Conseils et meilleures pratiques en matière d'approvisionnement

Meilleures pratiques pour travailler efficacement

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à travailler efficacement tout en évitant les erreurs de communication avec vos clients et en réduisant les risques de retard. Les meilleures pratiques sont les suivantes :

• conserver les dossiers en les tenant à jour et en assurant leur confidentialité;
• obtenir une confirmation écrite ou par télécopie des informations importantes;
• consulter des collègues pour obtenir des conseils;
• faire appel à des spécialistes pour répondre à des exigences complexes;
• connaître l'historique des performances de vos fournisseurs;
• tenir compte de toutes les implications à long terme lors de l'achat;
• communiquer clairement;
• garantir l'honnêteté de chaque aspect du processus d'achat;
• s'impliquer dès le début du processus avec le client.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des approvisionnements: Chapitre 1, section 10.10 - Pratiques exemplaires en matière d'approvisionnement 

Les pratiques à éviter

Voici les pratiques à éviter pour respecter les politiques du Conseil du Trésor.

Contrat rétroactif 

La pratique de l'élaboration et de l'approbation du contrat après que le travail a été attribué, généralement sans concurrence. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des approvisionnements : Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande.

Fractionnement des contrats 

La division d'un besoin en plusieurs contrats afin d'éviter d'avoir à attribuer le contrat par voie de concurrence. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des approvisionnements : Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

Recours à un fournisseur unique sans justification 

L'attribution d'un achat à un fournisseur sans concurrence. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des approvisionnements : Chapitre 3  - Section 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels.

Relations employeur-employé 

Traiter un individu contractuel comme s'il s'agissait d'un employé. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des approvisionnements : Chapitre 2 - Section 2.55 Relations employeur-employé.

Compétences en matière d'approvisionnement

Afin de répondre aux exigences actuelles en matière de marchés publics, les praticiens de l’approvisionnement doivent posséder certaines compétences. Ces compétences vont des compétences de base aux compétences spécifiques à l'achat. Une liste complète de ces compétences est à votre disposition en tant qu'outil pour vous aider à améliorer vos capacités et aptitudes.

Voir la liste des compétences de la collectivité de l’approvisionnement

Demandez des conseils au gestionnaire de compte de votre organisation

Des gestionnaires de compte dédiés sont affectés à chaque département et agence pour fournir des conseils et des solutions aux problèmes que vous pourriez rencontrer au cours du processus de passation de marchés. Outre les conseils qu'ils fournissent, leur rôle consiste également à : 

• créer une stratégie pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'approvisionnement;
• les représenter auprès des secteurs de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) afin de rendre les processus d'approvisionnement le plus transparent possible.

Contactez la Direction de l'Engagement Client (DEC) pour entrer en contact avec votre gestionnaire de compte : SPAC.PAEngagementdesclients-APClientEngagement.PSPC@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Établir une stratégie de gestion des biens et services

Les stratégies de gestion des biens et des services sont conçues pour améliorer le processus d’approvisionnement tout en respectant les exigences réglementaires et politiques. L'existence d'une stratégie de gestion des biens et des services assure : 

• la normalisation et la simplification du processus d'approvisionnement par le biais d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement;
• la réduction du coût des biens et services tout en maintenant le niveau de qualité, de service et de technologie;
• des sources d'approvisionnement stables tout en offrant le meilleur rapport qualité-prix pour les Canadiens de manière ouverte, équitable et transparente;
• le respect des objectifs socio-économiques et environnementaux.

Gérer les dépenses de votre organisation

La Division de la gestion des dépenses et de la production de rapports des approvisionnements au sein de la Direction des services en analytique d’affaires soutient la gestion des biens et des services en améliorant la connaissance de ce que le gouvernement achète, en quelle quantité, à quel moment et auprès de qui. Ils aident également les ministères et les agences à trouver de meilleurs moyens de coordonner et de gérer leurs dépenses.

SPAC a développé le « cube de dépenses » comme un outil de gestion des dépenses qui permet d'identifier :

• combien et quand l'argent est dépensé
• quels biens et services sont achetés
• comment réduire les coûts
• comment planifier les dépenses
• les décisions à prendre à l'avenir

Pour plus d'informations ou pour savoir comment votre organisation peut profiter la solution de gestion des dépenses de SPAC, contactez DEC.

Écologisation de vos approvisionnements

Tous les autorités contractantes et les acheteurs doivent veiller à ce que les normes spécifiques publiées dans le cadre de la Politique sur les achats écologiques soient respectées. 

Les autorités contractantes de SPAC ont la responsabilité supplémentaire de proposer aux ministères clients des options écologiques dans le cadre des services d'approvisionnement offerts.

Apprenez-en davantage sur les Outils d’achat de produits écologiques

Avantages du conseil consultatif des clients

Le Conseil consultatif des clients (CCC) de la Direction générale des approvisionnements est un forum essentiel pour la discussion des nouvelles et des enjeux liés à l’approvisionnement. Des représentants désignés des ministères et agences participants (accessibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et de SPAC y participent. 

Depuis plusieurs années, les membres du CCC collaborent au sein d'un forum ouvert qui offre : 

• des conseils et des suggestions pour améliorer l’approvisionnement 
• des discussions sur les initiatives proposées en matière d’approvisionnement 
• des discussions sur les nouveaux outils et services de SPAC
• un lieu où l'on peut soulever des questions, donner des conseils et partager les meilleures pratiques

Ces activités ciblées permettent une meilleure gestion des approvisionnements pour toutes les parties prenantes du gouvernement.

Pour en savoir plus sur le rôle du CCC, consultez :

• Le Mandat du Conseil consultatif des clients (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
• Les ordres du jour, les procès-verbaux et les présentations des réunions (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Rejoignez le CCC en contactant : DGASECSecretariatCCC.ACQBCESCABSecretariat@pwgsc-tpsgc.gc.ca