture des soumissions. Cependant, en vertu de cette politique, les soumissionnaires ne doivent pas être tenus de fournir ces documents à la clôture des soumissions, sauf si les documents demandés sont inclus dans la section Exceptions ci-dessous. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tous les documents d’invitation à soumissionner précisent les attestations, les déclarations et les preuves requises. Si ces documents n’ont pas été fournis à la clôture des soumissions, TPSGC avisera les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu’ils doivent fournir ces documents dans un délai de deux jours ouvrables suivant l’avis donné par TPSGC. (Remarque : Ce délai est fondé sur l’attente de TPSGC selon laquelle ces documents devraient être facilement accessibles aux soumissionnaires, aux offrants ou aux fournisseurs.)
Une fois qu’ils auront été avisés, les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qui ne fourniront pas les documents exigés dans un délai de deux jours ouvrables seront informés par le Ministère que leur soumission, leur offre ou leur arrangement est non recevable et ne fera l’objet d’aucun autre examen.
L’autorité contractante doit appliquer l’exigence relative au délai de « deux jours ouvrables » à toute clause du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) qui lui permet actuellement de prescrire un délai à l’intérieur duquel une attestation, une déclaration ou une preuve doit être fournie.
Les exceptions suivantes sont permises :
1. Dispositions relatives à l’intégrité – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir un formulaire de déclaration dûment rempli ou une liste des directeurs ou des propriétaires, conformément aux conditions énoncées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension.
2. Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure dans leur soumission, leur offre ou leur arrangement une attestation selon laquelle ils correspondent à la définition d’une entreprise autochtone aux termes de la SAEA. Voir 9.40 Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones.
3. Politique sur le contenu canadien – Les soumissionnaires, l’offrant ou le fournisseur doit fournir une attestation, conformément aux conditions énoncées dans la Politique sur le contenu canadien (voir la section 3.130 Politique sur le contenu canadien).
4. Immatriculation et évaluation préalable de l'outillage flottant – Les soumissionnaire, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir, dans leurs soumissions, le certificat indiqué dans la clause uniformisée d'achat R2710T- Instructions générales - Services de construction - Exigences relatives à la garantie de soumission, sous la rubrique IG06.
5. Exigence relative aux documents prouvant la capacité financière – Les agents de négociation des contrats doivent, en collaboration avec le Groupe d’analyse des coûts et des prix, déterminer les renseignements financiers que sera tenu de fournir un sous-ensemble de soumissionnaires au cours de la phase d’évaluation des soumissions ainsi que le délai dans lequel ils devront fournir ces renseignements.
6. Demandes de soumissions comportant des dépouillements publics – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure, dans leurs soumissions, les attestations, les déclarations et les preuves précisées dans la demande de soumissions.

5.10 Confidentialité des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2015-02-25

L'agent de négociation des contrats doit traiter tous les renseignements selon les règles de sécurité et de confidentialité, afin d'assurer l'intégrité du processus contractuel.
Lorsque l'on confie au client (ou les évaluateurs techniques) les soumissions au cours du processus d'évaluation, il faut ajouter la mise en garde suivante :
« Les renseignements relatifs à la soumission ne doivent être divulgués qu'aux individus seulement qui sont autorisés à participer à ce processus contractuel. L'information ne doit pas être divulguée à, ou discutée avec, l'industrie privée. »
Durant la période entre la clôture de la soumission et l'attribution du contrat (y compris le processus d'approbation du contrat), les agents de négociation des contrats ne peuvent divulguer le nom des soumissionnaires à la demande des fournisseurs. Ils peuvent toutefois communiquer le nombre de soumissions reçues. Pour de plus amples renseignements, les fournisseurs devraient communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Après l'attribution du contrat, on peut divulguer le nom des soumissionnaires et toute autre information, conformément à la politique ministérielle (voir l'article 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats.)

5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC) que l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences relatives à la sécurité précisées dans la demande de soumissions. Cette vérification peut s’effectuer en communiquant avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats (PSC). La demande au PSC pour le statut sécuritaire devrait contenir l'information suivante : le nom légal et l'adresse complète du soumissionnaire proposé, l’adresse du lieu de réalisation des travaux (le cas échéant), ainsi que le niveau de sécurité indiqué dans le document de demande de soumissions. Si le fournisseur possède l'attestation de sécurité appropriée, l'agent de négociation des contrats doit signer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) à la case 16 et l'ajouter en annexe au contrat subséquent. Dans le cas de commandes subséquentes à une offre à commandes ou de contrats résultant d’un arrangement en matière d’approvisionnement, il incombe à l’autorité technique de vérifier que l’entrepreneur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au PSC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché.
IMPORTANT : Avant l’attribution du contrat, l’agent de négociation des contrats doit également vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC (tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca) que l’entrepreneur proposé respecte les engagements du Canada en matière de sécurité internationale pour des contrats avec des fournisseurs établis à l’étranger ou lorsque les travaux prévus au contrat exigent l’accès à des renseignements, biens ou sites classifiés d’une organisation internationale (p. ex., l’OTAN) ou d’entités étrangères (se reporter à la section 4.30.25 Sécurité dans le cadre des contrats internationaux).
Pendant la période du contrat, le client doit s'assurer que le statut sécuritaire du personnel de tout entrepreneur ou sous-traitant qui aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée, à des établissements de travail ou à des systèmes du gouvernement, y compris des renseignements accessibles dans un portail de fournisseur de services en nuage, dont l'accès est réglementé en vertu du contrat a été vérifié auprès du PSC. L'agent de négociation des contrats participe à cette vérification, au besoin.
Lorsque les attestations de sécurité sont obligatoires, elles doivent être obtenues avant le commencement des travaux. Il existe toutefois des situations où, pour des raisons urgentes, l’agent de négociation des contrats, le dirigeant principal de la sécurité du ministère client et l’autorité technique ou de projet peut consulter le PSC pour des conseils sur l’élaboration d’une stratégie d’atténuation du risque qui soit acceptable afin que les travaux puissent débuter avant que le processus de sécurité ne soit complété.
Si, à tout moment durant la période du contrat, l'agent de négociation des contrats constate qu'un sous-traitant dont le statut sécuritaire n'a pas été vérifié auprès du PSC nécessitera un accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, l'agent de négociation des contrats doit consulter le PSC pour s’assurer que les LVERS nécessaires relatives au contrat de sous-traitance sont présentées et que le sous-traitant satisfait aux exigences relatives à la sécurité.

5.16 Conformité en matière d’intégrité

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-21

Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande), d'émettre une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) si le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat ou suspendu. Certaines accusations, déclarations de culpabilité ou autres circonstances, comme décrit dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, rendront ou peuvent rendre le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur inadmissible à l'obtention d'un contrat ou suspendu.
Il n'est pas nécessaire de suivre le processus de vérification d’intégrité dans les cas suivants :
1. les commandes subséquentes aux offres à commandes;
2. les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) (remarque : en règle générale, une vérification de l’intégrité n’est pas requise au moment d’attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA, cependant, une vérification de l’intégrité sera nécessaire pour attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA émis avant le 4 avril 2016, lorsque les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité auront été incorporées par renvoi à la demande de soumissions);
3. les autorisations de tâches;
4. les modifications de contrats, sauf si les modifications visent les dispositions relatives à l’intégrité ou des membres du conseil d’administration;
5. les achats effectués au moyen de cartes d’achat;
6. les contrats dont la valeur de la transaction est inférieure à 10 000 $ (TPS/TVH incluses) (voir la Politique pour la définition de valeur de la transaction);
7. tout autre contrat ou type de contrat mentionné à la section 4.b) de la Politique ou directive émise à la suite de la Politique.
Processus de vérification
1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande d’une valeur transactionnelle de plus de 10 000 $ incluant la TPS/TVH), d'émettre une OC ou un AMA, ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent soumettre au registraire les renseignements sur le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur au moyen du portail du Service de la base de données de l'intégrité (SBD).
2. Les réponses sont généralement obtenues dans un délai de 4 heures pour les demandes courantes, et dans un délai de 2 heures pour les demandes urgentes, soumises les jours ouvrables, entre 8 h et 16 h, heure normale de l’Est.
3. Liste des administrateurs ou propriétaires :
  1. Les agents de négociation des contrats ne sont pas tenus de vérifier si les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs auraient dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Ils doivent simplement soumettre au registraire les renseignements fournis par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
  2. Si un soumissionnaire, offrant ou fournisseur n'a pas fourni de liste des administrateurs ou propriétaires avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit soumettre la dénomination sociale complète, l'adresse et le NEA du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu ainsi que le numéro de la demande de soumissions (ou le numéro de contrat proposé) au registraire.
  3. Le registraire déterminera si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur aurait dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Si cela s'avère être le cas, il fera part de cette exigence à l’agent de négociation des contrats, qui avisera le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur de son obligation de fournir une telle liste dans un délai recommandé de dix jours ouvrables. Le défaut de fournir ces renseignements dans le délai précisé par l’agent de négociation des contrats rendra la soumission, l’offre ou l’arrangement non recevable. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves.
4. Réponses à la vérification :
  Trois réponses sont possibles (décrites ci-dessous). L'agent de négociation des contrats doit conserver une copie du courriel de confirmation du registraire dans le dossier d'achat. Ce processus et les échéanciers estimés peuvent être retardés si des renseignements supplémentaires sont requis par le SBD afin de lui permettre de faire une détermination.
  1. « Résultat d'intégrité – Le fournisseur n'est pas inadmissible. (Aucune correspondance) » : Cette réponse confirme que l'agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat, émettre l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou publier la liste des fournisseurs qualifiés.
  2. « Inadmissibilité confirmée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur est suspendu ou inadmissible à l’obtention d’un contrat, ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d'approvisionnement, ou à voir son nom figurer dans la liste des fournisseurs qualifiés. Dans des situations exceptionnelles, l'agent de négociation des contrats peux demander une exception relative à l’intérêt public afin d’attribuer un contrat a un fournisseur inadmissible.
  3. « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible. Cependant, le niveau de délégation pour conclure la transaction a été élevé au niveau du sous-ministre adjoint ou du directeur général comme indiqué dans le courriel de confirmation de la vérification. Cette information est pour la discussion et la prise de décisions interne seulement et, à ce titre, ne devrait jamais faire l'objet de discussions avec des parties externes.
5. Dans les cas où la réponse reçue indique « Inadmissibilité confirmée » ou « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », les agents de négociation des contrats doivent consulter le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca et obtenir l’approbation requise stipulée à l’Annexe 6.4.1 – Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale.
6. Dans les cas où le registraire d’inadmissibilité et de suspension doit confirmer l’identité d’une personne en raison d’une réponse concernant la vérification de l’intégrité, le registraire s’adressera directement à la personne visée pour obtenir une réponse (comme une date de naissance).
Processus de vérification des modifications :
1. Lorsqu’ils modifient un contrat, les agents de négociations des contrats doivent proposer les conditions générales qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité les plus récentes conformément à l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité, paragraphe d. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi si l’entrepreneur accepte que les nouvelles dispositions relatives à l’intégrité soient incluses dans les modifications de contrat et le contrat existant contient des dispositions relatives à l’intégrité antérieure au mois de juillet 2015.
2. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi dans le cas de modifications de contrats, lorsque le dossier ne contient aucune preuve de vérification antérieure.
3. Si une vérification a déjà été effectuée, que les résultats figurent au dossier et que les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées, aucune autre mesure n’est requise.
S’il est déterminé qu’un entrepreneur est inadmissible ou suspendu pendant que le contrat est en vigueur, le registraire d’inadmissibilité et de suspension communiquera avec l’agent de négociation des contrats qui a demandé la vérification de l’intégrité à l’égard de ce contrat en particulier. Cet agent, avec l’aide du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), déterminera si le contrat peut être résilié pour manquement. Si tel est le cas, le SIPA offrira son aide à l’agent. Un l'entrepreneur inadmissible ou suspendu peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC si le contrat n'est pas résilié.
Sensibilisation et prévention : Avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'offre ou la soumission retenue doit être examinée par un agent de négociation des contrats ayant complété la formation sur le truquage des offres (sensibilisation et prévention). Il peut s'agir du même agent de négociation des contrats affecté au dossier d'approvisionnement.
Pour en savoir plus au sujet de l'intégrité, consulter les articles suivants

5.20 Recours à des spécialistes ou à des experts compétents

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent tirer profit des connaissances des spécialistes ou des experts compétents en la matière. Ces personnes sont en mesure de fournir des conseils dans leur domaine de compétence, chaque fois qu'un tel recours pourrait être utile ou approprié pour formuler une recommandation ou confirmer une décision.
Les experts et les spécialistes comprennent : les Services juridiques, les agents des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée, les agents de contrôle de la qualité des contrats, les analystes de coûts et les conseillers en gestion des risques, les vérificateurs, les responsables des politiques, les spécialistes de l'approvisionnement écologique, les agents d'éthique, les responsables des ressources humaines, les chefs d'équipe des biens et des services, les agents du secteur de l'engagement des clients, les agents de négociation des contrats d'expérience, les représentants de l'industrie, etc.

5.25 Recours à des surveillants de l'équité

Date d'entrée en vigueur : 2021-06-16

Lorsqu'un surveillant de l'équité a été embauché pour appuyer un processus d'achat, il doit fournir des rapports écrits à la Direction générale de la surveillance (DGS), conformément à l'énoncé des travaux reproduit dans son contrat, attestant l'équité, l’ouverture et la transparence du processus d'achat.
Si le surveillant de l'équité observe une situation qui constitue ou qui pourrait constituer une lacune en matière d'équité, il fera part de ses inquiétudes à l'équipe du projet afin de résoudre la question. Lorsqu'il est impossible de parvenir à une résolution, le surveillant de l'équité doit immédiatement en aviser la DGS.
Le surveillant de l'équité doit déposer un rapport définitif auprès de la DGS, lequel comprend notamment l'attestation globale d'assurance de l'équité, l’ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance et toutes les lacunes constatées et non réglées en matière d'équité. Ce rapport sera rendu public après sa présentation à la haute gestion.

5.30 Éclaircissements

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour être admissible à l'attribution d'un contrat, le soumissionnaire doit avoir présenté une soumission qui, à la date de clôture, satisfait à toutes les exigences obligatoires spécifiées dans la demande de soumissions. Il incombe aux soumissionnaires de satisfaire aux critères spécifiés dans la demande de soumissions et d'obtenir des éclaircissements avant de présenter une soumission s'ils ne comprennent pas une exigence particulière. Les instructions à l'intention des soumissionnaires indiquent clairement que TPSGC peut demander des éclaircissements aux soumissionnaires, mais il n'est pas obligé de le faire.
Si TPSGC juge nécessaire d'obtenir auprès des soumissionnaires des éclaircissements ou des données supplémentaires, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'aucun des soumissionnaires n'est avantagé par rapport aux autres. Ces éclaircissements ne modifient aucunement le prix proposé ou quelque élément important que ce soit de la soumission.
Seuls les éclaircissements qui n'apportent pas de changement du prix ou de tout autre élément important d'une soumission peuvent être demandés et acceptés. La demande d'éclaircissements et la réponse doivent être par écrit. Toute réponse qui provoque un changement important dans la soumission représente une modification et ne doit pas être considérée durant l'évaluation. Conformément au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), une demande d'éclaircissements est acceptable uniquement s'il s'agit d'une explication d'un aspect existant de la soumission et qu'elle ne provoque pas une modification importante de cette dernière. Les soumissionnaires ne doivent pas s'attendre à pouvoir corriger leur soumission par le biais d'une demande d'éclaircissements.
Dans l'évaluation de la soumission, le Canada peut, sans toutefois y être obligé, corriger toute erreur dans le prix global des soumissions en utilisant les prix unitaires et toute erreur de quantités indiquées en fonction des quantités précisées dans la demande de soumissions. En cas d'erreurs dans le calcul du total, le prix unitaire sera retenu.
Lorsque l'on constate un prix exceptionnellement bas, on doit donner au soumissionnaire concerné l'occasion de maintenir ou de retirer sa soumission, et ce, par écrit. Une fois que la soumission est confirmée, le fournisseur doit accepter le prix dans tout contrat subséquent. L'agent de négociation des contrats ne doit pas divulguer la différence entre le prix de la soumission de ce fournisseur et celui du fournisseur dont la soumission financière se classe au deuxième rang. Le soumissionnaire ne peut en aucun cas augmenter son prix. Cette disposition pourrait ne pas s'appliquer dans les demandes avec une garantie de soumission.
L'agent de négociation des contrats indiquera dans sa demande le nombre de jours dont disposent les soumissionnaires pour se conformer. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir comme conséquence que la soumission soit déclarée non recevable.

5.35 Évaluation des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2018-12-06

Le client est responsable de l'évaluation de la partie technique des soumissions et l'élément de gestion, s'il y a lieu. TPSGC est responsable de l'évaluation des modalités contractuelles et de la partie financière des soumissions. Les soumissions doivent satisfaire à toutes les exigences et tous les critères obligatoires définis dans la demande de soumissions. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences obligatoires (comme un cautionnement de soumission ou tout autre renseignement ou document) ou à tout autre critère d'évaluation obligatoire (technique, financier ou autre) seront déclarées non recevables.
Pour les niveaux de complexité de 1 à 3 inclusivement, l’évaluation des risques liés aux achats peut établir qu’il est nécessaire de procéder à une évaluation par les pairs des résultats de l’évaluation des soumissions. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, l’examen des résultats de l’évaluation des soumissions est obligatoire. Pour obtenir plus de renseignements sur le processus d’évaluation par les pairs, voir l’article 5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs. Dans tous les autres cas, une fois l’évaluation des soumissions terminée, les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les résultats de cette évaluation avant d’attribuer le contrat.
Dans certains cas, des universitaires ou autres experts en la matière peuvent être appelés à participer à l'évaluation. Cela sera clairement indiqué dans la demande de soumissions le cas échéant. En règle générale, les tiers qui prennent part à l'évaluation ou à la préparation des soumissions doivent préalablement signer un accord de non-divulgation et un autre en matière de conflit d'intérêts.
Les soumissions doivent être évaluées conformément aux critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions. Bien qu'il revienne aux soumissionnaires de présenter des soumissions claires et bien structurées, ces dernières doivent être examinées d'une façon diligente et minutieuse, afin de s'assurer qu'il n'y manque aucune information importante. Les évaluateurs ne peuvent faire appel à des critères ou à des facteurs qui ne font pas partie de la demande de soumissions ou tirer des conclusions de faux renseignements contenus dans les soumissions. Dans la mesure du possible, les es mêmes évaluateurs devraient évaluer toutes les soumissions. Lors de l'évaluation des soumissions, les évaluateurs doivent considérer toutes les données essentielles de la soumission, en évitant de fonder leur évaluation sur des critères non divulgués.
Il faut conserver les documents se rapportant à l'évaluation des soumissions. Les évaluateurs doivent soumettre l'original ou une copie de toutes leurs notes et communications relatives à l'évaluation à l'agent de négociation des contrats pour qu'il les classe dans le dossier d'achat. Tous ces renseignements sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, il ne faut pas détruire les feuilles de travail des évaluateurs même si l'information qu'elles renferment se retrouve dans d'autres documents d'évaluation. À la suite d'une décision pertinente du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), on a constaté que les feuilles de travail des évaluateurs font partie intégrante du processus d'évaluation et représentent une partie du dossier sur le marché ainsi qu'une partie du registre de toutes les communications ayant influé sur le marché au sens des accords commerciaux internationaux. Leur destruction constitue une violation des accords commerciaux internationaux. Bien que l’Accord de libre-échange canadien ne comprenne pas de dispositions à cet effet, le TCCE considère qu'il est essentiel de conserver des documents complets dans le cadre de cet accord en vue de promouvoir l'équité et l'ouverture des procédures d'achat. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

5.40 Évaluation technique des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le ministère client est responsable d'évaluer la partie technique des soumissions.
Lorsque l'évaluation technique est terminée, le ministère client doit fournir un rapport à l'agent de négociation des contrats décrivant les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements sur les soumissions non recevables et les motifs pour lesquels elles ont été déclarées non recevables. Chaque personne ayant participé à l'évaluation technique en tant qu'évaluateur doit signer le rapport.
Les documents complets, y compris les notes, les feuilles de travail, etc., rédigés durant le processus ou de l'évaluation des soumissions, doivent être conservés dans le dossier d'achat de TPSGC aux fins de référence.

5.40.1 Évaluation des critères techniques obligatoires

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les critères obligatoires sont évalués sur une base de réussite/échec. Les soumissions qui ne répondent pas aux critères obligatoires seront déclarées non recevables.
L'agent de négociation des contrats doit exposer clairement dans le dossier d'achat la raison pour laquelle une soumission a été déclarée non recevable.

5.40.5 Évaluation des critères techniques cotés

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Seules les soumissions qui satisfont aux critères obligatoires seront cotées par points, selon le cas. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission technique afin que le mérite relatif de chaque soumission puisse être déterminé. Le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère coté doit être spécifié dans la demande de soumissions.
Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considérée comme recevable, et souvent elle doit également obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. La demande de soumissions doit indiquer clairement les seuils minimaux obligatoires à respecter.
Au fil des ans, on a constaté de nombreuses plaintes déposées auprès du TCCE alléguant que le système de pointage à l'égard de certains critères était injuste. Cependant, dans la plupart des cas, le TCCE a affirmé qu'il ne peut procéder à une nouvelle pondération des points attribués, à moins que le traitement de la soumission qui fait l'objet de l'enquête n'équivaille à un déni de traitement équitable. En l'absence d'un tel déni de traitement équitable, TCCE s'en remet généralement au jugement des évaluateurs qui sont mieux qualifiés pour évaluer la valeur d'une soumission. Toutefois, le TCCE intervient s'il juge que les évaluateurs ont incorrectement appliqué la méthode et les critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions.

5.45 Évaluation financière des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

TPSGC est responsable d'évaluer la partie financière des soumissions. TPSGC ne fournit pas d'information sur les prix aux ministères clients durant le processus d'évaluation technique afin d'assurer l'intégrité du processus. L'information sur l'établissement des prix devrait être fournie au client seulement après que l'évaluation technique est terminée.
Dans les circonstances suivantes, plusieurs employés de TPSGC doivent participer à l'évaluation des prix offerts afin de s'assurer que le contrôle interne est exercé de manière adéquate, et que les soumissions sont classées correctement en fonction du prix offert, conformément à la demande de soumissions :
1. dans le cas de tout besoin concurrentiel nécessitant l'approbation du ministre, du sous-ministre adjoint ou du Conseil du Trésor pour conclure un contrat; et
2. dans le cas de tout besoin considéré comme étant de nature délicate ou à risque élevé.
Les agents de négociation des contrats doivent également envisager de faire participer plusieurs employés de TPSGC à l'évaluation des prix offerts dans les circonstances suivantes :
1. lorsque l'évaluation nécessite beaucoup de calculs ou qu'elle est complexe sur le plan mathématique; et
2. dans le cas d'offres à commandes (OC) et d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint.
Tous les employés de TPSGC qui participent à l'évaluation des prix proposés doivent signer le rapport d'évaluation financier.

5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

L’évaluation par les pairs est un processus de surveillance et de gestion des risques effectué dans le cadre des résultats d’un processus concurrentiel. Cette évaluation permet de garantir que les résultats de l’évaluation des soumissions et que la sélection de l’entrepreneur cadrent avec la demande de soumissions. Il vise aussi à confirmer l’absence d’irrégularités ou de problèmes éventuels qui feraient entorse aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence du processus d’approvisionnement.
Pour les achats de niveau de complexité 2 et 3, les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats permettent d’établir si une évaluation par les pairs est nécessaire.
Pour les achats de niveau de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
Les pairs évaluateurs devront parapher et dater le rapport d’évaluation pour confirmer que l’évaluation a bel et bien été effectuée.
L’obligation de rendre compte du processus d’approvisionnement demeure la responsabilité de l’agent de négociation des contrats chargé du besoin; il n’y a aucun transfert de responsabilité.
La décision de mener ou non une évaluation par les pairs est prise à la phase de la stratégie d’approvisionnement, au moment d’obtenir l’approbation conformément à l’outil d’évaluation des risques, ou à la discrétion du titulaire du pouvoir d’approbation.
Si des problèmes surviennent au cours du processus d’évaluation, l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur devraient faire tout en leur possible pour les résoudre. Dans le cas où une solution ne peut être apportée, l’affaire sera transmise à l’échelon supérieur désigné à celui de l’agent de négociation des contrats afin de les régler.
Le temps nécessaire à la réalisation de l’évaluation par les pairs sera déterminé par l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur; toutefois l’évaluation ne devrait pas s’étendre sur plus de deux jours ouvrables.
Des évaluations informelles par les pairs peuvent aussi être menées à la discrétion de l’agent de négociation des contrats ou du pouvoir d’approbation pertinent.

5.45.2 Taxes provinciales

Date d'entrée en vigueur : 2011-10-04

Sauf pour les exceptions prévues par la loi, les ministères et organismes ne doivent pas payer la taxe de vente provinciale (TVP) imposée par la province dans laquelle les biens ou les services taxables sont livrés, à l'exception du remboursement des coûts réels qui incluent la TVP (p. ex. la TVP sur les frais de déplacement et de subsistance réels engagés durant l'exécution du contrat). Les ministères fédéraux doivent payer la taxe de vente harmonisée (TVH). Pour plus de renseignements à ce sujet, consulter les articles pertinents des conditions générales (p. ex. l'article 11 de 2010A ou l'article 13 de 2035) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

5.45.5 Taxes de pays étrangers et droits de douane canadienne

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

On doit tenir compte des droits de douane dans l'évaluation des soumissions provenant de soumissionnaires établis tant au Canada qu'à l'étranger, puisque les soumissions de ceux qui sont établis à l'étranger excluent les droits de douane dans leur soumission. Lorsqu'il faut vérifier les taux de droits de douane ou les exemptions, l'agent de négociation des contrats peut procéder comme suit :
1. demander au ministère client de lui fournir les renseignements sur le taux de droits de douane qui s'applique aux marchandises importées, et ajouter le montant approximatif des droits proposés par le soumissionnaire établi à l'étranger; ou
2. vérifier auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) si des droits de douane s'appliquent aux marchandises importées.
L'administrateur de tarif et de valeurs de l'ASFC répondra par écrit à toute demande de taux de droit de douane, de classification de tarif ou de valeur de douanes. Les importateurs ou leurs agents qui désirent obtenir une réponse par écrit doivent envoyer leur demande au bureau de l'ASFC le plus près.
Les agents de négociation des contrats doivent vérifier l'application des taxes d'accise ainsi que le montant et les taux précisés dans les soumissions, en plus d'évaluer les soumissions sans tenir compte de la taxe sur les produits et services (TPS) ou de la TVH, le cas échéant. Pour obtenir la liste des biens auxquels s'applique la taxe d'accise, voir 4.5 Demandes préalables à la demande de soumissions.
Les clients peuvent exiger ou être admissibles à une exemption de taxes ou de droits. Dans ces cas, ils devraient faire référence, dans leur demande, à un certificat d'exonération ou à un décret en conseil de remise. Toute question relative à de telles remises devrait être réglée entre le ministère client et l'ASFC.

5.45.10 Coûts de transport

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-28

Cette section est supprimée du Guide des approvisionnements puisque ça ne reflète plus les pratiques du gouvernement du Canada.

La section 5.45.10 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2019-3.

5.45.15 Soumissions présentées en devises étrangères

Date d'entrée en vigueur : 2017-08-17

Sauf lorsque la demande de soumissions précise que les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens, les soumissions qui sont présentées en devises étrangères doivent être converties en devise canadienne aux fins d'évaluation. Pour les soumissions présentées en devises étrangères, on doit utiliser comme facteur de conversion le taux de la Banque du Canada publié au plus tard à 16 h 30 (heure de l’Est), à la date de clôture des soumissions ou à une autre date précisée dans la demande de soumissions.

5.45.20 Fluctuation du taux de change

Date d'entrée en vigueur : 2013-11-06

Cet article a été supprimé dans la version 2013-7 du Guide des approvisionnements et a été intégré à l'article 4.65 Atténuation des risques liés à la fluctuation du taux de change.

5.50 Sélection du soumissionnaire retenu

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le soumissionnaire retenu doit être sélectionné conformément à la méthode précisée dans la demande de soumissions.

5.55 Rejet des soumissions, offres ou arrangements

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

5.55.1 Rôle de l'agent de négociation des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

L'agent de négociation des contrats ne doit pas évaluer les soumissions/offres/arrangements reçus d'un fournisseur si ce dernier est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement. (Les soumissions incluent les soumissions sous des arrangements en matière d'approvisionnement).
Une offre à commandes doit être mise de côté pour un fournisseur qui est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement.
La décision de rejeter une soumission, offre ou arrangement en raison d'une MCRF peut être prise en tout temps jusqu'à l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Il faut vérifier si une MCRF figure dans le SIF à la date de clôture en régime concurrentiel et avant de contacter un fournisseur lorsqu'il s'agit d'un contrat à fournisseur unique. De plus, avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, il faut de nouveau vérifier dans le SIF.
S'il existe une MCRF au fichier du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur, l'agent de négociation des contrats verra clairement un avis l'indiquant en consultant le SIF. La solution d’achats électroniques (SAE) n'empêchera pas l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement à un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur visé par une MCRF. Par conséquent, il appartient à l'agent de négociation des contrats de vérifier si le fournisseur est assujetti à une MCRF.

5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement

Date d'entrée en vigueur : 2012-10-25

Le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement, conformément aux sections applicables intitulées « Rejet d’une soumission » des instructions uniformisées 2003, 2004, 2006, 2007, et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), appartient à l'agent de négociation des contrats responsable de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements. Toutefois, pour les soumissions, les offres ou les arrangements que l'on envisage rejeter conformément aux alinéas 1(c) et 1(d) et aux sous-alinéas 1(f)(i) et 1(f)(ii), le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement appartient au directeur général compétent.

5.55.10 Avis adressé au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur

Date d'entrée en vigueur : 2012-10-25

L'avis d'intention de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement conformément aux sections applicables mentionnées à l'article 5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement devrait être transmis par téléphone, puis confirmé par lettre ou télécopie. Le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur dont la soumission, l'offre ou l'arrangement est rejeté est réputé avoir reçu cet avis au moment de l'appel téléphonique. La personne qui fait l'appel devrait noter dans le dossier la date et l'heure de la communication, ainsi que le nom de son interlocuteur.
L'avis d'intention doit faire état des faits et des motifs de la décision de rejeter la soumission, l'offre ou l'arrangement. Toutefois, lorsqu'une soumission, une offre ou un arrangement est rejeté conformément à l'alinéa 1(a) ou (b) de la section applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA parce qu'une MCRF est imposée, il est suffisant tout simplement de faire référence à cette MCRF.

5.55.15 Examen

Date d'entrée en vigueur : 2012-10-25

Un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur, sauf un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur exclu conformément à l'alinéa 1(b) de l'article applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA, peut demander au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) d'examiner la décision de rejet de sa soumission, son offre ou son arrangement. La décision de mettre en attente le processus d'évaluation des soumissions et d'attribution du contrat, de façon à allouer plus de temps pour qu'on puisse examiner la décision de rejet, est à l'entière discrétion du SMA/DGA.
L'examen effectué par le SMA/DGA donnera lieu à une enquête, puis à une décision. Cette décision peut avoir des effets qui débordent du cadre de l'achat dont le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur a été rejeté. Lorsque la décision est prise, on doit informer par écrit le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur des résultats.

5.60 Capacité financière de l'entrepreneur

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

5.60.1 Capacité financière

Date d'entrée en vigueur : 2010-08-16

Le soumissionnaire doit avoir la capacité financière nécessaire pour répondre aux exigences du contrat.
La politique du Conseil du Trésor (CT) mentionne que « les entreprises considérées comme qualifiées sont celles qui ont les capacités techniques, financières et de gestion pour l'exécution du contrat. Les agents de négociation des marchés ont la responsabilité de vérifier cette information avant de conclure un contrat ».
Les agents de négociation des contrats doivent consulter le Groupe d'analyse des coûts et des prix du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, pendant l'évaluation des soumissions, offres ou arrangements pour déterminer quelle information financière peut être requise du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur.
1. Lorsqu'une opinion financière est requise, les Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) suivantes doivent être utilisées : A9033T pour les demandes de soumissions, M9033T pour les demandes d'offres à commandes (DOC) et S0030T pour les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA).
2. Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de préqualifier ceux-ci. Un examen détaillé de la viabilité financière d'un soumissionnaire peut être nécessaire pour des besoins subséquents dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Dans ces cas, les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement doivent inclure la clause A9033T dans toutes les demandes de soumissions. Pour de plus amples renseignements, voir le paragraphe 4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement.
Si la sélection du soumissionnaire se fait dans un contexte entièrement concurrentiel et que le contrat ne vise que des biens ou services habituellement disponibles dans le commerce, les risques de perte financière pour le Canada sont réduits au minimum en raison de la facilité que l'on aura à trouver une source de remplacement. En toute autre circonstance, il peut cependant être coûteux de se réapprovisionner ailleurs tant du point de vue des délais d'exécution que des risques financiers.
Il n'est habituellement pas obligatoire d'évaluer la capacité financière des fournisseurs actuels ou éventuels pour les types de contrats suivants :
1. contrats d'aide passés au nom d'Industrie Canada (IC) (IC détermine lui-même la capacité financière d'un entrepreneur);
2. contrats avec les universités et les collèges, les sociétés d'État et les ministères et organismes gouvernementaux
3. contrats pour les services d'individus; et
4. contrats pour des biens et des services habituellement disponibles dans le commerce, obtenus de soumissionnaires choisis en régime de concurrence.
Une analyse financière d'un fournisseur éventuel peut être nécessaire au moment de son inscription sur la liste des fournisseurs.
Un examen financier d'un fournisseur peut être entrepris à n'importe quelle étape du processus contractuel lorsque l'agent de négociation des contrats le juge nécessaire. Ce dernier doit prendre les mesures nécessaires pour qu'un analyste des coûts évalue, au besoin, la capacité financière de l'entrepreneur durant l'exécution du contrat.
Lorsque TPSGC doit faire affaire avec un fournisseur dont la situation financière est précaire, on devrait réduire le plus possible les risques financiers éventuels que peut encourir le Canada en se fondant sur les recommandations d'un analyste des coûts.
Une demande d'examen financier doit être présentée au moyen du formulaire PWGSC-TPSGC 603 (PDF Version 40 Ko) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) - (Aide sur les formats de fichier).

5.60.5 Garantie de soumissions (financière)

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Si une garantie de soumissions est requise, elle doit être maintenue jusqu'à l'exécution de ses conditions, y compris l'attribution du contrat ou l'expiration de la période de validité des soumissions.
Si un soumissionnaire présente une soumission ne comprenant pas une garantie financière suffisante, c.-à-d. inférieure à la somme exacte demandée ou sans aucune garantie, sa soumission sera déclarée non recevable.
Les obligations garanties par le gouvernement qui comprennent des coupons ne peuvent être acceptées comme dépôts de garantie, à moins qu'elles comprennent tous les coupons non échus à la date du dépôt.
Les cautionnements présentés par les soumissionnaires doivent être soumis à l'examen de l'agent de négociation des contrats, conseillé au besoin par les Services juridiques, qui déterminera s'ils sont exacts sous tous les rapports, y compris la raison sociale et l'adresse du soumissionnaire, la date et le numéro de série du contrat et la description de « l'obligataire » qui est « Sa Majesté le Roi du chef du Canada ». Les cautionnements à corriger doivent être retournés à l'entrepreneur, et non à la société de cautionnement.
TPSGC retiendra tout cautionnement de soumission, cautionnement d'exécution, cautionnement de paiement ou dépôt de garantie non négociable (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocable) jusqu'à ce que les conditions de la garantie soient remplies. Pour obtenir des instructions détaillées sur la sauvegarde de ces instruments, voir l’Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change.
L'agent de négociation des contrats doit demander des instructions écrites au soumissionnaire en ce qui concerne le traitement des coupons qui viendront à échéance pendant que l'obligation est retenue à titre de garantie; il doit transmettre les instructions au Secteur des opérations financières.
L'agent de négociation des contrats doit examiner les lettres de crédit soumises par les soumissionnaires et obtenir des conseils des services juridiques, si nécessaire, afin de s'assurer que chaque lettre est exacte sous tous égards, notamment :
1. prévoir la somme nominale qui peut être retirée;
2. prévoir la date d'expiration;
3. prévoir le paiement à vue au receveur général du Canada à partir de la lettre de change de l'institution financière sur présentation d'une demande écrite de paiement signée par le représentant ministériel autorisé identifié dans la lettre de crédit par son bureau;
4. prévoir que plus d'une demande écrite de paiement puisse être présentée, à condition que la somme de ces demandes ne dépasse pas la valeur nominale de la lettre de crédit;
5. prévoir son assujettissement aux Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires (Disponible en anglais seulement) de la Chambre de commerce internationale (CCI), révision 2007, publication de la CCI n ^o 600;
6. préciser clairement leur nature irrévocable ou qui est jugée irrévocable en vertu des Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires de la CCI, mise à jour de 2007, publication n ^o 600;
7. émission ou confirmation, dans l'une ou l'autre des langues officielles, par une institution financière membre de l'Association canadienne des paiements (Paiements Canada) et être écrite sur le papier en-tête de l'émetteur ou du confirmateur. La mise en page est laissée à la discrétion de l'émetteur ou du confirmateur.

5.60.10 Services de crédit corporatif

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-21

Les compagnies offrant des services de crédit corporatif peuvent fournir, sur des entreprises particulières, une cote de crédit générale et un rapport de crédit détaillé. Leurs rapports détaillés comprennent généralement des états financiers simplifiés, des détails sur le crédit maximal accordé à l'entreprise, la rapidité avec laquelle l'entreprise fait ses paiements, de l'information bancaire, l'historique de l'entreprise et quelques renseignements sur les activités de l'entreprise.
Les agents de négociation des contrats ne doivent pas communiquer directement avec une compagnie offrant des services de crédit corporatif. Ils doivent plutôt envoyer les demandes de services de crédit corporatif à la Direction du soutien des prix (DSP).
Les rapports des compagnies offrant des services de crédit corporatif sont considérés comme commercialement confidentiels. L'information ne doit pas être divulguée à l'extérieur du gouvernement, et n'est divulguée qu'aux fonctionnaires pour qui cette information est vraiment nécessaire.
Les copies de ces rapports ne peuvent être utilisées qu'au sein de TPSGC. Les rapports sont conservés par DSP.

5.60.15 État des pratiques de comptabilité du prix de revient

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-21

Cet article est supprimé du Guide des approvisionnements puisque ça ne reflète plus les pratiques du gouvernement du Canada.

L'article 5.60.15 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2017-5.

5.65 Soumissions basses identiques : meilleure valeur

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Si l'on reçoit des soumissions basses identiques, le contrat devrait être attribué en fonction de la meilleure valeur. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'agent de négociation des contrats l'estime à propos :
1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'un rendement global satisfaisant, plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des soumissions plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne la préférence à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.
Lorsque deux soumissions identiques (ou plus) sont présentées, on doit privilégier le soumissionnaire qui assume la totalité ou une partie du risque relatif au rajustement du taux de change à celui qui refuse d'assumer un tel risque, à la condition toutefois que la soumission retenue demeure la plus avantageuse pour le Canada. De plus, on doit retenir le soumissionnaire qui accepte d'assumer la totalité du risque associé au rajustement du taux de change, de préférence à celui qui accepte d'assumer une partie seulement d'un tel risque.
Lorsque aucune des situations ci-dessus ne s'applique, on peut utiliser une méthode qui permet de départager les soumissions identiques et qui a été acceptée par les parties (le Canada et les soumissionnaires ayant présenté des soumissions identiques). Par exemple, on pourrait tirer à pile ou face. On doit aussi obtenir un avis juridique sur la solution mutuellement convenue.

5.70 Une seule soumission recevable

Date d'entrée en vigueur : 2017-10-24

Une seule soumission recevable d’une valeur supérieure à 1 000 000 $
1. Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec un analyste des coûts pour déterminer si une analyse plus approfondie s'impose, comme il est précisé dans les conditions obligatoires énoncées dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)(PDF). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
Une seule soumission recevable d’une valeur inférieure ou égale à 1 000 000 $
1. Lorsqu'un une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services d'un analyste des coûts afin d'établir si une analyse plus approfondie est nécessaire (consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada][PDF]). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
Une seule soumission recevable d'un soumissionnaire étranger
Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, et que cette soumission a été soumise par un fournisseur provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), ou comprend la participation significative d'un sous-traitant étranger provenant d'un tel pays allié, l'agent de négociation des contrats devrait, afin de s'assurer que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient le fournisseur pour mener une vérification de l'équité et du caractère raisonnable de la soumission. Le service peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.

5.75 Aucune soumission recevable

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de l'émission d'une demande de soumissions concurrentielle, la demande de soumissions doit être annulée. Pour plus de renseignements sur la réémission d'une demande de soumissions, voir l'article 4.100 Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle.

5.80 Collusion, fraude et truquage des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

L'agent de négociation des contrats doit informer les Services juridiques et son directeur immédiat lorsqu'il existe une possibilité d'activités de truquage des soumissions, de collusion ou de fraude. Lorsque ce sera jugé nécessaire, les Services juridiques collaboreront aux discussions ultérieures avec le Bureau de la concurrence Canada, un organisme fédéral indépendant chargé de l'administration et de la mise en vigueur de la Loi sur la concurrence. La collusion des soumissions est traitée à l’article 47 de la Loi.

Les cas suivants sont des exemples d'activités possibles de truquage des soumissions :

sans motif apparent, les taux ou les prix des soumissions sont beaucoup plus élevés que ceux des listes de prix publiées, des estimations des coûts techniques ou que les taux et les prix de soumissions antérieures présentées par les mêmes fournisseurs;
le soumissionnaire retenu donne des travaux de sous-traitance aux fournisseurs qui présentent des soumissions plus élevées pour le même projet;
des soumissionnaires utilisent des termes identiques pour décrire des articles non standard, ou présentent des soumissions identiques pour de tels articles;
selon certaines indications, des échanges inhabituels ont eu lieu entre les fournisseurs, avant la présentation des soumissions, en ce qui concerne le prix des soumissions, ou la répartition des clients, ou les références aux « prix de l'industrie », à « l'autoréglementation de l'industrie », etc.;
le même fournisseur est le soumissionnaire retenu pour des clients précis, ou dans des endroits géographiques, ou encore pour des travaux d'ampleur ou de type précis, et que ses autres soumissions sont rejetées de façon systématique;
il existe une constance évidente de rotation systématique ou régulière de soumissions la plus basse.

5.85 Négociations

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables et plus à la suite de la demande de soumissions concurrentielle, et qu'aucune ne représente une juste valeur, l'agent de négociation des contrats devrait examiner la demande pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et d'émettre de nouveau la demande.
Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle.
L'agent de négociation des contrats doit mener toutes les négociations. Dans le cas d'un besoin de nature technique, l'agent devrait mener les négociations en collaboration avec le client. Un rapport sur les négociations doit être versé au dossier contractuel.
Pour les achats assujettis aux accords commerciaux, les agents de négociation des contrats doivent tenir des négociations conformes aux conditions de ces accords. Par exemple, voir à l'article 19.11 : Négociation de l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne, ou l'Article XII : Négociation de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, ou la provision de 'Négociation' de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC). Les autres accords de libre-échange signés par le Canada ont des règles similaires à celles de l'AMP-OMC.
Pour les achats non assujettis à aux accords commerciaux,
1. lorsqu'une demande de soumissions a été émise, il est possible d'entreprendre des négociations :
  1. avant que ne soit terminée l'évaluation des soumissions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
  2. après l'évaluation des soumissions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable a été évaluée, mais qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même.
    
    La capacité de prouver que le même soumissionnaire sera choisi, qu'il y ait ou non négociation avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) ne changera pas durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même possibilité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et meilleures;
2. lorsqu'un appel d'offres a été émis et que l'on a reçu plusieurs soumissions recevables, mais où ni la soumission la plus basse ni les autres soumissions ne représentent une juste valeur, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler la demande et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les soumissionnaires; et
3. lorsqu'une demande de prix a été émise, on devrait éviter d'entreprendre des négociations.

5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les soumissions seront valables pour une période de 60 jours (30 jours pour la construction) à partir de la date de clôture de la demande de soumissions, à moins d'indication contraire dans la demande de soumissions (voir les instructions uniformisées 2003, 2006 et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les agents de négociation des contrats doivent donc déterminer s'il y a un risque que l'évaluation des soumissions prenne plus de temps que prévu, et ils doivent indiquer dans la demande de soumissions la période de validité des soumissions modifiée pour ce contrat particulier. Les agents de négociation des contrats doivent en outre suivre de près le déroulement des processus d'évaluation et d'approbation du contrat afin d'attribuer le contrat avant l'expiration de la période d'acception des soumissions. Les cas où la période d'acception des soumissions expire avant l'attribution du contrat devraient donc être exceptionnels.
Si le contrat n'a pas été attribué avant l'expiration de la période d'acceptation des soumissions, la demande de soumissions doit être émise de nouveau.
Tout contrat attribué à un soumissionnaire après la date d'expiration de la soumission est considéré comme étant un contrat à fournisseur unique, et il faudra donc justifier le recours à ce processus.
Si l'évaluation n'est pas terminée et qu'il est peu probable qu'elle le soit dans un délai raisonnable, et la période d'acceptation des soumissions prendra fin avant que l'évaluation soit terminée, il faudrait mettre un terme au processus et déterminer la cause du délai. Des correctifs nécessaires au processus d'invitation ou d'évaluation peuvent alors être apportés et la demande de soumissions émise de nouveau.
Comme il est indiqué dans les instructions uniformisées, le Canada se réserve le droit de demander par écrit une prolongation de la période de validité des soumissions, dans un délai d'au moins trois (3) jours avant la fin de la période en question. Si tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables acceptent de prolonger cette période, le Canada continuera d'évaluer les soumissions. Si cette prolongation n'est pas acceptée par tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion, continuera d'évaluer les soumissions des soumissionnaires qui auront accepté la prolongation ou annulera la demande de soumissions.
Lorsqu'un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation et qu'il est clair qu'il n'a aucune chance d'être recommandé pour l'attribution d'un contrat, il conviendra peut-être d'exercer le droit du Canada d'attribuer un contrat seulement à l'un des soumissionnaires qui ont consenti à la prolongation. On pourra consulter les Services juridiques dans les cas où un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation, particulièrement dans le cas d'un achat soumis aux accords commerciaux.

5.95 Évaluation des soumissions provenant d'une coentreprise

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les coentreprises peuvent répondre à la demande de soumissions conformément aux conditions de la demande. L'article pertinent des instructions uniformisées 2003, 2006 et 2008 du guide des CCUA permet que des soumissions proviennent d'une coentreprise, et fournit plus de détails à ce sujet.
Si le contrat est attribué à une coentreprise, tous les membres de la coentreprise seront responsables individuellement de l'exécution de tout contrat. (Voir les instructions uniformisées précitées)
Si une évaluation de la capacité financière est requise, alors tous les membres d'une coentreprise seront évalués.

5.100 Considérations liées aux programmes spéciaux

Date d'entrée en vigueur : 2020-10-21

Durant l'évaluation des soumissions, il faut tenir compte, suivant les cas, de divers programmes, comme ceux touchant le contenu canadien, l'approvisionnement écologique, l’approvisionnement accessible et le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Les exigences d'équité en matière d'emploi sont décrites à l’Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.

5.105 Rapport d'évaluation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

On doit préparer un rapport d'évaluation décrivant en détail l'examen des soumissions, y compris tout éclaircissement sur les soumissions ainsi que les renseignements sur la façon dont la décision définitive a été prise pour classer et choisir les soumissionnaires.
Le rapport d'évaluation devrait comprendre les critères d'évaluation, la justification pour chaque critère obligatoire et cotation numérique, ainsi que les noms et les coordonnées de tous les évaluateurs.
Toutes les personnes qui participent à l'évaluation des soumissions doivent signer le rapport d'évaluation.
Les notes prises au cours de l'évaluation doivent être conservées telles quelles et faire partie du dossier d'achat aux fins de vérification.

Certains secteurs ou certaines régions ont établi des listes de vérification pour aider les agents de négociation des contrats au moment de tabuler les soumissions. Elles devraient être utilisées lorsqu'elles sont offertes.

5.110 Communications avant l'attribution du contrat

Date d'entrée en vigueur : 2013-06-27

Avant l'attribution du contrat, les agents de négociation des contrats doivent informer les fournisseurs qu'un contrat ne pourra leur être attribué s'ils ne se conforment pas aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi, sauf dans des cas très particuliers. Voir l’Annexe 5.1 Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour connaître les exceptions s'appliquant aux services de construction et de radoub de navire.
On doit porter une attention particulière lorsque la période de validité des soumissions fait l'objet d'une prolongation. (Voir l'article 5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions.)
Remarque : Il ne faut divulguer aucun renseignement sur les autres soumissions. La divulgation de renseignements après l'attribution du contrat est traitée à l'article 7.45 Divulgation des renseignements.

5.110.1 Avis anticipé pour les services de construction et radoub de navire

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans le cas de nouveaux contrats pour la construction de navires ou le radoub attribués par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les agents de négociation des contrats informeront les soumissionnaires quant à savoir si leur soumission fait partie des deux soumissions les plus avantageuses et recevables lorsque :
1. il y a plus de deux soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables;
2. l'on prévoit que le processus d'approbation sera long (généralement pour les contrats nécessitant l'approbation d'un niveau supérieur au directeur général);
3. aucune des circonstances suivantes ne s'applique :
  1. toutes les soumissions reçues sont extrêmement proches; ou
  2. le gestionnaire juge qu'il ne serait pas dans les meilleurs intérêts du Canada d'informer les soumissionnaires sur la situation de la soumission.
Pour les contrats de construction et de radoub de navires qui ne respectent pas les critères normaux, les agents de négociation des contrats devraient consulter le directeur principal de la Direction des systèmes maritimes (DSM), Secteur des projets de défense et des grands projets.
Un avis anticipé peut être transmis avant l'attribution du contrat seulement après que le directeur principal de la DSM a recommandé la « Demande de contrat » formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
Les soumissionnaires seront avisés des circonstances ne permettant pas de les informer sur la situation de leur soumission.
On permettra aux soumissionnaires, dont les soumissions ne sont pas parmi les deux soumissions recevables les plus avantageuses, de retirer leurs soumissions sur demande écrite adressée à l'agent de négociation des contrats.

Annexes

Consultez la liste des annexes ci-dessous relatives au chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur.

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Date de modification:: 2024-04-19