Chapitre 6 – Approbations et pouvoirs

Ces formes et processus d'approbation s'appliquent aux contrats ainsi qu'aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement. Ce chapitre traite également des pouvoirs pour l'approbation et la signature des documents d'approvisionnement, et il décrit en détail les considérations particulières et les exceptions concernant les pouvoirs d'approbation. Les agents de négociation des contrats y trouveront également des renseignements sur l'interprétation et l'utilisation des pouvoirs

Table des matières

6.1 Approbations et pouvoirs : renseignements généraux

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Ce chapitre traite des divers types de plans, d'examens et de processus d'approbation associés aux approvisionnements selon les divers niveaux de pouvoirs. Ces formes et processus d'approbation s'appliquent aux contrats ainsi qu'aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement. Ce chapitre traite également des pouvoirs pour l'approbation et la signature des documents d'approvisionnement, et il décrit en détail les considérations particulières et les exceptions concernant les pouvoirs d'approbation. Les agents de négociation des contrats y trouveront également des renseignements sur l'interprétation et l'utilisation des pouvoirs.
Les contrats sont conclus par Sa Majesté le Roi, représenté par un ministre. Le pouvoir de conclure des contrats se trouve en général dans la législation instituant le ministère en question et conférant certains pouvoirs au ministre. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre le pouvoir de conclure des contrats. Le pouvoir du ministre est délégué à des agents à l'échelle du ministère afin d'exécuter le processus contractuel interne.
Les limites financières sont établies par le Conseil du Trésor (CT) en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et elles sont décrites dans l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
Les pouvoirs de conclure, de signer et de modifier les contrats sont délégués aux agents de négociation des contrats en fonction du niveau et de la responsabilité du poste qu'ils occupent. Les détails relatifs aux pouvoirs et obligations délégués sont fournis à l'article 6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats.
Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que toutes les décisions relatives à la division légitime des besoins en plusieurs besoins plus petits sont consignées et n’ont pas pour but d’éviter les seuils d’approbation financière ou les exigences des politiques, telles que les limites contractuelles, les dispositions réglementaires et les obligations liées aux accords commerciaux.

6.5 Documents d'approbation de l'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le bien ou le service, la valeur en dollars de l'approvisionnement, les risques qui y sont liés et d'autres facteurs comme une situation d'urgence ou l'étape du processus d'achat détermineront le niveau d'approbation que les agents de négociation des contrats devront obtenir ainsi que le processus pertinent qui devra être suivi. Afin de déterminer le niveau d'approbation pertinent et les documents exigés pour l'approbation, les agents de négociation des contrats doivent s'en remettre aux pouvoirs d'approbation décrits à l'article 6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats pour divers biens et services et autres considérations.
Les divers types de processus ou de formulaires d'approbation sont énumérés ci-dessous :
1. plan d'achat;
2. planification et approbation préalable des contrats (PAPC);
3. nouvelle présentation du processus de PAPC;
4. sommaire du contrat;
5. demande de contrat;
6. présentation au Conseil du Trésor;
7. demande de modification de contrat.
Les sections ci-dessous décrivent ces documents. Les documents d'approbation peuvent exiger des examens supplémentaires, tels que détaillés à l'article 6.10 Examens supplémentaires.
Avant que l'agent de négociation des contrats entreprenne toute activité d'achat importante, la stratégie d'achat doit être approuvée. Les activités d'achat importantes comprennent, sans s'y limiter, la publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC), d'un avis de projet de marché (APM), de la demande de soumissions, ou le début des négociations.
Lorsque l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) est invoquée, les réponses aux sept questions qui se trouvent à l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à tous les documents d'approbation et consignées au dossier, et ce, pour tous les achats.
Deux parties assurent les contrôles primaires et secondaires du processus d’approvisionnement – le titulaire du pouvoir d’approbation des contrats et le titulaire du pouvoir de signature des contrats, respectivement. Le titulaire exerçant du pouvoir d’approbation des contrats assure le contrôle primaire du processus d’approvisionnement. Il est responsable de l’acceptation des modalités proposées dans les documents contractuels, et il doit examiner le dossier et les documents afférents pour s’assurer qu’ils sont conformes à l’ensemble des lois, règlements et politiques applicables. Le titulaire du pouvoir de signature des contrats assure le contrôle secondaire du processus d’approvisionnement et doit veiller à ce que les modalités des documents contractuels reflètent celles approuvées par le titulaire du pouvoir d’approbation.
Tout au long du processus d’approvisionnement menant à l’attribution d’un contrat, de nouvelles informations ou des modifications à la stratégie d’approvisionnement pourraient avoir une incidence sur le niveau de complexité ou l’évaluation des risques liés aux achats. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que le niveau de complexité et l’évaluation des risques reflètent toute modification apportée à la stratégie d’approvisionnement et pourraient avoir reprendre l’évaluation de la complexité ou l’évaluation des risques liés aux achats. Il pourrait être nécessaire de présenter le document d’approbation au titulaire du pouvoir d’approbation compétent à nouveau.

6.5.1 Plan d'achat

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le plan d'achat est un document qui établit la stratégie visée quant à la façon dont un achat sera réalisé avant que toutes activités d'achat importantes ne soient entreprises, telles que l'affichage d'un PAC ou le début des négociations. Le plan d'achat constitue un élément clé pour la discussion et l'examen de questions telles que la soumission concurrentielle ou l'attribution d'un contrat à un fournisseur unique, et les retombées industrielles et régionales.
Avant d'émettre une demande de soumissions pour tout approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent obtenir l'approbation du plan d'achat au niveau approprié. On doit utiliser le document d'approbation approprié selon le niveau d'approbation exigé, tel qu'indiqué aux articles 6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et 6.5.1.5 Plan d'achat formel pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou supérieur à celui de sous-ministre adjoint. L'agent de négociation des contrats doit faire approuver le contrat subséquent avant de l'émettre.
Deux formulaires sont disponibles pour les plans d'achat :
1. le plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général;
2. le modèle de plan d'achat formel.

6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le formulaire de plan d'achat est utilisé pour les achats que l'on estime devoir faire approuver à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général lorsque l'information exigée pour obtenir l'approbation préalable d'un contrat est insuffisante.
Dans le cas des achats dans la sphère des pouvoirs délégués du Ministère, les agents de négociation des contrats peuvent utiliser le plan d’achat se trouvant dans l’Environnement automatisé de l’acheteur ou un formulaire semblable. Une évaluation des risques liés aux achats doit être effectuée avant de remplir le plan d'achat, puis y être jointe. Le plan d’achat doit comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des propositions de stratégies d’atténuation, s’il y a lieu.
Dans le cas des achats dépassant les pouvoirs du ministère, le plan d’achat doit prendre la forme d’une note de service du directeur principal (ou du directeur) à l’intention du directeur général ou du directeur général régional. Il doit comprendre les éléments indiqués à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
Les plans d'achat sont préparés pour être signés par le titulaire du pouvoir d’approbation compétent. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 3.1.1 Planification des achats pour obtenir une liste des éléments qui pourraient être inclus dans un plan d'achat.
En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés au besoin, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.1.5 Plan d'achat formel pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou supérieur à celui de sous-ministre adjoint

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Un plan d'achat formel est obligatoire pour l'approbation de la stratégie d’achat de tous les approvisionnements pour lesquels l’approbation de conclure des contrats relève du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense ou d’un niveau d’approbation supérieur.
Le sous-ministre adjoint approuvera tous les plans d’achat formels liés aux achats de niveaux de complexité 4 et 5.
Les agents de négociation des contrats devraient préparer le plan d’achat formel suivant le modèle qui se trouve à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
Le plan d’achat formel doit décrire en détail les risques moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées tels que prévus dans l’évaluation des risques. L’évaluation des risques doit être jointe au plan d’achat formel.

6.5.5 Planification et approbation préalable des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) prévoit l'approbation de la stratégie d'approvisionnement et l'approbation préalable des contrats.
Le processus de PAPC est utilisé pour des approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional, à moins qu'un plan d'achat ne s'applique à l'achat (voir l'article 6.5.1 Plan d'achat).
Le processus de PAPC ne devrait pas être utilisé si l'information quant aux résultats attendus de l'activité d'achat n'est pas suffisante.
Une évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée avant de compléter le processus de PAPC et elle doit être jointe aux documents liés au processus de PAPC au moment de les soumettre pour approbation. Les documents liés au processus de PAPC doivent comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des stratégies d’atténuation proposées, s’il y a lieu.
Le processus de PAPC permet aux agents de négociation des contrats d'émettre des contrats ou d'attribuer des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement sans examen par le titulaire du pouvoir d'approbation lorsqu'aucune modification importante n'a été apportée à la stratégie d'approvisionnement du processus de PAPC approuvé. À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat jusqu'à ce que le contrat soit prêt à être attribué. Si l'activité d'achat entraîne, avant l’attribution du contrat, une modification importante de la stratégie d'achat approuvée, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée et soumise à nouveau pour approbation, selon les résultats, conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats.
Les agents de négociation des contrats doivent produire un résumé des mesures prises entre l'approbation de la stratégie d'achat et la conclusion du contrat à l'aide du sommaire du contrat dont il est question à l'article 6.5.5.10 Sommaire du contrat.

6.5.5.1 Instructions relatives au processus de planification et approbation préalable des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les agents de négociation des contrats doivent remplir le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) et expliquer la stratégie d'approvisionnement.
Les agents de négociation des contrats devraient inclure les renseignements suivants, selon le cas :
1. proposition ou description : indiquer la mesure proposée (p. ex., l'obtention d'une approbation, l'obtention d'une approbation préalable) ainsi que toutes les approbations exigées (p.ex., approbation de verser des paiements anticipés, approbation de raffermir les taux provisoires). Décrire le besoin, y compris les options, le cas échéant;
2. coût estimatif total du besoin (y compris les approbations préalables, les droits et les taxes);
3. dans les Remarques : traiter des points pertinents, tels que :
  1. pour les achats concurrentiels, indiquer le mode de sélection des fournisseurs, à savoir le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (c.-à-d. répétitive, non répétitive), etc. Si le SEAOG n'est pas utilisé pour réaliser l'achat, une explication connexe doit être fournie;
  2. lorsqu'on choisit une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique), indiquer l'autorisation légale de recourir à une exception à la soumission concurrentielle (voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels);
  3. décrire les risques et les stratégies proposées d'atténuation de ces risques dans le cadre du marché, conformément aux politiques, procédures et pratiques actuelles.
4. questions stratégiques : identifier les considérations socio-économiques et d’accessibilité ou les dérogations quant à cette politique, et recommander un plan d'action;
5. fournir des renseignements sur les risques relatifs à l’achat considérés comme moyens-élevés et élevés, ainsi que présenter les stratégies d’atténuation proposées;
6. critères d'évaluation : identifier les critères d'évaluation et la méthode de demandes de soumissions qui doit être utilisée, y compris la base de tarification, et les critères obligatoires et cotés par points;
7. méthode de sélection de l'entrepreneur : méthode de sélection qui doit être utilisée;
8. étapes : fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison);
9. remarques supplémentaires : indiquer toute information qui devrait être portée à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation.
À la réception du document d’approbation, le titulaire du pouvoir d'approbation en fera l'examen et pourra soit donner sa pleine approbation, soit identifier les difficultés et recommander des modifications à la stratégie proposée. Le titulaire du pouvoir d'approbation peut également approuver la stratégie d'approvisionnement, sans toutefois donner l'approbation préalable de conclure un contrat; un document d'approbation devra alors être préparé et présenté pour approbation avant la conclusion du contrat. (Voir l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada relative aux conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation.)
À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat. Si cette dernière entraîne une modification importante du plan originalement approuvé avant l'attribution du contrat, le processus de PAPC doit être présenté de nouveau conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC). Dans le cas contraire, l'agent de négociation des contrats préparera le contrat.

6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC)

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Une demande de contrat ou un nouveau processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) en présenté en cas de modification importante à la stratégie d’achat (par exemple, si un marché non concurrentiel devient un marché concurrentiel ou vice versa).
Les détails des raisons pour lesquelles la stratégie d’achat a été modifiée et les nouveaux risques ou les modifications aux risques déjà identifiés liés à l’achat doivent être indiqués dans la demande de contrat ou le processus de PAPC, de même que les stratégies proposées d’atténuation des risques.
Si une modification associée à la complexité ou aux risques a été apportée, l’évaluation de la complexité des achats doit être mise à jour, et une autre évaluation des risques liés aux achats au niveau de complexité pertinent doit être réalisée, et elles doivent être jointes aux documents d’approbation de l’approvisionnement avant de présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC.
Les agents de négociation des contrats doivent présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC au titulaire du pouvoir d’approbation compétent conformément aux procédures sectorielles et régionales.
Une fois l'approbation reçue, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat.
Voir l’Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour obtenir des instructions sur la préparation de la demande de contrat.

6.5.5.10 Sommaire du contrat

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

Le sommaire du contrat est utilisé à la suite d'un processus de PAPC approuvé afin de documenter les mesures prises du moment où le processus de PAPC est approuvé jusqu'à l'émission d'un contrat, d'une offre à commandes (OC) ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (y compris les résultats de l'évaluation des soumissions et du processus de sélection de l'entrepreneur).

6.5.10 Demande de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC).

L’article 6.5.10 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2014-3.

6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Une présentation au Conseil du Trésor (CT) est un document officiel présenté au ministre au nom d'un ministère et qui est utilisé pour obtenir l'approbation des ministres du CT lorsque l'approbation du CT est requise. L'approbation du CT est requise pour tout contrat et toute modification au contrat dont la valeur dépasse la limite établie à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Une présentation au CT peut également être utilisée pour obtenir une approbation préalable (p. ex. à l'étape où la stratégie d'approvisionnement n'a pas été complètement élaborée), sous réserve des justifications appropriées. Dans ce cas, pour prendre une décision, les ministres du CT examinent les renseignements fournis dans la section intitulée « REMARQUES » de la présentation au Conseil du Trésor. Les analystes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) incluent dans l'analyse une évaluation des risques des éléments du processus de demandes de soumissions décrit dans la présentation. Si pendant le processus de demandes de soumissions on remarque un écart par rapport au contenu de la présentation au CT, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec l'analyste du SCT afin de déterminer s'il y a lieu d'adopter des mesures en raison de ce changement, notamment, envoyer une lettre au président du CT ou faire une nouvelle présentation au CT. Il incombe aux agents de négociation des contrats de consigner au dossier d'achat l'avis écrit de l'analyste du SCT.
Lors de l’élaboration de présentations au CT, on recommande aux agents de négociation des contrats de consulter la Division du centre d’expertise pour les présentations au CT au sein du Secteur de la gestion des activités d’approvisionnement du Programme des approvisionnements pour obtenir des conseils supplémentaires. En plus, la justification suivante, le cas échéant, doit être incluse dans toutes les présentations au CT :
1. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat non concurrentiel doivent fournir une justification explicite et convaincante pour ne pas avoir eu recours à un processus concurrentiel;
2. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel doivent fournir une évaluation de la mesure dans laquelle l'approbation des propositions par le CT pourrait restreindre, ou encourager, la compétitivité des activités d'achat connexes dans le futur;
3. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation de contrats par le Conseil du Trésor doivent préciser que l'entrepreneur proposé se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Consulter l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour de plus amples renseignements.
Les contrats et les modifications aux contrats proposés, qui nécessitent l'approbation du CT, doivent être approuvés par le CT avant d'être conclus et avant que tout travail, quel qu'il soit, ne soit entrepris.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne peut conclure un contrat, ou prendre un engagement contractuel quel qu'il soit (p. ex. une lettre d'intention), lorsqu'il représente la première étape d'un projet susceptible d'être soumis ultérieurement à l'examen et l'approbation du CT.
L'approbation du CT est également nécessaire pour un certain nombre de domaines décrits dans ses directives et circulaires courants, ainsi que pour le versement d'un « paiement supplémentaire », c'est-à-dire là où il n'y a aucune obligation légale de faire un tel paiement ou que celui-ci n'a pas été approuvé par le Canada ou lorsqu'un doute subsiste quant à l'existence d'une obligation légale de faire ce paiement en vertu du contrat.

6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques liés aux achats à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat, et communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR) au terme de cette évaluation afin de discuter des résultats.
Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5, l’agent de négociation des contrats doit communiquer les SCGR à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat et collaborer à la réalisation d’une évaluation personnalisée tenant compte des particularités des achats de ces niveaux.
L’agent de négociation et les SCGR doivent préparer ensemble la section de présentation au Conseil du Trésor (CT) qui porte sur les risques et les stratégies d’atténuation et retenir jusqu’à cinq risques principaux jugés moyens, moyens-élevés ou élevés qui sont représentatifs de l’évaluation. Chaque risque présenté dans la description de la présentation au CT doit comprendre les éléments suivants :
1. l’énoncé des risques, qui définit les torts qui pourraient être causés, la probabilité que ces torts se concrétisent et les répercussions que ceux-ci pourraient avoir sur l’achat ou l’organisation;
2. la stratégie de réaction aux risques, résumant les mesures ou les facteurs liés à l’achat qui pourraient réduire la probabilité ou la gravité des risques;
3. le niveau résiduel ou restant de risque une fois que les mesures de réaction aux risques seront prises en considération.
Les résultats de chaque évaluation des risques énoncés dans une présentation au CT sont mis à jour par les SCGR et sont signalés aux secteurs opérationnels et aux bureaux régionaux de la Direction générale des approvisionnements sous forme de rapports résumant les activités et les principales constatations de l’évaluation.

6.5.15.2 Traduction

Date d'entrée en vigueur : 2011-10-04

La partie 1 des présentations au CT doit être préparée dans les deux langues officielles, présentées côte à côte.
Lorsqu'il faut faire traduire un document technique ou spécialisé, il est utile de transmettre une copie d'un projet initial aux traducteurs afin de faciliter les recherches terminologiques nécessaires et accélérer la traduction. Afin de garantir l'uniformité de la terminologie, les modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels ou d'autres modèles qui ont été traduits et approuvés doivent être fournis comme références au Bureau de la traduction.
Les demandes de modification de contrat qui exigent l'approbation du CT doivent être préparées en format bilingue à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Demande de contrat ou demande de modification du contrat.

6.5.15.5 Approbation du contrat de façon rétroactive

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple les cas urgents qui mettent en cause la protection ou la sécurité du public, les incidents ou les dépassements de coûts, que les ministres du CT pourront prendre en considération des présentations sollicitant l'approbation d'un contrat ou une modification de contrat de façon rétroactive. En pareil cas, le CT exige une attestation selon laquelle le ministre intéressé a permis qu'on entreprenne les travaux avant que l'approbation du CT n'ait été reçue, incluant un rapport complet sur les raisons, les responsabilités administratives en cause et les mesures correctives prises.

6.5.20 Modification de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

Le document d'approbation de la modification de contrat est utilisé pour obtenir l'approbation de modifier un contrat, une offre à commandes, ou un arrangement en matière d'approvisionnement. Le titulaire du pouvoir d'approbation de la modification déterminera quel document doit être utilisé. Les documents d'approbation de la modification sont les suivants :
1. le formulaire « Demande de modification de contrat » est utilisé pour les approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général, de directeur général régional et à un niveau inférieur, à la discrétion du secteur ou de la région;
2. le formulaire PWGSC - TPSGC 1151-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Demande de contrat et de modification du contrat, doit être utilisé pour les approbations qui relèvent du sous-ministre adjoint;
3. le formulaire de présentation au CT, disponible dans la publication du CT intitulée Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, doit être utilisé pour les modifications devant être approuvées par le CT;
4. voir l'Annexe 6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat pour les instructions sur la préparation des documents d'approbation de la modification de contrat précisées en (i) et (ii) ci-dessus. Pour les présentations au CT, voir l'article 6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.

6.10 Examens supplémentaires

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

L'agent de négociation des contrats est responsable de s'assurer que les documents d'approvisionnement soient examinés de façon appropriée et approuvés par le secteur ou le titulaire du pouvoir compétent. Certaines des autorités d'examen qui doivent être consultées avant ou pendant le processus d'approbation sont énumérées ci-dessous.

6.10.1 Examen de contrôle de la qualité des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

L’examen de documents d’approvisionnement par l’équipe du contrôle de la qualité de la Division des services spécialisés à l'approvisionnement (DSSA) ou les responsables de l’assurance de la qualité régionale est laissé à la discrétion de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation. Les documents d’approvisionnement à être révisés par la DSSA doivent être recommandés par le Gestionnaire de section et envoyés à l’adresse courriel générique suivante : pacontroledelaqualite.apqualitycontrol@tpsgc-pwgsc.gc.ca. L’équipe appropriée fera parvenir par écrit ses commentaires sur d’approvisionnement soumis.

6.10.5 Examen par les Services juridiques

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

L’agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques lorsqu’il envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles officiellement approuvés propres au secteur ou aux biens et services.
Les Services juridiques doivent examiner toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d’exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l’entrepreneur, ou de réduction de la durée d’application d’une garantie. Les modifications proposées doivent également être acceptables pour le client et faire partie intégrante de la demande d’approbation.
L’examen par les Services juridiques est laissé à l’appréciation de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation, sauf dans les cas où l’examen est exigé par des politiques ou directives du Programme des approvisionnements (par exemple, dans le cas de besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu).
Voir l'article 3.110 Services juridiques pour d’autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques.

6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Lorsqu’un approvisionnement présente l’une des conditions indiquées ci-dessous et décrites dans la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), l’agent de négociation des contrats est tenu de consulter un conseiller de la Direction du soutien des prix et de documenter les décisions de consultation et d’établissement des prix dans le dossier d’approvisionnement :

tout approvisionnement à fournisseur unique éventuel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes et les options applicables lorsqu’une seule soumission conforme est reçue.
tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 7 500 000 $ ou plus, y compris les taxes, assorti de dispositions contractuelles pour les prix négociés ou lorsque les prix sont susceptibles d’être négociés à la suite d’une modification du contrat.
tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 10 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.

Hormis les conditions obligatoires énoncées ci-dessus selon lesquelles les conseillers de la Direction du soutien des prix doivent être consultés, ces derniers sont toujours disponibles pour consultation sur tout approvisionnement, de façon discrétionnaire. Pour de plus amples renseignements, consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

6.10.15 Sécurité des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que toutes les exigences relatives à la sécurité des contrats sont traitées dans les documents d'approbation et que le Programme de sécurité des contrats (PSC) a été consulté si approprié. Pour plus de renseignements sur la sécurité des contrats, voir les articles 4.30.10 Sécurité dans le cadre de contrats à 4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger et 5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité.

6.10.20 Examen du ministère client

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05)

Conformément à l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et à l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières, les ministères clients doivent examiner le document d'invitation à soumissionner et la présentation au CT et approuver ceux-ci par écrit s'ils jugent que l'information fournie par le client dans le document d'invitation à soumissionner (énoncé des travaux, énoncé du besoin, spécifications, évaluation) est exacte.
Pour la répartition générique des types de responsabilités anticipées entre TPSGC et les ministères clients, consulter l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique); pour les deux ententes propres aux clients avec le ministère de la Défense nationale, consulter l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières.
Un achat particulier peut nécessiter la modification ou l'annulation de certaines conditions. Ces modifications doivent être examinées avec le client avant d'être intégrées à la demande de soumissions ou au contrat, à l'offre à commandes, à l'arrangement en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les droits et les responsabilités du client sont bien compris. Pour les responsabilités du ministère client quant à la demande de soumissions, voir l'article 4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions.

6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les pouvoirs internes d'approbation et de signature, les conditions imposées quant aux limites du pouvoir d'approbation, les exceptions aux limites du pouvoir d'approbation et les autres lignes directrices sont contenus dans les annexes du présent chapitre.
Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats à l'appui des programmes des clients doivent être exercés conformément aux mesures législatives et aux règlements applicables ainsi qu'aux politiques et lignes directrices de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats détaillés à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels s'appliquent aux demandes d'achat des ministères clients, ainsi qu'à celles de TPSGC lorsque ce dernier est un client.
Les pouvoirs d'approbation et de signature à l'appui des programmes de clients, s'appliquent à tous les documents et arrangements contractuels, y compris :

· les commandes d'achat;

· les contrats;

· les accords et arrangements officiels (p. ex., protocoles d'entente interministériels);

· les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement;

· les lettres d'intention;

· les lettres et messages d'autorisation;

· les demandes de transfert de marchandises;

· les demandes de transfert de biens et services;

· les directives écrites à l'agence de distribution (p. ex., autorisation de travail);

· les cessions;

· les consentements à des contrats de sous-traitance;

· les avis de résiliation pour des raisons de commodité;

· les modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus.
Les conditions et les limites énoncées à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'appliqueront à l'approbation et la signature de tous les documents et arrangements contractuels, y compris les arrangements qui ne sont pas assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, sauf si les limites d'approbation et de signature sont précisées dans un protocole d'entente en vigueur.
L'approbation du sous-ministre est exigée lorsque la valeur des accords de transfert entre les ministères (p. ex. les demandes de transfert avec CORCAN) dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4
L'approbation du Conseil du Trésor est exigée lorsque la valeur des arrangements contractuels avec des gouvernements provinciaux ou des administrations municipales ou des sociétés d'État provinciales ou fédérales, dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4.
L'approbation des contrats qui incluent des options sera obtenue en vertu du coût total prévu y compris toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles ou le seront dans l'avenir (voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.
Il est interdit d'émettre, dans quelque circonstance que ce soit, plus d'un document contractuel afin de contourner l'exigence d'obtenir le pouvoir d'approbation requis.
S'il y a publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC) lorsque l'on fait appel à un fournisseur ou à un vendeur particulier, l'achat est classé dans la catégorie « Concurrentiel » pour ce qui est des pouvoirs d'approbation des contrats. Les pouvoirs d’approbation concurrentiels s’appliquent lorsqu’un PAC a été publié et qu’aucun énoncé des capacités valide n’a été présenté. Voir l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

6.20.1 Pouvoirs délégués aux titulaires

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

6.20.1.1 Responsabilités

Date d'entrée en vigueur : 2015-09-24

Tous les pouvoirs accordés à des agents de négociations des contrats de TPSGC et exercés par eux s'accompagnent de cette mise en garde :

si les responsabilités d'un agent de négociation des contrats ne l'obligent pas à exercer des pouvoirs particuliers (pour quelque type de pouvoirs que ce soit ou au-delà d'un seuil en dollars précis), cet agent de négociation des contrats n'a pas, de fait, ces pouvoirs. Tous les pouvoirs accordés au titulaire d'un poste doivent être proportionnels, mais non supérieurs, à l'échelon nécessaire pour lui permettre de s'acquitter des responsabilités qui lui sont confiées;
pour chacun des agents de négociation des contrats visés, il est impératif de signifier, sur le formulaire de délégation, la relation entre les responsabilités et les pouvoirs. Voir le Guide de la délégation des pouvoirs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

6.20.1.5 Titulaire

Date d'entrée en vigueur : 2022-12-01

Les limites des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats accordés par le ministre et le sous-ministre aux titulaires de postes désignés sont établies à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il s'agit de limites maximales qui peuvent être réduites à la discrétion des gestionnaires compétents.
Le ministre et le sous-ministre délèguent les pouvoirs aux titres de poste (générique ou précis) et non à des individus par leur nom. Les superviseurs doivent informer les nouveaux titulaires des limites de leurs pouvoirs d'approbation et de signature des contrats en remplissant et signant le formulaire de délégation barème 3 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). L’autorité est valide lorsque le formulaire du barème 3 du titulaire est approuvé et signé. L’autorité peut être limitée à une certaine période de temps (p.ex. nomination intérimaire).
Les agents de négociation des contrats qui ont antérieurement exercé des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats dans un autre poste peuvent exercer, lors d'une promotion, les pouvoirs délégués aux titulaires à leur nouveau niveau une fois qu'un nouveau formulaire de délégation est rempli et signé en bonne et due forme. Les employés de TPSGC peuvent obtenir en ligne des renseignements généraux sur les instruments de délégation des pouvoirs sur le site Web suivant : Délégation des pouvoirs. Des renseignements sur les principes de délégation des pouvoirs et sur l'utilisation adéquate des pouvoirs figurent sur le site Principes de la délégation.
Les directeurs généraux doivent retenir les pouvoirs de signer et d'approuver des contrats de toute personne qui n'a pas d'expérience en matière d'achats ou d'établissement de contrats au sein du TPSGC,jusqu'à ce que cette personne ait démontré sa compétence à un niveau d'autorité inférieur, durant au moins six mois.
Afin de répondre aux exigences en matière de vérification, une copie numérique du formulaire de délégation signé doit être envoyée à PA Politiques/AP Policy (TPSGC/PWGSC) à l’adresse suivante : tpsgc.papolitiques-appolicy.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour tenue de registres seulement. Une copie signée est valide et prête à utiliser et doit être conservée par le titulaire pour consultation future.

6.20.1.10 Titulaire intérimaire

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

La désignation d'un titulaire suppléant ou remplaçant à un poste auquel on a accordé un niveau d'autorité doit être faite par une personne dont le niveau d'autorité est au moins équivalent à celui du superviseur du titulaire.
Le titulaire intérimaire devrait normalement obtenir les pleins pouvoirs d'approbation et de signature des contrats qui sont rattachés au poste. Toutefois, le titulaire intérimaire ne doit pas exercer ces pouvoirs s'il s'agit d'un dossier d'achat dont il était responsable dans son poste régulier.
Si un titulaire doit effectuer des tâches d'un poste à titre intérimaire pour une période de quatre mois ou plus, alors le superviseur du titulaire lui déléguera les pouvoirs d'approbation et de signature en signant une carte de spécimen de signature (CSS) du Barème 3 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur.
Dans une situation où un titulaire exécute les fonctions d'un poste à titre intérimaire pour une durée de moins de quatre mois (par ex. remplacement de vacance), alors le superviseur du titulaire lui délèguera les pouvoirs par courriel, en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur. Voici un exemple d'un courriel :
Objet/Subject : Absence de ______________ /Absence of______________
Par la présente, je vous avise que l'employé(e) sous-nommé(e) sera absent(e) pendant la période précisée. Pour assurer la continuité des opérations, les pouvoirs contractuels seront délégués au(à la) candidat(e) nommé(e) ci-dessous.
This is to advise that the individual named below will be absent for the specified period. To ensure continuity of operations, acting contractual authorities have been delegated to the following appointee.
Personne absente/
Person Absent : ___________________
Titre du poste occupé/
Position Title occupied : ___________________
Période/Period : ___________________
Candidat(e) nommé)/
Appointee's name :___________________
Approuvé par/
Approved by : ___________________
Le courriel doit être envoyé au titulaire intérimaire, avec une copie aux agents de négociation des contrats relevant de ce poste ainsi qu'au supérieur immédiat de l'acheteur principal adjoint au superviseur. En outre, une copie doit être versée au dossier de tout document contractuel approuvé et signé par le titulaire pendant qu'il exerce des pouvoirs à titre intérimaire.

6.25 Considérations spéciales d'approbation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

6.25.1 Lettres d'autorisation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Des lettres d'autorisation peuvent être envoyées après l'approbation finale de la présentation relative au contrat, pourvu que l'entrepreneur éventuel connaisse et accepte toutes les modalités appropriées du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les titulaires de pouvoirs de signature compétents.

6.25.5 Remise de dettes

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à remettre des dettes liées à des mesures contractuelles et qui sont dues au Canada. Pour le pouvoir de radier les dettes, consulter la section intitulée « Radiation de dettes (abandon de créances) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) » dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la radiation des créances, voir le Règlement sur la radiation des créances (1994).

6.25.10 Dispense d'intérêts

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à accorder une dispense des intérêts dus au Canada sans avoir obtenu le pouvoir délégué approprié. Pour le pouvoir d'accorder une dispense des frais d'intérêts, consulter la section intitulée « Dispense d'intérêt (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) »dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la dispense d'intérêts, voir le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Conseil du Trésor (CT).

6.25.15 Honoraires quotidiens

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

Cette section du Guide des approvisionnements a été supprimée suite à l'ARCHIVÉ - avis relatif aux politiques 105 (AP-105)

6.25.20 Modifications de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le titulaire du pouvoir compétent pour l’approbation des modifications de contrat est déterminé en fonction du type de modification de contrat. Les différents types de modifications de contrat sont énumérés dans les sous-sections ci-dessous:

6.25.20.1 Modifications de contrats de nature administrative

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les modifications de contrats qui n’entrainent pas de risques ou de responsabilité supplémentaires pour le Canada et qui n’augmentent pas la valeur du contrat (c’est-à-dire de valeur nulle ou une réduction de la valeur du contrat) sont de nature administrative. Ce type de modification est approprié pour modifier des détails du contrat tels que les coordonnées (de l’entrepreneur, du client ou de l’autorité contractante) ou pour réduire la valeur du contrat pour des travaux qui ne sont plus nécessaires dans le cadre de ce dernier. Comme il n’y a pas d’incidence sur la valeur d’approbation et aucun risque ou responsabilité supplémentaire pour le Canada, une évaluation des risques liés à la modification de contrats n’est pas requise pour les modifications de nature administrative. Tout titulaire qui détient une délégation valide du pouvoir d’approbation de conclure des contrat pour les biens et services pertinents, quel que soit son niveau, peut approuver et signer des modifications de contrats de nature administrative. Pour en savoir plus sur les modifications de contrats de nature administrative, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.

6.25.20.2 Modifications de valeur nulle ou avec réduction de la valeur du contrat impliquant un risque supplémentaire pour le Canada

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les modifications de valeur nulle ou avec réduction de la valeur du contrat qui comportent des changements à la base de paiement, à la méthode de paiement ou aux conditions du contrat, de sorte que le Canada doive assumer des risques ou une responsabilité supplémentaires, doivent être autorisées conformément à l’évaluation des risques liés aux modifications de contrats. Pour en savoir plus sur les modifications de valeur nulle ou négative lorsque le risque ou la responsabilité sont transférés au Canada, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.

6.25.20.3 Modifications de contrats approuvées au préalable

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les modifications de contrats approuvées au préalable sont utilisées pour exercer des options ou autoriser des travaux qui ont été déterminés et approuvés dans les documents d’approbation originaux. Elles peuvent notamment inclure :

les modifications émises pour exercer une option pour des quantités ou des années supplémentaires qui font partie intégrante de la demande de soumissions originale et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale;
les modifications pour des montants mis de côté pour des modifications prévues, mais qui ne sont pas clairement définies (p. ex. des travaux imprévus, des modifications de conception, tâches supplémentaires) et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale.

Pour en savoir plus sur les modifications de contrats approuvées au préalable, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.

6.25.20.4 Modifications de contrat imprévues, non approuvées au préalable

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Les modifications de contrat imprévues peuvent être nécessaires pour intégrer des travaux ou des changements imprévus n’ayant pas été approuvés lors de la demande d’approbation de contrat originale. Cela peut comprendre par exemple :

les modifications pour l’achat d’une quantité supplémentaire imprévue et non approuvée au préalable dans le cadre du contrat;
les modifications pour l’ajout d’une exigence supplémentaire imprévue et non approuvée au préalable;
les modifications visant à prolonger la durée du contrat en raison de retards imprévus (indépendants de la volonté de l’entrepreneur) afin de permettre l’achèvement de tous les travaux prévus par le contrat;
les modifications visant à augmenter la valeur du contrat au-delà de l’approbation initiale.

Les modifications de contrat imprévues qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d’approbation initiale ou qui dépassent la portée ou la valeur de l’approbation initiale doivent être approuvées au niveau d’approbation compétent. Pour un niveau de complexité 1, 2 ou 3, le niveau d’approbation est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications. Pour des niveaux de complexité 4 et 5, le pouvoir d’approbation relève du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de la Direction générale de l’approvisionnements maritime et de défense. Pour en savoir plus sur les modifications contractuelles imprévues non approuvées au préalables, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.

6.25.25 Évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Pour tout achat concurrentiel nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint ou de l'un de ses supérieurs pour la conclusion du contrat, plus d'un employé de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doivent participer à l'évaluation des prix. Pour plus de renseignements sur l'évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements, voir l'article 5.45 Évaluation financière des soumissions.
Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 2 et 3, des examens de l’évaluation de la soumission (technique et financière) et de la sélection de l’entrepreneur doivent être réalisés par les pairs si les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats l’exigent.
Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
Consulter l’article 5.45.1 Processus d’évaluation officiel par les pairs pour obtenir des instructions sur la réalisation d’une évaluation officielle par les pairs.

6.25.30 CORCAN

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Bien que les dispositions prises avec CORCAN ne soient pas régies par le Règlement sur les marchés de l'État et la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, toutes les restrictions du ministère régissant l'approbation de conclure et de signer des contrats s'appliquent.

6.25.35 Ordres d'arrêt des travaux et avis de résiliation

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats conformément à l’évaluation des risques liés à la modification de contrats. Dans cette évaluation, utiliser la valeur du contrat à la date de résiliation à la question portant sur la valeur.

6.25.45 Reprises

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

Les contrats qui comportent des reprises approuvées par l'intermédiaire des services d'aliénation du matériel sont assujettis aux pouvoirs d'approbation décrits à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. (Toutes les reprises sont des activités de disposition et, comme tel, elles sont assujetties aux procédures des services d'aliénation du matériel.) La valeur de la reprise ne servira pas à déterminer le niveau d'approbation requis.

6.25.50 Pouvoirs spéciaux de passation des marchés du Conseil du Trésor

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

TPSGC peut conclure toute forme d'entente utilisée par une compagnie de chemin de fer pour obtenir l'autorisation de construire ou d'entretenir un passage privé ou un passage de tuyaux ou de câbles au-dessus, à la surface ou sous la surface du bien-fonds de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
TPSGC peut conclure toute forme d'entente avec une compagnie de chemin de fer, de télégraphe, de téléphone ou d'électricité pour obtenir l'autorisation de fixer des fils aux poteaux de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
TPSGC peut conclure et modifier des contrats avec le gouvernement des États-Unis qui renferment les conditions que ce gouvernement applique habituellement à l'indemnisation et à la responsabilité civile, sous réserve des limites imposées par la Directive du CT sur les marchés.

6.25.55 Contrats pour la prestation de services juridiques

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Les contrats pour la prestation de services juridiques ne peuvent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation. Toutefois, les organisations suivantes sont exemptées de cette disposition :

les membres de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada
les membres du Comité externe d’examen des griefs militaires
l’administrateur en chef du Service administratif des tribunaux judiciaires
les membres de la Commission canadienne de sûreté nucléaire
le Directeur du Service d’avocats de la défense
le vérificateur général du Canada
le directeur général des élections
le commissaire au lobbying
le commissaire aux langues officielles
le directeur des poursuites pénales
le commissaire à l’information du Canada
le commissaire au renseignement
le commissaire à la vie privée du Canada et
le commissaire à l’intégrité du secteur public

6.25.60 Offre à commandes

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Dans les offres à commandes, l’établissement d’une limitation des dépenses est facultatif (voir l’article 4.10.20.1 Procédures d’offre à commandes).
Le pouvoir d’approbation permettant d’établir des offres à commandes qui ne comportent aucune limitation des dépenses sera désigné en fonction des résultats de l’évaluation des risques liés aux achats à l’aide de la délégation applicable aux offres à commandes.
Au moment de réaliser l’évaluation des risques, les agents de négociation des contrats doivent inscrire la valeur estimative totale de l’achat pour toute la durée de l’offre à commandes.
Pour les offres à commandes qui comportent une limitation des dépenses, le pouvoir d’approbation nécessaire à la révision des offres à commandes comme méthode d’approvisionnement sera déterminé en fonction de la délégation des pouvoirs de modification des contrats qui est pertinente au groupe de biens et services concerné.
Si l’autorisation préalable d’émettre des offres à commandes n’a été ni demandée, ni donnée, l’émission de chaque offre à commandes subséquente doit être approuvée. La valeur estimative totale de chaque offre à commandes subséquente sert à déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
Si l’autorisation préalable pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada de passer des commandes subséquentes au nom d’un client dans le cadre d’une offre à commandes approuvée n’a pas été demandée au moment d’obtenir l’approbation d’établir l’offre à commandes, le pouvoir d’approbation pour chaque commande subséquente sera déterminé est fonction de l’évaluation des risques liés aux achats, à l’aide de la délégation pertinente au groupe de produits et services (par exemple biens, services, travaux de construction).
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les offres à commandes, voir les articles 3.40 L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement et 4.10.20 Demande d’offres à commandes. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les arrangements en matière d’approvisionnement, voir les articles 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement et 4.10.25 Demande d’arrangements en matière d’approvisionnement.

6.30 Processus d'achat entamé par le client

Date d'entrée en vigueur : 2012-04-05

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est quelquefois appelé à traiter des demandes pour lesquelles le processus d'achat a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, demandes de soumissions, évaluation, sélection). Pour obtenir des renseignements sur la façon de traiter ces types de demandes, consulter l'article 2.65 Processus d'achat entamé par le client.

6.30.1 Ratification par le Conseil du Trésor

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible.
La demande d’approbation par le CT doit indiquer les circonstances entourant l’attribution du contrat, ainsi que le type et la valeur du contrat attribué. Elle doit également préciser s’il était possible de lancer une demande des soumissions.
Dans le cas où une demande d’approbation est soumise pour des travaux déjà entrepris, l’agent de négociation des contrats doit joindre à la demande une attestation du ministère client concerné selon laquelle il a permis que les travaux soient entrepris avant d’avoir obtenu l’approbation du CT.
Si la ratification est exigée en raison d’erreurs administratives, la demande doit exposer les mesures correctives qui ont été prises pour les réduire.

6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, les pouvoirs d’approbation des ententes qui prévoient :
1. la signature d’engagements contractuels,
2. des contrats ou des modifications comprenant des dispositions à l’égard des travaux précontractuels; ou
3. tout autre élément rétroactif;
seront attribués au titulaire du pouvoir d’approbation des contrats non concurrentiels compétent, selon les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats et les limites des pouvoirs d’approbation des contrats non concurrentiels.
Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, l’approbation du sous-ministre adjoint (SMA) est exigée.

6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

En règle générale, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne conclut pas de contrats pour confirmer les interventions de ministères ou organismes. La pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients devrait être déconseillée dans toute la mesure du possible. Toutefois, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens. TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes lorsque les travaux sont achevés ou des contrats lorsque les travaux ont commencé.
Les demandes de confirmation de commande et les contrats comportant des travaux précontractuels sont considérés comme non concurrentiels et, à ce titre, ils doivent être évalués et traités selon les circonstances propres à chacun. Lorsque la demande est le résultat d’un effort visant à contourner les procédures d’achat normales, il faut d’abord songer à retourner la demande au ministère client.
Dans le cas où les travaux sont achevés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux réalisés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, déterminé selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les demandes de confirmation traitées par TPSGC.
Dans les cas où les travaux ont commencé, l'agent de négociation des contrats préparera un contrat. Ce contrat devrait comprendre uniquement les travaux qui faisaient l'objet de l'autorisation de contrat comme telle. Même si les travaux ont débuté avant d'obtenir l'autorisation de contrat exigée, le contrat ne doit pas être antidaté. La date dans la clause relative à la période du contrat ou à la durée de l'exécution doit être la date d'attribution du contrat écrit. Un contrat ne peut en aucun cas être antidaté ou avoir un effet rétroactif. Pour s'assurer que les travaux exécutés avant la date du contrat sont couverts par le contrat, il faut inclure dans celui-ci la clause sur les travaux précontractuels C0210C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat, indiquant la date à laquelle les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour tous les travaux effectués avant l'attribution du contrat écrit. Pour les achats comportant des travaux précontractuels, lorsque les travaux ont commencé, mais ne sont pas encore achevés, le pouvoir d’approbation compétent sera déterminé comme suit :
1. Pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, le titulaire de pouvoir compétent, déterminé par l'évaluation des risques liés aux achats et les limites d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les contrats traités par TPSGC.
2. Pour les achats de niveaux de complexité 4 et 5, l’approbation du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de la Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense est requise.
Les ministères clients demeurent responsables de toutes les plaintes résultant de leurs interventions.

Annexes

Consultez la ci-dessous liste des annexes relatives au Consultez la ci-dessous liste des annexes relatives au Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

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Date de modification:: 2024-04-19