Services de gestion de la construction pour l’aménagement de la Chancellerie de la Délégation canadienne conjointe auprès de l’OTAN à Bruxelles, en Belgique

Le projet
	Le gouvernement du Canada, par l'entremise d'Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI), planifie la construction pour l’aménagement de la Chancellerie de la Délégation canadienne conjointe auprès de l’OTAN à Bruxelles, en Belgique. La nouvelle construction comprendra une superficie approximative nette de 899 m² de locaux à bureaux sur environ 1 593 m² de superficie louable de catégorie « A ».
	
La demande de propositions s’adresse à des entreprises ayant une expérience professionnelle appréciable et pertinente. Toutes les ressources proposées doivent détenir une cote de sécurité de niveau SECRET de l’OTAN ou une cote de sécurité de niveau SECRET ou supérieur du gouvernement du Canada valide à la date de clôture de la demande de propositions.
	Portée des travaux
Prestation de services de gestion de la construction pour l’aménagement de l’espace de la Délégation canadienne conjointe au nouveau siège de l’OTAN à Bruxelles, en Belgique. Toute la documentation et les communications entre l’entrepreneur et le Ministère seront produites en français ou en anglais.

1.0	Exigences

	En collaboration avec le représentant ministériel, la ressource assumera le rôle de gestionnaire de la construction.

2.0	Accès au site

Pour effectuer les travaux, l’entrepreneur doit être sur place. Aucuns frais locaux, de déplacement ou d’une autre nature ne seront remboursés à l'entrepreneur. Tous les frais de secrétariat, d'administration et de préparatifs de voyage et tous les coûts relatifs à ce contrat sont à la charge de l'entrepreneur.

3.0	Exigences générales

•	Voir à ce que l’information fournie par le MAECD, telle que la portée des travaux, les livrables demandés, les échéances, les protocoles de communication et d’accès sont bien compris et respectés par l’entrepreneur local (concepteur constructeur), les entrepreneurs canadiens et leurs équipes respectives.
•	À n’importe quelle étape du projet, cerner les changements touchant la portée des travaux ou toutes autres questions qui pourraient avoir une incidence sur le calendrier ou le budget ou qui pourraient ne pas correspondre aux directives ou aux approbations écrites déjà reçues, puis en informer le représentant ministériel.
•	Décrire en détail la nature et les motifs des changements proposés et obtenir l’approbation écrite du représentant ministériel avant d’aller de l’avant.
•	Produire un rapport hebdomadaire sur les questions particulières. Le rapport peut comprendre, sans s’y limiter, l’un ou l’autre, ou l’ensemble, des détails suivants :
-	mise à jour du calendrier (bilan)
-	calendrier prospectif sur deux semaines
-	mise à jour sur le budget
-	mise à jour relative à la gestion de la portée (augmentation/diminution, motifs, demandeur, travaux terminés, travaux à terminer)
-	résumé : demande de renseignements/avis de modification proposée/autorisation de modification
-	mise à jour sur la santé et la sécurité dans le cadre du projet
-	questions signalées
-	rapport des risques – expliquer quels risques définis se sont concrétisés et quelles sont les répercussions sur les délais et les coûts; quels risques ne se sont pas concrétisés et pourraient être éliminés du registre; quels nouveaux risques doivent être ajoutés au registre, avec les répercussions sur les coûts et les délais.
•	Voir à ce que toute la documentation soit fournie au représentant ministériel en français ou soit traduite vers l’anglais au besoin, à ce que toutes les communications portent le titre de projet du MAECD, le numéro de projet, le numéro de dossier et la date.
•	Rédiger les présentations et les rapports pour information ou approbation.

4.0	Durant la phase de construction

1.	Être en permanence (45 heures par semaine) sur le site durant la période de construction et au besoin lorsque des heures supplémentaires sont prévues, selon les directives du représentant ministériel;
2.	Assister à toutes les réunions sur la construction, rédiger les procès verbaux de ces réunions et les présenter dans les 48 heures;
3.	Faire le suivi du plan de santé et de sécurité de l’entrepreneur de construction;
4.	Selon les directives du représentant ministériel, rendre visite aux fabricants des installations, de l’équipement, de menuiserie, etc. pour vérifier la qualité et les progrès réalisés et conseiller le représentant ministériel en conséquence;
5.	Contrôler les échantillons pour vérifier leur conformité avec les documents contractuels;
6.	Observer et superviser l’ensemble du contrôle de la qualité et en aviser en conséquence le représentant ministériel;
7.	Coordonner et soutenir le processus de mise en service et tenir le représentant ministériel au courant des progrès, des difficultés et des besoins;
8.	Servir, pour le représentant ministériel, d’agent de liaison dans le pays, maintenir des procédures de communication adéquates et assurer la communication cohérente des directives/et de l’information entre les membres des équipes de construction, le représentant ministériel du MAECD et la mission;
•	assurer la liaison avec la mission pour obtenir la documentation nécessaire afin de venir en aide à l’entrepreneur en construction pour ce qui est des frais de douane, de la TVA et d’autres exonérations fiscales et dispenses des droits accordés au projet;
•	fournir des conseils d’expert au représentant ministériel concernant les exigences particulières de la réalisation des projets de construction à Bruxelles (Belgique);
•	bien connaître les lignes directrices du livre argent de la Fédération internationale des ingénieurs conseils (FIDIC) pour les contrats.

5.0	Examens des dessins et instructions de chantier

•	Fournir du soutien pour l’examen des dessins de conception et des spécifications pour le projet;
•	Examiner toutes les soumissions de dessins d’atelier et recommander au représentant ministériel leur acceptation ou leur refus;
•	Donner des instructions de chantier en consultation avec le représentant ministériel.

6.0	Contrôle des coûts

•	Examiner et recommander, avec le représentant ministériel, les soumissions reçues en réponse à l’appel d’offres en construction;
•	Examiner le paiement (mensuel) au prorata des travaux proposés par l’entrepreneur en construction et conseiller le représentant ministériel à ce sujet;
•	Examiner toutes les exigences relativement aux avis de modification proposée (AMP)/autorisations de changement (AC) et leur acceptation ou leur refus;
•	Examiner toutes les factures présentées par les entrepreneurs et recommander au représentant ministériel d’en accepter ou d’en refuser le paiement.

7.0	Personne ressource
•	Aider représentant ministériel en ce qui concerne l’acquisition de ressources locales, de matériaux ou de biens d’équipement, au besoin;
•	À l’achèvement substantiel des travaux, mener une inspection avec l’entrepreneur et préparer une liste des travaux inachevés ou insatisfaisants pour le représentant ministériel;
•	À l’achèvement définitif, mener une inspection avec l’entrepreneur pour constater et confirmer que toutes les lacunes ont été remédiées si le représentant ministériel n’est pas sur place;
•	Mise en service : assister, à titre de témoin, à la mise en marche et au transfert du nouvel équipement et des systèmes;
•	Obtenir les formulaires de mise en service, les dessins d’ouvrage fini, et les manuels de F et E de l’entrepreneur au besoin et les transmettre au représentant ministériel.

8.0	Participer à la bonne marche du déménagement
•	Contribuer à la coordination et fournir du soutien en ce qui concerne la gestion de la liste des lacunes liées au déménagement, et aider à la préparation des listes de lacunes de l’entrepreneur général;
•	Fournir un soutien opérationnel aux équipes d’aménagement du MAECD pour les besoins liés au déménagement dans le cadre des préparatifs et immédiatement avant, pendant et immédiatement après le déménagement;
•	Aider à organiser l’entreposage temporaire et la livraison de l’ameublement nouvellement acquis;
•	Aider à organiser l’installation de l’ameublement en collaboration avec les équipes d’installation du MAECD;
•	Coordonner le travail des déménageurs locaux requis pour les entrepreneurs locaux affectés à l’installation;
•	Après l’emménagement, aider à préparer les listes de meubles pour l’ameublement supplémentaire requis pour la chancellerie qui doivent être présentées à ARBC/ARBD (architectes et designer d’intérieur du MAECD).
	9.0	Expérience requise
•	Le soumissionnaire doit fournir une stratégie d’exécution efficace afin de respecter les exigences de l’énoncé des travaux de même qu’une description claire de la façon dont l’équipe sera efficacement gérée.
•	Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a acquis une expérience professionnelle adéquate dans le cadre de projets d'envergure et d'étendue similaires. Une expérience adéquate consiste en l’exécution de cinq (5) projets récents (entre 2005 et 2013) d’envergure semblable ou d’une combinaison équivalente de projets plus considérables et plus modestes.
•	Le soumissionnaire doit démontrer l’expérience de chaque ressource proposée (y compris le gestionnaire de la construction) dans le cadre de projets d’envergure et d’étendue similaires. Une expérience adéquate correspond à cinq (5) années d’expérience professionnelle récente (entre 2005 et 2013) dans un rôle semblable et à l’exécution de trois (3) projets récents (entre 2005 et 2013) d’envergure semblable ou d’une combinaison équivalente de projets plus considérables et plus modestes.
	
10.0	Exigences obligatoires

•	Le soumissionnaire et tout le personnel proposé DOIVENT détenir une cote de sécurité de niveau SECRET de l’OTAN ou une cote de sécurité de niveau SECRET ou supérieure du gouvernement du Canada valide à la date de clôture de la DP (date limite pour la livraison de la proposition indiquée dans la section A7). Le soumissionnaire doit fournir le numéro et la date d’expiration de la cote de sécurité de tous les membres du personnel proposés dans les 48 heures suivant la demande du MAECD.

•	Pour effectuer les travaux, l’entrepreneur doit être sur place.

•	Toutes les ressources proposées doivent être bilingues et parler couramment le français.
	
	Commande des documents relatifs à la DP auprès de Achatsetventes.gc.ca
	Les soumissionnaires doivent commander les documents afférents à la demande de propositions, y compris l'invitation à présenter une proposition, à l'aide du système Achatsetventes.gc.ca.
	Processus de sélection
	Le processus de sélection est un processus concurrentiel en une seule étape par lequel on invite les soumissionnaires à répondre à cette DP et à fournir des renseignements sur les exigences obligatoires, la proposition technique et la proposition de prix. Les propositions seront évaluées et cotées comme il est décrit dans les documents de la DP. La proposition de prix consistera en un prix ferme tout compris pour la durée du contrat. Le soumissionnaire dont la proposition offre le meilleur rapport qualité/prix (meilleure note combinée pour la proposition financière et la proposition technique) sera invité à conclure un contrat avec le MAECD pour la prestation des services requis.
	En cas de divergence entre le présent avis et les documents de la demande de propositions, ce sont les documents de la demande de propositions qui ont préséance.