Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande

2.1 Définition des besoins

Date d’entrée en vigueur : 2020-10-21

1. La définition des besoins dans le cadre d'un approvisionnement constitue le fondement d'un processus d'achat réussi. L'agent de négociation des contrats doit comprendre complètement ce qu'il (elle) est sur le point d'acheter. Beaucoup d'aspects doivent être pris en considération.
2. Au moment de la définition du besoin, les ministères clients doivent garder à l'esprit non seulement les biens et services nécessaires, mais également le cadre juridique qui réglemente les biens et services qui sont achetés (voir l'article 1.15 Contexte juridique dans le cadre de l'attribution des contrats). S'il existe une description claire et bien préparée des besoins, les ministères clients peuvent économiser beaucoup de temps et d'argent. La participation précoce des agents de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au processus peut aider à y parvenir.
3. La détermination des besoins et l'élaboration minutieuse des exigences dès les premières étapes de la définition des besoins sont les facteurs qui contribuent le plus à obtenir les meilleurs biens ou services et le meilleur prix et peuvent par la suite réduire la nécessité d'apporter des modifications.
4. Les besoins doivent être définis de façon à favoriser la concurrence et à obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les agents de négociation des contrats pourraient suggérer la formulation, qui définit les besoins selon des exigences opérationnelles plutôt que des noms commerciaux ou des spécifications techniques exclusives.
5. TPSGC peut aider les ministères clients à déterminer les exigences particulières liées à l’accessibilité, aux achats écologiques, à la sécurité, aux rapports périodiques, à l'emballage spécial, au transport, à l'emmagasinage, etc. dont les fournisseurs peuvent devoir tenir compte dans leurs soumissions.
6. L'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent collaborer pour s'assurer que toutes les préoccupations sont traitées à partir du début du processus jusqu'à la réception de la livraison finale.
7. La rédaction de documents contractuels clairs et concis, avec les mots exacts et en langage clair, est la meilleure méthode à adopter pour obtenir satisfaction et éviter les différends.
8. Pour plus de renseignements sur la définition des besoins, consulter le Guide pour l’élaboration d'un énoncé des travaux (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).

2.5 Approbations des projets

Date d’entrée en vigueur : 2010-08-16

Pour la gestion des projets, les ministères et organismes fédéraux sont guidés par la ARCHIVÉ - Politique sur l'approbation des projets et la ARCHIVÉ - Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor (CT). Pour les projets devant être approuvés par le CT, on devrait envisager d'obtenir l'approbation préalable de conclure un contrat, ainsi que de réaliser les présentations en vue d'obtenir une approbation de projet. Il est possible d'obtenir des approbations préalables en collaborant étroitement avec le client à l'étape de l'élaboration des programmes, ce qui permet d'économiser temps et effort.

2.10 Achats spéciaux

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

Un certain nombre d'achats spéciaux exigent une approche différente du traitement des besoins. À la réception d'une demande liée à l'un des programmes suivants, l'agent de négociation des contrats devrait revoir le Chapitre 9 - Achats spéciaux avant d'aller plus loin.

1. Attribution des marchés immobiliers;
2. Achats auprès de CORCAN;
3. Ventes de matériel militaire des États-Unis à l'étranger;
4. Cologistique (COLOG) et dossiers de commandes-cadres avec le Département de la défense des États-Unis;
5. Utilisation du Fonds renouvelable et du compte de prêts de la production de défense;
6. Corporation commerciale canadienne;
7. Grands projets de l'État;
8. Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
9. Ententes sur les revendications territoriales globales;
10. Approvisionnements en partenariat public-privé (PPP).

2.15 Accord avec d'autres ministères gouvernementaux ou organismes

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pour mandat de fournir des services aux ministères, commissions et organismes du gouvernement du Canada ou aux sociétés d'État. L'article 16 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux permet également à TPSGC de rendre ses services disponibles, avec l'approbation du gouverneur en conseil, à tout gouvernement, tout organisme ou toute personne au Canada, ou ailleurs, qui le demande. Cela signifie que la loi permet à TPSGC d'obtenir un décret pour lui permettre de fournir des services, comme l'achat de biens et services, aux entités qui ne font pas partie du gouvernement du Canada. Les agents de négociation des contrats doivent consulter les Services juridiques lorsqu'ils reçoivent une telle demande. Un accord doit être conclu entre l'entité, TPSGC et les Services juridiques afin d'aider à la préparation du décret exigé.

2.16 Obligation de consulter et d’accommoder les peuples autochtones

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

1. Le Canada a une obligation de consulter et d’accommoder les groupes autochtones, lorsqu’il envisage des mesures susceptibles de nuire aux droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis. Tous les ministères et organismes fédéraux sont assujettis à cette obligation juridique.
2. L’obligation de consulter et d'accommoder découlant de la common law est fondée sur l’interprétation judiciaire des obligations du Canada dans le contexte des droits ancestraux ou issus de traités, reconnus et confirmés à l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982.
3. Tous les ministères et organismes fédéraux sont tenus de se conformer à l’obligation juridique de consulter et d'accommoder.
4. Lorsque l'approvisionnement peut nuire aux droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis :
   1. Il incombe au client de se conformer à l’obligation juridique de consulter et d'accommoder lorsque l’activité proposée, liée à l'approvisionnement, peut nuire aux droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis. L’activité proposée pourrait être l'approbation de projets de développement de ressources naturelles, une transaction immobilière, la construction de routes, un tracé de pipeline, etc.
   2. Les mesures d’accommodement peuvent se traduire par la révision d'une activité proposée, l'inclusion de modalités relatives aux pouvoirs ou à l'approbation, une compensation financière, l'inclusion d'avantages offerts aux Autochtones dans la stratégie d’achat, etc.
   3. Le processus de consultation devrait avoir lieu avant que le client envoie sa demande à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), car les consultations et les mesures en matière d’accommodement peuvent avoir une incidence sur la stratégie d’approvisionnement globale, y compris l’énoncé des travaux, l’échéancier du processus d’approvisionnement, le financement, le niveau d’approbation requis, et même la décision d’entreprendre l’activité proposée.
   4. L'agent de négociation des contrats devrait rappeler au client qu'il est dans l'obligation de consulter et d'accommoder et l'encourager à mener des consultations auprès des groupes autochtones, le cas échéant.
   5. Si le client demande à ce que l’agent de négociation des contrats soit présent au cours du processus de consultation, il est possible de le faire à titre d’observateur, ou en limitant son rôle à fournir des renseignements sur le processus d’approvisionnement proposé. L’agent de négociation des contrats ne devrait être impliqué dans aucune négociation au sujet de la stratégie d’achat.
5. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la consultation et les mesures en matière d’accommodement, les clients peuvent consulter les Lignes directrices actualisées à l'intention des fonctionnaires fédéraux pour respecter l'obligation de consulter du Gouvernement du Canada.
6. Les questions relatives à la consultation peuvent être envoyées au Service de consultation et d'information (SCI) de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) à l’adresse indigenous.consultations.autochtones@rcaanc-cirnac.ca.
7. Les clients peuvent également trouver des renseignements supplémentaires en consultant le Système d’information sur les droits ancestraux et issus des traités (SIDAIT).

2.20 Achat écologique et définition des besoins

Date d’entrée en vigueur : 2021-12-02

1. Le gouvernement du Canada s'est engagé à mettre en œuvre la Politique d'achats écologiques, afin de garantir que le coût pour le gouvernement permet d'acheter, d'exploiter et d'aliéner ses biens d'une manière qui protège l'environnement et appuie les objectifs de développement durable. Cette politique régit tous les achats et concerne les quatre étapes du processus d'achat, de la planification à l'achat, en passant par l'utilisation et l'aliénation.
2. Lorsqu'il aide un client dans le processus de définition des besoins, l'agent de négociation des contrats devrait analyser avec les clients quelles possibilités existent pour appuyer leurs obligations, ainsi que leurs objectifs ministériels relatifs aux achats écologiques. Un facteur clé est la nécessité réelle d'effectuer un nouvel achat. En définitive, éviter un achat sera l'option la plus préférable et économique sur le plan environnemental.
3. Voici certains facteurs clés dont il faut tenir compte dans la définition des besoins :
   1. évaluer la nécessité, l'utilisation et l'importance de l'achat, et réduire le besoin si possible;
   2. déterminer si la quantité demandée est appropriée et sera réellement utilisée (la possibilité d'un crédit-bail, d'une location ou d'un partage à court terme du bien devrait être examinée);
   3. déterminer si le besoin pourrait ou non être satisfait à l'interne, auprès d'une division ou section différente de l'organisation ou à même les fournitures excédentaires du gouvernement;
   4. combiner le besoin, le cas échéant, avec ceux d'un ou de plusieurs autres ministères afin de tirer parti des économies d'échelle, de réduire l'emballage et d'économiser d'autres ressources.
4. Voir l'annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour les facteurs et les indicateurs qui aideront le client à gérer la ressource, de l'étape de la planification à celle de l'aliénation.
5. Le site Web Outils d'achat de produits écologiques contient des renseignements précieux, tels que les Plans des achats écologiques remplis et les modèles connexes, une liste des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats écologiques, ainsi qu'un répertoire des énoncés contractuels existants relatifs aux achats écologiques.
6. Pour les biens et services dans le cadre de la Politique sur la gestion des produits, les agents de négociation des contrats doivent élaborer un plan d'achats écologiques, et les achats doivent être effectués conformément à ce plan.

2.21 Approvisionnement accessible et définition des exigences

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

1. Le gouvernement du Canada (GC) est déterminé à rendre l'approvisionnement fédéral au Canada exempt d’obstacles pour la plus grande variété de personnes. La mise en œuvre d’exigences d’accessibilité énoncées dans la Directive sur la gestion de l'approvisionnement (sections 4.2.7.1 et 4.2.7.1.1) du Conseil du Trésor appuie la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA), qui vise à faire en sorte que le GC acquière des biens, des services et des services de construction accessibles à tous les Canadiens en identifiant et en supprimant les obstacles à l’accessibilité et en empêchant de nouveaux obstacles. Cette directive s’applique à toutes les décisions gouvernementales d’acquisition, aux phases tant de la planification que de l’exécution, pour lesquelles il faut tenir compte de critères d’accessibilité lors de la définition des exigences de l’acquisition. La directive énonce que les ministères doivent :
   1. Le cas échéant, inclure des considérations en matière d’accessibilité au moment de préciser les exigences relatives aux biens, aux services et à la construction, et veiller à ce que les produits livrables intègrent des caractéristiques d’accessibilité;
   2. Veiller à ce qu'une justification claire soit consignée s'il est déterminé que les considérations en matière d'accessibilité ne sont pas conformes aux traités modernes ou aux accords commerciaux, ou s'il n'est pas approprié de les inclure dans le cadre des spécifications des produits, ou s'il n'est pas possible d'obtenir des biens, des services ou de la construction conformes.
2. Les agents de négociation des marchés, en leur qualité d’experts des produits, devraient guider le client dans les situations où il existe une connaissance des critères d’accessibilité utilisés pour les invitations à soumissionner visant un même type de produits. Les agents de négociation des marchés doivent :
   1. s’assurer que les clients ont tenu compte de l’accessibilité et ont inclus à leurs documents des exigences en matière d’accessibilité, s’il y a lieu;
   2. jouer avec l’autorité technique un rôle proactif si les normes d’accessibilité s’appliquent au marché et si l’accessibilité n’a pas été prise en compte;
   3. s’assurer que l’autorité technique fournit une justification écrite en cas de non pertinence des critères d’accessibilité ou d’impossibilité d’obtenir des biens et services conformes.
3. L’autorité technique a la responsabilité :
   1. de veiller à ce que l’accessibilité soit prise en compte dans la définition des exigences du marché et que des critères d’accessibilité soient présents dans les spécifications, s’il y a lieu;
   2. de fournir une justification quand il y a absence de critères d’accessibilité.
4. Les points clés de la définition du besoin sont les suivants :
   1. envisager de tirer parti d’une demande de renseignements (DDR) si l’autorité technique n’est pas bien au courant de la capacité du marché concernant les biens et services accessibles;
   2. consulter les utilisateurs finaux ou les groupes représentant les handicapés, envisager des normes d’accessibilité ou des parties de ces normes, ou tirer parti des principes de conception universelle pour élaborer des critères d’accessibilité à intégrer aux exigences de l’approvisionnement afin de donner de la souplesse à la conception pour que les éléments livrables finaux comportent des caractéristiques d’accessibilité;
   3. en l’absence de normes d’accessibilité, il faudrait déterminer si les fournisseurs proposent des biens ou des services comportant une souplesse ou des caractéristiques intégrées au concept pour convenir à la plus vaste gamme possible d’utilisateurs ultimes;
   4. les exigences en matière d’accessibilité, à moins qu’elles ne soient ni appropriées ni applicables, peuvent être identifiées dans l’énoncé des travaux (EDT) lors de la définition des exigences et dans les critères d’évaluation des soumissions;
   5. il est possible de tirer profit des prototypes et démonstrations de produits pour permettre aux utilisateurs ultimes de mettre les caractéristiques à l’épreuve et pour faire en sorte que les éléments livrables satisfassent aux exigences en matière d’accessibilité;
   6. l’accessibilité ne l’emporte pas sur les obligations du Canada découlant d’accords commerciaux et d’ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).
5. Voir à l’annexe 2.6 Approvisionnement accessible : facteurs et considérations les facteurs et indicateurs qui aideront le client à gérer la ressource, de l’étape de la planification à celle de l’aliénation.
6. Davantage de renseignements sur l’approvisionnement accessible se trouvent à l’article 1.61 Approvisionnement accessible.
7. La planification et l’identification des exigences en matière d’accessibilité aideront à réduire ou à éliminer les obstacles qui se posent à l’accès des handicapés.
8. La page Web du Centre de ressources sur l’approvisionnement accessible (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (CRAA) comprend des renseignements et des outils comme des fragments d’information sur l’accessibilité, le vocabulaire standard des documents d’invitation à soumissionner (p. ex. énoncé des travaux, demande de propositions, demande de renseignements), les normes existantes d’accessibilité et un formulaire de justification pour la prise en compte et l’applicabilité de l’accessibilité. D’autres ressources se trouvent dans les pages Web du Bureau de l’accessibilité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) (où se trouvent des plans d’accessibilité), du Bureau de l’accessibilité au sein de la fonction publique (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) du Secrétariat du Conseil du Trésor et de sa page Accessibilité au sein de la fonction publique.

2.25 Demandes assujetties aux ententes sur les revendications territoriales globales

Date d’entrée en vigueur : 2015-09-24

Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande possiblement assujettie à des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) doivent se reporter à l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) pour connaître les obligations qui en découlent et qui doivent être respectées au cours du processus d'achat.

2.26 Engagement tôt dans les processus des clients, fournisseurs et agents de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

Date d’entrée en vigueur : 2014-09-25

Les ministères clients sont encouragés à collaborer avec les agents de négociation des contrats de TPSGC tôt dans le processus. Cet engagement peut être axé sur divers sujets et se faire à différents niveaux. Il peut s’écouler une longue période avant que TPSGC reçoive une demande signée.

L’engagement tôt avec l’industrie peut également prendre différentes formes, notamment la présentation de lettres d’intérêt, des demandes de renseignements, des consultations individuelles avec les fournisseurs, la tenue d’une journée de consultation de l’industrie, etc. En assurant l’engagement des clients et fournisseurs par le biais de consultations et de dialogues continus et tôt dans le processus, les agents de négociation des contrats sont mieux placés pour déterminer les diverses complexités et les différents risques associés au besoin d’un client, ce qui permet l’élaboration de stratégies d’atténuation. Le fait d’acquérir une connaissance du besoin ainsi que de sa complexité et des risques qui s’y rattachent permet à tous les intervenants d’être mieux en mesure d’assurer un processus d’approvisionnement réussi, qui répond aux besoins du client.

Divers outils sont disponibles pour faciliter l’engagement tôt dans le processus. Voici certains de ces outils :

• La Suite de politiques du Programme des approvisionnements, qui fournit des instruments de politique sur des sujets tels que l’engagement et les communications, la gouvernance, les objectifs socioéconomiques, la gestion des risques, etc. Ces instruments se trouvent sur la page GCpédia de la Suite des politiques du Programme des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
• La bibliothèque de l’approvisionnement, qui comprend les outils d’évaluation de la complexité, ainsi que des copies des évaluations des risques pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, en format PDF. La bibliothèque de l’approvisionnement est disponible pour les employés de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC seulement, et se trouve sur le disque partagé.
• Les Fiches d’information sur les approvisionnements, qui offrent des références rapides sur divers aspects liés à l’approvisionnement. Elles se trouvent sur la page GCpédia de la Direction des politiques du Programme des approvisionnements (DPPA), à l’onglet Fiches d’information sur les approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

2.30 Réception d'une demande

Date d’entrée en vigueur : 2011-10-04

1. Les ministères clients doivent remplir le formulaire Demande de biens et de services, et construction PWGSC-TPSGC 9200 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et le transmettre à un module des attributions (MA) de TPSGC. La Liste de contrôle des demandes PWGSC- TPSGC 195 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) est un outil qui peut aider les ministères clients à remplir la demande et à déterminer les documents à l'appui requis.
2. Les ministères clients doivent transmettre leurs demandes remplies au MA par courriel, par télécopieur ou par la poste, bien que la transmission par courriel soit le mode de transmission préférable. Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande directement du client doivent la transmettre au MA et informer le ministère client de la marche à suivre. Le MA accusera réception de la demande du ministère client dans un délai d'un jour ouvrable pour les demandes soumises par voie électronique (courriel), et dans un délai de deux jours ouvrables pour les demandes papier (télécopieur/courrier). Lors du traitement de la demande, un représentant du MA examinera la demande à partir des exigences obligatoires et communiquera avec le client pour obtenir tout renseignement manquant conformément à la Liste de contrôle des demandes PWGSC-TPSGC 195 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Ce n’est que lorsque tous les renseignements obligatoires auront été fournis que le MA attribuera la demande au secteur de passation de marchés pertinent.
3. Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une demande en provenance d'un module d'attribution par un bureau d'approvisionnement, l'agent de négociation des contrats responsable doit informer le ministère client que la demande lui a été assignée et fournir à ce dernier ses coordonnées.

2.30.1 Financement

Date d’entrée en vigueur : 2021-05-20

1. Les clients sont responsables de présenter des demandes exactes et de l'estimation de la demande. Toutes les demandes doivent être approuvées conformément à la délégation des pouvoirs internes du ministère client. Les demandes doivent être financées en dollars canadiens, y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), et fournir les renseignements exigés sur le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Ceci comprend les achats qui doivent être effectués par les organismes de TPSGC à l'extérieur du Canada.
2. Le responsable autorisé de la demande doit apposer sa signature dans les blocs-signatures obligatoires sur la demande. Un des blocs-signature indique que le financement est fourni conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Un achat ne peut être réalisé avant que le financement approprié ait été fourni dans le cadre du processus d'approbation des demandes. L'autre bloc-signature obligatoire signifie que la demande est approuvée, que les approbations requises ont été obtenues et que le client demande que TPSGC obtienne et fournisse les biens, et/ou services ou constructions décrits dans la demande.
3. Les clients peuvent financer en dollars américains les demandes pour les besoins qui doivent être acquis par le biais du programme de ventes de matériel militaire à l’étranger (Foreign Military Sales [FMS]) des États-Unis. Toutes les demandes doivent être approuvées conformément à la délégation des pouvoirs internes du ministère client. La valeur totale estimative équivalente en dollars canadiens, selon le taux de change publié par la Banque du Canada au jour de l’attribution de la demande, doit être incluse dans le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

2.30.5 Attribution des demandes au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d’entrée en vigueur : 2011-05-16

1. Les ministères clients peuvent normalement acheminer des demandes et des demandes de prix et de disponibilité directement au module d'attribution de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de leur choix (au Canada seulement).
2. Lorsque le client indique le bureau de TPSGC de son choix sur sa demande, cette dernière sera normalement attribuée à ce bureau. Les principales exceptions sont les suivantes :
   1. Produits soumis à des restrictions :
      Les produits soumis à des restrictions sont : la publicité, la recherche sur l'opinion publique, la production audiovisuelle, les achats en vrac de carburant et de véhicules, et les ventes de matériel militaire des États-Unis (É.-U.) à l'étranger. Les demandes seront attribuées comme suit :
      1. lorsque la demande est seulement pour un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de ce numéro de nomenclature de l'OTAN (NNO) ou de ce numéro d'identification des biens et des services (NIBS);
      2. lorsqu'il y a plusieurs articles d'un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de l'article ayant la plus haute valeur qui est soumis à des restrictions;
      3. lorsqu'il est impossible d'établir la valeur des articles, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable du code NIBS du premier article qui représente un produit soumis à des restrictions;
      4. lorsqu'il faut faire appel à un fournisseur unique dans le cadre du Programme de vente de matériel miliaire des É.U. à l'étranger, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
   2. Gestionnaires de biens et services
      Lorsqu'une demande vise un produit déterminé (p. ex., moniteurs ou imprimantes) ou un client dans un lieu géographique déterminé (p. ex., Territoires du Nord-Ouest), TPSGC doit habituellement informer le client que la demande sera acheminée au bureau de gestion des biens et services précis qui peut satisfaire à sa demande.
   3. Grands projets
      Si la demande concerne un grand projet, elle sera attribuée au bureau responsable de ce projet.
3. Si le client n'indique pas sa préférence, les règles suivantes s'appliquent :
   1. lorsqu'il n'existe qu'un seul point de destination, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près du destinataire dans le même secteur régional. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
   2. lorsqu'une demande provient d'une région où il y a plusieurs destinataires dans le même secteur régional, elle sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional, Approvisionnements;
   3. lorsqu'il y a plusieurs points de destination dans le même secteur régional et que ces points ne sont pas près d'un bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional des Approvisionnements. Lorsque plusieurs points de destination sont près du même bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à ce bureau;
   4. lorsque les noms de destinataires dans deux secteurs régionaux ou plus figurent sur une même demande, celle-ci sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande;
   5. s'il y a plusieurs destinataires et que les bureaux de TPSGC les plus près se trouvent dans deux secteurs régionaux ou plus, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande, en fonction du code du numéro de demande du bureau demandeur. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
   6. les demandes envoyées à l'administration centrale seront attribuées à la section responsable des articles de plus grande valeur en fonction du NNO ou du NIBS de l'article;
   7. si les valeurs des articles sont égales, ou ne peuvent être déterminées autrement, la demande sera attribuée au bureau ou à la division ou section responsable du code NIBS pour le premier article sur la demande (les clients devraient être encouragés à entrer les NNO ou les NIBS pour chaque article sur leur demande);

2.30.10 Attribution des tâches selon le niveau de complexité

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

1. Chaque demande fait l’objet d’une évaluation en vue de déterminer le niveau de complexité de l’achat, de manière à diriger le besoin vers le volet approprié du processus (complexité de niveau 1, 2, 3, 4 ou 5) et à y affecter un agent de négociation des contrats possédant les compétences nécessaires pour gérer cet achat.
2. Il incombe au gestionnaire (ou à la personne responsable de l’attribution des tâches) de déterminer la complexité d’un besoin. Une fois que cette décision a été prise, le niveau de complexité sélectionné doit être consigné au dossier (daté et signé).
3. Si le niveau de complexité d’un besoin venait à changer au cours du processus d’approvisionnement, la décision de modifier le niveau de complexité doit faire l’objet d’une discussion avec le gestionnaire et être annotée dans le dossier, en expliquant pourquoi le changement doit être apporté.
4. Les définitions des divers niveaux de complexité se trouvent dans le glossaire, et les caractéristiques de chaque niveau sont décrites à l’Annexe 2.4 Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements.

2.30.15 Code de complexité

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

1. Le code de complexité il doit être déterminé au moment d’assigner la demande à un agent de négociation des contrats. Les renseignements étant utilisés aux fins d’établissement de rapports, il est essentiel que les renseignements sur le niveau de complexité soient saisis.
2. Si le code de complexité change, il doit être mis à jour.

2.30.20 Modification du niveau de complexité

Date d’entrée en vigueur : 2011-10-04

1. Si, à tout moment au cours du processus d’approvisionnement, l’agent de négociation des contrats croit que le besoin a été classé de façon inadéquate, ou si de nouveaux facteurs ayant une incidence sur le niveau de complexité se présentent, il faudra consulter le gestionnaire ou la personne ayant attribué la tâche pour déterminer le niveau de complexité approprié.
2. Si l’on juge que l’achat a été classé de façon inadéquate, l’agent de négociation des contrats enverra le dossier électronique au gestionnaire de la charge de travail (ou à la personne responsable de l’attribution des tâches), qui attribuera de nouveau le dossier à partir du code de complexité révisé. Il faudra ensuite suivre le processus propre au nouveau degré de complexité attribué à l’achat.

2.35 Dossiers d'extraits

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

1. Il est parfois nécessaire de séparer une partie du besoin d'un client et de demander à un groupe des approvisionnements différent d'effectuer les achats. Dans ces cas, l'agent de négociation des contrats créera un dossier d'extraits.
2. Le détenteur du dossier principal (l'agent de négociation des contrats initial) doit :
   1. acheter les articles non extraits;
   2. contrôler les fonds de la demande;
   3. agir à titre de coordonnateur pour les demandes de renseignements des clients;
   4. s'assurer que toutes les activités d'achat dans le cadre des dossiers d'extraits soient réalisées;
   5. enregistrer les engagements relatifs aux articles extraits;
   6. demander des fonds supplémentaires au client, s'il y a lieu;
   7. traiter toutes les factures pour paiement par le client; et
   8. fermer le dossier une fois l'achat réalisé.
3. Le détenteur du dossier d'extraits (l'agent de négociation des contrats qui a reçu le dossier d'extraits) doit :
   1. acheter les articles désignés;
   2. demander des fonds au détenteur du dossier principal une fois que les besoins totaux de financement ont été déterminés;
   3. s'assurer que les fonds ont été répartis avant l'attribution du contrat;
   4. obtenir auprès du détenteur du dossier principal le numéro du contrat avant que ce dernier ne soit attribué; et
   5. envoyer au détenteur du dossier principal des copies de tous les contrats et de toutes les modifications émis à partir du dossier d'extraits.

2.35.1 Dossiers partiels

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'il faut préparer et émettre plus d'une demande de soumissions dans le cadre d'un dossier principal de demande d'achat ou d'un dossier d'extraits, des dossiers partiels peuvent alors être créés pour chaque demande de soumissions requise. Lorsque des dossiers partiels sont créés à partir d'un dossier d'extraits, celui-ci sera considéré, à des fins de consultation, comme un dossier principal.

2.40 Demandes de renseignements sur les prix et la disponibilité

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

1. En règle générale, une demande de prix et de disponibilité (P et D) est reçue du client et traitée de la même manière que toute demande. La demande de P et D est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimatifs et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée pour obtenir les renseignements dont a besoin TPSGC ou un client à des fins de planification de programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D pourrait être adressée directement aux fournisseurs choisis ou elle peut être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement.
2. Les demandes de P et D envoyées aux fournisseurs, ou affichées sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.

2.45 Demandes de renseignements et lettres d'intérêt

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les clients peuvent demander ou l'agent de négociation des contrats peut proposer qu'une demande de renseignements ou une lettre d'intérêt soit émise afin d'obtenir de la rétroaction de l'industrie avant de finaliser la définition des besoins ou la stratégie d'approvisionnement. Des renseignements supplémentaires sur le processus d'une demande de renseignements ou d'une lettre d'intérêt figurent à l'article 4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt.

2.50 Exigences relatives à la sécurité des contrats

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

2.50.1 Sécurité et demandes

Date d’entrée en vigueur : 2024-02-16

1. Toutes les demandes et les demandes de modification de contrats, d'offres à commandes ou d'arrangements du gouvernement du Canada en matière d'approvisionnement qui comportent des exigences relatives à la sécurité doivent inclure la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et l’énoncé des travaux (EDT), ainsi que les guides ou documents de sécurité connexes incluant les clauses sur la sécurité fournies aux clients par le Programme de sécurité des contrats (PSC). Certains clients ont une entente avec le PSC et doivent suivre des directives particulières.
2. La section sur la sécurité de toutes les demandes reçues par TPSGC sur le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) doit être remplie par le client afin d'indiquer si les dispositions en matière de sécurité sont comprises ou non dans le besoin.
3. Prendre note que les systèmes financiers de certains ministères ne disposent pas de l'équipement nécessaire pour imprimer cette section. Dans ce cas, les agents de négociation des contrats peuvent accepter la version précédente du formulaire de demande PWGSC-TPSGC 9200 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) de la part des clients, à condition qu'une attestation en regard de l'énoncé de la nouvelle section sur la sécurité soit fournie, en reproduisant le nouvel énoncé sur la sécurité (voir ci-après) dans la section « Instructions spéciales » de la demande ou en le fournissant dans un document distinct.
   « Demande n ^o __
   Sécurité : __
   Cette demande comprend-elle des dispositions en matière de sécurité?
   ( ) Non ( ) Oui
   Si oui, une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée?
   ( ) Non ( ) Oui
   Si elle est exigée, la LVERS remplie et signée de façon appropriée doit être jointe à cette demande. Si une LVERS n'est pas exigée, mais que la demande comprend des dispositions en matière de sécurité, veuillez en expliquer la raison dans la demande.
   Le soussigné atteste que la demande, y compris toute LVERS qui y est annexée, décrit exactement les exigences relatives à la sécurité de ce besoin
   Signature (obligatoire) __
   Date __ »
4. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'attestation de sécurité est incluse dans chaque dossier d'achat lorsque la demande ne contient pas de section sur la sécurité dûment remplie.

2.50.5 Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS)

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

1. Le ministère client peut remplir la LVERS électroniquement par l'entremise du service en ligne pour la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS), ou remplir l'exemplaire papier du formulaire Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Pour utiliser ce service en ligne, inscrivez-vous en ligne ou veuillez communiquer avec le Programme de sécurité des contrats.
2. Le service en ligne du Programme de sécurité des contrats (PSC) permet aux ministères clients de remplir la LVERS sur Internet dans un environnement sécurisé à l'aide d'un « formulaire intelligent » conçu pour réduire les erreurs. Une fois la e-LVERS reçue par le PSC, ce dernier fournira les clauses de sécurité à inclure dans les documents d’invitation à soumissionner. Il faut deux jours ouvrables pour fournir les clauses pertinentes à la sécurité par rapport à 15 jours ouvrables dans le cas de l'exemplaire papier. Le processus électronique permet de réduire ou d'éliminer les erreurs. De cette façon, il permet de produire les clauses en temps plus opportun.
3. Pour des renseignements supplémentaires, voir les articles 1.65 Politique sur la sécurité du gouvernement, 3.55 Exigences relatives à la sécurité des contrats (personnel ou organismes) et 4.30.10 Sécurité dans le cadre de contrats ou communiquer avec le PSC, car c’est l’organisation responsable des enquêtes et des attestations de sécurité pour les achats de TPSGC.
4. Dans tous les cas, où des précisions sont exigées, le PSC communiquera avec le ministère client et le dirigeant principal de la sécurité, au besoin. Comme elles sont constamment examinées et mises à jour, les clauses en matière de sécurité précédemment fournies pour une demande de soumissions comparable ne devraient jamais être utilisées sans l'autorisation préalable du PSC.

2.55 Relations employeur-employé

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

1. Pour passer un contrat portant sur les services d'individus, notamment des services de travail temporaire, l'agent de négociation des contrats devrait examiner attentivement la situation afin de ne pas créer de relations employeur-employé pouvant être incompatibles avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et les principes de common law en matière de relations employeur-employé.
2. Conformément aux articles 4.7 et 4.8 Relations d'employeur-employé de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les agents de négociation des contrats et les propriétaires fonctionnels doivent s'assurer que la passation de contrats pour les services d'individus ne créera pas de relations employeur-employé.
3. L'Agence du revenu du Canada (ARC) et le jugement des tribunaux en la matière ont établi des critères pour évaluer si des relations employeur-employé existent. Pour des directives sur le sujet, consulter un conseiller juridique ou la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'ARC. En cas d'incertitude, le contrat doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du contrat.
4. Un avis juridique devrait être demandé lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut pas déterminer si un contrat est un contrat de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Il revient en dernier lieu à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que les contrats ne créent pas de relations employeur-employé.

2.60 Examen des demandes

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

1. Avant de procéder à l’achat, les agents de négociation des contrats doivent examiner toutes les demandes afin de s’assurer qu’elles sont complètes, conformément à l'Annexe 2.1 Examen des demandes.
2. Les points litigieux doivent être réglés entre le client et l'agent de négociation des contrats. Voici des exemples de points litigieux :
   1. si un besoin n'est pas clairement défini, il faut inviter et aider le client à définir les objectifs et les critères de rendement à respecter; il faut inciter le client à utiliser des spécifications générales ou de rendement;
   2. discuter de toute exigence de livraison exagérée ou date de livraison irréaliste;
   3. si le recours à un fournisseur unique n'est pas suffisamment justifié par le client, l'agent de négociation des contrats devrait obtenir des justifications supplémentaires. Si la demande n'est pas étayée à la satisfaction de l'agent de négociation des contrats, ce dernier doit informer le client que l'achat se fera sur une base concurrentielle;
   4. pour les achats de type fournisseur unique qui sont justifiés, l'agent de négociation des contrats devrait collaborer avec le client afin d'élaborer des réponses de l'Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques. Pour plus de renseignements sur ce processus, voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels; et
   5. si l’accessibilité n’a pas été envisagée, le spécialiste fonctionnel (ministère ou organisme client, autorité technique) doit être informé de son obligation d’en tenir compte et de remplir un formulaire de justification si aucun critère d’accessibilité n’est inclus. L'autorité contractante devrait fournir tous les outils et conseils pertinents sur les achats accessibles au spécialiste fonctionnel, selon les besoins. Pour plus d'information, consultez ou visitez la page Web du Bureau de l’accessibilité de la fonction publique (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Les intéressés trouveront sur YouTube des vidéos d’information sur la Loi canadienne sur l’accessibilité et des considérations sur ce que cela signifie de tenir compte de l’accessibilité dans les approvisionnements du gouvernement.

2.65 Processus d'achat entamé par le client

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est quelquefois appelé à traiter des demandes pour lesquelles le processus d'achat a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, demandes de soumissions, évaluation, sélection). Les ministères clients demeurent responsables de toutes leurs actions, lesquelles peuvent être conformes ou non avec les politiques ou les lois applicables du Conseil du Trésor ou de TPSGC. TPSGC essayera de limiter les risques liés à une telle demande; toutefois, le ministère client demeurera responsable même si TPSGC accepte de continuer ou de recommencer le processus d'achat. Afin de réduire les risques de plaintes incontestables et de contestations liées à ces achats, il faut suivre les directives suivantes :

1. L'agent de négociation des contrats doit aviser le gestionnaire lorsqu'il reçoit une demande de contrat ou de modification de contrat, pour lequel le client a déjà pris certaines mesures dans le cadre du processus d'achat.
2. L'agent de négociation des contrats vérifiera le processus d'achat déjà entamé par le client pour repérer toute dérogation aux pratiques et aux politiques en vigueur. Il doit bien comprendre toutes les mesures qui ont été prises relativement à l'achat et déterminer si un contrat a été attribué ou si le fournisseur a obtenu la permission de commencer les travaux. Lorsqu'un contrat a été attribué ou que le fournisseur a été autorisé à entreprendre les travaux, l'article 2.75 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels s'applique.
3. Dans les cas où certaines mesures du processus d'achat entamé par les ministères clients ne respectent pas les lignes directrices de la politique en matière d'approvisionnement, TPSGC peut devoir lancer à nouveau le processus d'achat. Lorsqu'un agent de négociation des contrats doit prendre des mesures qui ne sont pas clairement énoncées dans le présent guide, le grand principe d'intégrité et les principes qui en découlent donnent l'orientation nécessaire (voir l'article 1.10.5 Principes directeurs).

2.70 Ratification par le Conseil du Trésor

Date d’entrée en vigueur : 2011-10-04

Pour plus d'information au sujet de la ratification par le Conseil du Trésor, consulter la section 6.30.1 Ratification par le Conseil du Trésor.

2.75 Confirmation de commandes

Date d’entrée en vigueur : 2011-10-04

1. Normalement, TPSGC ne conclut pas de contrats pour confirmer les interventions de ministères ou organismes. Il faut décourager, dans toute la mesure du possible, la pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients. Toutefois, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens. TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes lorsque les travaux sont achevés.
2. Il faut évaluer et traiter les demandes de confirmation de commande selon les circonstances de chaque situation. Lorsque la demande est le résultat d'un effort visant à contourner les méthodes d'achat normales, il faut d'abord songer à retourner la demande au ministère client.
3. Lorsque les travaux sont achevés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux réalisés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, déterminé selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les demandes de confirmation traitées par TPSGC.
4. Les ministères clients demeurent responsables de toutes les plaintes résultant de leurs interventions.
5. La section 6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels présente des renseignements sur l’obtention d’une approbation pour les contrats comportant des travaux précontractuels.

Annexes

Consulter la liste ci-dessous des annexes reliées au Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande.

• 2.1 - Annexe : Examen des demandes
• 2.2 - Annexe : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation
• 2.3 - Annexe : Liste des modules d'attributions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
• 2.4 - Annexe : Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements
• 2.5 - Annexe : Saisie du code de complexité dans l'Environnement automatisé de l'acheteur
• 2.6 - Annexe : Approvisionnement accessible : facteurs et considérations