Demande de réponse pour l'évaluation pour l'approvisionnement OGEE d’Énergie atomique du Canada limitée (EACL)

AVIS IMPORTANT AUX FOURNISSEURS
 
Le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement sur Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres sera la source unique faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada assujettis aux accords commerciaux ou aux politiques ministérielles qui exigent que les appels d'offres soient annoncés publiquement.
 
LES SERVICES D’UN ENTREPRENEUR EN VUE DE GÉRER L’ENTREPRISE RESPONSABLE DE L’EXPLOITATION DES SITES QUI SERA RESPONSABLE DE LA GESTION ET DE L’EXPLOITATION DES LABORATOIRES NUCLÉAIRES D’ÉNERGIE ATOMIQUE DU CANADA LIMITÉE EN VERTU D’UN MODÈLE D’ORGANISME GOUVERNEMENTAL EXPLOITÉ PAR UN ENTREPRENEUR

CECI N’EST PAS UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS
CECI EST UNE DEMANDE DE RÉPONSE POUR L’ÉVALUATION 

La présente DRPE invite les fournisseurs à soumettre des réponses indiquant leur intérêt pour la présélection à la phase 1 : DRPE, puis pour la participation à la phase 2 : Demande de propositions (DP) s’ils ont été retenus comme répondants qualifiés, comme l’explique la DRPE.  

La phase de la DRPE comprend des consultations détaillées avec les répondants qualifiés, lesquelles devraient donner des informations au Canada quant à la rédaction de la version finale de la DP et du contrat.

Autorité contractante : Jay Lavigne, courriel : EACLLab.AECLLab@tpsgc-pwgsc.gc.ca


RÉSUMÉ DU PROJET 

Contexte:
 
Le 28 février 2013, le ministre des Ressources naturelles a annoncé que le Canada lancerait un processus d’approvisionnement concurrentiel en vue de trouver un Entrepreneur pour gérer l’exploitation des Laboratoires nucléaires d’EACL selon le modèle d’un organisme gouvernemental exploité par un Entrepreneur (OGEE). Des modèles similaires sont utilisés pour la gestion des activités nucléaires ailleurs dans le monde,  par exemple auxÉtats Unis et au Royaume-Uni. À l’avenir, les Laboratoires nucléaires mettront l’accent sur trois domaines clés : i) gérer les obligations relatives aux déchets radioactifs et aux travaux de déclassement; ii) réaliser les travaux de sciences et technologie (S-T) nécessaires pour remplir les obligations fédérales essentielles; et iii) soutenir l’industrie nucléaire canadienne en lui donnant accès, sur une base commerciale, aux installations et à l’expertise S-T. Pour de plus amples renseignements sur les exigences générales relatives au présent processus d’approvisionnement, veuillez vous reporter à l’annexe A (Version provisoire des exigences générales) de la présente DRPE. 

La présente DRPE vise à lancer un processus d’approvisionnement en vue d’obtenir les services d’un Entrepreneur pour diriger une ERES qui assurera la gestion et l’exploitation des Laboratoires nucléaires d’EACL. Il est prévu qu’EACL incorporera une ERES avant la fin de l’Étape de la conclusion du contrat du présent processus d’approvisionnement, tel que décrit ci-dessous. L’ERES exercera la plupart des fonctions et des activités d’exploitation assurées actuellement par EACL, et deviendra l’employeur de la plupart des employés d’EACL. L’ERES détiendra tous les permis, licences et autres approbations réglementaires requises pour exploiter les biens et les actifs d’EACL que l’ERES sera autorisée à utiliser.

Objectif :

Le processus d’approvisionnement en question vise à obtenir les services d’un Entrepreneur qui transformera de façon importante les Laboratoires nucléaires d’EACL de sorte que l’ERES tire parti des capacités et des ressources en vue de réussir : à fournir des produits et des services relatifs aux S­T nucléaires au gouvernement et à des clients externes (tierces parties), et à répondre aux besoins en matière de gestion des travaux de déclassement et des déchets, tout en limitant et en réduisant les risques financiers et les coûts pour les contribuables canadiens au cours du temps.

Cet objectif devrait être atteint : (i) en s’assurant que la sécurité nucléaire ne soit pas compromise; (ii) par une gestion efficace des déchets et des travaux de déclassement; (iii) par la production de nouvelles recettes; (iv) par la résolution de questions complexes sur les plans technique, financier et réglementaire; (v) par l’utilisation de meilleures pratiques et d’approches innovatrices qui permettront d’améliorer la productivité et l’efficacité; et (vi) en s’assurant que les Laboratoires nucléaires maintiennent une culture de sécurité nucléaire saine et soient gérés de manière sécuritaire et sûre; et que les capacités, les ressources et les infrastructures requises à la réalisation du mandat d’EACL soient maintenues.

Aperçu du processus d’approvisionnement:

La présente DRPE invite les fournisseurs à soumettre leurs Réponses dans lesquelles ils expriment leur intérêt à se qualifier pour l’étape 1 : l’Étape de la DRPE et par la suite pour la deuxième étape prévue : l’Étape de la DP et, s’ils sont sélectionnés à la conclusion de cette étape, pour la troisième étape prévue : l’Étape de la conclusion du contrat. Veuillez vous reporter à l’annexe B (Modèle contractuel anticipé de l’état final) de la présente DRPE pour une représentation graphique du modèle OGEE et un aperçu des rôles et responsabilités d’EACL, de l‘ERES et de l’Entrepreneur conformément au modèle OGEE.

L’approvisionnement pour la présente obligation sera mené en un seul processus continu comportant trois étapes distinctes successives :

Étape 1 : Étape de la DRPE

(a)	Les fournisseurs soumettront une Réponse qui sera évaluée afin de confirmer que les Critères techniques obligatoires (Annexe F de la présente DRPE), les exigences relatives à la capacité financière et les attestations sont respectés. Durant l’Étape de la DRPE, le Canada déterminera les Répondants qui satisfont aux exigences de la DRPE (outre les Exigences en matière de sécurité nationale décrites ci-dessous) et ces Répondants seront réputés « Répondants qualifiés ». Veuillez vous reporter au RFRE pour une description détaillée des critères de qualification de base. Le Canada procédera à l’évaluation des Exigences en matière de sécurité nationale décrites au présente DRPE seulement pour les Répondants qui remplissent les Critères techniques obligatoires (Annexe F de la DRPE). Seuls les Répondants qualifiés qui satisfont aux Exigences en matière de sécurité nationale seront admissibles à participer à l’étape 2 : Étape de la DP. 

(b)	Les fournisseurs pourront soumettre une Réponse à la DRPE avant ou à l’une des trois Dates d’admission des réponses pour tenter de devenir un Répondant qualifié. Le processus de réponse est décrit dans la section 2 (Instructions à l’intention des Répondants) aux présentes.

(c)	Participation de l’industrie à la Version provisoire  de la DP et à la Version provisoire de contrat 

i.	L’Étape de la DRPE inclura des consultations détaillées auprès de Répondants qualifiés. Ces consultations détaillées comprendront des réunions avec l’industrie ainsi que tout autre processus jugé nécessaire par l’Autorité contractante, tel que des discussions de groupe, des visites des sites et des entretiens individuels entre le Canada et chacun des Répondants qualifiés. Les exigences et les conditions détaillées de la Version provisoire de la DP, ainsi que de la Version provisoire de contrat et de la Version provisoire des énoncés des travaux de l’Entrepreneur et de l’ERES (les « Énoncés des travaux »), seront mises à la disposition des Répondants qualifiés dans le cadre des consultations détaillées. Tous les Répondants qualifiés qui participent aux consultations détaillées recevront les mêmes Versions provisoires de la DP, du contrat et des énoncés des travaux.

ii.	Les Répondants qualifiés devront signer l’entente de non-divulgation, fournie à l’Annexe H de la présente DRPE, et satisfaire aux exigences de sécurité décrites au paragraphe 6.1 de la DRPE avant de pouvoir participer aux consultations détaillées.

iii.	Les consultations détaillées ne se veulent pas une tribune pour négocier quelconque disposition des Versions provisoires de la DP, de contrat ou des énoncés des travaux, mais plutôt une tribune pour permettre aux Répondants qualifiés de fournir une rétroaction au Canada sur son élaboration des versions finales de la DP, du contrat et des énoncés des travaux.

iv.	La rétroaction fournie durant les discussions de groupe et les entretiens individuels entre le Canada et un Répondant qualifié ou encore les commentaires fournis par écrit pourraient être analysés pour une étude plus approfondie par le Canada, et pourraient être intégrés, en tout ou en partie, aux documents d’approvisionnement subséquents publiés par le Canada dans le cadre du présent processus d’approvisionnement (p.ex. la DP) et/ou du Contrat.

v.	Les Répondants qui deviendront des Répondants qualifiés après la deuxième Date d’admission des réponses ou la dernière Date d’admission des réponses pourront fournir de la rétroaction sur les sujets déjà couverts durant les consultations détaillées, mais aucun temps supplémentaire ne leur sera accordé pour des consultations détaillées.

vi.	Tous les documents et renseignements fournis aux Répondants qui se sont qualifiés après la première Date d’admission des réponses, seront également distribués à ceux qui se seront qualifiés après la deuxième ou la dernière Date d’admission des réponses.

vii.	Entretiens individuels 
Les entretiens individuels face à face se dérouleront à Ottawa. Les sujets abordés incluront vraisemblablement la rétroaction sur le processus d’approvisionnement, la Version provisoire de la DP, la Version provisoire de contrat et la Version provisoire des énoncés des travaux.

viii.	Discussions de groupe
Les discussions de groupe face à face auront normalement lieu à Ottawa. Les sujets abordés incluront vraisemblablement les accords contractuels, la durée des contrats, le mode de paiement, la sous-traitance, la responsabilité et l’indemnité, la propriété intellectuelle et les questions de ressources humaines.

ix.	Visites des sites 
Des visites des laboratoires de Chalk River et de Whiteshell sont prévues.

x.	Séances d’information avec la Commission canadienne de sûreté nucléaire
La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) est la seule autorité chargée de réglementer l’utilisation de l’énergie et des matières nucléaires au Canada. Étant donné que des Répondants pourraient éventuellement devoir assumer des responsabilités en vertu de futurs permis de la CCSN et peuvent devoir participer au processus d’autorisation de la CCSN, la Commission propose de rencontrer les Répondants sur une base individuelle ou en groupe afin de les aider à comprendre le processus de réglementation de l’énergie nucléaire au Canada.  

(d)	Des renseignements sur les modalités d’engagement sont fournis à l’annexe J (Modalités d’engagement) de la présente DRPE.  

(e)	Mobilisation sur le programme d’innovation nucléaire du Canada
Parallèlement, et en dehors du présent processus d’approvisionnement, le Canada étudie la viabilité d’un programme d’innovation nucléaire qui inclura des discussions avec différents intervenants de l’industrie et du milieu universitaire. Pour cela, le Canada prévoit mobiliser les Répondants qualifiés dans le but de recueillir des commentaires et de la rétroaction sur un éventuel investissement fédéral dans un programme d’innovation nucléaire. Le Canada pourrait, à la place, mobiliser les Répondants de la Première date d’admission des réponses sur cet enjeu. Cette mobilisation devrait avoir lieu au mois d’avril ou de mai 2014. Aucun programme d’innovation nucléaire ne serait géré par l’Entrepreneur, mais il pourrait offrir de nouvelles possibilités d’affaires à l’ERES. Tout renseignement reçu dans le cadre de la mobilisation au sujet du programme d’innovation nucléaire servira à éclairer le Canada dans son étude des considérations concernant un éventuel investissement fédéral dans un programme proposé d’innovation nucléaire et n’influencera pas ou ne modifiera pas les exigences pour les Répondants qualifiés.

Étape 2 prévue : Étape de la DP

L’Étape de la DP sera entamée une fois toutes les évaluations des Exigences en matière de sécurité nationale terminées et lorsque la version finale de la DP sera présentée aux Répondants qualifiés qui auront satisfait aux Exigences en matière de sécurité nationale. À l’Étape de la DP, les Soumissions seront sollicitées auprès de ces Répondants qualifiés. Chaque Soumission sera irrévocable et restera ouverte pour acceptation pendant la période indiquée dans la DP.  Les Soumissions seront évaluées et cotées numériquement en fonction des critères techniques, financiers et d’autres exigences obligatoires. Il est prévu que l’Étape de la DP prendra fin avec la sélection du Soumissionnaire privilégié. 

Étape 3 prévue : Étape de la conclusion du contrat 

(a)	L’Étape de la conclusion du contrat sera entamée lorsque le Soumissionnaire privilégié aura été sélectionné et confirmé par écrit par l’Autorité contractante. Ce sera une condition de la DP, qu’en présentant une Soumission conforme à la DP, le Soumissionnaire confirme comprendre et convenir que s’il est choisi en tant que Soumissionnaire privilégié, il devra durant la période de temps précisée dans la DP : i) remplir auprès du Canada son obligation relative à la Sécurité à l’étape de l’achèvement, et ii) signer l’Accord du soumissionnaire privilégié essentiellement comme celui joint à la présente DP.

(b)	La Sécurité à l’étape de l’achèvement comprendra une lettre de crédit de soutien irrévocable d’un montant et dans la forme spécifiés dans la DP, pour garantir l’exécution de obligations du Soumissionnaire privilégié durant l’Étape de la conclusion du contrat de ce processus d’approvisionnement.

Dates d’admission des réponses à la DRPE:

Il y a plusieurs occasions où un Répondant peut soumettre une Réponse. Ces occasions sont appelées  « Dates d’admission des réponses ».  Voici les Dates d’admission des réponses :

Première Date d’admission des réponses :   le 7 avril 2014 avant 14 h, HAE
Deuxième Date d’admission des réponses : le 23 mai 2014 avant 14 h, HAE
Troisième Date d’admission des réponses:  le 15 juillet 2014 avant 14h, HAE 
Quatrième date d’admission des réponses: le 6 août 2014 avant 14 h, HAE
Cinquième Date d’admission des réponses : le 9 september 2014 avant 14h, HAE
Sixième date d’admission des réponses: le 29 octobre 2014 avant 14h, HAE 
Septième date d’admission des réponses: le 10 novembre 2014 avant 14h, HNE
Dernière date d’admission des réponses: le 14 janvier 2015 avant 14h, HNE

Le plus tôt possible après chaque Date d’admission des réponses, les Réponses seront évaluées et les Répondants seront informés des résultats conformément à ce qui est décrit dans la section 4 (Procédures d’évaluation et méthode de sélection). Les Répondants qualifiés seront par la suite en mesure de participer aux consultations détaillées, pourvu qu’ils satisfassent à un certain nombre d’exigences précisées au paragraphe 2.3.2.

Les Répondants sont encouragés à soumettre une Réponse avant la première Date d’admission des réponses pour s’assurer qu’ils satisfont aux exigences nécessaires pour participer aux consultations détaillées. Les Répondants peuvent toutefois s’engager dans le processus de DRPE en présentant une réponse avant ou aux Dates d’admission des réponses subséquentes.

Les Répondants qui ne se sont pas qualifiés pourront soumettre une nouvelle Réponse avant ou à la prochaine Date d’admission des réponses.

Les Répondants ne pourront toutefois pas soumettre de nouvelle Réponse ou apporter une révision à quelconque Réponse après la dernière Date d’admission des réponses. Veuillez vous référer à la DRPE (Révision d’une réponse présentée avant une Date d’admission des réponses).

Le Canada se réserve le droit d’ajouter des Dates d’admission des réponses supplémentaires.

Information particulière concernant le marché public :

Exception au titre de la sécurité nationale : Afin de protéger les intérêts essentiels de sa sécurité, notamment veiller au respect de ses politiques nucléaires et des traités internationaux de non prolifération nucléaire conclus avec d’autres pays, le Canada a invoqué l’exception au titre de la sécurité nationale à l’égard de cet approvisionnement, ce qui le soustrait de toutes les obligations imposées par les accords commerciaux auxquels le Canada est parti.


Contrat(s) issu(s) de ce processus :

Ce processus d’approvisionnement mènera à la sélection d’un seul entrepreneur dans le cadre d’une ou de plusieurs ententes afin de satisfaire toutes les exigences. Il est attendu que la durée des ententes pourrait diverger; davantage de détails seront fournis à ce sujet dans l’ébauche et la version finale de la DP.

Sécurité :

Note concernant les exigences en matière de sécurité pour la DRPE : les exigences en matière de sécurité pourraient être rehaussées lors de l’étape de la DP. 

Les Répondants qualifiés qui souhaitent avoir accès à des renseignements durant le processus de la DRPE doivent obtenir la mention Vérification d’organisation désignée (VOD) au niveau de fiabilité (ou l’équivalent), l’Autorisation de détenir des renseignements classés Protégé B (ou l’équivalent), et la vérification de sécurité de leur personnel respectif au niveau de fiabilité (ou l’équivalent).

Tous les fournisseurs parrainés sont requis,
i.	dans le cas de ceux ayant reçu l’avis de l’obtention de leur cote de sécurité, de transmettre leur attestation de sécurité à AECL (par la boîte de messagerie électronique d’EACL) 
ou
ii.	 dans le cas de ceux n’ayant pas reçu l’avis de l’obtention de leur cote de sécurité, de bien vouloir communiquer sans délai avec EACL afin que celle-ci leur communique la liste des renseignements requis en vue de poursuivre le traitement de leur demande d’attestation de sécurité,
et
iii.	par la même occasion, fournir une liste des ressources classées par ordre des priorités pour lesquelles une attestation de sécurité doit être obtenue afin de participer aux séances de consultation et/ou d’élaboration de la DRPE ou de la DP. Afin de s’assurer que toutes les entreprises soient représentées aux séances de consultation, EACL concentrera ses efforts au traitement des demandes d’habilitation de sécurité des cinq (5) premiers noms figurant à la liste de chacune des entreprises. Les demandes visant les autres personnes dont le nom figure à ces listes seront traitées dans les meilleurs délais possibles afin de pouvoir respecter les échéances prévues dans le cadre de ce processus.

LES RÉPONSES PARTIELLES NE SERONT PAS ACCEPTÉES