Annexes du Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement

Consultez les annexes liées au Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement. Cela comprend des informations les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité et ce qu'il faut inclure dans les préavis d'attribution de contrat.

Table des matières

Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Fournir des réponses, selon le cas, aux questions contenues dans le modèle ci-dessous afin d'expliquer et de justifier le recours à l'exception 6. (d) du Règlement sur les marchés de l’État (RME) pour l'attribution d'un contrat de biens ou de services à un fournisseur unique. L'agent de négociation des contrats doit répondre à toutes les questions, avec l'aide du ministère client, et confirmer, le cas échéant, qu'une question ne s'applique pas au contrat ou à l'offre à commandes sous examen. Quelques exemples de réponse sont également fournis à titre de ligne directrice.

Nota : Dans le cas de contrats ou d'offres à commandes portant sur des services, les agents de négociation des contrats devraient être convaincus que le contrat de services en question est l'instrument pertinent, par opposition à d'autres instruments tels qu'une subvention, une contribution ou un contrat de travail, que ce soit pour un emploi d'une durée déterminée ou occasionnel ou une nomination par un ministre.

Questions du Conseil du Trésor en réponse aux clients en matière d'appels d'offres uniques

NO.	QUESTION	RÉPONSE DU CLIENT
1	Le marché à fournisseur exclusif proposé est-il lié à un achat et à une stratégie d'acquisition antérieurs en vue d'obtenir des quantités supplémentaires ou du soutien en service? Si oui, quelle était la stratégie approuvée?	Si vous avez répondu « oui », précisez quelle était la stratégie d'acquisition antérieure mise en œuvre par TPSGC. Indiquez le numéro de dossier du contrat antérieur (p. ex. l'achat initial a été annoncé comme un besoin concurrentiel, et il était indiqué que du matériel supplémentaire serait acheté ultérieurement auprès du fournisseur retenu).
	Indépendamment de la stratégie approuvée, est-il réalisable ou abordable de faire appel à la concurrence?	Si vous avez répondu « oui » à la question no 1, ce besoin peut-il être annoncé comme un besoin concurrentiel?
		Si la réponse est « non », répondez à la question ci-dessous.
	Si non, établir le coût, le calendrier et les autres aspects connexes.	Expliquez pourquoi ce besoin ne peut être annoncé comme un besoin « concurrentiel ».
2	Le fournisseur ou ses distributeurs approuvés détiennent-ils en exclusivité le titre de propriété intellectuelle (PI) pour les biens et les services visés? Si oui, fournir des détails. Quels sont les droits d'utilisation du Canada relativement à la PI, le cas échéant?	Si vous avez répondu « oui », vous devriez donner des renseignements concernant le fournisseur, et préciser s'il s'agit d'un fabricant de l'équipement ou d'un revendeur de produits à valeur ajoutée exclusif autorisé. Indiquez clairement pourquoi nous faisons directement affaire avec cette entreprise, par exemple : Nous faisons directement affaire avec le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée, puisqu'elle est le propriétaire, le concepteur du matériel et le détenteur exclusif du titre de PI. L'entreprise n'autorise PAS les revendeurs à valeur ajoutée ou des distributeurs pour leur équipement. Nous faisons affaire avec l'entreprise XYZ Distribution inc. puisqu'elle est l'unique distributeur et le seul revendeur autorisé, à valeur ajoutée, pour vendre et offrir du soutien technique au Canada pour l'équipement assemblé par le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée.
3	Y a-t-il dans les lois et les règlements des dispositions qui interdisent le recours au régime de concurrence pour ce bien ou ce service? Si oui, fournir des détails.	Existe-t-il une législation provinciale ou fédérale qui oblige les clients à acheter uniquement les biens et services décrits?
4	Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez.	Si vous vous invoquez de l'exception du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État, vous devriez indiquer qu'aucun autre fournisseur ne peut répondre aux caractéristiques de rendement obligatoires déterminées par le client. Vous devriez faire référence à la justification de fournisseur unique qui est jointe.
4	Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez. Si oui, quelles options de rechange ont été envisagées et pourquoi n'ont-elles pas été recommandées?	Si la réponse est « oui » et que d'autres sources d'approvisionnement existent, nous devons alors lancer un processus concurrentiel. Si une recherche déjà effectuée confirme qu'un seul fabricant peut satisfaire aux exigences de rendement obligatoires, nous devons le mentionner. Nota: Le fait d'avoir différents fabricants « préévalués » dans le cadre d'un processus d'évaluation n'est pas suffisant, à moins que ce processus n'ait été effectué avec TPSGC. De même, choisir un fabricant simplement parce qu'il est le « meilleur » ou parce qu'il offre les « prix les plus bas » n'est pas acceptable sans processus concurrentiel lancé par TPSGC.
5	La proposition tient-elle compte des modes de fonctionnement communs ou de la compatibilité avec l'équipement existant? Si oui, quels sont les coûts et les répercussions sur les opérations qui sont engendrés par la gestion de multiples versions?	L'équipement requis doit-il être compatible avec l'équipement existant, les logiciels existants, ou avec de l'équipement utilisé dans d'autres installations au Canada, en Amérique du Nord et ailleurs dans le monde? Si la réponse est « oui », nous devons, au moins : Indiquer clairement quel équipement et ou logiciel du client (ou d'autres centres de recherches) doit être compatible avec le besoin actuel. Préciser ce qu'entend le client par « compatible ». Les machines communiquent-elles entre elles d'une installation à l'autre? Des échantillons font-ils l'objet d'un examen croisé et sont-ils comparés d'une installation à l'autre? Nous devons être précis. Déterminer les coûts opérationnels et les répercussions liés à la gestion de multiples versions (plusieurs fabricants, plusieurs programmes logiciels). Quel serait le prix de la non-conformité pour le client? Le coût d'une nouvelle formation? Le coût lié à l'obligation de réexaminer les protocoles, les procédures, les processus? Y a-t-il un coût lié au fait de retarder ce programme plus longtemps?
6	Expliquez pourquoi le prix est juste et raisonnable; décrivez comment on est arrivé au soutien des prix et résumez les négociations.	Le client peut indiquer tout renseignement préliminaire fourni par le fournisseur (proposition financière). De même, TPSGC, à titre d'agent de négociation des contrats, sera responsable de négocier un prix juste et raisonnable et de s'assurer que ces prix sont justes et raisonnables pour le Canada.
7	Y a-t-il d'autres facteurs qui ont amené à recommander le recours à un processus non concurrentiel? Si oui, fournissez les détails et la justification raisonnée.
	a) Quelle est la probabilité que le contrat soit modifié ou qu'un contrat subséquent soit attribué à la même personne?	Est-il possible que l'on acquiert de l'équipement ou des services de garantie supplémentaires? Si c'est le cas, nous devrions intégrer des « options d'achat » au contrat.
	Décrivez les mesures qui ont été prises pour trouver différents fournisseurs et expliquez les répercussions que les seuils fixés dans les accords commerciaux ou les limites de passation/modification des marchés prévues dans la Directive du CT sur les marchés auront sur la stratégie d'approvisionnement proposée?	Le client a-t-il déployé des efforts pour trouver des fournisseurs éventuels et déterminer ce qui est offert dans la collectivité des fournisseurs? - TPSGC indiquera quels accords commerciaux s'appliqueraient. « Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs, et le client a confirmé qu'il n'aura pas besoin d'autre équipement »; ou« Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs et le client a confirmé, qu'il pourrait avoir besoin d'autre équipement; par conséquent, les options d'achat d'équipement supplémentaire seront intégrées au contrat. » TPSGC affichera un préavis d'adjudication de contrat sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) afin de s'assurer qu'il n'existe réellement aucun fournisseur en mesure de répondre à ce besoin. Cette exigence est assujettie aux accords commerciaux suivants : ALEC, AECG, AMP-OMC, Accord de libre-échange Canada-Corée, etc.
	b) Compte tenu du mandat de votre organisation, décrivez les efforts déployés pour conclure des ententes d'acquisition à long terme permettant de composer avec des activités semblables (p. ex. l'émission d'une offre permanente).	Le client doit établir toute stratégie d'achat à long terme qui servira à répondre aux besoins à venir : Le client cherchera à savoir s'il est possible de regrouper ses achats avec d'autres ministères. Le client encouragera TPSGC à inclure une gamme supplémentaire d'équipement dans les offres à commandes ultérieures, dans la mesure possible. TPSGC désignera aussi le chef d'équipe national des biens et services et discutera de la possibilité d'inclure cette exigence aux offres à commandes ultérieures.

Annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Résumé des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité.
(Il convient de noter que les codes du processus d'attribution des contrats pour chaque type d'attribution sont incorporés par renvoi.)

L'appel d'offres limité peut être utilisé uniquement dans des circonstances précises. Lorsque plus d'un accord commercial s'applique, un motif justifiant l'appel d'offres limité doit se trouver dans la disposition de chaque accord sur l'appel d'offres limité.

Pour plus de certitude quant à la question de savoir s'il existe des raisons appropriées justifiant le recours à l'appel d'offres limité, les agents de négociation des contrats devraient consulter les dispositions des accords commerciaux applicables concernant l'appel d'offres limité.
1. Tous les accords de libre-échange du Canada autorisent le recours à l'appel d'offres limité :
  1. si, en réponse à un avis initial, à une invitation à participer ou à une invitation à soumissionner :
    à condition que l'entité contractante ne modifie pas substantiellement les prescriptions énoncées dans les avis ou la documentation relative à l'appel d'offres (code du processus d'attribution des contrats 05);
    1. aucune soumission n'a été présentée ou aucun fournisseur n'a demandé à participer,
    2. aucune soumission conforme aux prescriptions essentielles énoncées dans la documentation relative à l'appel d'offres n'a été présentée,
    3. aucun fournisseur ne satisfait aux conditions de participation, ou
    4. les soumissions présentées ont été concertées,
  2. si les marchandises ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour l'une des raisons suivantes (code du processus d'attribution des contrats 71) :
    1. le marché concerne une œuvre d'art,
    2. protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs, ou
    3. absence de concurrence pour des raisons techniques;
  3. pour des livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur de marchandises ou de services initial qui n'étaient pas incluses dans le marché initial dans les cas où un changement de fournisseur pour ces marchandises ou services additionnels (code du processus d'attribution des contrats 74 pièces compatibles).
    1. n'est pas possible pour des raisons économiques ou techniques telles que des conditions d'interchangeabilité ou d'interopérabilité avec des matériels, logiciels, services ou installations existants qui ont fait l'objet du marché initial, et
    2. causerait des inconvénients importants à l'entité contractante ou entraînerait pour elle une duplication substantielle des coûts;
  4. uniquement lorsque cela est strictement nécessaire dans les cas où, pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient pas être prévus par l'entité contractante, l'appel d'offres ouvert ou sélectif ne permettrait pas d'obtenir les marchandises ou les services en temps voulu (code du processus d'attribution des contrats 81);
  5. pour des marchandises achetées sur un marché de produits de base (code du processus d'attribution des contrats 20);
  6. si l'entité contractante acquiert un prototype ou une première marchandise ou un premier service mis au point à sa demande au cours de l'exécution d'un contrat particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original, et pour les besoins de ce contrat. Le développement original d'une première marchandise ou d'un premier service peut englober une production ou une fourniture limitée ayant pour but d'incorporer les résultats d'essais sur le terrain et de démontrer que la marchandise ou le service se prête à une production ou à une fourniture en quantités conformément à des normes de qualité acceptables mais n'englobe pas la production ou la fourniture en quantités visant à établir la viabilité commerciale ou à amortir les frais de recherche et développement. Les marchés ultérieurs de ces marchandises ou services nouvellement mis au point sont cependant assujettis aux accords applicables (code du processus d'attribution des contrats 72);
  7. pour des achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses qui ne se présentent qu'à très court terme en cas d'écoulements inhabituels comme ceux qui résultent d'une liquidation, d'une administration judiciaire ou d'une faillite, mais pas pour des achats courants effectués auprès de fournisseurs habituels (code du processus d'attribution des contrats 21); ou
  8. dans les cas où un marché est adjugé au lauréat d'un concours de conception architecturale (code du processus d'attribution des contrats 22), à condition :
    1. que le concours ait été organisé d'une manière compatible avec les principes des accords applicables, en particulier en ce qui concerne la publication d'un APM, et
    2. que les participants soient jugés par un jury indépendant, en vue de l'adjudication du marché au lauréat;
2. Seuls l'ALEC et les accords bilatéraux du Canada avec le Chili, la Colombie, le Honduras, le Panama et le Pérou autorisent le recours à l'appel d'offres limité :
  lorsqu'une entité a besoin de services de consultation sur des questions de nature confidentielle dont on pourrait raisonnablement s'attendre que la divulgation compromette des informations confidentielles du gouvernement, cause des perturbations économiques ou soit d'une autre façon semblable contraire à l'intérêt public (code du processus d'attribution des contrats 23);
3. Seuls le PTPGP et les accords bilatéraux du Canada avec le Chili, le Honduras et le Panama autorisent le recours à l'appel d'offres limité :
  si des services de construction supplémentaires qui n'étaient pas prévus dans le marché initial mais qui étaient dans les objectifs de la documentation originale relative à l'appel d'offres sont devenus nécessaires, à la suite de circonstances imprévisibles, afin de compléter les services de construction qui y sont décrits. Cependant la valeur totale des marchés adjugés pour l'exécution des services de construction supplémentaires ne peut dépasser 50 p. 100 de la valeur du marché initial (code du processus d'attribution des contrats 24);
4. Seul l'ALEC autorise le recours à l'appel d'offres limité :
  1. si les produits ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de produits ou de services de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisants pour l'une des raisons suivantes (code du processus d'attribution des contrats 71) :
    1. la fourniture des produits ou des services est contrôlée par un fournisseur qui dispose d'un monopole légal;
    2. afin d'assurer la compatibilité avec des produits existants ou l'entretien de produits spécialisés, lorsque cet entretien doit être assuré par le fabricant de ces produits ou son représentant;
    3. les travaux doivent être exécutés sur un bien par un entrepreneur conformément aux dispositions d'une garantie visant le bien ou les travaux originaux;
    4. les travaux doivent être exécutés sur un bâtiment loué ou un bien connexe, ou des parties de celui-ci, et ne peuvent être exécutés que par le locateur;
    5. le marché porte sur des abonnements à des journaux, magazines ou autres périodiques;
  2. si le marché porte sur des produits ou des services de consultation concernant des questions de nature confidentielle ou privilégiée dont la divulgation dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ouvert est raisonnablement susceptible de compromettre des informations confidentielles du gouvernement, de donner lieu à l'abandon d'un privilège, de causer des perturbations économiques, ou d'être par ailleurs contraire à l'intérêt public (code du processus d'attribution des contrats 23).
Résumé des obligations procédurales desquelles les agents de négociation des contrats peuvent choisir de s'écarter lorsqu'ils utilisent un appel d'offres limité.

Lorsqu'il existe une raison valide d'avoir recours à l'appel d'offres limité, un agent de négociation des contrats peut, en fonction de la nature du marché public, choisir de s'écarter de certaines obligations procédurales des accords commerciaux applicables pour un marché public en particulier.

Lorsque les agents de négociation des contrats ont recours à l'appel d'offres limité, tous les accords de libre-échange du Canada leur permettent de s'écarter de certaines obligations procédurales concernant :
1. Avis (Avis de marché envisagé, Avis résumé et Avis de marché programmé);
2. Conditions de participation;
3. Qualification des fournisseurs (Systèmes d'enregistrement et procédures de qualification, Appel d'offres sélectif, Listes à utilisation multiple et Renseignements sur les décisions des entités contractantes);
4. Documentation relative à l'appel d'offres;
5. Modifications à la documentation relative à l'appel d'offres;
6. Délais; et
7. Traitement des appels d'offres et adjudication des marchés.
Les règles des accords commerciaux concernant les spécifications techniques doivent tout de même être respectées. Lorsque les agents de négociation des contrats utilisent un appel d'offres limité, il leur est recommandé de continuer d'appliquer les obligations procédurales des accords commerciaux dans toute la mesure du possible et de choisir de s'écarter des obligations procédurales uniquement dans les circonstances permises et au besoin.

Pour plus de certitude quant à la question de savoir quelles sont les obligations procédurales desquelles les agents de négociation des contrats peuvent s'écarter lorsqu'ils ont recours à l'appel d'offres limité, les agents de négociation des contrats devraient consulter les dispositions des accords commerciaux applicables concernant l'appel d'offres limité.

Annexe 3.3 : Contenu d'un modèle de préavis d'adjudication de contrat

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) doit être préparé dans les deux langues officielles. Le modèle de préparation d'un PAC ci-dessous doit être utilisé par les agents de négociation des contrats. Les encadrés comprennent des conseils pour son utilisation ainsi que des exemples de certains des points énoncés.

Préavis d'adjudication de contrat
Commencer par une explication de ce qu'est un PAC en inscrivant l'énoncé ci-dessous dans tous les préavis d'adjudication de contrats.
Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.
Définition des besoins
Fournir une description suffisamment détaillée du besoin afin que l'industrie puisse comprendre les exigences de haut niveau du gouvernement.
Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert la fourniture d'une quantité x (décrire le produit, le système ou le matériel, p. ex., des permis d'utilisation de logiciel, un système de communications air-sol, du matériel de lutte contre l'incendie), conformément (le cas échéant) à la norme/spécification/au règlement no x. Le produit/système/matériel (selon le cas) doit (décrire les principales caractéristiques physiques, fonctionnelles ou autres caractéristiques essentielles, y compris les critères de performance, et toute exigence d'intégration avec des systèmes ou du matériel existants. Mentionner aussi un numéro de pièce ou de modèle, et/ou un nom de marque, le cas échéant, et ajouter les mots « ou l'équivalent ». Inscrire tous les renseignements sur tout élément facultatif, les quantités, les périodes, etc.).

OU
Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert (décrire les services, p. ex. « la fourniture de services d'architecture ou de génie »; « la fourniture de services d'enquête technique et d'ingénierie en soutien à... »; « l'exécution d'une étude de x afin d'évaluer... »; « l'exécution d'une vérification financière de x afin de déterminer... »; « l'élaboration d'un modèle économique afin de permettre l'analyse... »). Les travaux nécessiteront ce qui suit : (énumérer les tâches et décrire les objectifs, les résultats attendus, les normes de performance, les contraintes et, dans la mesure du possible, les livrables).
Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)
Décrire les critères en fonction desquels les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs éventuels seront évalués. Cela donnera à l'agent de négociation des contrats une base adéquate pour évaluer l'énoncé des capacités d'un fournisseur éventuel. Le fournisseur sélectionné à l'avance doit être évalué en fonction des mêmes critères.
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités que son produit/matériel/système (selon le cas) satisfait aux exigences suivantes :
(Résumer les caractéristiques fonctionnelles essentielles ou, si nécessaire pour définir correctement les biens, les caractéristiques physiques ou de conception, et décrire toute exigence d'interchangeabilité avec des systèmes ou du matériel existants. Inscrire également, dans la mesure du possible, les critères de performance ou de production. Le cas échéant, faire référence aux normes, spécifications et/ou réglementations canadiennes ou internationales.)

OU
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes : (cette liste devrait comprendre les qualifications jugées essentielles pour exécuter les travaux)
- Expérience (p. ex., x années d'expérience au cours des x dernières années à effectuer y; x nombre de projets de taille, de portée et complexité semblables);
- Connaissances et compréhension de (p. ex., matériel x; modèle économique x; logiciel x);
- Études (p. ex., doit posséder un grade de premier cycle d'une université reconnue dans le domaine des [p. ex., affaires, sciences politiques]);
- Désignation, accréditation et/ou certification professionnelle (p. ex., ingénieur, comptable général accrédité).
Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
Inscrire, le cas échéant, un énoncé précisant si l'achat proposé est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux.
Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux) suivant(s) (insérer l'accord commercial ou les accords commerciaux applicable(s)) :
- Accord de libre-échange canadien (ALEC)
- Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) révisé
- Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG)
- Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP)
- Accord de continuité commerciale Canada-Royaume-Uni (ACC Canada-Royaume-Uni)
- Accord de libre-échange entre le Canada et le Chili (ALECC)
- Accord de libre-échange Canada-Colombie
- Accord de libre-échange Canada-Honduras
- Accord de libre-échange Canada-Corée
- Accord de libre-échange Canada-Panama
- Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALECP)
- Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALECU)
Marché réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
Inscrire, le cas échéant, l'énoncé suivant lorsque le marché est réservé dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).
Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones, conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement. Par conséquent, seuls les fournisseurs qui satisfont à la définition d'« entreprise autochtone », telle que définie dans la SAEA, peuvent soumettre un énoncé des capacités.
Entente(s) sur les revendications territoriales globales
Inscrire, s'il y a lieu, un énoncé concernant l'applicabilité de l'achat à l'une ou à plusieurs des ententes sur les revendications territoriales globales.
Cet achat est assujetti à ______________________ (insérer l'entente sur les revendications territoriales globales applicable).
Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance
Indiquer la(les) raison(s) justifiant le recours au fournisseur sélectionné à l'avance. Cela devrait clairement démontrer pourquoi ce fournisseur a été identifié comme étant le seul à pouvoir exécuter les travaux ou satisfaire aux exigences du gouvernement. (Voir l'article 3.15.1 Justification du processus non concurrentiel)
Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État
Indiquer toute exception pertinente invoquée en vertu du Règlement sur les marchés de l’État (RME).
L'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe __________ (par exemple : paragraphe 6d) - « une seule personne est capable d'exécuter le marché »).
Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité
Indiquer, le cas échéant, les exceptions et/ou les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité (voir l'Annexe 3.2 Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux) invoquées en vertu des accords commerciaux visés.

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de (article de l'accord (ou des accords) commercial(aux) précisé(s)) :
- Accord de libre-échange canadien (ALEC) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) révisé - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de continuité commerciale Canada-Royaume-Uni (ACC Canada-Royaume-Uni) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange entre le Canada et le Chili (ALECC) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Colombie - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Honduras - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Corée - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Panama - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALECP) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
- Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALECU) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s)).
Remarque : Les accords commerciaux ne mentionnent pas les préavis d'adjudication de contrats, mais si l'achat couvert par un accord commercial est adjugé à un fournisseur, il y a lieu d'indiquer les exclusions ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité.
Titre de propriété intellectuelle
Lorsqu'un titre de propriété intellectuelle découle de l'exécution d'un contrat, un énoncé devrait préciser si ce titre fait l'objet d'une exception en vertu de la ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'État du Conseil du Trésor ou si la propriété intellectuelle demeure celle de l'entrepreneur.
Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.

OU
Le Canada compte conserver le titre de toute propriété intellectuelle découlant du contrat proposé puisque le principal but du contrat est (insérer l'exception appropriée à la ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'état du Conseil du Trésor, p. ex., de générer des connaissances et de l'information pour dissémination publique).
Période du contrat proposé ou date de livraison
Préciser la période du contrat proposé ou la date de livraison requise, y compris le renouvellement éventuel ou les années d'option.
Le produit/système/matériel (selon le cas) doit être livré le _____________ (insérer la date de livraison requise ou demandée). Si le contrat comporte des quantités optionnelles et/ou des biens optionnels, insérer la date de livraison (p. ex., dans un délai de x jours de l'exercice de l'option).

OU
Le contrat proposé est pour une période de x années, à partir du (insérer la date de début estimée) jusqu'au (insérer la date d'exécution estimée). Si le contrat comprend une option pour en prolonger la période, insérer les renseignements sur l'option, p. ex., deux périodes d'un an.

OU
Si le contrat comprend des livrables, préciser la(les) date(s) de livraison.
Coût estimatif du contrat proposé
Inscrire un coût estimatif, s'il y a lieu, à condition que cela ne soit pas préjudiciable aux négociations avec l'entrepreneur éventuel (fournisseur sélectionné à l'avance) ou à sa position par rapport à ses concurrents si le besoin fait l'objet d'une demande de soumissions traditionnelle ou électronique (peut être exprimé en fourchette de prix).
La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de x $ (TPS/TVH en sus).
Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance
Inscrire le nom et, habituellement, l'adresse du fournisseur sélectionné à l'avance (entrepreneur proposé) dans le PAC.
Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.
Fournir une explication à l'intention des fournisseurs sur la façon de procéder pour répondre au PAC.
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités
Inscrire la date de clôture (le jour, le mois et l'année) jusqu'à laquelle les énoncés de capacités sont acceptés. Voir l'article 3.15.5.1 Délais prescrits pour les préavis d'adjudication de contrats.
La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont (p. ex. le 11 février 2011 à 14 h (HE)).
Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités
Fournir le nom, le titre, l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l'adresse électronique de la personne-ressource à qui les fournisseurs peuvent adresser leurs questions ou présenter un énoncé des capacités.
Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :
(Nom et titre de la personne-ressource)
(Adresse)
Téléphone :
Télécopieur :
Courriel :

Annexe 3.4 : Gestion des autorisations de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2011-01-11

Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches est de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC attribue des contrats des services avec autorisations de tâches (AT) et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches. Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des autorisations de tâches. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des autorisations de tâches reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrat avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat.

3.0 Application d'un contrat avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais que la nature exacte et les échéances des services requis, les activités et les produits livrables ne seront connus qu'au moment où les service seront demandés pendant la période d'application du contrat. TPSGC détermine s'il serait préférable, compte tenu des besoins des clients, d'établir un contrat avec autorisations de tâches. Si le client est autorisé à établir des autorisations de tâches, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisations de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne pourrait répondre à toutes les exigences. Le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les autorisations de tâches et la limite d'autorisation sont alors précisés dans le contrat.
Voici quelques exemples de contrats avec autorisations de tâches :
1. marché de services de traduction dont le travail à accomplir est généralement défini et dont les tâches précises en matière de traduction (p. ex., 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
2. demande portant sur l'entretien d'équipement dont les travaux d'entretien général sont définis dans le contrat et dont les activités d'entretien en cas de défaillance de l'équipement sont autorisés au cas par cas;
3. demande visant l'obtention des services d'un spécialiste en informatique pour une période déterminée, mais dont les activités et les produits livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort prévu.
Les contrats avec autorisations de tâches offrent certains avantages. Ils permettent notamment d'atténuer les risques contractuels grâce à des tâches mieux définies, de déterminer le niveau d'effort pour chacune des tâches et d'évaluer avec précision le coût de chaque tâche, assurant ainsi une meilleure gestion du contrat.
Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats avec autorisations de tâches offrent un cadre structuré procurant rapidité opérationnelle et souplesse aux clients. Or, pour que ces contrats soient fructueux, TPSGC et le client autorisé doivent comprendre clairement et accepter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat, y compris l'approbation et l'émission des autorisations de tâches ainsi que la gestion de celles-ci. Les contrats avec autorisations de tâches mal utilisés peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.
Pour les demandes de soumissions invitant les soumissionnaires à proposer une ou plusieurs ressources, la ou les ressources désignées et les exigences en matière d’expérience et de qualifications doivent être précisées dans le contrat avec autorisations de tâches subséquent.
Pour les demandes de soumissions invitant les soumissionnaires à proposer une ou plusieurs catégories de ressources, les exigences en matière d’expérience et de qualifications (obligatoires et cotées) pour la ou les catégories de ressources stipulées dans la demande de soumissions doivent aussi être incluses dans le contrat. Il doit s’agir des mêmes critères d’évaluation que ceux utilisés lors de l’évaluation des soumissions.

4.0 Conditions d'utilisation

Pour avoir recours à des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats de TPSGC doit à tout le moins :
1. s'assurer, en consultation avec le client, qu'un contrat avec autorisations de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour les services requis;
2. décider s'il donnera au client le pouvoir d'approuver et d'émettre des autorisations de tâches, et fixer la limite financière de ce pouvoir. Ces décisions seront prises à la suite de consultations avec le client, et les dispositions connexes seront décrites dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission;
3. discuter avec le client afin de convenir des rôles et des responsabilités des deux organisations, y compris les responsabilités du client relatives à la production de rapports;
4. au besoin, discuter avec le client du recours à des contrats avec autorisations de tâches, notamment en ce qui a trait à l'administration des autorisations de tâches.
5. veiller à ce que les clients fournissent les feuilles de travail des évaluateurs dûment remplies démontrant que la ressource proposée répond aux exigences de la catégorie et du niveau applicables lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Ces renseignements doivent être conservés dans le dossier d’achat.
6. veiller à ce que les clients présentent la preuve qu’ils ont effectué une vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Les clients doivent fournir une copie de l’attestation de sécurité valide pour chaque ressource proposée à inclure dans l’autorisation de tâches. Cette information doit être conservée dans le dossier d’achat.

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus d'émission et de gestion des autorisations de tâches décrit dans le contrat. Si la tâche ne semble être comprise dans la portée des travaux, il faut consulter TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
1. (i) s'assurer que la description de la tâche (ou la tâche modifiée) applicable aux travaux requis (activités à réaliser, produits livrables, date de fin des principales activités ou de fourniture des produits livrables ou les deux, selon le cas) contenue dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (EDT) du contrat; cela comprend :
  1. (A) veiller à ce que le libellé de l'AT ne soit pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
  2. fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit établir une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise;
2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description des travaux, le calendrier, les quantités et les dispositions de paiement connexes, conformément aux modalités du contrat;
3. faciliter le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur en particulier;
4. consulter l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
Étape de l'autorisation des tâches
1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications. Par exemple, les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question.
2. Évaluation des ressources
  1. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. que des personnes sont nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes, et il doit respecter les critères de sélection du candidat. Lorsque l’entrepreneur demande le remplacement d’une ressource nommée dans le contrat, le client doit évaluer la ressource de remplacement par rapport aux exigences en matière d’expérience et de qualifications précisées dans le contrat. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des compétences de la ressource visée et veiller à ce que celle-ci possède toutes les compétences exigées dans le contrat et ses modifications. Le remplaçant doit satisfaire à toutes les exigences obligatoires en matière d’expérience et de qualifications précisées dans le contrat. Pour toute exigence cotée par points, la ressource de remplacement doit obtenir un nombre de points égal ou supérieur à celui obtenu par la ressource nommée dans le contrat au moment de l’évaluation des soumissions. L’autorité contractante doit veiller à ce que les résultats de l’évaluation de la ressource de remplacement soient conservés dans le dossier d’achat.
  2. Dans le cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit évaluer la ressource proposée avant d’autoriser une tâche. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des qualifications de la ressource proposée et s’assurer que celle-ci répond à toutes les exigences de la catégorie de ressource applicable, tel qu’énoncé dans le contrat. La ressource proposée doit satisfaire à toutes les exigences obligatoires en matière d’expérience et de qualifications précisées dans le contrat. Pour toute exigence cotée par points, la ressource proposée doit obtenir un nombre de points égal ou supérieur à celui attribué à la catégorie de ressources au moment de l’évaluation des soumissions. Le client doit conserver au dossier les résultats de l’évaluation du personnel ressource.
3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit s'assurer que :
  1. la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur de la tâche est supérieure à la valeur maximale des tâches pouvant être approuvées par le client établie dans le contrat et ses modifications, l'AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
  2. la tâche peut être terminée avant la date d'expiration du contrat;
  3. l'autorisation de la tâche n'entraînera pas de dépassement de la valeur cumulative maximale de l'ensemble des autorisations de tâches.
  4. chaque ressource proposée à inclure dans l’autorisation de tâches satisfait aux exigences relatives à la sécurité. Le client doit conserver une copie de l’attestation de sécurité valide pour chaque ressource proposée dans le dossier d’achat.
4. L'AT est finalisée, y compris la valeur globale de la tâche, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorise l'AT en la signant et en y apposant la date.
5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet l'original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
Début des travaux relatifs à une AT
Les travaux relatifs à une AT ne peuvent être entrepris avant qu'un contrat avec autorisations de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Il ne faut jamais attribuer un contrat ou approuver une AT rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et, s'il y a lieu, par TPSGC, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux.
Gestion de l'autorisation de tâches
1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT . Le client doit également confirmer que ces personnes ont suivi une formation sur l'utilisation des autorisations de tâches.
2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC s'il compte remplacer la personne désignée comme chargée de pouvoir dans le contrat, pour que celui-ci puisse être modifié en conséquence.
3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et remettre ce registre à TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
4. Le client doit effectuer un suivi de l'exécution des tâches et des travaux réalisés, procéder à un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
5. Le client doit avoir en place une marche à suivre pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou d'autres dispositions de paiement compris dans les autorisations de tâches autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC, en temps opportun, un rapport complet sur le rendement ou les enjeux relatifs à une AT.
7. Le client doit veiller à ne pas dépasser la limite financière des AT individuelles précisée dans le contrat avec autorisations de tâches ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches dans le cadre du contrat.
8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative aux AT autorisées et émise, le client doit s'assurer :
  1. que les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
  2. que les services ont été offerts, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis pour accomplir les travaux;
  3. que la facture est conforme aux conditions et aux modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et que les documents à l'appui requis sont complets et approuvés et qu'ils ont été ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 ci-dessous portant sur la séparation des fonctions.

6.0 Modification d'une Autorisation de tâches autorisée par le client

Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Ceci doit être fait en émettant une révision à l’AT. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'autorité contractante de TPSGC.

7.0 Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, TPSGC recommande que les clients veille à ce que la personne qui signe l'AT soit différente de celle qui certifie les factures connexes. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

8.0 Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer auprès du client des mesures correctives, comme la réduction ou l'annulation de son pouvoir d'émettre des autorisations de tâches, lorsque tout porte à croire que le processus d'AT n'est pas respecté conformément au contrat et à l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé

Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin des travaux, et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats devraient uniquement être vérifiés par le chargé de projet ou le responsable technique.
Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

Éviter de fractionner un besoin pour contourner la limite des pouvoirs d'achat accordés au client dans le cadre du contrat.
Éviter les descriptions de tâches pour des autorisations de tâches qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche visée et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel dûment remplis)

Il est préférable d'utiliser une entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec autorisations de tâches (AT), sous réserve de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. À cette fin, voici un modèle d'entente d'utilisation des autorisations de tâches visant à officialiser les procédures administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Le modèle peut être acheminé par courriel au client; l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou du formulaire Planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
Voici un modèle de courriel :

Objet : Numéro de la demande ___________, entente d'utilisation des autorisations de tâches, acheminée par courriel

Monsieur ________/Madame _________(inscrire le nom du client),

À notre avis, la demande mentionnée en objet, ci-dessus, devrait être intégrée à un contrat avec autorisations de tâches (AT). À cet fin, vous trouverez ci-joint le document d'entente d'utilisation des autorisations de tâches, qui officialiserait les procédures administratives entre nos deux organisations pour le besoin visé par les présentes. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC est également joint au présent message.

Avant de passer à l'étape de l'approbation interne, par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de la stratégie d'approvisionnement, nous vous prions de confirmer, au nom de votre ministère, que vous acceptez l'entente d'utilisation des autorisations de tâches décrit ci-dessous, c'est-à-dire que votre ministère comprend clairement ses rôles et responsabilités ainsi que ses obligations en matière de production de rapports à l'égard du processus proposé d'AT, ainsi que le droit de TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qui pourrait lui sembler nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous comprenez le processus d'utilisation des autorisations de tâches décrits dans la présente, par retour du courriel, d'ici le ________(insérer la date et l'heure) (heure de fermeture des bureaux), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date prévue de diffusion de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de toute information contenue dans le présent message.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________(insérer le nom de l'autorité contractante de TPSGC)

ENTENTE ENTRE

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA

_______________(inscrire le nom de la division de TPSGC) et

__________________(inscrire le nom du client;; pour le MDN, inscrire le nom de la division, p. ex. D MAR P 3-5)

(ci-après désigné sous le nom de « client autorisé »)

CONCERNANT L'UTILISATION D'AUTORISATIONS DE TÂCHES

DANS LE CADRE DU CONTRAT N ^O____________(inscrire le numéro du contrat)

Objet
Le présent document vise à officialiser l'entente entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre de l'utilisation du contrat avec autorisations de tâches susmentionné (voir la « Matrice des rôles et des responsabilités » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée du contrat.
Durée d'application de l'entente
Les modalités de cette entente seront en vigueur pour toute la durée du contrat.
Autorisation de tâches
Comme précisé dans le contrat (lorsque attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ (insérer le montant) chacune, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente harmonisée (TVH) en sus, y compris toute modification aux autorisations de tâches autorisées. Toute AT d'une valeur supérieure à cette limite ou toute modification à une AT approuvée qui porterait la valeur totale de l'AT à un niveau supérieur à cette limite doit être approuvée par ________(insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être établie.
Processus de modification du contrat
Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre, et qu'il ne doit pas établir d'AT qui porterait la valeur cumulative des autorisations de tâches à une somme supérieure à la valeur du contrat. Tout changement prévu au contrat doit être approuvé au préalable, par écrit, par l'autorité contractante de TPSGC, grâce à la diffusion d'une modification de contrat établie avant l'autorisation de travaux ou l'émission d'autorisations de tâches supplémentaires. Si le contrat doit être modifié à quelque moment que ce soit au cours de sa période d'application, le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir les renseignements suivants :
1. une description claire et exacte des raisons pour lesquelles il demande la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés avant la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
2. la valeur cumulative des autorisations de tâches (TPS/TVH en sus) établies jusqu'à maintenant;
3. les dépenses totales (TPS/TVH en sus) engagées dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
6. la raison pour laquelle on demande une modification de contrat plutôt que d'établir un nouveau marché;
7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.
Si TPSGC détermine que le contrat ne peut pas être modifié, le client autorisé en sera informé. Si le contrat peut être modifié, le client autorisé transmettra alors à l'autorité contractante de TPSGC une demande de modification (PWGSC-TPSGC 9200) dûment signée.
Gestion des marchés – mesures correctives
Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant du client autorisé, l'entrepreneur ou les deux, et elle prendra les mesures correctives qu'elle juge appropriées parmi les suivantes :
1. modifier l'information requise dans les rapports demandés, ou changer la fréquence de ceux-ci;
2. discuter avec le personnel du client autorisé chargé de l'établissement des autorisations de tâches ou avec l'entrepreneur, au besoin;
3. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des autorisations de tâches.
Les deux parties acceptent de respecter les modalités de la présente entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée périodiquement, au besoin. À l'exception des modifications requises à la suite des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches

Rôles et responsabilités

P = principal responsable
S = rôle de soutien
- = sans objet

Processus d'autorisation de tâches (AT)

Numéro	Activité	Client autorisé	TPSGC
1.1	Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des autorisations de tâches soit adéquatement formé.	P	-
1.2	Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat.	P	-
1.3	Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat.	P	S
1.4	Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat.	P	-
1.5	Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation.	P	-
1.6	Veiller à ce que les autorisations de tâches soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat.	P	-
1.7	Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l'AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat.	P	-
1.8	Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat.	P	-
1.9	Veiller à ce que l'ampleur de la participation et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir.	P	-
1.10	Fournir les feuilles de travail des évaluateurs dûment remplies démontrant que la ressource proposée répond aux exigences de la catégorie et du niveau applicables lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Ces renseignements doivent être conservés dans le dossier d’achat.	P	-
1.11	Présenter la preuve qu’ils ont effectué une vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Les clients doivent fournir une copie de l’attestation de sécurité valide pour chaque ressource proposée à inclure dans l’autorisation de tâches. Cette information doit être conservée dans le dossier d’achat.	P	-
1.12	Dans le cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit évaluer la ressource proposée avant d’autoriser une tâche. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des qualifications de la ressource proposée et s’assurer que celle-ci répond à toutes les exigences de la catégorie de ressource applicable, tel qu’énoncé dans le contrat. La ressource proposée doit satisfaire à toutes les exigences obligatoires en matière d’expérience et de qualifications précisées dans le contrat. Pour toute exigence cotée par points, la ressource proposée doit obtenir un nombre de points égal ou supérieur à celui attribué à la catégorie de ressources au moment de l’évaluation des soumissions. Le client doit conserver au dossier les résultats de l’évaluation du personnel ressource.	P	S

Exigences en matière de rapports

Numero	Activité	Client autorisé	TPSGC
2.1	Envoyer un exemplaire de chaque AT dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et de toute modification aux autorisations de tâches approuvées à l'autorité contractante de TPSGC dès qu'elle sont émises.	P	-
2.2	Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation ________)(inscrire« mensuel » ou« trimestriel », selon le cas), y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou modification d'AT établie, en précisant le numéro d AT, le numéro de modification, le titre ou une courte description de chaque tâche, les dates de début et de fin de chaque tâche, l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées pour l'ensemble des autorisations de tâches à ce jour, la limite des dépenses applicable à chaque tâche, telle qu'elle est indiquée dans le contrat, et les dépenses cumulatives engagées à ce jour dans le cadre du contrat.	P	-

Gestion des contrats

Numero	Activité	Client autorisé	TPSGC
3.1	Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d'AT comprenne bien le processus d'AT, au besoin.	P	S
3.2	Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des autorisations de tâches autorisées par le client peuvent être modifiées, pourvu que les travaux soient conformes à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client autorisé établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Toute modification de l'AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être signalée à l'agent de négociation de contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée pour inexécution ou pour des raisons de commodité. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.	P	-
3.3	Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. De plus, veiller à ce que la personne qui signe l'autorisation de tâches ne soit pas la même que celle qui certifie les factures connexes, à moins que les processus des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions. Le cas échéant, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client autorisé. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et des factures, avec les rapports connexes, doivent être fournis à l'autorité contractante de TPSGC.	P	-
3.4	Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à la portée du contrat.	-	P
3.5	Prendre toute mesure corrective jugée nécessaire si des indices portent à croire que le processus d'AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé « Gestion des contrats – mesures correctives » de la présente entente).	-	P
3.6	Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de production de rapports.	-	P
3.7	Établir des rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées.	P	P

Annexe 3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des acquisitions

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 138 - Modifications à la Politique sur l’examen des acquisitions.

L'annexe 3.5 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2019-3.

Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 138 - Modifications à la Politique sur l’examen des acquisitions.

L'exhibit A est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2019-3.

Annexe 3.6 : Politique sur le contenu canadien : Règles de détermination de l'origine

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

* Pour obtenir des renseignements généraux sur la Politique sur le contenu canadien, veuillez consulter la section 3.130 Politique sur le contenu canadien.

Les Règles d'origine canadiennes applicables aux produits (chapitre 4 de l’Accord Canada-États-Unis-Mexique) et le Système harmonisé (SH) des tarifs douaniers du Canada servent à déterminer si les composants importés et utilisés dans la fabrication d'un article à revendre au gouvernement sont suffisamment modifiés ou transformés au Canada pour que le l'article soit considéré comme étant « canadien ».
Le SH de désignation et de codification des marchandises est un système de classification structuré que le Canada et la plupart des pays commerçants ont adopté aux fins des douanes. Le plus récent tarifs douaniers du Canada se trouve sur le site web de l'Agence des services frontaliers du Canada.
Aux fins de cette détermination, il faut remplacer le terme « territoire de l'une ou de plusieurs des Parties » qui figure dans les règles d'origine par le terme « le Canada ».
Un produit renfermant des composants importés peut être présumé canadien si ces composants ont été suffisamment modifiés au Canada pour satisfaire aux exigences de la nouvelle définition. Il y a trois étapes principales pour déterminer si un produit partiellement ou entièrement fabriqué au moyen de composants importés correspond à la définition qui figure dans les règles d'origine :
1. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux au produit ultime à vendre.
2. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux aux composantes importées utilisées dans la fabrication du produit ultime.
3. Consulter la section des règles d'origine qui détermine si la transformation effectuée au Canada permet de considérer les produits comme étant canadiens.

Exemple 1 : Établir si un produit est canadien

Un soumissionnaire propose des chapeaux qui sont fabriqués au Canada à partir de cuir de veau importé.
Analyse du contenu canadien :
1. Chercher « chapeaux » dans l'index du SH la définition qui correspond au type de chapeaux à vendre, c'est-à-dire : Chapeaux et autres coiffures, tressés ou fabriqués par l'assemblage de bandes en toutes matières, même garnis. Le numéro du SH est 6504.00. Les deux premiers chiffres indiquent que le produit est dans la liste du chapitre 65.
2. Chercher « cuir de bovins » dans l'index : il se retrouve au chapitre 41.
3. Enfin, consulter les règles d'origine qui prescrivent les exigences à satisfaire pour que les biens inscrits dans le SH soient considérés comme étant canadiens (chapitre 65, Coiffures et parties de coiffures). La deuxième règle du chapitre 65 s'applique : Un changement à la classification 65.04 à 65.07 pour tout produit dont la position ne fait pas partie de ce groupe. Comme le cuir de bovins est classé dans un autre groupe, le produit ultime à vendre est considéré comme étant suffisamment transformé, de sorte que les chapeaux sont présumés canadiens aux fins de la présente politique.

Exemple 2 : Déterminer si un groupe de biens et de services satisfait à la règle de 80 pour cent sur la détermination de l’origine

TPSGC a émis une demande de soumissions pour :
- 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux;
- 100 radiateurs à accumulation, incluant entretien et réparation;
- 100 appareils téléphoniques, incluant entretien et réparation; et
- 100 sièges pivotants en métal.
Un soumissionnaire a proposé :
- des meubles en bois de types utilisés dans les bureaux, qui ont été importés non finis et qui ont subi une finition au Canada;
- des radiateurs à accumulation fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la réparation sont effectués par du personnel établi au Canada;
- des appareils téléphoniques fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la réparation sont effectués par des individus établis aux États-Unis;
- des sièges pivotants en métal fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées.
Voici le prix des biens et des services offerts dans la soumission :
- 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux à 150 $ chacun = 15 000 $
- 100 radiateurs à accumulation à 200 $ chacun = 20 000 $
- Entretien et réparation = 5 000 $
- 100 appareils téléphoniques à 50 $ chacun = 5 000 $
- Entretien et réparation = 1 000 $
- 100 sièges pivotants en métal à 25 $ chacun = 2 500 $
- Prix total de la soumission= 48 500 $
Analyse du contenu canadien :
1. Meubles en bois des types utilisés dans les bureaux :
  1. Des meubles en bois des types utilisés dans les bureaux (SH 9403.30.10) ont été importés non finis et ont été finis au Canada en les peignant.
  2. Aux termes de l'ACEUM, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 9403.30 (meubles en bois des types utilisés dans les bureaux) exigent le passage d'un autre chapitre ou de la sous-position 9403.90, à la condition que la teneur en valeur régionale ne soit pas inférieure à 60 pour cent lorsque la méthode de la valeur transactionnelle est utilisée ou 50 pour cent lorsque la méthode du coût net est utilisée.
  3. En règle générale, les articles finis et non finis relèvent de la même position ou sous-position lorsque l'article non fini présente les caractéristiques essentielles du produit fini. Par conséquent, le bien final (meubles en bois fini) relève de la même sous-position (SH 9403.30) que le bien non fini. De plus il n'y a eu aucun changement de la sous-position 9403.90. Cette règle n'est donc pas respectée.
  4. Par conséquent, les meubles en bois des types utilisés dans les bureaux sont considérés comme non canadiens.
2. Radiateurs à accumulation :
  1. Les radiateurs à accumulation (SH 8516.29) ont été fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées (SH 8516.90).
  2. Aux termes de l'ACEUM, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 8516.29 (radiateurs à accumulation) exigent un changement de toute autre sous-position, y compris une autre sous-position à l'intérieur de ce groupe. Cette règle est respectée.
  3. Par conséquent, les radiateurs à accumulation sont considérés comme des biens canadiens.
3. Appareils téléphoniques :
  1. Les appareils téléphoniques pour usagers (SH 8517.11) ont été fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des tubes en matières plastiques importés (SH 3917).
  2. Pour être canadiennes, les règles d'origine de l'ACEUM s'appliquant à la sous-position SH 8517.11 (appareils téléphoniques pour usagers) exigent le passage à la sous-position 8517.11 de n'importe quelle sous-position. Cette règle est respectée.
  3. Par conséquent, les appareils téléphoniques pour usagers sont considérés comme des biens canadiens.
4. Sièges pivotants en métal :
  1. Les sièges pivotants en métal (SH 9401.30.10) ont été fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées (SH 9401.90).
  2. Aux termes de l'ACEUM, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 9401.30 (sièges pivotants en métal) exigent un changement de tout autre chapitre ou de la sous-position 9401.90 pourvu qu'il y ait une teneur en valeur régionale d'au moins 60 pour cent, lorsque la méthode de la valeur transactionnelle est utilisée, ou de 50 pour cent, lorsque la méthode du coût net est utilisée.
  3. Une fois le calcul effectué, on constate que la teneur en valeur régionale est de 37 pour cent au moyen de la méthode de la valeur transactionnelle et de 23 pour cent au moyen de la méthode du coût net.
  4. Par conséquent, les sièges pivotants en métal sont considérés comme des biens non canadiens.
5. Entretien et réparation des appareils téléphoniques :
  L'entretien et la réparation des appareils téléphoniques sont effectués par des individus établis aux États-Unis. Par conséquent, ces services sont considérés comme non canadiens.
6. Entretien et réparation des radiateurs à accumulation :
  L'entretien et la réparation des radiateurs à accumulation sont effectués par des individus établis au Canada. Par conséquent, ces services sont considérés comme canadiens.
Calcul du pourcentage du prix de la soumission considérée canadienne
1. Biens et services canadiens :
  - 100 radiateurs à accumulation = 20 000 $
  - 100 postes téléphoniques d'usagers = 5 000 $
  - Entretien et réparation = 5 000 $
  - Total des produits et services canadiens = 30 000 $
2. Biens et services non canadiens :
  - 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux = 15 000 $
  - 100 postes téléphoniques d'usagers = 2 500 $
  - Entretien et réparation = 1 000 $
  - Total des produits et services non canadiens = 18 500 $
  - Prix total de la soumission = 48 500 $
3. Pourcentage du prix de la soumission que représentent les produits et services canadiens = 30 000 $ / 48 500 $ = 62 %
Conclusion
Le fournisseur n'a pas satisfait à l'exigence concernant le contenu canadien, selon laquelle « pas moins de 80 pour cent du prix de la soumission représente des biens et des services canadiens ».

Annexe 3.7 : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale : Modèle

Date d'entrée en vigueur : 2020-07-01

Les renseignements précédemment trouvés dans la présente annexe ont été supprimés. Pour obtenir un modèle de la lettre de demande d’exception relative à la sécurité nationale, communiquez avec le Groupe des services spécialisés d’approvisionnement par courriel à l’adresse tpsgc.ersnceasns-nsensscc.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

À des fins de référence seulement, l’annexe 3.7 est disponible dans l’archive du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2020-1.

Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Le tableau suivant compare les différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

Méthodes d'approvisionnement	Contrat avec autorisations de tâches	Offre à commandes	Arrangement en matière d'approvisionnement
Déterminer la méthode à utiliser	Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés sur demande selon des conditions préétablies, y compris un processus administratif comportant des autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés lorsque le client désire rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des produits livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service sera requis pendant la période d'application du contrat. Le contrat avec AT doit préciser les conditions d'émission des autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat. Les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels.	L'offre à commandes (OC) est utilisée comme méthode d'approvisionnement lorsqu'il est possible de définir clairement le besoin, mais que les quantités (l'ampleur de la participation) et les délais ne sont pas connus. L'OC est utilisée lorsque le client ou TPSGC ne sont pas prêts à offrir une clause de garantie des travaux minimums, ou qu'ils désirent conserver plusieurs sources d'approvisionnement. Elle sert à répondre aux exigences des ministères et des organismes relatives à des biens et des services communs offerts sur le marché en établissant une entente avec les fournisseurs pour qu'ils fournissent ces biens et ces services au cours d'une période déterminée. Une commande subséquente à une offre à commande est un contrat.	Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour établir un bassin de fournisseurs préqualifiés pour certains types de biens et de services, lorsqu'une OC ne convient pas en raison de l'incapacité de définir clairement le besoin à l'avance et lorsqu'on souhaite faire appel à la concurrence pour le besoin. L'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établit un cadre permettant le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles, qui mènent à des contrats.
Processus de la demande de soumissions et critères d'évaluation	Une demande de soumissions vise à sélectionner un ou des soumissionnaires pour conclure des contrats pour des services qui seront rendus sur demande, selon des conditions préétablies et selon un processus administratif comportant des autorisations de tâches. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. La quantité de biens et le niveau de service précisés dans la demande de soumissions ne constituent qu'une approximation des besoins, mais le contrat comprendra une clause de garantie des travaux minimums ou toute autre considération.	Une demande d'offre à commandes (DOC) vise à sélectionner un ou plusieurs offrants qui satisfont aux critères d'évaluation de la demande afin qu'ils fournissent à TPSGC des biens, des services, ou les deux, selon une base de tarification préétablie et selon des modalités définies. La quantité de biens et les efforts requis pour les services et, s'il y a lieu, les dépenses prévues et précisées dans la OC ne constituent qu'une approximation des besoins.	Une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) vise à établir un bassin de fournisseurs (liste de fournisseurs) qui satisfont aux critères d'évaluation de la demande afin d'établir des arrangements en matière d'approvisionnement (AMA). Un AMA est un arrangement conclu entre le Canada et des fournisseurs préqualifiés qui permet à des utilisateurs désignés d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
Obligation contractuelle	Le contrat impose une obligation et il faut engager suffisamment de fonds dès le début du contrat pour couvrir les dépenses prévues, puisque le contrat doit être examiné au préalable. L'obligation contractuelle n'est limitée que par une clause de garantie des travaux minimums ou d'autres considérations dans le contrat.	L'obligation contractuelle ne s'applique au Canada que lorsqu'une commande subséquente est passée. Chaque commande subséquente constitue un contrat distinct et les fonds sont engagés au même moment. Une OC n'est pas un contrat. L'offrant est tenu de respecter les disposition de son offre jusqu'au retrait de cette dernière.	Il n'y a aucune obligation de la part du Canada d'acheter des biens ou des services du fournisseur durant l'étape de l'AMA. L'obligation contractuelle devient réelle dès l'attribution d'un contrat.
Convention obligatoire	Un contrat signé est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère ou l'organisme responsable du marché et le fournisseur. L'autorisation de tâches n'est pas un contrat; il s'agit plutôt d'un processus administratif qui permet la réalisation de tâches particulières conformément aux modalités du contrat.	La commande subséquente constitue l'acceptation de l'offre et est un contrat exécutoire conclu entre le ministère responsable du contrat et l'offrant.	Chaque contrat constituera un accord distinct conclu entre le ministère responsable du contrat et le fournisseur.
Autorisation de travail	Le travail est autorisé sur demande au moment de l'approbation d'une AT par le client ou TPSGC.	Le travail est autorisé sur demande lorsqu'une commande subséquente est passée.	Lorsque des besoins sont établis, des demandes de soumissions fondées sur les conditions de l'AMA sont lancées et les travaux sont autorisés par l'entremise de contrats d'AMA.
Limites financières	Le pouvoir du client pour établir une autorisation de tâches est établi dans le contrat. Lorsqu'un client requiert des services particuliers décrits dans le contrat, une AT est émise pour autoriser l'exécution des travaux par l'entrepreneur, pourvu que l'AT respecte la portée des travaux du contrat et la limite des pouvoirs d'autorisation d'AT du client; TPSGC peut émettre des autorisations de tâches qui dépassent la limite de pouvoir du client.	L'autorité responsable de l'OC établira le montant maximal de la commande subséquente dans l'OC pour l'utilisateur désigné de façon à ce qu'elle ne dépasse pas le montant précisé dans l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Voir l'alinéa 4.10.20.1 a. pour plus d'information à ce sujet.	Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement établira la limite contractuelle dans les arrangements en matière d'approvisionnement pour le client ou l'utilisateur désigné. Cette limite ne doit pas dépasser le montant précisé dans l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Voir l'alinéa 4.10.25.1 c. pour plus d'information à ce sujet.
Garantie des travaux minimums ou autres clauses	Lorsque tous les travaux du contrat sont autorisés par l'intermédiaire d AT, le client doit s'engager à commander une quantité minimale de biens ou de services, et le contrat doit restreindre les attentes de l'entrepreneur; p. ex., par une « garantie des travaux minimums ».	Sans objet	Sans objet
Dispositions de paiement	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	La méthode d'établissement des tarifs consiste normalement en un prix ou un taux plafond; parfois, aucun tarif n'est fourni avant le lancement d'un processus de soumission pour les besoins individuels. Si l'AMA comporte des prix plafond, les fournisseurs pourront réduire leurs tarifs en fonction du besoin ou de l'énoncé des travaux décrits dans la demande de soumissions.
Surveillance et rapports	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation des autorisations de tâches par le client, et la production de rapports connexes, constitue une condition de l'utilisation du contrat par le client.	Le suivi, par le client, du rendement et de l'utilisation conforme d'une OC par le client ou l'offrant, et la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'OC par le client.	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation conforme d'un AMA par le client, et la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'AMA par le client.

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Date de modification:: 2024-04-19

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Annexes du Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement

Table des matières

Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques

Questions du Conseil du Trésor en réponse aux clients en matière d'appels d'offres uniques

Annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux

Annexe 3.3 : Contenu d'un modèle de préavis d'adjudication de contrat

Annexe 3.4 : Gestion des autorisations de tâches

Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.0 Objet

2.0 Définitions

2.1 Contrat avec autorisations de tâches

2.2 Autorisation de tâches

3.0 Application d'un contrat avec autorisations de tâches

4.0 Conditions d'utilisation

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

6.0 Modification d'une Autorisation de tâches autorisée par le client

7.0 Séparation des fonctions

8.0 Mesures correctives

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

9.2 Relations employeur-employé

9.3 Administration des autorisations de tâches

Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches

Processus d'autorisation de tâches (AT)

Exigences en matière de rapports

Gestion des contrats

Annexe 3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des acquisitions

Annexe 3.6 : Politique sur le contenu canadien : Règles de détermination de l'origine

Annexe 3.7 : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale : Modèle

Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement