Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement

Une stratégie d'approvisionnement définit en termes généraux, la façon dont un bien, un service ou des travaux en construction seront achetés, et comprendra, au plus haut niveau, la détermination de conclure des contrats sur une base concurrentielle ou non concurrentielle, des détails pertinents à l'appui des retombées industrielles et régionales, ou d'autres objectifs nationaux. La stratégie peut être très simple, comme de prendre la décision d'utiliser une offre à commandes, ou peut être très détaillée, laquelle serait utilisée pour des grands projets.

Table des matières

3.1 Stratégie d'approvisionnement : Introduction

Date d'entrée en vigueur : 2023-04-20

Une stratégie d'approvisionnement définit en termes généraux, la façon dont un bien, un service ou des travaux en construction seront achetés, et comprendra, au plus haut niveau, la détermination de conclure des contrats sur une base concurrentielle ou non concurrentielle, des détails pertinents à l'appui des retombées industrielles et régionales, ou d'autres objectifs nationaux. La stratégie peut être très simple, comme de prendre la décision d'utiliser une offre à commandes, ou peut être très détaillée, laquelle serait utilisée pour des grands projets.
L'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement commence dès la première réunion entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client et souvent, même avant. Il s'agit de l'étape la plus importante dans le processus d'achat puisqu'elle influe sur la portée du besoin et détermine l'ampleur de la concurrence.
Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, il faut tenir compte des principes directeurs décrits à l'article 1.10.5 Principes directeurs. Plus particulièrement, la stratégie d'approvisionnement doit satisfaire aux exigences opérationnelles du client et être conforme aux exigences juridiques, tout en optimisant les ressources et en réalisant les objectifs nationaux.
L’évaluation des considérations en matière d’établissement des prix, des options et des risques éventuels ainsi que l’harmonisation de la stratégie d’établissement des prix sur la stratégie d’approvisionnement se font dès le début et tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement. Veuillez-vous référer aux sections 1, 2 et 3 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour obtenir de plus amples renseignements.

3.1.1 Planification de l'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Voici une liste non exhaustive de certains des facteurs que le client et l'agent de négociation des contrats peuvent prendre en considération lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement :
1. la méthode d'approvisionnement;
2. le coût total estimatif comprenant toutes les options, ainsi que les frais de maintenance et d'entreposage, selon le cas;
3. la période du contrat;
4. les exigences relatives à la livraison;
5. le calendrier d'approvisionnement;
6. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection;
7. les facteurs environnementaux;
8. les produits commerciaux par opposition aux solutions personnalisées;
9. les facteurs de risque;
10. la limitation de la responsabilité ou de l’indemnisation;
11. le recours possible à un surveillant de l'équité;
12. la participation des petites et moyennes entreprises;
13. les considérations relatives aux Autochtones;
14. les exigences en matière d’accessibilité;
15. les autres objectifs nationaux;
16. la compatibilité avec les solutions existantes;
17. la possibilité de regrouper les besoins;
18. l'aliénation du produit, le cas échéant; et
19. le renouvellement (achat d'un bien ou d'un service de remplacement et tous les frais de transfert).
L’agent de négociation des contrats est tenu de faire appel aux services d’un conseiller de la Direction du soutien des prix lorsque l’approvisionnement présente l’une des caractéristiques suivantes, en accord avec la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) :
1. tout approvisionnement à fournisseur unique éventuel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
2. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes et les options applicables, lorsqu’une seule soumission conforme est reçue.
3. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes, assorti de dispositions contractuelles pour les prix négociés ou lorsque les prix sont susceptibles d’être négociés à la suite d’une modification du contrat.
4. tout approvisionnement concurrentiel éventuel d’une valeur totale estimée à 10 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
Le titulaire du pouvoir d'approbation doit avoir l'occasion d'approuver ou de rejeter la stratégie d'achat proposé dès que possible dans le processus, afin d'éviter qu'un agent de négociation des contrats effectue un travail important en ce qui concerne une stratégie qui peut ne pas être approuvée.
La stratégie d'achat doit indiquer toutes les dérogations aux politiques contractuelles.
Si, pour diverses raisons, la stratégie d'approvisionnement doit subir des changements importants durant le processus d'achat, un plan d'achat révisé doit être approuvé avant la mise en place ou l'achèvement du processus d'achat.
Pour des renseignements à cet égard, voir l’article 6.5 Documents d’approbation de l’approvisionnement.

3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Dès que les principaux éléments de la stratégie d’approvisionnement ont été déterminés, ou lorsqu’il est établi que l’approbation du Conseil du Trésor doit être obtenue, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques liés aux achats avant de préparer le document d’approbation. Pour obtenir des directives sur la préparation des documents d’approbation, consulter l’article 6.5 Documents d’approbation des achats.
Le processus d’évaluation des risques liés aux achats est appliqué afin de déterminer le niveau de risque auquel le gouvernement du Canada s’expose lorsqu’il conclut des contrats. Ce processus d’évaluation sert également de fondement dans le choix des stratégies de réaction aux risques à adopter pour atténuer les risques liés aux achats, et il permet de guider l’agent de négociation des contrats lorsque des risques élevés sont relevés.
Le processus d'évaluation des risques liés aux achats met l’accent sur :
1. l’évaluation tôt dans le processus des facteurs de risque contractuels susceptibles de compromettre un achat;
2. la définition des risques et des stratégies de réaction dans les documents d’approbation;
3. la communication de ces risques à la direction et aux clients, au besoin;
4. la réévaluation des risques liés aux achats lorsque les circonstances l’exigent, dans un cadre de suivi et d’amélioration continue.
En tout temps durant le processus d’approvisionnement, il peut s’avérer nécessaire de réévaluer la complexité de l’achat ou les risques liés à l’achat en raison de facteurs changeants associés à l’achat ou au contexte dans lequel il est effectué. Le cas échéant, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être préparée afin de déterminer si les facteurs de risques ont changé.
Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, les évaluations des risques liés aux achats sont disponibles sur la page Le coin de l'approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) dans La Source, le site intranet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (accessible à l'interne seulement).
Pour les niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, en raison des niveaux élevés de risque et d’incertitude associés à ces niveaux de complexité, l’agent de négociation des contrats doit communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR), qui travailleront avec ce dernier afin de mener une évaluation des risques adaptée à la complexité d’un achat de niveau 4 ou 5.
Pour les achats visés par le Barème 3 des Pouvoirs d'approvisionnement en services communs (c.à-d. qui relèvent des pouvoirs du Ministère), les agents de négociation des contrats doivent déterminer les risques et les mesures de réponse aux risques considérés comme moyens-élevés et élevés. Les agents de négociation des contrats sont invités à discuter des enjeux associés à ces risques avec leur superviseur, leur gestionnaire ou les SCGR.
Pour les achats devant être approuvés par le Conseil du Trésor, l’agent de négociation des contrats doit consulter les SCGR et travailler en collaboration pour faire en sorte que tous les risques moyens, moyens-élevés et élevés pertinents sont indiqués correctement dans le document de présentation au Conseil du Trésor. Pour obtenir plus de renseignements sur l’obtention de l’approbation du Conseil du Trésor, consulter l’article 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.
Lorsqu’une modification doit être approuvée avant d’être publiée, une évaluation des risques liés aux modifications des achats doit être réalisée. Voir l’Annexe 6.4.6 Instructions relatives à l’approbation des modifications de contrats pour les achats pour obtenir plus de détails.
Pour de plus amples renseignements sur le cadre d’évaluation des risques, voir le Cadre d'évaluation des risques du Programme des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

3.1.10 Traitement des risques signalés dans le document d'approbation

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Le document d'approbation devrait contenir les éléments suivants :
1. énoncé des risques : définit les risques probables, les torts qu’ils pourraient causer, la probabilité que ces torts se concrétisent et l’ampleur (ou la gravité) de ses répercussions;
2. réaction aux risques : il s’agit de la description des mesures pouvant être prises pour réduire le niveau de risque. Ces mesures peuvent viser à réduire les risques de manière à en atténuer les répercussions. Elles peuvent aussi viser à éviter ou à prévenir les risques et ainsi réduire la probabilité qu’ils se concrétisent;
3. risques résiduels : les risques résiduels sont les risques qui demeurent une fois mises en œuvre les mesures de réaction aux risques. Théoriquement, un risque ne peut jamais être entièrement éliminé. C’est pourquoi il importe de décrire le niveau restant de risque lié à l’achat. Le niveau résiduel de risque peut jouer un rôle déterminant dans le choix de l’approche d’approvisionnement, puisqu’il arrive que ce niveau résiduel soit inacceptable.
Une copie de l'évaluation des risques liés aux achats (voir l’article 3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3) dûment remplie doit être jointe au document d'approbation et être conservée au dossier.
Le titulaire du pouvoir d'approbation pourra demander à l'agent de négociation des contrats de revoir la stratégie d'approvisionnement ou les facteurs de risque, demander de faire examiner le dossier par les Services juridiques, des analystes des coûts ou d'autres spécialistes compétents ou encore de reprendre l'évaluation de la complexité ou l'évaluation des risques.
Dans le cas d'une nouvelle évaluation des risques liés aux achats, une copie de celle-ci doit être jointe au document d'approbation en indiquant de quelle version il s'agit et la raison pour laquelle cette nouvelle évaluation a été effectuée.

3.1.15 Achats complexes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré aux articles 3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3 et 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.

Aux fins de référence, l’article 3.1.15 est disponible dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

3.5 Instruments d'achat existants

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

Avant de déterminer une nouvelle méthode d'approvisionnement pour le besoin, l'agent de négociation des contrats doit d'abord s'assurer que le bien ou le service n'est pas déjà disponible au moyen d'un instrument d'achat existant. Les clients devraient être encouragés à utiliser les offres à commandes (OC) ou les arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires ou non obligatoires pour satisfaire à leurs besoins, si possible. Une liste des offres à commandes et des autres instruments est accessible à partir de l'Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA). Pour en savoir plus sur l'Appli OCAMA, consultez la section 3.205.5 Affichage des renseignements sur les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement dans l'application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA).
Les fonctionnaires fédéraux qui ont besoin de renseignements supplémentaires ou d'aide pour trouver des renseignements sur les offres à commandes peuvent écrire à Achatsetventes.gc.ca, à achatsetventes.buyingandselling@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Les fournisseurs qui ont besoin de renseignements supplémentaires sur les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement peuvent communiquer avec la LigneInfo de Soutien en approvisionnement Canada, au 1-800-811-1148, ou par courriel, à : SAC-PAC-Client@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.5.1 Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en place un certain nombre d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement qui doivent être utilisés avant que tout nouvel approvisionnement soit envisagé, conformément à l'Avis sur la politique : ARCHIVÉ - Initiative de transformation des processus opérationnels – Les prochaines étapes du Conseil du Trésor.
Le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement pour les biens et services énumérés ci-dessous est obligatoire, et ces biens et services obligatoires sont énumérés dans l'Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
- N91 : Carburants, lubrifiants, huiles et cires
- N70 : Équipement pour le traitement automatique de données à usage général, logiciel, comprenant la microprogrammation, fournitures et équipement de soutien
- N58 : Équipements des télécommunications, de détection et à rayonnement cohérent
- N75 : Fournitures de bureau
- N74 : Machines de bureau, systèmes de traitement des textes et équipement à classement visible
- N71 : Mobiliers
- R : Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion
  Sous-catégories :
  - RO : Services professionnels
  - R1 : Services de soutien administratif et de soutien à la gestion
  - R2 : Recrutement de personnel (R2)
- D3 : Traitement de l'information et services de télécommunications connexes
- N23 : Véhicules à effet de sol, véhicules moteur, remorques et cycles
- N84 : Vêtements, équipement individuel et insignes
Ces offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires s'appliquent à tous les ministères (y compris les Forces canadiennes) au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et à tous les marchés de l'État qui sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
Comme par le passé, les ministères clients et organismes continuent de pouvoir acheter des biens et des services. Toutefois, ils doivent d'abord vérifier s'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) obligatoire qui répond à leurs besoins. Si c'est le cas, les clients doivent l'utiliser.
Lorsqu'ils reçoivent une demande de biens ou de services appartenant à l'un des groupes, les agents de négociation des contrats doivent déterminer si une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement déjà établi peut satisfaire au besoin. Le cas échéant, cette offre à commandes ou cet AMA doit être utilisé.
Les biens ou les services ne devraient pas faire double emploi avec ceux qui sont fournis en vertu d'une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement existant à l'échelle nationale ou régionale. Si les biens ou les services exigés sont de nature semblable ou identique aux biens ou services disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou un AMA existant, une justification complète doit être fournie pour appuyer le recours à un autre instrument d'achat ou à une autre méthode d'approvisionnement. Pour le processus de création d'une nouvelle offre à commandes ou un nouvel AMA, voir l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.
Il faut souligner aux clients que s'ils utilisent une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire (à l'exception des offres à commandes individuelles ministérielles), ils peuvent recevoir les biens et les services plus rapidement et à moindres frais que s'ils envoient une demande à TPSGC La valeur de l'achat sera limitée par leur pouvoir d'achat établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les ministères clients doivent utiliser les instruments d'achat obligatoires, comme les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, qu'ils agissent en leur propre nom ou par l'entremise de TPSGC, sauf dans les situations suivantes :
1. le bien ou le service disponible par l'entremise de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire ne répond pas aux exigences opérationnelles justifiables, notamment les spécifications ou les dates de livraison;
2. la valeur du besoin excède la limite de commande subséquente de l'offre à commandes ou la portée de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
3. un contrat, garantissant les travaux à un autre fournisseur, est déjà en place;
4. le besoin est assujetti aux obligations contractuelles découlant d'ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), et il n'existe aucune offre à commandes ni aucun arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire qui traite des obligations contractuelles découlant des ERTG applicables;
5. le besoin sera réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et il n'existe aucun instrument d'achat obligatoire destiné aux marchés réservés dans le cadre de la SAEA;
6. les biens et services seront acquis auprès de CORCAN au moyen d’une demande de transfert de marchandises.
Si TPSGC traite une demande, et que l'agent de négociation des contrats informe le client qu'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire relativement au besoin du client, et que le client conteste cette opinion, l'agent de négociation des contrats devra obtenir la décision du gestionnaire ou du directeur responsable de cette offre à commandes ou de cet AMA. Si le client croit que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement à la direction de l'engagement des clients à Soutien en approvisionnement Canada (SAC). Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'AMA, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
Si un ministère client traite lui-même ses achats et ne veut pas avoir recours à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, il doit communiquer avec l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement que le ministère client ne désire pas utiliser et en expliquer les motifs.
Si l'agent de négociation des contrats conteste les raisons invoquées, il en discutera avec son gestionnaire et son directeur, le cas échéant, afin de prendre une décision. Si le client considère que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement à la direction de l'engagement des clients à Soutien en approvisionnement Canada (SAC). Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
L'agent de négociation des contrats devrait consigner tous les achats pour lesquels on n'a pas utilisé une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, et en expliquer les motifs.
Nota 1 : Les ministères ne peuvent pas mettre en place leur propre offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement pour éviter d'avoir à utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement de TPSGC, car cela nuirait aux avantages et aux économies à long-terme de l'approche pangouvernementale de TPSGC.
Nota 2 : Si un prix plus bas est offert pour un produit ou un service équivalent, au moyen d'une méthode autre que l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, le ministère client est tenu d'en informer l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement en question (soit celui que le ministère client ne désire pas utiliser).

3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-11

Le Règlement sur les marchés de l'État (RME) exige que l'on sollicite des soumissions concurrentielles avant de conclure tout contrat, bien que le RME prévoie des exceptions à cette règle.
Chaque fois que cela est possible, les entrepreneurs doivent être choisis en utilisant un processus concurrentiel. On peut s'écarter plus ou moins de ce principe selon le cadre dans lequel s'effectue l'achat. Le type de demandes de soumissions concurrentielles que l'on peut utiliser dépendra également du cadre dans lequel s'effectue l'achat.
Il incombe à l'agent de négociation des contrats de choisir le moyen le plus efficace d'aviser les fournisseurs des occasions de marchés, tout en tenant compte des exigences des accords commerciaux et des politiques énoncées dans le Guide des approvisionnements.
Pour les procédures relatives à l'annonce publique et celles qui concernent la publication d'un avis de projet de marché, de même que pour l'affichage des documents de demandes de soumissions, voir les articles 4.75.10 Annonces publiques à 4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de soumissions sur le SEAOG. Pour les marchés qui ne sont pas annoncés publiquement, voir l'article 4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs. Pour des renseignements supplémentaires sur les accords commerciaux, voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux.

3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Dans tous les cas où aucune soumission n'est sollicitée, l'autorisation légale de recourir à une exception à la sollicitation de soumissions doit être entièrement justifiée par le ministère client, avec renvoi à l'exception applicable aux soumissions concurrentielles qui peut s'appliquer en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (RME) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et des dispositions des accords commerciaux du Canada et des accords commerciaux internationaux limitant les appels d'offres. On rappelle également aux agents de négociation des contrats qu'ils doivent tenir compte des dispositions relatives à l'approvisionnement en vertu des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).
Le RME exige que l'on fasse des demandes de soumissions concurrentielles avant de conclure tout contrat. Cependant, on peut conclure un contrat sans lancer une demande de soumissions, dans les cas suivants :
1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public (RME 6.a));
  Nota : Un cas d'extrême urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou des dommages importants pour les biens appartenant à l'État. Pour de plus amples instructions au sujet des besoins urgents, voir l'article 3.22 Besoins urgents (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à titre d'autorité contractante).
2. lorsque le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas, selon le cas :
  1. 25 000 $ pour les marchés de biens et 40 000 $ pour les marchés de services et de construction;
  2. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage;
  3. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé du Roi pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou d'un projet d'aide au développement international; (RME 6.b))
3. la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public; (RME 6.c))
4. le marché ne peut être exécuté que par une seule personne. (RME 6.d))
L'exception ne devrait être évoquée que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une spécialisation technologique.
Il est nécessaire de faire preuve de plus de rigueur lorsque l'on évoque l'exception du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) lorsqu'une seule personne a la capacité d'exécuter le contrat. Lorsqu'il évoque l'exception du paragraphe 6d) pour les marchés de plus de 25 000 $ pour des biens et de plus de 40 000 $ pour des services et des travaux de construction, l'agent de négociation des contrats doit, avec l'aide du ministère client, répondre aux questions de l'Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques. Les réponses à ces questions doivent être jointes aux documents d'approbation et versées au dossier d'achat (voir l'article 6.5.5.1 Instructions relatives au formulaire PAPC et l'Annexe 6.2 Instructions relatives à la demande de contrat).
En ce qui a trait aux marchés publics assujettis à un ou à plusieurs accords commerciaux, les agents de négociation des contrats peuvent attribuer un contrat sans solliciter des soumissions, uniquement si une ou plusieurs des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial applicable peuvent être appliquées. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’appel d’offres limité, consulter 3.25 Méthodes d’appel d’offres en vertu des accords commerciaux. Il convient de souligner que les appels d’offres limités ne donnent pas nécessairement lieu à un processus non concurrentiel.

3.15.1 Justification du processus non concurrentiel

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-11

Bien que le ministère client doive justifier toutes les exceptions à la sollicitation de soumissions, il incombe à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que la justification peut être adéquatement appuyée. On rappelle également aux agents de négociation des contrats de tenir compte des dispositions en matière d'approvisionnement contenues dans les ententes sur les revendications territoriales globales.
Si le client fournit des motifs qui ne sont pas acceptables, ou s'il n'en fournit aucun, l'agent de négociation des contrats doit l'aviser des autres produits ou fournisseurs qui peuvent satisfaire à la demande, le cas échéant, et essayer d'arriver à une entente avec le client sur la stratégie d'approvisionnement la plus appropriée. Lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut conclure une entente, le gestionnaire hiérarchique suivant devrait être consulté.
L'agent de négociation des contrats doit justifier entièrement le recours à toute exception prévue dans le RME, en versant au dossier d'achat les documents appropriés qui établissent la stratégie d'approvisionnement ainsi que la justification pour l'exception utilisée (voir les articles 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels et 6.5.1 Plan d'achat). Les accords commerciaux contiennent également des dispositions qui visent à documenter au dossier les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité et l'article approprié doit être fourni à titre de justification, le cas échéant. (Voir 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels, alinéa d. et 3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, alinéa b.)

3.15.2 Code de conduite (unique source d’approvisionnement)

Date d'entrée en vigueur : 2014-03-01

Le contenu de cet article a été révisé et intégré aux articles 3.51 Aperçu de l'intégrité et 4.21 Dispositions relatives à l’intégrité. L'article 3.15.2 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2013-7.

3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2013-06-01

Le préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. Il est important de noter que l'émission d'un PAC ne constitue pas un processus concurrentiel. Il convient également de noter qu'un processus relatif au PAC, même s'il est fait conformément à la Politique, ne constitue pas un processus concurrentiel aux fins des accords commerciaux ou en cas de plainte devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE). Un contrat attribué après l'affichage d'un PAC pour lequel aucun énoncé valide des capacités n'est soumis pendant la période d'avis constitue un contrat (électronique) concurrentiel uniquement en ce qui concerne les pouvoirs d'approbation des contrats.
Les objectifs du processus relatif aux préavis d'adjudication de contrats sont les suivants :
1. offrir un processus d'achat efficace et économique, tout en étant équitable, ouvert et transparent;
2. donner aux fournisseurs éventuels la possibilité de prouver, au moyen d'un énoncé des capacités, qu'ils sont en mesure de satisfaire aux exigences énoncées dans le PAC;
3. respecter les principes régissant les marchés publics en améliorant l'équité, l'accès et la transparence.
Afin d'assurer la transparence du processus d'achat, un PAC ne peut être utilisé que lorsqu'il y a suffisamment de justification pour ne pas solliciter de soumissions, conformément aux exceptions du Règlement sur les marchés de l’État et, le cas échéant, aux raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial. (Voir les articles 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels et 3.15.1 Justification du processus non concurrentiel.)
Le PAC doit être publié sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) assuré par le minisitre Appels d'offres sur Achatsetventes.gc.ca. Cependant, avant de lancer le PAC, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer :
1. que le besoin est suffisamment détaillé afin que l'industrie comprenne les exigences de haut niveau du gouvernement;
2. qu'il y a une justification au dossier qui démontre la conformité à l'une des exceptions du RME et, le cas échéant, à l'une des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial;
3. qu'un plan d'achat ou un document de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) est versé au dossier d'achat avant l'affichage du PAC;
4. que le fournisseur sélectionné à l'avance est évalué en fonction des mêmes critères qui seront utilisés pour l'évaluation d'autres fournisseurs qui ont soumis des énoncés des capacités; et
5. que les procédures stipulées aux articles 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels à 3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat sont respectées.
Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en mesure d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, on ne doit pas publier de PAC. Par conséquent, il n'est pas obligatoire d'utiliser un PAC pour les besoins non concurrentiels, et il n'est pas nécessaire d'obtenir une approbation lorsque l'on décide de ne pas publier de PAC pour un besoin. Dans de tels cas, lorsque le processus relatif aux préavis d'adjudication de contrats n'est pas utilisé, les pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent à la stratégie d'approvisionnement et les avis d'adjudication de contrat seront publiés après l'attribution du contrat. (Voir l'article 3.15.5.15 Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats pour les exceptions au PAC et l'article 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats pour les avis d'adjudication de contrat.)
Les préavis d'adjudication de contrats ne doivent pas être utilisés pour se soustraire aux invitations à soumissionner électroniques ou traditionnelles lorsqu'il est clairement établi que plus d'un fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux.
Les préavis d'adjudication de contrats ne doivent pas être rédigés de manière à décourager la présentation d'énoncés des capacités. Par exemple, l'avis ne devrait pas indiquer : « Il ne s'agit pas d'une demande de soumissions concurrentielle » ou « Il s'agit d'un achat de type fournisseur unique ».

3.15.5.1 Délais prescrits pour les préavis d'adjudication de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-11

Bien que les préavis d'adjudication de contrats soient affichés pour une période minimale de 15 jours civils sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats devrait envisager une période d'affichage plus longue en fonction des circonstances individuelles de chaque achat. Lorsqu'il s'agit de déterminer les délais prescrits pour un PAC, les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de la complexité associée à l'achat.
De plus, si par souci d'efficience et de rapidité, les agents de négociation des contrats peuvent entamer des négociations avec les fournisseurs sélectionnés à l'avance avant la date de clôture de la période d'affichage des préavis d'adjudication de contrats, il faut toutefois éviter que ces négociations ne confèrent un avantage indu au fournisseur sélectionné à l'avance au cas où une contestation valide serait reçue avant l'attribution du contrat. Par ailleurs, il faut indiquer au fournisseur sélectionné à l'avance qu'il ne doit pas entreprendre les travaux ni engager des coûts avant l'attribution du contrat.

3.15.5.5 Procédures d’affichage d’un préavis d’adjudication de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Il incombe aux agents de négociation des contrats de préparer les préavis d'adjudication de contrats pour affichage sur le SEAOG.
Le PAC doit respecter le modèle fourni à l'Annexe 3.3 Contenu d'un modèle de préavis d'adjudication de contrat et doit comprendre les renseignements suivants :
1. Une explication de l'objectif du PAC;
2. Une description du besoin suffisamment détaillée pour que l'industrie comprenne les exigences de haut niveau du gouvernement;
3. Les critères d'évaluation qui seront utilisés pour évaluer les énoncés des capacités de tous les fournisseurs. Les énoncés de capacités présentés par les fournisseurs éventuels seront évalués en fonction de ces critères. Les renseignements fournis doivent être suffisants pour permettre à d'autres fournisseurs de déterminer s'ils possèdent les capacités requises pour répondre au besoin. Le fournisseur sélectionné à l'avance doit aussi respecter ces critères;
4. L'applicabilité d'un ou de plusieurs des accords commerciaux à l'achat pour lequel le PAC sera publié. Voir l'article 1.25.3 Détermination du champ d’application d’un accord commercial;
5. Un énoncé précisant si le marché est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
6. Un énoncé précisant si l'achat est assujetti à une ou plusieurs ententes sur les revendications territoriales globales;
7. Une justification pour le fournisseur sélectionné à l'avance;
8. Un énoncé précisant que le projet de marchés satisfait à l'une ou plusieurs des exceptions à la règle à la sollicitation de soumissions en vertu du Règlement sur les marchés de l'état (voir l'article 3.15 b.);
9. Un énoncé précisant les exceptions ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité invoquées en vertu des accords commerciaux pertinents. Ces exceptions doivent être pleinement et clairement justifiées par écrit dans le dossier d'achat;
10. Un énoncé concernant le titre à la propriété intellectuelle, le cas échéant;
11. La période du projet de marché ou la date de livraison, le cas échéant;
12. Une estimation des coûts du projet de marchés, s'il y a lieu, pourvu que cela ne nuise pas aux négociations avec le fournisseur sélectionné à l'avance ou ne compromette pas la position concurrentielle du fournisseur en cas de décision d'utiliser un processus de demandes de soumissions concurrentielles;
13. Le nom et l'adresse du fournisseur sélectionné à l'avance;
14. Une explication de la manière dont les fournisseurs peuvent répondre au PAC;
15. La date et l'heure de clôture pour la soumission d'un énoncé des capacités;
16. Le nom et l'adresse d'une personne-ressource pour les demandes de renseignements et pour la soumission des énoncés des capacités.
Lorsque des renseignements importants non expressément précisés dans le PAC deviennent disponibles ou que des précisions importantes sont requises, ils doivent être transmis simultanément à tous les fournisseurs intéressés afin de garantir l'équité, l'ouverture et la transparence. Ces renseignements doivent être fournis dans un PAC modifié, avec report de la date de clôture, ou un nouveau PAC devrait être publié, au besoin.

3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Le processus relatif aux préavis d'adjudication de contrats (PAC) offre aux fournisseurs la possibilité de présenter un énoncé des capacités portant sur les travaux précisés dans un PAC.
Les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs :
1. devraient être présentés par écrit dans les délais précisés dans le PAC; et
2. comprendre les documents démontrant que le fournisseur satisfait aux exigences et aux critères énoncés dans le PAC.
Malgré les délais précisés dans le PAC, il peut y avoir des circonstances où l'agent de négociation des contrats pourrait considérer un énoncé des capacités reçu après la date indiquée, mais avant l'attribution du contrat. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de la question avec leur gestionnaire respectif et avec les services juridiques.
À la suite de la réception d'un énoncé des capacités, le processus suivant s'applique :
1. Tous les énoncés des capacités reçus dans les délais précisés dans le PAC sont examinés par l'agent de négociation des contrats, conformément aux critères stipulés dans le PAC. Le fournisseur sélectionné à l'avance indiqué dans le PAC est également évalué en fonction de ces mêmes critères. L'évaluation doit être consignée au dossier.
2. Lorsque l'énoncé des capacités d'un fournisseur contient suffisamment de renseignements pour indiquer qu'il satisfait aux exigences établies dans le PAC, le fournisseur est informé de la décision de lancer un processus concurrentiel pour le besoin avant d'enclencher le processus de demandes de soumissions.
3. Si un énoncé des capacités est rejeté, un examen distinct du rejet est mené à un niveau supérieur à celui du titulaire du pouvoir d'approbation sans toutefois dépasser les seuils suivants :
  1. Niveau de complexité 1 : gestionnaire
  2. Niveau de complexité 2 : directeur ou directeur régional
  3. Niveau de complexité 3 : directeur général ou directeur général régional
  4. Niveaux de complexité 4 et 5 : sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements
4. Quant aux énoncés des capacités qui sont rejetés, les fournisseurs devraient être informés par écrit de la décision de rejeter leur énoncé des capacités avant l'attribution d'un contrat.
5. Les raisons justifiant la décision de rejeter un énoncé des capacités sont consignées dans le dossier.
6. On a justifié aux fournisseurs qui ont soumis un énoncé des capacités les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté.
7. Toute demande par un fournisseur de retirer ou d'annuler son énoncé des capacités est documentée au dossier, et elle devrait être confirmée par écrit par le fournisseur.
Si le marché est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, on doit prendre en considération uniquement les énoncés des capacités provenant de fournisseurs autochtones.
Si le besoin faisant l'objet d'un PAC est annulé, on devrait en informer en temps opportun les fournisseurs ayant déjà présenté un énoncé des capacités.
Les agents de négociation de contrats peuvent demander des renseignements supplémentaires aux fournisseurs ou aux tiers intéressés, au besoin, afin de s'assurer que les fournisseurs sont en mesure de satisfaire aux exigences du PAC.

3.15.5.15 Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en position d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, le contrat devrait être attribué selon un processus non concurrentiel rendu transparent grâce à la publication d'un avis d'adjudication de contrat. Voici des exemples de situations où un PAC ne doit pas être publié :
1. lorsque, pour des raisons de sécurité et d'intérêt public, l'information comprise dans un PAC ne peut être transmise au public;
2. les commandes de confirmation;
3. le corps des commissionnaires (si le droit de premier refus s'applique);
4. l'orientation du gouvernement (comme le Programme d'approvisionnement en munitions);
5. les œuvres d'art;
6. lorsque, dans des situations d'extrême urgence causées par des événements imprévisibles par l'entité, les biens ou les services n'ont pu être achetés à temps au moyen des procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives;
7. les produits de tabac achetés pour les détenus par Service correctionnel Canada;
8. les contrats de services non concurrentiels décrétés par des organismes de réglementation, par exemple l'Office national des transports et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes;
9. les annonces regroupées qui font état d'un programme comprenant plusieurs offres à commandes ou contrats non concurrentiels (les fournitures pharmaceutiques et médicales sont les seuls produits qui peuvent bénéficier de cette exclusion);
10. lorsqu'une entité doit acheter des services de consultation sur des questions confidentielles dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ce que la divulgation compromette des secrets du gouvernement, entraîne des perturbations économiques ou, pour des raisons analogues, soit contraire à l'intérêt public.
Dans ces cas, la justification sur laquelle repose la décision de ne pas publier un PAC devrait être bien documentée dans le dossier d'achat.

3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat

Date d'entrée en vigueur : 2013-06-01

Lorsque la décision est prise de recourir à un PAC, les agents de négociation des contrats doivent documenter dans le dossier d'achat les mesures prises au cours de chacune des étapes du processus relatif aux PAC. Les dossiers d'achat doivent comprendre la documentation des justifications, des raisons et des étapes connexes suivantes :

La justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance, y compris l'exception pertinente à la sollicitation de soumissions en vertu du RME et, s'il y a lieu, les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité en vertu des accords commerciaux (voir les articles 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels à 3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats).
Les mesures qui ont été prises pour déterminer si d'autres fournisseurs auraient été en mesure d'exécuter les travaux. Lorsqu'une analyse de l'industrie est effectuée en vue d'identifier les entreprises qui pourraient éventuellement exécuter les travaux et qu'une entreprise est ainsi identifiée, mais qu'il subsiste un doute (ou une incertitude) quant à la possibilité qu'il y ait d'autres fournisseurs pour ce besoin, un PAC doit alors être publié. La justification du seul fournisseur connu basé sur l'analyse de l'industrie ainsi qu'une stratégie approuvée d'approvisionnement doivent être versées au dossier d'achat avant l'affichage d'un PAC; p. ex., le fournisseur identifié est la seule source connue basée sur l'analyse de l'industrie. Si une analyse exhaustive du marché a été effectuée et qu'il n'y a aucun doute qu'il n'existe qu'un seul fournisseur en mesure d'exécuter ces travaux, un processus non concurrentiel serait alors plus approprié et aucun PAC ne serait affiché.
Si l'on évoque l'exception du paragraphe 6d) du RME pour les marchés de plus de 25 000 $, les réponses aux questions contenues à l'Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent également accompagner les documents d'approbation et elles doivent figurer au dossier (voir l'article 3.15 d.).
Les critères d'évaluation ainsi que l'évaluation du fournisseur sélectionné à l'avance.
Une stratégie approuvée d'approvisionnement (voir l'article 6.5.1 Plan d'achat).
Le ou les avis du PAC affiché(s) sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) et, s'il y a lieu, les avis modifiés.
Le processus ayant mené à l'acceptation ou au rejet d'un énoncé des capacités soumis par un autre fournisseur ou d'autres fournisseurs, y compris l'examen par un tiers, s'il y a lieu, ainsi que l'évaluation finale des fournisseurs (voir l'article 3.15.5.10 d.).
Les preuves que tous les fournisseurs ayant présenté un énoncé des capacités ont été informés de la décision et qu'on leur a justifié, s'ils le demandent, les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté (voir l'article 3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)).
Les détails sur tout processus concurrentiel connexe, si effectué.

3.20 Calendrier d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Tôt dans le processus, l'agent de négociation des contrats devrait établir, en consultation avec le client, un calendrier d'approvisionnement pour le cycle complet d'approvisionnement. Voici ce qui doit être pris en considération, selon le cas :
1. l'examen et l'analyse des exigences du client;
2. le temps nécessaire pour le processus de demande de renseignements;
3. l'évaluation et l'approbation afin de recourir à un surveillant de l'équité;
4. l'approbation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable des contrats;
5. la préparation des demandes de soumissions;
6. les exigences de traduction;
7. le temps nécessaire pour la préparation et la réception des soumissions, des offres ou des arrangements, y compris les visites des sites et la conférence des soumissionnaires, le cas échéant;
8. la période de la demande de soumissions et les prolongations;
9. la période de l'évaluation technique;
10. l'évaluation financière;
11. analyse comparative ou les autres tests préalables à l'attribution du contrat;
12. les recommandations dans le cadre des examens juridiques et financiers;
13. le processus d'évaluation;
14. la nécessité de négocier;
15. l'obtention des attestations de sécurité;
16. le niveau d'approbation exigé;
17. la préparation des documents d'approbation;
18. tout autre élément qui pourrait avoir une incidence sur le temps nécessaire pour réaliser l'achat.
Dans le cours normal des choses, les ébauches des présentations finales doivent parvenir au Secrétariat du (SCT) and Conseil du Trésor (CT) sept semaines avant qu'elles ne soient portées à un ordre du jour du CT.
D'une manière générale, l'agent de négociation des contrats devrait prévoir au moins 16 semaines pour qu'une soumission, une offre ou un arrangement acceptable soit traitée aux fins d'obtenir l'approbation du CT. En présumant qu'aucune contestation ne sera déposée pendant son déroulement, le processus d'achat global peut prendre jusqu'à six mois pour la réalisation d'un achat important pour le client. Lorsqu'il est raisonnable de prévoir qu'il faudra obtenir l'approbation du CT, il faut s'assurer que la période de validité soit suffisamment longue pour que les soumissions, les offres ou les arrangements soient encore valides au moment de l'approbation du CT.

3.21 Gestion des achats urgents

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Un besoin (ou achat) urgent doit faire l'objet de mesures immédiates et comporte une notion d'urgence. L'agent de négociation des contrats devra déterminer, après consultation avec le client et la direction de TPSGC lorsque nécessaire, si le besoin doit être traité comme un achat urgent. L'utilisation du qualificatif « urgent » dépendra des priorités du ministère client et de celles du gouvernement dans son ensemble. Par exemple, les achats pour lesquels des retards imprévus pourraient entraîner d'importantes conséquences économiques, avoir des répercussions sur les programmes de santé et sécurité ou nuire à la réalisation en temps opportun d'une étape clé d'un projet ou d'un programme peuvent être considérés comme des achats urgents.
Dans la plupart des cas, il importe que TPSGC participe très tôt au processus, tout en respectant les rôles et responsabilités, afin de s'assurer que l'on développe une stratégie globale d'approvisionnement qui répond aux objectifs opérationnels du client.
Une fois que le besoin a été identifié comme « urgent », les moyens suivants peuvent être utilisés :
1. TPSGC et le client devraient adopter une méthode de travail d'équipe globale, selon laquelle des employés dévoués travaillent en étroite collaboration avec l'équipe de projet du client. Lorsqu'il y a plusieurs besoins urgents, il faudrait envisager la possibilité de désigner une seule personne ressource dans chaque ministère, et cette personne serait chargée de coordonner tous les achats.
2. il est primordial de mettre en place des voies de communication efficaces, qui s'adressent à tous les intervenants, et ce, dès le départ. Une attention prioritaire est accordée aux besoins urgents, et des processus d'examen simultanés devraient être élaborés et utilisés dans la mesure du possible.
3. les agents de négociation des contrats devraient donner des renseignements à l'industrie dès que possible, par l'entremise d'outils préalables à la demande de soumissions tels que la demande de renseignements (DDR), la demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et les demandes de renseignements sur les prix et la disponibilité (P et D), s'il y a lieu. Veuillez consulter l'article 4.5 pour des détails sur l'utilisation de ces outils.
4. si l'approbation du projet par le Conseil du Trésor (CT) est nécessaire et que le client ne l'a toujours pas obtenue, il faut envisager la possibilité d'élaborer d'une proposition conjointe au CT, signée par les deux ministres, afin d'obtenir, par la même occasion, l'approbation (préliminaire) du contrat. On devrait toujours communiquer avec l'analyste du Secteur des programmes du Secrétariat du CT (SCT) pour obtenir ses recommandations et conseils en regard au contenu et sur le processus d'approbation au cours de l'élaboration d'une présentation au CT.

3.22 Besoins urgents

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

3.22.1 Situation d’extrême urgence

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Une situation d’extrême urgence est définie conformément à l’Avis sur la Politique des marchés 2007-04 - Marchés non concurrentiels du Conseil du Trésor (CT), comme suit :
1. une situation réelle ou imminente qui menace la vie;
2. une catastrophe menaçant la qualité de vie ou la sécurité de la population canadienne;
3. une catastrophe entraînant la perte de vies; ou
4. une catastrophe entraînant des pertes ou des dommages considérables pour l'État.
Ce ne sont pas tous les contrats/ententes contractuelles conclus en réponse à une situation d’extrême urgence qui sont considérés comme des contrats/ententes contractuelles d’urgence en vertu de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.
TPSGC peut conclure des contrats/ententes contractuelles en réponse à une situation d’extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l’intérêt public en utilisant les limites contractuelles de base, les limites contractuelles exceptionnelles ou les limites contractuelles en cas d’urgence.

3.22.2 Contrats et ententes contractuelles d’urgence

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Les contrats/ententes contractuelles conclus en réponse à une situation d’extrême urgence et qui nécessiteraient normalement l’approbation du Conseil du Trésor (CT) sont considérés comme des contrats/ententes contractuelles d’urgence en vertu de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.
Les contrats/ententes contractuelles nécessiteraient normalement l’approbation du CT quand :
1. la valeur totale dépasse les limites contractuelles de base et exceptionnelles;
2. il y a limitation de la responsabilité de tierce partie de l’entrepreneur avec un transfert substantiel de risques;
3. il y a indemnisation de l’entrepreneur pour des risques sur lesquels il exerce un contrôle.
Seuls les contrats/ententes contractuelles d’urgence sont assujettis aux exigences relatives aux contrats/ententes contractuelles conclus en cas d’urgence de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.
Les autorités contractantes sont responsables de s’assurer que des conditions d’urgence existent et de demander l’approbation appropriée avant de conclure un contrat/entente contractuelle d’urgence conformément aux exigences énoncées à l’annexe A de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.

3.22.3 Passation de marchés en cas d’urgence (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à titre d’autorité contractante)

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Conformément à l’Annexe A, sous-section A.3.2 (Limites contractuelles en cas d’urgence – applicables à des ministères précis) de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor (CT), le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut conclure un contrat/entente contractuelle d'urgence non concurrentiel(le) d’une valeur totale maximale de quinze millions de dollars (dollars canadiens, incluant les taxes applicables, frais et modifications) au nom de tout ministère, incluant TPSGC.
Le ministre de TPSGC a délégué ce pouvoir au sous-ministre adjoint de la Direction générale de l’approvisionnement, au sous-ministre adjoint délégué de la Direction générale des approvisionnements, au sous-ministre adjoint de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense et au sous-ministre adjoint délégué de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense.
Les limites contractuelles en cas d’urgence de la Direction générale de l'approvisionnement de TPSGC peuvent être utilisées seulement si tous les critères suivants sont respectés :
1. la disposition d’extrême urgence de chaque accord commercial applicable a été invoquée ou une exception à chaque accord commercial applicable s’applique;
2. l’exigence ne peut être satisfaite par le recours aux procédures d’octroi de contrats habituelles en raison de la nature urgente de la situation; et
3. Détenir l’approbation du ministre concerné (ou de son autorité déléguée) d’utiliser ces pouvoirs spéciaux pour conclure un contrat/entente contractuelle d’urgence en son nom.
Les contrats/ententes contractuelles d’urgence doivent être approuvés conformément aux limites contractuelles en cas d’urgence déléguées à TPSGC. Les agents de négociation des contrats doivent préparer un plan d'achat formel (6.5.1 Plan d’achat) ou une note d’information qui devrait inclure ce qui suit :
1. une description du besoin et sa valeur totale estimée (incluant les taxes et les droits applicables);
2. une explication du caractère urgent du besoin et une justification pour: a) l’utilisation des limites contractuelles en cas d’urgence; et b) le recours à l’exception aux appels d’offres en cas d’extrême urgence prévue dans le Règlement sur les marchés de l’État (RMÉ);
3. les détails sur la disposition d’extrême urgence de chaque accord commercial applicable qui a été invoquée ou l’exception à chaque accord commercial applicable qui s’applique; et
4. les détails de la stratégie d’approvisionnement non concurrentielle.
Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent veiller à ce que le contexte et la justification qui appuient le recours aux limites contractuelles en cas d’urgence de TPSGC soient bien consignés.
Dans certains cas d'urgence, TPSGC pourrait devoir limiter la responsabilité de première ou de tierce partie d’un entrepreneur ou accorder une indemnisation. Les ministères doivent fournir l’approbation de leur dirigeant principal des finances (DPF) pour limiter la responsabilité d’un entrepreneur lorsqu’il y a un transfert substantiel des risques ou pour indemniser l’entrepreneur, même si TPSGC agit à titre d’autorité contractante.
Dans certains cas d'urgence, TPSGC pourrait devoir inclure un paiement anticipé dans un contrat/entente contractuelle. Quand il existe une justification opérationnelle pour négocier des clauses relatives aux paiements anticipés et effectuer un paiement anticipé, le processus décisionnel doit être entièrement et soigneusement documenté. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la Direction du soutien des prix de TPSGC au TPSGC.PASoutiendesprix-APPriceSupport.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour entreprendre une évaluation de la capacité financière du fournisseur afin de s’assurer que le fournisseur a la capacité financière nécessaire pour répondre aux exigences du contrat/entente contractuelle.
Les agents de négociation des contrats doivent évaluer tous les risques associés au fournisseur dans le cadre d’un approvisionnement (intégrité, MCRF, etc.) et recourir à des spécialistes pour leurs conseils et recommandations.
Les agents de négociation des contrats doivent présenter un rapport d’octroi de contrat/entente contractuelle en cas d’urgence au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant la conclusion ou la modification d’un contrat/entente contractuelle d’urgence. Cela s’applique à tous les contrats/ententes contractuelles d’urgence conclus au nom de TPSGC selon la limite contractuelle d’urgence d’un million de dollars déléguée au ministre pour l’approvisionnement ministériel (voir l’instrument de délégation des pouvoirs, sous le Barème 1). Conformément à l’annexe C, section C.5 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT, le rapport doit comprendre les éléments suivants :
1. une justification de l’extrême urgence et de l’information détaillée sur les circonstances de la situation d'urgence;
2. le type et la valeur totale du contrat/entente contractuelle attribué(e);
3. la ou les raisons pour lesquelles les exigences en matière de soumission n’étaient ni pratiques ni permissibles;
4. le niveau du pouvoir délégué de conclure un contrat/entente contractuelle de TPSGC auquel l’octroi du contrat d’urgence a été approuvé;
5. des renseignements concernant les décisions sur la limitation de la responsabilité ou l’indemnisation pour les contrats/ententes contractuelles conclus sans l’approbation du CT, quelle que soit la valeur, s’il y a lieu.
Ratification des contrats d’urgence
L’approbation du Conseil du Trésor (CT) est requise pour tout contrat/entente contractuelle d’urgence de plus de quinze millions de dollars. Si un contrat/entente contractuelle d’urgence de plus de quinze millions de dollars est conclu(e), la ratification du contrat/entente contractuelle doit être obtenue auprès du Conseil du Trésor le plus tôt possible. Si une autorité contractante utilise les pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence par erreur et que la valeur du contrat/entente contractuelle dépasse les limites de base ou exceptionnelles du Ministère, la ratification pourrait également s’avérer nécessaire. En plus du rapport d’octroi de contrat/entente contractuelle en cas d’urgence, la présentation au Conseil du Trésor portant sur la ratification doit également être soumise.
Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) les agents de négociation des contrats devraient communiquer avec la Division des Services consultatifs en matière d'approvisionnement autochtones (SCMAA) par courriel à tpsgc.rcndgaertgsaea-ncrabclcapsab.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin de déterminer l'incidence que pourrait avoir une ERTG sur la stratégie d’approvisionnement globale. Pour de plus amples renseignements, consultez l'article 9.35 Traités modernes.

3.22.5 Exceptions aux processus dans une situation d'urgence

Date d'entrée en vigueur : 2016-04-04

En ce qui a trait à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), une exception peut être faite conformément à l'article 8.180.25 Exceptions.
En ce qui concerne les dispositions relatives à l'intégrité (voir l'article 3.51 Aperçu de l'intégrité), les agents de négociation des contrats doivent vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) que le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat. Lorsqu'une situation d'urgence survient en dehors des heures normales de travail et que le registraire n'est pas disponible, les agents de négociation des contrats devraient faire des efforts raisonnables pour consulter la Liste d’inadmissibilité et de suspension avant d’attribuer un contrat et suivre le processus de vérification le jour suivant. Si un contrat a été attribué à un fournisseur inadmissible en raison d’une situation d’urgence, les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements à l’adresse TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des directives sur la façon d’en aviser la Direction générale de la surveillance (DGS).

3.22.10 Besoins urgents (ministères)

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Conformément à l’Annexe A, section A.3.1.1 Limites contractuelles en cas d’urgence de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, tout ministère peut conclure et modifier un contrat/entente contractuelle d’une valeur totale maximale d’un million de dollars (dollars canadiens, incluant les taxes applicables, frais et modifications) en réponse à une situation d'extrême urgence. Les autorités contractantes ont la responsabilité d’obtenir l’approbation de l’autorité contractante au plus haut niveau disponible pour conclure de tels(telles) contrats/ententes contractuelles. Avant d’appliquer ces directives, il est important de vérifier les politiques internes de délégation de pouvoirs et de mise en œuvre de chaque ministère. Les autorités contractantes peuvent consulter la Directive sur la gestion de l’approvisionnement pour les détails relatifs aux limites contractuelles d’urgence applicables à des ministères précis et aux exigences en matière de déclaration.
Les ministères peuvent utiliser les limites contractuelles en cas d’urgence seulement si tous les critères énumérés à l’alinéa 3.22.3 c. sont respectés.
Si le besoin est visé par une offre à commandes (OC), le ministère peut passer une commande subséquente conformément aux limites des commandes subséquentes établies dans l’OC. Si la valeur du besoin est supérieure à la limite des commandes subséquentes, le ministère devrait communiquer avec TPSGC pour traiter la commande subséquente en son nom.
Si le besoin n’est pas visé par une OC, l’approvisionnement peut être traité par le ministère si cela respecte les limites de ses pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence. Dans le cas d’un approvisionnement excédant les limites de ses pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence, le ministère doit communiquer immédiatement avec TPSGC et envoyer une demande pour cet approvisionnement. Le ministère doit clairement préciser l’exigence technique et devrait fournir, dès que possible, les renseignements sur les fournisseurs et la disponibilité, s’il les connait, ainsi que les justifications relatives au besoin urgent conformément à l’alinéa 3.22.3 d. Les ministères doivent fournir l’approbation de leur ministre (ou de son autorité déléguée) d’utiliser ces pouvoirs spéciaux afin que TPSGC puisse conclure un contrat/entente contractuelle d’urgence en leur nom.
Les agents de négociation des contrats doivent présenter un rapport d’octroi de contrat/entente contractuelle en cas d’urgence au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant la conclusion ou la modification d’un contrat/entente contractuelle d’urgence conformément à l’annexe C, section C.5 de Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
Pour la ratification des contrats, voir l'alinéa 3.22.3 j.
Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), voir l'alinéa 3.22.3 k.

3.22.15 Autres points à considérer en ce qui a trait à la gestion des besoins urgents

Date d'entrée en vigueur : 2013-03-21

Il est important de comprendre qu’il ne faut pas être trop contraignant pendant une situation d’urgence et que le processus devrait être, jusqu’à un certain point, déterminé par le besoin et l’échéancier. Voici quelques points que les agents de négociation des contrats devraient considérer avant qu’une situation d’urgence se produise afin de réduire les risques et les pertes durant ce qui peut être une période très difficile, et faciliter l’approvisionnement lors d’une situation où il est essentiel d’être rapide, calme et souple.

Rester calme et concentré sur le problème. Consulter les procédures ministérielles établies pour faciliter la passation de contrats en cas d’urgence.
Créer une équipe engagée pour répondre aux besoins en matière de passation de contrats en cas d’urgence, selon la demande ou de façon plus permanente.
Être prêt à fournir une réponse rapide et désigner un agent de liaison qui sera le point de contact pour aider et coordonner les ressources d’une organisation.
S'assurer que son équipe est prête à réagir à une situation d'urgence en mettant à sa disposition les outils nécessaires pour lui faciliter la tâche.
Être disponible et s'assurer que tous les intervenants clés participent à toutes les réunions et séances essentielles.
Mobiliser TPSGC tôt dans le processus (ministères clients).
Entretenir des liens de communication ouverts avec tous les intervenants.
Identifier immédiatement le cadre supérieur disponible au plus haut échelon pour approuver un contrat si l’autorité d’urgence d’un million de dollars du ministère est exercée (ministères clients).
Informer régulièrement les cadres supérieurs et documenter toutes les décisions et tous les écarts dans le cadre du processus.
Identifier les spécialistes susceptibles d'aider au sein du ministère, comme les services juridiques, les conseillers en politiques, les analystes financiers, les conseillers en gestion des risques et les experts des biens et services.
Développer des liens avec d’autres ministères du gouvernement et d’autres ordres de gouvernement (provincial et territorial) et collaborer avec eux.
Établir un processus pour les achats rapides, y compris le traitement accéléré des approbations.
Envisager de nouvelles solutions novatrices.
Réduire les risques et être préparé.

3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux

Date d'entrée en vigueur : 2021-05-20

Il existe trois méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, soit l'appel d'offres ouvert; l'appel d'offres sélectif et l'appel d'offres limité.
1. Appel d'offres ouvert : méthode où un avis de projet de marché (APM) est publié; tout fournisseur peut présenter une soumission.
  C'est la démarche préférée.
2. Appel d'offres sélectif : méthode pouvant impliquer le recours à une liste à utilisation unique de fournisseurs préqualifiés ou le recours à une liste permanente de fournisseurs préqualifiés. Lorsque l'appel d'offres sélectif est utilisé, tous les fournisseurs préqualifiés doivent être invités à participer à l'appel d'offres, sauf si l'entité responsable du marché public limite le nombre de fournisseurs autorisés à soumissionner dans sa demande de préqualification et énonce aussi dans celle-ci les critères de sélection du nombre restreint de fournisseurs.
  TPSGC applique de la façon décrite ci-dessous les obligations procédurales se rapportant à la qualification préalable qui figurent dans les accords commerciaux sous le titre « appel d'offres sélectif ». Il convient de souligner que lorsqu'un marché public est assujetti à un accord commercial, un APM doit être publié aux deux étapes du processus.
  
  Les obligations des accords commerciaux concernant la qualification préalable sont appliquées de la façon décrite ci-dessous.
  1. Impliquant le recours à une liste unique de fournisseurs préqualifiés :
    Il s'agit d'un processus d'approvisionnement en deux étapes, dont la première étape comporte la publication d'un APM lorsque les fournisseurs éventuels intéressés satisfont à des exigences de participation préétablies. Lors de la deuxième étape, les documents de soumission sont envoyés aux fournisseurs préqualifiés désignés au cours de la première étape.
    
    Dans le cas des marchés publics assujettis à un ou à plusieurs accords commerciaux internationaux, un APM doit être publié aux deux étapes du marché public (il est également accepté que l'APM original soit modifié une fois que la date de clôture des soumissions est établie).
  2. Impliquant le recours à une liste permanente de fournisseurs préqualifiés* :
    Un APM est publié et les fournisseurs éventuels intéressés satisfont à des exigences de participation préétablies. Une liste des fournisseurs préqualifiés est ensuite établie et mise à jour, et utilisée pour différents processus de demandes de soumissions individuels.
    
    Pour les processus de demandes de soumissions utilisant la liste, les fournisseurs préqualifiés reçoivent les documents de soumission. Tout autre fournisseur éventuel qui demande les documents de soumission doit être pris en compte s'il reste suffisamment de temps pour mener à bonne fin le processus de qualification préalable.
    
    Pour les listes assujetties à l'ALEC et (ou) à un ou à plusieurs accords commerciaux internationaux, un avis annuel confirmant l'existence de la liste de fournisseurs préqualifiés doit être publié dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) (utiliser le formulaire d'APM). Au sein de TPSGC, les obligations concernant les listes permanentes de fournisseurs préqualifiés sont opérationnalisées en tant qu'arrangements en matière d'approvisionnement.
    
    *On peut utiliser l'expression « liste de fournisseurs » pour désigner une liste permanente de fournisseurs qualifiés; l'expression « liste à utilisation multiple » est utilisée dans de nombreux accords commerciaux.
3. Appel d'offres limité : Il s'agit d'une méthode d'appel d'offres dans le cadre de laquelle, dans des circonstances particulières, un agent de négociation des contrats peut choisir de s'écarter de certaines obligations procédurales des accords commerciaux applicables pour un marché public en particulier.
  L’appel d’offres limité ne doit pas être utilisé pour éviter la concurrence entre les fournisseurs, pour exercer une discrimination à l’encontre de fournisseurs ou pour protéger des fournisseurs nationaux. Les règles des accords commerciaux concernant les spécifications techniques doivent tout de même être respectées. Il s’agit de la méthode utilisée par défaut lorsqu’un appel d’offres limité s’inscrit dans un processus concurrentiel. Cependant, s’il y a lieu, un appel d’offres limité peut être non concurrentiel ou utilisé pour avoir recours à un fournisseur unique. Dans tous les cas, il est recommandé que les agents de négociation des contrats continuent d’appliquer les obligations procédurales des accords commerciaux dans toute la mesure du possible et choisissent de s’écarter des obligations procédurales uniquement dans les circonstances permises et au besoin.
  
  Lorsque plus d'un accord commercial s'applique, un motif justifiant l'appel d'offres limité doit se trouver dans la disposition de chaque accord sur l'appel d'offres limité, tout comme le renvoi aux obligations procédurales desquelles l'agent de négociation des contrats peut choisir de s'écarter.
  
  En général, les agents de négociation des contrats qui respectent les obligations des appels d'offres limités énoncées dans l'AMP-OMC et l'AECG respecteront également les exigences des autres accords commerciaux. Cependant, pour plus de certitude, les agents de négociation des contrats devraient consulter les dispositions des accords commerciaux applicables concernant l'appel d'offres limité. Les articles suivants comprennent des exemples des dispositions sur l'appel d'offres limité :
  1. l'article 513 : Appel d'offres limité du chapitre 5 de l'ALEC;
  2. l'article 19.12 : Appel d'offres limité du chapitre 19 de l'AECG; et
  3. l'article XIII : Appel d'offres limité de l'AMP-OMC.
  Un résumé des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité énoncées dans les accords commerciaux ainsi que des obligations procédurales desquelles l'agent de négociation des contrats peut choisir de s'écarter lorsqu'il utilise un appel d'offres limité se trouve à l'annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité contenues dans les accords commerciaux.
Pour connaître la procédure relative à la publication sur le SEAOG, voir l'article 4.75.20 Procédure d’affichage d’un avis de projet de marchés sur le Service électronique d’appel d’offres du gouvernement.
En plus des procédures d’appel d’offres décrites précédemment, les sociétés d'État peuvent avoir recours à un avis de projet de marché pour annoncer des marchés éventuels. Cet avis est habituellement publié au début de l'année financière et il contient la liste des marchés que prévoit de conclure l'entreprise au cours de l'année financière à venir.

Il n'est pas nécessaire que les fournisseurs éventuels fassent parvenir une réponse à la suite de l'avis de projet de marché.

Pour les sociétés d’État, l'avis de projet de marché peut également servir d'avis dans le cadre d'un système de qualification préalable. Lorsqu'on s'en sert à cette fin, les fournisseurs sont tenus d'y donner une réponse. Les documents de soumission sont envoyés uniquement aux soumissionnaires qui satisfont aux exigences de qualification préalable.

3.30 Méthodes d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a recours à différentes méthodes pour répondre à ses besoins dans le domaine des achats. L'ensemble de ces méthodes comprend, entre autres, des contrats définissant exactement les biens et les services à fournir à des clients en particulier avant des dates précises, ainsi que différents instruments d'achat à appliquer par un certain nombre de ministères et d'organismes pour des besoins initiaux parfois peu précis.
Les trois méthodes d'approvisionnement en biens et en services suivantes peuvent être utilisées par TPSGC pour la passation de marchés concurrentiels et non concurrentiels :
1. les contrats (y compris les contrats avec autorisations de tâches);
2. les offres à commandes;
3. les arrangements en matière d'approvisionnement.
L'agent de négociation des contrats, en consultation avec le client, choisit la méthode d'approvisionnement qui satisfait le mieux aux besoins du client.
Pour en savoir davantage sur quand avoir recours à un contrat (y compris les contrats avec autorisations de tâches), à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement, consulter les articles 3.35 Contrats, 3.40 L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement et 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient également consulter le tableau comparatif à l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement, qui les aidera à déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

3.35 Contrats

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

En règle générale, les contrats portant sur des biens, des services et des travaux de construction sont établis pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un ministère client, mais ils peuvent également servir à répondre aux besoins de plusieurs clients. Ils sont utilisés lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une offre à commandes (OC) ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA).
Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.

3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

3.35.1.1 Définition

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Le contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services selon laquelle l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés selon la demande, conformément à des conditions préétablies et à un processus administratif englobant des autorisations de tâches. Les contrats avec autorisations de tâches sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec autorisations de tâches, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des produits livrables requis ne sont connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec autorisations de tâches doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux « selon la demande », conformément aux modalités du contrat. Les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels.

3.35.1.5 Application

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Les contrats avec autorisations de tâches peuvent être utilisés pour répondre à des besoins en services, notamment :
1. des services professionnels;
2. des services professionnels en informatique;
3. des services de recherche et d'appui techniques;
4. certains types de services de réparation et de révision (R et R) dont les autorisations des travaux sont considérées comme des autorisations de tâches, c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des travaux envisagés.
Les contrats avec autorisations de tâches ne doivent pas servir dans le cas de construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour les autorisations de travail de R et R qui ne sont pas considérés comme des autorisations de tâches : relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de sélection; demande de matériel réparable; ordre de transfert de matériel; ordre de transfert de véhicules (OTV).
Bien que les autorisations de tâches soient utilisées pour obtenir des services, elles peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement. Lorsque l'achat de biens accessoires est nécessaire, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches) ainsi que la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent préciser les conditions régissant l'achat de biens accessoires et les limites applicables. Il ne faut pas avoir recours aux autorisations de tâches pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des biens non pertinents aux travaux visés au nom du client afin de déroger au processus normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisations de tâches pour des services de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la demande de soumissions initiale ainsi que dans les modalités de paiement du contrat.
Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles il est possible de faire appel à des autorisations de tâches.

3.35.1.10 Conditions d'utilisation

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les contrats avec autorisations de tâches utilisés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec autorisations de tâches est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches avant de faire approuver la démarche d'achat. Dans les cas où les autorisations de tâches ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'autorisations de tâches, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).
Aux fins d'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats doit :
1. faire en sorte que le contrat avec autorisations de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 Application et l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des autorisations de tâches et en déterminer les limites financières. Ces décisions devraient être prises par TPSGC avec l'aide du client, conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC (Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada), lui expliquer l'objet du Guide et en discuter au besoin;
4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du Modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents, notamment :
  1. des exemplaires de toutes les autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
  2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
  3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et de toutes les factures, accompagnées des rapports connexes.
5. appliquer les procédures décrites aux paragraphes 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches à 3.35.1.60 Rapports;
6. discuter avec le client, au besoin, de l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, notamment le processus administratif d'autorisation et d'émission des autorisations de tâches.
7. veiller à ce que les clients fournissent les feuilles de travail des évaluateurs dûment remplies démontrant que la ressource proposée répond aux exigences de la catégorie et du niveau applicables lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Ces renseignements doivent être conservés dans le dossier d’achat.
8. veiller à ce que les clients présentent la preuve qu’ils ont effectué une vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité lorsqu’ils demandent à TPSGC d’approuver un formulaire d’autorisation de tâches. Les clients doivent fournir une copie de l’attestation de sécurité valide pour chaque ressource proposée à inclure dans l’autorisation de tâches. Cette information doit être conservée dans le dossier d’achat.

3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat par contrat avec autorisations de tâches doit traiter, le cas échéant :
1. des raisons pour lesquels les services visés se prêtent bien à cette méthode d'approvisionnement;
2. de la justification des limites financières proposées pour l'émission d'autorisations de tâches par les clients;
3. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a été fourni au client et fait l'objet de discussions avec lui, le cas échéant;
4. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles et les responsabilités des deux organisations, ou indiquant qu'une telle entente sera conclue avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
5. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu avec le client sur l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, et ce, avant que le client n'autorise la première tâche;
6. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités qui seront mises en place ou réalisées.
Voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs pour obtenir des renseignements additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan d'achat.
Les pouvoirs relatifs à l'approbation des contrats avec autorisations de tâches et à la modification des dispositions d'un contrat avec autorisations de tâches sont conformes aux pouvoirs contractuels décrits au Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

3.35.1.20 Demandes de soumissions et contrats subséquents

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que la demande de soumissions et les contrats subséquents qu'ils publient et utilisent pour établir des contrats avec autorisations de tâches respectent l'approche type relative à l'émission des demandes de soumissions (reportez-vous aux chapitres 3 et 4). Pour toute partie des travaux à réaliser « selon la demande », la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent comprendre les éléments suivants :
1. un énoncé des travaux clairement défini, décrivant de manière générale la portée des travaux qui seront visés par les autorisations de tâches;
2. une description du processus administratif menant à l'autorisation et à l'émission d'autorisations de tâches et toutes les clauses du Guide des CCUA portant sur les autorisations de tâches. Dans le cas de plusieurs contrats avec autorisations de tâches, la partie de la demande de soumissions traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de sélection), et la partie portant sur le contrat subséquent doit comprendre le processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes du Guide des CCUA relatives aux autorisations de tâches (AT) doivent être utilisées pour tous les clients, selon le cas : B9030C, B9031C, B9051C, B9053C, B9054C, B9056C, B9058C, C9010C, C9011C;
3. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et l'émission d'autorisations de tâches conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
4. le formulaire pertinent d'autorisation et l'émission des autorisations de tâches. Reportez-vous au paragraphe 3.35.1.25 Formulaires pour plus d'information à ce sujet;
5. les modalités de paiement applicables aux AT, comme la ou les bases de paiement (p. ex., les clauses des CCUA C0204C et C0209C) et la ou les modalités de paiement. Consulter l’article 4.70.20. Bases de paiement du Guide des approvisionnements pour plus d’information;
6. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada;
  1. lorsque tous les travaux visés par un contrat seront exécutés au moyen d'autorisations de tâches :
    1. la clause du Guide des CCUA B9030C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des travaux minimums à l'entrepreneur; et
    2. la clause du Guide des CCUA C9010C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale des dépenses précisée dans la clause.
  2. lorsqu'une partie seulement des travaux sera exécutée au moyen d'autorisations de tâches :
    1. la clause du Guide des CCUA B9031C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de tâches; et
    2. la clause du Guide des CCUA C6001C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale des dépenses précisée dans la clause.
Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de surveiller l'utilisation des autorisations de tâches, mais ils doivent également envisager d’inclure dans leurs contrats la clause B9056C du Guide des CCUA concernant la présentation de rapports d’utilisation des autorisations de tâches par l'entrepreneur. Consultez également le paragraphe b. de l’article 8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de tâches pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.25 Formulaires

Date d'entrée en vigueur : 2013-11-06

L'agent de négociation des contrats doit utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 572 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et des clients autres que le ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire se trouve dans le site du Catalogue de formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)de TPSGC. Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement. Le Formulaire d'autorisation des tâches DND 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN. Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC PWGSC-TPSGC 942 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)(Commande subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)(Travaux imprévus ou nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)(Commande d'achat) comme formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles

Date d'entrée en vigueur : 2013-01-28

Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client ou TPSGC. Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de leurs gestionnaires. La décision de permettre au client d'émettre des autorisations de tâches revient à TPSGC, en consultation avec le client. Lorsque que le client sera autorisé à émettre des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent établir un montant maximal des AT (taxe sur les produits et services [TPS] ou taxe de vente harmonisée [TVH] incluse) pouvant être établies par le client. Au moment d'établir une telle limite pour les autorisations de tâches et leurs révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils devraient tenir compte des éléments suivants :
1. toute entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions d'utilisation des autorisations de tâches (voir 3.35.1.10 Conditions d'utilisation);
2. le rendement du client et des membres de l'industrie en ce qui a trait à l'utilisation efficace des contrats avec autorisations de tâches, du point de vue de l'agent de négociation des contrats et de leurs collègues et gestionnaires de TPSGC;
3. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats qui existent au sein du ministère client :
  1. De la formation est offerte ou requise?
  2. Les politiques et les procédures du ministère client sont-elles en place et mises en application? Par exemple, le ministère de la Défense nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des autorisations de tâches; cette procédure est définie à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement(MAA) de ce ministère;
4. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour certaines tâches;
5. la portée du contrat et les risques associés à chacune des tâches :
  1. clarté et degré de précision de l'énoncé des travaux du contrat;
  2. complexité et durée prévues de chacune des tâches;
  3. degré de facilité de l'établissement du coût des tâches;
  4. valeur moyenne de l'autorisations de tâches, fréquence des tâches et nombre prévu de tâches pour la durée du contrat;
6. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués sans recourir à des autorisations de tâches, par rapport à la valeur totale estimative des travaux qui réalisés par l'entremise d'autorisations de tâches;
7. la fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.
De plus, en déterminant le montant à partir duquel les autorisations de tâches individuelles doivent être approuvées par TPSGC, les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec des contrats semblables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des ressources financières. La limite financières des autorisations de tâches pour les clients devrait être établie en fonction de l'expérience du ministère en matière d'administration des autorisations de tâches. De plus, les agents de négociation des contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser un nombre représentatif d'autorisations de tâches.

3.35.1.35 Séparation des fonctions

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne soient pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC : le signataire de l'autorisation de tâches, à TPSGC, ne doit pas également certifier les factures connexes. Dans son Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Ministère recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2016-04-04

L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et émettre les autorisations de tâches conformément au processus décrit dans le contrat. L'organisation cliente est au moins tenue de :
1. veiller à ce que les travaux de l'AT, y compris les produits livrables et les échéances, s'il y a lieu, soient conformes à la portée des travaux définis dans le contrat;
2. fournir à l'entrepreneur la description des tâches et les modalités de paiement, et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;
  En fixant des dates ou des délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir compte de la date d'expiration du contrat. Les tâches doivent être terminées avant cette date d'expiration; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de négociation des contrats doit, avant d'établir l'AT, émettre une modification au contrat en vue de prolonger la période d'application du contrat jusqu'à la date de fin des travaux.
3. mettre la dernière main à l'autorisation de tâches, notamment sa valeur globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;
4. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des deux, s'il y a lieu, ainsi que de l'entrepreneur) et indiquer la date de ces signatures sur l'AT.
Dispositions relatives à l'intégrité
1. Une fois la vérification terminée conformément à l’article 5.16 Conformité en matière d'intégrité, les agents de négociation des contrats devraient veiller à ce que le résultat de la vérification de l’intégrité soit intégré au dossier d’achat aux fins de toute transaction subséquente avec ce fournisseur.
2. Dans le cas où un fournisseur ne se conforme pas aux dispositions relatives à l’intégrité du contrat pendant la durée du contrat (voir l'article 5.16), les agents de négociation des contrats doivent demander conseil au Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Pour plus d'information à ce sujet, voir l'Annexe 3.4.1 Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

3.35.1.50 Modification d'une autorisation de tâches par le client

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Le client peut modifier une autorisation de tâches (AT) qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification d'AT qui porterait la valeur totale de l'AT à un niveau supérieur à la limite accordée au client doit être signalée à l'agent de négociation des contrats.
Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Ceci doit être fait en émettant une révision à l'AT. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.

3.35.1.55 Surveillance et encadrement

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Les agents de négociation des contrats doivent vérifier les autorisations de tâches pour s'assurer qu'elles respectent les modalités contractuelles. Ils doivent également examiner les rapports d'avancement des travaux afin de s'assurer que les travaux sont réalisés conformément au contrat et aux autorisations de tâches, et ils doivent surveiller les dépenses par rapport à la valeur du contrat.
Si la surveillance des autorisations de tâches autorisées et émises démontre que le processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des mesures correctives particulières doivent être prises. La question est abordée dans le modèle d'entente, qui se trouve à l'annexe 3.4.2, au paragraphe 5. L'agent de négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. De plus, le recours aux dispositions relatives aux pénalités ou à la résiliation des contrats ne devrait pas avoir lieu sans consultation préalable des Services juridiques.

3.35.1.60 Rapports sur les contrats avec autorisation de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2013-06-27

Les agents de négociation des contrats doivent présenter des rapports sur les contrats avec autorisation de tâches (AT) ou sur les modifications qui y sont apportées. Voir l’article 7.70.35 Codage des contrats avec autorisations de tâches pour de plus amples détails.

3.40 L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Une offre à commandes (OC) est une offre qu’un fournisseur fait au Canada et qui permet à ce dernier d’acheter des biens, des services ou une combinaison des deux, selon la demande, pendant une période déterminée, en ayant recours à un processus de commande subséquente qui incorpore les modalités ainsi que les prix de l’offre à commandes.
Une offre à commandes n'est pas un contrat. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens et/ou la prestation de services dans le cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande subséquente, le Canada s'engage sans condition à accepter l'offre du fournisseur pour la fourniture des biens et (ou) la prestation des services décrits dans l'offre à commandes, dans la mesure précisée. La responsabilité du Canada est limitée à la valeur réelle des commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés dans le délai de validité précisé dans l'offre à commandes.
Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des ministères et organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le montant maximal indiqué dans l'OC. Si cela est précisé dans l'OC, TPSGC peut passer des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.
Pour une description des cinq types d'offres à commandes qui peuvent être autorisés, voir l'article 7.10.1 Offres à commandes.
Une offre à commandes peut être valide pendant une ou plusieurs années. La sélection de la période appropriée est un processus qui varie beaucoup selon le bien au service visé.
La quantité de biens et(ou) le niveau de service identifiés dans la demande d'offres à commandes et les offres à commandes subséquentes ne constituent qu'une approximation des besoins donnée de bonne foi par le Canada à l'intention des offrants.
L'ensemble des politiques, des règlements et des procédures du gouvernement en ce qui a trait à l'attribution des contrats, y compris les procédures prévues dans les accords commerciaux, s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement.
Le total des dépenses estimatives des besoins (la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes) qu'on propose de satisfaire grâce à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, doit être utilisé pour déterminer l'applicabilité des procédures prévues dans un accord commercial dont le gouvernement du Canada est signataire. Si on compte établir plus d’une offre à commandes à la suite d’une demande d’offre à commandes (DOC), la somme de la valeur estimative totale de toutes les offres à commandes connexes, TPS ou TVH incluse, doit être utilisée aux fins de l’approbation.
Les agents de négociation des contrats devraient envisager d'avoir recours à une offre à commandes lorsque cela est approprié, compte tenu des avantages et des désavantages de la méthode.
1. Les avantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
  1. un meilleur service aux clients (lorsqu’une offre à commandes est en place, les clients peuvent passer des commandes rapidement);
  2. l’amoindrissement du risque de surestimer le besoin.
2. Les désavantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
  1. le fait que l’approvisionnement n’est pas garanti à ce prix puisque l’offrant peut se retirer;
  2. des prix pouvant être moins concurrentiels.
Les offres à commandes peuvent être de nature concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2006 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat) ou non concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2007).
Pour plus de renseignements sur le processus concurrentiel d'invitation à soumissionner pour les demandes d'offres à commandes (DOC), voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.
On peut attribuer une offre à commandes sur une base non concurrentielle à un offrant pour l'éventail complet des biens et des services présentés dans son catalogue. Les pouvoirs d'approbation pour les besoins non concurrentiels alors s'appliqueraient.
L'offre à commandes est habituellement considérée pour les biens et les services lorsque :
- 1. un ou plusieurs clients commandent à répétition la même série de biens, de services, ou les deux, et qu'on ne connaît pas à l'avance la demande réelle (p. ex. la quantité ainsi que la date et le lieu de livraison);
  2. quelques-unes des conditions suivantes sont présentes :
    1. les biens, les services, ou les deux sont bien définis;
    2. on peut établir des prix ou une base de tarification à l'avance, habituellement par un processus concurrentiel, et il n'y a aucun besoin ou aucune intention de négocier au moment où on passe la commande subséquente;
    3. les biens et les services, ou les deux sont facilement disponibles et doivent faire l'objet de commandes subséquentes lorsque les besoins sont exprimés;
    4. à la date de la commande subséquente, il n'y a aucun besoin ou aucune intention de renégocier les modalités du contrat.
L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ne peut pas être utilisé lorsque :
- 1. les prix, la base de tarification ou les conditions ne sont pas définis ou peuvent changer n'importe quand, à la discrétion du fournisseur;
  2. les utilisateurs identifiés des offres à commandes ont l'intention de renégocier les prix et la base de tarification préétablis, ou les conditions de l'offre à commandes;
  3. l'intention est de demander des soumissions chaque fois qu'on a besoin de biens ou de services. Dans ces cas, une autre méthode d'approvisionnement, par exemple l'arrangement en matière d'approvisionnement, devrait être envisagé.
Les ministères et organismes sont autorisés par TPSGC à passer des commandes subséquentes à chaque offre à commandes, comme cela est défini dans l'offre à commandes. Voir l'alinéa (a) du paragraphe 4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes.
Lorsque les exigences administratives d'un accord commercial s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, l'ensemble du processus d'achat, y compris toutes les offres à commandes dont on autorise l'utilisation et les commandes subséquentes passées, fait partie du champ de compétence du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).
Lorsque la demande d’offres à commandes (DOC) et les commandes subséquentes comprennent une exigence relative à la sécurité, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte du mode de gestion de ces exigences (p. ex quelles seront les exigences de sécurité de base et comment sont gérées les différentes exigences liées à la sécurité, comme celles touchant les technologies de l’information (TI), la production et/ou la COMSEC). L’agent de négociation des contrats doit s’assurer que la commande subséquente à une offre à commandes renferme les exigences relatives à la sécurité appropriées et que le client est conscient de sa responsabilité de confirmer la cote de sécurité de l’organisation ou du personnel, préalablement à l’établissement de la commande subséquente.

IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au Programme de sécurité des contrats (PSC) de vous garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché. Les agents de négociation des contrats doivent envoyer des copies de toutes les commandes subséquentes au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation dans le cadre des offres à commandes, consultez l’article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes.

3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) est un arrangement non exécutoire entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et organismes d'attribuer des contrats et d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
L'AMA n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services qui y sont décrits et aucune des parties n'est légalement liée suite à la signature d'un AMA uniquement. L'intention d'un arrangement en matière d'approvisionnement est d'établir un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats exécutoires pour les biens et services décrits dans ces demandes de soumissions.
On peut avoir recours à un AMA:
1. lorsqu'il est impossible de définir l'ensemble du besoin avec précision au début du processus et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs préqualifiés auprès desquels les clients et TPSGC peuvent obtenir des soumissions en vue de répondre à des besoins précis;
2. lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);
3. lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les commandes subséquentes (p. ex., diverses méthodes ou bases de paiement, ou l'énoncé des travaux ou le produit est difficile à établir d'avance);
4. lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;
5. lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué dans l'AMA et la demande de soumissions subséquente;
6. lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres utilisateurs ou les clients plutôt que d'agir comme autorité contractante.
En règle générale, les arrangements en matière d'approvisionnement sont émis à la suite d'un processus de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA). Pour plus de renseignements sur le processus de demandes de soumissions, voir le Chapitre 4 – Processus de demandes de soumissions. Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient prendre en considération ce qui suit :
1. si des accords commerciaux nationaux et internationaux s'appliquent à la demande de soumissions (voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux);
2. si des prix plafonds seront compris ou non dans les arrangements en matière d'approvisionnement;
3. Lorsque la demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA) et tout contrat subséquent comprennent une exigence liée à la sécurité, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte de la façon dont seront gérées les exigences relatives à la sécurité (p. ex, quelles seront les exigences de sécurité de base et comment sont gérées les différentes exigences liées à la sécurité). L’agent de négociation des contrats doit s’assurer qu’un contrat découlant d’un AMA renferme les exigences appropriées relatives à la sécurité et que le client est conscient de sa responsabilité de confirmer la cote de sécurité de l’organisation ou du personnel, avant d’émettre le contrat;
  IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au Programme de sécurité des contrats (PSC) de vous garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu'il s'agit d'attestations propres au marché. Les agents de négociation des contrats doivent envoyer des copies de tous ces contrats au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
4. la façon dont l'utilisation de l'AMA sera surveillée et la façon dont il en sera fait rapport.
Chaque AMA devrait contenir des instructions claires sur la façon d'utiliser l'AMA, et désigner les ministères et organismes qui peuvent l'utiliser.
Un besoin qui serait normalement couvert par l'accord commercial le demeurera lorsqu'une demande de soumission est émise ou un contrat attribué par l'entremise d'un arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
1. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme étant un appel d'offres sélectif en vertu des accords commerciaux internationaux. Un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché pour chaque marché distinct dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) qui est égal ou supérieur au ou aux seuils pertinents de l'accord commercial et les règles relatives aux périodes d’appel d’offres minimales doivent être respectées. Pour plus de renseignements, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement et 4.75.5. Établissement de la période de la demande de soumissions.
2. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme arrangements en matière d'approvisionnement en vertu de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC). Pour les arrangements en matière d'approvisionnement en vertu de l'ALEC, l'entité acheteuse doit indiquer comment les achats subséquents seront effectués auprès d'un fournisseur lors de l'appel à un arrangement en matière d'approvisionnement.

3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.50.1 Approvisionnement d'ordre général

Date d'entrée en vigueur : 2020-11-19

Pour les achats assujettis à un ou plusieurs accords commerciaux du Canada, on doit respecter les dispositions qui y sont précisées relativement à la publicité et aux avis publics à diffuser. Cela comprend tous les minis appels d'offres pour les achats effectués dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement. La marche à suivre est généralement la même pour tous ces accords. En cas de manque d'uniformité, l'agent de négociation des contrats doit choisir les dispositions qui démontrent le plus d'ouverture, par exemple la période de soumission la plus longue.
Les dispositions relatives à la publicité et aux avis publics sont décrites dans chacun des accords commerciaux, dont ceux-ci :
1. Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne Article 19.6 : Avis;
2. Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Article VII : Avis;
3. Accord de libre-échange canadien (ALEC), article sur les 'Avis d'appel d’offres'.
Pour plus de renseignements sur la façon de déterminer dans quels cas les accords commerciaux s'appliquent, voir la section 1.25.3 Détermination du champ d’application d’un accord commercial.
Sous réserve de certaines exceptions, les achats concurrentiels assujettis aux accords commerciaux doivent être annoncés dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) par l’entremise du site Appels d'offres d’Achatsetventes.gc.ca. Dans les cas appropriés, on peut communiquer directement avec les fournisseurs éventuels après que l'avis est affiché, conformément aux procédures décrites à l'article 4.75.35 Communication directe avec les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions.

3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2019-11-28

L'agent de négociation des contrats doit déterminer si un ou plusieurs accords commerciaux s'appliquent à chaque achat.
L'applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement dépend de trois facteurs :
1. si le ministère pour lequel l'OC ou l'AMA a été prévue est visé par les accords;
2. si le bien ou le service est assujetti aux accords;
3. si la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes (contrats) à l'offre à commandes (OC) ou de l'ensemble des contrats dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (qui détermine la valeur totale estimative de l'offre ou de l'arrangement) est égale ou supérieure aux seuils de l'accord commercial.
La valeur totale estimative est déterminée avant l'appel d'offres, auquel moment il est déterminé si les accords commerciaux s'appliquent ou non. Si c'est le cas, les appels d'offres dans le cadre des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement sont lancés conformément aux accords.
En vertu d’une offre à commandes, les commandes subséquentes ne peuvent constituer des achats distincts aux fins d’un accord commercial et peuvent être faites sans se reporter aux procédures d’un accord commercial, pourvu que l’on respecte les procédures établies dans l’OC concernant les commandes subséquentes.
En vertu d’un arrangement en matière d'approvisionnement, chacun des contrats subséquents ne peut pas être effectué dans le cadre de l'AMA sans avoir évalué, au stage de la DAMA ou au moment d’attribuer un contrat, l'applicabilité des accords commerciaux et les obligations procédurales.
Pour plus de renseignements sur la détermination du champ d’action, consultez la section 1.25.3 Détermination du champ d’application d’un accord commercial.
Pour plus de renseignements sur les accords commerciaux et l'utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement à 4.10.25.20 Processus continu de qualification.

3.51 Aperçu de l'intégrité

Date d'entrée en vigueur : 2021-05-20

Afin de renforcer l'intégrité des approvisionnements et de veiller à ce que le gouvernement fasse affaire avec des fournisseurs dont le comportement est éthique au Canada et à l'étranger, le gouvernement du Canada a mis en place un régime d'intégrité à l'échelle du gouvernement pour ses activités d'approvisionnement et ses transactions immobilières. Ce régime encourage la mise en place de pratiques commerciales éthiques, assure l'application régulière de la loi pour les fournisseurs et maintien la confiance du public à l'égard du processus d'approvisionnement. Il est transparent, rigoureux et conforme aux pratiques exemplaires au Canada et à l'étranger, et appuie une concurrence transparente et un marché canadien éthique.
Le régime d'intégrité est administré par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'au moyen de l'application de divers protocoles d'entente qui ont été conclus avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux et certaines société d'État. Le régime d'intégrité comprend la Politique d'inadmissibilité et de suspension et les dispositions relatives à l'intégrité de la section 01 des instructions uniformisées 2003, 2004, 2006, 2007 et 2008 et des conditions générales 2005, 2010A, 2010B, 2010C, 2020, 2029, 2030, 2035 et 2040 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat de TPSGC.
Nota : Les agents de négociation des contrats devraient se familiariser avec le contenu de la Politique d'inadmissibilité et de suspension.
Le régime d'intégrité s'applique aux contrats d'approvisionnement, aux contrats de construction, aux contrats immobiliers et aux contrats de service. Tous les contrats et toutes les demandes de soumissions, y compris celles qui donneront lieu à une liste de fournisseurs préqualifiés, doivent inclure les dispositions relatives à l'intégrité. Comme la Politique est incorporée par renvoi, toute exception s'appliquant au régime d'intégrité s'appliquera donc également. Des exceptions précises à l'application du régime sont énumérées à la Section 4. Champ d'application de la Politique d'inadmissibilité et de suspension.
Le gouvernement du Canada pourrait attribuer des contrats à des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui seraient autrement inadmissibles à l'obtention de contrats ou suspendus par le biais de mécanismes fournis dans le régime d'intégrité (c.-à-d. les exceptions relatives à l'intérêt public et les ententes administratives). Des renseignements supplémentaires concernant les ententes administratives et les exceptions relatives à l'intérêt public sont fournis à la Section 14. Entente administrative et Section 15. Exception destinée à protéger l’intérêt public de la Politique d'inadmissibilité et de suspension ainsi que dans les articles 4.21.1 Ententes administratives et 4.21.2 Exceptions relatives à l'intérêt public du Guide des approvisionnements.
Les détails au sujet du processus relatif à l'intégrité sont décrits aux articles suivants :

3.55 Exigences relatives à la sécurité des contrats (personnel ou organismes)

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement, ou le plan de projet, et qu'ils en établissent le calendrier d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte de toutes les exigences en matière de sécurité, car les délais de filtrage de sécurité peuvent avoir une influence sur ces points de contrôle. Les exigences en matière de sécurité peuvent être présentes tout au long du projet (de la planification à l’exécution) ou à certaines étapes de l’exécution du projet. La stratégie d'approvisionnement et les documents d'approbation devraient préciser l'existence de toute exigence en matière de sécurité.

3.55.1 Sécurité et calendrier

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Les calendriers d'approvisionnement doivent tenir compte du fait que les processus d'enquête de sécurité sur l’organisation, le personnel, le matériel et l’informatique peuvent prendre un temps considérable. L'agent de négociation des contrats doit prévoir un délai d'exécution aussi long que possible afin de permettre au Programme de sécurité des contrats (PSC) d'effectuer les enquêtes de sécurité sur les organisations et sur le personnel, et de donner aux soumissionnaires suffisamment de temps pour mettre en œuvre les recommandations relatives à la sécurité avant l'attribution du contrat.
Pour tous les approvisionnements ayant des exigences en matière de filtrage de sécurité, les agents de négociation des contrats doivent joindre le formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) du PSC aux documents de demande de soumissions. Les soumissionnaires doivent remplir et soumettre le formulaire de demande d’inscription (DI) avec leur soumission. Les agents de négociation des contrats sont ensuite responsables de soumettre les formulaires remplis des soumissionnaires à l’équipe du PSC. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de la DI, veuillez consulter le site Web du PSC.
Remarque : Si le client identifie des fournisseurs potentiels établis à l'étranger lorsqu’il émet la demande, il doit communiquer avec la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC pour obtenir les clauses applicables. Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent aussi communiquer avec la DSII du PSC avant l’attribution du contrat au sujet de la vérification de la sécurité auprès des partenaires des gouvernements étrangers, le cas échéant. Si des attestations de sécurité sont exigées pour les fournisseurs établis à l'étranger, les délais nécessaires pour les fournir pourraient avoir une incidence importante sur le calendrier d'approvisionnement. La Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC est disponible à tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Propriété, contrôle et influence de l’étranger (PCIE) : Sur demande, le soumissionnaire dispose de 30 jours à compter de la date de la demande pour soumettre les documents requis au PSC. Les délais de traitement des évaluations de la participation, du contrôle et de l’influence étrangers (PCIE) dépendent de la complexité de la structure de l’organisation évaluée et des délais des autres parties prenantes au processus d’évaluation de PCIE. Les renseignements obtenus au cours de l’évaluation peuvent avoir une incidence sur les délais de soumission à la PCIE.

3.60 Achats de faible valeur

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Les besoins dont la valeur est inférieure à 25 000 $ pour des biens et inférieure à 40 000 $ pour des services et des travaux de construction, incluant toutes les taxes applicables, sont considérés comme des achats de faible valeur (AFV).
Tous les AFV seront réalisés conformément aux dispositions de la Directive sur le traitement des achats de faible valeur (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).

3.60.1 Besoins

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Lorsqu'ils procèdent à un achat de faible valeur (AFV), les agents de négociation des contrats :
1. ne doivent pas fractionner les besoins de façon à ce que leur valeur soit inférieure au seuil établi pour les AFV (voir 6.1 Renseignements généraux);
2. doivent utiliser la méthode la plus efficace et la plus économique possible en vue de sélectionner un entrepreneur, soit en lançant une demande de soumissions ou en faisant appel à un fournisseur unique lorsqu'il n'est pas rentable de lancer une demande de soumissions;
3. doivent déterminer la stratégie d'approvisionnement la plus pertinente pour chaque AFV de façon à obtenir la meilleure valeur possible et s'assurer que chaque marché est exécuté en temps opportun et de façon rentable, tout en respectant les principes directeurs de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), notamment en matière de service à la clientèle, de concurrence, de responsabilité et d'équité (voir 1.10.5 Principes directeurs);
4. doivent effectuer une évaluation des risques (voir 3.1.5 Évaluation des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2, et 3).
5. doivent indiquer dans le dossier d'achat les raisons du choix de la stratégie d'approvisionnement retenue et la façon dont la valeur estimative du contrat (à moins de 25 000 $) pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des services et des travaux de construction, a été établie.
Des outils électroniques sont disponibles pour l'identification et la sélection d'un fournisseur en régime concurrentiel ou non concurrentiel. Ces outils comprenent :
1. le système Données d'inscription des fournisseurs (DIF);
2. le Système automatisé de rotation des fournisseurs (SARF);
3. SELECT;
4. le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG);
5. les répertoires téléphoniques et répertoires commerciaux en ligne.

3.60.5 Facteurs géographiques et achats de faible valeur

Date d'entrée en vigueur : 2013-04-25

Cet article a été supprimé conformément à l'ARCHIVÉ - Avis relatif aux politiques 91R1 - Comptes rendus.

L'article 3.60.5 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2013-3.

3.65 Stratégie en matière d'achats écologiques

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

La mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques exige l'établissement et la mise en œuvre des possibilités de performance environnementale tant au niveau stratégique qu'opérationnel, en tenant compte des habitudes d'achats des ministères, des objectifs en matière de développement durable et des autres priorités du gouvernement du Canada.
Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, les ministères doivent prendre en considération la protection de l'environnement et appuyer le développement durable. Les agents de négociation des contrats doivent documenter les considérations environnementales et les décisions prises en rapport avec l'intégration des exigences environnementales.
Pour les biens et services dans le cadre de gestion des biens et des services, les agents de négociation des contrats doivent élaborer un plan sur les achats écologiques, et les marchés doivent être effectués conformément à ce plan. Ce plan complet sert d'exemple de pratiques exemplaires en matière d'achats écologiques.
Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour déterminer les facteurs qui doivent être traités dans la stratégie d'approvisionnement.

3.70 Examen des approvisionnements

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 138 - Modifications à la Politique sur l’examen des acquisitions.

L'article 3.70 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2019-3.

3.75 Soutien en approvisionnement Canada

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

3.75.1 Rôle de Soutien en approvisionnement Canada

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

Soutien en approvisionnement Canada (SAC) appuie la participation des entreprises plus petites et diversifiées dans le processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral en :

collaborant avec un réseau pancanadien d’organisations partenaires qui soutient les collectivités de fournisseurs sous-représentés;
aidant les entreprises plus petites et diversifiées à découvrir les occasions de participation aux marchés publics fédéraux, à apprendre comment trouver des occasions et à explorer le système d’approvisionnement du gouvernement;
s’efforçant de comprendre les obstacles et les répercussions auxquels sont confrontées les collectivités d’affaires plus petites et diversifiées par la collecte de données sur celles-ci en vue d’orienter les politiques, les programmes et les services ministériels;
cernant les obstacles et en formulant des recommandations visant à améliorer des marchés précis et le processus d’approvisionnement dans son ensemble;
conseillant les spécialistes de l’approvisionnement de TPSGC sur les stratégies élaborées pour réduire les obstacles aux activités d’approvisionnement et aux consultations de l’industrie qui visent à offrir des occasions de marché inclusives;
agissant comme point de contact central pour plus de 100 ministères clients fédéraux, pour leur fournir du soutien et des conseils adaptés à leurs besoins liés à l’approvisionnement;
consultant les provinces, les territoires et nos partenaires internationaux afin de favoriser l’échange de pratiques exemplaires et une collaboration potentielle en matière de modernisation de l’approvisionnement;
tenant à jour le site Web Achatsetventes.gc.ca, qui fournit de l’information sur les appels d’offres, les politiques d’approvisionnement, et les nouvelles et événements liés à l’approvisionnement.

Pour plus de renseignements, visiter le site Web de Soutien en approvisionnement Canada (SAC).

3.75.5 Outils et services en ligne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et rôle de Soutien en approvisionnement Canada

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

Soutien en approvisionnement Canada offre les démonstrations suivantes d'outils en ligne à des groupes et à des particuliers :

Le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) est l’outil en ligne où les fournisseurs peuvent trouver des demandes de soumissions (appels d'offres) du gouvernement du Canada. Le SEAOG, hébergé sur le site Achatsetventes.gc.ca, constitue le point d’accès central aux renseignements sur le processus d’approvisionnement fédéral, selon les principes des données ouvertes. Le site Achatsetventes.gc.ca facilite la recherche de renseignements d’approvisionnement en permettant la consultation simultanée d’ensembles de données multiples. Les professionnels de l'approvisionnement peuvent en savoir plus en visitant le mini-site Application de gestion des appels d’offres.
Le service de Données d'inscription des fournisseurs (DIF) : Il s'agit d'un répertoire de fournisseurs qui veulent faire affaire avec le gouvernement fédéral. Cette base de données est accessible à tous les acheteurs et à toutes les autorités administratives du gouvernement fédéral. Il importe que les fournisseurs s'inscrivent dans le DIF, puisque cette base de données constitue le fondement du processus de passation de contrats.
Consulter Personnes-ressources responsables des NIBS pour trouver les coordonnées des personnes-ressources de la division chargée d’acquérir vos biens et services. Chaque code actif du numéro d’identification des biens et services (NIBS) est relié à une personne-ressource de TPSGC, à l’exception des codes de services d’infrastructure de TI relatifs aux courriels, bases de données et télécommunications. Services partagés Canada est responsable de l’acquisition de ces produits. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Personnes-ressources responsables des NIBS.
L’Appli OCAMA est une application Web sécurisée qui permet aux utilisateurs du gouvernement fédéral et aux utilisateurs des provinces et des territoires autorisés d’utiliser et de consulter les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement fédéraux dans un même endroit. Par ailleurs, l’Appli OCAMA facilite la recherche et la consultation des offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement pour tous les utilisateurs et permet aux acheteurs fédéraux de gérer leurs propres accords. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page À propos de l’Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement (Appli OCAMA).
Les appels d’offres de l’Agence Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) de soutien et d’acquisition (NSPA) sont affichés sur le site Achatsetventes.gc.ca. Les entreprises canadiennes peuvent trouver ces appels d’offres de la NSPA en utilisant la fonction de recherche. Les entreprises peuvent aussi s’abonner au Service d’avis par courriel pour être informées des nouveaux appels d’offres de la NSPA. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter la page Appels d’offres de l’Agence Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) de soutien et d’acquisition (NSPA).
La lettre des contrats octroyés au fournisseur est une lettre qu’un fournisseur peut utiliser comme référence pour soumissionner des travaux. Cette lettre dresse la liste des contrats qui ont été octroyés à une entreprise par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ce service est utile au fournisseur qui doit apporter la preuve qu’il a fait affaire avec le gouvernement du Canada, par exemple s’il veut soumissionner des contrats à l’étranger. Pour en savoir plus sur la lettre des contrats octroyés au fournisseur, veuillez consulter la page Demandez votre propre Lettre des contrats octroyés au fournisseur.

3.80 Demandes assujetties aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG)

Date d'entrée en vigueur : 2015-09-24

Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande possiblement assujettie à une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG) doivent se reporter à l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) pour connaître les obligations qui en découlent et qui doivent être respectées au cours du processus d'achat.

3.85 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

La stratégie encourage tous les ministères fédéraux à réserver certains contrats à des fournisseurs autochtones lorsque toutes les exigences opérationnelles peuvent être assurées. Pour plus de renseignements sur cette stratégie, voir l'article 9.40 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Les contrats attribués à des anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l’examen scrupuleux du public et constituer une dépense équitable des fonds publics.
Un ancien fonctionnaire est tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien fonctionnaire peut être
1. un individu;
2. un individu qui s'est incorporé;
3. une société constituée d'anciens fonctionnaires; ou
4. une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne visée détient un intérêt important ou majoritaire.
Délai d'attente suite au départ à la retraite
Lorsqu'il s'agit de passer un contrat avec un ancien fonctionnaire ou un ancien titulaire de charge publique, les dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, les Mesures d'observation concernant l'après-mandat du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquent. Ces codes fournissent les renseignements sur l'applicabilité du délai d'attente à la suite du départ à la retraite. Le délai d'attente ne s'applique pas aux anciens membres de Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC).
Pouvoir d'approbation
Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans le document d’approbation qu’un contrat sera attribué à un ancien fonctionnaire et fournir une justification de la passation de contrat avec l'ancien fonctionnaire qui comprend la justification du prix, l'atténuation des risques et toute mesure de contrôle des coûts, le cas échéant, pour ajuster les paiements de pension ou les paiements forfaitaires.
L’approbation du ministre sera peut-être requise pour conclure des marchés avec d’anciens fonctionnaires. Pour de plus amples renseignements, voir le paragraphe 1.1.1. de l’annexe 6.4.1 : Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Lorsqu'il s'agit de demander l'approbation du ministre pour conclure un contrat avec un ancien fonctionnaire, la demande doit documenter une justification du contrat avec l'ancien fonctionnaire qui comprend la justification du prix, l'atténuation des risques et toute mesure de contrôle des coûts, le cas échéant, pour ajuster la pension ou les paiements forfaitaires.
L’utilisation de la formule de réduction des honoraires n’est pas obligatoire, mais demeure une mesure de contrôle des coûts qui peut être appliquée au besoin pour les marchés non concurrentiels.
Réduction des honoraires
1. En ce qui concerne les contrats de services non concurrentiels attribués à d’anciens fonctionnaires touchant une pension, la formule de réduction des honoraires a été appliquée dans le passé à l’établissement des honoraires maximaux payables pendant la période de réduction des honoraires d’un an.
2. Pour les anciens fonctionnaires qui faisaient l'objet d'une mesure de réaménagement des effectifs, l'application de la formule de réduction des honoraires peut être différée pour qu'elle commence à la fin de la période de paiement forfaitaire pour les contrats de services non concurrentiels avec d'anciens fonctionnaires bénéficiant d'une pension et d’un paiement forfaitaire. Voir le paragraphe i. ci-dessous.
3. Formule de réduction des honoraires
  
  où les variables de la formule correspondent à :
  - Q = taux maximal quotidien;
  - T = niveau actuel de traitement maximal que touchait l'ancien fonctionnaire, ou le coût salarial estimatif d'exécution du travail par un fonctionnaire compétent;
  - A = coût des avantages sociaux habituels, 30 p. 100;
  - P = la pension reçue pendant une année.
  Exemple :
  - traitement maximal = 60 000 $; avantages sociaux de 30 p. 100 du salaire;
  - pension après 35 ans de service = 42 000 $ (60 000 $ x 0,7);
  - taux quotidien= (60 000 + 18 000)/260 - 42 000/260 = 138,46 $.
  Nota : Une « pension » représente une pension ou une allocation annuelle versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et toute augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne comprend pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, à la Loi sur la continuation de la pension des services de défense, à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, à la Loi sur les allocations de retraite des parlementaires et à la partie de la pension versée conformément à la Loi sur les Régime de pensions du Canada.
Directive sur le réaménagement des effectifs
1. En plus des exigences relatives à la politique de réduction des honoraires du contrat visant les anciens fonctionnaires qui touchent une pension, la somme à verser en honoraires professionnels aux anciens fonctionnaires, qu'ils touchent ou non une pension, aux membres des Forces canadiennes et aux membres de la GRC, qui ont reçu une somme forfaitaire à la suite de leur cessation d'emploi faisant partie d'un programme de réduction ou d'une initiative de réaménagement des effectifs, peut être limitée pendant la période à laquelle s'applique le paiement forfaitaire.
2. Les plafonds des honoraires ne devraient pas s'appliquer si le contrat ne vise pas spécifiquement les services d'un ancien fonctionnaire.
3. Historiquement, la « période du paiement forfaitaire » avait été définie comme la période mesurée en semaines de salaire à l'égard de laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou vers un autre emploi par suite de la mise en place des divers programmes de réduction des effectifs de la fonction publique. Sous ce scénario, la période d'application du paiement forfaitaire ne comprenait pas la période visée par l'allocation de fin d'emploi, qui se mesure de façon similaire.
4. Pour les contrats de services non concurrentiels attribués à un ancien fonctionnaire pendant la période de paiement forfaitaire, le montant total des honoraires qui peut être payé peut être limité aux conditions d’un réaménagement des effectifs en vertu de la Directive, incluant les taxes applicables. La politique de limitation des honoraires du contrat s'applique à tous les anciens fonctionnaires, y compris les anciens membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada qui reçoivent un paiement forfaitaire.
5. Les frais généraux raisonnables, tels les frais de déplacement, doivent être exclus de toute limite prescrite. Néanmoins, en raison de la sensibilité de ces contrats, ces coûts devraient être rigoureusement contrôlés. L'approbation du ministre doit être demandée avant de conclure un contrat non concurrentiel avec un ancien fonctionnaire, s'il reçoit un paiement forfaitaire lorsque le total des honoraires à payer dépassera 5 000 $ pendant la période de paiement forfaitaire prévue dans la Directive sur la réduction des effectifs émise en vertu de la Loi sur l'indemnisation du secteur public ou un ancien membre des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada recevant des paiements forfaitaires dans le cadre des programmes de réduction des Forces correspondants, qu'il s'agisse d'un ou de plusieurs contrats.
6. Lorsqu'un ancien fonctionnaire travaille à titre d'employé salarié ou de sous-traitant pour un fournisseur établi qui négocie des contrats avec le Canada, la politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas.
Divulgation proactive
Les ministères doivent inclure des renseignements sur les marchés de services et les modifications de marchés attribués à d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) sur la page Divulgation des contrats de leur site Web. Pour de plus amples renseignements à cet égard, consulter Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

3.95 Propriété intellectuelle (PI)

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

Avant l'émission d'une demande de soumissions ou l'attribution d'un contrat, l'agent de négociation des contrats doit définir la propriété intellectuelle (PI) déjà existante avant l'attribution du contrat et, à l'inverse, la PI qui sera générée à la suite du contrat. Les conflits peuvent être évités en étant clair dès le début, ce qui permet de réduire les coûts ultérieurs.
La propriété intellectuelle désigne tous les droits qui découlent d'un contrat et qui peuvent faire l'objet de droit d'auteur, de marque de commerce, de brevet ou de licence, entre autres. Tous les contrats peuvent éventuellement comporter des droits de PI. Il est beaucoup plus probable que les contrats dont l'objectif consiste à réaliser quelque chose de nouveau ou à intégrer de nouveaux processus comportent des droits de PI. C'est dans les contrats de recherche et développement, dans le développement des logiciels ou dans la production de nouveaux documents écrits que les considérations en matière de PI sont les plus pertinentes. Une définition de « propriété intellectuelle » et « droit de propriété intellectuelle » figure dans les conditions générales 2040 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.
Les agents de négociation des contrats peuvent trouver des détails complets sur la Politique relative à la propriété intellectuelle dans les politiques du Conseil du Trésor suivantes :
1. Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État
2. Guide de mise en œuvre concernant la politique intitulée : Titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État.
La position par défaut de la politique du gouvernement est de permettre aux entrepreneurs de conserver les droits de PI générés en vertu des contrats gouvernementaux, ce qui vise à favoriser la commercialisation de nouvelles idées, étant donné que le secteur privé a une plus grande capacité à cet égard. Les exceptions sont décrites dans les références aux politiques ci-dessus.
L'agent de négociation des contrats doit donc déterminer à l'étape de la planification la façon dont la PI sera traitée, la PI prévue et la façon dont la PI sera identifiée et sécurisée pour l'utilisation du client et du gouvernement du Canada. Encore une fois, ce processus peut se révéler très long et extrêmement complexe. Le pire danger en ce qui a trait à la PI est de ne pas déterminer dès le début ce qui constitue les renseignements originaux et les renseignements de base. Si cet exercice est reporté à la fin du contrat, le Canada se retrouve extrêmement désavantagé.
Le ministère client doit décider dans quelle mesure le Canada doit détenir les droits de PI. Toutefois, l'agent de négociation des contrats devrait discuter avec le ministère client des besoins de celui-ci pour s'assurer qu'il connaît la mesure dans laquelle Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut obtenir, à son intention, les droits dont il a besoin pour utiliser la PI créée en vertu des contrats qu'il passe, que le Canada ou l'entrepreneur soit propriétaire de ces droits. Par exemple, sous réserve des pratiques de l'industrie, le Canada peut ne pas pouvoir obtenir la propriété des droits de PI, même s'il le désire. Dans ces cas, les clauses contractuelles de TPSGC visent à s'assurer que même lorsque l'entrepreneur est propriétaire de ces droits, cela n'empêche pas le ministère client de se servir de la PI correspondante, à l'exception de l'exploitation commerciale de cette PI par le Canada.
Le tableau ci-dessous donne un résumé des options contractuelles :

Tableau 1 : Options contractuelles pour les droits de propriété intellectuelle

Options de propriété intellectuelle	Services de recherche et de développement (R et D)	Contrat de biens comportant des travaux de R et D	Contrat de biens sans travaux de R et D prévus	Contrat de services sans travaux de R et D prévus
Défaut	L'entrepreneur détient les droits de PI	L'entrepreneur détient les droits de PI	Le Canada détient les droits d'auteur	Le Canada détient les droits d'auteur
Option	Le Canada détient les droits de PI	Le Canada détient les droits de PI	L'entrepreneur détient les droits de PI, y compris les droits d'auteur	L'entrepreneur détient les droits de PI, y compris les droits d'auteur
Ministère client affirme qu’il n’y a aucun droit de PI	Sans objet	Sans objet	Aucune modalité sur les droits de PI indiquée au contrat	Aucune modalité sur les droits de PI indiquée au contrat

3.100 Mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

Pour plus de renseignements sur la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs. Pour plus de renseignements sur le rejet d'une soumission, d'une offre ou d'un arrangement découlant d'une mesure corrective du rendement du fournisseur, voir l'article 5.55 Rejet des soumissions, offres ou arrangements.

3.105 Exception relative à la sécurité nationale

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.105.1 Accords commerciaux et invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

Date d'entrée en vigueur : 2018-12-06

L'exception relative à la sécurité nationale (ESN) prévue dans tous les accords commerciaux du Canada permet au Canada de soustraire l'achat à certaines ou à l'ensemble des modalités d'un accord commercial pertinent, lorsque le Canada le juge nécessaire afin de protéger ses intérêts en matière de sécurité nationale précisés dans le texte de l'ESN. L'objectif de l'ESN est de faire en sorte que les parties à l'accord ne soient en aucune façon tenues de compromettre leurs intérêts en matière de sécurité nationale par l'application des obligations des accords commerciaux.

3.105.5 Textes relatifs à l'exception relative à la sécurité nationale

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

Le texte pertinent à chaque accord commercial se trouve dans les documents suivants :
1. pour l'AECG, Article 19.3 : Exceptions concernant la sécurité et exceptions générales du Chapitre 19;
2. pour l'AMP-OMC, Article III : Exceptions concernant la sécurité et exceptions générales;
3. pour le PTPGP, Article 29.2 : Exceptions concernant la sécurité du Chapitre 29;
4. pour l’ACC Canada-Royaume-Uni, Article I;
5. pour l’Accord de libre-échange Canada-Chili, Article Kbis-16 : Exceptions;
6. pour l’Accord de libre-échange Canada-Colombie, Article 1402 : Sécurité et exceptions générales du Chapitre 14;
7. pour l’Accord de libre-échange Canada-Honduras, Article 17.3 : Sécurité et exceptions générales du Chapitre 17;
8. pour l’Accord de libre-échange Canada-Corée, Article 22.2 : Sécurité nationale du Chapitre 22;
9. pour l’Accord de libre-échange Canada-Panama, Article 16.03 : Sécurité et exceptions générales du Chapitre 16;
10. pour l’Accord de libre-échange Canada-Pérou, Article 1402 : Sécurité et exceptions générales du Chapitre 14.
11. pour l'Accord de libre-échange Canada–Ukraine (ALECU), Article 10.4 : Exceptions concernant la sécurité et exceptions générales du Chapitre 10;
12. pour l'ALEC, Article 801 : Sécurité nationale.
Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), dans sa décision PR-98-005, a conclu que le « niveau le plus élevé de formulation et de conseil en matière de politiques de fond au ministère sur la totalité de l'activité d'approvisionnement... » a le pouvoir d'invoquer l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) afin de soustraire l'achat des accords commerciaux du Canada. L'autorité pour le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux revient au sous-ministre adjoint (SMA) du Programme des approvisionnements (PA).
De plus, conformément au pouvoir conféré au ministre en vertu de l'article 6 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, en conjonction avec l'alinéa 24(2)(d) de la Loi d'interprétation, TPSGC a décidé que ce pouvoir particulier ne sera pas délégué à un cadre supérieur de niveau moins élevé que celui de sous-ministre adjoint, en raison de la nature de l'exception. TPSGC a également décidé que seul le SMA du PA peut invoquer une ESN lorsque le PA de TPSGC est l'autorité contractante. Voir les procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale à la section 3.105.10.
Le fait d'invoquer l'ESN en vertu des accords commerciaux n'influe pas sur l'obligation de se conformer au Règlement sur les marchés de l'État (RME), y compris en ce qui a trait aux raisons justifiant le recours à un fournisseur unique, à d'autres questions liées à la stratégie de sélection des fournisseurs et aux limites de l'agent de négociation des contrats. Les activités d'approvisionnement dans le cadre desquelles on invoque et applique l'ESN demeurent assujetties aux autres règlements et aux autres politiques ministérielles et gouvernementales pertinentes; cela peut comprendre l'affichage d'un avis de projet de marché (APN) ou d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC) dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), le cas échéant, bien que les exigences relatives à la sécurité peuvent y faire obstacle à l'occasion.
Si l'ESN est invoquée et appliquée à un approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent insérer l'énoncé suivant dans tous les avis aux soumissionnaires ainsi que dans tous les documents d'invitation à soumissionner : « Ce marché fait l'objet d'une exception relative à la sécurité nationale; il n'est donc pas assujetti aux dispositions des accords commerciaux. »

3.105.10 Procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

Date d'entrée en vigueur : 2021-04-01

Toute demande d'invocation de l'ESN dans le but de soustraire l'achat d'un accord commercial, ou d'une combinaison desdits accords, sera normalement présentée par le ministère client au SMA du PA pour approbation, peu importe la valeur du marché, lorsque le PA de TPSGC est l'autorité contractante.
La demande doit être présentée sous forme d'une lettre de la personne responsable du niveau équivalent à celui du SMA dans le ministère client. La lettre doit décrire la nature de l'achat proposé et, selon l'accord commercial qui s'applique, comment cela se rapporte :
1. aux « intérêts du Canada en matière de sécurité nationale » ou, en ce qui concerne les obligations internationales du Canada, au « maintien de la paix et de la sécurité internationales ». (ALEC : Article 801); et(ou)
2. aux « intérêts essentiels de sa sécurité, relativement à l'achat d'armes, de munitions ou de matériel de guerre, ou aux achats indispensables à la sécurité nationale ou aux fins de la défense nationale ». [AECG : Article 19.3 (1); AMP-OMC : Article III (1); PTPGP : Article 29.2; Canada-Chili : Article Kbis-16 (1); Canada-Colombie : Article 1402 (1); Canada-Honduras : Article 17.3 (1); Canada-Corée : Article 22.2; Canada-Panama : Article 16.03 (1); Canada-Pérou : Article 1402 (1); ACC Canada-Royaume-Uni : Article I; Canada-Ukraine : Article 10.4 (1)].
Lorsqu'il examinera les demandes d'invocation de l'ESN, le SMA du PA déterminera seulement s'il faut ou non invoquer l'ESN; à cette étape, il ne se penchera pas sur les autres questions comme les méthodes d'approvisionnement, les plans d'approvisionnement ou l'autorisation de conclure un contrat. Les ministères clients devraient travailler avec les agents de négociation des contrats de TPSGC pour déterminer quelle méthode d'approvisionnement utiliser, en parallèle avec toute demande d'approbation de l'ESN. Ils doivent garder à l'esprit que même si l'ESN est invoquée et appliquée à l'approvisionnement, le gouvernement continue d'avoir pour politique d'avoir recours à la concurrence, sous réserve des exceptions relatives à la passation de contrats concurrentiels prévues dans le Règlement sur les marchés de l'État (RME).
Les demandes relatives à l'ESN sont examinées par le Groupe des services spécialisés d'approvisionnement (GSSA) du Secteur des services de soutien en matière d'approvisionnement (SSSA) avant qu'elles soient soumises à l'approbation du SMA du PA. Une fois que le SMA du PA a pris la décision d'invoquer ou non une ESN, le SMA du PA avisera le ministère client par écrit de la décision prise. Pour le processus d'approbation de l'ESN, voir le paragraphe 1.1.4 de l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Nota : Les agents de négociation des contrats désirant obtenir des conseils pour aider les ministères clients à rédiger et à demander l'ESN de façon adéquate devraient communiquer avec le GSSA par courriel, à l'adresse tpsgc.ersnceasns-nsensscc.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Il est fermement recommandé qu'un projet de lettre de demande d'ESN soit envoyé au Groupe des services spécialisés d'approvisionnement pour examen avant qu'il ne soit présenté au SMA responsable au ministère client pour signature. Pour un modèle de lettre de demande d ESN, communiquez avec le GSSA.
À la suite de l'invocation d'une ESN, l'agent de négociation des contrats doit indiquer dans tous les documents d'approvisionnement qu'une ESN a été invoquée et qu'elle est appliquée à l'approvisionnement en question. La raison d'être de l'invocation et les accords commerciaux particuliers dont l'approvisionnement est exclu doivent être énoncés dans les documents d'approbation de l'approvisionnement. Une copie de la lettre d'approbation de l'ESN doit être conservée dans les dossiers.

3.110 Services juridiques

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Tous les avocats des Services juridiques sont des agents du ministère de la Justice. Le rôle de des Services juridiques de TPSGC est de fournir des services juridiques à TPSGC. Les services juridiques relatifs aux achats ne doivent être assurés que par les Services juridiques de TPSGC ou par un bureau régional de Justice Canada, lequel a convenu avec les Services juridiques de TPSGC de fournir les services juridiques à un bureau régional. La participation des Services juridiques à l'examen des documents contractuels proposés a pour objectif de :
1. garantir que les contrats sont juridiquement valables et exécutoires et qu'ils reflètent précisément la relation visée entre le Canada et l'entrepreneur;
2. garantir que les obligations respectives des parties sont exprimées clairement et que les intérêts du Canada sont protégés;
3. déterminer les conséquences des modifications des conditions générales uniformisées relatives aux risques et la responsabilité supplémentaires assumés par le Canada.
Lorsque la participation des Services juridiques est nécessaire, les agents de négociation des contrats doivent fournir au conseiller juridique responsable un accès à tous les documents et dossiers pertinents. Les conseillers juridiques devraient avoir l'occasion d'examiner les documents d'approvisionnement tôt dans le processus d'achat, afin de faciliter la prise de décisions éclairées et l'incorporation des modifications nécessaires. Dans le cadre de l'achat de biens et de services, cela signifie avant l'émission des demandes de soumissions et des demandes d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour tout ce qui est relié à l'administration du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, on doit consulter les Services juridiques avant l'adoption, par les agents de négociation des contrats, de toute mesure ayant force exécutoire.
Les agents de négociation des contrats doivent consulter un conseiller juridique :
1. si cela est déterminé lors de la réalisation d’une évaluation des risques liés aux achats;
2. pour les contrats qui renferment des conditions particulières ou des dérogations aux conditions générales et supplémentaires de TPSGC ou de la Corporation commerciale canadienne;
3. toutes les fois que des travaux sont complétés à la suite d'une demande verbale d'un représentant d'un client et qu'une confirmation de commande est demandée;
4. dans tous les cas où une garantie doit être obtenue afin d'assurer le remboursement d'une dette ou le respect d'une obligation envers le Canada, en particulier pour tous les contrats en vertu desquels le paiement est garanti au moyen d'une lettre de crédit;
5. pour toutes les lettres de confort, d'intention et d'autorisation;
6. pour tous les contrats pouvant soulever des questions relatives à un conflit d'intérêts ou au code régissant l'après-mandat d'anciens fonctionnaires;
7. pour toutes les lettres de crédit;
8. pour toute cession proposée d'un contrat à un tiers;
9. pour tous les cas de séquestre, d'insolvabilité ou de faillite d'un entrepreneur;
10. pour toutes les résiliations pour manquement, raisons de commodité et par consentement mutuel;
11. pour tous les contrats de défense dans lesquels les dispositions de l'article 20 de la Loi sur la production de défense relativement à la propriété de fournitures d'État ou de constructions pourraient s'appliquer;
12. pour tous les protocoles d'entente et les projets de décret.
13. pour toutes modifications conditionnelles (voir l'article 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.)
On peut également communiquer avec les Services juridiques concernant toute question pour laquelle un agent de négociation des contrats croit que des conseils juridiques seraient appropriés ou utiles, entre autres pour ce qui suit :
1. tout contrat proposé pour des services susceptible de donner lieu à l'établissement d'une relation employé-employeur;
2. tout contrat proposé dans lequel une clause stipulant les dommages-intérêts fixés en argent doit être incluse pour couvrir la livraison en retard ou l'exécution non satisfaisante des travaux;
3. tout différend qui survient après l'attribution d'un contrat;
4. toute discussion ou communication avec des avocats externes.
Privilège du secret professionnel de l'avocat
1. Les communications entre un client et son avocat sont protégées par le privilège du secret professionnel de l'avocat et exemptées de divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le privilège du secret professionnel de l'avocat permet aux clients de divulguer tous les renseignements pertinents à leur conseiller juridique en sachant que ces renseignements demeureront confidentiels. Il existe cependant trois conditions pour que le secret professionnel s'applique :
  1. la communication doit être adressée à un avocat praticien occupant un poste de conseiller juridique au gouvernement (cela comprend également un avocat du secteur privé embauché par le ministère de la Justice pour fournir des services juridiques dans certains cas);
  2. la communication doit avoir pour objectif de donner ou de recevoir des conseils juridiques, plutôt que des conseils stratégiques ou des conseils sur des matières extrajudiciaires;
  3. la demande de conseils juridiques et les conseils donnés doivent avoir été prévus comme étant confidentiels. Un avis indiquant que la communication est « protégée par le privilège du secret professionnel de l'avocat » peut ne pas être suffisant pour prouver que les parties prévoyaient que la communication serait protégée. La preuve reposera en fait sur les actions du client qui doit divulguer la communication uniquement aux personnes qui ont un besoin direct de savoir, selon chaque cas. Les agents de négociation des contrats doivent se montrer particulièrement prudents quant aux courriels renfermant des conseils juridiques, et ils ne doivent pas les acheminer à des personnes qui n'ont pas un besoin direct de savoir.
2. Les trois conditions doivent être satisfaites pour que le privilège s'applique. Si l'une quelconque des conditions n'est pas satisfaite, toutes les communications entre l'avocat et le client concernant la matière traitée ne seront plus visés par le secret professionnel.
3. Le privilège du secret professionnel de l'avocat est le privilège du client, qui seul peut y renoncer, intentionnellement ou non intentionnellement. La renonciation intentionnelle se produit lorsqu'un client, après consultation avec un conseiller juridique, décide de divulguer les communications privilégiées en connaissance des conséquences de cette décision. La renonciation non intentionnelle se produit lorsqu'en dépit du fait que les parties souhaitent toujours qu'elle demeure confidentielle, la communication est divulguée à une tierce partie qui n'a pas besoin de savoir. Une fois la communication divulguée à une tierce partie qui n'a pas besoin de savoir, le secret professionnel ne s'applique plus. Cela signifie que les conseils juridiques ne sont plus protégés et qu'ils sont sujets à divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, si aucune autre exception ne s'applique. Cela signifie également que toutes les autres communications relatives au même sujet entre le conseiller juridique et le client peuvent perdre leur privilège et leur protection.
4. Les communications soumises au privilège du secret professionnel de l'avocat peuvent être sujettes à la divulgation obligatoire prévue par la loi. Par exemple, la Loi sur le vérificateur général autorise le vérificateur général à examiner les conseils juridiques sur des questions pertinentes à sa fonction de vérification. Le vérificateur général ne peut pas divulguer les conseils juridiques. La divulgation au vérificateur général ne constitue pas une renonciation au privilège, et l'information demeure confidentielle et protégée par le privilège.
5. Les conseils juridiques ne devraient pas être divulgués à l'insu du conseiller juridique et sans sa recommandation à cet égard. Toutes les questions concernant le privilège du secret professionnel de l'avocat devraient être portées à l'attention des Services juridiques.

3.115 Conférence des soumissionnaires

Date d'entrée en vigueur : 2016-01-28

La conférence des soumissionnaires vise à fournir des renseignements aux fournisseurs et à veiller à ce qu’ils obtiennent tous les mêmes renseignements. Une conférence ne doit avoir lieu que si elle est nécessaire pour que les fournisseurs comprennent pleinement le projet de marché.
La participation des fournisseurs est facultative puisque la conférence des soumissionnaires sert à fournir de l’information et à donner l’occasion aux soumissionnaires de poser des questions au sujet du projet ou du processus de marché, lesquelles peuvent être facilement abordées par courriel si un soumissionnaire ne participe pas à la conférence. Seuls les renseignements fournis avec les participants de la conférence peuvent être fournis avec les soumissionnaires qui n’y ont pas participé.
Lorsqu'une conférence des soumissionnaires est prévue, l'avis de projet de marchés (APM) et les documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que l'on tiendra une conférence des soumissionnaires et indiquer le lieu, la date et l'heure, ainsi que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux).
La clause A9083T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) devrait être utilisée lorsqu’une conférence des soumissionnaires aura lieu et pour fournir les directives pour y participer. La clause A9083T devrait également être utilisée pour préciser le lieu, l'heure et les modalités administratives de la conférence des soumissionnaires dans le document de demande de soumissions. La clause des CCUA équivalente pour les demandes d’offres à commandes est la clause M9083T. Pour les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement, utiliser la clause S0026T.
La conférence des soumissionnaires se tient normalement au bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui émet la demande de soumissions, ou à un autre endroit approprié que ce bureau aura choisi. Il est préférable de choisir un endroit accessible au public afin que les soumissionnaires ne soient pas tenus de détenir une attestation de sécurité valide ou d’être accompagnés par un représentant du gouvernement.
Bien que la conférence des soumissionnaires fasse normalement l'objet d'une seule réunion, la portée de la demande peut exiger la tenue de plusieurs conférences régionales à l'échelle du pays.
La conférence devrait être fixée à une date qui :
1. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner la demande de soumissions;
2. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions;
3. permettra aux soumissionnaires d’obtenir le niveau d’attestation de sécurité requis.
Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom de leurs représentants qui participeront à la réunion ainsi qu’une liste des points qu’ils désirent aborder.
Avant la tenue de la conférence, les agents de négociation des contrats doivent préparer un ordre du jour avec les points à aborder, y compris les questions soulevées par les fournisseurs. TPSGC présidera toutes les conférences des soumissionnaires et préparera un procès-verbal qui comprendra toute précision ou modification apportée aux spécifications qui risquent de modifier le besoin. La participation des ministères clients est également prévue afin qu’ils puissent répondre aux questions portant sur le besoin.
Le procès-verbal de la conférence des soumissionnaires doit être mis à la disposition de tous les participants suffisamment à l'avance pour leur permettre de préparer et présenter leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions. Pour les demandes de soumission initialement affichées dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux doivent également être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être mis à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature délicate des renseignements contenus dans le procès-verbal doit être examinée avant de sélectionner la manière adéquate de le rendre disponible.
Toutes les précisions ou les modifications apportées à la demande de soumissions découlant de la conférence des soumissionnaires seront intégrées par l’entremise d’une modification de la demande de soumissions. Une copie des modifications de la demande de soumissions doit être disponible dans le SEAOG ou, dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, mise à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.
Lorsque cela est possible, l’utilisation de divers moyens techniques comme la vidéoconférence, la téléconférence ou la diffusion Web pourrait être envisagée afin de permettre aux fournisseurs de participer directement ou indirectement à la conférence. Des enregistrements vidéo ou audio de la conférence pourraient être fournis aux fournisseurs qui n'auraient pu y assister; il est toutefois déconseillé de permettre aux fournisseurs d'enregistrer la conférence à leurs propres fins.
Les fournisseurs qui ne participent pas à la conférence des soumissionnaires peuvent tout de même présenter une soumission.

3.116 Visite des lieux

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

La visite des lieux peut être facultative ou obligatoire. Si elle est obligatoire, tous les fournisseurs sont tenus d’y participer, même ceux qui affirment connaître les lieux en question.
La visite des lieux doit être organisée de concert avec le ministère client. Les agents de négociation des contrats devraient toujours y participer.
Lorsqu’une visite des lieux est prévue, l’avis de projet de marchés (APM) et les documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que l’on tiendra une visite facultative ou obligatoire des lieux, et indiquer le lieu, la date, l’heure ainsi que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux). Pour préciser le lieu, l’heure et les modalités administratives de la visite des lieux dans le document de demande de soumission, les clauses A9038T ou A9040T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) doivent être utilisées respectivement pour les visites des lieux facultative ou obligatoire.
La nécessité d’exiger une visite obligatoire des lieux devrait être étudiée attentivement et être bien documentée dans le dossier d’achat dans le cadre de la planification du marché. La décision de rendre la visite des lieux obligatoire devrait tenir compte des coûts et des inconvénients relatifs qui seront imposés aux fournisseurs qui ne résident pas à proximité des lieux.
L‘exigence à l’effet que le fournisseur doive détenir une attestation de sécurité valide au niveau requis pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate doit être prise en compte lors de l’organisation d’une visite des lieux puisque cela peut affecter le calendrier et limiter l’accès des soumissionnaires. Les clauses A9038T ou A9040T du Guide des CCUA, qui doivent être utilisées respectivement pour les visites des lieux facultative ou obligatoire, offrent des options, dépendant si des exigences relatives à la sécurité sont liées à la visite ou non.
1. Pour que les représentants du fournisseur canadien reçoivent une attestation de sécurité du personnel du Programme de sécurité des contrats (PSC), le fournisseur canadien doit déjà avoir obtenu un filtrage et une attestation de sécurité d’organisation.
2. Les attestations de sécurité du personnel peuvent demander du temps selon les antécédents personnels et le niveau d’attestation de sécurité exigé.
3. Les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient convenir de solutions de rechange advenant le cas où une attestation de sécurité ne pourrait être obtenue à temps pour la visite des lieux. Par exemple : La date de la visite des lieux peut-elle être reportée? Si détenir une attestation de sécurité pour l’accès à des renseignements ou à des biens de nature délicate n’est pas nécessaire pour accéder aux lieux, les fournisseurs peuvent-ils simplement être accompagnés par un représentant du gouvernement?
4. Avant la visite des lieux, une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) doit être remplie et soumise au PSC. Une demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) et un formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) peut également être soumis avec la LVERS afin d’entamer le processus de filtrage pour tout soumissionnaire qui ne serait pas encore enregistré auprès du PSC. La section 4.30.15 Sécurité dans le cadre des demandes de soumissions contient des renseignements sur la DI et des détails sur la façon de lancer le processus de filtrage pour les soumissionnaires qui doivent avoir accès à de l’information de nature délicate.
5. Les agents de négociation des contrats doivent confirmer auprès du PSC que les fournisseurs qui visiteront les lieux, ou leur(s) représentant(s), détiennent les attestations de sécurité requises.
6. L’agent de sécurité de l’entreprise du fournisseur est responsable de s’assurer que l’attestations de sécurité de son représentant est valide et au niveau requis pour la visite des lieux.
La visite devrait être fixée à une date qui :
1. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner la demande de soumissions;
2. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir l’attestation de sécurité requise et permettra au PSC de confirmer que les fournisseurs détiennent l’attestation de sécurité requise;
3. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumission.
Lorsqu’une visite obligatoire des lieux est prévue, l’APM et les documents de demandes de soumissions doivent clairement indiquer :
1. que la visite est obligatoire;
2. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate);
3. que les soumissions des fournisseurs qui ne participent pas à la visite seront jugées non recevables.
Si une visite des lieux facultative est prévue, l’APM et les documents de demandes de soumissions doivent clairement indiquer :
1. que la visite est facultative;
2. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate);
3. que les fournisseurs qui ne participent pas à la visite peuvent tout de même présenter une soumission.
Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom de leurs représentants qui visiteront les lieux ainsi qu’une liste des points qu’ils désirent aborder.
Pour toutes les demandes de soumission initialement affichées dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux doivent également être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être mis à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature délicate des renseignements contenus dans les procès-verbaux doit être examinée avant de sélectionner la manière adéquate de les rendre disponibles.
Le ministère client doit être avisé qu’il est tenu d’informer TPSGC de toute précision, ou modification apportée aux spécifications, à la suite de la visite des lieux. La demande de soumissions initiale doit alors être modifiée conformément à ces changements ou précisions.
Les modifications à la demande de soumissions doivent être disponibles dans le SEAOG ou, dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, mises à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.

3.120 Rôles et protocoles d'entente

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des protocoles d'entente des ministères clients lorsqu'ils déterminent les rôles et les responsabilités dans le cadre de la planification et de la gestion des achats. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières concernant la répartition des responsabilités entre TPSGC et le ministère client, ainsi que l'article 9.5.15 Protocole d'entente avec le ministère client concernant les grands projets de l'État.

3.125 Corporation commerciale canadienne

Date d'entrée en vigueur : 2017-04-27

Pour des renseignements sur les achats au nom de la Corporation commerciale canadienne (CCC), les rôles et les responsabilités de la CCC et de TPSGC, ainsi que sur les protocoles d'entente pertinents, voir l'article 9.55 Corporation commerciale canadienne.

3.130 Politique sur le contenu canadien

Date d'entrée en vigueur : 2020-11-19

La Politique sur le contenu canadien est une politique autorisée par le Cabinet. Elle favorise le développement industriel au Canada en limitant, dans des circonstances particulières, la concurrence pour les marchés publics aux fournisseurs de biens et de services canadiens.
Portée
1. La Politique s'applique aux marchés réalisés par Approvisionnements et Services Canada, qui fait maintenant partie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Par conséquent, cette politique s'appliquera en règle générale à la passation de contrats pour des biens et des services par la Direction générale des approvisionnements, sauf pour les catégories d'achats qui ne relevaient pas de l'ancien ASC. La Politique ne s'applique pas lorsqu'un autre ministère du gouvernement passe ses propres marchés et, en règle générale, elle ne s'appliquerait pas aux marchés de travaux de construction qui ont été passés antérieurement par l'ancien Travaux publics Canada.
  De plus, suite à une décision du cabinet, le ministère de la Défense nationale doit appliquer la Politique sur le contenu canadien à toutes les transactions ou commandes applicables lorsqu'il achète ou acquiert autrement des matériels de défense.
2. La Politique s'applique aux achats concurrentiels dont la valeur estimative est de 25 000 $ ou plus, sauf dans les cas suivants :
  1. les marchés publics soumis aux accords commerciaux internationaux
  2. les achats réalisés pour favoriser l'aide aux pays en développement, mais elle s'applique aux achats effectués par l'Agence canadienne de développement international (ACDI) pour son propre compte;
  3. les achats effectués par les bureaux des approvisionnements de TPSGC situés à l'étranger; et
  4. la méthode de sélection autorisée par le Cabinet, y compris pour les retombées industrielles et régionales, la construction navale, la réparation, la révision et la modernisation de mi-durée des navires.
Biens et services canadiens
1. On considère comme des biens canadiens les biens qui sont entièrement fabriqués au Canada. On peut aussi considérer que les produits renfermant des éléments importés sont d'origine canadienne pour les besoins de l'application de cette politique lorsqu'ils ont subi des changements suffisants au Canada de manière à répondre à la définition précisée dans les Règles d'origine de l'Accord Canada-États-Unis-Mexique (ACEUM). Aux fins de la Politique sur le contenu canadien, il faut remplacer le terme « territoire de l’une ou de plusieurs des Parties » qui figure dans les Règles d'origine de l'ACEUM par « le Canada ».
2. On considère que les services fournis par des individus établis au Canada constituent des services canadiens. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de seulement un service, lequel est fourni par plus d'un individu, le service sera considéré comme canadien si au moins 80 pour cent du prix total de la soumission pour le service est fourni par des individus établis au Canada.
3. Autres produits et services canadiens : Les textiles sont considérés comme des produits canadiens lorsqu'ils sont conformes à une règle d'origine modifiée, dont il est possible d'obtenir des exemplaires auprès de la Division des vêtements et textiles, Direction des produits commerciaux et de consommation (DPCC).
4. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la détermination de l'origine des biens ou des services dans le cadre de la Politique sur le contenu canadien, consulter l'annexe 3.6 Politique sur le contenu canadien : règles de détermination de l'origine.
Préparation d'une demande de soumissions
1. Lorsqu'un besoin est visé par la Politique sur le contenu canadien, l'agent de négociation doit d'abord déterminer s'il y a au moins deux fournisseurs admissibles sur le marché. Les fournisseurs admissibles sont ceux qui fournissent des biens ou des services canadiens susceptibles de satisfaire au besoin.
2. Par la suite, selon le nombre de fournisseurs admissibles, l'agent de négociation doit décider si le besoin visé sera limité exclusivement ou conditionnellement aux biens ou services canadiens, ou si le besoin visé sera ouvert à tous les fournisseurs.
  1. Limité exclusivement : la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes sera limitée exclusivement aux fournisseurs qui pourraient offrir des biens ou des services canadiens, lorsque l'agent de négociation des contrats est d'avis qu'il existe, sur le marché, au moins deux de ces fournisseurs.
    1. Les attestations pour les achats concurrentiels limités exclusivement aux biens ou services canadiens figurent dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux clauses A3051T, A3052T, A3053T, A3055T, A3056T et A3059T pour les demandes de soumissions et aux clauses M3051T, M3052T, M3053T, M3055T, M3056T et M3059T pour les demandes d'offres à commandes.
    2. À l'exception des soumissions qui sont dépouillées au cours d'une séance publique, l'agent de négociation de contrats doit établir si :
      1. le soumissionnaire doit accompagner sa soumission de l'attestation du contenu canadien.
      2. le soumissionnaire devrait présenter l'attestation remplie avec sa soumission, mais ce n'est pas obligatoire. Si l'attestation n'est pas remplie et n'accompagne pas la soumission, l'agent de négociation des contrats en informera le soumissionnaire et lui donnera un délai afin de fournir cette attestation remplie. L'agent de négociation de contrats n'oblige normalement pas les soumissionnaires à soumettre des attestations avec leur soumission, sauf si le client a besoin de toute urgence des biens ou des services nécessaires.
    3. Pour les soumissions ouvertes publiquement, le soumissionnaire devra présenter l'attestation remplie avec sa soumission.
  2. Limité conditionnellement : la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes sera limitée conditionnellement lorsque l'agent de négociation des contrats n'est pas certain qu'il existe, sur le marché, au moins deux fournisseurs de biens ou services canadiens.
    1. Les attestations pour les achats concurrentiels limités conditionnellement aux biens ou services canadiens figurent dans le guide des CCUA, aux clauses A3061T, A3062T, A3063T, A3065T, A3066T et A3069T pour les demandes de soumissions et aux clauses M3061T, M3062T, M3063T, M3065T, M3066T et M3069T pour les demandes d'offres à commandes.
    2. Le soumissionnaire doit fournir l'attestation du contenu avec sa soumission.
  3. Ouvert : lorsque l'agent des contrats est d'avis qu'il n'existe pas au moins deux fournisseurs de biens et(ou) de services canadiens, la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes doit s'adresser à tous les fournisseurs. Les soumissionnaires ne sont pas tenus de fournir une attestation.
3. Lorsque la stratégie de sélection des fournisseurs est définie, l'agent de négociation de contrats doit préparer l'avis de projet de marchés (APM). Le marché est alors codé dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) comme suit :
  1. limité exclusivement, code O-5;
  2. limité conditionnellement, code O-4; ou
  3. ouvert, code O-1.
4. Lorsque l'achat est assujetti à la Politique sur le contenu canadien, et que la concurrence a fait l'objet d'une limitation exclusive ou conditionnelle, le soumissionnaire doit attester le contenu canadien en présentant une attestation que le bien ou le service offert satisfait à la définition des biens et des services canadiens.
  1. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de plusieurs biens ou services, l'agent de négociation des contrats doit décider, dès l'étape de la planification de l'achat, si l'attestation de contenu canadien sera présentée en utilisant la méthode globale ou individuelle :
    1. globale : Les soumissions visant plusieurs articles seront attestées globalement. Un minimum de 80 pour cent du prix total de la soumission doit consister en biens canadiens pour satisfaire aux exigences de la Politique; ou
    2. individuelle : Les soumissions visant plusieurs articles qui sont attribuées en utilisant la méthode individuelle seront attestées individuellement. Dans ces cas, les fournisseurs doivent alors indiquer séparément chaque produit qui est conforme à la définition des produits canadiens.
  2. Pour les besoins se composant de plusieurs services, au moins 80 pour cent du prix total de la soumission doit correspondre à des services fournis par des individus établis au Canada.
  3. Pour les besoins se composant d'un mélange de biens et de services, au moins 80 pour cent du prix total de la soumission doit correspondre à des biens et à des services canadiens. Voir l'annexe 3.6 Politique sur le contenu canadien : règles de détermination de l'origine pour un exemple sur la manière de déterminer si les biens et les services satisfont à la règle de 80 pour cent.
  4. Une soumission peut être acceptée en partie sans qu'il soit nécessaire de présenter à nouveau une attestation.
Traitement des soumissions
1. Le fournisseur doit démontrer que sa soumission répond à la définition de biens et(ou) de services canadiens et il doit présenter une attestation remplie. Lorsqu'on utilise les clauses A3052T et A3062T du guide des CCUA pour les demandes de soumissions, et les clauses M3052T et M3062T pour les demandes d'offres à commandes, le fournisseur doit indiquer clairement la nature de chaque produit.
2. Les soumissions auxquelles s'appliquent la Politique sur le contenu canadien seront évaluées comme suit :
  1. Si le processus d'achat était limité exclusivement aux biens et services canadiens et que :
    1. le soumissionnaire devait présenter l'attestation avec sa soumission, seules les soumissions contenant une attestation valide seront évaluées. Le processus d'évaluation des soumissions peut se dérouler lorsque au moins une soumission est accompagnée d'une attestation valable sinon, il faut émettre de nouveau la demande de soumissions; ou
    2. le soumissionnaire ne devait pas présenter l'attestation avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec ce dernier pour lui fournir un délai à l'intérieur duquel il présentera l'attestation remplie. Si le soumissionnaire ne présente pas l'attestation remplie dans le délai prescrit, sa soumission sera jugée non recevable. Une soumission ne doit être transmise au ministère client pour évaluation qu'une fois que l'attestation signée est reçue. Le processus d'évaluation des soumissions peut se poursuivre, à la condition qu'au moins une soumission soit accompagnée d'une attestation valide; sinon, il faut émettre de nouveau la demande de soumission.
  2. Si le processus d'achat était limité conditionnellement aux biens et(ou) services canadiens, l'agent de négociation des contrats doit déterminer s'il y a au moins deux soumissions, qui proviennent de deux soumissionnaires ou plus qui ne sont pas affiliés au sens de la Loi sur la concurrence, L.R.C., 1985, ch. C-34, avec une certification de contenu canadien valide. Il est recommandé que les agents de négociation des contrats effectuent cette détermination comme première étape du processus d'évaluation; toutefois, les agents de négociation des contrats peuvent procéder à la validation des attestations de contenu canadien à tout moment au cours du processus d'évaluation, y compris en même temps que d'autres étapes.
    
    Dans le cas où deux ou plusieurs offres avec une attestation de contenu canadien valide ont été reçues de deux ou plusieurs soumissionnaires non affiliés, l'évaluation sera limitée aux offres avec l'attestation et seules les offres avec une attestation valide seront admissibles à l'attribution du contrat. L'évaluation sera limitée aux offres avec l'attestation; sinon, toutes les offres seront évaluées. Si moins de deux offres de deux soumissionnaires non affiliés avec une certification de contenu canadien valide sont reçues, alors toutes les offres seront évaluées et pourront se voir attribuer le contrat. Si, à un moment quelconque du processus d'évaluation, il est constaté, que ce soit par la détermination de la non-validité des attestations, la détermination que les offres sont non conformes ou le retrait des offres par les soumissionnaires, qu'il n'y a plus deux offres conformes ou plus provenant de deux fournisseurs non affiliés ou plus avec une attestation valide, alors toutes les offres conformes seront éligibles pour l'attribution d'un contrat. (Voir la clause A3070T du guide des CCUA.)
3. TPSGC peut vérifier la validité des attestations. Si une attestation est déclarée non recevable, les biens et(ou) les services offerts sont alors réputés non conformes à la définition du contenu canadien. La vérification des attestations ne doit aucunement influencer le prix proposé ni aucun élément important de la soumission.
Attribution de contrats
Les contrats attribués en fonction des soumissions qui respectent la définition du contenu canadien de la Politique sur le contenu canadien doivent inclure la clause A3060C ou M3060C du guide des CCUA, selon le cas.
Contenu canadien et ERTG ou SAEA
Veuillez communiquer avec tpsgc.rcndgaertgsaea-ncrabclcapsab.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des conseils sur ces situations.
Vérifications et examens discrétionnaires des comptes
L'autorisation permettant des vérifications discrétionnaires des comptes découle soit des clauses contractuelles ou d'une loi (Loi sur la production de défense, article 19). Si un agent de négociation des contrats a des préoccupations en ce qui concerne l'attestation de contenu canadien selon la Politique sur le contenu canadien, il devrait discuter l'usage d'une vérification ou examen discrétionnaire des comptes avec son gestionnaire et la Direction des politiques du Programme des approvisionnements.
Pour plus de renseignements sur les Règles de détermination de l'origine dans le cadre de la Politique sur le contenu canadien, voir l'annexe 3.6 Politique sur le contenu canadien : règles de détermination de l'origine.
Pour plus de renseignements sur la Politique sur le contenu canadien, veuillez communiquer avec l'Unité des accords commerciaux du Secteur de la politique stratégique à tpsgc.paaccordscommerciaux-aptradeagreements.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.135 Surveillants de l'équité

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Les agents de négociation des contrats doivent évaluer formellement, à l’étape de la planification de l’approvisionnement, les mérites du recours aux services d'un surveillant de l'équité pour tous les approvisionnements concurrentiels nécessitant l’approbation du ministre ou une approbation de niveau supérieur ou lorsque l’une des situations suivantes s’applique :

L’évaluation de la complexité des approvisionnements est de niveau 4 ou 5; ou
Le niveau de l’évaluation des risques liés aux achats est « moyen élevé » ou « élevé ».

À l’étape de la planification de l’approvisionnement, les agents de négociation des contrats peuvent envisager l’option de recourir aux services d’un surveillant de l’équité lorsqu’une assurance accrue de l’équité est souhaitée (p.ex., à la demande du client, en cas de litiges antérieurs).
Les agents de négociation des contrats doivent remplir le Formulaire d’évaluation et de recommandation de la surveillance de l’équité PWGSC TPSGC 587-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour les évaluations obligatoires et facultatives de surveillance de l’équité, puis envoyer le formulaire à l’équipe du Programme de surveillance de l’équité, pour consultation, avant de le soumettre aux fins de signature.
Les agents de négociation des marchés présentent ensuite le formulaire pour signature au sous-ministre adjoint (SMA) de la direction générale qui entreprend l’approvisionnement ou au directeur général régional (DGR) si l’approvisionnement est entrepris par une région.
Le formulaire signé est ensuite transmis à l’équipe du Programme de surveillance de l’équité, qui effectuera une évaluation indépendante et présentera une recommandation au SMA, Direction générale de la surveillance (DGS).
Le SMA de la DGS examine la demande et la recommandation et, si cela est justifié, approuve le recours à un surveillant de l’équité. Si la surveillance de l’équité n’est pas recommandée, la demande sera envoyée au sous-ministre, pour prise de la décision finale.
Pour plus de renseignements, consulter la Politique sur la surveillance de l’équité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et le site intranet du Programme de surveillance de l’équité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). (Voir également les articles 1.50 Surveillance de l’équité et 5.25 Recours à des surveillants de l’équité.)

3.140 Établissement du coût du cycle de vie

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

L'établissement du coût du cycle de vie se rattache aux quatre étapes du processus d'achat : de la planification et l'achat à l'utilisation et l'aliénation. Actuellement, la Politique d'achats écologiques s'applique à toutes les activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral. La Politique exige que les considérations liées à la performance environnementale soient intégrées dans le processus de prise de décision en matière d'approvisionnement de la même manière que le prix, le rendement, la qualité et la disponibilité. Pour plus de renseignements et des outils au sujet de l'établissement du coût du cycle de vie, voir l'article 2.20 Achat écologique et définition des besoins.

3.140.1 Exigences générales

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

La Politique d'achats écologiques s'harmonise avec les politiques du Conseil du Trésor (CT) sur les biens et les services acquis, et elle renforce la nécessité de tenir compte de la performance environnementale et des coûts tout au long du cycle de vie des biens et des services acquis, incluant la planification, l'achat, l'utilisation et l'aliénation. Certains éléments de coût relatifs aux facteurs environnementaux, dont on pourrait tenir compte dans l'évaluation de l'optimisation des ressources dans le cadre de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements comprennent :
1. des coûts d'exploitation comme l'énergie ou l'eau consommée par le produit pendant sa durée de vie;
2. les coûts indirects (un équipement de technologie de l'information moins écoénergétique produira plus de chaleur, ce qui forcera le système d'air climatisé du bâtiment à travailler davantage et fera augmenter les frais d'électricité);
3. les coûts administratifs comme le respect des exigences du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT);
4. l'investissement au départ pour économiser par la suite, comme le fait d'exiger un niveau supérieur d'isolation dont les dépenses supplémentaires peuvent être recouvrées grâce à la diminution des coûts d'énergie;
5. le coût des dispositions en matière d'aliénation;
L'établissement total du coût du cycle de vie représente la somme des coûts du produit, des ressources, de l'exploitation, et des imprévus (PREI) relativement à un achat. La technique PREI est essentielle pour l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements. Par le biais de la Politique d'achats écologiques, le Canada a renforcé les considérations liées à la performance environnementale dans le cadre du processus d'achat. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
La technique PREI devrait être utilisée pour les grands projets de l'État et pour les achats dont les coûts d'exploitation représentent une partie importante du coût total du produit, p. ex. les grands projets de construction et les achats de véhicules à moteur. (Voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.)

3.145 Coûts et bénéfices

Date d'entrée en vigueur : 2023-04-20

L’établissement des prix est un catalyseur fondamental de l’obtention de la meilleure valeur possible dans le cadre d’un approvisionnement. Pour établir efficacement des prix, il faut élaborer une stratégie à cet égard qui s’harmonise étroitement avec la stratégie d’approvisionnement global pour s’assurer que les décisions liées à l’établissement des prix sont conformes aux objectifs et aux priorités de l’approvisionnement.
Afin de gérer efficacement une stratégie d’établissement des prix tout au long du cycle d’acquisition et de veiller à ce qu’elle réponde aux objectifs de l’approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent tenir compte des considérations clés suivantes en matière d’établissement des prix (section 2.1 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement) :
1. gérer l’établissement des prix tout au long du cycle d’approvisionnement : surveiller, examiner et évaluer;
2. obtenir des conseils d’expert, au besoin;
3. documenter et justifier toutes les décisions principales relatives à l’établissement des prix et les intégrer dans le contrat;
4. élaborer une stratégie de validation;
5. effectuer la saisie et le suivi des leçons apprises.
Comme les contrats sont attribués de façon concurrentielle et non concurrentielle, le prix contractuel peut être déterminé en utilisant l’établissement des prix en fonction du marché, des prix commerciaux ou les principes d’établissement des prix.
1. En ce qui concerne l’établissement des prix du contrat, le prix est établi lorsqu’il existe une concurrence suffisante pour obtenir plus d’une offre concurrentielle et une comparaison des prix. Le Canada fait tout en son pouvoir pour s’assurer que les prix des biens et des services sont déterminés par le marché dans un contexte de concurrence.
2. Le prix commercial est utilisé par l’entrepreneur pour établir le prix des biens et des services vendus au grand public ou aux entités à des fins non gouvernementales. En d’autres termes, c’est le prix dans le cadre des échanges commerciaux courants entre les acheteurs et les vendeurs, sans négociation. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 3.145.1, Établissement des prix commerciaux.
3. On parle d’établissement des prix négociés lorsqu’un contrat exige un type quelconque de négociation de prix, comme dans les situations suivantes : 1) l’établissement du prix d’un contrat non concurrentiel; 2) la négociation du prix d’un contrat concurrentiel après l’attribution du contrat pour des aspects particuliers de l’établissement du prix qui ne sont pas inclus dans les soumissions financières initiales (c’est-à-dire les modifications du contrat, les prolongations); et 3) l’utilisation de mesures incitatives concernant les coûts. Les principes d’établissement des prix qui se trouvent à la section 5.0 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement doivent être appliqués à tous les scénarios nécessitant une négociation des prix.
  
  Il existe deux grandes catégories de principes d’établissement des prix :
  - Les principes d’établissement des prix fondé sur les coûts représentent l’approche la plus couramment utilisée en l’absence de concurrence au Canada et à l’étranger dans la négociation d’un prix. Le prix contractuel comprend les trois composantes suivantes : 1) la base de coûts, fondée sur les coûts réels ou estimés; 2) le bénéfice, qui est déterminé et appliqué à la base de coûts; et 3) les incitatifs mesures incitatives, le cas échéant. Consultez la section 5.0.1 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement et le chapitre 10, Coûts et bénéfices du Guide des approvisionnements pour obtenir de plus amples renseignements sur les coûts et le bénéfice; et
  - Les autres principes d’établissement des prix fournissent des détails sur le processus à suivre pour la mise en œuvre de solutions de rechange à l’établissement des prix fondé sur les coûts. Cette méthode est utilisée lorsqu’il est justifié qu’une autre méthode d’établissement des prix pourrait générer une meilleure valeur que l’application des principes d’établissement des prix fondé sur les coûts. Consultez la section 5.3 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement et le chapitre 10.75, Autres stratégies d’établissement des prix du Guide des approvisionnements pour obtenir de plus amples renseignements.

3.145.1 Établissement des prix commerciaux

Date d'entrée en vigueur : 2023-04-20

L’établissement des prix commerciaux est le prix des biens et des services habituellement vendus au grand public ou à des entités à des fins non gouvernementales. En d’autres termes, c’est le prix dans le cadre des échanges commerciaux courants entre les acheteurs et les vendeurs, sans négociation. Le prix commercial comprend les frais et les bénéfices de l’entrepreneur.
L’établissement des prix commerciaux s’applique lorsqu’il y a un nombre suffisant d’acheteurs pour établir un prix de marché pertinent pour le bien ou le service. Par exemple, le prix de catalogue publié pour de puissantes jumelles vendues à de nombreux clients diversifiés, comme des particuliers et des entreprises, pour le camping, la chasse, à des fins de loisir ou à des fins industrielles.
L’établissement des prix commerciaux peut aussi s’appliquer à l’ensemble d’un marché ou à des éléments précis de celui-ci, lorsqu’un prix commercial peut être établi. Prenons, par exemple, un contrat comprenant deux éléments majeurs. Le premier élément est un appareil de communication radio vendu à beaucoup d’autres clients, comme des particuliers et des entreprises, et utilisé pour des activités extérieures ou à des fins récréatives ou industrielles. Le deuxième élément est utilisé pour la réparation et l’entretien de ces appareils et ce service n’est habituellement pas offert aux clients de ce fournisseur. Un prix commercial peut être établi pour le premier élément de ce contrat, mais pas pour le second.
Lorsqu’un prix commercial est établi, des preuves suffisantes doivent être obtenues pour valider le prix fourni par un entrepreneur.
Consultez la section 5.0.2 Établissement des prix commerciaux du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour obtenir des renseignements détaillés sur le soutien à l’égard de l’établissement des prix commerciaux et des conseils sur les stratégies à suivre pour obtenir du soutien au moyen de factures comparables.

3.150 Normes et assurance qualité

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.150.1 Normes, spécifications et description de l'achat

Date d'entrée en vigueur : 2019-05-30

On devrait utiliser les normes ou les spécifications canadiennes reconnues pour l'achat de biens et de services, sauf quand cela n'est pas justifié par le volume ou la nature particulière de ce que l'on achète.
Lorsqu'il n'existe pas de normes nationales canadiennes, on devrait utiliser, chaque fois que cela est possible, des spécifications canadiennes élaborées par un organisme rédacteur de normes reconnu. Lorsqu'on ne dispose pas de telles spécifications, on devrait utiliser, si elles sont appropriées, des normes ou des spécifications américaines, internationales ou étrangères pertinentes.
Pour juger de la pertinence de normes ou de spécifications américaines, internationales ou étrangères, l'agent de négociation des contrats devrait consulter le client, et peut faire appel à l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Pour déterminer si ces normes devraient être utilisées, il faut établir dans quelle mesure :
1. la norme ou spécification tient compte du point de vue canadien;
2. la probabilité que les produits que l'on trouve au Canada soient conformes à la norme ou spécification;
3. la probabilité que la norme ou spécification soit discriminatoire à l'égard des produits.
Les agents de négociation des contrats doivent évaluer si les normes, les spécifications (y compris les spécifications élaborées par le client), ou les descriptions d'achat incorporées dans une demande par un client sont pertinentes et applicables.
Si la demande ne comprend pas une norme, une spécification ou une description d'achat en vigueur que l'agent de négociation des contrats juge appropriée, celui-ci doit recommander au client de modifier sa demande afin de l'y ajouter.
Les agents de négociation des contrats sont également responsables de déterminer la nécessité d'établir une nouvelle norme, spécification ou description d'achat, si on ne dispose d'aucune de ces dernières pour un produit ou service particulier.
Les clients sont responsables d'énoncer leurs exigences en matière d'assurance officielle de la qualité (AOQ), ce qui comprend l'assurance, le contrôle et l'inspection de la qualité, dans leur demande et dans la documentation technique qui l'accompagne.
La déclaration du client devrait définir clairement et complètement les exigences techniques et les exigences en matière d'AOQ, et elle doit désigner le responsable de l'inspection et l'endroit où s'effectue celle-ci.
L'ampleur de l'AOQ peut varier, selon les exigences techniques du contrat et les antécédents du soumissionnaire.
L'exigence en matière d'AOQ peut être précisée en tenant compte de ce qui suit :
1. la norme de qualité en fonction de laquelle la vérification sera menée, par exemple ISO 9001-2015, ISO 9001-2015 plus AQAP-2110, ou l'équivalent;
2. la nécessité pour le fournisseur d'établir et de maintenir en place des systèmes en vue d'assurer la qualité;
3. la nécessité pour le fournisseur de donner la preuve de conformité;
4. les mesures de vérification de la qualité qui seront prises par le gouvernement;
5. l'inspection par le destinataire;
6. la nécessité pour le fournisseur de fournir la preuve de conformité selon une spécification ou une norme acceptable d'assurance de la qualité;
7. la nécessité pour le fournisseur de présenter des échantillons pour approbation, tels que fournis avant l'attribution du contrat, des premiers articles de production, de préproduction, d'homologation ou cachetés;
8. la nécessité pour le fournisseur de présenter un plan d'inspection;
9. la nécessité pour le responsable de l'inspection de vérifier si le produit fourni :
  1. est identique à tous égards au produit homologué au cours du processus d'établissement des listes des produits homologués ou de la liste du programme d'homologation (LPH), ou de la liste du programme de certification (LPC);
  2. est fabriqué dans les mêmes conditions que le produit homologué au cours du processus d'établissement des LPH ou LPC;
  3. donne des détails sur les essais, les preuves et le contrôle d'acceptation.
On peut exiger des fournisseurs, en remplacement des conditions ci-dessus, qu'ils se fassent inscrire sur une liste de programme d'homologation acceptable, comme ISO 9001-2015, ISO 9001-2015 plus AQAP-2110, ou l'équivalent, prévoyant des contrôles et des vérifications adéquats.
Lorsque l'option précitée est adoptée, il faut vérifier la conformité du fournisseur aux normes établies. L'agent de négociation des contrats doit informer le client qu'il dispose des programmes de listage de l'ONGC ou d'autres programmes de listage, grâce auxquels il est possible de réduire le besoin d'AOQ. Par exemple, le Programme de certification et d'homologation de l'ONGC et les listes des produits homologués sont exploités sur une base de récupération des coûts et ne comportent pas de frais directs pour le ministère client ni l'utilisation des ressources de ce dernier.
Si la demande d'un client ne précise pas d'exigence en matière d'AOQ, ou prévoit un niveau insuffisant, lorsque la nature de l'achat indique un besoin d'AOQ, l'agent de négociation des contrats doit aider le client à élaborer un cadre approprié d'AOQ et l'informer de l'incidence financière et opérationnelle du fait d'exiger l'AOQ, pour le client, le fournisseur et TPSGC.
Lorsqu'une demande ne précise pas qu'un système d'assurance de la qualité doit être établi, on devrait demander au client de prendre en considération l'établissement d'un tel système dans les cas où :
1. toute non-conformité aurait des répercussions importantes en ce qui a trait à la sécurité d'utilisation du produit, à sa fiabilité ou son exploitation; par exemple, des vêtements pour l'Arctique, des extincteurs et du matériel ou des services de sécurité;
2. il s'agit d'un produit de conception nouvelle, fabriqué selon les spécifications du gouvernement;
3. il s'agit d'un produit ou service pour lequel, dans le passé, les soumissionnaires actuels ne se sont pas conformés aux spécifications, ou de besoins semblables, qui ont donné lieu antérieurement à des plaintes continuelles de la part du client;
4. il s'agit d'un produit d'une grande complexité technique, d'un produit qui présente des exigences d'interchangeabilité rigoureuses, d'un produit « critique » dont la non-conformité aurait pour résultat la défaillance d'un système dont il fait partie;
5. il s'agit d'un produit ou service que l'on achète pour la première fois et pour lequel on ne dispose d'aucun dossier de rendement; ou
6. au moins un fournisseur éventuel a un système de qualité déficient.

Nota 1 : Cette exigence vise à bien protéger à la fois le client et TPSGC.

Nota 2 : L'agent de négociation des contrats peut également tenir compte du système d'assurance de la qualité d'un fournisseur si le besoin a une valeur monétaire importante. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.

3.150.5 Assurance officielle de la qualité à la source

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

On doit avoir recours à l'assurance officielle de la qualité (AOQ) à la source quand l'une des conditions suivantes s'applique :
1. l'auteur de la demande d'achat a désigné un responsable de l'inspection autre que le destinataire;
2. les coûts d'inspection à la source sont justifiés par les avantages retirés;
3. les articles sont tels que la conformité ne peut pas être déterminée convenablement à la réception parce que :
  1. le produit présente des caractéristiques essentielles qui ne sont pas visibles dans l'article final;
  2. le produit présente des caractéristiques de sécurité et de sûreté particulières;
  3. l'emballage ou le conditionnement spécial serait détruit;
  4. la livraison s'effectue à plusieurs endroits; ou
  5. les conditions ou les moyens ne sont pas adéquats au point de destination.
4. le dossier du fournisseur indique une performance marginale ou de qualité insatisfaisante, et les conditions ne permettent pas de s'approvisionner auprès d'autres fournisseurs.
L'AOQ à la source peut être effectuée par un responsable de l'inspection désigné par le client ou par un responsable de l'inspection délégué par TPSGC au nom du client. Dans le cadre de l'inspection, on doit constituer un dossier des données sur le rendement du fournisseur en ce qui a trait à la qualité et faire parvenir au secteur/à la région concerné des copies de tous les rapports d'inspection.
TPSGC a le pouvoir d'imposer des exigences de qualité supplémentaires pour les services de la marine civile, p. ex. l'inspection et les dispositions en vue du soutien technique. Ce pouvoir est prévu dans le document no 749386 du CT, paragraphe VI, recommandation 2, du 5 mai 1977.

3.150.10 Programmes de listage

Date d'entrée en vigueur : 2019-05-30

Les programmes de listage sont destinés à accélérer l'achat et à établir, à l'avance et indépendamment de tout achat déterminé, une liste des produits ou des services qui sont conformes aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Normalement, on établit des programmes d'homologation et de listage dans les situations où :
1. les exigences relatives à des essais retarderaient la livraison;
2. les frais de contrôle d'acceptation seraient prohibitifs;
3. l'assurance préalable de conformité du produit ou de capacité de production du fournisseur est nécessaire;
4. des procédures et du matériel d'essai complexes sont nécessaires;
5. des produits sont achetés à intervalles réguliers et en grandes quantités.
Nota : Avant de passer un contrat, les agents de négociation des contrats devraient vérifier auprès des organismes rédacteurs de normes (responsables du listage), si le produit ou le service offert a été approuvé. (Voir 3.150.10 b))
L'inscription d'un produit ou d'un service sur une liste signifie uniquement que le produit ou le service est conforme aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Le fait de figurer sur la liste ne libère pas le fournisseur de ses obligations contractuelles de livrer des articles ou rendre des services qui satisfont aux exigences définies, et ne garantit pas l'acceptation en vertu d'un contrat.
Tant l'ONGC que le ministère de la Défense nationale (MDN) élaborent et mettent à jour ces listes. L'autorité d'homologation peut retirer l'homologation et rayer un produit d'une liste dans les circonstances suivantes :
1. Modification de la formule. Modification de la formule employée par le fournisseur à l'égard du produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
2. Changement de processus. Modification du procédé de fabrication d'un produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
3. Échec sur le terrain. Échec authentifié sur le terrain attribuable au fait que le produit n'est pas conforme à la norme ou à la spécification pertinente. L'authentification d'un tel échec exige généralement une enquête approfondie accompagnée d'essais en laboratoire. Les utilisateurs devraient signaler à l'autorité d'homologation les échecs sur le terrain dont ils ont connaissance.
4. Échec de vérification. Non-conformité aux exigences d'un essai de vérification du produit ou du système, ou omission de fournir, sur demande, des échantillons pour les essais ou des données pour le maintien de l'homologation.
5. Retrait pour un motif valable. Le fournisseur ne fait plus d'affaires, est déménagé ou ne répond pas aux demandes de prix.
6. Modifications de la norme ou de la spécification. Les listes peuvent être annulées par l'autorité d'homologation responsable lorsque les normes ou spécifications de référence sont annulées, remplacées ou modifiées de façon à influer sur l'homologation existante.
7. Appels. Le fournisseur dont l'homologation est révoquée peut faire un appel en se conformant aux procédures d'appel établies par l'autorité d'homologation.
Nota : Lorsqu'il y des indications de non-conformité, et que TPSGC et le client déterminent qu'un soumissionnaire qualifié ne respecte pas les normes pertinentes, l'agent de négociation des contrats doit en aviser l'autorité d'homologation.
Lorsqu'un programme de listage est utilisé pour un achat, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'Avis de projet de marchés (APM), dans la demande de soumissions, et dans les documents contractuels que le fournisseur et son produit doivent figurer dans la liste appropriée suivante :
1. Liste du programme d'homologation (LPH)
  1. sous-tapis;
  2. agents de sécurité;
  3. cartouches remises à neuf;
  4. vêtements de protection;
  5. pare-vapeur en polyéthylène;
  6. peintures;
  7. mobilier de bureau;
  8. gants médicaux;
  9. Programme d'acceptation des laboratoires;
  10. Entreprise de contrôle à quai;
  11. moquettes;
  12. Programme de certification du personnel affecté aux essais non destructifs;
  13. fournisseurs de services de contrôle de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien;
  14. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur.
2. Liste du programme de certification (LPC) :
  1. pare-vapeur en polyéthylène;
  2. gants en caoutchouc chirurgicaux et pour examen;
  3. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur;
  4. vêtements de protection contre la chaleur et les flammes, destinés aux sapeurs-pompiers;
  5. vêtements de travail portés par les sapeurs-pompiers forestiers à la ligne de feu;
  6. Programme d'acceptation des laboratoires.
3. Liste des systèmes d'assurance de la qualité inscrits ISO 9001 (ISO 9000 - Systèmes de management de la qualité) :
  Ceci est une liste des compagnies qui sont conformes aux modèles de systèmes de la qualité ISO 9001: 2015.
  Nota : L’ISO 9001: 2008 a complétée la période de transition, est annulée et remplacée par la quatrième et toute dernière version standard d’ISO 9001: 2015.
4. Liste des systèmes de management de l'environnement inscrits :
  Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences de l'ISO 14001: 2015 – système de management de l'environnement.
5. Liste des normes d'hygiène et de sécurité au travail certifiées
  Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des normes OHSAS 18001: 1999 relative au système de management de la santé et de la sécurité au travail.
6. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la salubrité des aliments (Avantage Hazard Analysis and Critical Control Point [HACCP] de l'Alberta et de l'Ontario)
  1. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Alberta (AHA!) est un processus structuré permettant d'évaluer un système de management de la salubrité des aliments par rapport à la norme Avantage AHA! du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et du Développement rural de l'Alberta.
  2. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Ontario est un processus officiel dans le cadre duquel un système de gestion de la salubrité des aliments est évalué par rapport à la norme Avantage HACCP du ministère de l'Agriculture, de l'alimentation et des affaires rurales de l'Ontario.
7. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la qualité de l'eau potable (ministère de l'Ontario) :
  Le Programme d'agrément vise à reconnaître les organismes d'exploitation de réseaux résidentiels municipaux d'eau potable qui prouvent, grâce à un agrément par une tierce partie indépendante, que leur système de gestion de la qualité respecte les exigences de la Norme de qualité de l'eau potable on Ontario et qu'ils gèrent leurs réseaux d'eau potable de façon méthodique et systématique.

3.150.15 Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

accumulateurs;
décalcomanie, pour identification militaire;
composants électroniques, actifs : tubes électroniques, modules électroniques;
semi-conducteurs, filtres, microstructures, cristaux piézoélectriques et oscillateurs;
composants électroniques, passifs : condensateurs, connecteurs, relais et résistances;
agents et produits chimiques de lutte contre les incendies;
fondant, soudure liquide, base de colophane;
joints d'étanchéité;
agencements pour tuyaux;
appareils hydrauliques;
matériaux d'isolation et d'emballage;
revêtements marins et industriels et produits connexes;
quincaillerie mécanique;
panneaux d'information, éclairés intégralement;
produits du pétrole;
plaque de plastique, laminée, recouverte de métal;
circuits imprimés;
caoutchouc : tuyaux, pneumatiques et chambres à air;
soudure, pour usage électronique;
fils et câbles.

3.150.20 Office de normes générales du Canada

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.150.20.1 Aperçu de l'Office des normes générales du Canada

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

L'agent de négociation des contrats doit avoir une connaissance de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) et de ses responsabilités. L'ONGC est un organisme du gouvernement fédéral relevant de TPSGC qui offre des services complets d'élaboration de normes et d'évaluation de la conformité axés sur les clients. Ces services appuient les intérêts économiques, réglementaires, de même que les intérêts en matière d'approvisionnement, de santé, de sécurité et d'environnement des parties intéressées, soit le gouvernement, l'industrie et les consommateurs. Au stade de la planification des achats, l'entrepreneur peut être tenu de respecter les normes de l'ONGC pour certaines exigences et de fournir des références dans l'appel d'offres et les documents contractuels.
L'ONGC est accrédité par le Conseil canadien des normes en tant qu'organisme d'élaboration de normes et en tant qu'organisme de certification et d'enregistrement de systèmes de management de la qualité et de management environnemental. Il fournit également des services consultatifs et de la formation relativement aux normes et à la certification. Il est l'autorité de qualification indépendante et tierce de TPSGC.
Note : Il existe d'autres organismes de normalisation accrédités au Canada, et l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec l'ONGC pour obtenir de plus amples renseignements.
L'ONGC élabore et maintient à jour des normes consensuelles ainsi que des programmes de listage d'homologation, de certification et d'enregistrement de systèmes de management de la qualité et de management environnemental à l'appui du processus d’achat et de la promotion de bonnes pratiques commerciales.
L'ONGC fournit également une expertise et des informations sur la normalisation, tant à l’échelle nationale qu'internationale, l'évaluation de l'adéquation des normes, l'enregistrement de systèmes de management de la qualité et de management environnemental. Il fournit également des services d’homologation et de certification de produits et services.
Le catalogue de l'ONGC contient une liste de plus de 60 normes et spécifications dans divers domaines, en français et en anglais, relatives à des produits et des services; des programmes de listage pour un certain nombre de ces produits et services et d'autres services offerts par l'ONGC.
Les organismes gouvernementaux, les fournisseurs et le grand public peuvent obtenir les publications de l'ONGC, des renseignements sur les programmes de listage ou la documentation requise pour soumettre une demande dans le cadre d’un des programmes de listage en communiquant avec :

l’Office des normes générales du Canada

Courriel : ONGC.CGSB@tpsgc-pwgsc.gc.ca

OU

En visitant le site Web de l'Office des normes générales du Canada.

3.150.20.5 Listes, spécifications ou normes nouvelles

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

Lorsque l'on a établi la nécessité d'une nouvelle norme, une nouvelle spécification ou un nouveau programme de listage et qu'aucun document ni listage approprié n'est en cours d'élaboration, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec l'ONGC ou suggérer aux clients de la faire, puisque ceux-ci sont responsables de la définition des exigences techniques.
Si le projet de norme est limité à un seul client ou secteur/région, un programme de qualification client/secteur/région peut être mis en place. Les procédures, qui ne limitent pas la concurrence et l'égalité des chances pour tous les fournisseurs doivent être établies par le client/secteur/région concerné, et la diffusion des listes devrait être limitée si des critères autres que le rendement technique sont utilisés. Lorsque des listes de clients/secteurs/régions sont distribuées, les critères de qualification doivent être indiqués.

3.150.25 Appareillage électrique

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Il incombe au client de déterminer si l'appareillage requis est soumis aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I, et de préciser les cas où celui-ci devra être certifié ou approuvé en vertu du Code.
Il incombe aux fournisseurs de se conformer aux codes et aux normes de construction, y compris aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I.
Si l'appareillage électrique doit être certifié ou approuvé, les documents de demandes de soumissions doivent renfermer une clause appropriée indiquant l'organisme accrédité par le Conseil canadien des normes. Les clauses figurent à la sous-section 5-B du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.
L'appareillage électrique doit être spécialement inspecté par un organisme approuvé par le Chef - inspecteur d'appareils électriques de la province, territoire ou ville, où l'appareillage électrique doit être installé et exploité.

3.155 Cartes d'achat

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.155.1 Cartes d'achat dans la passation de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2017-06-21

Les agents de négociation des contrats doivent connaître l'utilisation et l'application des « cartes d'achat ». Conformément à cette politique qui a pour objectif d'offrir un moyen facile et pratique de se procurer des biens et des services tout en assurant un contrôle financier efficace. C'est la politique du gouvernement d'utiliser la carte d'achat pour approvisionner les ministères en biens et en services, et d'en faire le paiement, (dans les limites des pouvoirs déléguées aux ministères) lorsqu'il est efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel, de recourir à cette méthode. La politique s'applique à toutes les organisations désignées comme ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les agents de négociation des contrats sont invités à consulter Directive sur les paiements.

3.155.5 Gestion des cartes d'achat

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

La carte d'achat a été au premier plan de la majorité des améliorations du processus d'achat et de paiement dans les ministères clients. L'utilisation accrue des cartes d'achat a eu des effets sur le cadre de contrôle traditionnel sur support papier. Le Bureau du vérificateur général, qui a procédé à un examen général de l'utilisation des cartes d'achat, a insisté, dans son rapport, sur la nécessité pour les ministères de mettre en place de meilleurs contrôles et une meilleure surveillance.
Les « cartes d'achat ministériel » sont conçues pour éliminer le support papier du processus d'achat. Ces cartes permettent à un employé de faire des achats à crédit qui seront payés en entier par le ministère à l'émetteur de la carte utilisée. Les cartes ne comportent pas de frais et des rabais conditionnels peuvent être obtenus en échange du règlement électronique ou d'un règlement plus rapide, ou des deux.
Comme pour une carte de crédit individuelle :
1. le titulaire reçoit un relevé mensuel sur lequel sont énumérés ses achats;
2. chaque titulaire possède une limite de crédit;
3. les fournisseurs reçoivent de 97 à 98,5 p. 100 du prix d'achat dans les deux jours suivant l'achat.
À la différence d'une carte de crédit individuelle :
1. le ministère est tenu de payer des factures individuelles pour chaque carte ou une facture « unifiée » résumant les achats du mois effectués par tous les titulaires;
2. une responsabilité maximale de 50 $ est établie pour le ministère en cas d'utilisation frauduleuse de la carte;
3. il existe une application spéciale des pouvoirs financiers;
4. un ministère peut avoir accès à toutes les transactions effectuées au moyen d'une carte.
La carte est émise au nom de l'employé qui est désigné responsable des achats; cependant, la responsabilité incombe d'abord au ministère parrain. Il faut retenir avant tout que le montant des achats et les limites mensuelles des cartes d'achat sont contrôlés par l'organisation qui utilise la carte.
L'utilisation de cartes d'achat dans les ministères et organismes fédéraux présente des possibilités d'économie très importantes au chapitre du processus des achats jusqu'au paiement. Les ministères clients peuvent réduire et simplifier le processus d'achat de biens et de services grâce à l'utilisation des cartes d'achat. Les commandes d'achat locales et les petites caisses sont éliminées, et un seul paiement est effectué pour des achats multiples. La facilité et la souplesse d'utilisation des cartes incitent à n'acheter qu'à mesure que les besoins se déclarent, plutôt que d'acheter en nombre. En utilisant une carte d'achat et en réglant ensuite ces achats par voie électronique, il est possible de réaliser des économies importantes. Pour l'ensemble du gouvernement, cette méthode permet d'éliminer des frais substantiels pour l'ensemble du processus d'achat.

3.160 Paiements de redevances et contrats de licence

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Si des paiements de redevance, des accords d'assistance technique ou des licences de fabrication sont exigés ou prévus comme cela est exigé, l'agent de négociation des contrats doit planifier en conséquence dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement présentée pour approbation. L'établissement de ces types d'accord peut prendre beaucoup de temps et être très complexe.
Dans le cadre de l'exécution de certains contrats, principalement ceux qui relèvent de la défense, les entrepreneurs peuvent avoir à obtenir de l'aide technique ou des licences de fabrication de tiers.
Selon la pratique commerciale courante, l'entrepreneur conclut une entente portant sur l'assistance technique et(ou) sur un contrat de licence. Cependant, dans certains cas, il peut être plus avantageux pour le Canada, de conclure, en son nom propre, un contrat de licence, lorsque sont en cause des inventions, des brevets, des droits d'auteur, des secrets commerciaux, des marques de commerce, des données techniques, de l'expertise et des dessins industriels.
Afin de ne pas avoir à payer des droits qui appartiennent déjà au gouvernement, les agents de négociation des contrats devraient s'assurer qu'il n'existe pas de contrat de licence conclu au nom du Canada qui pourraient éviter de payer des redevances.
Les agents de négociation des contrats devraient réduire au minimum l'utilisation de produits brevetés en établissant des exigences de rendement plutôt que des caractéristiques de produits. Lorsqu'il n'y a pas d'autre choix, on épuise d'abord toutes les possibilités du marché pour l'achat de produits brevetés par la voie d'accords de production en vertu de licences, de redevances, etc., avant d'avoir recours à l'article 19 de la Loi sur les brevets ou l'article 22 de la Loi sur la production de défense.
Le paiement d'une redevance d'au plus 5 p. 100 du prix de vente de l'article breveté requiert l'approbation d'un directeur. Une redevance de plus de 5 p. 100 doit être approuvée par le sous-ministre avant de conclure un contrat.
Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant toute la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
Lorsque l'approbation du sous-ministre pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100 est requise, les renseignements suivants doivent être fournis à la partie 2 de la Demande de contrat :
1. des précisions sur les redevances;
2. une estimation des achats ultérieurs prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation;
3. les observations des Services juridiques.
De concert avec les Services juridiques, l'agent de négociation des contrats doit examiner les avantages et les désavantages de l'obtention d'une licence au nom du Canada ou de l'entrepreneur. Ces avantages et désavantages doivent être examinés par rapport à la nature des fournitures qui seront fabriquées, des dépenses engagées par le Canada, des achats éventuels du Canada et de la relation qui existe entre l'entrepreneur éventuel et le concédant (par exemple, l'entrepreneur peut être une filiale du concédant).
Avantages- Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :
1. négocier les modalités et s'assurer qu'aucune restriction n'est imposée relativement à l'utilisation, la vente, la location ou l'échange des fournitures. Des restrictions de cette nature pourraient éventuellement empêcher le Canada de remplir les obligations qu'il a contractées dans le cadre d'accords de défense internationaux;
2. disposer d'une latitude absolue en ce qui concerne le choix des entrepreneurs;
3. surveiller la façon dont l'assistance technique nécessaire sera fournie et utilisée.
Désavantages–Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :
1. entrer dans des négociations contractuelles distinctes du contrat qui l'intéresse;
2. devoir assumer de lourdes responsabilités en matière de secret, de non-divulgation et d'obligation d'informer le concédant des améliorations et des nouveaux perfectionnements;
3. être lié par toutes les modalités de l'accord et devoir payer des redevances à un taux préétabli et assumer d'autres responsabilités pendant une longue période.
Les redevances que les entrepreneurs et leurs sous-traitants doivent payer à des tiers, dans le cadre de l'exécution d'un contrat de défense, seront payées si elles sont valables dans la soumission, et si le Canada juge que les montants facturés sont acceptables.
Lorsqu'un contrat de licence doit être conclu au nom de l'entrepreneur, l'approbation pour un tel contrat peut être demandée en même temps que l'approbation pour l'achat des biens ou des services.
Lorsque la licence doit être au nom du Canada, l'agent de négociation des contrats devrait, au moment où il négocie le contrat de licence et le montant de la redevance prendre en considération les éléments suivants :
1. les droits de fabrication, dont l'utilisation des brevets et des dessins du concédant;
2. l'assistance technique, notamment :
  1. la production de plans, dessins et devis descriptifs, etc.;
  2. les jours-personnes consacrés par le concédant aux études techniques, à la fois à l'établissement du concédant et à celui du fabricant choisi par le Canada;
  3. les frais de déplacement et de subsistance versés aux représentants du concédant;
3. obtenir, au nom du Canada, le droit de modifier ou de faire modifier les plans, dessins, etc., et, au besoin, de construire ou faire construire ou de réparer ou faire réparer les articles en question par une entreprise autre que celle du concédant.
L'approbation du sous-ministre adjoint est exigée avant la conclusion de toute entente contractuelle visant l'exercice des droits du Canada en vertu de l'article 22 de la Loi sur la production de défense ou de l'article 19 de la Loi sur les brevets. Les droits dévolus au Canada par ces lois ne doivent être exercés que dans des circonstances exceptionnelles, en tenant compte de l'intérêt du public et après avoir épuisé toutes les possibilités du marché.

Nota : Des exemples de circonstances pourraient être le cas lorsque le titulaire d'un brevet refuse de produire ou d'autoriser des tiers à produire, en vertu d'une licence, un produit vital pour la défense du Canada, ou encore, lorsque la situation de monopole créée par le brevet entraîne l'imposition de prix déraisonnables au Canada. Il serait très inusité que ces droits soient exercés pour autre chose que du matériel de défense.

3.165 Marchandises contrôlées

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Depuis le 30 avril 2001, aucune nouvelle marchandise contrôlée ne peut-être fournie, à moins que les personnes ne soient inscrites, exemptées ou exclues par le Programme des marchandises contrôlées. Le projet de loi S-25 a modifié la Loi sur la production de défense en établissant un nouveau régime pour réglementer l'accès à certains biens, documentation technique, et technologie militaires contrôlés et de nature militaire, désignés sous le nom de marchandises contrôlées.
Même si la demande de soumissions ne porte pas sur des marchandises contrôlées, il se peut que les propositions présentées en contiennent. Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas inscrites, exemptées ou exclues, conformément au Programme des marchandises contrôlées.

3.170 Construction de navires, réparation, radoub et modernisation

Date d'entrée en vigueur : 2020-11-19

Les procédures que suit TPSGC pour la sélection de fournisseurs devant effectuer des travaux sur les navires du gouvernement canadien sont tirées de la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale du gouvernement. Cette politique vise à encourager la concurrence entre les divers chantiers navals du Canada. Pour tous les besoins concurrentiels en matière de construction navale, tels que définis par la Politique et assujettis à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les détails relatifs aux restrictions ou aux pratiques sont clairement stipulés dans l'avis de projet de marchés ou la demande de soumissions.

3.170.1 Renseignements à inclure dans l'Avis de projet de marchés et à l'adjudication de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2010-08-16

L'APM et la demande de soumissions doivent porter la mention suivante :

« Pour le présent besoin, la stratégie de sélection du fournisseur sera restreinte à la province ou territoire d'origine (selon le cas) ou zone d'origine (selon le cas) conformément à la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale »

Dans le cas de besoins dont la valeur est inférieure à 2 M $ et assujettis à la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale, l'avis d'adjudication de contrat doit également contenir lesdits détails.

3.170.5 Approvisionnement en matière de construction navale

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Remarque : Les procédures suivantes ne s'appliquent que lorsque le besoin n'est pas assujetti à un quelconque accord commercial international. La « construction et réparation navales » ne sont couvertes par aucun des accords commerciaux internationaux.

Voici les définitions qui s'appliquent à la stratégie concernant le choix des fournisseurs pour les marchés de construction, de réparation, de radoub et de modernisation de mi-vie des navires.
1. Origine du navire - le port d'attache opérationnel du navire.
2. Zone d'origine - on reconnaît les zones d'origine suivantes : Est du Canada : Canada atlantique (Terre-Neuve et Labrador, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-Écosse et Nouveau-Brunswick), Québec et Ontario. Ouest du Canada : tous les chantiers navals situés à l'ouest de l'Ontario ainsi qu'au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest.
3. Province ou territoire d'origine - toutes les provinces et tous les territoires d'origine sont reconnus.
Dans le cas des marchés dont la valeur est de 25 000 $ ou moins, la concurrence peut se limiter à la province ou au territoire d'origine du navire.
Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des demandes de soumissions en régime de concurrence au niveau national doivent être lancées dans les circonstances suivantes :
1. Le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation de soumissions concurrentielles selon des normes reconnues.
2. Des chantiers navals libres, à l'Est et dans l'Ouest du Canada, possèdent la capacité technique nécessaire pour exécuter le travail.
3. Le navire acheté est d'un type qui peut être transporté et les coûts imprévus (voir 3.170.10 (c)) de ce transport ne sont pas disproportionnés par rapport au coût total.
Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des demandes de soumissions en régime de concurrence doivent être lancées dans la zone d'origine lorsque les conditions énumérées ci-dessus, à l'exception de la procédure c.iii., sont respectées.

3.170.10 Travaux de réparation, de radoub et de modernisation

Date d'entrée en vigueur : 2010-08-16

Les travaux de réparation, de radoub et de modernisation de mi-vie de navires dont la valeur est supérieure à 25 000 $ feront l'objet d'une invitation à soumissionner dans la région d'origine du navire, à condition qu'il existe une concurrence suffisante.
Si les conditions permettant une concurrence suffisante (deux soumissionnaires ou plus) ne sont pas présentes, le besoin pourra toujours être comblé dans la zone d'origine pourvu qu'un contrat satisfaisant puisse être négocié avec le chantier naval libre capable de réaliser les travaux. S'il n'est pas possible de négocier un contrat satisfaisant, la zone de concurrence devra être élargie à tout le pays.
Les coûts imprévus pour la réparation, le radoub et la modernisation de navires seront uniquement les coûts qui sont directement liés au transport des navires comme il est indiqué ci-dessous :
1. Dans le cas des navires qui peuvent être transportés sans équipage Les documents d'invitation à soumissionner doivent préciser le point de départ et le point de livraison. Les soumissionnaires devront proposer un coût pour le transport du navire à partir du point de départ et, une fois les travaux terminés, pour le transport du navire au point de livraison. Lorsque l'État conservera la responsabilité de la livraison du navire entre le chantier naval ou l'installation de radoub et le port d'attache du navire, par remorquage commercial, par transport par rail, par route ou par un autre moyen approprié, les documents d'invitation à soumissionner devront indiquer le coût du transport du navire, qui sera ajouté au prix évalué. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA.)
2. Dans le cas des navires qui sont transportés avec un équipage Les documents d'invitation à soumissionner doivent indiquer le coût imprévu qui sera ajouté au prix évalué pour le transport du navire et de son équipage minimum de livraison d'après la distance géographique entre le port d'attache du navire et le chantier naval ou l'installation de radoub où les travaux seront exécutés, et
  1. Le coût du carburant selon le prix actuel du marché et selon la consommation de carburant par le navire à sa vitesse la plus économique.
  2. Dans le cas des radoubs de navires sans équipage, les coûts de transport de l'équipage minimum de livraison selon les dernières directives du Conseil du Trésor. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA).
  3. Dans le cas des radoubs de navires avec équipage, les coûts imprévus ne comprendront que le coût du carburant nécessaire au transport du navire et ne comprendront aucun coût de transport de l'équipage. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA).
Les achats par attribution directe de contrats à des chantiers particuliers ne doivent se faire que lorsque les conditions permettant une concurrence à l'échelle du pays, d'une zone ou d'une province ou d'un territoire ne sont pas présentes. Cela peut se produire dans l'un ou l'autre des cas ci-après :
1. Un seul chantier est capable de réaliser le travail.
2. Pour l'exécution du travail, il faut avoir accès à des installations spéciales qui se trouvent à proximité d'un seul chantier.
3. Les exigences ne sont pas suffisamment définies pour permettre l'évaluation de soumissions concurrentielles selon les normes généralement reconnues.
4. Un besoin urgent nécessite l'utilisation du chantier le plus près qui peut exécuter le travail.
5. Des exigences opérationnelles spéciales de la part du client limitent le déplacement du navire au-delà d'un endroit précis.

3.175 Achats liés à la défense des États-Unis

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les achats de biens et de services militaires effectués par le Canada sont souvent liés et techniquement intégrés à des biens et à des services identiques ou comparables à ceux qui font l'objet d'achats militaires des États-Unis (É.-U.). Par conséquent, le Canada et les É.-U. ont convenu de partager les données et le matériel techniques auxquels il n'est pas facile d'accéder pour réaliser un achat, ou de permettre d'y accéder.
L'agent de négociation des contrats doit savoir que des ententes et des processus existent entre le Canada et les É.-U. pour faciliter l'accès aux données et au matériel techniques dans le cadre de la planification des achats et de l'élaboration de la stratégie. Pour plus de renseignements, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
Il existe trois sujets de préoccupation pour l'agent de négociation des contrats dans la planification des achats militaires dans le cadre des efforts de marchés communs entre le Canada et les É.-U. :
1. Programme mixte d'agrément;
2. ventes de matériel militaire à l'étranger
3. Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense.

3.176 Approvisionnements du Bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en Europe – Allemagne

Date d'entrée en vigueur : 2014-06-26

Conformément aux obligations du Canada en vertu de l’Organisation du traité de l’Atlantique Nord (OTAN) – Convention sur le statut des forces, toutes les demandes de soumissions et tous les contrats et approvisionnements entrepris par le Bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en Europe (TPSGC Europe) situé à Koblenz, en Allemagne, doivent respecter les lois allemandes. Cela étant dit, tous les approvisionnements de TPSGC Europe doivent aussi respecter les procédures et les politiques du Programme des approvisionnements dans toute la mesure du possible.

3.180 Programme mixte d'agrément

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Un protocole d'entente entre le ministre de la Défense nationale et le Secrétariat de la Défense des États-Unis établit un programme mixte d'agrément qui accorde aux entrepreneurs agréés de chaque pays un accès mutuel aux données techniques non classifiées des deux pays. Le protocole veille à ce que des contrôles et des mécanismes d'application efficaces et appropriés soient établis dans chaque pays pour protéger ces données techniques. Le Règlement sur le contrôle des données techniques est le document sur lequel est fondée la mise en application de ce programme.

3.185 Ventes de matériel militaire à l'étranger

Date d'entrée en vigueur : 2016-01-28

Le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger est une méthode mutuellement profitable pour les gouvernements pour l'achat d'articles et de services de défense provenant des É.-U.
Le recours à un fournisseur unique dans le cadre du programme de vente de matériel militaire des É.-U. à l'étranger peut être envisagé comme méthode d'approvisionnement lorsque les biens ou les services requis concernent l'équipement militaire d'origine américaine et lorsque, selon les renseignements dont on dispose à ce moment, les biens ou les services en question sont disponibles, ou peuvent l’être, auprès du DoD des É.-U.
Lorsque l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) détermine qu'il faut avoir recours à un fournisseur unique dans le cadre du programme de vente de matériel militaire des É.-U. à l'étranger, la demande est acheminée au bureau de TPSGC à Washington. La décision d’avoir recours à un fournisseur unique dans le cadre du programme de vente de matériel militaire des É.-U. à l'étranger doit être convenablement documentée.
De plus amples renseignements au sujet du programme de vente de matériel militaire des É.-U. à l'étranger sont fournis à l'article 9.15 Vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger.

3.190 Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense

Date d'entrée en vigueur : 2021-12-02

Le Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense sert à assurer la disponibilité rapide des ressources de l'industrie nécessaires pour répondre aux exigences courantes du programme national de défense et de préparatifs d'urgence, et à établir un système de fonctionnement visant à assurer une réponse rapide de l'industrie en situation d'urgence nationale. Les cotes de priorité ont pour objet d'appuyer les programmes de défense autorisés sous réserve de certaines exceptions.
Les agents de négociation des contrats doivent demander l'aide de l'agent des priorités de défense, tpsgc.dgaprioritesdedefense-acqbdefencepriorities.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin de déterminer si le système peut être utilisé pour les achats effectués aux États-Unis, dans le cas d'un contrat lié à la défense. Avant l'attribution d'un contrat, et en tenant compte de ce qui précède, les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause appropriée du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs américains, et dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs canadiens.
Pour diverses raisons, il est possible que des fournisseurs américains soient incapables de fournir du matériel à des entrepreneurs canadiens dans les délais voulus, même si l'on a rapidement demandé et obtenu une cote de priorité.

3.195 Gestion des risques

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.195.1 Politique sur la gestion des risques du Secrétariat du Conseil du Trésor

Date d'entrée en vigueur : 2017-08-17

La Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trésor (CT) fournit un cadre pour la gestion des risques au sein du gouvernement du Canada.
L'objectif de la Politique est de sauvegarder la propriété et les intérêts du gouvernement, ainsi que les intérêts des employés dans l'exercice de leurs fonctions. Le CT est responsable de surveiller si la Politique permet d'appuyer les programmes de gestion des risques du ministère.
La Politique établit qu'il appartient à chaque ministère de gérer efficacement ses propres risques. Les ministères sont responsables d'obtenir les indemnisations nécessaires pour les pertes, ainsi que la restitution et la récupération des biens dans l'éventualité d'incidents néfastes ou préjudiciables découlant au sein de leur ministère. Les ministères doivent se conformer aux politiques du CT suivantes : Politique sur les services juridiques et l'indemnisation et Directive sur les paiements. Pour plus de renseignements sur les demandes de versements supplémentaires, voir l'article 8.55 Demande de versement supplémentaire.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère les risques liés au processus d'achat en appliquant un plan d'achat et une structure contractuelle seins qui réduisent l'exposition du Canada à une perte. TPSGC collabore avec les ministères clients pendant le processus de passation de contrats afin d'aider le client à comprendre le processus de gestion des risques relativement à leurs responsabilités.

3.195.5 Processus de gestion des risques liés à la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur

Date d'entrée en vigueur : 2011-10-04

3.195.5.1 Processus de gestion des risques liés à la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur - Renseignements généraux

Date d'entrée en vigueur : 2015-09-24

Le processus de gestion des risques est tout simplement un processus de gestion qui s'applique au risque et qui comprend les étapes suivantes :

identification et analyse des risques;
examen des techniques de gestion des risques;
sélection d'une ou de plusieurs techniques appropriées;
mise en œuvre des techniques choisies;
surveillance des résultats.

3.195.5.5 Évaluation des risques

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

L'évaluation des risques est le processus dans le cadre duquel les risques et leurs résultats possibles sont déterminés et mesurés d'après leur probabilité de se produire et leur degré de gravité. Le résultat de l'évaluation des risques est un rapport sur la valeur quantifiée des risques, utilisé pour orienter la prise de décision dans le processus de passation de contrats. L'évaluation des risques est un outil important, car il constitue la base du processus de prise de décision fondé sur les risques.
La profondeur et la complexité des évaluations des risques qui sont effectuées par les organismes clients, comme les auteurs de la demande d'achat, peuvent varier. Les évaluations des risques peuvent être réalisées par des entreprises à forfait dans le cadre d'une offre à commandes ou directement par un organisme client. La décision quant à savoir qui effectue l'évaluation des risques doit tenir compte de la capacité technique, des ressources et du financement.
Chaque évaluation des risques doit examiner et mesurer les sources de pertes (risques) potentielles sur lesquelles l'entrepreneur exerce un contrôle. L'évaluation des risques peut également déterminer et distinguer les risques sur lesquels le ministère client exerce un contrôle. Des exemples de risques généraux comprennent notamment la propriété, les biens, la responsabilité juridique, le personnel et la réputation.
L'évaluation des risques se fonde sur les divers risques que l'organisme client recense. L'information sur les risques peut provenir de diverses sources, telles que les documents, les données, les questionnaires, les enquêtes, les essais exploratoires et les descriptions des processus.

3.195.5.10 Contrôle des risques

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le contrôle des risques comprend le traitement des risques qui exigent la prise de mesures pour éviter, prévenir, réduire ou transférer les pertes. Le contrôle des risques peut se produire avant ou après la survenance d'une perte. Les diverses méthodes de contrôle des pertes exigent habituellement qu'un organisme élabore, mette en œuvre et tienne divers processus et procédures afin d'assurer l'efficacité et la réussite du programme de contrôle des risques.

L'évitement des pertes est la technique par laquelle un organisme s'abstient de diverses activités en raison du degré de gravité du risque. Par exemple, un entrepreneur peut fermer un secteur d'activité donné parce que les pertes subies par ce dernier menacent la viabilité de l'entreprise. Par exemple, une entreprise de services alimentaires peut vendre son secteur d'activité lié aux produits du tabac à cause de la possibilité que des recours collectifs coûteux soient intentés.
La prévention des pertes est la technique utilisée pour empêcher l'occurrence de pertes ou pour réduire la probabilité qu'elles se produisent. On retrouve souvent des mesures de prévention des pertes dans les processus techniques ou automatisés, tels que la détection des intrusions et le contrôle de l'accès. Sous leur forme plus simple, les mesures de prévention des pertes peuvent comprendre des éléments comme les miroirs à grand angle sur les véhicules pour prévenir les accidents en marche arrière.
La réduction des perte sest la technique utilisée pour réduire les conséquences d'une perte une fois qu'elle s'est produite. Les mesures de réduction des pertes peuvent comprendre les systèmes techniques, tels que les systèmes automatiques d'extinction incendie (p. ex., les extincteurs). De telles mesures peuvent se trouver dans les processus d'application de gestion, tels que les plans de continuité des opérations ou les programmes de gestion des crises.
Le transfert par contrat aux fins du contrôle est une mesure de contrôle des risques qui utilise des conditions contractuelles pour transférer le risque de perte ou l'obligation de contrôler les pertes pour un entrepreneur. Une de ses formes les plus remarquables est l'exigence contractuelle relative à l'indemnisation, qui oblige l'entrepreneur à dédommager les pertes qu'il cause. En plus d'une condition d'indemnisation, un contrat peut contenir d'autres conditions, telles que la responsabilité pour les pertes, qui peut viser précisément des types de pertes et le montant de l'obligation financière. De plus, l'entrepreneur peut devoir gérer et surveiller les pertes dans la réalisation du contrat et faire rapport aux clients.

3.195.5.15 Financement des risques

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le financement des risques est la technique selon laquelle les organismes fournissent un financement pour les pertes possibles. Bien que la forme la plus connue de financement des risques soit l'assurance, il existe d'autres méthodes auxquelles on a fréquemment recours. Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance dans les risques liés à la gestion auxquels il est exposé et sur lesquels il exerce un contrôle.
Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance à titre de méthode par défaut pour son propre financement des risques parce qu'il dispose du pouvoir législatif et de la capacité, comme entité souveraine, de lever des fonds directement pour assumer les pertes.
Il incombe aux entrepreneurs de financer les risques sur lesquels ils exercent un contrôle. Bien que d'autres options de financement des risques soient disponibles, les entrepreneurs ont le plus souvent recours à l'assurance commerciale pour financer leurs risques. Les entrepreneurs font appel au marché de l'assurance commerciale pour obtenir de l'assurance et, sur le marché, les polices d'assurance sont souscrites et financées par les assureurs, tandis que les courtiers d'assurance assument les fonctions de marketing et de distribution.
Les entrepreneurs peuvent gérer le financement des risques selon divers modèles :
1. le transfert d'assurance, selon lequel l'entrepreneur achète une assurance commerciale, avec des franchises standard, transférant la majeure partie des risques financiers à l'assureur en échange d'une prime;
2. la rétention auto-assurée, qui veut que l'entrepreneur assume la responsabilité financière jusqu'à un certain niveau et qu'il transfère aux assureurs les risques supérieurs à ce niveau. Cette méthode est différente de celle de la franchise parce que l'entrepreneur doit gérer les risques conservés par le biais des mesures de contrôle et d'autofinancement des risques;
3. les modes alternatifs de financement des risques, qui comprennent d'autres formes de sources de financement des risques, telles que les marchés financiers, les marchés des obligations et l'assurance « captive ».
Dans le cadre de la passation de contrats, le Canada peut exercer les options de financement des risques suivantes afin de garantir un niveau approprié de protection financière de la part des entrepreneurs :
1. l'assurance prise en charge par l'entrepreneur, selon laquelle le Canada autoassure ses propres risques et se fie au jugement de l'entrepreneur pour déterminer ses propres exigences en matière d'assurance;
2. l'assurance précisée par le gouvernement, selon laquelle le Canada autoassure ses propres risques et détermine les types et les limites minimales de couverture d'assurance que l'entrepreneur doit maintenir;
3. l'assurance prise en charge par le gouvernement, selon laquelle le Canada achète et contrôle l'assurance pour obtenir des économies d'échelle dans le cadre des projets auxquels participent de nombreuses parties.

3.200 Responsabilité de l'entrepreneur

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

3.200.1 Responsabilité de l'entrepreneur : Renseignements généraux

Date d'entrée en vigueur : 2022-10-20

La Politique sur la planification et la gestion des investissements définit la limitation de responsabilité comme l’établissement par contrat d’un plafond financier prédéterminé afin de limiter la responsabilité de l’entrepreneur.

La Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor (CT) régit le processus de limitation de la responsabilité des entrepreneurs. Les agents de négociation des contrats doivent comprendre l’application de la Directive afin de garantir la conformité et de protéger les intérêts du Canada.
La Directive établit le cadre pour la prise de décision, ce qui permet l’application et la répartition appropriées des risques de responsabilité dans les contrats. Elle décrit en détail les étapes à suivre et les approbations à obtenir pour limiter la responsabilité de l’entrepreneur et ce, afin de garantir l’efficacité de la gestion des programmes et de la prestation des services au bénéfice de la population canadienne. Un élément clé de la prise de décision fondée sur les risques est l’exigence que des évaluations des risques soient réalisées par les ministères.
Pour en savoir plus sur la limitation de la responsabilité des entrepreneurs, consulter l’Annexe B : Procédures obligatoires pour la limitation de la responsabilité et l’indemnisation de l’entrepreneur dans les contrats de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement et la section 4.70.90 Limitation de la responsabilité du Guide des approvisionnements. Les questions relatives à la limitation de la responsabilité et de l’indemnisation des entrepreneurs peuvent être envoyées au Centre d’expertise en interprétation stratégique des politiques du Secteur de la politique stratégique à l’adresse courriel suivante : tpsgc.papolitiques-appolicy.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.200.5 Indemnisation

Date d'entrée en vigueur : 2022-10-20

L'indemnisation est l'obligation pour une partie à un contrat de dédommager une autre partie lorsque cette dernière a subi une perte. La position par défaut actuelle du Canada quant à l'indemnisation dans le cadre des contrats est de demeurer silencieux. Cela permet aux deux parties de se fier à leurs droits légitimes respectifs en cas de perte. Les exceptions à cette position sont les suivantes :

lorsqu'il n'est pas dans l'intérêt financier du Canada de s'en remettre à la common law ou au Code civil.
lorsque le Canada convient d'indemniser l'entrepreneur en raison de circonstances exceptionnelles ou lorsque l'achat est soumis aux modalités relatives aux ventes de matériel militaire à l'étranger. Conformément à cette condition, le ministère client doit assumer la responsabilité financière pour un transfert important au Canada des risques déterminés par une évaluation des risques. Conformément à cette condition, le propriétaire fonctionnel doit fournir l’approbation de leur dirigeant principal des finances afin d’indemniser l’entrepreneur des risques dont il a le contrôle.

3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2018-11-08

Le bureau de premier intérêt (BPI) pour des biens ou des services précis est désigné comme étant l’équipe de gestion des catégories, et chaque équipe compte un réviseur de catégories chargé d’endosser la création, la prolongation ou le renouvellement de toutes les offres à commandes (OC) et de tous les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA).
Les agents de négociation des contrats sont encouragés à faire appel à un réviseur de catégories au début et tout au long de la phase de planification de l’approvisionnement afin d’obtenir ses commentaires en vue d’accélérer le processus d’endossement.
Avant de créer, de renouveler ou de prolonger une OC ou un AMA, les agents de négociation des contrats doivent soumettre un formulaire de demande d'approbation d'un réviseur des catégories pour la gestion de catégorie (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (Version MSWord 105 Ko) (Aide avec les formats de fichier) au réviseur des catégories approprié, qui évaluera la demande et ensuite :
1. endossera la demande telle quelle, sans commentaire ni recommandation;
2. endossera la demande, mais ajoutera des commentaires, recommandations ou conditions (approbation conditionnelle); ou
3. rejettera la demande et fournira des justifications à l’appui.
Si un produit ou un service requis ne figure pas dans une catégorie en particulier, l’agent de négociation des contrats doit demander l’endossement de l’OC ou de l’AMA auprès :
1. du superviseur ou du gestionnaire dans le Secteur de la capitale nationale; ou
2. du réviseur de catégories régional en dehors du Secteur de la capitale nationale.
La justification du réviseur de catégories doit être incluse dans les documents d’approbation si la création, le renouvellement ou la prolongation d’une OC ou d’un AMA nécessite la duplication d’une OC ou d’un AMA existant.
Si le réviseur de catégories endosse la demande de manière conditionnelle ou la rejette, celle-ci peut être soumise à nouveau une fois révisée.
Les agents de négociation des contrats doivent inclure la décision définitive du réviseur de catégories ainsi que les documents d’évaluation dans le formulaire Planification et approbation préalable des contrats ou dans le plan d’achat.
Pour plus de détails, consultez l’arbre de décision pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (version PDF 60,45 Ko) (Aide avec les formats de fichier).
Pour communiquer avec un réviseur de catégories, consultez la Liste des réviseurs de catégories (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (Version PDF 50,27 Ko) (Aide avec les formats de fichier).

3.205.1 Processus d'examen

Date d'entrée en vigueur : 2015-07-29

En appui à l'AP-72R2 : Processus d’examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.

L'article 3.205.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2015-1.

3.205.5 Publication d’information sur l’offre à commandes ou l’arrangement en matière d’approvisionnement dans l'application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

L'Appli OCAMA est une Application Web sécurisée qui permet à des utilisateurs connus et fiables de gérer et de consulter les OC et les AMA du gouvernement fédéral.
Les agents de négociation des contrats doivent prendre les mesures suivantes pour afficher leurs offres à commandes et leurs arrangements en matière d'approvisionnement dans l'Appli OCAMA:
1. Obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca sécurisé : Les agents de négociation des contrats ont besoin d'un compte sécurisé sur Achatsetventes.gc.ca pour pouvoir modifier les renseignements dans l'application Web d'OCAMA. Pour obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca, un agent de négociation des contrats doit d'abord avoir une identité numérique approuvée par le gouvernement du Canada (GC) telle que maCLÉ. Un agent de négociation des contrats pourrait alors obtenir les autorisations nécessaires pour accéder à l'Appli OCAMA en faisant parvenir une demande par courriel à l'adresse suivante : achatsetventes.buyingandselling@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
2. Lire le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA : Comme les étapes suivantes ne sont qu'un résumé, consultez le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA pour obtenir des instructions complètes. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA en ligne après avoir reçu les autorisations nécessaires.
3. Examiner et modifier les renseignements concernant l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement :
  1. Une fois connecté à l'Appli OCAMA, examinez les renseignements de base de votre OC ou de votre AMA. Consultez la section 2.1 du guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA pour en savoir plus.
  2. Examinez tous les autres renseignements, en ajoutant ou en modifiant l'information, au besoin, directement dans l'Appli OCAMA. Des documents pertinents (par exemple des listes de prix) peuvent être joints et des liens Internet pertinents peuvent être ajoutés.
  3. Assurez-vous que l'information sur les offres à commandes ou les arrangements en matière d'approvisionnement dans l'Appli OCAMA figure dans les deux langues officielles et est conforme à la Loi sur les langues officielles du Canada (LLO). Une attention particulière doit être accordée à la description de l'OC ou de l'AMA.
4. Publier l'OC ou l'AMA dans l'Appli OCAMA selon les indications du guide de l'utilisateur.

3.205.5.1 Mentions de sécurité des documents publiés sur l’application sur les offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement (Appli OCAMA)

Date d'entrée en vigueur : 2022-07-21

Les agents de négociation des contrats en mesure de publier des documents sur l’Appli OCAMA doivent s’assurer que tous les documents portent les mentions de sécurité appropriées, comme il est indiqué dans le guide ministériel sur les niveaux de sécurité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Seuls les documents contenants des informations classées jusqu’au niveau Protégé B inclusivement peuvent être publiés dans l’Appli OCAMA.

En particulier, les documents contenant les listes de prix des fournisseurs, le(s) prix unitaire(s)/taux de main-d'œuvre d'une offre à commandes ou (le cas échéant) le(s) prix unitaire(s) ferme(s)/plafond ou le(s) taux de main-d'œuvre d'un Arrangement en matière d’approvisionnement doivent être traités comme des informations protégées et marquées en conséquence comme Protégé B.

3.205.10 Emploi des documents uniformisés d’approvisionnement ministériels

Date d'entrée en vigueur : 2015-07-29

Pour émettre une demande d’offre à commandes (DOC) ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents de négociation des contrats doivent employer le modèle uniformisé d’approvisionnement pertinent.
Les clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) doivent être employées lors de la préparation des documents d’approvisionnement. D’autres clauses pourraient être employées dans des circonstances particulières, sous réserve d’approbation par les Services juridiques.
Si l’emploi d’une clause non uniformisée devient un besoin récurrent, une demande visant son inclusion dans le Guide des CCUA doit être soumise à la Division des outils relatifs au processus d’approvisionnement de la Direction de la politique et du processus d’approvisionnement à l’adresse suivante: Outilsd'approvisionnement.ProcurementTools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.205.15 Rapports sur les données d’utilisation

Date d'entrée en vigueur: 2018-11-08

Par souci d'efficacité de la gestion et de la surveillance des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent examiner attentivement les exigences de comptes rendus pertinentes et déterminer la meilleure façon de les respecter. Les sources d'information pour les OC et les AMA comprennent, sans toutefois s'y limiter :

Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada);
les ministères clients;
les systèmes de suivi internes;
les équipes de gestion des catégories;
la Direction des services en analytique d’affaires (DSAA);
les offrants ou les fournisseurs.

Annexes

Consultez la liste ci-dessous des annexes liées au Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement.

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Date de modification:: 2024-04-19