Étude de validation de la qualité des données

Demande de proposition pour une Étude de validation de la qualité des données

Accords commerciaux : Non
Procédures de demande de soumissions : Tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission
Pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : non
Nature des besoins : Collecte de données

No de dossier d’Élections Canada: 
ECSVT-RFP-14-0147

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QUE PAR LE SYSTÈME SEAOG.

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

Mandat d’Élections Canada :

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
Contexte:
Élections Canada est à la recherche d’une entreprise pour mener le quatrième cycle de l’étude de validation de la qualité des données nationales. Le but de l’étude est de recueillir de l’information sur la couverture, la fiabilité et la précision des données du Registre national des électeurs (RNÉC).

Dans le cadre de l’Étude de validation de la qualité des données (ÉVQD), on communique avec les électeurs pour confirmer les renseignements qui les concernent dans le RNÉC. On se sert des données recueillies durant l’étude pour mesurer la qualité du Registre et pour le mettre à jour. Les mesures, prises indépendamment de l’étude, servent à établir une comparaison avec le modèle de qualité. 

La première ÉVQD nationale date de juin 2006. Pour ce faire, on s’est servi d’un échantillon de 30 800 électeurs choisis dans le Registre. La stratégie consistait à trouver le numéro de téléphone et à appeler autant de personnes que possible, puis à envoyer des lettres par courrier recommandé au nom du DGÉ quand on ne trouvait pas de numéro de téléphone ou quand les personnes ne répondaient pas aux appels. On donnait aux particuliers le choix de faire une entrevue au téléphone ou de répondre à un questionnaire sur le Web. Tout le courrier qui nous était retourné de Poste Canada était recueilli, car il fournissait de l’information supplémentaire pour notre étude. Les résultats généraux ont confirmé qu’environ 94 % de tous les électeurs admissibles au Canada figurent au Registre (couverture) et que l’adresse est juste dans à peu près 83 % des cas (fiabilité). Ces chiffres sont essentiellement les mêmes que ceux qui sont publiés dans le modèle de qualité. 

Les deuxième et troisième mises en œuvre nationales ont suivi la même méthodologie que celle de 2006, à deux exceptions près : on s’est servi d’un plus grand échantillon pour améliorer les estimations dans les CÉ, et dans l’éventualité où une élection générale serait déclenchée durant les périodes d’étude, on aurait mis fin à l’étude en question.

Dans le cas présent, on augmentera l’échantillon pour le faire passer à 42 250. Toutes les personnes faisant partie de l’échantillon recevront une lettre avant que l’on communique avec elles et que l’étude ne commence. La collecte des données se fera entre le début d’octobre et la mi-novembre. On analysera les résultats et on les intégrera aux estimations du modèle de qualité en novembre 2014.

Objectif :
L’objectif de l’étude et de faire une évaluation indépendante de la qualité de l’information qui se trouve dans le RNÉC. En plus des questions de couverture et de fiabilité, l’étude fournit de l’information sur les personnes décédées, les erreurs de dédoublement et les citoyens non-canadiens, de même que sur les déménagements.

Le modèle de qualité a été conçu pour mesurer la qualité des données du RNÉC. À l’heure actuelle, il y a trois mesures de qualité : la couverture (pourcentage des personnes aptes à voter dont le nom est sur la liste), la fiabilité (pourcentage de personnes aptes à voter dont le nom est sur la liste et dont l’adresse est correcte), et la précision (pourcentage des électeurs enregistrés dont l’adresse est correct). 

La nécessité de recourir à une source indépendante de données pour évaluer les estimations du modèle de qualité est la suivante : un mécanisme qui lie la qualité des estimations à la réalité.

Période du contrat :
La période du contrat sera de la date d’entrée en vigueur du contrat jusqu’au 31 août 2016 (durée initial). Le soumissionnaire accorde à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de trois périodes supplémentaires d’une année chacune, selon les mêmes modalités. 
Méthode de sélection :
L’évaluation des soumissions se fera par étapes progressives : 
- Étape 1 – Évaluation technique obligatoire;
- Étape 2 – Évaluation technique cotée;
- Étape 3 – Évaluation financière; et
- Étape 4 – Détermination de la proposition classée au premier rang

Les propositions qui ne répondent pas aux exigences précisées dans la DP pour les étapes 1, 2, ou 3 seront jugées non recevable et seront rejetées. 
La proposition retenue ne sera pas nécessairement celle ayant obtenu la note technique la plus élevée ni celle ayant le prix évalué le plus bas. Le soumissionnaire dont la proposition est jugée recevable et qui a obtenu le plus haut pointage combiné (technique et financier), sera pris en considération pour l’attribution d’un contrat.

Accords du commerce internationaux :
Aucun accord commercial ne s’applique.

Présentation des soumissions :

Les soumissions doivent être fournies directement à l’autorité contractante. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le 7 août 2014 à 14 h (heure d’Ottawa).

Adresse postale :

Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (centre d’affaire)
Gatineau, Québec
K1A 0M6

À l’attention de : Stella Van Tassel, Services de l’approvisionnement et des contrats 
No de dossier: ECSVT-RFP-14-0147

À noter que pour envoyer une soumission par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaire est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure locale).

Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées, et l’enveloppe sera retournée au soumissionnaire non décachetée. Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une soumission déposée en retard pour connaître le nom et (ou) l’adresse de le soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l’autorité contractante.  L’autorité contractante sera le contact principal du soumissionnaire, et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés.  Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposal-proposition@elections.ca au moins 5 jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.

Les personnes intéressées désirant commander les documents relatifs à cette DP doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.
Les documents peuvent être présentés dans l’une au l’autre langue officielle du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.