Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

Offres à commandes

Une offre à commandes n'est pas un contrat. Il s'agit d'une offre d'un fournisseur potentiel de fournir des biens ou des services à des prix convenus à l'avance, selon des conditions déterminées. Une fois que le gouvernement passe une commande subséquente à l'offre à commandes, celle-ci devient un contrat.

Types d’offres à commandes

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) émet cinq types d'offres à commandes. Le type utilisé dépend de la zone géographique concernée et du nombre de départements ou d'agences fédérales impliqués. Les types sont :

• Offre à commandes principale et nationale (OCPN), utilisée par différents ministères ou organismes partout au Canada;
• Offre à commandes principale et régionale (OCPR), utilisée par différents ministères ou organismes dans une région en particulier;
• Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN), utilisée par un ministère ou un organisme précis partout au Canada;
• Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR), utilisée par un ministère ou un organisme précis dans une certaine zone géographique;
• Offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM), utilisée uniquement par SPAC au nom de certains ministères et organismes précis.

Quand utilisons-nous des offres à commandes

SPAC utilise des offres à commandes pour répondre à des besoins récurrents lorsque des départements ou des agences commandent de manière répétée les mêmes biens ou services. Elles peuvent être utilisées lorsqu'un département ou une agence prévoit un besoin pour un objectif spécifique et que la demande n'est pas connue. 

Les offres à commandes sont plus adaptées aux biens ou services qui peuvent être clairement définis pour permettre aux entreprises de proposer des prix fermes. SPAC émet des offres à commandes lorsqu'il est établi qu'il s'agit de la meilleure méthode d'approvisionnement. Les départements et les agences peuvent également établir leurs propres offres à commandes.

Avantages des offres à commandes

L'offre à commandes est une méthode d'approvisionnement pratique qui permet d'économiser du temps et de l'argent. Une fois l'offre à commandes émise, le département ou l'agence traite directement avec vous pour obtenir les biens ou les services dont il a besoin. Les offres à commandes présentent les avantages suivants : 

• Les commandes passées dans le cadre d'une offre à commandes sont traitées plus rapidement
• Elles impliquent moins de paperasserie 
• Les prix et les conditions sont fixés à l'avance
• Les coûts administratifs du gouvernement sont moins élevés
• Ils réduisent les stocks

Quand et comment les offres à commandes sont-elles émises

Le processus d'émission de l'offre à commandes est soumis aux politiques et aux méthodes normales d'attribution des contrats, y compris la marche à suivre en vertu des accords commerciaux. Vous soumissionnez sur les offres à commandes de la même manière que vous soumissionnez sur d'autres occasions de marché.

Il n'existe pas de règle établie quant au moment où l'on émet des offres à commandes. Généralement, on les émet au début de l'exercice financier du gouvernement fédéral (qui s'étend du 1er avril au 31 mars); il y a toutefois de nombreuses exceptions. Le processus d'achat d'une offre à commandes commence bien avant la date d'émission, en fonction de la nature et de la difficulté du besoin. Il est donc important de surveiller les demandes d'offres à commandes qui peuvent être publiées plusieurs mois avant la date d'entrée en vigueur prévue de l'offre. 

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Lorsqu'une offre à commandes est émise

Les biens ou services couverts par une offre à commandes sont commandés à l'aide d'un document de commande. Ce document constitue une acceptation de l'offre à commandes et devient alors juridiquement contraignant. Il sert à notifier au fournisseur qu'il doit livrer les biens ou fournir le service. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'une commande est passée dans le cadre d'une offre à commandes. 

Important : Aucune obligation contractuelle n'incombe à l'une ou l'autre des parties tant qu'une commande subséquente n'a pas été passée.

Limitations financières

Les commandes individuelles sont limitées à une valeur totale maximale en dollars, telle que spécifiée dans l'offre à commandes.

Offres à commandes avec plusieurs fournisseurs

Les offres à commandes peuvent être conclues avec plus d'un fournisseur pour les mêmes biens ou services. De cette manière, nous pouvons être sûrs que les biens ou les services seront toujours disponibles.

Comptes rendus à l'intention des fournisseurs

Si vous avez soumissionné à une offre à commandes et que vous n'avez pas été retenu, demandez un compte rendu. Nous vous dirons qui a gagné et pourquoi, et comment vous pouvez améliorer vos futures soumissions.

> Découvrez comment faire le suivi d'une soumission

Arrangements en matière d'approvisionnement 

Un arrangement en matière d'approvisionnement est une méthode d'approvisionnement utilisée par SPAC pour se procurer des biens et des services. Comme les offres à commandes, il ne s'agit pas d'un contrat et aucune des parties n'est juridiquement liée par la seule signature d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

Les arrangements en matière d'approvisionnement comprennent un ensemble de conditions prédéterminées qui s'appliqueront aux appels d'offres et aux contrats qui en résulteront. Ils permettent aux ministères clients de solliciter des offres auprès d'un groupe de fournisseurs présélectionnés pour des besoins spécifiques. De nombreux arrangements en matière d'approvisionnement prévoient des prix plafonds qui permettent aux ministères clients de négocier le prix à la baisse en fonction du besoin spécifique.

SPAC peut conclure des arrangements en matière d'approvisionnement pour une utilisation nationale ou régionale par des départements ou des agences. L'étendue géographique et les utilisateurs prévus sont indiqués dans l'arrangement en matière d'approvisionnement.

Quand utilisons-nous des arrangements en matière d’approvisionnement 

SPAC a recours à des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque des biens ou des services sont achetés régulièrement, mais qu'une offre à commandes n'est pas appropriée en raison des variables dans les commandes qui en découlent. Les besoins individuels font l'objet d'un appel d'offres ou sont négociés sur la base d'un besoin spécifique.

Pourquoi utilisons-nous des arrangements en matière d'approvisionnement

SPAC utilise les arrangements en matière d'approvisionnement pour gagner du temps et de l'argent en présélectionnant les fournisseurs et en établissant les conditions de base qui s'appliqueront à une gamme spécifique de biens ou de services. Ils donnent également aux ministères clients la possibilité de lancer des appels d'offres concurrentiels ou de négocier pour leurs besoins spécifiques afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.

Quand et comment les arrangements en matière d'approvisionnement sont-ils émis

Les arrangements en matière d'approvisionnement sont généralement émis à la suite d'une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) qui a été affichée sur AchatsCanada. À l'exception des approvisionnements pour lesquels la publicité n'est pas requise ou utilisée. 

Les entreprises qui souhaitent répondre aux occasions de marché sont invitées à soumettre un arrangement pour devenir des fournisseurs préqualifiés. La liste des fournisseurs préqualifiés est utilisée comme liste de fournisseurs pour l’approvisionnement et seuls les fournisseurs préqualifiés au moment où les appels d'offres individuels sont lancés sont autorisés à soumissionner.

Tout comme pour les offres à commandes, il n'y a pas de règle fixe quant au moment où les arrangements en matière d'approvisionnement sont émis. En règle générale, il est important de surveiller les DAMA qui peuvent être publiées plusieurs mois avant la date à laquelle un arrangement en matière d'approvisionnement doit entrer en vigueur. 

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Attribution d'un contrat subséquent à l'arrangement en matière d'approvisionnement

SPAC ou les ministères clients préparent des contrats dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Il existe deux manières de solliciter une offre en fonction des exigences :

• Pour les besoins qui ne sont pas assujettis aux accords commerciaux, les offres sont sollicitées uniquement auprès de fournisseurs qualifiés qui ont un arrangement en matière d'approvisionnement.
• Pour les besoins assujettis aux accords commerciaux, un avis de projet de marché est publié sur Occasions de marché, une DAMA est émise, les offres sont évaluées et un fournisseur est sélectionné.

Les arrangements en matière d'approvisionnement comprennent un ensemble de conditions prédéterminées qui s'appliquent à toutes les demandes de soumissions et contrats suivants. Seules les exigences spécifiques du ministère client et le prix doivent être convenus. Lorsque le processus concurrentiel n'est pas utilisé et que des prix plafonds sont fixés dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement, les ministères clients négocient généralement un prix ou un taux inférieur aux prix plafonds indiqués en fonction du travail ou du produit réellement requis.

Obligations contractuelles

Aucun contrat légal n'existe ; par conséquent, le ministère ou l'organisme n'est pas tenu d'acheter tant que le fournisseur n'a pas soumis sa soumission et que celle-ci n'a pas été acceptée. Chaque contrat attribué est considéré comme un contrat juridiquement contraignant établi entre le ministère client et le fournisseur. 

Limitations financières

Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats pour le ministère client au sens de l’arrangement, selon le cas. Pour les biens, services ou travaux de construction, les agents peuvent établir les limites maximales des contrats en utilisant comme guide l’Appendice C de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés.

Plus d'information

Pour de plus amples renseignements sur les arrangements en matière d'approvisionnement, veuillez communiquer avec votre Bureau régional de Soutien en approvisionnement Canada le plus proche.