Annexes du Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs

Consultez les annexes relatives au Chapitre 6 – Approbations et pouvoirs. Cela comprend des informations sur les limites de passation des marchés pour les approvisionnements de base, standard et complexes.

Table des matières

Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d'achat

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le plan d'achat doit être préparé comme une note de service de la part du directeur principal (ou du directeur) au directeur général –ou– du directeur général ou directeur général régional au sous ministre adjoint (SMA) et doit comprendre les éléments indiqués ci-dessous.

Plan d'achat formel

Description

Fournir une brève description du besoin, incluant les options, les approbations préalables et les montants réservés. Indiquer la période du contrat proposée et les options, s'il y a lieu.

Indiquer tout renseignement pertinent si le marché dépasse la limite d’approbation de contrat des directeurs généraux ou des directeurs généraux régionaux et s'il s'agit d'un marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat).

Le SMA doit être informé au moyen d’une copie signée d’achat de tout marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d’adjudication de contrat) dans le 48 heures suivant l’approbation par le directeur général ou directeur général régional.

Contexte

Fournir les renseignements généraux et le contexte global. Traiter des recommandations relatives à la vérification, des déterminations du Tribunal canadien du commerce extérieur, des décisions du Conseil du Trésor (CT), etc., propres au besoin.

Coût estimatif et nom du client

Indiquer le coût estimatif du besoin, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée incluse. Inclure les options, les montants réservés, etc., et préciser le ministère client auquel ils sont imputables.

Pouvoir d'approbation des contrats (ou des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement) prévu

Identifier le titulaire du pouvoir d'approbation des contrats prévu. Expliquer la raison pour laquelle il est le titulaire du pouvoir d'approbation, si ce n'est pas évident.

Sélection des fournisseurs

Indiquer les accords commerciaux applicables (par ex. Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne, Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Accord de libre-échange canadien, etc.), les ententes sur les revendications territoriales globales et les politiques importantes qui régissent les décisions relatives à la sélection des fournisseurs (Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones, Politique sur le contenu canadien, construction, réparation, révision et modernisation de navires, Politique d'achats écologiques, etc.).

Expliquer la stratégie d'approvisionnement utilisée, c'est-à-dire le SEAOG, une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (ponctuelle, permanente).

Justifier toute décision de recourir à un fournisseur unique.

Dans le cas des plans d'achat pour lesquels des présentations au CT seront exigées, il est nécessaire d'inclure la justification prévue à l'alinéa b.ii. de l'article 6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.

Questions stratégiques

Décrire tous les aspects spéciaux ou inhabituels de l'achat, par exemple, un écart à la politique.

Recommander l'adoption de mesures visant à résoudre tous les problèmes liés à d'éventuels risques majeurs en cause ou à des écarts marqués par rapport à la politique de sélection des fournisseurs ou à d'autres politiques de TPSGC. Lorsque la ligne de conduite proposée comporte des risques majeurs, il convient de les étudier en consultation avec les conseillers financiers et les Services juridiques de TPSGC.

Élaboration des critères d'évaluation et de la méthode de sélection des entrepreneurs

Préciser les critères d'évaluation et la méthode de sélection qui seront utilisés pour chaque demande de soumissions, notamment la base de tarification, la cotation numérique ou les critères d'évaluation technique obligatoires ou souhaitables.

Base de paiement prévue

Fournir une indication de la base de paiement prévue qui doit être utilisée dans le contrat (p. ex., prix ferme, taux fixes basés sur le temps, prix plafond, limitation des dépenses, etc.).

Utiliser cette section pour justifier le recours aux paiements anticipés, et pour indiquer la date à laquelle la garantie financière (p. ex., garantie, lettre de crédit de soutien irrévocable) sera exigée du fournisseur ou de l'entrepreneur. Traiter des dispositions relatives à la vérification du contrat.

Étapes

Fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison) sous la forme « début » mai ou « mi- » août ou « fin » octobre, plutôt que des dates précises.

Commentaires supplémentaires

Inclure tous les renseignements qui devraient être portés à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation (p. ex., limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, surveillant de l'équité, exigences relatives à la sécurité industrielle, propriété intellectuelle, consultations auprès des secteurs d'activités, achats écologiques).

Agent de négociation des contrats

Indiquer le nom et numéro de téléphone de l'agent responsable du projet, ainsi que le secteur et la division auxquels il appartient.

Commentaires

Réserver deux ou trois lignes pour les commentaires du titulaire du pouvoir d'approbation.

Recommandé par :

______________________
Directeur principal ou directeur régional ou
Directeur général ou directeur général régional
Secteur ou région

______________________
Date

Approuvé par :

______________________
Directeur général ou directeur général régional ou
Sous-ministre adjoint

______________________
Date

Ajouter les questions et les réponses relatives au fournisseur unique en Annexe A.

Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2020-07-01

Demande de contrat

Renseignements généraux
1. Si un contrat n’a pas été approuvé au préalable dans le cadre du processus de planification et d’approbation préalable des contrats (PAPC), ou si un plan d’achat a été utilisé à l’étape d’élaboration de la stratégie d’achat, une demande de contrat visant à obtenir l’approbation de conclure le contrat doit être préparée avant la conclusion du contrat. L'approbation doit être obtenue avant d'accepter une offre d'un fournisseur ou de demander à un entrepreneur éventuel d'exécuter des travaux précis.
2. Avant de rédiger une demande de contrat, les agents de négociation des contrats doivent prendre connaissance des risques relevés au cours de l’évaluation des risques liés aux achats, ainsi que du document d’approbation d’origine (préparé à l’approbation de la stratégie d’achat). Si les risques ont changé pendant le processus d’achat, les agents de négociation des contrats doivent préparer une nouvelle évaluation des risques liés aux achats dans laquelle seront indiqués les nouveaux risques ou les risques supplémentaires, les raisons pour lesquelles les risques ont changés, ainsi que les stratégies d’atténuation mises en place pour réduire les risques.
3. La demande de contrat doit fournir une description exacte des modalités devant être approuvées, laquelle doit tenir compte et s'appuyer sur des renseignements contenus dans les dossiers pertinents. Chaque demande de contrat doit définir et expliquer toute dérogation proposée aux politiques et procédures qui s'appliquent.
4. Les renseignements sur le contrat proposé doivent figurer de façon claire et concise dans la demande de contrat.
5. La demande de contrat doit être accompagnée d’une copie du contrat proposé et des dossiers pertinents.
6. Le titulaire du pouvoir d’approbation examinera la demande de contrat et accordera la pleine approbation de procéder, précisera ses préoccupations et les modifications directes à apporter à la demande, ou demandera des étapes supplémentaires avant l’attribution du contrat.
Responsabilité de l'agent de négociation des contrats
1. Pour les achats devant être approuvés par le SMA ou un niveau supérieur, l'agent de négociation des contrats doit veiller à la préparation, à la recommandation et à la réalisation de la demande de contrat sur les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et PWGSC-TPSGC 1151-2 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) conformément aux instructions relatives à la préparation suivantes :
  1. certifier que les renseignements fournis dans la demande de contrat constituent une représentation exacte des renseignements au dossier ;
  2. présenter la demande de contrat au titulaire du pouvoir d'approbation compétent et s'assurer que :
    1. la présentation est acheminée et recommandée par tous les gestionnaires hiérarchiques depuis l'agent de négociation des contrats jusqu'au titulaire du pouvoir d'approbation ;
    2. les ressources sectorielles ou régionales, comme le conseiller juridique, le contrôle de la qualité des contrats, les analystes des coûts et les équipes des biens et des services, examinent la présentation, au besoin. Voir l'article 6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix ;
  3. obtenir les interprétations des politiques de la Direction des politiques du Programme des approvisionnements et les opinions des spécialistes ministériels (p. ex., Services juridiques) sur les conséquences de toute dérogation proposée aux conditions générales, aux politiques et aux règlements ;
  4. obtenir le consentement du ministère client pour toute dérogation aux spécifications, aux normes et aux exigences relatives à la livraison ;
  5. souligner, dans la recommandation, les faits entourant toute dérogation proposée et les conséquences défavorables qui en découleraient pour le Canada.
Préparation de la demande de contrat
1. Les agents de négociation des contrats doivent préparer la demande de contrat de la façon décrite ci-dessous.
2. Le formulaire de demande de contrat PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) est utilisé pour les contrats nécessitant une approbation au niveau du sous-ministre adjoint, du sous-ministre ou du ministre. Les renseignements peuvent être présentés en français ou en anglais.

Partie 1 Données de soumission – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

Les principaux éléments d'une demande de contrat comprennent notamment :
1. le besoin et son utilisation finale ;
2. le fournisseur et les critères de sélection ;
3. le coût, la base de paiement et les mouvements de trésorerie.
Lorsqu'on prépare une demande de contrat, il faut se concentrer sur ces éléments principaux généraux. Les sections suivantes fournissent des considérations supplémentaires auxquelles l'agent de négociation des contrats doit porter attention, le cas échéant.

Attention prioritaire
S'il faut accorder une attention prioritaire en raison des exigences de livraison ou pour tout autre motif, notamment l'expiration de la validité des prix, indiquer les conséquences de ne pas respecter la date d'expiration.
Objet
Préciser s'il s'agit d'une demande d'autorisation de conclure un contrat ou d'une autorisation d'utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement.
Proposition
1. Énoncer la mesure proposée (p. ex., autorisation de conclure un contrat ; autorisation d'utiliser une offre à commandes ou une offre à commandes principale et régionale). Identifier l'entrepreneur en indiquant sa raison sociale ainsi que son adresse (par ex., la cité, la ville ou le village, la province, le pays si autre que le Canada). Décrire brièvement les biens et les services fournis et leur utilisation finale ; mentionner les numéros de pièce et les numéros de spécification dans la partie 2 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Indiquer le point de livraison (par ex., la cité, la ville, etc.). S'il y a plusieurs points de livraison, inscrire la mention « Livraison à diverses destinations », sans les énumérer dans cette section. Se référer à un appendice.
2. Indiquer toute dérogation proposée aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT.
3. Lorsque certaines conditions ou certaines dérogations aux politiques ministérielles sont recommandées dans une demande de contrat, ce qui impose une obligation financière pour le Canada, demander l'autorisation relative à l'obligation financière dans cette section et, dans la section Remarques, expliquer pourquoi il est recommandé que le Canada accepte la responsabilité dans ce cas.
4. Si certains paiements anticipés sont proposés, il faut le préciser dans cette section et décrire la nature à la section Base de paiement.
5. S'il y a une option à exercer par le Canada avant une date précise, et que le mode d'établissement des prix est connu ou que la formule d'établissement des prix est convenue et les fonds pour l'option sont disponibles (ou le seront ultérieurement), demander l'approbation d'exercer l'option dans cette section. Sous la rubrique Base de paiement, indiquer le mode d'établissement des prix de l'option ou la formule d'établissement des prix et la date finale pour l'exercice de l'option.
6. Indiquer dans un paragraphe distinct la date à laquelle l'approbation d'un montant estimatif supplémentaire est requise, de sorte que des dispositions puissent être prises en prévision des travaux imprévus, notamment des tâches supplémentaires, des modifications de conception ou une échelle mobile de prix.
7. Dans le cas d'un contrat proposé pour une durée ou une période déterminée seulement, ou dans le cas d'une offre à commandes proposée, indiquer si la date d'expiration s'applique à la commande ou à la livraison.
Coût
1. Indiquer le coût total estimatif, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que doit supporter le Canada pour l'exécution du contrat proposé. Lorsque le prix doit être payé en devises étrangères, il faut indiquer entre parenthèses le montant équivalent estimatif en dollars canadiens d'après le taux de conversion en vigueur à ce moment. Indiquer la source de financement (crédit, et numéro de la demande) et le ministère ou l'organisme responsable de la certification. Dans le cas des offres à commandes pour lesquelles il n'y a pas de financement de prévu, indiquer que le montant est imputable au client.
2. Le coût total estimatif mentionné à la première ligne du paragraphe précédent désigne le montant total, TPS/TVH incluse, payable à l'entrepreneur en vertu du contrat, dont le paiement de l'ensemble des biens ou services, plus toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles (ou le seront ultérieurement) et tout montant estimatif supplémentaire applicable aux modifications ultérieures prévisibles portant sur les travaux imprévus, etc., pour lequel une approbation est demandée.
3. Inclure un calendrier des mouvements de trésorerie fournissant la distribution (par année) des fonds que l'on prévoit débourser pendant la durée du contrat.
Base de paiement
1. Dresser un résumé de tous les facteurs ayant une incidence sur l'achat proposé, notamment (les détails des éléments de coût principaux devraient être fournis dans un appendice) :
  1. le prix à payer ;
  2. la méthode d'établissement des prix :
    1. prix de lot ferme ;
    2. prix unitaire ferme ;
    3. prix visé, prix plafond et formule de prime d'encouragement ;
    4. prix visé et formule de prime d'encouragement, sans prix plafond ;
    5. taux fixe basé sur le temps ; ou
    6. prix à négocier - inclure une formule servant à déterminer la base de paiement ferme, ou expliquer pourquoi il est impossible d'inclure une formule, et pourquoi le prix à négocier n'est pas un prix plafond, le cas échéant ;
  3. les dispositions relatives à la vérification ou le contrôle ;
  4. les droits de douane ;
  5. la taxe sur les produits et services :
    1. incluse ;
    2. en sus ;
    3. exonérés ou détaxés (indiquer la raison de l'exonération) ; ou
    4. ne s'applique pas ;
  6. les autres taxes ;
  7. les conditions de livraison, par exemple :
    1. FAB (franco à bord) destination,
    2. FAS (franco le long du navire),
    3. FAF (franco le long de l'avion),
    4. FAB transporteur commun à l'usine de l'entrepreneur ;
    5. CAF (coût, assurance et fret) ;
  8. les dispositions relatives aux fluctuations de taux de change, s'il y a lieu. Indiquer le montant des devises étrangères qui est assujetti au taux de change et toute condition spéciale ;
  9. toutes dispositions relatives à l'échelle mobile, sauf celles prévues dans les conditions générales faisant partie du contrat (par ex., la taxe de vente, la taxe d'accise, les droits de douane) ;
  10. l'option : le mode ou la formule d'établissement des prix, plus la date finale prévue pour la levée d'option.
2. Mentionner toute exigence relative au paiement anticipé.
3. Indiquer la base de paiement proposée pour les travaux imprévus (mentionné dans la rubrique « Proposition » et prévu dans la rubrique « Coût », à titre de montant estimatif).
4. S'il y a un grand nombre d'articles et/ou de destinations, insérer l'énoncé suivant à la rubrique « Base de paiement » :
  « Les prix unitaires (ou de lot) pour un montant total de ________$, taxe de vente ________, FAB_______________, tel qu'indiqué en détails à l'annexe ci-jointe ou dans une annexe jointe au contrat proposé. »
Remarques
S'assurer que le choix du fournisseur et le prix sont convenablement justifiés à l'aide des critères ci-dessous :
1. Indiquer combien de fournisseurs ont été invités à soumissionner et la méthode adoptée pour demander des soumissions. Dans le cas d'un processus concurrentiel, indiquer le nombre de soumissions reçues et la position relative du soumissionnaire recommandé en ce qui touche le prix, par ex., le soumissionnaire le moins-disant est recommandé. Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie, l'autorisation légale de recourir à une exception au processus de soumissions concurrentielles doit être précisée. (Voir les articles 3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels et 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels.)
2. Si la soumission recommandée n'est pas la soumission recevable la plus basse, expliquer clairement pourquoi toute autre soumission moins élevée n'est pas acceptable.
3. Si une soumission est jugée irrecevable parce qu'elle ne satisfait pas aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, mais que le prix est moins élevé que la soumission recevable la plus basse, énoncer brièvement les principales insuffisances.
4. Si deux soumissions comportent un prix identique et que l'on recommande d'accepter une des deux, indiquer les critères qui ont présidé à ce choix.
5. Si la demande de soumissions n'a pas été effectuée sur une base concurrentielle, indiquer les raisons qui expliquent ce choix. Dans le cas où il n'y a pas eu concurrence, indiquer quelle attestation de prix a été obtenue et expliquer pourquoi le prix est jugé raisonnable et justifié. Inclure un bref résumé de la Partie 2, Section F2, Prix précédent, du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
6. Si des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT sont recommandées, présenter les opinions exprimées par les directions générales fonctionnelles intéressées, en précisant les conséquences financières ou autres, et donner les raisons d'une telle recommandation. Dans la mesure du possible, exprimer en termes financiers les obligations prévues pour le Canada.
7. S'il y a dérogation aux dispositions des accords commerciaux du Canada, donner les motifs pour lesquels la dérogation est recommandée.
8. Si on demande d'approuver un montant estimatif pour les travaux supplémentaires imprévus, les modifications de conception ou l'échelle mobile de prix, tel qu'il a été indiqué initialement à la rubrique « Proposition » estimé à la rubrique « Coût » et justifié à la rubrique « Base de paiement », indiquer les motifs à l'appui dans cette section.
9. Décrire les options dans la présente section, y compris les critères qui seront utilisés pour déterminer si l'option doit être exercée.
10. Si le contrat proposé est d'une valeur supérieure à 2 M$ en biens et en services ou de n'importe quelle valeur lorsque les retombées socio-économiques sont jugées importantes, inclure une section portant sur les considérations socio-économiques, y compris toutes les questions touchant le financement. Annexer les recommandations du comité de gestion spécial.
11. Si des paiements anticipés sont recommandés, expliquer pourquoi et indiquer les avantages pour le Canada.
12. Inclure une déclaration relative au contenu canadien et à la création ou au maintien d'emplois au Canada ainsi qu'une indication de l'endroit où ces emplois seront créés.
13. Présenter les risques considérés comme moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées.
14. Décrire brièvement la formule utilisée pour le calcul du profit.
15. Préciser les dates de début et de fin des livraisons prévues dans la soumission dont l'acceptation est recommandée. Ne pas inclure tous les détails de livraison.
16. Dans la mesure du possible, indiquer le numéro du CT qui sanctionne l'approbation du programme du ministère client.
Date d'expiration
Mentionner la date d'expiration de la soumission.
NOTA : S'il y a véritablement urgence, celle-ci doit être signalée à la Partie 1, dans la section « Attention prioritaire ».

Partie 2 Données complémentaires – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2

En particulier, remarquer les renseignements figurant aux sections A à F ci-dessous.

Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie conformément à l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État, les réponses aux questions qui se trouvent à l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à cette Partie 2.

Section A - Détails de la demande de contrat ou de la demande

Lorsque le contrat proposé que l'on demande d'approuver n'indique pas tous les biens ou services demandés par le client et que la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) n'a pas précisé ce point clairement, énumérer brièvement, pour la gouverne du titulaire du pouvoir d'approbation, le nombre total des articles inscrits sur la demande et le nombre inscrit dans le contrat proposé. Si l'explication est trop longue, renvoyer à l'appendice ou au document versé au dossier qui contient toutes les précisions.
Si les biens ou services demandés sont les mêmes que ceux du fournisseur proposé, que l'on recommande d'accepter, les décrire dans cette section ou faire référence aux spécifications des travaux.

Section B – Conditions spéciales non précisées à la Partie 1

Signaler toute condition spéciale pouvant influer sur le contrat proposé et qui n'est pas indiquée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), par exemple, la garantie financière et les redevances. Vérifier la conformité avec les politiques suivantes (certains secteurs ou régions préféreront traiter de ces politiques à la Section F, ce qui est également acceptable) :
1. les sanctions internationales ;
2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi ;
3. le conflit d'intérêts.
Il n'est pas nécessaire de mentionner les dispositions d'échelle mobile normales contenues dans les conditions générales.

Section C – Livraison

Énoncer les exigences en matière de livraison précisées par le client et promises par le fournisseur, ainsi que l'acceptabilité de la livraison si elle n'est pas conforme à la livraison précisée.

Section D - Type de document contractuel

Indiquer le type de document contractuel, p. ex. « Votre offre est acceptée » ; « Nous vous demandons » ; « Offre à commandes » ; « Votre proposition est acceptée » ; « Accord formel ».

Section E - Soumissions reçues

Indiquer s'il y a eu un dépouillement public des soumissions.

Section F - Motifs de la recommandation

F1 - Justification de prix pour les cas négociés

S'il n'y a pas eu mise en concurrence, indiquer la justification de prix qui a été obtenue, si celle-ci n'a pas été mentionnée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Indiquer les raisons pour lesquelles les divers éléments de prix sont jugés raisonnables et justifiés. Justifier l'élément de profit ou de majoration qui est recommandé.

F2 – Prix précédents

Donner des précisions sur les prix précédents pour des contrats négociés lorsque ces prix sont connus, y compris le pourcentage de majoration ou de réduction, et donner une explication de toute majoration importante. Fournir également ces renseignements pour des contrats concurrentiels, à moins que le nombre d'articles de faible valeur rende la comparaison trop complexe pour servir une fin utile.

F3 - Discordances éventuelles entre la demande de soumissions et la soumission recommandée

Lorsqu'il existe des discordances entre la demande de soumissions et la soumission recommandée, les préciser et concilier les montants.

F4 - Justification des dérogations aux politiques ministérielles, modification ou suppression dans conditions générales et les conditions générales supplémentaires

Justifier les dérogations à la politique du ministère dans cette section.

F5 - Acceptation des biens et services ne respectent pas les spécifications

Indiquer pourquoi on accepte les biens et services même s'ils ne sont pas conformes aux spécifications.

F6 – Méthode de paiement

Donner une description complète de la méthode de paiement. Si des paiements progressifs sont proposés, donner une description complète, y compris toute retenue de garantie.
Nota : S'il y a plusieurs articles, et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence au document particulier du dossier qui contient ces renseignements.
Les autres données, le cas échéant, devraient être fournies à la Section F, par exemple :
1. Joindre la liste des fournisseurs qui ont été invités à soumissionner et leur titre légal.
2. Joindre l'opinion de l'agent financier sur l'état financier du fournisseur.
3. Joindre l'opinion du conseiller juridique sur la nature légale de l'affaire et de la présentation du contrat, y compris l'uniformité avec le contrat.
4. Si ce n'est déjà fait à la Section B, évaluer la conformité de l'entrepreneur en ce qui a trait à ce qui suit :
  1. les sanctions internationales ;
  2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi ;
  3. dispositions sur les conflits d'intérêts.

Annexe 6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-16

1. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional

Le formulaire de Demande de modification de contrat (DMC) peut être utilisé.
Si une évaluation des risques liés à la modification de contrat est exigée, celle-ci, de même que les résultats discutés dans l’évaluation, doivent être joints à la DMC.
Les agents de négociation des contrats devraient inclure les renseignements suivants, selon le cas :
1. Description ou proposition : Décrire brièvement les biens ou les services fournis dans le processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) original et préciser l'objectif de la modification proposée.
2. Augmentation ou réduction : Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, indiquer l'équivalent en monnaie canadienne pour la modification seulement.
3. Indiquer le nom du client.
4. Sommaire de l'approbation : Fournir un tableau traitant des documents d'approbation, de la valeur des documents, de la valeur d'approbation de chacun des documents d'approbation et du niveau d'approbation.
5. Base de paiement proposée : S'il s'agit d'une modification de la base de paiement, fournir une justification et les motifs à l'appui. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les modifications de base de paiement, consulter le paragraphe 3 de l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour tous les niveaux de complexité.
6. Risques : Décrire les mesures de réaction aux risques considérés comme moyens-élevés et élevés, selon le cas.
7. Remarques : Fournir au minimum les renseignements suivants :
  1. les renseignements supplémentaires importants qui sont nécessaires à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale.
  2. une justification de la modification.

2. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou supérieur à celui de SMA:

Les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) Demande de contrat/demande de modification de contrat (Partie 1 - Données de soumission) et PWGSC-TPSGC 1151-4 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) Demande de modification de contrat (Partie 2 - Données complémentaires) doivent être remplis et présentés en français ou en anglais.
Autorité responsable de la modification du contrat ou de la révision de l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement : Le formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 peut servir à obtenir l'autorisation d'utiliser une offre à commandes qui a été révisée par le soumissionnaire.

Partie 1 : Données sur la soumission - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

Les éléments principaux qui devraient être inclus dans la demande de modification de contrat sont les suivants :

le but de la modification ;
le coût de la modification.

D’autres éléments dont les agents de négociation des contrats pourraient tenir compte, s’il y a lieu, sont énumérés dans les paragraphes qui suivent.

Proposition
1. Énoncer le but de la modification proposée et décrire brièvement les biens et/ou services tels que mentionnés dans la demande de contrat initiale (par ex. : pour modifier le contrat avec ABC pour la fourniture de 20 machins additionnels). Dans le cas des biens ou services ajoutés, indiquer les prix, la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les points de livraison, etc.
2. Indiquer tout écart entre les fonds antérieurement autorisés et les engagements contractuels.
3. S'il y a un grand nombre d'articles, insérer l'énoncé suivant :
  « Les prix unitaires (ou de lot) au montant total de ____________$, taxe de vente _____________, FAB____________, seront conformes aux indications de l'annexe ci-jointe ou de l'annexe jointe à la modification proposée. »
4. Si la modification proposée comporte des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT, qui ne sont pas mentionnées dans l'approbation initiale, donner une description complète de ces dérogations.
Coût supplémentaire (ou réduction de coût)
1. Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, donner l'équivalent en monnaie canadienne.
2. Indiquer le coût estimatif modifié du contrat. Si le coût total autorisé précédemment prévoit un montant pour des travaux particuliers à venir ou pour des travaux prévisibles mais non planifiés (comme des modifications de conception ou des tâches supplémentaires), ne pas manquer d'inscrire ce montant dans le coût total estimatif. Sinon, l'autorisation accordée pour le montant mis de côté est invalide.
3. Indiquer les mouvements de trésorerie et autres renseignements prévus à la section « Coût » de la demande de contrat à l’Annexe 6.2 Instructions relatives à la demande de contrat..
4. Fournir un bref résumé des modifications antérieures et de leur coût.
Remarques
1. Fournir tout autre renseignement important nécessaire à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale. Consulter la rubrique Remarques dans l'Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour connaître les renseignements qui doivent être fournis, s'il y a lieu.
2. Lorsqu'une demande de modification de contrat exige une approbation à un niveau supérieur à celui qui a été établi précédemment dans le contrat, expliquer les raisons qui ont motivé le choix de l'entrepreneur et la base de paiement. Il n'est pas nécessaire de répéter dans la Partie 1 la base de paiement stipulée dans cette demande si elle a été approuvée antérieurement à un niveau supérieur ou par l'autorité contractante à qui l'on s'adresse maintenant pour faire approuver la modification.
3. Si une modification de la base de paiement est proposée, elle doit être justifiée en fournissant les motifs à l'appui. Consulter le paragraphe 3 de l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
4. S'il existe un écart entre les fonds autorisés et les engagements contractuels, expliquer pourquoi.
5. Fournir les détails en ce qui concerne les risques liés à la modification proposée considérés comme moyens-élevés et élevés et présenter les stratégies d’atténuation proposées.
6. Lorsque des articles sont ajoutés ou que l'on établit une base de paiement ferme pour un contrat dont le prix était à négocier, fournir une justification des prix.
Autorisation
Indiquer l'autorisation initiale accordée pour conclure le contrat et l'autorisation applicable à chaque modification approuvée. Lorsqu'on a obtenu l'autorisation du Conseil du Trésor (CT), donner le numéro et la date du CT et lorsque l'approbation du ministre a été obtenue, inscrire « sous l'autorité du ministre ». Dans tous les autres cas, inscrire la mention « Autorisation ministérielle ». Ne pas inscrire les montants dans la Partie 1.

Partie 2 - Données complémentaires - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-4

En remplissant ce formulaire, vous assurer de fournir tous les renseignements à l'appui. En particulier, prendre note de ce qui suit :

Section A – État d'avancement des travaux

Dans cette section, résumer l'état d'avancement des travaux, notamment les quantités déjà livrées et le pourcentage d'achèvement, les travaux en cours ou terminés, les paiements anticipés ou progressifs versés ou toute autre dépense préliminaire, ainsi que les autres questions de même nature.

Section B - Autorisation, statut du contrat et montant relatif aux modifications proposées

Indiquer dans la colonne « Autorisation et Montant », les autorisations et les montants autorisés pour le contrat et chaque modification (c.-à-d. CT, ministre, sous-ministre, directeur général, directeur, etc.). Toute divergence entre les autorisations (approbations) et les engagements devraient être corrigée dans la Section B. En outre, si le montant de la modification proposée dépasse les fonds disponibles, il faut le signaler dans cette section.

Section C - Base et mode de paiement, conformément à la dernière modification

Énoncer brièvement la base de paiement et la méthode de paiement à la dernière modification (y compris la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les conditions de livraison [par ex., FAB], les paiements anticipés et progressifs), à moins qu'il ne soit proposé de modifier la base de paiement ou la méthode de paiement. Dans ce dernier cas, décrire en détail la base de paiement et la méthode de paiement applicable actuellement à une partie ou l'autre des travaux et pour laquelle on recommande une nouvelle base de paiement ou méthode de paiement. Consulter l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Section D – Justification de la recommandation

Justifier les prix et la modification des conditions ou des méthodes de paiement.
Donner tous les renseignements justificatifs des prix lorsqu'il s'agit d'ajouter un article ou d'établir une base de paiement ferme pour un contrat passé antérieurement sur une base de prix à négocier.
Expliquer les discordances entre : a) le montant approuvé pour le contrat et les modifications éventuelles ; et b) la somme totale attribuée.

Remarque : S'il y a plusieurs articles et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence dans la Section F du document particulier du dossier qui contient ces renseignements.

3. Préparation des présentations de modification au Conseil du Trésor

L'approbation du Conseil du Trésor est exigée pour toute modification de contrat qui dépasse les limites indiquées à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels et sujette aux exceptions décrites à l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sont assujetties aux conditions suivantes :

que les autorités contractantes s'assurent, pour les besoins et les modifications connexes nécessitant leur approbation, que les modalités du contrat correspondent aux observations que leur ont été faits concernant la nature de la transaction ;
que les Services juridiques soient consultés lorsque l’agent de négociation des contrats envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles juridiquement approuvés propres au secteur ou aux biens et services. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter les Services juridiques pour les besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu. En ce qui a trait aux autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques, voir l’article 3.110 Services juridiques.

Remarque : L'approbation du ministre est exigée pour certaines demandes décrites l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Cette annexe décrit les pouvoirs d'approbation et de signature internes et les exceptions aux pouvoirs d'approbation internes. Elle traite également des pouvoirs de signature supplémentaires, tels que pour les paiements d'acomptes, les attestations, etc.

Texte principal

1. Pouvoirs d'approbation

Les pouvoirs d'approbation et de signature internes sont en conformité avec l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
L'approbation du Conseil du Trésor (CT) est exigée pour les présentations qui dépassent les pouvoirs d'approbation qui se trouvent à l'Annexe 6.4.2.
Les exceptions à l'Annexe 6.4.2 sont décrites en 1.1 ci-dessous.

1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes

1.1.1 Anciens fonctionnaires

Les limites de passation de contrats de l’annexe 6.4.2 s’appliquent aux présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d’anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 200 000 $ (non concurrentiel).
L'approbation du ministère est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat non concurrentiel pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 200 000 $ (non concurrentiel).
L'approbation du ministre est requise avant de conclure un contrat de service non concurrentiel avec un ancien fonctionnaire I recevant une pension en vertu de la LPFP, lorsque le taux de rémunération annualisé dépasse 200 000 $ et la durée du contrat dépasse quatre-vingt-dix (90) jours ouvrables ; On peut réduire les honoraires de tout contrat non concurrentiel si la personne a pris sa retraite depuis moins d'un an et si elle reçoit une pension. Voir l'article 3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires, au paragraphe f. L’utilisation de la formule de réduction des honoraires n’est pas obligatoire, mais demeure une mesure de contrôle des coûts qui peut être appliquée au besoin pour les marchés non concurrentiels.
L'approbation du ministre est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat de service non concurrentiel avec d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire lorsque le total des honoraires à payer dépassera 5 000 $ pendant la période de paiement forfaitaire prévue dans la Directive sur la réduction des effectifs émise en vertu de la Loi sur l'indemnisation du secteur public ou des anciens membres des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada recevant des paiements forfaitaires dans le cadre des programmes de réduction des Forces correspondants, qu'il s'agisse d'un ou de plusieurs contrats. Voir le paragraphe i. de l'article 3.90.

Remarque : Pour plus de renseignements sur la définition d'anciens fonctionnaires et de pension, voir le paragraphe b. de l'article 3.90.

1.1.2 Confirmation de commandes

Les présentations accordant le pouvoir d'émettre une confirmation de commandes doivent être approuvées au niveau du directeur ou à un niveau supérieur, selon les limites du pouvoir d'approbation de contrats non concurrentiels, telles que décrites à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. Les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent pour tous les postes au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint. (Voir l'article 6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels.)

1.1.3 Redevances

Dans le cas des contrats visés par la Loi sur la production de défense (LPD), lorsque les redevances dépassent 5 p. 100, l'approbation du sous-ministre est exigée avant de conclure un contrat. (Cette approbation n'est pas obtenue afin de conclure le contrat, mais bien pour permettre au Canada de payer les redevances.)
Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
Lorsque l'approbation du sous-ministre est exigée pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100, les renseignements suivants doivent être fournis à la Partie 2 de la demande de contrat :
1. les détails des redevances ;
2. une estimation des achats éventuels prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation en question ;
3. les commentaires des Services juridiques.

1.1.4 Exception relative à la sécurité nationale

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) doit avoir approuvé l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) à la suite d'une lettre de la part du SMA client demandant l'ESN avant que le processus d'approbation des documents ne soit mis en œuvre.
Après l'approbation de l'ESN par le SMA/DGA, le processus normal d'approbation des documents s'applique.
Pour des détails complets sur le processus d'ESN, voir l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale.

1.1.5 Dispositions relatives à l'intégrité

Exception relative à l’intérêt public : Une exception relative à l’intérêt public doit être invoquée avant de conclure un contrat avec un soumissionnaire ou d’émettre un arrangement en matière d’approvisionnement ou une offre à commandes à un offrant ou un fournisseur, ou de céder le contrat d’un cessionnaire proposé qui a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Une demande d’exception relative à l’intérêt public doit être portée à l’attention du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Vérification de l’intégrité : À la réception d’une réponse de type « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », il faut obtenir l’approbation au niveau indiqué sur la réponse en question (c.-à-d. au niveau du SMA ou du directeur général [DG]).
1. Toutes les demandes exigeant une approbation du SMA doivent être transmises au SIPA en vue de leur traitement, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
2. Toutes les demandes exigeant une approbation du DG doivent être transmises selon les processus établis au sein du secteur ou de la région. Au besoin, les agents de négociation des contrats peuvent demander l’aide du SIPA en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
3. Une approbation de l’intégrité de plus haut niveau n’est pas nécessaire pour émettre :
  1. une modification lorsque les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées ;
  2. une commande subséquente ;
  3. un contrat subséquent à un arrangement en matière d’approvisionnement ;
  4. une autorisation de tâches.
4. Les agents de négociation des contrats peuvent obtenir l’approbation requise au niveau déterminé pour le contrat au moyen de l’évaluation des risques liés aux achats.
Si un entrepreneur souhaite établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, l’agent de négociation des contrats doit transmettre la demande au SMA de la DGA par le biais du SIPA, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2. Pouvoirs supplémentaires de signature

Les titulaires des pouvoirs de signature pour les commandes d'achat, les contrats, les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, les accords et les arrangements officiels, les demandes de transfert de marchandises et de biens et de services, les directives écrites à l'agence de distribution, les cessions, les lettres et messages d'autorisation, les lettres d'intention, les consentements à des contrats de sous-traitance, les avis de résiliation pour des raisons de commodité et toutes modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus, conformément à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

2.1 Paiements anticipés, d'étapes et progressifs

Le pouvoir pour l'attestation des demandes de paiements anticipés, d'étapes et progressifs (formulaire PWGSC-TPSGC 1111 [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada], Demande de paiement progressif) qui est un préalable pour l'attestation du client en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est établi comme suit :

pour les titulaires de postes énumérés à l'Annexe 6.4.2, sauf les agents internes/stagiaires, les adjoints principaux des achats et les adjoints à l'approvisionnement, le pouvoir d'attestation illimité s'applique ;
pour les adjoints principaux des achats :
1. pour les contrats au-delà du pouvoir d'approbation : pouvoir d'attestation pour les réclamations jusqu'à 40 000$, qui ne sont pas une réclamation finale ou un versement d'une retenue ;
2. pour les contrats se situant dans les limites de leur pouvoir d'approbation : attestation pour toutes les réclamations.

2.2 Documents de règlement et de quittance

Le pouvoir de signature des documents de règlement et de quittance (formulaire PWGSC-TPSGC 9223-2 [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada], Règlement et quittance) pour les résiliations au nom du ministre est délégué comme suit :
1. survenant lors de la résiliation pour des raisons de commodité :
  1. directeur général, Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, Programme des approvisionnements (SSSA/PA);
  2. directeur, Direction des services centralisés, Programme des approvisionnements;
2. autres que pour résiliation pour des raisons de commodité, les agents de négociation des contrats doivent consulter la Direction générale des finances pour déterminer le niveau de pouvoir d’approbation compétent.
Pour obtenir de l'aide concernant les résiliations pour des raisons de commodité, les agents de négociation des contrats peuvent consulter la Division des services spécialisés en approvisionnement (DSSA) à l’adresse suivante TPSGC.parrc-aptfc.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2.3 Sécurité des contrats

Le Programme de sécurité des contrats (PSC) a le pouvoir de fournir aux entrepreneurs des instructions concernant la conformité aux exigences relatives à la sécurité des contrats.

Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Instructions

Les tableaux de délégation des pouvoirs pour le Programme des approvisionnements se trouvent sur la page Délégation de pouvoirs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
Les limites indiquées dans les tableaux de délégation des pouvoirs comprennent à la fois les pouvoirs de conclure des contrats et les pouvoirs de modifier des contrats. Ce sont des limites maximales obtenues par la réalisation d’une évaluation de la complexité et d’une évaluation des risques liés aux achats. Les pouvoirs nécessaires pour conclure un contrat ou y apporter des modifications seront déterminés au cas par cas, par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux achats en fonction du niveau de complexité. Cette évaluation permettra de cerner les risques propres au contrat ou à la modification proposée, de même que le niveau d’approbation exigé pour conclure le contrat ou y apporter des modifications.
Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative, le pouvoir d’approbation de conclure des contrats ou d’y apporter des modifications non administratives relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), ou de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense, peu importe la concurrence liée au besoin.
Les limites propres à chaque agent, qui peuvent être en deçà du maximum des pouvoirs indiqués dans les tableaux de délégation des pouvoirs, dépendent des politiques et des procédures du Programme des approvisionnements. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tout pouvoir qu’ils exercent est conforme à ce qui a été établi dans leur formulaire de délégation approuvé.
En ce qui concerne les pouvoirs d’approbation des contrats, un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est classé dans la catégorie « concurrentielle ». Les niveaux d’approbation concurrentiels s’appliquent lorsqu’un PAC a été publié et qu’aucun énoncé de capacités acceptable n’a été présenté.
Voir l’Annexe 6.4.5 : Table d’équivalence des fonctions pour consulter les postes associées à chacun des niveaux.
Tout titulaire qui détient une délégation valide des pouvoirs d’approbation de conclure des contrats, peu importe son niveau, peut signer un document contractuel, peu importe sa valeur, à condition qu’il détienne une délégation valide des pouvoirs d’approbation pour le même type de pouvoirs que ceux exercés à l’approbation du document contractuel. Par exemple, si le titulaire détient les pouvoirs d’approbation valides pour conclure les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il détient également les pouvoirs de signature pour les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire.
Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation de conclure des contrats nécessitant une ratification, consulter l’article 6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels.
Si le coût total de l’achat pour lequel il faut obtenir l’approbation dépasse les limites établies dans l’instrument de délégation de pouvoirs de TPSGC, l’approbation du Conseil du Trésor est exigée.
Les tableaux de délégation des pouvoirs indiquent les limites contractuelles ministérielles de TPSGC, conformément à l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
À moins d’indication contraire dans les « Remarques » qui accompagnent les tableaux de délégation des pouvoirs, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Une fois que la limite associée au pouvoir exceptionnel du Ministère est atteinte, les approbations à obtenir par la suite doivent faire l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.
Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement
1. Les pouvoirs d’approbation et de modification sont indiqués dans les limites contractuelles exceptionnelles présentées sur la page Délégation de pouvoirs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
2. Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) présenté pour obtenir l’approbation préalable d’utiliser l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement ou d’établir un arrangement en matière d’approvisionnement (ou le plan d’achat formel présenté pour faire approuver la stratégie d’approvisionnement), doit être approuvé d’après la valeur totale estimative du besoin (soit l’ensemble du projet ou du programme), la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que l’on propose de satisfaire grâce à cette méthode d’approvisionnement.
3. Si toutefois l’intention est d’émettre plusieurs offres à commandes subséquentes à une demande d’offre à commandes, c’est la valeur totale estimative (TPS/TVH incluse) de toutes les offres à commandes subséquentes qui doivent être utilisée pour l’approbation du processus de PAPC ou du plan d’achat formel.

Délégation des pouvoirs d'achat fondée sur les risques

Cette grille montre les limites de délégation de chaque agent d'après le niveau de risque et la complexité de l'achat. Les en têtes de ligne indiquent le niveau de risque, d'élevé à faible. Les en-têtes de colonne indiquent le niveau de complexité de l’achat (achats de niveau de complexité 1 à gauche et de complexité 5 à droite). Les caractéristiques applicables aux différents niveaux de complexité sont indiquées à l’Annexe 2.4 Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements.

		Niveau 1	Niveau 2	Niveau 3	Niveau 4	Niveau 5
		NIVEAU DE COMPLEXITÉ
Niveau de risque	Élevé	Gestionnaire	Directeur	Directeur général	Sous-ministre adjoint	Sous-ministre adjoint
	Moyen à élevé	Chef d'équipe des approvisionnements	Gestionnaire	Directeur principal, directeur régional, directeur	Sous-ministre adjoint	Sous-ministre adjoint
	Moyen	Spécialiste de l'approvisionnement	Chef d'équipe des approvisionnements	Gestionnaire	Sous-ministre adjoint	Sous-ministre adjoint
	Faible à moyen	Agent des approvisionnements	Spécialiste de l'approvisionnement	Chef d'équipe des approvisionnements	Sous-ministre adjoint	Sous-ministre adjoint
	Faible	Agent interne/adjoint principal aux achats/adjoint à l'approvisionnement	Agent des approvisionnements	Spécialiste de l’approvisionnement	Sous-ministre adjoint	Sous-ministre adjoint

Annexe 6.4.2.1 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.1 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

Annexe 6.4.2.5 : Limites contractuelles pour les achats complexes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.5 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

Annexe 6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.3 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

Annexe 6.4.4 : Notes relatives aux pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, les notes relatives aux limites contractuelles ont été révisées et intégrées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limites (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) dans GCpédia.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.4 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

Annexe 6.4.5 : Table d'équivalence des fonctions

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-04

Objet

Sauf indication contraire, toutes les fonctions indiquées dans cette table relèvent de la Direction générale des approvisionnements, située soit à l'administration centrale ou chez le client ou des opérations régionales responsables de la fonction d'approvisionnement en services communs.

Remarques :

À moins qu'une loi, un règlement ou une politique n'en convienne autrement, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint exercent les mêmes pouvoirs que le ministre.
Pour tous les titres de fonctions non énumérés dans cette table d'équivalence des fonctions, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des services financiers s'appliqueront.

Table d’équivalence des fonctions – Programme des approvisionnements
Niveau 1 – Cadre supérieur du Ministère	Sous-ministre adjoint, approvisionnement maritime et défense
	Sous-ministre adjoint, approvisionnements
	Directeur général régional
	Autres postes exécutifs relevant directement du sous-ministre
Niveau 2 – Directeur général	Directeur général, approvisionnements
Niveau 2 – Directeur général	Autres postes de niveau exécutif relevant directement des postes au moins de niveau 01
Niveau 3 – Directeur principal	Directeur régional, approvisionnements
	Directeur principal, approvisionnements
	Autres postes de niveau exécutif relevant directement des postes au moins de niveau 02
Niveau 4 – Directeur	Directeur, approvisionnements
	Gestionnaire régional
	Autres postes de niveau exécutif relevant directement des postes au moins de niveau 03
Niveau 5 – Gestionnaire	Gestionnaire
	Gestionnaire de projets
	Gestionnaire d’approvisionnement
	Autres postes de niveau exécutif relevant directement des postes au moins de niveau 04
Niveau 6 – Superviseur	Chef
	Agent de gestion des contrats
	Inspecteur technique maritime (lors de l’exécution de fonctions d’achat)
	Agent d’approvisionnement
	Agent de projet
	Agent principal de gestion des contrats
	Agent principal des marchés
	Agent principal des marchés (Washington)
	Gestionnaire principal en approvisionnement
	Superviseur
	Spécialiste de l’approvisionnement
	Chef d’équipe d’approvisionnement
	Chef d’équipe
	Autres postes relevant directement des postes au moins de niveau 05
Niveau 7 – Agent	Commis aux contrats
	Agent des marchés
	Agent préposé au transport des exportations
	Agent interne/Stagiaire
	Assistant de l’approvisionnement
	Agent des achats
	Adjoint principal aux achats
	Agent des approvisionnements
	Autres postes relevant directement des postes de moins de niveau 06

Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les modifications approuvées, les modifications de contrat qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d’approbation initiale ou qui dépassent la portée ou la valeur de l’approbation initiale doivent être approuvées par le pouvoir d’approbation compétent. Le niveau de pouvoir d’approbation d'une modification proposée à un contrat (non approuvée précédemment) pour un achat d’un niveau de complexité 1, 2 ou 3 est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications positives, (précédentes et proposées). Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur globale des modifications (précédentes et proposées), en excluant les modifications préalablement approuvées qui ont été déterminées et approuvées dans la demande d’approbation originale.
Pouvoirs exceptionnels : À moins d’indication contraire dans les notes relatives aux limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels présentées à la page Délégation de pouvoirs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées) et de la valeur du contrat original. Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur du contrat original et la valeur globale des modifications (précédentes et proposées).
Des exemples montrant quand une évaluation des risques liés aux modifications est exigée pour un contrat pour un achat de niveau de complexité 1, 2 ou 3 attribué à la suite d’un processus concurrentiel électronique se trouvent sur la page Établissement du pouvoir d’approbation des modifications de contrats (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) dans GCpédia.

Annexe 6.4.7 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats complexes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cette annexe a été révisé et intégré à l'Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3.

L’Annexe 6.4.7 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour tous les niveaux de complexité

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Diminution de la valeur du contrat
1. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire et le fournisseur/l'entrepreneur accepte de réduire la quantité sans augmenter le prix unitaire.
  
  Type de modification : Administrative
  
  Évaluation de risques liés aux modifications exigée : Non
  Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification qui réduit la valeur du contrat (lorsque la modification est de nature administrative).
2. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire mais le fournisseur/l'entrepreneur veut augmenter le prix à cause de la diminution de la quantité. Il est donc nécessaire de renégocier.
  
  Type de modification : Réduction de la valeur du contrat impliquant un risque supplémentaire pour le Canada
  
  Évaluation de risques liés aux modifications exigée : Oui
  Niveau d'approbation : À déterminer en effectuant l’évaluation de risques liés aux modifications. Dans le cas de cette modification, il faut multiplier le prix unitaire révisé par la nouvelle quantité. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent.
3. Situation : Le client désire dégager des fonds prévus pour un contrat de réparation et de révision au cours du dernier trimestre d'une année financière, puisqu'il ne prévoit pas de travaux supplémentaires au cours de cette période.
  
  Type de modification : Administrative
  
  Évaluation de risques liés aux modifications exigée : Non
  Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification en vue de réduire la valeur du contrat (considérée comme une modification de nature administrative).
4. Situation : Le client veut supprimer un ensemble des travaux aux termes d'un contrat de recherche et développement. On ne peut établir de relation nette entre la réduction des coûts et l'ensemble des travaux annulés.
  
  Type de modification : Réduction de la valeur du contrat impliquant un risque supplémentaire pour le Canada
  
  Évaluation de risques liés aux modifications exigée : Oui
  Niveau d'approbation : À déterminer en effectuant l’évaluation de risques liés aux modifications. La modification sera approuvée par un titulaire de pouvoir dont la limite d'approbation équivaut à la réduction proposée. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent. Une modification avec une valeur nulle n'est pas appropriée, puisqu'il n'y a pas de relation entre la valeur de l'ensemble des travaux et la réduction.
Article de remplacement (ou ensemble des travaux)
Si un client demande à l'autorité contractante de modifier un contrat en supprimant un article (ou un ensemble des travaux) et en remplaçant par un article (ou un ensemble des travaux) différent, la valeur du nouvel article (ou de l'ensemble des travaux) déterminera le niveau d'approbation de la modification de contrat. Une évaluation des risques liés aux modifications doit être réalisée pour déterminer le niveau d’approbation exigé en vue de l’ajout de l’article (ou de l’ensemble de travaux) de remplacement.
Approbation préalable du montant mis de côté
1. Lorsque l'autorisation originale de conclure un contrat prévoyait également l'approbation préalable d'un montant destiné à des travaux imprévus, des modifications de conception ou des tâches supplémentaires, toute partie du montant mis de côté utilisée doit être approuvée par le titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour conclure des contrats non concurrentiels, ne dépassant pas le niveau de directeur. Le titulaire du pouvoir d’approbation compétent sera déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications. À la question « Valeur » de l’évaluation des risques liés aux modifications, les agents de négociation des contrats doivent sélectionner « montant réservé ».
2. Si une modification visant à permettre d'utiliser le solde du montant mis de côté pour un besoin particulier est supérieure à ce montant, le pouvoir d'approbation portant sur l'excédent revient au titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour la valeur globale des modifications, conformément à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. La valeur globale des modifications pour les montants mis de côté approuvés au préalable est distincte de la valeur globale des modifications correspondant aux options ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les montants mis de côté jusqu'à concurrence de la valeur maximale, dans le cadre d'une même modification.
3. Si une condition de l'approbation délivrée à l'origine prévoit d'autres niveaux d'approbation pour grever des montants mis de côté, les niveaux établis dans le cadre de l'approbation du contrat original sont prépondérants.
4. Le montant mis de côté devrait être établi d'après une planification initiale et des préparatifs rigoureux. Meilleurs sont la planification et les préparatifs, mieux on peut prévoir les quantités supplémentaires ou les travaux imprévus, et plus les valeurs attribuées seront exactes. Il est plus vraisemblable qu'on approuvera un plan d'achat justifié minutieusement quant à l'objet de chaque dépense planifiée.
5. Les exemples d’instruments permettent d’utiliser le montant réservés comprennent la modification de contrat, le formulaire d'autorisation des tâches, le formulaire DND 626 Demande relative à un contrat du MDN ou un montant préapprouvé pour les modifications proposées (MPMP).
Approbation préalable des options
1. Lorsque l'approbation d'exercer une option a été obtenue, la modification de contrat pour exercer l'option ne nécessite que la signature d'un titulaire de poste ayant obtenu une délégation valide des pouvoirs d'approbation des contrats, peu importe son niveau, pour les catégories pour lesquelles le titulaire détient la délégation de pouvoirs. Par exemple, si un titulaire détient la délégation de pouvoirs pour la conclusion de contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il aurait aussi le pouvoir de signature pour les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire. Les valeurs globales des options, approuvées au préalable, sont distinctes des valeurs globales des modifications correspondant aux montants mis de côté ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les options jusqu’à concurrence de la valeur maximale dans le cadre d’une même modification.
2. Les fonds et l’approbation reçus dans le but d’exercer une option ne peuvent être utilisés que dans la mesure précisée dans le document d’approbation. Par exemple, si on a obtenu l’approbation pour un contrat de services d’une année évalué à 200 000 $, avec une année optionnelle également évaluée à 200 000 $, l’agent de négociation des contrats ne peut se servir de l’approbation et des fonds visant l’année optionnelle afin de couvrir les frais liés à une augmentation des services requis au cours de la première année.
Code contractuel pour les modifications approuvées au préalable (dans SELECT)
1. Le numéro de Type de document 22, correspondant au code contractuel pour les modifications approuvées au préalable est disponible dans SELECT et est utilisé pour identifier toutes les modifications approuvées au préalable.
2. Ces modifications comprennent, mais ne se limitent pas :
  1. aux modifications émises afin d’exercer une option pour des quantités ou des années supplémentaires qui font partie intégrante de la demande de soumissions originale et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale ;
  2. aux modifications pour des montants mis de côté pour des modifications prévues mais qui ne sont pas clairement définies (p. ex. travaux imprévus, modifications de conception, tâches supplémentaires), et qui ont été approuvées lors de la demande d'approbation de contrat originale.
3. Les modifications qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d'approbation originale ou qui dépassent la portée ou la valeur de cette approbation devront être codées comme des « modifications normales » et devront être approuvées au niveau compétent conformément aux pouvoirs d'approbation de modifications délégués par le ministre. Pour un niveau de complexité 1, 2 ou 3, le niveau de pouvoir d’approbation est déterminé en réalisant une évaluation des risques liés aux modifications. Pour les niveaux de complexité 4 et 5, le pouvoir d’approbation relève du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense.
Taux (ou prix à négocier)/taux (ou prix) provisoires
Si la base de paiement d'un contrat comprend des taux (ou prix) provisoires et qu'il est proposé de modifier le contrat pour prévoir des taux (ou prix) fermes, le niveau du pouvoir d'approbation de la modification sera comme suit (à moins d'avis contraire de la part du pouvoir d'approbation du contrat) :
1. l'autorité contractante, à condition que les taux (ou prix) fermes soient égaux ou inférieurs aux taux (ou prix) provisoires ;
2. pour les achats de niveau 1, 2 et 3, une évaluation des risques liés à la modification de contrats est exigée pour déterminer le niveau d’approbation nécessaire ;
3. le directeur général, si le contrat a été approuvé par le sous-ministre adjoint, le ministre, ou le CT.
Combinaison de divers types de modifications en une modification
Lorsqu'une modification renferme divers types de changements énumérés ci-dessus (c'est-à-dire consolider des articles dont le prix est à négocier, utiliser une partie d'un montant mis de côté, ajouter des articles ou augmenter les quantités, etc.), le plus haut niveau d'autorité doit approuver tout changement ou tout ensemble de changements qui sera incorporé au contrat par le biais de cette modification.
Modifications aux contrats avec d'anciens fonctionnaires
Le Conseil du Trésor (CT) doit approuver toutes les modifications aux contrats de services avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique lorsque ces modifications dépassent les limites précisées à la section 1.1.1 de l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Interprétation de la valeur globale des modifications
1. La valeur globale des modifications s'entend de la somme totale des modifications apportées à un contrat, y compris les modifications positives et négatives; cette interprétation s'applique seulement aux modifications nécessitant l'approbation du CT. Pour les besoins internes et pour veiller à instituer des mesures de contrôle adéquates, on calcule le montant global des modifications non approuvées au préalable d'après les modifications à valeur positive seulement.
2. Les modifications ayant une valeur nulle pour lesquelles il n'y a aucun risque ou responsabilité additionnel pour le Canada sont de nature administrative et peuvent être approuvées et signées par l'autorité contractante. En ce qui concerne les modifications ayant une valeur nulle mais qui entraînent un risque ou une responsabilité additionnel qu’assumera le Canada, la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications est exigée afin de déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
3. Le prolongement d’un contrat qui a une date de fin précise (p. ex., un contrat, un contrat d’autorisation de travail, une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, etc.) ne peut être traité comme une modification de nature administrative. Prolonger le contrat entraîne des risques supplémentaires pour le Canada, peu importe si des fonds additionnels sont requis ou non. Par exemple, si un contrat a été attribué pour une période de deux (2) ans, à la fin du 31 mars, au montant de 10 M$ et qu’il reste 4 M$ le 1er avril, ce montant ne peut être utilisé pour la prolongation du contrat, sans avoir obtenu l’approbation nécessaire, bien que l’approbation initiale du contrat était de 10 M$.
Prolongation du facteur temps d’un contrat ou d’une entente contractuelle approuvé(e) par le Conseil du Trésor
1. En vertu de l’Avis sur la Politique des marchés 2000-3 du Conseil du Trésor (CT), un contrat ou une entente contractuelle approuvé(e) par le CT peut être modifié(e) pour en prolonger le facteur temps sans demander de nouveau l’approbation du CT seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
  1. La durée maximale d’une prolongation est la plus courte des durées suivantes : deux ans ou 50 pour cent de la durée du contrat ou de l’entente contractuelle (incluant les modifications approuvées au préalable);
  2. La modification de la date de fin n'a pas d'impact financier ou, encore, l'impact financier ne dépasse pas les limites énoncées dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT;
  3. La date de fin indiquée dans la présentation initiale au CT n'était pas considérée comme un facteur essentiel par le CT au moment de l'approbation; et
  4. La période du contrat ou de l’entente contractuelle dans la présentation initiale au CT était approximative ou non spécifique.
2. « Pas d’impact financier » ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dépenses contractuelles durant la période de prolongation, mais plutôt que les dépenses contractuelles durant la prolongation devront respecter la portée et la valeur du contrat ou de l’entente contractuelle approuvées par le CT.
3. Puisque la date de fin dépend d’une multitude de facteurs, la date de livraison ou la période indiquée dans la présentation au CT est estimée à l’aide d’outils de planification de projet, d’hypothèses et de scénarios optimistes. Par exemple, l’échéancier précis pourrait changer en raison de facteurs tels que la date de début réelle, des délais attribuables à des facteurs incontrôlables qui affectent les délais d’exécution ou la date de livraison, la nature et la complexité du travail ou l’environnement de travail. Par conséquent, il est possible que la date de fin n’ait pas été un élément essentiel au besoin ou à l’approbation du CT et elle devra être établie et expliquée au cas par cas.
4. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer attentivement les circonstances et les raisons proposées pour justifier la prolongation d’un contrat ou d’une entente contractuelle approuvé(e) par le CT. Cette évaluation doit être consignée au dossier et devrait inclure les éléments suivants :
  1. Y a-t-il des justifications appuyant la décision de procéder à la prolongation du contrat ou de l’entente contractuelle?
  2. Comment la prolongation rencontre-elle toutes les conditions requises pour modifier le contrat ou l’entente contractuelle sans demander de nouveau l’approbation du CT, tel qu’énoncé ci-dessus?
  3. La portée du contrat ou de l’entente contractuelle :
    1. Les dépenses contractuelles respectent-elles toujours la portée approuvée par le CT? Les dépenses contractuelles prévues dans le cadre de la prolongation sont-elles raisonnables ou supportées par l’historique des dépenses contractuelles?
    2. Les livrables sont-ils différents?
    3. Les modalités du contrat ou de l’entente contractuelle sont-elles compromises?
    4. Les changements apportés au contrat ou l’entente contractuelle initialement présenté(e) au CT sont-ils substantiels et est-ce que les ministres du CT pourraient s’y intéresser?
    5. Est-ce que la date de livraison ou la période était un élément essentiel pour l’approbation du CT?
    6. Dans les contrats ou ententes contractuelles de services, quelles étaient les attentes de l’industrie?
    7. Quelle était la date d’échéance ou de renouvellement prévue de la période de services?
    8. Y a-t-il de nouveaux fournisseurs sur le marché qui pourraient questionner l’équité de la prolongation?
5. Si l’entrepreneur est responsable du délai, mais que la prolongation peut être justifiée (les contraintes de temps ne permettent pas d’amorcer un nouveau processus compétitif ou d’autres circonstances exceptionnelles), quelles mesures correctives du rendement des fournisseurs ont été appliquées à l’entrepreneur afin d’atténuer les risques contractuels pour la durée restante du contrat ou de l’entente contractuelle?
6. Une modification pour prolonger la durée d’un contrat ou d’une entente contractuelle (excluant les modifications pour exercer des options approuvées au préalable) entraîne des risques supplémentaires pour le Canada et ne peut être traitée comme une modification de nature administrative. Les agents de négociation de contrats doivent obtenir l’approbation appropriée pour modifier un contrat ou une entente contractuelle dans le but d’en prolonger la durée. Le niveau de pouvoir d’approbation d’une telle modification dépendra des niveaux de risques et de complexité comme suit :
  1. pour un niveau de complexité 1, 2 ou 3, le niveau d’approbation est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
  2. pour des niveaux de complexité 4 et 5, le pouvoir d’approbation relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA) ou de la Direction générale de l’approvisionnements maritime et de défense.

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Date de modification:: 2024-04-19