Annexes du Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

Annexe 7.1 : Lettres types de refus

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Appendice A 7.1.1 : Lettre de refus adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur, bien que non retenu, sa soumission, offre ou arrangement a toutefois été déclaré recevable puisqu'il a satisfait à toutes les exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre type de refus figurant à l'Appendice B 7.1.2 : Lettre de refus adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable.

___________(inscrire l'adresse du ministère)

______________(inscrire la date)

______________(inscrire le nom et l'adresse du fournisseur)

À l'attention de : _____________(inscrire le nom du destinataire)

Monsieur/Madame ____________(insérer le nom du destinataire),

Objet : Numéro de soumission _____________

Merci de votre ___________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de ____________(inscrire une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) __________(insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) ») ne vous sera pas __________(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. Un(e) __________(insérer « contrat », « OC » ou « AMA ») a été _________(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour __________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par ___________(inscrire le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________(insérer « du contrat », « de l'OC » ou « de l'AMA ») attribué(e) ou émis(e) est de ____________(inscrire la valeur du contrat attribué ou de l'OC ou de l'AMA émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services ou la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Bien que votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ait été déclaré(e) conforme aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, elle ne s'est pas classée au premier rang en fonction de la méthodologie d'évaluation décrite dans la demande de soumissions.

À titre d'information et pour vous aider à répondre à de futures demandes de soumissions, je vous informe que votre ________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») a été évalué(e) de la façon suivante, comparativement à _________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») retenu(e) :

Appendice A - Le tableau démontre la cotation numérique obtenue par les soumissionnaires retenus et le destinataire de la lettre.

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre ___________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez de répondre aux demandes de soumissions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Lorsqu'un ou plusieurs accords commerciaux s'appliquent à un processus d'achat, un recours est possible auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), mais il n'y a que 10 jours ouvrables pour déposer la plainte. Le début de ces 10 jours ouvrables dépend du fait que vous vous soyez opposé ou non à TPSGC et du moment où il est clair que le Canada ne vous accordera pas la réparation que vous avez demandée. Pour plus de détails, veuillez consulter le site Web du TCCE à l'adresse suivante : Enquêtes sur les marchés publics. Les plaintes au Tribunal ne peuvent être déposées que par les fournisseurs des parties aux accords commerciaux qui s'appliquent au marché. Lorsqu'aucun des accords commerciaux ne s'applique, il est possible d'avoir recours au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA). Dans ce cas, le délai de prescription est normalement de 30 jours ouvrables. Vous trouverez des renseignements plus détaillés sur le TCCE, le BOA et les délais de prescription, ainsi que des renseignements sur les autres mécanismes de recours possibles, à la page Processus de contestation des offres et mécanismes de recours du site Web Achatsetventes.gc.ca.

____________(insérer le nom de l'autorité contractante)
Autorité contractante

Téléphone : ____-____-______
Courriel : _________ @tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c. _________(insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)

Appendice B 7.1.2 : Lettre de refus adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable puisqu'il n'a pas satisfait à une ou plusieurs des exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre type de refus figurant à l'Appendice A 7.1.1 : Lettre de refus adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré recevable, mais n'a pas été classé au premier rang.

_________(insérer la date)

____________(insérer l'adresse du ministère)

____________(insérer le nom et l'adresse du fournisseur)

Monsieur/Madame ___________(insérer le nom du destinataire)

Objet : Numéro de soumission _________

Merci de votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de _____________(insérer une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) ________(insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) ») ne vous sera pas ________ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. ________(insérer « Un contrat » ou « Une OC » ou « Un AMA ») a été _______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour _________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par _________(insérer le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________(insérer « du contrat » ou « de l'OC » ou « de l'AMA ») est de ________ $ (insérer la valeur du contrat, de l'OC ou de l'AMA attribué/émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services et la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Comme l'indiquait la demande de soumissions, _________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») devait être conforme à toutes et à chacune des exigences obligatoires. Malheureusement, l'équipe d'évaluation a conclu que votre ________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ne répondait pas à toutes les exigences obligatoires de la demande de soumissions, incluant celles qui suivent :

_______________(Insérer la description des éléments non conformes)

Afin de vous fournir des données sur les caractéristiques et les avantages relatifs de __________(insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA ») retenu(e), je vous informe que __________(insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA » ou « l'arrangement » retenu(e) a satisfait à toutes les conditions obligatoires de la demande de soumissions et a obtenu le résultat requis pour les critères cotés par point (insérer le tableau ci-dessous, si applicable), comme suit :

Appendice B - Le tableau démontre la cotation numérique obtenue par les soumissionnaires retenus et le destinataire de la lettre

Instruction à l'agent de négociation des contrats :

1. Si vous n'avez pas attribué de pointage à la soumission ou l'offre parce qu'elle a été rejetée tôt dans le processus, ajoutez la phrase suivante (i.e. Votre______) et supprimez la seconde rangée du tableau qui précède (i.e. Votre _____).
2. Si vous fournissez au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur non retenu les points obtenus, supprimez la phrase suivante (i.e. Votre______)

Votre ________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ayant été déclaré(e) non recevable, elle a été rejeté(e) et le Canada n'a pas procédé à la poursuite de son évaluation et, par conséquent, n'a pas déterminé les points techniques pour votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »).

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez à répondre aux projets de marché de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre ____________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Lorsqu'un ou plusieurs accords commerciaux s'appliquent à un processus d'achat, un recours est possible auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), mais il n'y a que 10 jours ouvrables pour déposer la plainte. Le début de ces 10 jours ouvrables dépend du fait que vous vous soyez opposé ou non à TPSGC et du moment où il est clair que le Canada ne vous accordera pas la réparation que vous avez demandée. Pour plus de détails, veuillez consulter le site Web du TCCE à l'adresse suivante : Enquêtes sur les marchés publics. Les plaintes au Tribunal ne peuvent être déposées que par les fournisseurs des parties aux accords commerciaux qui s'appliquent au marché. Lorsqu'aucun des accords commerciaux ne s'applique, il est possible d'avoir recours au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA). Dans ce cas, le délai de prescription est normalement de 30 jours ouvrables. Vous trouverez des renseignements plus détaillés sur le TCCE, le BOA et les délais de prescription, ainsi que des renseignements sur les autres mécanismes de recours possibles, à la page Processus de contestation des offres et mécanismes de recours du site Web Achatsetventes.gc.ca.

_______________(insérer le nom de l'autorité contractante)

Téléphone : ______ _____-______
Courriel : _______ @tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c. : _________ (insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)