SERVICES DE PLANIFICATION DEVENEMEN

Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur intéressé peut présenter une soumission
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : 
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

EN578-133309/E
Leblanc, Marc-André
No de téléphone - (613) 949-1285
No de télécopieur - (613) 991-5870


LA PRÉSENTE EST UNE OCCASION DE QUALIFICATION CONTINUE DE L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT NO EN578-133309/000/CX.

La présente occasion de qualification continue permet à de nouveaux fournisseurs de soumettre des arrangements et de devenir des titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement pour des services de planification d'événements.

Si vous êtres un fournisseur pré-qualifé, auxquel un arrangement en matière d'approvisionnement à été émis, vous ne DEVEZ PAS soumettre un nouvel arrangement.


NATURE DU BESOIN :

Le gouvernement du Canada souhaite obtenir une gamme complète de services de planification d'événements, notamment : réunions, colloques, ateliers, sommets, consultations, tables rondes, remises de prix, galas et cérémonies d'ouverture «sur demande». La portée des services faisant l'objet d'arrangements en matière d'approvisionnement est à l'annexe A - Énoncé des travaux.

Les services seront fournis aux ministères, organismes ou sociétés d'État fédéraux mentionnés dans les annexes I, I.1, II, III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R., 1985, ch. F-11 situés à l'extérieur des zones visées par des ententes sur les revendications territoriales globales. 

L'arrangement en matière d'approvisionnement ne doit pas être utilisé pour des contrats qui requièrent la prestation de services de gestion d'événements ou la livraison de matériaux à effectuer dans une région visée par une entente de revendication territoriale globale.

La valeur des contrats individuels attribués dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement ne peut être inférieure à 25 000 $ ni supérieure à 400 000 $, excluant les taxes applicables. En ce qui concerne les besoins évalués à plus de 400 000 $, excluant les taxes applicables, la demande de propositions sera publiée sur achatsetventes.gc.ca.

La période d'attribution des contrats dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement s'étend de leur date d'établissement jusqu'au 31 juillet 2016.  Si l'utilisation de l'arrangement en matière d'approvisionnement est autorisée au-delà de la période initiale, le fournisseur consent à prolonger son arrangement pour une (1) période supplémentaire d'une (1) année, à partir du 1er août 2016 jusqu'au 31 juillet 2017.  Les fournisseurs préqualifiés, auxquels un arrangement en matière d'approvisionnement a été émis, ne seront pas tenu de soumettre un nouvel arrangement.  

Une partie du présent marché est réservée aux entreprises autochtones dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement fédéral, décrite à l'annexe 9.4 du Guide des approvisionnements intitulée «Exigences relatives au Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones». 

Conformément à l'article 1802 de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), l'ACI ne s'applique pas aux marchés réservés aux entreprises autochtones dans le cadre de la SAEA.
Pour les besoins de services, les fournisseursqui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, doivent fournir les renseignements demandés, tel que décrità l'article 3 de la Partie 2 de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA).

Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens.


PÉRIODE DE DE LA DEMANDE D'ARRANGEMENTS EN MATIèRE D'APPROVISIONNEMENT

La période pour attribuer des contrats en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement est au 31 juillet 2016.

Si l'utilisation de l'arrangement en matière d'approvisionnement est autorisée au-delà de la période initiale, l'offrant consent à prolongerson arrangement pour une (1) période supplémentaire d'une année chacune, à partir du 1er août 2016 jusqu'au 31 juillet 2017 auxmêmes conditions et aux taux ou prix indiqués dans l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou aux taux ou prix calculés selon la formule mentionnée dans l'arrangement en matière d'approvisionnement.


CRITÈRES TECHNIQUES OBLIGATOIRES

O.1 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit avoir :

* été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au moins trois (3) années au cours desquelles il s'est spécialisé dans la prestation de services de gestion d'événements; et
* un lieu d'affaires physique au Canada.

Le fournisseur doit décrire :

(i)   le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
(ii ) le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans la prestation de services de gestion d'événements;
(iii) l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise (y compris l'adresse, la ville/le village, la province/le territoire et lecode postal de chacun).

O.2 LES PROJETS DE GESTION DES ÉVÉNEMENTS

Le fournisseur doit identifier trois (3) exemples de projets de gestion d'événements. La proposition de projets de gestion d'événements doit démontrer l'expérience du fournisseur. Les projets dans le cadre desquels les travaux ont été réalisés par une ou plusieurs ressources du fournisseur pour le compte d'un autre fournisseur ne seront pas acceptés. 

Pour chaque événement :
* La date de début de l'événement doit avoir été après le 1 juillet 2008;
* L'événement doit avoir eu lieu en Amérique du Nord;
* La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir été d'au moins 200000$ (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
* Au moins 50 participants ayant des profils variés doivent avoir participé à l'événement. " Participant " désigne notamment un auditoire éventuel, un délégué, un conférencier/animateur, un modérateur, un président de séance, ou le membre d'un groupe client. " Varié " est défini comme comportant au moins trois des profils suivants : grand public, personnes du troisième âge, jeunes gens, cadres supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires, représentants militaires, etc. assistant à un événement.
* Une ou plusieurs des ressources de l'entreprise doit avoir été présent sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;  L'expression « sur les lieux » est défini comme l'emplacement de l'événement et/ou de déplacement avec les délégués;
* La fourniture de tous les services de gestion d'événements suivants était requise :  hébergement, inscription, accueil, et transport.

Le fournisseur doit fournir les renseignements suivants pour chacun des trois (3) exemples de projets de gestion d'événements :
Nom du projet / de l'événement; 
Client (ministère/entreprise, etc.);
Personne-ressource du client (nom, numéro de téléphone, adresse de courriel); 
Description de l'événement;
Date de début de l'événement; (jour, mois, année
Lieude l'événement;
Portion du budget global assigné à l'entreprise (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur les lieux; 
Liste des services de gestion d'événements fournis.

Le fournisseur doit fournir une lettre de référence pour chaque échantillon de projet de gestion d'événements présenté. Chaque lettre de référence doit provenir duclient pour l'échantillon de projet de gestion d'événements et être adressée au fournisseur. La lettre de référence doit indiquer le niveau de satisfaction du client à l'égard du rendement du fournisseur.

O.3 LANGUE

Le fournisseur doit confirmer que l'entreprise peut fournir les services aux délégués de l'événement dans les deux langues officielles (français et anglais). À ce titre, le fournisseur doit inclure une copie dûment signée et datée de l'attestation suivante dans la portion de l'arrangement technique de la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement.

O.4 ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX

Le fournisseur devrait fournir ce qui suit :

* Une déclaration et une mission environnementales à l'échelle de l'entreprise (y compris les mesures environnementales prises dans les opérations des bureaux).
* Un plan d'action pour l'approvisionnement en énergie (les mesures prises pour améliorer l'efficacité énergétique, l'utilisation prévue d'autres sources de carburant et d'énergie si les installations du fournisseur lui appartiennent).
* Un plan d'action pour l'approvisionnement en matériaux et en matériel (l'utilisation prévue de produits recyclés ou réutilisés, la stratégie de gestion des déchets).
* Un plan d'action et de logistique proposé pour les déplacements (moins de déplacements, recours à des hôtels écologiques).

Le fournisseur doit également fournirune liste des caractéristiques environnementales de son entreprise. Celle-ci fera partie intégrante de tout arrangement en matière d'approvisionnement subséquent (conformément à l'appendice 1 - Liste des caractéristiques environnementales).

LES ARRANGEMENTS QUI NE RESPECTENT PAS TOUTES LES EXIGENCES OBLIGATOIRES NE SERONT PAS RETENUES.


2. Méthode de sélection - Arrangement en matière d'approvisionnement

Un arrangement doit respecter les exigences de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement et satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires pour être déclaré recevable.

Tous les fournisseurs dont la soumission est jugée entièrement conforme et tous les fournisseurs autochtones dont la soumission est jugée entièrement conforme seront recommandés pour l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement. 

TPSGC prévoit conclure des arrangements en matière d'approvisionnement avec tous les fournisseurs qualifiés et tous les fournisseurs autochtones qualifiés. Deux (2) listes de fournisseurs qualifiés (une pour les fournisseurs autochtones et non autochtones, et une pourles fournisseurs autochtones seulement) seront préparées pour la prestation des services de gestion d'événements.

Une liste distincte sera dressée pour les fournisseurs autochtones, conformément au Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones.

Si un seul arrangement entièrement conforme est reçu pour l'une ou l'autre de ces listes, celui-ci sera reporté jusqu'àce qu'un ou plusieurs autres arrangements entièrement conformes soient reçus pour la liste, à la suite d'un processus de mise à jour.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.