Analyse de la recherche, services de recherche et services de gestion de documents

NUMÉRO DE DDP :	1000169207
TITRE DU PROJET :	Analyse de la recherche, services de recherche et services de gestion de documents 

Cette exigence est réservée aux fournisseurs autochtones dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Le soumissionnaire doit attester dans sa soumission qu'il est bien une entreprise autochtone ou une coentreprise admissible conforme à la définition de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

Le MAINC entend accorder jusqu’à un total de trois (3) conventions d’offres à commandes (COC) à des entreprises qualifiées dans trois (3) régions, comme suit :
1.	région de la capitale nationale (RCN) : jusqu’à un (1) entreprise
2.	région du Québec (incluant à la fois la ville de Québec et Montréal) : jusqu’à un (1) entreprise
3.	région de Calgary (incluant la région métropolitaine de recensement de Calgary) : jusqu’à un (1) entreprise

CONTEXTE
Il incombe en premier lieu (mais non exclusivement) au MAINC de remplir les obligations constitutionnelles, politiques, légales et découlant des traités du gouvernement fédéral à l’égard des Premières Nations (PN), des Inuits, des Métis et des résidants du Nord. Pour s’acquitter de ce mandat, le MAINC est responsable de la planification, de la conception, de la mise en œuvre et de l’évaluation des politiques et de leurs résultats dans l’exécution d’une variété de programmes et services destinés aux membres des Premières Nations, aux Inuits, aux Métis, aux résidants du Nord ainsi qu’à leurs collectivités.
La Direction générale de la gestion et du règlement des litiges (DGGRL) élabore et coordonne, en collaboration avec les programmes du MAINC, le ministère de la Justice et d’autres ministères, la position du MAINC sur des questions stratégiques et techniques ou se prononce sur les positions juridiques qui devraient être adoptées relativement aux litiges contre la Couronne dans les cas où le MAINC est responsable et relativement aux litiges que la Couronne soumet aux tribunaux au nom du MAINC à l’encontre de tierces parties. 
Les types d’actions en justice sont très variés et touchent tous les services du Ministère. Afin de s’acquitter de ses responsabilités, la Direction générale doit sans cesse déterminer et planifier la recherche émanant des litiges, ainsi qu’analyser et présenter des preuves documentaires écrites à partir de sources historiques, de dossiers du gouvernement, du personnel actuel et ancien de programmes du MAINC et de divers professionnels du domaine.
Les services de l’entrepreneur aideront la DGGRL à déterminer, à planifier et à mettre en place des exigences de recherche émanant du litige, ainsi qu’à analyser et à présenter des preuves documentaires écrites à partir de sources historiques, de dossiers du gouvernement, du personnel actuel et ancien de programmes du MAINC et de divers professionnels du domaine.
OBJECTIF
Le MAINC entend accorder jusqu’à un total de onze (11) conventions d’offres à commandes (COC) à des entreprises qualifiées dans trois (3) régions, comme suit :
région de la capitale nationale (RCN) : jusqu’à cinq (5) entreprises;
région du Québec (incluant à la fois la ville de Québec et Montréal) : jusqu’à quatre (4) entreprises;
région de Calgary (y compris la région métropolitaine de recensement de Calgary) : jusqu’à deux (2) entreprises.
Le MAINC cherche des entreprises capables de :
fournir les analyses de la recherche et les services de rédaction nécessaires pour s’assurer  qu’il compile une preuve complète, en vue d’une utilisation dans des litiges ou des activités liées aux litiges;
assurer la planification, la gestion et la direction de projets et d’équipes de recherche;
mener des recherches primaires et secondaires afin de déterminer, de recueillir, de résumer et d’extraire des renseignements provenant de documents liés aux litiges du MAINC; créer des recueils de documents, des bases de données sur les documents, des bibliographies, des rapports, des résumés de dossiers, des collections de cartes et de levés géographiques, et fournir d’autres services de recherche connexes.
Les services susmentionnés doivent être fournis dans les trois (3) volets de services suivants :
analyse de la recherche;
services de recherche;
services de gestion de documents.
Les entreprises doivent être en mesure de fournir les services dans chacun des trois (3) volets de services.
CRITÈRES OBLIGATOIRES
O1 - Résumés de projets réalisés par l’entreprise
1.1	Le soumissionnaire DOIT inclure trois (3) résumés de projets réalisés par son entreprise dans les cinq (5) dernières années.
1.2	Chaque résumé de projet DOIT inclure un (1) ou plusieurs des éléments suivants :
•	analyse de la recherche (AR) (telle que décrite au point 6.3 de l’énoncé des travaux);
•	services de recherche (SR) (tels que décrits au point 6.4 de l’énoncé des travaux);
•	gestion de documents (GD) (telle que décrite au point 6.5 de l’énoncé des travaux).
1.3	Chaque type de service (c.-à-d. AR, SR et GD) DOIT figurer dans au moins un (1) des trois (3) résumés de projets soumis.
1.4	Chacune des ressources proposées (analyste de la recherche principal [AR-P], analyste de la recherche [AR] et ressources de services de recherche [SR]) DOIT figurer dans au moins un (1) des résumés de projets.
Dans chaque résumé de projet fourni, afin de démontrer ce qui précède et d’éclairer l’attribution des notes, le soumissionnaire doit indiquer (points « a » à « i ») :
j)	le ou les types de services (analyse de la recherche, services de recherche ou gestion de documents) auxquels le projet s’applique (pour démontrer la conformité aux points 1.2 et 1.3 ci-dessus);
k)	le nom et une brève description de l’organisme client;
l)	une brève description de la portée et de la complexité du projet (pour démontrer la conformité au point 1.2 ci-dessus);
m)	les dates et la durée du projet en années et en mois (par exemple, de novembre 2012 à juin 2013; huit mois), pour démontrer la conformité au point 1.1 ci-dessus;
n)	les noms et les catégories des ressources en cause, ainsi que le niveau d’effort total des ressources (en jours) pour la durée du projet (pour démontrer la conformité au point 1.4 ci-dessus);
o)	une description des services fournis au cours du projet (pour démontrer la conformité aux points 1.2 et 1.3 ci-dessus);
p)	un texte résumant les objectifs, les besoins et les enjeux inhérents au projet qui ont nécessité la contribution du soumissionnaire (pour démontrer la conformité aux points 1.2 et 1.3 ci-dessus);
q)	les résultats de la contribution du soumissionnaire, ainsi que la mesure dans laquelle il a terminé le projet à temps, a respecté le budget et s’est conformé aux objectifs établis du projet (pour démontrer la conformité aux points 1.2 et 1.3 ci-dessus et pour l’établissement des points);
r)	le nom, le titre, l’adresse électronique et le numéro de téléphone du chargé de projet du client dont relevait la ressource.
Le soumissionnaire devrait utiliser le tableau M1 — Formulaire de résumés de projets des ressources, pour chaque résumé de projet soumis. Le soumissionnaire est invité à fournir des réponses détaillées pour chacune des exigences établies dans le tableau. Le soumissionnaire doit reproduire le tableau M2 au besoin.
Le MAINC se réserve le droit de communiquer avec les chargés de projet des clients mentionnés pour vérifier l’exactitude et la véracité des renseignements fournis dans l’offre du soumissionnaire, au moyen d’une série de questions normalisées posées au chargé de projet. Si le MAINC décide de communiquer avec des chargés de projet et qu’au moins une (1) de ces personnes fournit une référence négative concernant l’exactitude ou la véracité de l’offre du soumissionnaire, cette dernière sera jugée non conforme et ne sera pas retenue.
O2 - Ressources proposées
2.1	Le soumissionnaire DOIT proposer au moins une (1) ressource dans chacune des quatre (4) catégories de ressources ci-dessous:
5.	analyse de la recherche (ressource principale);
6.	analyse de la recherche;
7.	services de recherche;
8.	gestion de documents.
2.2	Les ressources proposées DOIVENT satisfaire aux exigences minimales pour la catégorie dans laquelle elles sont proposées, comme indiqué au point 8.1 de l’énoncé des travaux. Le soumissionnaire DOIT compter au moins une (1) ressource qualifiée dans chaque catégorie pour être jugé conforme.
Le soumissionnaire DOIT indiquer clairement la durée des projets et de l’expérience, le niveau d’éducation et les autres preuves qui attestent que la ressource proposée satisfait aux exigences. Le soumissionnaire doit présenter le curriculum vitæ détaillé de chaque ressource proposée. Le défaut de présenter clairement les preuves exigées fera en sorte que la proposition du soumissionnaire sera jugée non conforme.
2.3	Une ressource peut se qualifier dans plus d’une (1) des catégories décrites ci-dessus. Toutefois, le soumissionnaire DOIT désigner au moins trois (3) personnes distinctes pour fournir les services dans les régions pour lesquelles il présente une offre.
2.4	Les soumissionnaires dans les régions de la capitale nationale ou de Calgary DOIVENT fournir la preuve que chaque ressource est capable de fournir des services en anglais ou dans les deux langues officielles (anglais et français).
	Les soumissionnaires dans la région du Québec DOIVENT fournir la preuve que chaque ressource est capable de fournir des services en français ou dans les deux langues officielles (anglais et français). Notez que dans l’ensemble, les soumissionnaires du Québec DOIVENT compter au moins une (1) ressource bilingue.
Voici une liste partielle des preuves de compétences langagières reconnues :
•	réalisation d’un projet dans la langue demandée;
•	obtention d’un diplôme dans la langue demandée;
•	exemples de rapports rédigés dans la langue demandée;
•	une attestation linguistique. (Le soumissionnaire doit signer et soumettre l’attestation linguistique, ci-jointe en annexe F, avec sa soumission ou du moins, avant la conclusion de la convention d’offre à commandes).
Le tableau M2 a été préparé pour aider les soumissionnaires à fournir des informations claires. Cependant, il est de la responsabilité du soumissionnaire de s’assurer que sa proposition contient suffisamment d’informations pour que le Comité d’évaluation puisse évaluer les compétences des ressources proposées à leur juste valeur.
O3 - Analyse de scénarios
3.0	Le soumissionnaire doit parallèlement préparer un plan de recherche (3.1 – Annexe A) et exécuter les tâches en lien avec les bases de données (3.2 – Annexe A).
3.1	Réponse aux scénarios : Plan de recherche
Les soumissionnaires qui soumettent une proposition dans les régions de la capitale nationale ou de Calgary doivent soumettre une réponse pour le « Cas de transactions foncières historiques » (option 1) ou pour le cas « Activités contemporaines » (option 2), à sa discrétion. Le choix de scénario des soumissionnaires n’aura aucune incidence sur la note du soumissionnaire ou sur toute commande subséquente dans le cadre de quelque convention d’offre à commandes que ce soit.
Les soumissionnaires qui soumettent une proposition dans la région du Québec doivent soumettre une réponse au scénario français « Transactions historiques de terres de réserve ». Afin de démontrer leurs capacités professionnelles dans la langue de travail exigée, les soumissionnaires qui soumettent une proposition visant la région du Québec DOIVENT formuler leur réponse à ce critère en français.
3.2	Réponse aux scénarios : Tâches liées aux bases de données
a) l’annexe A contient dix (10) documents d’archives publiques en anglais.
Peu importe la région visée, les soumissionnaires DOIVENT soumettre une réponse au scénario d’évaluation des capacités de prestation de services de recherche et de gestion de documents, qui comporte certains travaux d’analyse de la recherche.
b) Les soumissionnaires DOIVENT utiliser l’annexe B ci-jointe (Protocole de codage des données de base) comme base pour le codage des dix (10) documents fournis. D’ailleurs, les soumissionnaires DOIVENT ajouter un champ intitulé « Résumé » dans la base de données ou dans l’ensemble de données qu’on leur fournit. Le champ « Résumé » DOIT résumer le contenu essentiel des documents en une ou deux phrases courtes et claires, maximum (tâche liée aux services de recherche).
c) Une fois terminés, les ensembles de données DOIVENT être soumis dans un format compatible avec Summation. Cela inclut Excel, à condition de respecter les exclusions de caractères et les autres restrictions décrites à l’annexe B. Si le MAINC ne peut pas charger le fichier dans Summation, le soumissionnaire ne satisfera pas à la présente exigence, et la proposition du soumissionnaire sera rejetée sans autre considération.
Veuillez noter que les soumissionnaires peuvent répondre en anglais ou en français, indépendamment de la langue des documents sources. Ainsi, il leur est permis de soumettre un résumé et un ensemble de données en français, en réponse au point « b » ci-dessus.
Veuillez noter que les scénarios présentés sont entièrement fictifs et n’ont d’autre visée que de mesurer la capacité du soumissionnaire, comme entreprise, à préparer un plan de recherche et à appliquer les techniques de gestion de documents. Toute ressemblance des scénarios avec des événements, des noms ou des lieux réels est tout à fait involontaire.
O4 - Profil de l’entreprise
4.0 Le soumissionnaire devrait fournir un profil d’entreprise et un curriculum vitæ démontrant sa connaissance et son expérience de la prestation de services d’analyse de la recherche sur les litiges, de services de recherche sur les litiges et de services de gestion de documents pertinents et semblables à ceux requis par le MAINC et définis dans l’énoncé des travaux.
4.1 Le soumissionnaire devrait inclure :
•	le nom légal complet de l’entité soumettant l’offre;
•	les noms des membres de l’équipe proposée par le soumissionnaire (c. à-d. les parties à l’offre). Cela devrait inclure, le cas échéant, tous les membres de la coentreprise, les partenaires et les principaux sous-traitants avec lesquels le soumissionnaire prévoit travailler.
•	La région dans laquelle le soumissionnaire se propose de fournir les services.
o	Cela devrait inclure une description de la capacité du soumissionnaire dans la région dans laquelle il se propose de fournir des services. Cela devrait inclure les noms des ressources proposées qui seront disponibles pour l’exécution des travaux dans la région visée.
Le soumissionnaire devrait fournir l’adresse postale complète de son siège social et de tous ses bureaux régionaux (le cas échéant) à partir desquels il se propose de fournir les services.
Remarque : les cases postales ne seront pas considérées comme des adresses postales à partir desquelles les soumissionnaires sont à même de fournir les services ou entendent le faire.
 Méthode de sélection
Seules les propositions conformes seront évaluées.
Seules les propositions qui respectent toutes les exigences obligatoires et atteignent ou dépassent les notes de passage minimales requises pour les critères cotés numériquement seront retenues. Toutes les propositions seront cotées d’après leur recevabilité technique avant qu’un prix ne soit envisagé.
Une COC sera accordée en fonction de la détermination du meilleur rapport qualité-prix en prenant en considération le mérite technique des propositions et de l’évaluation financière.
Les soumissionnaires seront sélectionnés en fonction de la cote combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix.
Sécurité 
En vertu de la politique sur la sécurité du gouvernement du Canada, la nature des services fournis dans le cadre du présent marché requiert une cote de sécurité.

Cette activité d’approvisionnement est assujettie à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).