Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions

Découvrez les différentes méthodes de sollicitation et les outils d’approvisionnement, ainsi que les étapes de préparation, d'émission et de clôture de votre sollicitation. Vous trouverez également des instructions sur la façon de recevoir et de gérer en toute sécurité les soumissions d'offres.

Table des matières

4.1 Processus de demandes de soumissions - Introduction

Date d’entrée en vigueur : 2015-09-24

Le présent chapitre décrit les demandes préalables à la demande de soumissions, diverses méthodes de demandes de soumissions et différents outils de sélection des fournisseurs. Il contient également des renseignements sur la façon de préparer et d'émettre une demande de soumissions. Enfin, les agents de négociation des contrats trouveront des renseignements sur les processus de clôture, la réception des soumissions, ainsi que la modification et le retrait des soumissions, des offres ou des arrangements. Les agents de négociation des contrats sont priés de prendre note, dans la mesure du possible, que le Canada recherche des demandes de soumissions concurrentielles.

4.5 Demandes préalables à la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Avant d'émettre une demande de soumissions officielle, on peut lancer des invitations à fournir des renseignements comme des demandes de prix et de disponibilité (P et D), des demandes de renseignements ou des lettres d'intérêt.

4.5.1 Demandes de prix et de disponibilité

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Une demande de prix et de disponibilité (P et D) est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimés et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée lorsque ces renseignements sont exigés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou par un ministère client pour la planification des programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D peut être adressée directement aux fournisseurs sélectionnés, ou être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Les demandes de P et D doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.

4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI) est utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses serviront à aider le ministère client et TPSGC à finaliser leurs plans pour répondre au besoin et établir des objectifs et des résultats réalisables. En général, les DR ou les LI seraient affichées sur le SEAOG afin d'obtenir des réponses d'un large public. Si une liste de fournisseurs doit être utilisée, la DR ou la LI ne peut être envoyée qu'aux fournisseurs figurant sur la liste. Les DR et les LI doivent indiquer clairement qu'elles ne sont pas des demandes de soumissions et qu'elles ne comportent aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.
Les DR et les LI précisent le besoin éventuel du ministère client et ses objectifs opérationnels.
Les principaux objectifs de la DR ou de la LI sont comme suit :
1. donner suffisamment de temps aux fournisseurs pour :
  1. évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu'elles sont définies;
  2. proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l'environnement;
  3. faire des observations sur la stratégie d'approvisionnement, sur la base de paiement préliminaire et sur le calendrier des projets; et
  4. fournir des commentaires sur l'ébauche de la demande de soumissions lorsque cette dernière est jointe à la DR ou à la LI.
2. fournir des renseignements pour aider le ministère client à :
  1. déterminer s'il y a lieu d'aller de l'avant avec les exigences ou les stratégies tel que prévu, et si oui, poursuivre l'élaboration de la planification interne et l'approbation des documents qui pourraient déboucher sur une demande de soumissions;
  2. améliorer la stratégie d'approvisionnement, la structure du projet, l'estimation des coûts, les calendriers, la définition des exigences et d'autres volets de ce besoin;
  3. devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l'industrie dans le domaine d'intérêt; et
  4. évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.

4.10 Méthodes de demandes de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Diverses méthodes de demandes de soumissions peuvent être utilisées selon les caractéristiques du besoin.

4.10.1 Demande de prix

Date d’entrée en vigueur : 2020-05-04

Une demande de prix peut être utilisée en vue de solliciter des soumissions pour l’achat de faible valeur des biens et/ou des services commerciaux d’une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables, auprès d’un ou de plusieurs fournisseurs.
Avant de solliciter une soumission en utilisant une demande de prix, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et vérifier que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
En raison de son caractère abrégé, une demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui sont habituellement utilisées pour former un contrat, mais elle doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions uniformisées 2003 ou 2004.
Les exigences du contrat doivent être bien définies pour permettre l'évaluation et la comparaison des soumissions en fonction du prix et de la livraison et pour que l'attribution du contrat puisse être déterminée selon la soumission la plus basse qui satisfait aux exigences.
Les demandes de prix ne sont pas affichées publiquement. Si une date et une heure précises sont établies pour la réception des propositions de prix, les agents de négociation des contrats peuvent demander aux soumissionnaires de les leur soumettre directement.
Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

4.10.5 Achat par téléphone

Date d’entrée en vigueur : 2020-05-04

Un achat par téléphone est un type de demande de prix, laquelle est effectuée lorsqu’un, ou plusieurs fournisseurs sont invités à présenter une soumission verbalement, en personne ou par téléphone, pour un besoin d'une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables.
Avant de solliciter une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et s'assurer que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
Lorsqu’il demande une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit veiller à ce que le soumissionnaire soit avisé qu’il sera assujetti à la Politique d'inadmissibilité et de suspension et qu’il devra se conformer à la Politique pour qu’un contrat lui soit attribué. L’agent de négociation des contrats doit inviter le soumissionnaire à se familiariser avec la Politique.
L'agent de négociation des contrats peut conclure un contrat verbal par téléphone (et passer une commande) s’il a les pouvoirs pertinents.
Il n'est pas nécessaire de demander au soumissionnaire de confirmer par écrit une soumission reçue par téléphone. Toutefois, l'agent de négociation des contrats doit noter, dans le dossier d'achat, les détails de la soumission reçue par téléphone, et la commande doit être confirmée par écrit par l'émission du document contractuel pertinent, dont une copie doit être fournie à l'entrepreneur.
Voir le Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement et l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

4.10.10 Appel d'offres

Date d’entrée en vigueur : 2016-04-04

Un appel d'offres est utilisé lorsque la sélection est fondée sur le prix le plus bas. Il devrait être utilisé lorsque tous les critères suivants sont respectés :
1. au moins deux fournisseurs sont considérés comme étant en mesure de satisfaire au besoin;
2. le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation des soumissions en fonction des critères clairement établis;
3. les conditions du marché sont telles que les soumissions peuvent être présentées sur une base de tarification commune;
4. on a l'intention d'accepter la soumission recevable la plus basse sans négocier; et
5. l'évaluation des soumissions ne tiendra pas compte des considérations relatives aux facteurs coûts liés au produit, aux ressources, à l'exploitation et aux imprévus ou des considérations socio-économiques autres que l'équité en matière d'emploi.
Un appel d'offres peut être émis pour solliciter des soumissions au moyen :
1. d'une annonce publique sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG);
2. d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis; ou
3. d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
Avant d'émettre un appel d'offres, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et veiller à ce que les fournisseurs invités ne sont inadmissibles, s’ils n'ont pas été sélectionnés à partir d'une liste de candidats préqualifiés.
Un appel d’offres doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions normalisées 2003 ou 2004.
L'appel d'offres peut faire l'objet d'un dépouillement public. On devrait envisager le dépouillement public pour tous les appels d'offres dont la valeur estimative est supérieure à 25 000 $. Si les circonstances le justifient, les appels d'offres pour des besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ peuvent aussi être dépouillés publiquement. On devrait envisager le dépouillement public de toute soumission lorsque l'attribution du contrat aura une grande visibilité.
Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat.

4.10.15 Demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Une demande de soumissions peut être utilisée pour les besoins de faible valeur (simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexe (HC). Elle peut être utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le prix ou sur le meilleur rapport qualité-prix. Les instructions uniformisées 2003 et 2004 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat doivent être utilisées dans les demandes de soumissions pour les biens ou les services. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une demande de soumissions pour des besoins de faible valeur, de complexité moyenne et plus complexe, doivent utiliser les modèles uniformisés d'approvisionnement en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
La demande de propositions (DP) est une forme de demande de soumissions utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le meilleur rapport qualité-prix plutôt que sur le prix seulement. On devrait avoir recours à la DP lorsque, en raison de la nature du besoin, les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème, un besoin ou un objectif, et que le choix de l'entrepreneur repose sur l'efficacité de la solution proposée.
Les soumissions doivent être évaluées et le fournisseur retenu doit être choisi conformément à certains critères et méthodes précisés dans la demande de soumissions.
Une demande de soumissions peut être émise pour solliciter des soumissions au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe aux fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
Les réponses à la demande de soumissions peuvent donner lieu à des négociations préalables à l'attribution du contrat lorsque la demande de soumissions précise le droit de négocier conformément aux accords commerciaux internationaux et/ou l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).
Souvent, la préparation des soumissions coûte cher aux fournisseurs. Pour maintenir ces coûts le plus bas possible tout en assurant un libre accès aux fournisseurs éventuels, on devrait émettre des demandes de soumissions en deux étapes.
1. à la première étape, on demande aux fournisseurs d'envoyer une lettre d'intérêt avec leurs qualifications qui serviront à établir une liste restreinte de fournisseurs. À la seconde étape, on demande aux fournisseurs inscrits sur cette liste de présenter des soumissions détaillées;
2. les fournisseurs qui ne figurent pas sur la liste restreinte peuvent quand même obtenir la demande de soumissions et présenter des soumissions.
Un processus semblable peut être approprié lorsqu'on a identifié un grand nombre de fournisseurs éventuels. Lorsqu'ils réalisent un processus d'approvisionnement en deux étapes, les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures exigées en vertu des accords commerciaux internationaux applicables et de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) en ce qui a trait à l’appel d’offres sélectif et à la présélection des fournisseurs, respectivement.
Une demande de soumissions doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
1. une définition claire du besoin;
2. les instructions à l'intention des soumissionnaires;
3. les instructions pour la préparation des soumissions;
4. les procédures d'évaluation clairement définies;
5. les exigences relatives aux attestations;
6. les exigences en matière de sécurité et financières;
7. validité de la soumission;
8. les clauses du contrat subséquent;
9. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DP et sur l'évaluation de leur soumission. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.).

4.10.20 Demande d'offres à commandes

Date d’entrée en vigueur : 2014-06-26

La demande d'offres à commandes (DOC) est utilisée pour solliciter des offres dans le cadre des méthodes d'approvisionnement par offre à commandes. Pour plus de renseignements sur l'application des offres à commandes, consulter l'article 3.40 L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement.
Une DOC peut être utilisée pour solliciter des offres au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
La DOC doit contenir des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes proposée, ainsi que sur les restrictions qui y sont rattachées. Les instructions uniformisées 2006 (besoins concurrentiels) et 2007 (besoins non concurrentiels) et les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) sont conçues expressément pour les offres à commandes, et elles doivent être incorporées par renvoi dans chaque DOC. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DOC doivent utiliser le modèle DOC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
Une DOC devrait contenir, au minimum, les renseignements suivants :
1. une définition claire du besoin et la période durant laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont on veut autoriser l'utilisation;
3. les instructions pour la préparation des offres;
4. les critères d'évaluation précis;
5. des procédures d'évaluation et une méthode de sélection clairement définies;
6. les instructions informant les offrants qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DOC et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.);
7. la méthode précise de classement, le cas échéant;
8. un processus de commande subséquente clairement défini, y compris la méthode d'attribution des tâches pour les offres à commandes multiples;
9. l'avis aux offrants en ce qui concerne la divulgation de leurs prix unitaires (voir les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA);
10. les conditions applicables à la DOC;
11. les conditions applicables à l'offre à commandes;
12. les clauses du contrat subséquent applicables aux commandes subséquentes;
13. une estimation du volume des biens ou des services à commander, dans la mesure du possible.

4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Limites des commandes subséquentes : Une commande subséquente à l’offre à commandes constitue un contrat distinct auquel s’appliquent les limites contractuelles établies par le Conseil du Trésor (CT). Les agents de négociation des contrats établiront la limite maximale des commandes subséquentes pour les utilisateurs désignés dans le document d'offre à commandes en utilisant comme guide l’annexe A – Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Toutefois, TPSGC est habilité à imposer d’autres limites à la valeur des commandes individuelles.
Limitation financière : L'inclusion d'une limitation des dépenses dans les offres à commandes est facultative. Le responsable de l’offre à commandes déterminera s'il y a lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes (principale ou individuelle), de même que le degré de contrôle sur les dépenses totales et les besoins du (des) ministère(s) client(s). La clause M4506C du guide des CCUA peut s'appliquer.
Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à passer des commandes subséquentes aux offres à commandes pourraient comprendre les ministères fédéraux, les organismes ou les sociétés d'État mentionnés à l'Annexe I, l'Annexe I.1, l'Annexe II et l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir l'article 7.7 de la partie 7A du modèle DOC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) du guide des CCUA.
Établissement de rapports pour les offres à commandes : Le responsable de l’offre à commandes peut indiquer dans l'offre à commandes que l'offrant, et/ou le ministère client, selon le cas, est appelé à établir des rapports. Dans tel cas, l'offre à commandes doit indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause M7010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement de rapports.

4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes

Date d’entrée en vigueur : 2011-10-04

Une offre à commandes :
Si l’utilisation d’une seule offre à commandes est autorisée à la suite de la DOC concurrentielle, on considère que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
Offres à commandes multiples :
Si l'on autorise l'utilisation de plusieurs offres à commandes lorsqu'on a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure de répondre à la demande dans le cadre des activités opérationnelles, il faut clairement définir dans la DOC les méthodes de classement et les procédures pour les commandes subséquentes afin que les fournisseurs en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. Les deux modèles de méthode de classement sont décrits ci-après :
1. principe du droit de premier refus :
  Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, le l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes
2. répartition proportionnelle :
  Les procédures pour les commandes subséquentes obligent à passer les commandes subséquentes proportionnellement, de sorte que l'offrant qui est classé au premier rang reçoive le plus important volume des travaux préétabli; que l'offrant qui est classé au deuxième rang reçoive le deuxième plus important volume des travaux préétabli, etc. (par exemple, 50 p.100 du volume des travaux attribué à l'offre à commande classée au premier rang, 30 p.100 à l'offre classée au deuxième rang et 20 p.100 à l'offre classée au troisième rang). On doit décrire dans la DOC cette répartition préétablie du volume des travaux pour que les offrants intéressés en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes classée au premier rang représente le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit au plus important volume des travaux. Il faut donner à l'offrant qui est classé en premier rang un avantage notable dans la répartition du volume des travaux prévu (par exemple, 20 p.100 ou plus que la deuxième offre) et, de même pour les autres offrants. Il appartient à l'agent de négociation des contrats de définir ce qui constitue un avantage notable; cette notion peut varier selon les groupes de biens ou de services ou de l'analyse de rentabilisation. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
  Lorsqu'on doit autoriser des offres à commandes individuelles selon le principe de la répartition proportionnelle, l'agent de négociation des contrats doit informer l'utilisateur autorisé qu'il est obligé de surveiller les activités de passation des commandes subséquentes pour s'assurer que les travaux sont affectés conformément au principe de la répartition préétablie des travaux.
3. Dans les deux cas exposés ci-dessus, les agents de négociation des contrats devraient indiquer clairement, dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes dont on devrait autoriser l'utilisation. Si l'on veut autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, la DOC devrait indiquer le principe selon lequel les commandes subséquentes seront passées, soit par droit de premier refus, répartition proportionnelle ou autre. Si des commandes subséquentes à des offres à commandes doivent être passées selon le principe de la répartition proportionnelle, la répartition (par exemple, 50 p.100, 30 p.100 et 20 p.100) doit être indiquée dans la DOC.
4. En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, les agents de négociation des contrats peuvent prévoir une condition selon laquelle, seules seront considérées les offres à commandes qui accusent, par exemple, un écart de moins de 10 p. 100 par rapport à l'offre la plus avantageuse pour ce qui est du prix. La méthode de calcul utilisée devrait être décrite explicitement dans la DOC.
Commandes subséquentes non concurrentielles :
Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC, sans toutefois établir de classement. C'est ce que l'on ferait par exemple pour demander des prix portant sur un éventail complet d'articles présentés dans un catalogue, lorsqu'il est impossible de classer les offres. Le responsable autorisé à passer les commandes subséquentes peut choisir l'OC à laquelle on fera appel. Pour certains besoins, les agents de négociation des contrats peuvent établir des paramètres afin de guider les utilisateurs autorisés dans la sélection de l'une des offres à commandes. Les commandes subséquentes passées dans le cadre de ces offres à commandes sont non-concurrentielles, et on ne peut exercer que les pouvoirs de passation des commandes subséquentes non-concurrentiels.

4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les formulaires suivants sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes et disponibles par l'entremise du site Web de TPSGC Catalogue de formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) :

Numéro du formulaire	Titre du formulaire
PWGSC- TPSGC 942 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)	Commande subséquente à une offre à commandes
PWGSC- TPSGC 944 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)	Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (Disponible en anglais seulement)
PWGSC-TPSGC 8251 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)	Commande subséquente à une offre à commandes pour du personnel temporaire
PWGSC- TPSGC 7169-1 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)	Commande subséquente à une offre permanente de services de gardiennage
PWGSC-TPSGC 191 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)	Demande de carte d'achat (MasterCard)¹, qu'on peut également utiliser pour faire une commande subséquente à une offre à commandes, tout comme les autres méthodes figurant dans l'offre à commandes².

¹Parce que l'entrepreneur est payé immédiatement lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions sur le délai normal de paiement et les intérêts sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Voir le modèle DOC [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada] [partie 6B, article 2] du Guide des CCUA.)

²Les agents de négociation des contrats doivent procéder à une vérification pour savoir si les clients ont besoin de ces services et reproduire les détails pertinents dans les offres à commandes. Dans ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être justifié ou non.

4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2014-06-26

La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) est utilisée en vue de demander des arrangements de la part des fournisseurs pour l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour plus de renseignements, consulter l'article 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DAMA doivent utiliser les instructions uniformisées 2008, les conditions générales 2020 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) et le modèle DAMA en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
Une DAMA doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
1. une définition claire du besoin;
2. les instructions à l'intention des fournisseurs;
3. les instructions pour la préparation des arrangements;
4. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection clairement définies pour l'établissement de la liste des fournisseurs qualifiés;
5. les exigences relatives aux attestations;
6. les conditions pertinentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), y compris les modalités de la demande de soumissions;
7. les clauses du contrat subséquent applicables à tout contrat subséquent à chaque demande de soumissions;
8. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DAMA et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus).
La liste des fournisseurs qualifiés résultant d'une DAMA est considérée comme une liste de fournisseurs dans le cadre d'accords commerciaux internationaux.

4.10.25.1 Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Avant l'établissement d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), l'agent de négociation des contrats élabore et émet une DAMA, qui permet de sélectionner un groupe convenable de fournisseurs en fonction des critères d'évaluation énoncés. Au même moment, les exigences en matière de sécurité industrielle (c.-à.-d. la sécurité du personnel, des installations et de la technologie de l'information) devraient être définies, lorsque tous les ministères clients qui auront recours à l'AMA sont visés par un ou tous ces aspects relatifs à la sécurité.
Les formulaires suivants doivent être utilisés par les ministères clients pour la première page de la demande de soumissions et la première page du contrat subséquent :
PWGSC-TPSGC 9400-3 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Demande de soumissions
PWGSC-TPSGC 9400-4 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) Contrat
Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats dans le document d'arrangement en matière d'approvisionnement pour les utilisateurs désignés dans l'arrangement, selon le cas. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des contrats en utilisant comme guide l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Cette dernière établit la limite en dollars dans la passation de contrats pour les biens, les services et la construction au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
Il n'existe pas de contrat selon la loi entre le Canada et le fournisseur tant qu'un contrat n'est pas attribué en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 9400-4 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
Établissement des rapports pour les arrangements en matière d'approvisionnement : Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement peut indiquer dans l'AMA que le fournisseur, ou le ministère client, selon le cas, est demandé à établir des rapports. L'AMA devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause S0010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement des rapports.
Viabilité financière : Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de pré-qualifier ceux-ci. Voir la clause S0030T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat. Voir également le paragraphe 5.60.1 Capacité financière pour plus de détails sur la capacité financière.
Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à avoir recours aux arrangements en matière d'approvisionnement comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés aux annexes I, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir le modèle DAMA, partie 6A, article 6, du guide des CCUA.

4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) faisant l'objet d'accords commerciaux internationaux doivent être publiées au moins une fois par an sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) et rendues accessibles en permanence sur le SEAOG. Les avis pour les DAMA assujetties aux accords commerciaux internationaux doivent comprendre les éléments suivants :
1. une description des biens ou des services, ou des catégories de biens et de services, pour lesquels la DAMA peut être utilisée;
2. les conditions de participation et les critères à remplir par les fournisseurs en vue de leur inclusion dans la liste;
3. les méthodes que l'entité contractante utilisera pour vérifier qu'un fournisseur satisfait aux conditions;
4. le nom et l'adresse de l'entité contractante, et tout autre renseignement nécessaire pour prendre contact avec elle et obtenir tous les documents pertinents relatifs à la liste;
5. la période de validité de la liste et les modalités de son renouvellement ou de son annulation, ou, si cette période de validité n'est pas précisée, une mention indiquant la méthode par laquelle il sera avisé de son utilisation;
6. une indication des accords commerciaux qui s'appliquent à la DAMA.
Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, la DAMA doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement qui en résulte puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

Les fournisseurs doivent être autorisés à présenter une demande de qualification en tout temps, et tous les fournisseurs qualifiés doivent être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable.

Pour savoir quels accords commerciaux internationaux s'appliquent ou non à une DAMA, consultez 3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement.
Pour les demandes de soumissions et les contrats proposés en vertu d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), les éléments suivants s'appliquent :
1. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est inférieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords ne s'appliquent pas.
2. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est égale ou supérieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords s'appliquent à la demande de soumissions.
3. Lorsque un ou plusieurs des accords commerciaux internationaux s'appliquent à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché sur le SEAOG. Si un fournisseur qui n'est pas inclus dans l'AMA demande à participer à la demande de soumissions en vertu de l'AMA, il doit pouvoir demander à être qualifié. Le cas échéant, le fournisseur doit être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable et être autorisé à participer à la demande de soumissions en question. Après la clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats ne doit toutefois pas retarder le processus d'attribution du contrat afin de permettre à un fournisseur de suivre le processus de qualification.
  Pour obtenir des renseignements sur la manière de déterminer la période de demande de soumissions des demandes de soumissions en vertu des AMA, consultez 4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions.

4.10.25.10 Processus continu de qualification

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Dans l’objectif de simplifier et de rationaliser les directives concernant les accords commerciaux, les renseignements qui se trouvaient dans cette section ont été incorporés à la section 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement.

À des fins de référence seulement, Section 4.10.25.10 est disponible dans l’archive du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2020-1.

4.10.25.15 L’Accord de libre-échange canadien et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2018-12-06

Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement est supérieure au seuil établi par l'ALEC, ce dernier s'applique à la demande de soumissions. Autrement, l'ALEC ne s'applique pas au contrat proposé.

Lorsque l'ALEC s'applique à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, l'ALEC permet l'utilisation des listes de fournisseurs sans publication d'un APM à condition que tous les fournisseurs figurant sur la liste de fournisseurs soient invités à soumissionner et qu'ils puissent demander à être qualifiés en tout temps. Selon la politique de TPSGC, on doit donner aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour soumissionner.

4.10.25.20 Processus continu de qualification

Date d’entrée en vigueur : 2018-12-06

Conformément à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), une liste des fournisseurs qualifiés a été établie et son existence doit être révélée et publiée par l'entremise d'une invitation à se qualifier, au moins une fois l'an sur le SEAOG ou dans les journaux prédéterminés. Cette invitation à se qualifier doit contenir les conditions que les fournisseurs doivent remplir pour se qualifier. Ces fournisseurs doivent être permis de présenter une demande de qualification n'importe quand.

4.10.30 Outils de sélection de services professionnels

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Les outils de sélection de services professionnels qui peuvent aider les ministères clients à combler leurs besoins sont les suivants.

Services d'aide temporaire (SAT)
1. Les SAT sont habituellement utilisés :
  1. lorsqu'un fonctionnaire est absent de façon temporaire;
  2. lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail et que le personnel affecté ne suffit pas pour satisfaire aux exigences;
  3. pour pourvoir des postes vacants durant les procédures de dotation.
2. Les SAT sont un outil qui aide les ministères fédéraux de la région de la capitale nationale à acquérir des services d'aide temporaire dont la valeur (incluant toutes les modifications subséquentes et la taxe sur les produits et services) est inférieure aux seuils établis par la section « règles opérationnelles » de l’arrangement en matière d’approvisionnement pour les services d'aide temporaire. Voici certaines sources :
  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) émet des offres à commandes principales et régionales (OCPR) en vue de disposer d'un personnel qualifié pour des affectations temporaires.
  2. Les bureaux régionaux de TPSGC demandent et autorisent des OCPR pour les services d'aide temporaire. Les agents de négociation des contrats doivent tenir les ministères clients au courant des processus et procédures de passation de contrats, et des définitions des catégories en ce qui a trait aux services d'aide temporaire.
  3. Il existe un réseau d'agents de négociation des contrats de services d'aide temporaire, guidés par la Direction de l'acquisition des services professionnels, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies.
3. Pour plus de renseignements, communiquer avec la personne-ressource identifiée sur le site Web du Système pour les services d'aide temporaire (système en ligne).
ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire en services professionnels pour les besoins d’une valeur inférieure au seuil de l’Accord de libre-échange Canada-Chili, disponible par l’entremise du portail électronique du Système des services professionnels centralisés.
Le système SELECT renferme les données sur les entreprises approuvées dans les domaines de la construction, de l'architecture et du génie, ainsi que de l'entretien et de l'expertise-conseil connexes. Le système SELECT est utilisé par TPSGC pour inviter les fournisseurs à soumissionner dans le secteur des biens immobiliers pour des services d'experts-conseils et des services de construction dont la valeur est inférieure au 100 000 $.
L'arrangement en matière d'approvisionnement pour le soutien en service (AMA pour le SES) est actuellement limité à un arrangement en matière d'approvisionnement pour les services professionnels liés à la Gestion des ressources humaines, à la Gestion organisationnelle et à la Gestion de projets.

4.15 Préparation des documents de demandes de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2015-02-25

Les documents de demandes de soumissions doivent être préparés de façon à refléter la stratégie d'approvisionnement approuvée.
Les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les documents de demandes de soumissions avant leur publication.
Les agents de négociation des contrats doivent faire preuve de diligence raisonnable afin d'identifier les conflits d'intérêts possibles. À cette fin, ils peuvent demander au ministère client si une personne qui n'est pas un employé du Canada participe ou participera à la préparation de l'énoncé des travaux ou du besoin et des critères d'évaluation, ainsi qu'à l'évaluation. Les agents de négociation des contrats peuvent également envisager de demander si des employés ou d'anciens fonctionnaires ont des relations personnelles ou professionnelles qui pourraient inciter les fournisseurs à soulever des questions de favoritisme. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la clause relative aux conflits d'intérêts dans les instructions uniformisées du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

4.15.1 Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels

Date d’entrée en vigueur : 2024-02-16

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à promouvoir une présentation uniforme pour les documents d'approvisionnement en uniformisant la terminologie, en simplifiant le libellé des contrats, en utilisant un langage clair et en s'assurant d'une plus grande cohérence et meilleure uniformité.
TPSGC a mis en place les documents uniformisés d'approvisionnement ministériel qui comprennent les instructions uniformisées, les conditions générales et les modèles de demandes de soumissions, de demandes d'offres à commandes (DOC) et de demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA), à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'achat de biens, de services ou les deux (à l'exclusion des travaux de construction et des services d'architecture et de génie).
Sous réserve des procédures applicables à l'utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement contenus dans le Guide des CCUA, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les modèles de demandes de soumissions et de contrats subséquents pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels de faible valeur (Simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexes (HC), et les modèles de demande d'offres à commandes (DOC) et de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) pour les achats de biens, de services ou les deux. Afin de maintenir l'uniformité dans la présentation des documents d'approvisionnement de TPSGC, les agents de négociation des contrats ne doivent ni modifier, ni changer l'ordre ou le contenu de ces modèles, sauf lorsque cela est indiqué. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur le modèle uniformisé le plus récent utilisé dans leur secteur respectif qui a été adapté à des exigences spécifiques conformément aux modèles uniformisés. Les directions qui ont besoin d'aide pour élaborer des documents selon ces modèles doivent communiquer avec la Direction de l'élaboration et de l'intégration de la politique stratégique du Secteur de la politique stratégique par courriel, à l’adresse : TPSGC.Outilsdapprovisionnement-ProcurementTools.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Il existe six modèles uniformisés d’approvisionnement, offerts en format Microsoft Word (.doc ou .docx). Un fichier en format PDF identifiant les modifications les plus récentes est également offert pour chacun des modèles. De plus, des Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), lesquelles fournissent aux agents de négociation des contrats des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles, sont également disponibles.
La plupart des achats de biens ou de services doivent être effectués selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le Guide des CCUA. La nature et la complexité de l'approvisionnement dictent les conditions à utiliser. Ces dernières figurent à l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.
L'Attribution des marchés immobiliers utilise ses propres modèles uniformisés pour les travaux de construction ainsi que les services d'architecture et de génie.
Les pages de couverture standards des demandes de soumissions doivent être utilisées pour les demandes de soumissions émises par TPSGC. L'émission de demandes de soumissions qui n'utilisent pas les pages de couverture standards doit être approuvée par le gestionnaire. La date de clôture doit être indiquée sur la page couverture des demandes de soumissions.
Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions concernant la présentation des soumissions ainsi que la date et l'heure de clôture des soumissions pour chaque demande de soumissions sont clairement indiquées dans les documents d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture de la soumission, qui apparaît sur l'avis de projet de marchés, correspond à celle de la demande de soumission.

4.15.5 Achats écologiques

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de l'optimisation des ressources pour le Canada. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend la prise en considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de l'achat écologique dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d'offres à commandes et les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les facteurs environnementaux sont pris en considération le cas échéant. Ils doivent également consulter les équipes appropriées de biens et de services en ce qui a trait aux Plans sur les achats écologiques et Guide sur l'achèvement. Les facteurs environnementaux relatifs à des biens et services précis peuvent ensuite être utilisés dans le cadre de l'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des objectifs ministériels en matière d'achats écologiques et de l'expérience des autres ministères sur la question.
Jusqu'à ce que des clauses et conditions uniformisées sur les facteurs de performance environnementale aient été élaborées centralement, les agents de négociations des contrats devraient les élaborer, au besoin, pour appuyer l'inclusion d'exigences en matière de performance environnementale, tout en se rappelant qu'elles devront être approuvées par les Services juridiques.
Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour une liste des facteurs dont il faut tenir compte dans l'élaboration de la demande de soumissions.
Les agents de négociation des contrats peuvent contacter l'Équipe d'approvisionnement écologique du Secteur de la politique stratégique par courriel à : TPSGC.PAAchatsEcologiques-APGreenProcurement.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin d'obtenir de l'aide en ce qui a trait aux facteurs de performance environnementale à intégrer dans leurs documents de demandes de soumissions.

4.15.6 Exigences en matière d’accessibilité

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer de la meilleure valeur pour le Canada. Dans ce contexte, la meilleure valeur comprend la considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et l’accessibilité.
Les autorités contractantes doivent tenir compte de l’accessibilité dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d’offres à commandes et les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement, afin de garantir l’inclusion des critères d’accessibilité dans l’approvisionnement, le cas échéant. Pour plus de renseignements, consultez les sections 4.2.7.1 et 4.2.7.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
Les autorités contractantes peuvent consulter l’Annexe 2.6 Approvisionnement accessible : facteurs et considérations, où ils trouveront la liste des facteurs et exigences desquels on doit tenir compte dans l’élaboration d’une invitation à soumissionner, ainsi que la page Web du Centre de ressources pour l’approvisionnement accessible (CRAA) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), et la page Web du Bureau de l’accessibilité de la fonction publique (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
Les agents de négociation des marchés peuvent communiquer avec le CRAA, au sein de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par courriel à l’adresse TPSGC.PACRAAccessible-APAccessiblePRC.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca, pour obtenir de l’aide quant à l’intégration des considérations d’accessibilité à leurs documents de demandes de soumissions.

4.15.10 Méthodes pour répondre à une demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2022-03-29

La méthode et l'endroit de réception de la soumission doivent être indiqués dans la demande de soumissions.
Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour répondre à une demande de soumissions :
1. par écrit et soumise au Module de réception des soumissions désigné, quelle que soit la valeur;
2. par écrit et soumise directement à l'agent de négociation des contrats : les besoins d'une valeur inférieur à 25 000 $ pour des biens et à 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables;
3. verbalement, par téléphone :
  1. les besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ pour des biens et à 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables;
  2. quelle que soit la valeur du besoin, s'il s'agit d'un cas d'extrême urgence documenté (l'approbation du directeur est obligatoire).
4. par support électronique DVD, clé USB, CD) et soumises au Module de réception des soumissions désigné.
5. transmission par télécopieur;
6. transmission par le service Connexion de la Société canadienne des postes (SCP).
Lorsqu'une méthode pour répondre à une demande de soumissions n'est pas acceptable, les agents de négociation des contrats doivent l'indiquer clairement dans la demande de soumissions et cette exigence doit également figurer dans l'avis de projet de marchés.

4.15.15 Données techniques

Date d’entrée en vigueur : 2010-08-16

Pour des données techniques qui ne sont pas propriété de TPSGC, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le gouvernement obtienne le droit de distribuer et d'utiliser ces données techniques.
En ce qui concerne les besoins du MDN, il faut utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 1065, Demande de distribution de données techniques. L'agent de négociation des contrats doit faire parvenir le formulaire rempli par télécopieur, courrier électronique à la Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA 4-7) Imprimerie nationale, 45, boul. Sacré-Cœur, Gatineau, le plus tôt possible afin d'assurer que les données sont disponibles au moment du lancement de la demande de soumissions.
TPSGC ne fournira pas aux soumissionnaires éventuels des données qui sont habituellement disponibles dans le cours normal des affaires.

Comme données techniques, on pense notamment aux normes de l'Association canadienne de normalisation (ACNOR), la Society of Automotive Engineers (SAE), la National Electrical Manufacturers' Association (NEMA), et aux normes des Laboratoires des assureurs du Canada (ULC) et de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).

4.20 Obligations en matière de langues officielles dans l'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Le gouvernement a l’obligation de servir le public et de communiquer avec lui dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles (LLO) et à tous ses règlements, y compris le Règlement sur les langues officielles – (communications avec le public et prestation des services) (aux fins de la présente section, le terme « LLO » désigne à la fois la Loi et le Règlement).
La règle de base est que tout membre du public au Canada a le droit de communiquer et de recevoir des services dans l’une ou l’autre des langues officielles.

4.20.1 La Loi sur les langues officielles (LLO) et la publication des avis de marché et des documents d’appel d’offres connexes sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG)

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes affichés sur le SEAOG doivent être dans les deux langues officielles. Les contenus français et anglais doivent être de qualité égale et être publiés simultanément.
Par conséquent, tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes doivent être traduits avant d'être publiés sur le SEAOG.
Les avis et les documents d'appel d'offres connexes soumis à ces obligations comprennent notamment :
1. les avis de projet de marché (APM);
2. les demandes de soumissions (p. ex. les demandes de propositions (DP), les demandes d'offre à commandes (DOC), les demandes d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA));
3. les préavis d'adjudication de contrat (PAC);
4. les demandes de renseignements (DDR);
5. les lettres d'intérêt (LI);
6. les invitations à se qualifier (ISQ);
7. les formulaires, les normes, les descriptions d'achat, les énoncés des travaux, les contrats subséquents, les plans, les dessins architecturaux, les rapports, les graphiques et les autres documents faisant partie du dossier d'appel d'offres;
8. tout autre avis affiché sur le SEAOG;
9. les modifications apportées à tout ce qui précède.
Une traduction adéquate est essentielle pour garantir l'intégrité du processus d'approvisionnement et s'assurer que les achats ne sont pas affectés défavorablement. Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) et les clients devraient prendre note de la norme relative au contenu gouvernemental en ce qui a trait à la Loi sur les langues officielles à la section 1.3 du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, à savoir que le contenu du gouvernement doit :
1. être traduit par des professionnels (pour assurer une qualité égale dans les deux langues officielles);
2. refléter les règles d'usage canadiennes du français et de l'anglais;
3. comprendre des images, des fichiers multimédias et des transcriptions entièrement bilingues, ou contienne de l'information équivalente dans les deux langues officielles.
Pour les services de traduction, les agents de négociation des contrats du PA sont encouragés à tirer parti des services du Bureau de la traduction, y compris en ce qui concerne la traduction et la révision. Ces services sont également offerts aux autres ministères et organismes gouvernementaux. Pour en savoir plus sur ces services et sur la façon de soumettre une demande en ligne pour les obtenir, veuillez consulter la page des services de traduction et de révision en langues officielles (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
1. Si les clients veulent faire appel aux services du Bureau de la traduction ou d'un tiers pour la traduction de documents portant un sceau professionnel, ils devraient s'assurer que cette démarche respecte les normes ou exigences provinciales ou territoriales régissant la traduction de ces documents scellés professionnellement. Pour de plus amples renseignements sur la traduction des documents portant un sceau professionnel, veuillez consulter la section 4.20.1.1.2 Traduction de documents portant un sceau professionnel et l'annexe 1.1.1 Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) (section 3.1).

4.20.1.1 Documents normalisés et non normalisés

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

La Loi sur les langues officielles (LLO) ne fait pas de distinction quant à la nature des documents, à savoir s’ils sont normalisés ou non. Tous les documents doivent donc faire l’objet de la même considération au titre de la LLO.

4.20.1.1.2 Traduction de documents portant un sceau professionnel

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Pour les documents (p. ex. des documents et des dessins d’architecture ou de construction) nécessitant un sceau professionnel, le ministère client et le chargé de projet peuvent identifier des exigences particulières en matière de traduction, qui peuvent nécessiter de l’expertise dans un type de document spécifique afin de s’assurer que leur traduction sera effectuée et certifiée pour une qualité égale dans les deux langues officielles avant l’affichage.
En ce qui concerne la qualité égale des documents traduits, les provinces et les territoires ont souvent leurs propres dispositions strictes applicables à la façon dont les documents portant un sceau professionnel doivent être traduits. Ces dispositions pourraient comprendre les normes d’une association professionnelle particulière ou des exigences législatives ou réglementaires connexes.
Les erreurs de traduction, ou le non-respect des exigences provinciales ou territoriales applicables à la traduction de ces documents peuvent entraîner de graves conséquences pour le Canada et d’autres parties (p. ex. erreurs de construction, perte de licence professionnelle).
Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) devraient encourager leurs clients à vérifier les exigences provinciales et territoriales et à demander un avis juridique au besoin.
Un avis juridique peut également être demandé sur la légalité de traduire des documents créés par des tiers ou portant un sceau professionnel, notamment en ce qui concerne :
1. les problèmes de propriété intellectuelle (p. ex. droits d’auteur);
2. les besoins dont le point de livraison final est visé par une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG);
3. les préoccupations entourant la responsabilité de l’entrepreneur à l’égard des documents portant un sceau professionnel qui sont traduits par des tiers.

4.20.1.2 Appels d’offres à partir de listes de fournisseurs

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Dans les cas où tous les fournisseurs sont présélectionnés dans le cadre d’un processus d’appel d’offres en deux étapes (p. ex. un arrangement en matière d’approvisionnement) et qu’ils ont tous indiqué la même préférence linguistique (unilingue), les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) peuvent fournir des documents dans cette langue directement aux fournisseurs présélectionnés.

4.20.1.3 Appel d’offres d’envergure nationale

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) doivent tenir compte du fait que la Loi sur les langues officielles (LLO) ne fait pas de distinction quant à la portée nationale ou non de l’appel d’offres lorsqu’il s’agit d’avis de marché et de documents connexes. Tous les avis ou documents doivent être traités de la même manière sous le régime de la LLO.

4.20.1.4 Répartition des responsabilités en matière de traduction de documents

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

La répartition des responsabilités entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les ministères clients en ce qui concerne la traduction des documents se trouve à la section 3.1 de l’annexe 1.1.1 Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l’acquisition de biens et de services (générique).
En ce qui concerne la répartition des responsabilités, les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) peuvent conseiller les ministères clients, mais ne doivent pas leur indiquer comment répondre à leurs besoins particuliers en matière de traduction. Il appartient au client de décider du mode de traduction de son contenu, y compris tout service tiers ou spécial requis pour certifier qu’une traduction est de qualité égale à celle du document original.
En cas de préoccupations concernant la qualité du contenu traduit reçu du client, les agents de négociation des contrats du PA devraient communiquer avec lui pour résoudre les problèmes en suspens avant l’affichage sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Il peut s’agir de demander au client de vérifier que la source du contenu traduit est conforme à la section 1.3 du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, et de demander au client de s’assurer que toute erreur ou lacune connexe est corrigée.

4.21 Dispositions relatives à l'intégrité

Date d’entrée en vigueur : 2018-06-21

En plus d’être conformes au Régime d’intégrité comme résumé à l’article 3.51 Aperçu de l’intégrité, toutes les demandes de soumissions doivent inclure les instructions uniformisées et les conditions générales pertinentes qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité. Toute demande de modification aux dispositions relatives à l’intégrité ou d’exemption partielle ou complète de l’application de la Politique d'inadmissibilité et de suspension doit être portée à l’attention du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Comme indiqué dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension, certains contrats et types de contrats sont exemptés de l’application de la Politique, cependant, toutes les demandes de soumissions et tous les contrats doivent inclure les dispositions relatives à l’intégrité. Comme la Politique est incorporée par renvoi, toute exception applicable s’appliquera donc également.
Conformément aux dispositions relatives à l’intégrité et à la Politique d’inadmissibilité et de suspension, les renseignements suivants doivent être fournis dans le cadre du processus de demande de soumissions.
1. Les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs constitués en personne morale, y compris ceux qui présentent une soumission à titre de coentreprise, doivent fournir la liste complète des noms de tous les administrateurs actuels, ou dans le cas d’une entreprise privée, des propriétaires de la société.
2. Les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui présentent une soumission à titre d’entreprise à propriétaire unique, y compris ceux qui présentent une soumission en tant que coentreprise, doivent fournir la liste complète des noms de tous les propriétaires.
3. Les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui présentent une soumission à titre de société en nom collectif n’ont pas à fournir une liste de noms. Les agents de négociation des contrats n’ont qu’à soumettre les renseignements fournis par le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur lorsqu’ils demandent une vérification de l’intégrité.
  1. Les Services de base de données sur l’intégrité (SBDI) détermineront si des renseignements supplémentaires sont nécessaires et demanderont, au besoin, à l’agent de négociation des contrats de communiquer avec le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur.
  2. Si le SBDI en fait la demande, l'agent de négociation des contrats doit aviser le soumissionnaire, l’offrant, ou le fournisseur et demander qu’une liste de noms soit fournie dans un délai recommandé de 10 jours ouvrables. À défaut de fournir les noms dans le délai prévu, la soumission, l’offre ou l’arrangement sera jugé non recevable.
4. Tous les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs doivent fournir, s’il y a lieu, une liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité les concernant ou concernant leurs affiliés et les premiers sous-traitants qu’ils proposent et qui, à leur connaissance, peuvent être semblables aux infractions énumérées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Ces renseignements doivent être fournis au moyen du Formulaire de déclaration pour l’approvisionnement. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves.
Pour les contrats existants ne contenant pas les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité :
1. Les agents de négociation des contrats doivent proposer d’ajouter les nouvelles dispositions au contrat au moment d’exercer une option ou de modifier les modalités du contrat.
2. Si l'entrepreneur refuse d'effectuer des modifications à l'article Dispositions relatives à l'intégrité ou de fournir l'attestation demandée dans la Lettre type pour l’ajout de dispositions à un contrat en vigueur (voir 8.13. Annexe : Lettres types concernant l’intégrité), tous les efforts doivent être faits pour s'assurer que le fournisseur a une bonne compréhension des modalités des nouvelles dispositions relatives à l’intégrité. Cela peut impliquer qu'un gestionnaire communique directement avec l'entrepreneur.
3. Si l'entrepreneur refuse toujours de mettre à jour les dispositions relatives à l’intégrité, le refus ne devrait pas empêcher la continuité des opérations et l’on peut procéder à la modification du contrat.
4. Pour obtenir de l'aide, communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements par courriel à l’adresse suivante :
  TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d'intégrité pour en savoir plus sur le processus à suivre avant d’attribuer d'un contrat, émettre une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés.

4.21.1 Ententes administratives

Date d’entrée en vigueur : 2016-04-04

Les ententes administratives sont gérées par la Direction générale de la surveillance. Elles sont des ententes conclues entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur, actuel ou éventuel, afin de notamment :

réduire la période d’inadmissibilité à l’obtention d’un contrat avec le Canada;
conclure un contrat lorsque l’exception relative à l’intérêt public est invoquée et que le délai n'est pas une condition essentielle;
maintenir un contrat lorsque l’autorité contractante a le droit de résilier le contrat en raison de la non-conformité à la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Des renseignements supplémentaires concernant les ententes administratives sont fournis dans la Section 14. Entente administrative de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

4.21.2 Exceptions relatives à l’intérêt public

Date d’entrée en vigueur : 2016-04-04

S'il est nécessaire de le faire dans l'intérêt public, Travaux publics et services gouvernementaux Canada peut conclure un contrat avec un soumissionnaire, émettre une offre à commandes à un offrant, ou un arrangement en matière d’approvisionnement à un fournisseur qui a été déclaré inadmissible ou a été suspendu conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension.
Une exception relative à l’intérêt public ne peut pas être invoquée dans les cas où le fournisseur n'a pas la capacité de conclure un contrat avec le Canada en vertu du paragraphe 750(3) du Code criminel.
Si un contrat doit être attribué à un fournisseur inadmissible ou suspendu, l'agent de négociation des contrats doit porter la demande à l’attention du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Les détails complets concernant les exceptions relatives à l’intérêt public sont disponibles dans la Section 15. Exception destinée à protéger l’intérêt public de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

4.21.3 Passation de contrats avec des sous-traitants

Date d’entrée en vigueur : 2016-04-04

Lorsqu’ils concluent un contrat avec le gouvernement du Canada, les entrepreneurs conviennent qu’ils ne pas peuvent établir de contrats avec des premiers sous-traitants déclarés inadmissibles ou suspendus conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension. Un premier sous-traitant est défini dans la Politique comme étant « un sous-traitant qui entretient avec un fournisseur une relation contractuelle directe faisant en sorte qu’il doive accomplir une partie des travaux prévus par un accord immobilier ou un contrat conclu entre le fournisseur et le Canada, sauf si le sous-traitant ne fait que fournir des produits commerciaux au fournisseur. ».
Il incombe aux soumissionnaires de vérifier le statut des premiers sous-traitants avant de présenter une soumission comportant des premiers sous-traitant et avant d’établir une relation contractuelle avec ceux-ci.
Si un entrepreneur doit conclure un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, il doit obtenir l’approbation écrite de l’administrateur général pertinent ou de son délégué afin d’aller de l’avant. Les entrepreneurs qui concluent un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu sans le consentement écrit de l’administrateur général pertinent peuvent être déclarés inadmissibles pour une période de cinq ans à compter de la date de détermination établie par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Si un soumissionnaire retenu souhaite remplacer un premier sous-traitant qui serait devenu inadmissible ou suspendu avant l'attribution du contrat, un processus de réévaluation rigoureux, garantissant aux soumissionnaires un traitement juste et équitable, doit être suivi. Ce processus sera personnalisé, au besoin, à chaque situation et selon les circonstances propres au marché en question.
Toute demande soumise par un soumissionnaire retenu pour remplacer un premier sous-traitant devenu inadmissible ou suspendu, ou par un entrepreneur souhaitant établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu doit être acheminée au Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) par courriel à l'adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Dans les cas où la période d’évaluation des soumissions s’étend sur une longue période, les agents de négociation des contrats doivent rappeler au soumissionnaire retenu, au moyen du formulaire fourni par le SIPA :
1. qu’il a l’obligation d'obtenir l'approbation de TPSGC avant d’entreprendre une relation contractuelle avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu;
2. qu’il peut remplacer un premier sous-traitant devenu inadmissible ou suspendu, c’est-à-dire pour qui le statut d’admissibilité a changé depuis que la présentation initiale de la soumission, à condition que le sous-traitant proposé en remplacement soit accepté par le Canada.
Des renseignements supplémentaires concernant la passation de contrats avec des sous-traitants inadmissibles ou suspendus sont disponibles dans la Section 16. Sous-traitants de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

4.25 Le besoin

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Le besoin pourrait prendre la forme d'exigences techniques pour l'approvisionnement en biens ou d'un énoncé des travaux pour l'approvisionnement en services. Les besoins doivent être définis et les spécifications et les estimés établis avant les soumissions et(ou) les offres soient émises et avant l'attribution du contrat, afin de garantir un traitement équitable pour tous les fournisseurs éventuels. Les fournisseurs intéressés ou compétents doivent pouvoir trouver autant de détails que possible dans les spécifications.
Pour plus de renseignements sur la préparation du besoin, les agents de négociation des contrats devraient consulter le Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande.

4.30 Instructions générales pour la préparation d'une demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

4.30.1 Besoin et énoncé des travaux

Date d’entrée en vigueur : 2013-04-25

Le besoin doit être clairement identifié, les produits livrables et le calendrier de livraison doivent être définis et les tâches doivent être incluses dans l'énoncé des travaux.

Pour plus de renseignements, consulter le Guide pour l’élaboration d'un énoncé des travaux (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).

4.30.10 Sécurité dans le cadre de contrats

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Pour tous les projets de marchés assortis d’exigences relatives à la sécurité, y compris les ententes précontractuelles, les contrats, les commandes subséquentes et les ententes sur les services, le ministère client doit préparer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et l’énoncé des travaux et les remettre directement au Programme de sécurité des contrats (PSC) avant d’envoyer le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction au module d’attribution de TPSGC. Le ministère client indique donc les exigences relatives à la sécurité de chaque projet de marché en remplissant une LVERS ou en attestant, par écrit, l’absence de telles exigences. Le PSC transmettra les clauses de sécurité au ministère client. La LVERS, les clauses de sécurité ou l’attestation doivent être fournies avec le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction, être versées au dossier et être disponibles sur demande.
Pour les demandes de soumissions comportant des exigences en matière de sécurité, y compris les demandes de propositions dans le cadre de processus concurrentiels, les demandes d’offres à commandes (DOC) et les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents d’approvisionnement doivent donner des instructions aux soumissionnaires pour qu’ils soumettent le formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) rempli, daté et signé dans le cadre de leur proposition (c.-à-d. la réponse à l’appel d’offres). Les agents d’approvisionnement doivent donner aux soumissionnaires jusqu’à la date de l’attribution du contrat pour obtenir l'attestation de sécurité requise. Une fois que le processus de demandes de soumissions prend fin, les agents d’approvisionnement doivent soumettre les éléments suivants à l’équipe du PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :
1. une feuille couverture pour la présentation des soumissions (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) contenant le numéro de la demande de soumissions, la date prévue d’attribution du contrat ainsi que les noms des soumissionnaires confirmés;
2. des copies des formulaires DI remplis; et
3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) approuvée par le responsable du PSC avec la signature de l’agent d’approvisionnement dans le bloc-signature 16.
Le défaut de fournir l’un de ces documents retardera le processus d’enquête de sécurité sur l’organisation à l’égard des soumissionnaires.
Le rôle du PSC, entre autres, est :
1. d’examiner la LVERS, les formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), si applicable, le cas échéant, et les documents à l’appui qui contiennent des renseignements de sécurité, comme l'énoncé des travaux ou les guides connexes de sécurité et d'informatique, pour vérifier s'ils sont exacts et complets, et si les signatures autorisées y sont apposées. Les renseignements sur la sécurité dans les documents à l’appui doivent être en harmonie avec les catégories de sécurité de la LVERS;
2. dans le cas de contrats potentiels impliquant des fournisseurs établis à l’étranger et/ou des renseignements classifiés étrangers, de s'assurer que les pays participants ou les organisations internationales ont l’instrument de sécurité bilatéral approprié (protocole d'entente, entente ou accord), avec le Canada (voir l'article 4.30.25 Sécurité et contrats internationaux). Si l'on s'attend à ce que des fournisseurs établis à l'étranger soumissionnent, il faut fournir à la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC une liste des pays d'origine concernés, et cette dernière fournira les clauses appropriées relatives aux fournisseurs établis à l'étranger;
3. de signer la LVERS en tant que le responsable contractuel de la sécurité, et fournir au ministère client les clauses applicables relatives à la sécurité;
4. de fournir à l'agent de négociation des contrats des renseignements quant au statut sécuritaire détenu par chaque soumissionnaire, entrepreneur ou offrant, selon le cas;
5. de fournir aux soumissionnaires, entrepreneurs ou offrants Canadiens les instructions sur la préparation et la transmission des renseignements ou biens de nature classifiée ou protégée. Les renseignements et les biens de nature protégée doivent être acheminés à la Section du contrôle des documents (SCD) du PSC.
La LVERS signée doit comprendre les signatures suivantes :
1. le chargé de projet de l'organisation doit signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète de façon appropriée les catégories de sécurité du besoin;
2. le responsable de la sécurité de l'organisation doit également signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète de façon appropriée les catégories de sécurité du besoin. Si les deux signatures précitées ne sont pas apposées, l’équipe du PSC ne traitera pas la LVERS et ne fournira pas les clauses applicables;
3. l’agent de négociation des contrats doit apposer sa signature dans le bloc-signature 16, « Agent d'approvisionnement », uniquement après que l’équipe du PSC a signalé que le soumissionnaire retenu a obtenu l'attestation de sécurité requise, c'est-à-dire juste avant l'attribution du contrat. Cette signature de l’agent d’approvisionnement sur la LVERS confirme que :
  1. tous les renseignements au dossier relatifs aux exigences relatives à la sécurité ont été fournis à l’équipe du PSC pour examen avant l'étape de la demande de soumissions;
  2. l'agent de négociation des contrats a l'intention de joindre la LVERS dûment remplie et signée, ainsi que d'insérer dans le contrat les clauses de sécurité fournies par l’équipe du PSC; et
  3. l’équipe du PSC a confirmé que l'entrepreneur proposé respecte les exigences relatives à la sécurité.
    Important : Lorsque des capacités en matière de sécurité comme la protection des documents, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC sont requises, il faut obtenir l’assurance de ces types de sécurité particuliers auprès de l’équipe du PSC, car ils sont propres au contrat.
4. Le responsable du PSC appose sa signature comme il est indiqué en (c) (iii) ci-dessus.
Les ministères clients peuvent fournir la version papier du formulaire LVERS Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) ou utiliser le service en ligne pour la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Pour utiliser ce service en ligne, inscrivez-vous en ligne ou veuillez communiquer avec le Programme de sécurité des contrats.
Les agents de négociation des contrats doivent informer les responsables du PSC à l’adresse tpsgc.ssilvers-isssrcl.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca des dates cibles d’affichage et de clôture de l’appel d’offres, et aviseront les responsables du PSC une fois l’appel d’offres affiché.
Si un besoin est annulé, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement le PSC afin que le dossier puisse être fermé de façon appropriée.
Les agents de négociation des contrats ne doivent pas réutiliser les clauses de sécurité approuvées antérieurement, sauf dans le cadre des processus ou des instruments qui ont été préapprouvés par le PSC.
À sa discrétion, l’équipe du PSC pourra faire des exceptions au nouveau processus de demande de parrainage pour soutenir les engagements de la lettre de mandat ministérielle et les priorités du gouvernement du Canada. Dans ce cas, les ministères clients et les agents de négociation des contrats peuvent parrainer les fournisseurs pour les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organisations du secteur privé, même si les fournisseurs ne participent pas activement à un processus de demande de soumissions. Pour parrainer un fournisseur dans de telles circonstances, les ministères clients ou les agents de négociation des contrats doivent fournir les documents suivants à l’équipe du PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :

Pour parrainer un fournisseur en vue d’obtenir une attestation de sécurité d’installation et/ou une autorisation de détenir des renseignements, l’agent de négociation des contrats devra également fournir une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) dûment remplie ainsi qu’un énoncé des travaux au PSC avec son formulaire d’ESOSP et sa justification valide.
1. Un formulaire de demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) dûment rempli et signé par un cadre supérieur (c.-à-d. niveau de directeur ou niveau supérieur); et
2. Une justification de l’enquête par rapport à la lettre de mandat du ministre ou à d’autres priorités du gouvernement du Canada.

4.30.15 Sécurité dans le cadre des demandes de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

Lorsqu’il existe des exigences relatives à la sécurité, la section de l'évaluation ou la section des exigences relatives à la sécurité des documents de demandes de soumissions doit clairement indiquer à quel moment les exigences relatives à la sécurité doivent être satisfaites. L'agent de négociation des contrats devrait connaître tous les délais nécessaires pour que les enquêtes de sécurité soient effectuées.
La LVERS dûment remplie doit être jointe en annexe à la demande de soumissions, mais la page signature peut toutefois être omise.
Dans certains cas, les fournisseurs et leur personnel peuvent avoir besoin d’attestations de sécurité pour les conférences des soumissionnaires, les visites sur place ou l’accès à des documents protégés ou classifiés durant l’étape de la demande de soumissions et aux fins de la préparation de leurs soumissions. Dans de tels cas, l’équipe du PSC peut accorder une autorisation de sécurité provisoire aux soumissionnaires admissibles et à leurs équipes respectives de préparation des soumissions s’ils ne sont pas déjà approuvés au titre du PSC. Ces autorisations de sécurité provisoires seront valides seulement pour la durée du processus de demande de soumissions.
Afin de demander une autorisation de sécurité provisoire pour les soumissionnaires admissibles, les agents d’approvisionnement doivent soumettre les documents suivants au PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :
1. Le formulaire de demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) dûment rempli pour chaque soumissionnaire nécessitant un accès;
2. Une feuille couverture pour la présentation des soumissions (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) remplie;
3. Le numéro de l’appel d’offres et les délais associés à la lettre d’intérêt, à la demande d’information, à la demande de propositions, etc.;
4. La Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) approuvée par le responsable du PSC;
5. L’énoncé des travaux ou la description substantielle des travaux (s’ils ne sont pas déjà fournis); et
6. Le formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) rempli par chaque soumissionnaire demandant l’accès.
Pour tous les approvisionnements auprès de personnel du secteur privé ou d’agents de négociation des contrats ayant des exigences en matière de filtrage de sécurité qui doivent être satisfaites comme exigence obligatoire pour l’attribution du contrat, le formulaire de demande d’inscription (DI) du PSC doit être joint aux documents de demande de soumissions. Tout fournisseur qui souhaite soumissionner devra remplir et soumettre le DI avec sa soumission. Les fournisseurs déjà inscrits auprès du PSC devront remplir le DI même s’ils détiennent déjà les attestations de sécurité nécessaires.
Une fois toutes les soumissions reçues, l’agent de négociation des contrats chargé de superviser l’appel d’offres soumettra une feuille couverture pour la présentation des soumissions (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) , la LVERS approuvée par le responsable du PSC et les DI complétées pour chacun des soumissionnaires au PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Les DI remise avec des soumissions incomplètes (si connu) ne doivent pas être transmis au PSC. La DI fournit aux responsables du PSC des renseignements obligatoires sur l’organisation requis aux fins de vérifications des antécédents et de la sécurité.
Après examen des formulaire de demande d’inscription (DI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), l’équipe du PSC tiendra l’agent de négociation des contrats au courant de l’avancement de tous les dossiers de filtrage.
Il faut s’attendre à des retards dans le processus d’enquête de sécurité de l’organisation lorsque des vérifications supplémentaires doivent être effectuées pour un motif précis. Si les responsables du PSC ont besoin de plus de temps pour valider un soumissionnaire retenu, ils en informeront l’agent de négociation des contrats. Si le contrat doit être attribué de toute urgence, l’agent de négociation des contrats, le dirigeant principal de la sécurité (DPS) du ministère client et le responsable technique ou chargé de projet peuvent consulter l’équipe du PSC pour obtenir des conseils et des directives sur l’élaboration d’une stratégie acceptable d’atténuation des risques pour que le contrat soit attribué avant la fin du processus d’attestation de sécurité. Si les mesures d’atténuation des risques proposées par l'agent de négociation des contrats et les ministères clients ne peuvent pas être mises en œuvre pour le soumissionnaire retenu ou acceptées par toutes les parties (y compris le PSC), l’autorité contractante devra soit retarder l’attribution du contrat jusqu’à ce que le fournisseur recommandé obtienne son attestation de sécurité appropriée ou, si le fournisseur recommandé ne peut obtenir l’attestation de sécurité appropriée, sélectionner le soumissionnaire techniquement conforme qui est classé au rang suivant.
Une fois le processus de filtrage terminé par les responsables du PSC, ceux-ci informeront l’agent de négociation des contrats des résultats des enquêtes et indiqueront par écrit quels soumissionnaires répondent aux exigences en matière de sécurité avant l’attribution du contrat.
Dans le cas de besoins comportant des exigences relatives à la sécurité visant la réalisation des travaux ou la sauvegarde des documents dans les installations de l’entrepreneur, une enquête de sécurité doit être effectuée pour ces installations avant le commencement des travaux. L’adresse de l’entrepreneur indiquée dans le document de soumission ne correspond pas nécessairement à l’endroit où il prévoit réaliser les travaux ou sauvegarder les documents. Il est important que l’équipe du PSC sache, le plus tôt possible au cours du processus, dans laquelle de ces installations l’entrepreneur compte réaliser les travaux ou sauvegarder les renseignements ou les biens sensibles du gouvernement s’il se voit attribuer un contrat ou une commande subséquente. Les responsables du PSC effectueront une inspection contractuelle des lieux de l’entrepreneur.
L’agent de négociation des contrats doit ajouter, sous les références relatives à la sécurité dans le document de demande de soumissions, la rubrique « Lieux de réalisation des travaux », que l’entrepreneur doit remplir.

4.30.20 Sécurité dans les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

Lorsque l'agent de négociation des contrats et le ministère client ont déterminé qu'il est approprié d'utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement pour les besoins comprenant une exigence relative à la sécurité des contrats, d’offre à commandes (OC) ou d’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) devraient préciser la cote minimale de sécurité exigée, ainsi que les circonstances où une cote plus élevée serait exigée. Les instructions à l'intention des utilisateurs doivent être claires quant :
1. à la façon de déterminer le niveau de sécurité qui s'applique aux contrats subséquents; et
2. au fait qu’il incombe au ministère client de confirmer auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC), préalablement à la passation de la commande subséquente ou du contrat, que le fournisseur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
Important : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au PSC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché.
Les commandes et les contrats subséquents, qui comprennent des exigences relatives à la sécurité, doivent préciser l'exigence relative à la sécurité applicable, et la LVERS pertinente doit être jointe en annexe à la commande ou au contrat.
Une copie de toutes ces commandes subséquentes et de tous les contrats doit être envoyée au PSC à l'adresse tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

4.30.25 Sécurité dans le cadre des contrats internationaux

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

Conformément aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale, l’autorité désignée en matière de sécurité pour le Canada (ADS du Canada) est le directeur, Sécurité industrielle internationale, au titre du PSC, et il a le pouvoir de confirmer la conformité aux exigences internationales en matière de sécurité concernant les fournisseurs étrangers et/ou les renseignements et les biens classifiés à l’étranger.
Lorsque l’approvisionnement peut faire intervenir des fournisseurs établis à l’étranger ou lorsque les travaux prévus au contrat exigent l’accès à une organisation internationale (p. ex., OTAN) ou à des renseignements, biens ou sites classifiés étrangers, l’agent de négociation des contrats doit présenter l’énoncé des travaux à la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC le plus tôt possible pour examen de tout libellé relatif à la sécurité afin d’assurer la conformité aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale. L’adresse de courriel de la DSII est tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
En ce qui concerne les contrats potentiels avec des fournisseurs établis à l'étranger, l'agent de négociation des contrats doit informer la DSII du PSC du pays d'origine de chaque fournisseur établi à l'étranger intéressé à participer à l'activité d'approvisionnement. La DSII du PSC confirmera ensuite les exigences en matière de filtrage de sécurité internationales en fonction des instruments de sécurité bilatéraux internationaux en place avec l’entité étrangère concernée et d’autres engagements du Canada en matière de sécurité internationale. Si l’échange de renseignements sensibles est autorisé aux termes de ces engagements internationaux en matière de sécurité, des clauses propres au pays seront fournies à l'agent de négociation des contrats.
La DSII du PSC communiquera avec les autorités compétentes en matière de sécurité à l’étranger pour confirmer à l’agent de négociation des contrats que l’entrepreneur étranger destinataire a satisfait aux exigences en matière de filtrage de sécurité avant que celui-ci ne soit autorisé à accéder à des renseignements de nature délicate au Canada.
Avant et pendant le contrat, la transmission de renseignements ou de biens de nature délicate du Canada à l’extérieur du Canada ou la transmission de renseignements classifiés de l’OTAN ou de l’étranger au Canada doivent être approuvées et normalement effectuées par l’intermédiaire de la DSII du PSC, conformément aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale.

4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

Une évaluation de participation, contrôle et influence de l'étranger (PCIE) vise à évaluer la nature et la portée du pouvoir, de la participation, du contrôle et de l’influence que pourraient avoir des intérêts étrangers sur des organisations canadiennes.
L’évaluation permet de déterminer et d’atténuer le risque que des tiers non autorisés exercent une influence indue sur une organisation canadienne dans le but d’accéder à des renseignements, à des biens ou à des sites gouvernementaux classifiés.
Une évaluation de la PCIE est obligatoire lorsque le travail sous contrat nécessite l’accès à des renseignements, des biens ou des sites classifiés d’une organisation internationale (p. ex., l’OTAN) ou d’entités étrangères; l’accès à des renseignements ou des biens relatifs à la sécurité des communications (COMSEC); ou selon les directives du Programme de sécurité des contrats (PSC).
Les obligations et les engagements du Canada à réaliser les évaluations de la PCIE sont énoncés dans la Directive en matière de sécurité des TI sur le contrôle du matériel COMSEC au sein des entreprises du secteur privé canadien (ITSD-06A), la Politique de sécurité de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) et divers instruments internationaux bilatéraux de sécurité industrielle entre le Canada et ses partenaires internationaux étrangers.
Les fournisseurs doivent être informés des exigences relatives aux évaluations PCIE dans les documents de demande de soumissions; cependant, des documents dûment remplis des fournisseurs ne devraient être demandés qu'après que le processus d'évaluation des soumissions a permis de déterminer quel fournisseur se verra attribuer un contrat. Le matériel exigé d'un fournisseur pour cette évaluation est souvent volumineux et demande beaucoup de temps à rassembler.
Une évaluation de la PCIE est propre à un besoin et doit être achevée avant que l’on accorde l’accès à des renseignements, à des biens ou à des sites de nature délicate. L’évaluation de la PCIE demeure valide pour la durée du contrat et aussi longtemps que le degré de contrôle ou d’influence potentielle de l’étranger exercés sur l’organisation privée demeure inchangé. Des réévaluations sont effectuées lorsqu’une nouvelle exigence contractuelle de la PCIE est établie ou dans le cas où un changement aurait des répercussions sur la nature et la portée de la participation, du contrôle ou de l’influence d’intérêts étrangers sur des organisations privées.

4.30.35 Renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales

Date d’entrée en vigueur : 2015-09-24

Pour plus de renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales, consulter l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).

4.30.40 Renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-12

Pour plus de renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, consulter l'article 9.40 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

4.30.45 Instructions uniformisées, clauses et conditions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les instructions uniformisées, clauses et conditions du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par TPSGC peuvent être ajoutées dans les demandes de soumissions pour répondre aux besoins particuliers de biens et de services. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'y a aucune incohérence avec les conditions générales applicables.

4.30.45.1 Produits équivalents

Date d’entrée en vigueur : 2019-05-30

Lorsqu'il n'y a pas d'autre solution que de préciser un produit manufacturé particulier, la clause B3000T du guide des CCUA relative aux produits équivalents devrait, dans la mesure du possible, être incluse dans la demande de soumissions. Avant d'émettre la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec le ministère client afin de discuter de la possibilité d'utiliser des produits équivalents et des critères de rendement obligatoires relatifs à l'article précis qui doivent être inclus dans la demande de soumissions afin d'assurer une évaluation adéquate de l'équivalence du produit de remplacement. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que toutes les mentions de la marque, du modèle ou du numéro de pièce d'un fabricant figurant dans la demande de soumissions sont suivies des mots « ou l'équivalent ».
Pour les marchés assujettis à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) ou à tout accord commercial international signé par le Canada, on doit prévoir une disposition relative au produit équivalent. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte des déclarations d'équivalence des fournisseurs, et prévoir une façon de déterminer si les produits proposés sont, en effet, équivalents.

4.30.45.5 Aucun produit de remplacement

Date d’entrée en vigueur : 2019-05-30

Lorsqu'une marque, un modèle ou un numéro de pièce du fabricant est indiqué dans la description d'un article et qu'aucun produit de remplacement ne sera considéré dans la demande de soumissions, la clause B4024T du guide des CCUA devrait être utilisée. Cette clause ne doit pas être utilisée dans les demandes de soumissions qui sont assujettis à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) ou à tout accord commercial international signé par le Canada.

4.30.45.10 Soumissions et(ou) offres portant sur plusieurs articles

Date d’entrée en vigueur : 2010-08-16

Un besoin peut porter sur un regroupement d'articles ou sur des articles individuels ou une combinaison des deux. S'il s'agit d'un besoin portant sur un regroupement d'articles, on fera appel à un fournisseur unique pour combler le besoin en entier. On a recours au besoin portant sur des articles individuels, par exemple pour obtenir de meilleurs prix pour certains produits ou pour fournir une couverture complète lorsqu'un seul fournisseur ne peut combler le besoin en entier.
L'évaluation des soumissions et(ou) des offres portant sur plusieurs articles devrait être régie par la rentabilité.
Les économies générées par le fractionnement du besoin en plusieurs contrats devraient être comparées aux coûts additionnels associés à l'attribution de plusieurs contrats ou à l'émission de plusieurs offres à commandes :
1. les coûts pour TPSGC, c.-à-d. les coûts de l'attribution, de l'administration et de la conclusion des contrats;
2. les coûts pour le ministère client, c.-à-d. la facturation et l'inspection supplémentaires, et les autres coûts administratifs connexes;
3. les coûts pour l'entrepreneur, c.-à-d. les frais de transport, le prix unitaire.
Les secteurs ou régions devraient fixer leurs propres primes pour les coûts dont il est fait état aux alinéas (i) et (ii) ci-dessus.
Les économies qui pourraient découler de l'attribution de plusieurs contrats doivent également être évaluées par rapport aux désavantages possibles, tels que :
1. la différence en ce qui a trait aux délais de livraison des articles provenant de fournisseurs différents;
2. la compatibilité des articles provenant de fournisseurs différents; et
3. le service ou l'entretien des articles après livraison.
Alors que les instructions uniformisées des soumissions et des offres prévoient leur acceptation « en tout ou en partie », il est parfois approprié de souligner l'option d'attribuer un contrat ou d'émettre une offre à commandes, soit sur une méthode globale ou individuelle. Les clauses A0272T pour les demandes de soumissions et M0032T pour les demandes d'offres à commandes (DOC) du Guide des CCUA doivent être utilisées lorsqu'on fait usage de l'une ou l'autre des méthodes.

4.30.45.15 Conférence des soumissionnaires et visite des lieux

Date d’entrée en vigueur : 2014-06-26

La conférence des soumissionnaires vise à fournir des renseignements aux fournisseurs et à veiller à ce qu’ils obtiennent tous les mêmes renseignements. Consulter l’article 3.115 Conférence des soumissionnaires pour obtenir tous les détails concernant les conférences des soumissionnaires.
La visite des lieux est une réunion tenue sur place en vue de donner aux fournisseurs l'occasion de voir et d'évaluer les aspects des travaux qui ne peuvent adéquatement être décrits dans les spécifications de rendement ou l'énoncé des travaux. Pour plus de renseignements au sujet de la visite des lieux, consulter l’article 3.116 Visite des lieux.

4.30.45.20 Propriété intellectuelle

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Selon la politique du gouvernement du Canada, tous les renseignements originaux (tels que définis dans les conditions applicables au contrat) que l'entrepreneur crée dans l'exécution du contrat appartiennent à l'entrepreneur, ce qui est toutefois soumis à certaines exceptions établies à l'article 6 de la ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État du Conseil du Trésor (CT).
Les ministères clients devraient justifier pleinement toutes les demandes de conserver le droit de la propriété intellectuelle, comme il est prévu dans la politique, sauf en cas de droit d'auteur non lié à des logiciels, où la pratique de TPSGC est d'établir comme norme la conservation par le Canada du droit de propriété.
La demande de soumissions devrait indiquer clairement aux fournisseurs le droit de toute propriété intellectuelle, tel que déterminé par le ministère client. Les clauses du guide des CCUA peuvent être utilisées en conjonction avec les conditions générales et les conditions générales supplémentaires pour satisfaire aux exigences du ministère client. Voir l'Annexe 4.2 : Propriété intellectuelle.

4.30.45.25 Anciens fonctionnaires

Date d’entrée en vigueur : 2015-02-25

Les anciens fonctionnaires doivent se conformer à la Loi sur les conflits d’intérêts. Il s'agit d'une modalité que l'on retrouve dans toutes les conditions générales, et qui fait partie de toutes les demandes de soumissions.
Pour les contrats de services, les clauses A3025T, A3026T, M3025T et M3026T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), selon le cas, doivent être utilisées dans toutes les demandes de soumissions afin de garantir le respect des politiques relatives aux anciens fonctionnaires. Les fournisseurs doivent s'identifier comme étant d'anciens fonctionnaires, le cas échéant, et mettre à la disposition du Canada tout détail sur la situation relativement aux montants de l'indemnité de départ volontaire et aux équivalents en temps, au paiement de pension et à leur statut de propriétaire.
Les anciens fonctionnaires doivent fournir les renseignements identifiés dans la clause des CCUA (A3025T, A3026T, M3025T ou M3026T) avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes. Le Canada déclarera une soumission ou une offre non recevable si les renseignements requis ne sont pas fournis comme demandé.
Les renseignements requis seront une condition préalable à l'attribution du contrat, et non une exigence obligatoire pour les besoins de l'évaluation.
Les renseignements fournis au Canada par les fournisseurs peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada au cours de la période d'évaluation (avant l'attribution d'un contrat) et après l'attribution d'un contrat, pour en assurer la conformité. Pour plus de renseignements sur les définitions et les pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats, consulter le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement et le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

4.30.50 Taxes et droits de douane

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour plus de renseignements sur les taxes et les droits de douane, consulter les annexes Annexe 4.3 : Taxes et droits de douane, Annexe 4.4 : Fourniture exonérée de la Taxe sur les produits et services ou Taxe de vente harmonisée et Annexe 4.5 : Biens assujettis à la taxe d'accise.

4.30.55 Législation du travail de l'Ontario

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les demandes de soumissions pour des services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité doivent comprendre la clause A0075T du guide des CCUA lorsque de l'information visant chaque employé d'un fournisseur antérieur doit être fournie à d'autres fournisseurs, conformément à la législation du travail de l'Ontario. Voir l'article 4.70.105 Législation du travail de l'Ontario et l'Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.

4.30.60 Avis de communication

Date d’entrée en vigueur : 2012-07-16

Processus annulé conformément aux instructions fournies par la Direction générale des communications en juillet 2010.

4.35 Critères d'évaluation

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Tous les critères d'évaluation, ainsi que leur importance et leur pondération relatives, doivent être énoncés clairement dans le document de demandes de soumissions. Le cas échéant, la demande de soumissions doit également mentionner si des solutions de rechange seront envisagées et dans quelles conditions. De plus, lorsqu'on décide d'exiger une condition, il faut déterminer si elle est applicable lors de l'attribution du contrat ou de la présentation de la soumission. Par exemple, un certificat d'assurance peut ne pas être disponible au moment de la présentation puisqu'il ne peut être émis qu'à l'attribution d'un contrat. Dans ce cas, l'exigence d'un certificat d'assurance peut être plus appropriée.

4.35.1 Critères obligatoires

Date d’entrée en vigueur : 2012-07-16

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les exigences obligatoires sont réellement des exigences essentielles, puisqu'on ne peut pas déroger à une seule exigence obligatoire lorsque confronté à une soumission, une offre ou un arrangement qui serait autrement recevable. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de ces exigences avec les ministères clients, puisque la majeure partie des exigences obligatoires sont définies, en règle générale, par le ministère client. Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution efficace des travaux. Les agents de négociation des contrats doivent réduire au minimum le nombre de critères obligatoires afin de favoriser le dépôt de soumissions, offres ou arrangements recevables. Les critères obligatoires doivent être clairement énoncés dans le document de demandes de soumissions et peuvent comprendre ce qui suit :

les permis et licences nécessaires;
les caractéristiques de rendement minimal de l'équipement;
les dates et les conditions de livraison;
l'expérience ou les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
les limites budgétaires.

4.35.5 Critères cotés

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Seuls les soumissions, les offres ou les arrangements qui satisfont aux critères obligatoires seront cotés par points, le cas échéant. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission, l'offre ou l'arrangement technique pour faire ressortir le mérite relatif de chaque soumission, offre ou arrangements. Le document de demandes de soumissions précise le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère.
Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission, une offre ou un arrangement doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considéré comme recevable, et doit souvent obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. Les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer les seuils minimaux et indiquer que ces minimums sont obligatoires. En pondérant chaque critère, l'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent s'assurer qu'un nombre global élevé de points accumulés pour des critères mineurs ne masque pas un faible total de points relativement à des critères majeurs.
Lorsque l'évaluation des connaissances et de l'expérience est importante, les agents de négociation des contrats doivent préciser dans les documents de demandes de soumissions la façon dont les connaissances et l'expérience seront évaluées. Dans le cas des coentreprises, par exemple, il s'agit de préciser l'expérience qui sera évaluée, c'est-à-dire celle d'un membre de la coentreprise seulement ou le regroupement des expériences de tous les membres.

4.40 Processus d'évaluation et méthode de sélection

Date d’entrée en vigueur : 2022-10-20

Le processus d'évaluation et la méthode de sélection (c.-à-d. prix le plus bas, le meilleur rapport qualité-prix, etc.) doivent être clairement décrits dans les documents de demandes de soumissions.
Pour des instructions détaillées sur la mise au point de critères d’évaluation et de sélection, consultez le Guide de base pour le processus d’évaluation des soumissions (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]) et le manuel du Processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) (disponible sur GCpédia - Processus de Conformité des Soumissions en Phases [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).
Pour la méthode de sélection, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les clauses du guide des CCUA; par exemple, les clauses A0027T, A0031T, A0034T, A0035T, A0036T, A0069T, M0031T, M0034T, M0035T, M0069T, S1001T, S1002T, etc.
Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) a déterminé que même si les fournisseurs connaissent la pratique normale du ministère pour l'attribution des contrats au fournisseur le moins-disant, cela ne dégage pas le ministère de l'obligation d'énoncer sa méthode de sélection dans la demande de soumissions. Si le ministère a l'intention de compter sur les politiques publiques, elles doivent être incorporées dans la demande de soumissions.
Pour plus de renseignements sur les procédures d'évaluation, consulter le Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur.

4.45 Attestations et renseignements supplémentaires

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

Une exigence en matière d'attestations doit être intégrée dans tous les documents de demande de soumissions. Les fournisseurs doivent soumettre les attestations exigées pour se voir attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement. Le Canada déclarera la soumission non recevable si les attestations exigées ne sont pas remplies et fournies comme il est demandé. La conformité aux exigences en matière d’attestations fournies au Canada est sujette à la vérification :

pendant la période d'évaluation des soumissions (avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement), ou
après l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, pendant toute la durée du contrat, de l'offre ou de l'arrangement.

La non-conformité aux exigences en matière d'attestations entraînera, ou pourrait entraîner, la résiliation d'un contrat.

Dans certains cas, les attestations sont exigées avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Dans d'autres cas, les attestations sont exigées à la clôture de la demande de soumissions. Certaines attestations courantes sont fournies ci-dessous.

Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves)
1. Le Programme de contrats fédéraux (PCF) pour l'équité en matière d'emploi est géré par Emploi et Développement social Canada (EDSC) – Programme du travail. Ce programme vise à corriger les inégalités en matière d'emploi touchant quatre groupes désignés, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Son objectif consiste à favoriser l'équité afin que personne ne se voie refuser un emploi pour des motifs autres que ses compétences.
2. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit demander et obtenir du soumissionnaire ou de l'offrant la preuve nécessaire de la conformité au PCF dans le cadre de son approvisionnement afin de se conformer à la Loi sur l'équité en matière d'emploi.
3. Conformément au PCF, les soumissionnaires assujettis au PCF, y compris un soumissionnaire qui est membre d'une coentreprise, qui soumissionnent des contrats du gouvernement fédéral, doivent attester qu'ils n'ont pas été déclarés non conformes au PCF par EDSC-Programme du travail et doivent s'engager officiellement à mettre en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi. Consulter l'Annexe 5.1 Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour de plus amples renseignements.
Contenu canadien (Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves)
1. Lorsque la Politique relative au contenu canadien s'applique à un besoin, la clause appropriée d'attestation de contenu canadien du guide des CCUA doit être incorporée dans la demande de soumissions. Ces clauses précisent le type de demandes de soumissions (limitée, ouvertes ou limitées conditionnellement).
2. La clause A3050T du guide des CCUA, qui définit le contenu canadien, doit également être incorporée dans la demande de soumissions. Voir le Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement.
Attestation des prix et attestation des taux (Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves)
1. Une attestation des prix ou une attestation des taux est exigée pour tous les contrats négociés à prix ferme et à taux fixe basé sur le temps, d'une valeur de 50 000 $ et plus, pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux ou non commerciaux.
2. Clauses d'attestation des prix :
  1. C0001T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès de fournisseurs établis à l'étranger;
  2. C0002T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux, autres que les produits pétroliers, auprès de fournisseurs établis au Canada autres que les agences et les détaillants;
  3. C0003T : pour l'achat de biens et(ou) de services non commerciaux auprès de fournisseurs établis;
  4. C0004T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès d'agences et de détaillants canadiens, y compris les filiales de fabricants établis à l'étranger;
  5. C0006T : pour l'achat de produits pétroliers.
3. Clauses d'attestation des taux :
  1. C0600T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès de fournisseurs établis au Canada; et
  2. C0601T : pour l'achat de biens et(ou) de services non commerciaux auprès de fournisseurs établis au Canada.
Dispositions relatives à l'intégrité (Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves)
1. Les dispositions relatives à l'intégrité doivent être intégrées dans tous les instruments d’approvisionnement. Toutes les demandes de soumissions concurrentielles doivent inclure les instructions uniformisées 2003, 2006 ou 2008 et les conditions générales applicables. Toutes les demandes de soumissions négociées avec un fournisseur qui constitue l’unique source d’approvisionnement doivent inclure la clause 2004 ou la clause 2007
2. Lorsqu'il présente une soumission, une offre ou un arrangement, le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur atteste :
  1. qu’il a lu et qu’il comprend la Politique d’inadmissibilité et de suspension;
  2. qu’il comprend que certaines accusations au criminel, déclarations de culpabilité au Canada et à l’étranger et d’autres circonstances, décrites dans la Politique, entraîneront ou peuvent entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension conformément à la Politique;
  3. qu’il est au courant que le Canada peut demander des renseignements, des attestations et des validations supplémentaires auprès du soumissionnaire ou d’un tiers afin de prendre une décision à l’égard de son inadmissibilité ou de sa suspension;
  4. qu’il a fourni avec sa soumission, s’il y a lieu, la liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité à l’étranger le concernant et concernant ses affiliés et les premiers sous-traitants qu’il propose et qui, à sa connaissance, peuvent être semblables aux infractions énoncées dans la Politique;
  5. qu’aucune des infractions criminelles commises au pays ni aucune autre circonstance décrite dans la Politique, susceptible d’entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension ne s’appliquent à lui, à ses affiliés ou aux premiers sous-traitants qu’il propose;
  6. qu’il n’est au courant d’aucune décision d’inadmissibilité ou suspension rendue par TPSGC à son sujet.
3. Formulaire de déclaration : Le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur doit compléter et fournir un formulaire de déclaration avec sa soumission, son offre ou son arrangement, seulement si les conditions suivantes s'appliquent :
  1. il n'est pas en mesure d'attester les déclarations à l'article d.ii. ci-dessus pour lui-même, ses affiliés et ses premiers sous-traitants, ou
  2. il doit fournir une liste complète de toutes les accusations au criminel et condamnations à l’étranger le concernant, concernant ses affiliés et les premiers sous-traitants qu’il propose, et qui, à sa connaissance, peuvent être semblables aux infractions énoncées dans la Politique.
4. Consulter l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité pour plus de renseignements.

4.45.1 Code de conduite (attestation)

Date d’entrée en vigueur : 2014-03-03

Le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité.

L'article 4.45.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2013-7.

4.50 Garantie financière

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Une garantie financière peut être exigée d'un fournisseur afin de :
1. protéger le Canada contre des pertes éventuelles au cas où un fournisseur ne conclurait pas un contrat (garantie financière de soumission);
2. s'assurer qu'un entrepreneur remplisse les obligations qui lui sont imposées en vertu d'un contrat (garantie financière contractuelle); ou
3. protéger les sous-traitants et les fournisseurs de matériel (cautionnement de paiement).
La garantie financière peut être un dépôt de garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable ou un cautionnement).
La décision d'obtenir une garantie financière pour des demandes de soumissions concurrentielles doit être prise avant d'émettre la demande de soumission, et cette dernière doit énoncer clairement ce qui est obligatoire.
Les fournisseurs ont le droit de décider de la forme de garantie financière qu'ils fourniront. Voir les clauses E0004T et E0007C du guide des CCUA.
La valeur des obligations garanties par le gouvernement équivaudra à leur valeur actuelle.
Les autorités contractantes doivent s’assurer que toute société qui est sélectionnée pour fournir une garantie financière est autorisée à le faire sur le territoire visé par le contrat éventuel, conformément à la section 4.11.3 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
Les agents de négociation des contrats devraient consulter le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement pour obtenir des renseignements sur la gestion des risques, et le Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement pour obtenir des renseignements sur le traitement des garanties de soumission et de contrat.

4.50.1 Formulaires de cautionnement

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les formulaires de cautionnement sont les suivants :

PWGSC- TPSGC 504, Cautionnement de soumission;
PWGSC- TPSGC 505, Cautionnement d'exécution;
PWGSC- TPSGC 506, Cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux.

4.50.5 Garantie financière de soumission

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

La décision d'obtenir une garantie financière de soumission devrait tenir compte des éléments suivants :
1. la mesure dans laquelle il est possible d'effectuer une préqualification des soumissionnaires;
2. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
3. la possibilité de tentatives de désistement;
4. les conséquences du refus ou de l'incapacité du soumissionnaire de conclure un contrat.
La garantie financière de soumission est le montant minimum requis pour s'assurer que le soumissionnaire conclut le contrat. La clause E0004T du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008T si une garantie financière de soumission est exigée. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission et qu'une garantie financière de contrat est exigée conformément au contrat subséquent, elle doit être utilisée en conjonction avec les clauses E0003T, E0005C et E0008C. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission, mais qu'aucune garantie financière de contrat n'est exigée, la clause E0009T doit être utilisée.
Si la valeur estimative du contrat est de 250 000 $ et moins, la garantie ne devrait pas dépasser 10 p. 100 du prix de la soumission. Dans le cas d'achats de valeur supérieure, l'agent de négociation des contrats fixera le pourcentage.
Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'attribution du contrat. Plutôt, la date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'attribution du contrat, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que le soumissionnaire s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. En effet, si le soumissionnaire ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
Afin de prévenir les problèmes liés à l'obtention, à une date ultérieure, de la garantie contractuelle exigée (s'il y a lieu), la demande de soumissions doit préciser que si l'entrepreneur ne fournit pas la garantie contractuelle exigée dans le délai prescrit, il perdra le dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change, une lettre de crédit de soutien irrévocable) versé à titre de garantie de soumission, ou encore des demandes de paiements tirés sur la lettre de crédit de soutien seront effectuées. Le montant confisqué n'excédera pas la différence entre le prix de la soumission et le montant du contrat conclu par le Canada. Cette disposition figure également dans le formulaire PWGSC-TPSGC 504.
Sauf si les seules garanties acceptables sont les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change et les lettres de crédit de soutien irrévocables), la demande de soumissions doit comprendre une liste des compagnies d'assurance autorisées à fournir une garantie sur le territoire visé par le contrat éventuel, ainsi que le formulaire de cautionnement pertinent. Les changements apportés aux formulaires de cautionnement doivent être approuvés par les Services juridiques.
Pour les procédures relatives au traitement de la garantie de soumission, voir l'Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change. L'agent de négociation des contrats doit donner des instructions au module de réception des soumissions désigné sur la façon de traiter les garanties de soumissions reçues.

4.50.10 Garantie financière de contrat

Date d’entrée en vigueur : 2011-05-16

Dans le cas du soumissionnaire retenu, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'entrepreneur n'est pas déchargé de la garantie de soumissions avant que l'entrepreneur ne fournisse la garantie financière de contrat exigée. La décision d'obtenir une garantie financière de contrat et le montant de la garantie exigée devrait être prise en tenant compte des éléments suivants :
1. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
2. les conséquences du défaut ou de l'incapacité de l'entrepreneur de remplir ses obligations contractuelles;
3. les coûts liés à l'obtention d'une garantie, par rapport au degré de risque en cause.
Pour les contrats de construction d'une valeur estimative de 100 000 $ et plus, on doit obtenir une garantie financière de contrat.
Les décisions quant à la nécessité d'exiger une garantie financière et à l'établissement du montant de cette dernière doivent être prises compte tenu des circonstances particulières du marché. Certaines entreprises peuvent éprouver de la difficulté à fournir certains types de garanties; les agents de négociation des contrats doivent donc en tenir compte et établir des exigences contractuelles raisonnables sur ce chapitre. Dans certains cas, il n'est pas nécessaire d'exiger de garanties avant l'exécution des travaux; des retenues sur les sommes à verser peuvent suffire. Le Conseil du Trésor recommande de ne pas exiger de garantie financière tant que la valeur estimative du contrat ne dépasse pas 100 000 $. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.
Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. Lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière de contrat après l'attribution du contrat, la clause E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C. Lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de garantie à titre de garantie financière de contrat, la clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C.

4.55 Marchandises contrôlées

Date d’entrée en vigueur : 2020-11-19

Lorsqu'un besoin est soumis au Programme des marchandises contrôlées, ce qui suit s'applique :

Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes non inscrites au Programme des marchandises contrôlées (PMC), ou qui en sont exemptées ou exclues. Pour plus de renseignements sur les marchandises contrôlées, visiter le site Web de la Direction des marchandises contrôlées.
La clause A9130T du Guide des CCUA doit être incorporée dans les demandes de soumissions lorsqu'il est question de produire des marchandises contrôlées ou d'y avoir accès.
Lorsque la demande de soumissions porte sur des marchandises contrôlées, seules ces marchandises contrôlées (p. ex., des dessins ou un énoncé des travaux) ne peuvent pas être remises à des personnes non inscrites au PMC, ou qui en sont exemptées ou exclues. Le reste des articles est traité de la manière habituelle.
Remarque : Les dessins ou les énoncés des travaux ne constituent pas tous des marchandises contrôlées même s'ils se rapportent à des marchandises contrôlées.
Les personnes inscrites sont énumérées sur le site Web de la Direction des marchandises contrôlées (DMC). (Remarque : Les données figurant dans la liste sont fournies à titre indicatif seulement.) Cette liste est mise à jour quotidiennement, en fonction des renseignements fournis par les personnes inscrites. Le Canada ne peut pas garantir l'exhaustivité des données qui figurent dans la liste, puisque certaines personnes inscrites ont demandé de ne pas y figurer. Si vous ne trouvez pas une personne inscrite à l'aide du moteur de recherche, communiquer avec la DMC par téléphone au 1-866-368-4646 ou par courriel à dmc-cgd@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour vérification supplémentaire. Une fois que l'agent de négociation des contrats a vérifié si la personne demandant les renseignements sur les marchandises contrôlées est inscrite, les documents de demandes de soumissions, les dessins, l'énoncé des travaux, etc. portant sur des marchandises contrôlées peuvent être remis à cette personne avec les mesures de sauvegarde qui s'imposent pour empêcher que des personnes non autorisées y aient accès.
Un permis d'exportation en vue d'expédier un jeu de documents techniques contrôlés est requis pour tous les pays, sauf, dans la plupart des cas, pour les États-Unis. L'agent de négociation des contrats doit tout d'abord déterminer si le jeu de documents techniques renferme effectivement des renseignements contrôlés. La Direction des contrôles à l'exportation du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAEIC) est l'autorité ultime qui est en mesure de faire cette détermination. Il y a lieu de déterminer si le fournisseur a accès ou non, au Canada, à des marchandises contrôlées conformément à la Loi sur la production de défense.
En règle générale, si le jeu de documents techniques contient des renseignements techniques ayant trait au « développement, à la production ou à l'utilisation » d'un article contrôlé conformément à la Liste des marchandises d'exportation contrôlées du MAEIC (la plupart des articles du Groupe 2; l'article 5504 du Groupe 5, et tous les articles du Groupe 6), alors le jeu des documents techniques constitue également un article contrôlé. Voir également la version abrégée, publiée par la DMC, des articles contrôlés. Si l'on prévoit utiliser le jeu de documents techniques uniquement pour la demande de soumissions, il ne constitue probablement pas un article contrôlé. Pour tout renseignement à ce sujet, les agents de négociation des contrats devraient communiquer avec la Direction des contrôles à l'exportation, MAEIC, au 613-996-2387.
Les mesures de sécurité à prendre pour transférer des marchandises contrôlées dépendront du type de marchandises et de leur taille. Les mesures de protection doivent être choisies de façon à éviter que les marchandises contrôlées fassent l'objet d'un examen ou d'un transfert non autorisé par une personne qui n'est pas inscrite au PMC, ou qui en est exemptée ou exclue et de façon à ce que l'on puisse constater facilement tout accès interdit. Les mesures à prendre sont les suivantes :
1. utiliser deux enveloppes, des indicateurs d'infraction et des conteneurs avec des indicateurs d'infraction;
2. indiquer l'adresse de l'expéditeur sur les conteneurs de transfert;
3. consigner la façon dont la marchandise contrôlée est transférée;
4. déterminer la fiabilité du service postal ou du service de messagerie;
5. expédier les marchandises contrôlées par courrier de première classe ou par courrier recommandé, ou en utilisant un service postal ou de messagerie fiable qui fournit une preuve d'expédition, un suivi pendant l'expédition et une attestation de livraison;
6. consigner la marchandise contrôlée qui est transférée, le nom de la personne qui la transfère, ainsi que le nom et l'adresse de la personne à qui elle a été transférée;
7. vérifier le colis et le matériel de cachetage à la réception, et signaler tout signe d'altération.

4.60 Frais de transport

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour la plupart des besoins évalués à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), dont le point de livraison est connu, les prix soumis dans les soumissions ou offres doivent être franco à bord (FAB) destination.
Pour les besoins dont les points de livraison ne sont pas connus, les prix soumis dans les soumissions ou offres devraient être FAB origine uniquement. Voir le glossaire « Incoterms » (Disponible en anglais seulement).
Lorsque les Incoterms sont utilisés, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les fournisseurs comprennent bien la différence entre les acronymes utilisés, notamment ceux qui font appel aux mêmes lettres : FAB dans Incoterms signifie franco à bord et non fret à bord.
Pour plus de renseignements sur les frais de transport et les clauses applicables du guide des CCUA à utiliser pour les besoins en biens, consulter l'article 4.70.100 Information sur les frais de transport.

4.65 Atténuation des risques liés à la fluctuation du taux de change

Date d’entrée en vigueur : 2017-08-17

Le risque de change inhérent à l'achat de matériel, de composants et de produits à l'extérieur du Canada est, en règle générale, considéré comme un risque commercial normal pour les fournisseurs. Néanmoins, parfois, il peut être dans l’intérêt du Canada d’assumer les risques et les avantages liés aux fluctuations monétaires. En pareil cas, on pourrait offrir au soumissionnaire la possibilité d'atténuer les risques par l'inclusion d'une disposition relative à la fluctuation du taux de change dans le contrat.
Lorsqu'ils déterminent si une disposition relative à la fluctuation du taux de change sera incluse, les agents de négociation des contrats peuvent tenir compte de certains facteurs, comme la possibilité que les fluctuations monétaires réduisent le nombre de soumissionnaires, la durée et la valeur du contrat, les préoccupations antérieures des fournisseurs, l'incidence éventuelle sur les prix, ainsi que la volonté et la capacité des ministères clients à accepter une telle disposition.
Une disposition relative à la fluctuation du taux de change n'est généralement pas appliquée aux achats réalisés par les régions de l’Europe et de Washington, ou aux achats réalisés au nom de la Corporation commerciale canadienne (CCC). Cette disposition ne devrait être utilisée ni dans le cadre d’achats par téléphone, ni dans le cadre de contrats à frais remboursables (ou pour les éléments remboursables d’un contrat).
La demande de soumissions doit indiquer si une disposition relative à la fluctuation du taux de change est incluse à titre d’option pour le soumissionnaire, et expliquer clairement la façon dont celle-ci sera appliquée. La demande de soumissions doit indiquer la méthode visant à déterminer le taux de change initial. Par exemple, le taux de change initial est le taux de la Banque du Canada à la date de clôture de la demande de soumissions. La Banque du Canada publie ses taux chaque jour ouvrable, au plus tard à 16 h 30, heure de l’Est.
La demande de soumissions doit également indiquer la date à utiliser pour déterminer le taux de change aux fins du rajustement. Le taux sera le taux publié par la Banque du Canada à cette date, au plus tard à 16 h 30, heure de l’Est. Il est souvent préférable d’utiliser la date de livraison pour le taux de change aux fins du rajustement. Les agents de négociation des contrats peuvent également décider d’utiliser la date d'expédition directe, tel qu'indiqué dans le formulaire B3-3 de l'Agence des services frontaliers du Canada, Douanes Canada - Formule de codage, ou une autre date. Ils doivent toujours veiller à ce que la méthode visant à déterminer la date pour le taux de change aux fins du rajustement soit clairement précisée dans la demande de soumissions (et le contrat). Lorsqu'une clause doit être modifiée, les agents de négociation de contrats sont invités à collaborer avec la Direction de la politique et du processus d'approvisionnement (outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca) et les Services juridiques, afin de modifier la clause pertinente du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). En général, les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens.
Les dispositions relatives à la fluctuation du taux de change doivent être déterminées dans les plans d’achat, les demandes de contrat et les documents de planification et approbation préalables des contrats (PAPC), car elles font partie de la base de paiement et peuvent avoir une incidence sur les coûts totaux du contrat. Le client devrait être informé et donner son approbation quant à la décision d’utiliser cette disposition dans la demande de soumissions et le contrat. Le client doit fournir une réserve dans l’engagement, ou être conscient qu’une attestation additionnelle relative au paragraphe 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques peut s'avérer nécessaire afin que le paiement soit effectué. Il est possible que le chargé de projet du client doive informer l’administrateur financier du ministère des répercussions éventuelles sur l’engagement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir de nouveau l’approbation de l’achat ou du contrat à la suite de l’augmentation de la valeur totale du contrat causée par la fluctuation de taux change qui peuvent se produire.
Afin que la disposition relative à la fluctuation du taux de change s’applique, les soumissionnaires doivent indiquer ce choix, tel qu'indiqué au paragraphe j. Le montant en monnaie étrangère est défini comme la portion du prix ou du taux qui varie directement en fonction de la fluctuation du taux de change. Ce montant devrait comprendre l'ensemble des taxes, des droits et des autres coûts payés par le fournisseur qui seront compris dans le montant de rajustement.
Lorsque l’on offre aux soumissionnaires l’option d’atténuer les risques liés à la fluctuation du taux de change, la clause C3010T du Guide des CCUA doit être incorporée par renvoi dans la demande de soumissions, et la clause C3015C, laquelle peut être utilisée pour différentes méthodes de paiement comme les paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées, doit être utilisée dans les clauses du contrat subséquent.
Lorsqu'on ne prévoit pas que la fluctuation du taux de change posera un problème et, par conséquent, qu'il ne sera pas offert d'atténuer les risques qui y sont liés, la clause C3011T du Guide des CCUA doit être incluse dans la demande de soumissions afin d'indiquer clairement aux soumissionnaires qu'aucune demande de rajustement du taux de change ne sera considérée, et qu'une soumission comportant une telle demande la rendra non recevable.
Afin que la disposition relative à la fluctuation du taux de change s’applique, les soumissionnaires doivent exprimer ce choix et indiquer clairement le montant en monnaie étrangère applicable, généralement en dollars canadiens, ainsi que la monnaie étrangère applicable pour chaque article de la proposition financière auquel ce rajustement sera appliqué. Les soumissionnaires peuvent indiquer ces renseignements dans le formulaire PWGSC-TPSGC 450 Demande de rajustement du taux de change. Le montant en monnaie étrangère sera alors utilisé dans le calcul du montant de rajustement, une fois facturé et payé.
Le montant de rajustement du taux de change sera calculé par le soumissionnaire retenu en utilisant la formule suivante : Montant du rajustement du taux de change = Montant en monnaie étrangère x Qté x (i₁ - i₀ ) / i₀
où les variables de la formule correspondent à :
Montant en monnaie étrangère: montant en monnaie étrangère (par unités)

Qté: quantité d’unités

i₀: taux de change initial ($ CA par unité de monnaie étrangère [par exemple 1 $ US])

i₁: taux de change aux fins du rajustement ($ CA par unité de monnaie étrangère [par exemple 1 $ US])

Ce calcul peut être effectué pour chaque article et la somme des rajustements peut être illustrée comme un article unique sur la facture.

Exemple : Dans une demande de soumissions visant à acheter 100 « chaises régulières », le soumissionnaire retenu a présenté une soumission dans laquelle chaque chaise coûte 200 $ CA et il a précisé un montant en monnaie étrangère pour chaque chaise de 100 $ CA (50 %), qui représente la valeur initiale du matériel provenant des États-Unis, y compris les droits de douane, les taxes et les coûts liés au taux de change applicables touchés par le taux de change. La demande de soumissions précisait que le taux de change initial est fondé sur la date de clôture de la demande de soumissions et que le taux de rajustement est fondé sur la date de livraison. La date de clôture de la demande de soumission était le 1^er mars et à cette date, le taux de change était de 1 $ CA pour 1 $ US. Le 1^er mai, à la date de livraison des chaises, le taux de change avait augmenté de manière importante, passant à 1,15 $ CA pour 1 $ US
Calcul :

Montant du rajustement du taux de change

= (montant en monnaie étrangère par unité) x Qté x (i₁ - i₀ ) / i₀

= 100 $ x 100 x (1,15 $ CA/ $ US – 1,0000 $ CA/ $ US) / 1,0000 $ CA/ $ US

= 1 500 $

Tableau 1: Exemple de facture comprenant le rajustement du taux de change :

Description des unités	Qté	Prix unitaire ($ CA)	Prix calculé ($ CA)
Chaise régulière	100	200$	20,000 $
Rajustement du taux de change (pour des chaises régulières, taux de change en $ US, du 1^er mars 2013 au 1^er mai 2013)	100	15$	1,500$
Sous-total :			21,500$

Ou, si le nouveau taux avait été 0,8900 $ CA pour 1 $ US, le rajustement du taux de change serait de 1 235,96 $, ce qui représente une baisse du prix payé par le Canada.
Remarque : Les fournisseurs devraient présenter une feuille distincte de calcul pour chaque facture soumise, qui montre le rajustement du taux de change pour chaque article auquel s’applique un montant en monnaie étrangère.

Le rajustement de taux de change sera uniquement appliqué lorsque la fluctuation du taux de change varie de plus de 2 % (augmentation ou diminution), p. ex., abs[(i₁ – i₀) / i₀] > .02, où « abs » représente la valeur absolue.
Le choix du fournisseur d'atténuer les risques liés à la fluctuation du taux de change n’aura pas d’incidence sur le prix évalué. Le rajustement du taux de change s’applique au moment du paiement.
Le bureau du traitement des paiements du client doit veiller à ce que le rajustement soit harmonisé aux dispositions du contrat.
Les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que le taux de change initial, le montant en monnaie étrangère pour chaque article et la monnaie étrangère connexe pour chaque montant en monnaie étrangère soient clairement indiqués avec les prix du contrat en vue de faciliter le processus de paiement.
Les agents de négociation des contrats doivent également veiller à ce que la clause de la base de paiement indique :
« Le prix payé sera rajusté en fonction de la disposition relative à la fluctuation du taux de change (le cas échéant). »
Remarque : Les mots « le cas échéant » sont utilisés car l’option d'inclure la disposition relative à la fluctuation du taux de change doit être choisie par le fournisseur et que la fluctuation du taux de change doit varier de plus de 2 % (augmentation ou diminution).
Facturation : Le fournisseur doit indiquer le montant du rajustement du taux de change (à la hausse, à la baisse ou invariable) séparément sur chaque facture ou demande de paiement dans le cadre du contrat. Il faut indiquer ce montant même lorsque la variation est moins grande que le seuil et qu’il n’y a pas de demande de rajustement.
Le coût total estimatif du contrat doit être modifié à la hausse, le cas échéant, pour traiter les changements en raison de la fluctuation du taux de change. La modification finale du contrat devrait modifier le prix du contrat à la hausse ou à la baisse, selon le besoin, afin de tenir compte du prix réellement payé.

4.70 Conditions du contrat subséquent

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

4.70.5 Conditions générales

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les conditions générales du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) décrivent les droits et les obligations du gouvernement et des entrepreneurs dans divers types de situations contractuelles. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales s'appliquent à un besoin précis. On doit avoir recours à un seul ensemble de conditions générales pour un besoin. Des conditions supplémentaires, qui ne sont pas couvertes dans les conditions générales choisies, peuvent être ajoutées au document d'approvisionnement; toutefois, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'existe aucune contradiction, incohérence ou redondance dans les clauses disponibles dans les modèles, dans les instructions uniformisées et les conditions générales. Pour toute condition supplémentaire, les agents de négociation des contrats devraient consulter les Services juridiques.
Les conditions générales sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans les conditions générales fournissent des instructions sur leur application.
Pour plus de renseignements sur les conditions générales et leur utilisation, consulter l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.

4.70.5.1 Garantie

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans un contrat de vente de biens, toute déclaration de fait ou toute promesse faite par le fournisseur à l'égard des biens constitue une garantie expresse. Les dispositions visant les garanties prévues dans les conditions générales n'annulent ni ne restreignent de quelque manière que ce soit l'application des autres garanties pertinentes qui sont, en règle générale, implicites ou prévues par la loi.
Voici des exemples de telles garanties pertinentes, prévues implicitement par la loi :
1. les biens doivent convenir à l'utilisation prévue; ou
2. la qualité marchande des biens.
Ces garanties sont prévues implicitement dans la plupart des contrats de vente de biens en vertu de la Loi sur la Convention relative aux contrats de vente internationale de marchandises, une version qui existe dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, sauf au Québec. Au Québec, la garantie prévue au Code civil vise le titre de propriété et la qualité, laquelle comprend également les vices cachés.
L'agent de négociation des contrats peut négocier une augmentation de la durée d'application de la garantie dans un contrat, le client devant consentir à cette modification ainsi qu'aux coûts s'y rapportant. Ce changement de la durée de la garantie devrait être inclus dans le document d'approbation du contrat.
Toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d'exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, ou de diminuer la durée d'application d'une garantie doivent être étudiées par les Services juridiques et faire partie intégrante du document d'approbation du contrat, en plus d'être acceptables pour le ministère client.
Il peut être nécessaire d'envisager une garantie plus étendue que celle qui est prévue dans les dispositions relatives à la garantie figurant dans les conditions générales du guide des CCUA afin de tenir compte des « vices symptomatiques » ou des « défectuosités épidémiques ».
Il s'agit de situations où les mêmes défauts ou des défauts similaires ont été relevés dans le cas de plusieurs articles finis identiques, ou des composants de ceux-ci, et où on peut raisonnablement présumer que ces mêmes défauts se manifesteront dans l'ensemble des articles de cette nature déjà livrés ou devant être livrés.
Lorsque le ministère client demande l'inclusion d'une garantie de ce type, ou que TPSGC la juge souhaitable, l'agent de négociation des contrats, de concert avec le ministère client, doit fixer l'étendue et la nature de la garantie en question et demander aux Services juridiques de rédiger une disposition à cet égard. Dans le cas de contrats négociés à prix ferme, l'agent de négociation des contrats doit obtenir l'approbation du ministère client relativement au coût estimatif de cette garantie.
Les conditions générales prévoient que les entrepreneurs doivent exécuter les travaux relatifs à la garantie à leurs frais. Les interprétations suivantes s'appliquent :
1. dans le cas de contrats à prix ferme attribués par suite d'une demande de soumissions concurrentielle, lorsque le processus d'achat n'autorise pas d'ajustement des prix proposés, les coûts engagés au titre de l'exécution d'une garantie sont assumées par l'entrepreneur;
2. dans le cas de contrats négociés à prix ferme, lorsqu'une réserve est envisagée pour exécuter les travaux relatifs à la garantie au moment de la négociation du prix, le montant à inclure dans le prix ferme doit être raisonnable et approuvé expressément. Des précisions à l'appui doivent être fournies dans l'état des coûts présenté dans le document d'approbation du contrat;
3. dans le cas de contrats négociés à prix ferme régis par la Loi sur la production de défense, l'entrepreneur doit attester que le prix est établi en fonction des coûts calculés, conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 qui n'autorisent aucune augmentation des réserves destinées aux travaux garantis. Les dépenses engagées pour l'exécution des travaux et la correction/l'ajustement/le remplacement de produits sous garantie ne sont donc pas comprises dans le prix du contrat, car une provision pour ces dépenses a déjà été incluse dans le prix certifié;
4. dans le cas de contrats à frais remboursables, l'entrepreneur n'est pas autorisé à inclure une réserve pour éventualités de garantie comme élément de coût. Si l'entrepreneur est tenu de faire une réparation quelconque en vertu des dispositions relatives à la garantie, l'agent de négociation des contrats peut autoriser le remboursement des seuls coûts raisonnables directement engagés pour la main-d'œuvre et le matériel. Aucune indemnité n'est prévue pour les frais généraux ou le profit;
5. si l'agent de négociation des contrats est d'avis que des coûts de garantie raisonnables peuvent être prévus, une clause appropriée, approuvée par les Services juridiques et autorisant ces coûts, doit être incluse dans le contrat. Le contrat devrait comporter un article distinct prévoyant une indemnité pour les frais, avec un maximum de dépenses estimatives pouvant ou non être fixé.

4.70.10 Conditions générales supplémentaires

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales supplémentaires du guide des CCUA s'appliquent à un besoin particulier. Les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées en conjonction avec un ensemble de conditions générales du guide des CCUA. Elles ont pour objectif d'étayer et de préciser certains points dans un domaine déterminé.
Les conditions générales supplémentaires sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans chaque ensemble de conditions générales supplémentaires fournissent des instructions quant à leur application.
Pour plus de renseignements sur l'utilisation des conditions générales supplémentaires, consulter l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires et le guide des CCUA.

4.70.15 Durée du contrat et des options

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

La période du contrat ou la date de livraison doit être indiquée, selon le cas. La clause A9022C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats de services. Si le contrat prévoit des périodes d'option, utiliser en conjonction avec la clause A9009C.

4.70.20 Bases de paiement

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1 Base de paiement du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires sur la sélection et l’utilisation des différentes bases de paiement pour les contrats.
Les quatre principaux types de base de paiement sont les suivants :
1. prix forfaitaire incluant les options : prix forfaitaire concurrentiel, prix forfaitaire non concurrentiel et prix forfaitaire assujetti à l’indexation des prix;
2. taux horaire/unitaire forfaitaire incluant les options : taux horaire/unitaire forfaitaire assujetti à l’indexation des prix;
3. frais remboursables incluant les options : sans tarif, tarif forfaitaire, coût cible/mesure incitative sans prix maximal, coût cible/mesure incitative avec prix maximal, avec tarif fondé sur les coûts réels;
4. prix provisoire.
La détermination de la base de paiement devrait tenir compte de la clarté de la portée et des exigences, des forces du marché, de la durée du contrat, de la validation du prix, de l’état de préparation de l’entrepreneur et de l’applicabilité des mesures incitatives. Plusieurs bases de paiement peuvent être utilisées dans un même contrat.
Un contrat ou une partie d’un contrat avec une base de paiement à taux horaire/unitaire forfaitaire ou à frais remboursables doit inclure un prix plafond ou une limitation des dépenses.
Lorsqu’un prix contractuel doit être fondé sur des coûts estimatifs ou réels, l’autorité contractante, en consultation avec le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, peut exiger une déclaration des pratiques de comptabilité analytique acceptée, appuyée par une lettre d’acceptation de la déclaration des pratiques de comptabilité analytique (PCA) pour clarifier les pratiques de comptabilité analytique qui serviront à établir les prix contractuels. Voir la section 5.1.2 Déclaration des pratiques comptables en matière de prix de revient du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.

4.70.20.1 Prix ferme

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La base de paiement à prix ferme n’est plus recommandée pour les raisons exposées ci-dessous :
1. Le prix ferme n’incite pas l’entrepreneur à améliorer ses processus et à gagner en efficacité, car le Canada a le droit de procéder à une vérification et de récupérer tout paiement excédentaire.
2. L’application de la clause de vérification discrétionnaire n’est pas nécessairement uniforme; lorsqu’elle est appliquée, la vérification et le recouvrement qui en résulte semblent punitifs.
3. Le prix ferme ne contribue pas à construire et à entretenir des relations avec l’entrepreneur, en raison des différends liés au recouvrement du bénéfice excédentaire et des constatations découlant de la vérification ainsi que de l’application non uniforme de la clause.
4. Dans un contrat à prix ferme, l’entrepreneur reçoit une prime au début du contrat. Ensuite, au cours du contrat, si la portée et les exigences sont modifiées, la nature du contrat ressemble à celle d’un contrat à frais remboursables, le Canada assume les risques associés aux incertitudes liées aux coûts, tandis que l’entrepreneur touche une prime de bénéfice plus élevée que nécessaire.
L’annexe 1 - base de paiement à prix ferme de la section 6.0 - Annexes du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement compare le prix forfaitaire et le prix ferme de manière plus détaillée et renferme des conseils supplémentaires au sujet du processus de décision et des procédures entourant l’utilisation de la base de paiement à prix forfaitaire. Pour obtenir des informations supplémentaires, il est également possible de contacter le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement.
Historiquement, le prix ferme n’était pas un prix rajusté pour l'exécution du contrat, en totalité ou en partie. Du fait que l'entrepreneur devait assumer tous les coûts au-delà ou en deçà du prix ferme, ce type de base de paiement l'incitait à contrôler ses coûts afin de réaliser le maximum de bénéfices. En outre, cette méthode était la moins lourde du point de vue administratif pour les deux parties. Voir la clause C0207C du Guide des CCUA.
Cette base de paiement était utilisée pour des achats de biens disponibles dans le commerce ou de services quantifiables lorsque :
1. l'entrepreneur avait déjà fabriqué le bien ou fourni les services demandés, ou encore des biens ou services similaires, et avait suffisamment d'expérience pour permettre d'établir un énoncé des travaux réalistes à partir de spécifications précises;
2. il pouvait être possible d’établir le coût rattaché à l’énoncé des travaux en ce qui a trait à la main-d’œuvre et aux matériaux requis;
3. une estimation réaliste des prix des matériaux, des coûts de main-d’œuvre et des frais généraux qui s’appliqueront durant la période du contrat pouvait être faite.
Après négociation d’une base de paiement à prix ferme pour un besoin non concurrentiel, l’entrepreneur doit soumettre à nouveau une soumission de prix reflétant l’entente conclue.
Une clause de contrôle discrétionnaire peut également être incluse dans le contrat, selon le cas, sous réserve de la réception d’une attestation de prix conformément aux clauses C0002T ou C0004T ou C0006T du guide des CCUA.

4.70.20.2 Prix forfaitaire

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.1 (Prix forfaitaire) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement donne des orientations supplémentaires sur le processus de décision et les procédures entourant l’utilisation de ce type de base de paiement. On y trouve aussi des exemples.
Le prix forfaitaire offre une certitude quant au prix pendant toute la durée de vie du contrat. Dans un contrat à prix forfaitaire, l’entrepreneur reçoit une somme d’argent préétablie pour l’exécution des travaux, quels que soient les coûts engagés. Cette base de paiement, grâce à sa mesure incitative financière ultime, incite l’entrepreneur à contrôler les coûts, dans la mesure où il assume l’entière responsabilité de tous les coûts, qu’ils soient inférieurs ou supérieurs au prix forfaitaire. En outre, cette méthode est la moins lourde du point de vue administratif pour les deux parties. Voir la clause C8000C du Guide des CCUA.
Options liées à cette base de paiement :
1. Prix forfaitaire concurrentiel : le prix est établi sur la base d’un processus concurrentiel avec plus d’un soumissionnaire conforme. Le prix forfaitaire concurrentiel est la base de paiement optimale pour obtenir de la valeur, car il est axé sur la motivation de bénéfice des entreprises. Lorsqu’il y a plusieurs soumissionnaires conformes, l’agent de négociation des contrats a généralement la certitude que le prix établi correspond à la juste valeur marchande;
2. Prix forfaitaire non concurrentiel : le prix est négocié au début du contrat ou dans une modification du contrat; et
3. Prix forfaitaire assujetti à l’indexation des prix : cette approche permet d’adapter le prix en cas d’importantes fluctuations de prix qui échappent au contrôle du Canada et de l’entrepreneur. (Voir la section 4.2 [Indexations de prix et redressements en devises étrangères] du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement).
On utilise cette base de paiement dans les cas suivants :
1. L’agent de négociation des contrats a un niveau d’assurance considérable que le prix forfaitaire est équitable et n’entraînera pas le versement de bénéfices déraisonnables par le Canada. Cette assurance peut s’obtenir grâce aux moyens suivants :
  1. achat concurrentiel comportant de multiples soumissionnaires conformes, qui permet au marché d’établir le prix.
  2. renseignements suffisants tirés de l’analyse comparative et de l’analyse du coût théorique pour valider le prix.
  3. existence de données historiques sur l’établissement des coûts suffisamment solides pour pouvoir valider le prix avant de le fixer. Par exemple, dans le cas d’un contrat subséquent, des activités d’assurance à l’égard des coûts et du bénéfice du contrat antérieur peuvent être exécutées pour établir le prix forfaitaire du contrat subséquent.
2. Les exigences, la portée des travaux et les résultats visant à déterminer le niveau d’effort sont connus, clairement définis et peu susceptibles de changer (p. ex., lorsque la technologie, l’industrie, la plateforme ou le service pertinent est en phase de maturité ou a fait ses preuves).
3. Le contrat est de courte à moyenne durée, ce qui fait en sorte que :
  1. le prix ne devrait pas comprendre de primes de bénéfice supplémentaires pour tenir compte des exigences à long terme et des incertitudes à l’égard des coûts.
  2. l’agent de négociation des contrats a un niveau d’assurance raisonnable que le prix sera raisonnable et offrira encore un bon rapport qualité-prix au Canada au cours des dernières années du contrat, étant donné le potentiel de changements technologiques et d’améliorations de processus.
4. Le calendrier est relativement certain et est jugé réalisable.
5. Il est approprié que l’entrepreneur assume le risque lié à l’incertitude des coûts.
Il se peut qu’une base de paiement à prix forfaitaire ne soit pas appropriée pour les achats à risque élevé qui font appel à des contrats dont la portée est très incertaine ou variable (p. ex., technologie de pointe, non éprouvée ou en développement).
Un contrat à prix forfaitaire ne contient pas de clause de vérification discrétionnaire, ce qui signifie qu’après la signature du contrat, l’agent de négociation des contrats n’a plus la possibilité de valider les coûts et le bénéfice réalisés dans le cadre du contrat au cours de sa durée de vie ou à son achèvement en vue de récupérer tout bénéfice excédentaire.
Dans le cadre de la stratégie de validation, veiller à ce que le Canada conserve son droit de vérification à des fins informatives liées à des négociations potentielles futurs concernant des marchés provisoires ou subséquents. Cela devrait comprendre le droit de vérifier les coûts sous-jacents, y compris les coûts de production, pour obtenir le niveau de justification des prix nécessaire afin de déterminer si le prix établi est juste et raisonnable. Les dispositions et les conditions générales en matière de vérification font partie du modèle des conditions générales pour les approvisionnements dont le niveau de complexité est faible, moyen ou élevé.

4.70.20.5 Indexation des prix et redressements en devises étrangères

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.2 Indexations de prix et redressements en devises étrangères du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des conseils supplémentaires qui permettent de savoir quand il convient d’utiliser ces mécanismes. Elle explique les facteurs à prendre en compte et les étapes du processus. Elle fournit des exemples d’utilisation.
Les indexations de prix et les redressements en devises étrangères sont des outils utilisés pour atténuer certains risques influencés par l’évolution des conditions du marché. Par exemple, un ou plusieurs éléments du coût d’un bien ou d’un service peuvent être soumis à d’importantes fluctuations de prix (hausse et baisse) qui échappent au contrôle du Canada et de l’entrepreneur (p. ex., prix des matières premières, devises étrangères, taux de main-d’œuvre établi dans des négociations collectives).
Les indexations de prix et les redressements en devises étrangères sont utilisés lorsqu’il n’est pas possible, pour le Canada et l’entrepreneur, de faire une estimation réaliste des coûts des matériaux, des coûts de main-d’œuvre ou des frais généraux et que les variations potentielles de ces coûts pourraient être importantes. Ces mécanismes sont également utilisés avec une base de paiement à prix forfaitaire ou à taux horaire/unitaire forfaitaire dans des situations concurrentielles et non concurrentielles. Les ajustements du prix forfaitaire ou du taux horaire/unitaire forfaitaire ne sont autorisés que si une telle éventualité est prévue au contrat. Veuillez consulter les différentes clauses afférentes aux indexations de prix et aux redressements en devises étrangères, à la sous-section 5-C du Guide des CCUA.
Le rajustement des prix ne devrait normalement pas être inclus dans les contrats dont les calendriers de livraison sont inférieurs à 12 mois, ou dont la valeur est inférieure à 100 000 $.
Lorsqu'un processus de soumission concurrentiel est utilisé, les dispositions de rajustement des prix proposées doivent être considérées dans l'évaluation de la soumission. Dans tous les autres cas, les dispositions de rajustement des prix doivent être acceptées au moment de la négociation du prix contractuel initial ou de celui de l'année de base.
Lorsqu'il est nécessaire de prévoir le rajustement des salaires ou des prix, pour un ou plusieurs des éléments du coût d'un bien ou d'un service, afin de protéger l'entrepreneur et le gouvernement de fluctuations économiques importantes, les dispositions de rajustement des prix peuvent être utilisées dans les contrats à prix ferme ou forfaitaire et dans les contrats qui comportent, dans leur base de paiement, des éléments dont le prix est ferme ou forfaitaire.
D’autres solutions peuvent être envisagées à la place ou en plus de l’utilisation de l’indexation des prix ou des redressements en devises étrangères. Voir les facteurs à considérer décrits à la section 4.2 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.

4.70.20.10 Taux horaire/unitaire forfaitaire

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.2 Taux horaire/unitaire forfaitaire du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement. Voir la clause C8001C du guide des CCUA.
Cette base de paiement prévoit le paiement à l’entrepreneur des heures réelles travaillées ou d’autres unités acquises dans le cadre de l'exécution des travaux. Par exemple, le temps/unité peut représenter des heures de main-d’œuvre ou des heures-machines. Le nombre réel d’heures/d’unités consacrées à l’exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures ou ces autres unités est calculé sur la base d’un taux horaire forfaitaire prédéterminé. Un taux forfaitaire prédéterminé se compose généralement de coûts directs estimatifs, de coûts indirects (frais généraux) et d’un bénéfice.
Cette base de paiement est utilisée dans les cas suivants :
1. lorsqu'il est impossible de prévoir le degré d’effort et/ou la quantité requise pour exécuter le contrat, mais qu’il est possible d'établir, dans des limites raisonnables, les coûts directs et indirects qui s'appliqueront pour chaque heure travaillée ou chaque unité achetée pendant la période du contrat; et
2. lorsque des mécanismes de contrôle adéquats ont été prévus pour faire en sorte que l'entrepreneur n'utilise pas des méthodes de travail inefficaces ou peu économiques.
Pour les processus non concurrentiels, le taux forfaitaire est souvent déterminé par négociation entre l’entrepreneur et l’autorité contractante avec l’aide des conseillers du groupe consultatif des prix du Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement. On doit valider les prix et les aspects techniques avant l’attribution du contrat pour garantir que les estimations de coûts sont raisonnables et que les systèmes financiers de l’entrepreneur qui ont servi aux estimations sont suffisants et fiables.

La clause C8001C du Guide des CCUA, Base de paiement à taux horaire/unitaire forfaitaire, intègre un libellé pour inclure un prix plafond ou une limitation des dépenses. Les autres bases de paiement à taux horaire/unitaire forfaitaire doivent être utilisées avec un prix plafond (clauses C1206C et C6000C du Guide des CCUA) ou sans prix plafond, (une clause avec une limitation des dépenses, clause C6001C du Guide des CCUA doit être utilisée). Veuillez consulter la section 4.3 (Prix plafond et limitation des dépenses) et la section 4.1.2 (Taux horaire/unitaire forfaitaire) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
1. Pour un contrat ou une partie de contrat dont la base de paiement est un taux horaire/unitaire assorti d’un prix plafond, l'entrepreneur est tenu d'exécuter les travaux prévus sans exiger de paiement supplémentaire, que les coûts réels dépassent ou non le prix plafond. Lorsqu’un prix plafond est utilisé, les parties doivent parvenir à un plein accord en ce qui concerne les travaux à exécuter.
2. Lorsqu’un contrat ou une partie d’un contrat dont la base de paiement est un taux horaire/unitaire forfaitaire ne comporte pas de prix plafond, une limitation des dépenses doit être incluse au contrat. Le montant limite des dépenses est le montant maximum qu’un entrepreneur peut recevoir pour le travail à exécuter. Le montant limite des dépenses est normalement utilisée lorsque le niveau d’effort ne peut être évalué de façon précise au départ. Sur demande du client, l’autorité contractante doit modifier le contrat pour fournir des fonds supplémentaires, ou demander à l’entrepreneur d’effectuer les travaux jusqu’à concurrence du montant maximum alloué.
Les vérifications ou les contrôles du temps et les attestations des taux doivent être prévus dans le contrat.

4.70.20.11 Frais remboursables

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.3 (Frais remboursables) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement.
Une base de paiement à frais remboursables prévoit le remboursement des coûts admissibles engagés au cours de l’exécution des travaux prévus dans le contrat à l’entrepreneur. Veuillez consulter les Principes des coûts contractuels 1031-2 du Guide des CCUA.
La méthode des frais remboursables est principalement utilisée lorsque la portée et les exigences du travail sont incertains. Un prix établi sur la base de frais remboursables est généralement utilisé dans les contrats négociés. Cette méthode encourage peu l’entrepreneur à limiter les coûts, à moins d’être jumelée à une mesure incitative de contrôle des coûts, comme des frais remboursables selon la base de paiement à coût cible, décrits à la section 4.1.3 (Frais remboursables) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
Il est préférable de réserver la méthode des frais remboursables aux contrats dont la portée est incertaine. De ce fait, la méthode des frais remboursables convient le mieux aux types de situations suivants :
1. recherche et développement;
2. développement d’un système majeur;
3. développement et mise à l’essai d’un prototype;
4. production initiale minimale;
5. industrie, plateforme ou service qui manque de maturité;
6. concurrence minimale; et/ou
7. produit embryonnaire, concept de soutien mal défini ou mauvaise compréhension des exigences.
Les contrats à frais remboursables ne doivent être utilisés que dans les cas suivants :
1. le système comptable de l’entrepreneur permet de déterminer adéquatement les coûts imputables au contrat;
2. des ressources adéquates du gouvernement sont en place pour gérer un contrat à frais remboursables, notamment des ressources chargées de l’examen et de la validation des coûts dont le règlement est demandé;
3. il existe des mécanismes de validation appropriés au cours de l’exécution du contrat (et après) qui permettent d’obtenir une assurance raisonnable que des méthodes efficientes et des contrôles des coûts efficaces sont utilisés; et
4. il n’est pas possible d’estimer raisonnablement un prix pour des travaux dont les deux parties peuvent convenir et qui entraînerait une répartition plus équitable des risques et des responsabilités entre le Canada et l’entrepreneur.
Il ne faut pas utiliser une base de paiement à frais remboursables s’il est possible d’obtenir un prix commercial.
Tous les contrats à frais remboursables requièrent des clauses de vérification pour permettre une validation périodique des coûts. Veuillez consulter la section 4.70.20.35 (Contrats à frais remboursables : vérification) pour en savoir plus.
Veuillez consulter les Principes des coûts contractuels 1031-2 du Guide des CCUA et l’annexe 2 (Norme d’établissement des coûts) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour voir la description des coûts admissibles.

4.70.20.15 Frais remboursables avec coût cible/mesure incitative

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.3.3 Frais remboursables avec coût cible/mesure incitative du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement. Voir les clauses C8002C, C8003C, C8004C et C8005C du Guide des CCUA.
Cette base de paiement est une forme de partage des gains et des pertes, où la rentabilité et les pertes sont récompensées et partagées grâce à des arrangements en matière de bénéfice. Selon ces ententes, l’entrepreneur et le Canada se partagent la récompense (le risque) de répondre (ou de ne pas répondre) aux critères de rendement du contrat. En effet, la formule de partage des gains et des pertes dans cette base de paiement encourage l’entrepreneur à contrôler ses coûts. Lorsqu’on établit des objectifs et des pourcentages pour les formules de partage des gains et pertes, il faut déterminer les possibilités d’écarts avec l’objectif établi. Les résultats réels peuvent sous-entendre que la solution commerciale de l’entrepreneur ou les exigences du Canada ont changé au point où l’entente de partage et le contrat devraient être modifiés.
Cette base de paiement doit être utilisée lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une base de paiement à prix ferme ou forfaitaire, et que les biens ou les services demandés sont de telle nature que la prise en charge des coûts par l'entrepreneur l'incitera à assurer un contrôle efficace de ces coûts et à surveiller l'exécution des travaux.
Il existe deux types principaux de coût cible/mesure incitative. Pour voir des comparaisons supplémentaires, consultez les exemples et les procédures présentés à la section 4.1.3.3 Frais remboursables avec coût cible/mesure incitative du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement :
1. Sans prix maximal : Le Canada et l’entrepreneur se partagent les économies réalisées ou les coûts excédant la cible survenus pendant l’exécution du contrat.
2. Avec prix maximal : Le Canada et l’entrepreneur se partagent les économies réalisées ou les coûts excédant la cible survenus pendant l’exécution du contrat jusqu’à concurrence du prix maximal.
Lorsqu'on utilise une base de paiement à frais remboursables avec coût cible/mesure incitative, il peut être nécessaire de négocier à l'avance un coût cible, un tarif cible, un tarif maximal et une formule d’ajustement du tarif.
Le coût cible devrait être équivalent aux coûts estimatifs d'exécution des travaux, calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 et à l’annexe 2 Norme d’établissement des coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
Le tarif cible et le tarif maximal ne devrait pas être supérieur au montant établi conformément aux procédures de calcul du bénéfice décrites à la section 5.2 Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
La formule de partage permet :
1. d'augmenter le tarif au-delà du tarif cible jusqu'au tarif maximum, pour les coûts admissibles réels en dessous du tarif cible; et
2. de diminuer le tarif en dessous du tarif cible, pour les coûts admissibles réels au-delà du tarif cible.
Dans le cas d’un contrat ou d’une partie de contrat avec une base de paiement à frais remboursables avec coût cible/mesure incitative sans prix maximal, la clause C6001C Limitation des dépenses du Guide des CCUA doit être intégrée au contrat.
Dans le cas d’un contrat ou d’une partie de contrat avec base de paiement à frais remboursables avec coût cible/mesure incitative et avec prix maximal, on doit utiliser une clause de prix plafond (clause C6000C du Guide des CCUA).

4.70.20.20 Frais remboursables avec tarif forfaitaire

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.3.2 Frais remboursables avec tarif forfaitaire du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures pour l’utilisation de ce type de base de paiement.
Cette option de base de paiement à frais remboursables prévoit qu’un entrepreneur sera payé pour le montant réel des coûts engagés dans l'exécution des travaux. Les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures de travail est calculé selon un tarif forfaitaire établi à l'avance. Étant donné que ce tarif ne varie pas selon les coûts réels engagés, il peut être renégocié dans certaines circonstances. Reportez-vous à la clause C0202C du Guide des CCUA.
On doit utiliser cette base de paiement lorsque les circonstances ne permettent pas d'utiliser un prix forfaitaire ni un taux horaire/unitaire forfaitaire, et que les économies qui pourraient résulter de l'utilisation d’un contrat à frais remboursables avec coût cible/mesure incitative risquent d’être réduites en raison de la complexité de l'administration d’un tel contrat. Elle est utilisée surtout pour les projets qui comportent des activités de recherche et de développement pointues ou pour les projets pour lesquels le niveau d’effort requis est inconnu.
Le montant du tarif forfaitaire, fondé sur les coûts estimatifs prévus, ne devrait pas être supérieur au montant admissible de bénéfice. Voir la section 5.2 Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour obtenir des conseils pour la détermination des bénéfices. Si les deux parties ne peuvent s'entendre sur le montant des coûts prévus, lequel sert à établir le tarif forfaitaire, on utilisera alors des chiffres repères. Les chiffres repères sont deux niveaux des coûts estimatifs, dont l'un est plus élevé et l'autre moins élevé que le montant qui a été utilisé pour calculer le tarif forfaitaire, à partir desquels le tarif forfaitaire sera renégocié.
Dans contrat ou une partie d’un contrat qui comporte ce type de base de paiement et qui peut comprendre un prix plafond, l'entrepreneur est tenu d'exécuter les travaux prévus sans exiger de paiement supplémentaire, que les coûts réels dépassent ou non le prix plafond. Lorsqu’un prix plafond est fixé, les parties doivent parvenir à un plein accord en ce qui concerne les travaux à exécuter. La clause C6000C du Guide des CCUA doit être utilisée dans un contrat à prix plafond lorsqu'il est nécessaire de garantir que l'entrepreneur n'apportera pas de modifications ou n'exécutera pas de travaux supplémentaires sans l'approbation préalable de l'agent de négociation des contrats. S'il est possible de définir de façon précise les travaux à exécuter et si les parties s'entendent sur le coût estimatif des travaux servant à fixer un prix plafond, il y a peut-être lieu d'avoir recours à une autre base de paiement qui permettrait une répartition plus équitable des risques et des responsabilités entre l'entrepreneur et le Canada.
Dans un contrat ou une partie de contrat qui comporte ce type de base de paiement, mais qui ne comprend pas de prix plafond, la clause C6001C - Limitation des dépenses du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.25 Frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

Cette base de paiement n’est pas recommandée, car elle n’offre que peu ou pas de contrôle sur les coûts du contrat et encourage en fait les entrepreneurs à augmenter les coûts pour accroître leurs bénéfices. La section 4.1.3.4 Frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires sur le processus de prise de décisions et les procédures pour l’utilisation de ce type de base de paiement.
Avec cette base de paiement on ne paie à l’entrepreneur que les coûts réels engagés pour l'exécution des travaux, plus un pourcentage forfaitaire de ces coûts réels comme tarif. Le montant réel des coûts encourus pour l'exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé est calculé selon un tarif fondé sur les coûts réels engagés. Reportez-vous à la clause C0205C du Guide des CCUA.
Ce type de base de paiement ne doit être utilisé que lorsqu’il est impossible d’en utiliser un autre.
Le montant du tarif est basé sur les coûts réels encourus, tel qu'établis conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 et (ou) aux dispositions de l’annexe 2 Norme d’établissement des coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement. Ce tarif peut faire l’objet d'une vérification par le gouvernement. Il ne devrait pas être supérieur à la marge bénéficiaire jugée appropriée. Veuillez consulter la section 5.2 Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour obtenir des orientations pour la détermination du bénéfice.
Les prix plafonds ne s’appliquent pas lorsqu’on utilise cette base de paiement.
Puisque le tarif est basé sur les coûts réels engagés, il est important de valider les coûts dont l’entrepreneur réclame le paiement à la fin du contrat ou périodiquement, p. ex., sur une base annuelle dans le cas d’un contrat pluriannuel.
Dans un contrat ou une partie de contrat qui comporte ce type de base de paiement, la clause C6001C - Limitation des dépenses du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.30 Frais remboursables sans tarif

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.3.1 Frais remboursables sans tarif du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures pour l’utilisation de ce type de base de paiement.
Dans le cas d'une base de paiement à frais remboursables sans tarif, l'entrepreneur ne sera remboursé que les coûts réels engagés, qui pourraient être déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement. Reportez-vous à la clause C0201C du Guide des CCUA.
Sauf dans le cas de contrats qui comprennent de l'aide à fournir à l'entrepreneur, on utilise rarement cette base de paiement de manière entièrement autonome. On ne peut s'attendre à ce que les entrepreneurs acceptent un contrat qui ne comporte aucun bénéfice pour la fabrication de biens ou la prestation de services.
Un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement ne devrait pas comporter de prix plafond, car cela n’est pas compatible avec la raison pour laquelle on a eu recours à l’utilisation de cette base de paiement.
Puisque le tarif est basé sur les coûts réels engagés, il est important de valider les coûts dont l’entrepreneur réclame le paiement à la fin du contrat ou périodiquement, p. ex., sur une base annuelle dans le cas d’un contrat pluriannuel.
Pour un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement, lequel ne comporte pas un prix plafond, la clause C6001C - Limitation des dépenses du Guide des CCUA doit être intégrée au contrat.

4.70.20.31 Prix provisoire

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.1.4 (Base de paiement à prix provisoire) du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement.
Dans une base de paiement à prix provisoire, le contrat commence par une base de paiement à frais remboursables, pendant la phase pour laquelle les exigences et les coûts du contrat sont incertains ou ne peuvent pas être estimés, assortie d’un prix plafond clairement défini ou d’une limitation des dépenses.
On utilise cette base de paiement lorsqu’on prévoit passer d’une base de paiement à frais remboursables à une base de paiement à prix forfaitaire parce qu’il y aura une plus grande certitude quant aux exigences du contrat au fil du temps, ce qui diminue les risques pour le Canada pendant le reste du contrat. Le prix provisoire donne aux agents de négociation des contrats la possibilité de réduire les risques pour le Canada au moment où ils sont en mesure de mieux analyser et évaluer la légitimité ainsi que le caractère raisonnable et attribuable des coûts.
Le prix provisoire nécessite l’établissement d’un jalon pertinent quant au niveau d’incertitude du besoin. En général, ce jalon est lié à la réalisation d’un certain pourcentage des travaux du contrat ou à l’atteinte d’indicateurs critiques sur la performance à l’intérieur du contrat lorsque les coûts sont plus certains et plus stables. Ceci permettrait de déterminer d’avance quand la partie à frais remboursables est complétée et que la base de paiement peut être transformée en un prix forfaitaire. Cela doit être clairement précisé dans le contrat.
La validation du prix est déclenchée lorsque l’entrepreneur présente une déclaration du pourcentage des travaux achevés qui correspond au jalon. Cette déclaration doit comprendre un état des coûts préparé par l’entrepreneur (consulter la clause C0300C du Guide des CCUA). Les coûts doivent être validés avant de modifier officiellement la base de paiement.
Les entrepreneurs doivent coopérer en temps opportun avec les auditeurs et fournir toutes les données probantes à l’appui nécessaire, comme les renseignements financiers, comme et quand les auditeurs les demandent, le cas échéant. L’état de tous les coûts engagés doit être suffisant pour communiquer le coût unitaire et les tendances des coûts concernant les biens ou les services fournis relativement au contrat, ainsi que l’inventaire des travaux en cours et des stocks en main de fournitures non livrées du contrat. L’analyse comparative selon les données du marché ou les données historiques sur les coûts, ainsi que le calcul du bénéfice, est également incluse dans le processus de validation du prix. Il est fortement recommandé de faire appel à l’expertise du Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement pour valider le prix.
Une fois que le jalon est atteint et que les coûts deviennent plus certains et plus stables, le Canada et l’entrepreneur négocient un prix forfaitaire pour le reste du contrat en fonction des modalités du contrat initial.
Habituellement, les prix provisoires sont utilisés dans les contrats à long terme (cinq [5] ans ou plus), dans les cas où il n’est pas possible de fixer le prix en raison de l’incertitude ou lorsqu’il est impossible d’établir des estimations ou des objectifs raisonnables pour les exigences et les coûts du contrat.
Le prix provisoire est un moyen pour les agents de négociation des contrats de profiter des avantages d’un prix forfaitaire, comme les économies de coûts, le transfert du risque à l’entrepreneur et la réduction du fardeau administratif qui existaient pendant la période où le contrat comportait une base de paiement à frais remboursables. Une analyse coûts-avantages pourrait mettre au jour tout l’intérêt que présente les prix provisoires.

4.70.20.35 Contrats à frais remboursables : vérification

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Les contrats à frais remboursables ou les contrats avec des éléments de remboursement des coûts nécessitent une attention particulière, du fait que le prix n'est pas précisé dans le contrat, mais est confirmé après l'exécution des travaux. Tous les contrats à frais remboursables doivent contenir la clause C1004C du guide des CCUA. Si l’examen des dossiers de l’entrepreneur a permis de déceler des montants affectés au contrat qui ne sont pas conformes aux modalités du contrat, le Canada se réserve le droit de recouvrer les montants et d’apporter des rajustements aux montants à payer à l’entrepreneur.
Pour tous les contrats à frais remboursables d'une valeur de 50 000 $ et plus attribués à des fournisseurs canadiens, l'agent de négociation des contrats doit, à la fin de l'exécution des travaux, attester par écrit dans le dossier que le montant final versé constitue un prix raisonnable.
Cette attestation peut être fondée sur les résultats d'une vérification formelle ou informelle. La vérification permet d'attester que le prix est raisonnable.
Tous les contrats dans lesquels figurent des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause appropriée relative à la base de paiement (voir les clauses C0201C, C0202C, C0203C et C0205C.)
Tous les contrats à frais remboursables doivent également comprendre la clause C0300C, qui prévoit que l'entrepreneur doit soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats à la fin du contrat, ou annuellement pour les contrats pluriannuels qui couvrent plus d'une année financière d'un entrepreneur.
L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat. Dans le cas des contrats de services de réparation et de révision, l'agent de négociation des contrats ou l'organisme de vérification peut décider si un état des coûts est nécessaire. La clause C0307C touchant les contrats de services de réparation et de révision doit être utilisée.

4.70.20.40 Coûts et bénéfices

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

Les agents de négociation des contrats doivent consulter les procédures énoncées au chapitre 10 Coûts et bénéfices, ainsi que la section 5.0 Principes d’établissement des prix du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement lorsqu’un contrat doit être attribué sur une base non concurrentielle ou lorsque, une fois le processus concurrentiel terminé, il faut négocier les prix avec le fournisseur retenu.

4.70.20.45 Retenue de 15 p. 100 sur les contrats de services attribués à des non résidents

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

La Loi de l'impôt sur le revenu et le Règlement de l’impôt sur le revenu exigent que les ministères clients, au nom desquels un contrat de services fournis au Canada a été attribué par TPSGC à un entrepreneur non résident, retiennent 15 p. 100 du paiement des honoraires, commissions ou autres paiements versés à des particuliers non résidents, à des sociétés en nom collectif ou à des sociétés, autrement que durant un emploi continu et régulier. Il incombe aux ministères clients : de retenir 15 p. 100 de toute somme payable, en remplacement d'impôt; de verser ce montant à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de déclarer les montants payés et retenus à l'ARC. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent une disposition relative à la retenue de 15 p. 100 du versement. Comme l'explique le paragraphe (e) ci-dessous, il est possible d'obtenir une exonération ou une réduction du montant de la retenue exigée.
La retenue de 15 p. 100 du versement ne représente pas un impôt ferme, mais plutôt un paiement partiel à valoir sur l'obligation fiscale globale de l'entrepreneur non résident envers le Canada.
Les paiements pour un emploi continu au Canada, versés à des particuliers non résidents, ne sont pas soumis à la retenue de 15 p. 100, mais sont soumis aux retenues d'impôt sur la même base que celle qui s'applique aux résidents.
La retenue prévue au paragraphe 105 (1) du Règlement de l’impôt sur le revenu ne s'applique pas aux frais de voyage suivants :
Frais de voyage raisonnables
- 24. L'ARC prévoit une exception administrative à la retenue, en cas de frais de voyage raisonnables. Les frais de repas remboursés à un non-résident, jusqu'à concurrence de 45 $CAN par personne et par jour, et les frais de logement, jusqu'à concurrence de 100 $CAN par personne et par jour, ne sont pas assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement, et le payeur n'est pas tenu de conserver de pièces justificatives.
- 25. Les frais de voyage raisonnables dépassant les montants ci-dessus, appuyés par des pièces justificatives conservées par le payeur et payés directement à des tiers pour le compte d'un non-résident, ou remboursés à un non-résident, ne sont pas non plus assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement.
- 26. Ces frais se limitent aux dépenses encourues pour le transport, le logement et les repas. Ces montants doivent être déclarés sur un feuillet de renseignements T4A-NR (voir numéros 41 et 42), à titre de frais de déplacement, mais ils ne doivent pas être inclus dans le revenu brut figurant sur ce feuillet de renseignements. Agence du revenu du Canada Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu IC75-6R2
Si un contrat prévoit que des services doivent être fournis dans plus d'un pays, y compris le Canada, on doit effectuer une ventilation du prix du contrat. Seule la partie du paiement correspondant aux services rendus au Canada sera soumise à une retenue de 15 p. 100. (Les ministères clients devraient consulter les sections 32 à 34 de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu IC75-6R2).
Bien que la plupart des conventions fiscales entre le Canada et les autres pays prévoient certains allégements des impôts canadiens, le Canada ne renonce normalement pas à son droit de retenir de l'impôt conformément aux dispositions de l'article 153 de la Loi de l'impôt sur le revenu et du paragraphe 105 (1) du Règlement de l’impôt sur le revenu. Dans le cas où l'entrepreneur non résident peut prouver convenablement, en se fondant sur la protection accordée par une convention, que la retenue normalement exigée dépasse l'obligation fiscale globale, ou que la retenue cause des difficultés indues à l'entrepreneur, l'ARC pourra autoriser le payeur à la réduire, conformément au paragraphe 105 (1) du Règlement. Les dispositions traitant des demandes de réduction relatives à la retenue sont énoncées aux annexes A et B de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu IC75-6R2, ainsi que dans le document de l'ARC suivant : T4061 - NR4 - Retenue d'impôt des non-résidents, versements et déclaration-2008. Les demandes d'exonération ou de réduction du montant de la retenue exigée ne seront pas acceptées, à moins que les retenues à la source ne soient versées à l'ARC.
Si on leur demande des renseignements au sujet de la retenue, les agents de négociation des contrats peuvent suggérer aux ministères clients et aux fournisseurs de consulter la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu de l'ARC IC75-6R2 ou de communiquer avec la ligne d'aide de l'ARC.

4.70.20.50 Types de rajustement des prix

Date d’entrée en vigueur : 2017-11-28

La formule de rajustement des prix doit prévoir la révision à la hausse et à la baisse du prix de base ferme, ainsi qu'un prix plafond ou une limitation des dépenses. Elle doit indiquer, le cas échéant, la méthode d'ajustement des salaires ou des prix en fonction de la situation économique retenue, l'élément dont le prix de base est ferme, ainsi que la période de référence visée.
Le calcul de la formule de rajustement devrait être compatible avec la méthode de comptabilité des coûts/prix de revient utilisée pour établir le prix de base ferme. On pourra ainsi mesurer plus exactement l'écart par rapport au prix de base ferme.
Les différentes clauses portant sur le rajustement des prix sont dans la sous-section 5-C du Guide des CCUA. La méthode de rajustement des prix utilisée devrait être la plus simple et la mieux adaptée pour fournir la protection nécessaire aux deux parties, avec un minimum de formalités administratives, et elle doit répondre aux exigences en matière d'importance relative et de qualité concrète.
On peut obtenir l'avis d'un analyste des coûts lorsqu'on établit des dispositions importantes ou majeures relatives au rajustement des prix ou pour la mise en application d'une disposition en utilisant une formule comptable, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (PDF).
Le rajustement des prix de biens et services commerciaux devrait être fait en fonction des augmentations et des diminutions d'un prix de base ou de référence ferme, convenu à l'avance et affiché. Si le contrat initial ou le prix de base ferme tient compte d'un facteur d'actualisation pour le prix courant initial ou actuel, ce même facteur doit également s'appliquer au prix rajusté, à moins d'indication contraire dans le contrat.
Statistique Canada publie divers rapports qui fournissent des renseignements sur les changements apportés aux indices des prix, aux coûts du matériel et de la main-d'œuvre. Le ministère de la Main-d'œuvre fait de même aux États-Unis. Des sondages effectués auprès du secteur privé peuvent également servir.
Les rajustements en fonction des coûts réels de la main-d'œuvre et du matériel se fondent sur les augmentations et les diminutions que l'entrepreneur a constatées relativement aux éléments marqués d'un prix de base ferme.
L'utilisation de cette méthode de rajustement se limite aux situations impondérables, qui échappent au contrôle de l'entrepreneur, et n'est possible que si le système comptable de ce dernier lui permet de compiler régulièrement, au cours de l'exécution du contrat, toutes les données financières pertinentes pour le rajustement des prix.
Une convention collective intervenue entre une entreprise et ses employés peut être considérée, pour l'entreprise intéressée, comme un indice économique acceptable du taux de la main-d'œuvre, si cette convention prévoit sensiblement les mêmes variations de taux qui prévalent dans ce secteur d'activité particulier.

4.70.25 Mesures incitatives d’exécution du contrat

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

On entend par exécution du contrat la réalisation ou l'accomplissement des travaux exigés dans le cadre du contrat. Pour obtenir des orientations supplémentaires sur les mesures incitatives, veuillez consulter la section 4.4 Mesures incitatives du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement et les documents de travail suivants, qui sont présentés à l’annexe 5.2 Gestion du rendement de la section 6.0 Annexes.
- Annexe 5.2.1 – Mesures incitatives contractuelles afin d’encourager et de récompenser la valeur ajoutée pour le Canada
- Annexe 5.2.2 – Mesures de gestion des cas de non-conformité ou de comportement inacceptable de l’entrepreneur
- Annexe 5.2.4 – Gestion des relations contractuelles à long terme
Une mesure incitative est un outil utilisé dans la passation de contrats pour maximiser la valeur tant pour le gouvernement du Canada que pour l’entrepreneur en motivant et en récompensant l’atteinte des résultats souhaités par le Canada, le cas échéant. Les mesures incitatives peuvent être établies à court terme pour atteindre des objectifs précis, ou à long terme pour encourager le maintien de comportements.
Les mesures incitatives peuvent être utilisées dans le cadre d’approvisionnements concurrentiels ou non concurrentiels.
1. Lorsqu’il s’agit d’approvisionnements concurrentiels, il est recommandé de mettre les mesures incitatives en place au moment de la demande de soumission, faisant partie des clauses subséquentes au contrat. En présence d’incertitudes liées à l’application des mesures incitatives, on peut énoncer des paramètres précis pour les mesures incitatives dans la demande de soumission.
2. En ce qui concerne les contrats non concurrentiels, on peut mettre en place les mesures incitatives pendant les négociations du prix du contrat et les appliquer à n’importe quel moment au cours de la durée de vie du contrat.
Les mesures incitatives ne sont pas forcément appropriées ou efficaces dans tous les contrats, en particulier lorsque :
1. l’entrepreneur respectera les critères de rendement visés sans mesure incitative;
2. les mesures incitatives ne motiveront pas l’entrepreneur à respecter les critères de rendement visés; ou
3. la valeur pour le Canada, associée à une performance du contrat supérieure aux normes de base établies dans l’énoncé des besoins, est minime ou nulle.
On peut avoir recours aux mesures incitatives avec tous les types de bases de paiement pour récompenser une exécution d’une performance contractuelle supérieure dépassant les normes de base établies dans l’énoncé des besoins/travaux et apportant une valeur ajoutée au Canada.
Les objectifs de rendement ou les résultats associés à la mesure incitative devraient être équilibrés et correspondre aux objectifs d’importance supérieure de l’achat. Il faut éviter de récompenser un entrepreneur pour avoir simplement répondu à l’exigence du contrat.
Les mesures incitatives doivent représenter un défi et ajouter de la valeur à l’achat lorsqu’elles sont réalisées. Il est important d’éviter les mesures incitatives facilement réalisables qui n’ajoutent aucune valeur à l’achat. En outre, des mesures incitatives représentant un défi trop important peuvent dissuader l’entrepreneur d’investir les efforts et le coût nécessaires pour atteindre les objectifs de rendement.
Pour s’assurer que les mesures incitatives motiveront un entrepreneur à s’investir, une évaluation est nécessaire. Cela varie d’un entrepreneur à l’autre en fonction de plusieurs facteurs, y compris, mais sans s'y limiter, la propriété, la taille, la diversification et la culture organisationnelle.
Il faut examiner si l’entrepreneur exerce un contrôle sur la réalisation des objectifs des mesures incitatives et s’il est possible de mesurer et de vérifier les objectifs de rendement, ce qui signifie notamment veiller à ce que les systèmes de l’entrepreneur puissent assurer un suivi adéquat des renseignements nécessaires à l’évaluation.
Les avantages produits par les résultats du contrat devraient excéder le coût combiné des mesures incitatives et de leurs frais d’administration pour l’ensemble des parties.
La structure et l’administration des mesures incitatives devraient être aussi simples que possible. Des mesures objectives simples, limitées et d’un niveau élevé sont préférables aux algorithmes complexes à variables multiples. Cela signifie notamment qu’il faut éviter de recourir à un nombre excessif de mesures incitatives dans un seul et même contrat. Un nombre trop élevé de mesures incitatives réduit l’attention et augmente les risques pour le gouvernement du Canada de devoir payer pour des résultats inattendus. Voir la section sur les mesures incitatives multiples et les objectifs contradictoires à la section 4.4 Mesures incitatives du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
Si la conjoncture économique est instable et si l’achat comprend l’utilisation d’une indexation des prix ou d’un redressement en devises étrangères, il faut exclure ces derniers du calcul de détermination des mesures incitatives.
La participation de tous les intervenants au processus de planification des mesures incitatives, notamment les responsables des programmes, des aspects techniques et de l’acquisition et les conseillers responsables de l’établissement des prix, ainsi que la communication active avec chacun d’entre eux, est essentielle. En outre, il est essentiel de modéliser l’incidence et la valeur des programmes de mesures incitatives, tant au niveau de la perspective du gouvernement du Canada que de celui de l’entrepreneur.
Les mesures incitatives peuvent modifier le comportement des entrepreneurs. Afin de s’assurer que la modification des comportements soit planifiée et bien accueillie, la structure du contrat (base de paiement, énoncé des travaux et plans de gestion du rendement) doit absolument être élaborée en tenant compte de la perspective du gouvernement du Canada et de celle de l’entrepreneur. Des conséquences inattendues peuvent survenir dans le cadre d’un approvisionnement lorsque le plan de mesures incitatives a été élaboré sans la participation de l’ensemble des intervenants et sans tenir compte de la perspective de chacun.
Il existe plusieurs options incitatives. Voici une liste de mesures incitatives pour lesquelles des orientations supplémentaires sont données dans le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement. Il ne faut pas la considérer comme une liste exhaustive de mesures incitatives, mais plutôt comme un point de départ pour établir une mesure incitative de base :
1. mesures incitatives liées au rendement technique;
2. mesures incitatives liées au respect des échéances; et
3. primes au rendement.

4.70.25.5 Mesures incitatives liées au rendement technique

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.4.1 Mesures incitatives liées au rendement technique du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement.
Les mesures incitatives liées au rendement technique comprennent les objectifs techniques à atteindre au cours de l’exécution du contrat pour apporter une valeur au Canada. Ces objectifs sont exprimés sous forme de critères techniques, de spécifications et d’exigences. L’intégration de mesures incitatives liées au rendement technique dans un contrat vise à réaliser ou améliorer les paramètres techniques relatifs à l’achat qui revêtent une importance essentielle pour le Canada. À l’atteinte d’un ou de plusieurs niveaux de rendement technique précisés, l’entrepreneur se voit offrir la possibilité de réaliser un bénéfice supplémentaire.
Les mesures incitatives de type rendement technique peuvent être utilisés lorsque l’excellence et les améliorations du rendement ajouteraient de la valeur ou revêtent une importance essentielle pour l’achat et le Canada (p. ex., qualité et ingénuité technique). Pour avoir recours à une telle mesure incitative, on doit préétablir des cibles objectives et mesurables applicables au rendement technique.
L’utilisation des mesures incitatives liées au rendement technique commencent par l’élaboration de critères de rendement et de paramètres liés aux spécifications techniques du contrat. Il faut que le Canada tire un avantage clair et net du rehaussement des exigences minimales.
Trois objectifs devraient être fixés :
1. un objectif de rendement standard;
2. un rendement minimal acceptable; et
3. un rendement maximal.
La formule de calcul des mesures incitatives liées au rendement peut être basée sur des paiements variables ou sur des primes de rendement cibles, comme indiqué à la clause C8006C du Guide des CCUA. Il faut aussi établir la méthode utilisée pour vérifier le rendement de l’entrepreneur au regard des critères relatifs au rendement technique.

4.70.25.10 Mesures incitatives liées au respect des échéances

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.4.2 Mesure incitative liée au respect des échéances du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement.
Les mesures incitatives liées au respect des échéances impliquent de récompenser l’atteinte d’objectifs de mesures incitatives en matière de délais de livraison, établis dans le contrat qui revêtent une importance critique ou apportent une valeur ajoutée au Canada. L’entrepreneur a la possibilité de réaliser un bénéfice supplémentaire en respectant une ou plusieurs dates cibles de livraison.
On peut avoir recours aux mesures incitatives liées au respect des échéances lorsqu’il est d’une importance cruciale pour le Canada de recevoir un produit ou un service en temps opportun. Pour avoir recours à une telle mesure incitative, on doit préétablir des cibles objectives et mesurables applicables aux délais de livraison.
Pour utiliser les mesures incitatives liées au respect des échéances, on doit d’abord fixer des dates de livraison réalistes et des critères clairs à rencontrer. Le paiement de la mesure incitative à la livraison peut être basé sur la livraison à une seule date cible ou à l’intérieur d’un intervalle de dates cibles (plus l’exécution se termine tôt, plus la mesure incitative est importante). Il est important de relier les exigences relatives au calendrier aux exigences de rendement, et il faut clairement établir que la mesure incitative à la livraison dépend également du respect des spécifications du contrat.
La formule de calcul du paiement de la mesure incitative à la livraison peut être basée sur des paiements variables ou des primes d’incitation cibles, comme indiqué à la clause C8007C du Guide des CCUA.

4.70.25.15 Primes au rendement

Date d’entrée en vigueur : 2023-04-14

La section 4.4.3 Primes au rendement du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires au sujet du processus de prise de décisions et des procédures, ainsi que des exemples d’utilisation de ce type de base de paiement.
Les primes au rendement servent à encourager l’entrepreneur à réaliser un bon rendement dans les domaines essentiels à la réussite d’un achat assujettis au jugement et à une évaluation qualitative. La prime au rendement est une réserve de fonds jusqu’à un maximum que l’entrepreneur peut gagner, en sus du bénéfice ou des bénéfices de base, à l’évaluation du rendement par rapport à des critères préétablis.
On peut utiliser la prime au rendement comme mesure incitative lorsqu’un gain peut découler du fait d’encourager l’excellence dans la performance incluant la qualité, la rapidité l’ingénuité technique, ainsi qu’une gestion rentable. Le montant du contrat, la période d’exécution et les avantages attendus doivent justifier le coût de l’effort d’administration et de gestion supplémentaire qu’entraîne l’utilisation de la prime au rendement. On privilégie cette mesure incitative lorsqu’on évalue un rendement de nature subjective et qu’il n’est pas possible ou faisable de déterminer des cibles incitatives objectives relativement au coût, au calendrier ou au rendement technique.
Pour avoir recours aux primes au rendement, on doit établir un plan qui structure la manière dont le rendement de l’entrepreneur sera évalué. Ce plan doit s’harmoniser avec la stratégie, les buts et les objectifs du Canada pour l’achat. Le plan doit communiquer avec clarté les principaux facteurs d’une prime au rendement, qui comprennent le montant de la prime de rendement et les détails relatifs à l’évaluation, tels que les périodes d’évaluation, les équipes, les catégories, les critères, les cotes et le processus.
Pour établir le montant de la prime au rendement, on doit tenir compte des facteurs suivants :
1. la valeur d’un rendement exceptionnel pour le Canada;
2. le montant requis pour donner une motivation suffisante à l’entrepreneur pour qu’il fournisse un rendement exceptionnel; et
3. la complexité des travaux et les ressources nécessaires à l’exécution du contrat.
Les primes au rendement s’obtiennent en répondant à des critères d’évaluation préétablis.
La prime au rendement peut faire l’objet d’une évaluation sur une ou plusieurs périodes. Il faut mettre sur pied une équipe d’évaluation dont la composition représente un équilibre approprié entre l’expertise technique et l’expertise en approvisionnement.
Il faut établir les catégories de rendement et les critères et cotes d’évaluation en fonction de plages de points ou de cotes attribuées à chaque critère. On détermine la note globale d’une catégorie de rendement en fonction du nombre total de points pour chaque critère de la catégorie.
On doit établir un processus d’évaluation clair. On doit aussi : décider et documenter à quels moments effectuer l’évaluation et définir les périodes d’évaluation clairement; déterminer la façon dont les renseignements d’évaluation seront recueillis, déterminer la fréquence de collecte des renseignements aux fins d’examen. Il est également important d’établir un processus de communication pour le processus et les résultats de l’évaluation, y compris les délais de réponse requis. Le processus d’évaluation est décrit dans la clause C8008C du Guide des CCUA.

4.70.30 Méthode de paiement

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

La méthode de paiement est la façon dont le Canada paiera pour les travaux exécutés ou les biens livrés, comme tous les arriérés (de préférence), à l'avance, à la livraison d'un lot ou d'articles individuels. Les différents types de méthodes de paiement sont décrits ci-dessous.

4.70.30.1 Période normale de paiement et intérêts sur les comptes en souffrance

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Le Canada paie pour les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu du contrat, conformément à la période normale de paiement de 30 jours du Canada telle qu'établie dans les conditions générales. Ces dernières reflètent également la politique du Canada consistant à payer automatiquement des intérêts aux entrepreneurs lorsqu'un compte est en souffrance et que le Canada est responsable du retard. Lorsque l'on traite avec des entreprises de services publics réglementées par le gouvernement fédéral ou provincial, les conditions de paiement des intérêts doivent être conformes à celles approuvées par les organismes de réglementation compétents. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du ministère client prévoit une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai de produits. Dans ces cas, les conditions générales peuvent être modifiées, sous réserve d'une consultation avec les Services juridiques.

4.70.30.5 Détermination de la méthode de paiement

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

La méthode de paiement la mieux adaptée doit être déterminée selon l'achat visé. Voici certains des facteurs dont il faut tenir compte :

Les risques possibles pour le Canada, en cas d'insolvabilité, d'annulation éventuelle des travaux ou de défaut d'exécution des travaux. Les facteurs à prendre en compte comprennent les suivants :
1. Un paiement anticipé peut-il être protégé par des garanties sans condition ou par des cautionnements d'exécution consentis par des institutions financières ou par des filiales ou des sociétés mères jouissant d'une bonne réputation financière?
2. Quelles sont la possibilité de commercialisation et la valeur de revente des travaux en cours dont le Canada a acquis le titre par le versement de paiements progressifs? L'écart entre ces paiements et la valeur de revente des stocks peut constituer une mesure des risques auxquels le Canada s'expose.
Financement de coûts estimatifs : Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés constituent un coût réel ou théorique pour le Canada, ce coût devrait être calculé pour chacune des options disponibles. On applique le taux d'intérêt préférentiel des banques à charte communiqué de temps à autre par le directeur, Direction de la comptabilité analytique et judiciaire, au financement net cumulatif (c.-à-d. le décaissement cumulatif effectué par le Canada, moins la valeur cumulée des articles livrés en vertu du contrat), en utilisant des hypothèses raisonnables sur l'avancement des travaux et sur les livraisons d'articles.
La réduction éventuelle du prix contractuel grâce aux différentes méthodes de paiement.
Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés réduisent le besoin d'emprunt de l'entrepreneur, ou l'importance des capitaux propres devant réaliser un revenu, la diminution des prix devrait profiter au Canada. La réduction des prix varie en fonction des différentes méthodes de paiement et de l'attrait que chacune exerce sur l'entrepreneur.
Les circonstances financières qui peuvent avoir une incidence sur la capacité du ministère client de financer les diverses options.

4.70.30.10 Types de méthode de paiement

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Il existe un certain nombre de façons d'effectuer des paiements. Le paiement des travaux exécutés ou des biens livrés peut être effectué en un seul paiement, en paiements multiples ou en paiements progressifs.
1. Paiement unique : Lorsqu'un seul paiement sera fait quand tous les travaux seront terminés et livrés, la clause H1000C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) peut être utilisée dans les contrats pour des biens et des services (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
2. Paiements multiples : Lorsqu'un paiement sera fait pour chaque livraison complétée, clause H1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats pour des biens (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
3. Paiements progressifs et paiements anticipés : Dans tous les cas, on ne peut effectuer un paiement pendant l'exercice en cours pour un contrat qui ne commencera pas avant le prochain exercice financier. L'exigence selon laquelle des paiements sont versés seulement pour les biens et services reçus dans l'exercice en cours pourrait entraîner une modification de la méthode de paiement en ce qui concerne les biens et services dont la période de livraison ou de services rendus chevauche plusieurs exercices financiers. Précisément, il pourrait s'avérer nécessaire de prévoir le versement de paiements multiples à un moment précis durant la période du contrat.
Les paiements progressifs ou paiements anticipés peuvent être envisagés seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
1. une garantie adéquate de paiement est fournie;
2. le Canada reçoit une contrepartie correspondant au montant du paiement;
3. le ministère client dispose des capitaux nécessaires au financement; et
4. un des critères suivants est rempli :
  1. Le Canada en tire un avantage économique qui est nettement supérieur aux coûts du financement associés aux paiements progressifs ou aux paiements anticipés.
  2. L'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels des banques à charte.
  3. La valeur du contrat semble dépasser la capacité financière évaluée de l'entrepreneur.
  4. Il s'agit d'un contrat de longue durée pour l'exécution du contrat; ou qu'il est pratique courante d'exiger des paiements progressifs ou des paiements anticipés de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. Cependant, les paiements ne peuvent s'appliquer qu'à des biens et services reçus au cours du même exercice financier. Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice financier pour lequel ils ont été attribués et ne peuvent être reportés au moyen de paiements anticipés.
  5. S'il s'agit d'abonnements ou de primes d'assurance, qui souvent couvrent une période d'un an ne commençant pas nécessairement le 1er avril, les paiements doivent se limiter à des biens ou services rendus pendant l'exercice financier en cours ou le suivant. Par exemple, un abonnement à une publication payé en février 2009 ne peut s'appliquer à une période au-delà de mars 2010.
  6. S'il s'agit de contrats pluriannuels requérant des avances permanentes, les agents de négociation des contrats doivent négocier le paiement d'une série d'avances distinctes s'appliquant à chaque exercice financier. Un versement peut alors être fait pour un contrat d'entretien couvrant la période de février à mars 2009, et un autre versement pour la période d'avril 2009 à mars 2010.
  7. Dans des situations exceptionnelles telles que l'achat d'armes ou la prestation de services aux termes d'une garantie prolongée, lorsque le fournisseur exige des versements immédiats couvrant plus d'un exercice financier, les agents de négociation des contrats doivent décider cas par cas si le paiement anticipé est la seule solution et s'il peut être justifié. Ces cas devraient être extrêmement rares.
Considérations particulières pour les achats effectués dans d'autres pays :
1. dans le cas des achats effectués aux États-Unis, les paiements progressifs ou autres acomptes peuvent avoir un impact sur l'application des taxes, reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. On devrait consulter les Services juridiques afin que les modalités du contrat offrent une protection adéquate contre le paiement superflu de taxes;
2. dans le cas des achats effectués dans d'autres pays, lorsque des paiements progressifs ou autres acomptes sont accordés, on doit s'assurer que l'application des taxes de vente ou d'utilisation ou de toute autre forme de taxes soit reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. Le cas échéant, il faut consulter les Services juridiques.

4.70.30.15 Paiements progressifs

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans le cas d'un paiement progressif, les conditions générales 2010A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA prévoient que le droit de propriété du matériel ou des travaux en cours sera transféré au Canada dès le versement du paiement en question.
Lorsqu'un paiement progressif est prévu, on précise les étapes, le cas échéant, de manière à établir une corrélation mesurable entre le versement des paiements et la progression réelle du contrat. Des critères techniques ou d'autres moyens de mesurer l'exécution du contrat peuvent servir à établir les étapes. Les paiements d'étape constituent une forme de paiement progressif et sont traités dans le cadre de la politique sur les paiements progressifs. Le montant versé à chaque étape devrait être négocié avant l'attribution du contrat; On peut avoir recours à la clause H3009C du guide des CCUA lorsque des paiements progressifs par étape seront versés conformément à un calendrier des étapes établi en présentant le formulaire PWGSC- TPSGC 1111, et le montant réclamé est soumis à une retenue. Lorsque le montant réclamé n'est pas soumis à une retenue, on peut utiliser la clause H3010C. L'une ou l'autre clause peut être utilisée en conjonction avec la clause H3022C, H3024C ou H4012C.
Lorsqu'il est impossible, en raison de la nature du contrat, de prévoir les paiements progressifs à verser aux diverses étapes, des paiements progressifs peuvent être versés à des dates prédéterminées (méthode de paiement à terme), ou être établis en fonction des coûts réels engagés pour l'achat de matériel et l'achèvement partiel des travaux ainsi que le certifient l'entreprise et les inspecteurs du gouvernement. Lorsque des paiements progressifs seront versés en fonction des coûts engagés en présentant le formulaire de demande de paiement progressif PWGSC- TPSGC 1111, la clause H1003C peut être utilisée en conjonction avec la clause H3022C ou H3024C, le cas échéant. La clause H1003C peut également être utilisée en conjonction avec la clause H4500C dans tous les contrats de biens avec un entrepreneur canadien lorsque des paiements anticipés ou progressifs seront faits. Lorsque le paiement sera fait mensuellement pour les travaux exécutés en vertu des contrats de services, la clause H1008C peut être utilisée. Dans les contrats de services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause H3020C peut être utilisée. Dans les offres à commandes portant sur des services aériens nolisés de biens et de personnes, la clause H3018C peut être utilisée.
Une combinaison de paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées peuvent être utilisés à différents moments pendant le contrat. Cette méthode peut servir, par exemple, à couvrir les coûts engagés au cours des premières étapes d'un achat important, au moment où il est encore difficile d'établir des étapes, alors que les paiements établis en fonction de règles précises de mesure de l'exécution des travaux seraient effectués plus tard, à des étapes plus faciles à déterminer.
S'il n'est pas possible de verser des paiements progressifs en fonction des étapes ou des dépenses engagées, on peut se servir, avec circonspection, de la méthode de paiement à terme. La condition préalable à l'emploi de cette méthode est l'existence d'un système de surveillance et de contrôle de l'état d'avancement du projet qui fournisse à l'agent de négociation des contrats des indicateurs sûrs de la valeur réelle des travaux accomplis lorsqu'un paiement est exigible. Sauf pour les contrats de location et de services, la méthode de paiement à terme doit être approuvée par un directeur ou un niveau supérieur.

4.70.30.20 Paiements anticipés

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les lignes directrices du CT précisent que seules des circonstances extraordinaires justifient le recours aux paiements anticipés.
1. Contrats de services : Dans le cas d'un contrat de services d'une valeur supérieure à 25 000 $, tout paiement anticipé devrait être protégé par un type quelconque de garantie consentie par une tierce partie jouissant d'une situation financière solide. Une garantie de cette nature prend habituellement la forme d'un cautionnement de garantie consenti par une filiale ou une société mère ou encore par une institution financière, ou d'une lettre de crédit irrévocable consentie par une banque canadienne. La garantie devrait également prévoir la récupération par le Canada du solde non utilisé du paiement anticipé, plus les intérêts, en cas d'annulation des travaux ou d'une résiliation quelconque du contrat pour des raisons de commodité. D'autres types de garantie peuvent être discutés avec un analyste des coûts.
2. La décision de ne pas insister sur les garanties exige que l'on ait un bon dossier d'affaires.
3. Dans le cas des contrats de services d'une valeur inférieure à 25 000 $, on peut décider de ne pas exiger une garantie lorsque l'agent de négociation des contrats certifie que l'entrepreneur a déjà œuvré dans un secteur d'activité donné et y jouit d'une bonne réputation, et que les dossiers de TPSGC ne font pas mention de problèmes financiers ou de problèmes de rendement importants survenus dans le cadre de marchés conclus avec l'entrepreneur.
Considérations liées à l'escompte : Pour tous les contrats, sauf les contrats de publicité, le paiement peut être versé avant la date d'échéance lorsque l'entrepreneur offre un escompte pour paiement anticipé et que l'escompte compense au moins le coût que représente pour le Canada le versement de ce paiement anticipé. Les escomptes pour paiement anticipé ne seront pas pris en considération lors de l'évaluation des soumissions/des offres.
Considérations particulières pour les achats à l'étranger : Dans le cas des achats effectués auprès du gouvernement des États-Unis (É.-U.) dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS), des paiements anticipés doivent être versés, conformément à la loi des É.-U., avant que ne débute la livraison des biens et services à un entrepreneur établi à l'étranger. Dans ce cas précis, le Conseil du Trésor a approuvé les conditions uniformisées rattachées aux ventes FMS effectuées par le gouvernement des É.-U. Tout changement aux conditions uniformisées doit faire l'objet d'une présentation au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

4.70.30.25 Retenues

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour tous les contrats où des paiements progressifs sont prévus, on doit faire des retenues afin d'éviter les paiements en trop et d'inciter l'entrepreneur à terminer les travaux. Néanmoins, pour les contrats avec paiements d'étape, l'agent de négociation des contrats peut, à sa discrétion, exiger une retenue.
Les restrictions suivantes s'appliquent aux contrats avec des paiements progressifs :
1. Prix ferme avec paiements d'étape :
  
  Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100 des paiements d'étape convenus
  Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
  Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : nul
  Profit : nul
2. Prix ferme avec paiements progressifs en fonction du coût négocié³ :
  
  Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
  Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
  Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
  Profit : au prorata
3. Frais remboursables :
  
  Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
  Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
  Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
  Profit : au prorata
4. Taux fixe basé sur le temps :
  
  Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
  Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
  Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
  Profit : au prorata
5. Prix à négocier
  1. Les taux/prix négociés l'année précédente servent de taux provisoires pour la nouvelle année⁴ :
    
    Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100
    Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
    Taxe sur les produits et services/Taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
    Bénéfices : au prorata
  2. Tous les autres contrats³ :
    
    Total des coûts admissibles : jusqu'à 75 p. 100
    Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
    Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
    Profit : au prorata
Ces restrictions comportent des exceptions dont on peut tenir compte, à savoir :
1. lorsqu'il existe des pratiques commerciales établies justifiant ces exceptions peuvent être démontrées;
2. dans le cas d'organisations qui ne touchent ni profit ni honoraires; ou
3. lorsque d'autres méthodes de protection financière sont utilisées, par exemple, des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) ou des cautionnements.
Le moment auquel décider de la méthode de paiement à adopter dépend de la méthode de la demande de soumissions utilisée :
1. pour un appel d'offres, la méthode de paiement appropriée doit être choisie avant que les documents de demandes de soumissions ne soient distribués, et incluse dans l'appel d'offres (voir la clause H1003C du guide des CCUA.) Les coûts du financement ne constituent pas un facteur d'évaluation;
2. pour les demandes de soumissions concurrentielles, la demande de soumissions doit clairement indiquer que toute exigence précisée par le fournisseur relativement à des paiements progressifs ou des paiements anticipés constituera un critère d'évaluation (la clause H1003C du guide des CCUA pourrait être nécessaire.) Au moment de l'évaluation des soumissions ou des offres, il sera tenu compte des coûts assurés par le Canada pour les paiements progressifs ou les paiements anticipés, ainsi que des risques inhérents à la méthode de paiement retenue et de la disponibilité des fonds.
Cette façon de déterminer les coûts peut être écartée si tous les fournisseurs qui ont déposé une soumission recevable ont demandé que soient retenues à leur égard une méthode et des modalités de paiement identiques (p. ex. des paiements progressifs en fonction des coûts engagés, ainsi que des calendriers de récupération pratiquement identiques).

³Les pourcentages indiqués s'appliquent aux dépenses engagées (heures engagées dans le cadre de contrats à taux fixe basé sur le temps).

⁴Les pourcentages indiqués s'appliquent aux taux de l'année précédente.

4.70.35 Vérification

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

La vérification fait partie intégrante du processus de planification de l'achat. Les conditions générales 2010A, 2010B, 2010C, 2015A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA renferment une clause de vérification générale exigeant que l’entrepreneur tienne des dossiers complets et exacts des coûts des contrats et qu’il autorise le gouvernement à inspecter et à examiner les dossiers sur demande.
Il existe certaines circonstances où les contrats doivent comporter des dispositions particulières en ce qui a trait à la vérification ou à la validation. Lorsque le prix du contrat est fondé sur des coûts estimés ou réels, il peut être nécessaire d’atténuer le risque de prix. Des dispositions supplémentaires en matière de vérification ou de validation sont nécessaires pour vérifier le prix du contrat et rajuster le paiement au besoin. Consulter la clause C1004C du Guide des CCUA.

4.70.35.1 Contrats à prix ferme - attestation des prix et vérification discrétionnaire des comptes

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

L'entrepreneur doit présenter une attestation des prix dans tous les contrats non concurrentiels à prix ferme dont la valeur est supérieure à 50 000 $, qu'il s'agisse de l'achat de biens et de services commerciaux ou non commerciaux. Pour chacun de ces contrats, on doit aussi inclure une clause de vérification discrétionnaire des comptes.
Ceci s'applique à tous les contrats semblables attribués par TPSGC aussi bien que par la Corporation commerciale canadienne (CCC) au nom du Département de la défense des États-Unis (DoD) et de la National Aeronautics and Space Administration (NASA), à l'exception des contrats dont le prix est calculé en fonction de tarifs établis par des organismes de réglementation publique et qui ne font pas l'objet de négociations par TPSGC.

4.70.35.2 Clause de vérification générale

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Il est prévu que la clause de vérification générale soit utilisée dans tous les contrats émis par le programme d’approvisionnement. La clause de vérification générale est incluse dans les conditions générales du Guide des CCUA 2010A, 2010B, 2010C, 2015A, 2029, 2030, 2035, et 2040; et dans les modèles uniformisés d’approvisionnement de complexité élevée, moyenne et faible.
La clause de vérification exige que l’entrepreneur tienne des dossiers complets et exacts du coût estimé et réel des travaux. Cette mesure permet au Canada de déterminer :
1. si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat; et
2. si le Canada a obtenu la meilleure valeur.
  1. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen.
La clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse dans le cas de contrats où :
1. le prix final du contrat est fondé sur des coûts réels encourus après l’octroi du contrat; et
2. il peut être nécessaire d’atténuer le risque de prix par la validation des documents justificatifs.
Utilisez la clause C1004C du Guide des CCUA conjointement avec C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, et C1206C.

4.70.35.5 Contrats à frais remboursables - attestation et vérification

Date d’entrée en vigueur : 2012-07-16

Dans le cas de contrats à frais remboursables, le prix n'est pas précisé dans le contrat mais sera plutôt établi à la fin des travaux. Par conséquent, en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il est nécessaire que l'autorité pertinente atteste que le prix est raisonnable en se basant sur les coûts réels engagés tels qu'ils sont relevés après l'exécution des travaux. Dans tous les contrats à frais remboursables d'une valeur supérieure à 50 000 $, la mention à l'effet que les coûts engagés doivent être déterminés par une vérification effectuée par le gouvernement n'a comme but que de servir de base à une telle attestation, à savoir que le prix est effectivement raisonnable.
Les contrats comprenant des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause de vérification appropriée. Les bases de paiement le remboursement des coûts sont : frais remboursables avec taux fixe basé sur le temps; frais remboursables avec prime d’encouragement; frais remboursables avec tarif fixe; frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels; et frais remboursables sans tarif.
À la fin d'un contrat prévoyant un élément de remboursement des coûts, l'entrepreneur devra soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats. L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat, sauf pour les contrats de réparation et de révision où cette exigence est facultative. (Voir la clause C0300C du guide des CCUA.)

4.70.35.10 Contrats à tarif fixe basé sur le temps - contrôle du temps

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Le temps facturé et l'exactitude du système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada, avant ou après que l'entrepreneur ait été payé, conformément aux modalités du contrat, qu'il s'agisse d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel et sans égard à sa valeur. Toutefois, l'ampleur de la vérification effectuée doit être en rapport avec la valeur du contrat. (Voir la clause C0711C du guide des CCUA.)
Ceci s'applique à tous les contrats de ce genre, sauf ceux qui portent sur la prestation de services d'aide temporaire et la location de matériel.
Dès qu'un contrat à taux fixe basé sur le temps est terminé, l'entrepreneur doit soumettre une facture faisant état du temps réel consacré à l'exécution du contrat. De plus, la clause C0710C ou C0711C du guide des CCUA doit être utilisée afin de vérifier le temps facturé et le système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur.

4.70.35.15 Vérification d’un contrat attribué à un entrepreneur étranger

Date d’entrée en vigueur : 2017-10-24

Lorsqu'une vérification d'un contrat attribué à un entrepreneur étranger ou d'un contrat qui comprend la participation d'un sous-traitant à qui une partie importante des travaux a été confiée, étranger provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) est nécessaire, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient l'entrepreneur ou le sous-traitant pour réaliser la vérification. Le service de vérification peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.

4.70.40 Clauses sur la vérification discrétionnaire des comptes

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification discrétionnaire des comptes suivante du guide des CCUA :

C0100C :

pour les biens ou les services commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0002T, C0004T ou C0006T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0600T est utilisée;
C0101C :

pour les biens ou les services non commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0003T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0601T est utilisée.

4.70.45 Clauses sur la vérification du temps

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification du temps suivante du guide des CCUA :

C0710C :

pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour les services et le matériel;

C0711C :

pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour la vérification du temps facturé et de l'exactitude du système d'enregistrement. On ne doit pas utiliser cette clause lorsque la clause C0705C est utilisée.

4.70.50 Instructions relatives à la facturation

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les conditions générales du guide des CCUA comprennent des conditions relatives à la présentation des factures, et les modèles relatifs aux achats comprennent des instructions de facturation.
La clause H5001C du guide des CCUA doit être utilisé dans les contrats pour les biens et les services lorsque l'entrepreneur doit soumettre des factures conformément à tous les renseignements exigés en vertu de l'article « Présentation des factures » des conditions générales pertinentes, et les factures seront soumises lorsque tous les travaux décrits dans la facture auront été complétés.
Lorsqu'on propose les paiements partiels ou les paiements anticipés, la clause appropriée du guide des CCUA doit être incluse dans le contrat. Si le formulaire de demande de paiement partiel PWGSC- TPSGC 1111 est exigé pour effectuer les paiements partiels ou les paiements d'étape et que des pièces à l'appui doivent être présentées, la clause H3022C peut être utilisée. D'autre part, la clause H3024C peut être utilisée lorsqu'il n'est pas exigé de joindre des pièces à l'appui à la demande. Dans les contrats pour des services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause H3020C peut être utilisée.

4.70.55 Instruments de paiement

Date d’entrée en vigueur : 2016-01-28

Le gouvernement du Canada peut utiliser différentes méthodes pour régler le paiement d’un bien ou d’un service. Ces méthodes sont appelées « instruments de paiement », et ces instruments établissent la façon dont l’entrepreneur sera payé.
Les factures de l’entrepreneur peuvent être réglées à l’aide des instruments de paiement suivants :
1. Dépôt direct (paiements nationaux et internationaux);
2. Carte d’achat du gouvernement du Canada (cartes d’achat Visa et MasterCard du gouvernement du Canada pour les paiements nationaux et internationaux);
3. Échange de données informatisées (pour les paiements nationaux);
4. Virement télégraphique (pour les paiements internationaux seulement);
5. Système de transfert de paiements de grande valeur (paiements nationaux supérieurs à 25 millions de dollars);
6. Chèque (pour les paiements nationaux et internationaux);
7. Petite caisse (pour les paiements nationaux).
À l’exception des chèques et de la petite caisse, tous les éléments ci-dessus sont des instruments de paiement électronique. Les instruments de paiement électronique sont les instruments de paiement privilégiés par le gouvernement du Canada.
Si le ministère ou l’organisme client souhaite effectuer le paiement à l’aide d’un instrument de paiement électronique, il peut indiquer sa préférence dans la demande de soumissions et les documents du contrat subséquent. Les soumissionnaires ou les entrepreneurs pourront alors indiquer s’ils sont en mesure d’accepter diverses formes de paiement électronique. Se reporter aux clauses H3027T et H3027C du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat.
Pour en savoir plus sur les instruments de paiement électronique, veuillez consulter le site Web du receveur général.

4.70.55.5 Dépôt direct

Date d’entrée en vigueur : 2016-01-28

Les factures des entrepreneurs peuvent être réglées par dépôt direct. Le dépôt direct est un mode de paiement qui consiste en un transfert électronique de fonds et est l’instrument de paiement privilégié par le gouvernement du Canada. Les entrepreneurs sont vivement invités à accepter les paiements par dépôt direct, mais ils ne sont pas tenus de le faire. Le gouvernement du Canada peut effectuer des dépôts directs au Canada ainsi que dans un grand nombre de pays étrangers (pour obtenir une liste, veuillez consulter le site Web du receveur général).
Bien que le dépôt direct ne porte pas de détails concernant la remise ou de relevé, les ministères et organismes clients peuvent maintenant envoyer par courriel une explication des paiements aux entrepreneurs.
Si les entrepreneurs souhaitent recevoir un paiement par dépôt direct, ils doivent suivre les étapes d’inscription appropriées auprès du ministère ou de l’organisme client responsable de l’émission des paiements. En général, un chèque annulé est demandé pour l’enregistrement des données bancaires exactes.

4.70.55.10 Paiement effectué par carte d’achat

Date d’entrée en vigueur : 2017-06-21

Les factures des entrepreneurs peuvent être réglées au moyen des cartes d’achat (cartes de crédit) du Canada, ce qui comprend les cartes d’achat Visa et MasterCard. Cependant, les entrepreneurs ne sont pas tenus d’accepter des cartes d’achat comme instrument de paiement.
L’utilisation de cartes d’achat pour régler les factures des entrepreneurs ou pour payer au point de vente est une décision de gestion de la trésorerie qui incombe au ministère ou à l’organisme client.
Les cartes d’achat peuvent également être utilisées pour les commandes subséquentes dans le cadre de certaines offres à commandes établies. Lorsqu'il est prévu que le ministère ou l’organisme client peut utiliser la carte d’achat pour les commandes subséquentes et/ou au point de vente dans le cadre d'une offre à commandes, consulter les clauses incluses dans le Modèle de demande d'offres à commandes (DOC) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et les Conditions générales de 2005.

4.70.55.15 Échange de données informatisées

Date d’entrée en vigueur : 2016-01-28

Les paiements effectués au moyen de l’échange de données informatisées sont des paiements électroniques utilisés pour les paiements nationaux, qui comprennent des renseignements structurés sur les remises ou un relevé concernant le paiement (p. ex. décrivant l’objet du paiement).
Lorsque le paiement est versé dans le compte de l’entrepreneur, d’autres renseignements sur les remises sont également fournis à l’entrepreneur. L’entrepreneur détermine auprès de son institution financière la façon dont ces renseignements doivent lui être transmis. Il incombe à l’entrepreneur de vérifier la conformité de son compte avec l’échange de données informatisées.

4.70.55.20 Virements télégraphiques

Date d’entrée en vigueur : 2016-01-28

Un virement télégraphique est un transfert électronique de fonds qui est souvent la méthode la mieux indiquée pour le transfert de fonds dans un compte bancaire à l’étranger. Contrairement au dépôt direct à l’étranger, il est possible d’effectuer un virement télégraphique en devises autres que la devise du pays où se trouve le compte bancaire.
En raison des frais d’opération élevés qu’entraîne un virement télégraphique pour le gouvernement du Canada, ce dernier ne devrait être limité qu’aux paiements en devises étrangères de grande valeur, de faible volume et urgents ou aux paiements devant être émis dans une devise autre que celle du pays de destination.

4.70.55.25 Système de transfert de paiements de grande valeur

Date d’entrée en vigueur : 2016-01-28

Le Système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV) est un système électronique de virement télégraphique utilisé pour faciliter le transfert des paiements irrévocables en dollars canadiens au Canada.
Bien qu’il n’y ait pas de minimum pour les paiements par STPGV, ce système devrait être réservé aux paiements d’un montant élevé. Tous les paiements nationaux supérieurs à 25 millions de dollars effectués par le gouvernement du Canada doivent être émis par le STPGV.
Les fonds sont alors transférés en temps réel entre les institutions financières participantes au nom des ministères et organismes clients, et les fonds sont disponibles à l’entrepreneur immédiatement.

4.70.60 Attestations

Date d’entrée en vigueur : 2024-02-16

Lorsque le fournisseur fournit des attestations dans sa soumission, son offre ou son arrangement, ces attestations pourront faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la période du contrat, de l'offre ou de l'arrangement. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'entrepreneur, de l'offrant ou du fournisseur ou si on constate que les attestations qu'il a fournies comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada peut résilier le contrat pour manquement, mettre de côté l'offre à commandes (OC) ou l'AMA et retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs qualifiés. Pour voir la clause relative aux attestations, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement CM, CE, DOC et DAMA).

4.70.65 Contrats et matériel de défense

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Tout contrat qui constitue un « contrat de défense », selon la définition dans la Loi sur la production de défense (LPD), doit comprendre la clause A9006C du guide des CCUA.
Un contrat attribué au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) n'est pas nécessairement un contrat de défense. Par exemple, un contrat portant sur des biens utilisés dans le cadre des activités quotidiennes du MDN ne constitue pas un contrat de défense. De plus, il est possible qu'un contrat de défense soit attribué au nom d'un ministère autre que le MDN. Le ministère client, en qualité de responsable technique, déterminera si un besoin précis conduira à l'attribution d'un contrat de défense, conformément aux dispositions de la LPD.
La clause C2611C du guide des CCUA doit être incluse dans toutes les demandes de soumissions et les contrats portant sur du matériel de défense évalué à 250 000 $ et plus, qui comportent l'importation de matériel de défense et qui exigent que l'entrepreneur soit l'importateur. Cette clause stipule que l'entrepreneur sera responsable de voir à la remise des droits de douane à l'importation ou au paiement de ces mêmes droits et de demander un remboursement à l'Agence du revenu du Canada (ARC). On doit utiliser la clause C2610C du guide des CCUA lorsque le MDN est l'importateur. Le MDN est responsable de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en temps opportun, l'attestation exigée en vertu du Tarif des douanes.
Selon l'ARC, le « matériel de défense » n'inclut que les biens spécifiés, servant ou pouvant servir, directement ou indirectement à la défense du Canada. Les biens achetés pour les opérations quotidiennes du MDN ne sont pas admissibles.

4.70.70 Services - résidents non permanents

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et le règlement connexe établissent les conditions en vertu desquelles les résidents non permanents obtiennent un permis d'emploi avant d'être autorisés à séjourner au Canada en vue d'occuper un emploi temporaire. Cela comprend le séjour temporaire en vue d'exécuter les travaux en vertu d'un contrat du gouvernement fédéral.
Pour l'approvisionnement de biens et de services qui peuvent nécessiter des services au Canada rendus par des résidents non permanents, les clauses pertinentes du guide des CCUA suivantes doivent être incluses :
1. A2000C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi au Canada;
2. A2001C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi à l'étranger.

4.70.75 Assurance

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour les exigences particulières en matière d'assurance dans le cadre d'un besoin, la clause G1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans le contrat. D'autre part, lorsque aucune exigence en matière d'assurance ne s'applique à un besoin particulier, la clause G1005C peut être utilisée dans le contrat.
Les agents de négociation des contrats doivent insérer les clauses d'assurance applicables contenues dans la sous-section 5-G du guide des CCUA. Pour plus de renseignements, voir l'Annexe 4.7 : Clauses des risques assurables pour les clauses d'assurance, l'Annexe 4.8 : Assurance relative aux véhicules loués ou appartenant au gouvernement pour l'assurance des véhicules loués par le gouvernement ou lui appartenant, et l'Annexe 4.9 : Assurance relative à l'équipement loué ou appartenant au gouvernement pour l'assurance du matériel loué par le gouvernement ou lui appartenant. Consulter également le site Web de la Gestion des risques. Pour tout renseignement supplémentaire sur l'assurance, les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques de TPSGC par courriel à : rcnscgra.ncrrmias@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

4.70.80 Garantie financière contractuelle

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie financière contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. La clause E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière contractuelle après l'attribution du contrat. La clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de sécurité à titre de garantie financière contractuelle.
Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'achèvement des travaux. La date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'achèvement des travaux, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que l'entrepreneur s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. Si l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement d'exécution est exigée dans le contrat, on doit utiliser la clause E5000C.
Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux est exigée, la clause E8000C doit être utilisée.

4.70.85 Marchandises contrôlées

Date d’entrée en vigueur : 2024-04-19

Lorsque le programme des marchandises contrôlées s'applique à un besoin, la clause A9131C du guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats afin d'informer l'entrepreneur de ses obligations dans le cadre de ce programme. Lorsqu'il s'agit d'un contrat pour le ministère de la Défense nationale, la clause B4060C doit être utilisée dans le contrat.

4.70.90 Limitation de la responsabilité

Date d’entrée en vigueur : 2022-10-20

La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. Pour en savoir plus sur la gestion des risques, consultez le Chapitre 3 – Stratégie d’approvisionnement. On devrait prendre ces décisions avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations.
Lorsqu'une limitation de la responsabilité s'applique à un besoin, les clauses relatives à la limitation de la responsabilité du guide des CCUA peuvent être incluses dans le contrat. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe de produits approprié (habituellement « le prix du contrat au moment où les dommages ont été causés » ou un montant en dollars prédéterminé établi par le groupe de produits et services).
Pour limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada, sans limiter la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne les réclamations de tiers, la clause N0001C doit être utilisée. De façon générale, cette clause serait utilisée lorsqu'un groupe de produits existe (autres que ceux qui se rapportent à la GI-TI ou aux services de satellite, qui ont leurs clauses particulières) ou après qu'une évaluation aura permis de déterminer le risque auquel le Canada est exposé et la protection requise.
Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada et exiger de l'entrepreneur qu'il indemnise le Canada à l'égard des réclamations de tiers, la clause N0002C doit être utilisée.
Les clauses N0001C et N0002C sont similaires car elles créent toutes les deux une limitation de la responsabilité de l'entrepreneur pour les dommages causés au Canada. Cependant, les deux clauses traitent la responsabilité de l'entrepreneur pour des réclamations de tiers de différentes façons. La clause N0001C prévoit essentiellement que les parties consentent à ce que la responsabilité pour les dommages aux tiers soit déterminée selon les lois applicables au contrat. Cette clause prévoit également que si le Canada doit payer les dommages causés par l'entrepreneur aux tiers à cause d'une responsabilité conjointe et solidaire, l'entrepreneur doit rembourser ce montant au Canada. En bref, selon la clause N0001C, chaque partie est responsable pour tous les dommages qu'elle cause aux tiers. La clause N0002C pour sa part prévoit que l'entrepreneur doit indemniser le Canada contre toutes les réclamations de tiers qui sont reliées au contrat.
Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de première et de tierces parties, la clause N0003C doit être utilisée.
On devrait éviter de limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de tiers, étant donné que cela pourrait constituer un risque énorme pour le Canada. On ne peut limiter la responsabilité civile d'un entrepreneur que dans de très rares cas, généralement dans le cas de contrats non concurrentiels. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité civile de tiers d'un entrepreneur, les approbations suivantes doivent être obtenues :
1. la limitation de la responsabilité civile de tiers de l’entrepreneur sans transfert important des risques doit être approuvée par le directeur, Programme des approvisionnements, administration centrale, responsable du domaine ou du produit visé; et
2. la limitation de la responsabilité civile de tiers de l’entrepreneur avec transfert important de risques nécessite l’approbation du Conseil du Trésor (CT), par l’intermédiaire du sous ministre adjoint (SMA), Direction générale des approvisionnements, ou du SMA, Approvisionnement maritime et de défense, et l’approbation du dirigeant principal des finances du ministère client.
Pour les besoins en services de satellite dans le cadre desquels le CT a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0008C doit être utilisée.
Dans le cas de besoins en logiciels-services (SaaS) dans un nuage public pour lesquels le CT a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0004C doit être utilisée. Voici ce qui est stipulé dans la nouvelle clause N0004C : Limitation par incident : Sous réserve de l’article suivant, quel que soit le fondement ou la nature de la réclamation, la responsabilité totale de l’entrepreneur par incident n’excédera pas la valeur cumulative des factures contractuelles pour les 12 mois précédant l’incident.
Pour les besoins de gestion de l'information ou de technologie de l'information (GI-TI) dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0000C du guide des CCUA doit être utilisée uniquement dans le cas des contrats de GI-TI.

4.70.95 Justes salaires

Date d’entrée en vigueur : 2014-06-26

Cet article est supprimé du Guide des approvisionnements en raison de l’abrogation de la Loi sur les justes salaires et les heures de travail, le 1^er janvier 2014.

L'article 4.70.95 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2014-2.

4.70.100 Information sur les frais de transport

Date d’entrée en vigueur : 2020-05-28

Le terme Incoterms 2000 « FCA franco transporteur (... lieu convenu) » doit être utilisé dans tous les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) attribués à des fournisseurs uniques, dans tous les contrats de réparation et de révision lorsque le transport ne fait pas partie de la soumission concurrentielle, et dans tous les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (et non pour tous les contrats passés avec les États-Unis). Le MDN gérera la logistique interne (la coordination, l'organisation et le paiement de tous les frais de transport à l'arrivée) de ces contrats. Pour ces contrats, l'entrepreneur doit livrer les biens « FCA franco transporteur », et le lieu convenu sera toujours l'établissement de l'entrepreneur, à moins d'avis contraire du MDN. L'agent de négociation des contrats doit inclure dans le contrat la clause sur le transport D0035C ou D0037C du guide des CCUA. Ces clauses obligent l'entrepreneur à s'adresser au MDN pour obtenir des instructions d'expédition et connaître la marche à suivre.
Si l'entrepreneur n'est pas situé au Canada et que les biens doivent être importés au Canada par le MDN, l'agent de négociation des contrats doit inclure la clause C2608C et, s'il y a lieu, la clause C2610C. Si les biens doivent être importés au Canada par l'entrepreneur, inclure la clause C2611C, s'il y a lieu.
Pour aider les agents de négociation des contrats à déterminer quelle clause relative à l'expédition s'applique à leur contrat, voici la liste des clauses et leur application :
1. Contrats du MDN :
  1. D0035C : pour les entrepreneurs établis à l'étranger et les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (les clauses C2608C et C2610C peuvent s'appliquer);
  2. D0037C : pour les entrepreneurs canadiens;
  3. D4001C : pour livraison FAB destination.
2. Tous les autres ministères du gouvernement :
  1. D4000C : pour livraison FAB origine (utiliser les clauses C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C ou C5201C dans les contrats);
  2. D4001C : pour livraison FAB destination (utiliser les clauses C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C dans les contrats).

4.70.105 Législation du travail de l'Ontario

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour les contrats de services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité lorsque l'entrepreneur doit garder les dossiers de ses employés à jour et fournir, sur demande, l'information à l'agent de négociation des contrats, conformément à la législation du travail de l'Ontario, la clause A0075C du guide des CCUA doit être utilisée. Voir l'Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.

4.75 Émission de la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article 4.35 Critères d'évaluation.
Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.

4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2021-05-20

Les fournisseurs doivent toujours disposer d'un délai raisonnable pour préparer et présenter des soumissions valables, indépendamment de toute période de demande de soumissions minimale prescrite. La date de clôture d'une demande de soumissions doit tenir compte de la complexité du marché et de la proportion prévue du travail sous-traité. Le temps accordé doit être suffisant pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions et, s'il y a lieu, tout document supplémentaire, et de préparer et soumettre son offre.

À l'exception des marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour les biens et 40 000 $ pour les travaux de construction et les services, y compris toutes les taxes applicables), les périodes de demande de soumissions doivent être d'au moins 15 jours civils, sauf en cas d'urgence.
Dans le cas des marchés qui ne sont pas assujettis à un quelconque accord commercial, la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. La période de demande de soumissions pour les marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour des biens et moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables) peut être inférieure à 15 jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.
Dans le cas des marchés qui sont uniquement assujettis à l'Accord de libre-échange canadien (ALEC), la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. Si une urgence le justifie, alors la période de demande de soumissions peut être inférieure à 15 jours civils.
Pour les marchés sujets à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux :
1. En général :
  1. La période de demande de soumissions minimale est de 40 jours civils et peut être réduite de cinq (5) jours, jusqu'à un minimum de 25 jours civils, pour chacune des conditions suivantes :
    1. l'avis de projet de marché (APM) est publié par voie électronique;
    2. tous les documents d'appel d'offres sont rendus accessibles par voie électronique à compter de la date de publication de l'APM;
    3. l'entité contractante accepte des soumissions par voie électronique.
  2. Cette période de demande de soumissions minimale peut encore être réduite à :
    1. Un minimum de 15 jours civils, si au moins 40 jours et pas plus de 12 mois avant la publication de l'APM, l'entité contractante a publié un avis de projet de marché qui contient :
      1. une description du marché;
      2. les dates limites approximatives de présentation des soumissions ou des demandes de participation;
      3. une déclaration selon laquelle les fournisseurs intéressés devraient exprimer leur intérêt dans le marché à l'entité contractante;
      4. l'adresse à laquelle les documents relatifs au marché peuvent être obtenus; et
      5. autant de renseignements qu'en demande l'APM que possible;
    2. Un minimum de 15 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.
2. Pour les marchés de biens et de services commerciaux, à condition que l'avis de projet de marché (APM) et les documents relatifs à l'appel d'offres soient publiés en même temps par voie électronique, la période de demande de soumissions serait d'un minimum de 15 jours civils. Les biens et services commerciaux sont généralement des besoins « courants » qui ne comportent que peu ou pas de personnalisation et pour lesquels un prix peut être proposé sur catalogue ou des frais de service standard s'appliquent. Lorsque 15 jours civils est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à un minimum de 13 jours civils ou, si les soumissions sont acceptées par voie électronique, à un minimum de 10 jours civils.
  
  Si l'APM et les documents d'appel d'offres ne sont pas publiés en même temps par voie électronique, alors les règles générales concernant les périodes de demande de soumissions minimales pour les marchés assujettis à au moins un accord commercial international, décrites ci-dessus, s'appliqueront.
3. Si une urgence fait en sorte que la période normale de soumission (établie conformément à ce qui précède) est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à :
  1. Un minimum de 10 jours civils, à condition que l'entité contractante puisse dûment justifier l'état d'urgence; ou
  2. Jusqu'à moins de 10 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.
Lors de l'établissement d'une liste à utilisation unique ou permanente de fournisseurs qualifiés, la période de préqualification doit toujours être un délai raisonnable pour que les fournisseurs puissent préparer et présenter leurs qualifications. Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, l'invitation à se qualifier ou la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

Pour les marchés passés en vertu d'une liste à utilisation unique de fournisseurs préqualifiés ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, la période de demande de soumissions doit être déterminée conformément aux obligations décrites ci-dessus.

De plus amples renseignements sur les obligations découlant des accords commerciaux pour les listes de fournisseurs préqualifiés figurent à la section 3.25. Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux.
La mention « expiré » n'apparaît que le jour ouvrable suivant sur le SEAOG pour les avis comportant une date de clôture. Les avis échus et les documents connexes demeurent disponibles sur le SEAOG.
Un résumé des orientations sur les périodes de demande de soumissions minimales peut être trouvé à l’annexe 4.10.

4.75.10 Annonces publiques

Date d’entrée en vigueur : 2013-11-06

Pour annoncer les marchés concurrentiels, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

Le SEAOG est le babillard où le gouvernement du Canada affiche ses occasions d'affaires et où les fournisseurs peuvent les chercher en ligne. Le site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres est le site officiel où le Canada honorera ses obligations au titre des accords commerciaux qu'il a signés et est la source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada. Pour de plus amples renseignements sur le SEAOG, consulter le site Appels d'offres d'Achatsetventes.gc.ca ou communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.

4.75.15 Avis de projet de marchés

Date d’entrée en vigueur : 2024-02-16

L'avis concernant la possibilité d'une demande de soumissions est diffusé par l'intermédiaire d'un avis de projet de marchés (APM) affiché sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
L'APM est un résumé de la demande de soumissions qui décrit brièvement le besoin et fournit des renseignements pertinents qui aideront les soumissionnaires éventuels à définir leur intérêt à combler le besoin et leur capacité de satisfaire aux conditions essentielles de participation. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM quels accords commerciaux ou autres ententes s'appliquent ou si des restrictions en matière de contenu canadien s'appliquent. (Par exemple, les demandes de soumissions peuvent préciser que le besoin a été réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou restreint aux fournisseurs établis au Canada en raison de l'exception en matière de sécurité nationale. Dans ces cas, seuls les fournisseurs autochtones ou les fournisseurs établis au Canada, respectivement, seraient admissibles à soumissionner.)
L'APM doit indiquer si des documents additionnels seront affichés sur le SEAOG ou s'ils seront disponibles séparément.
De nombreuses unités d'achat ont établi des modèles pour aider les agents de négociation des contrats à élaborer les APM. Les agents de négociation des contrats devraient consulter leurs gestionnaires afin de déterminer si les modèles sont couramment utilisés dans leur unité d'achat.
L'APM devrait aviser les fournisseurs de leur option de demander un compte rendu. Pour des exemples de textes suggérés, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (Simple, CM, CE, DOC et DAMA) du Guide des CCUA. Le même énoncé doit figurer dans tous les avis (notamment les journaux).
Au moment d’inscrire les renseignements concernant les points de livraison relativement à une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement dans l'APM, l’agent de négociation des contrats doit choisir uniquement les provinces ou les territoires où il pourrait y avoir des livraisons.

4.75.15.1 Politique sur les langues officielles applicable à l'avis de projet de marchés

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-13

Avec la promulgation de l’AP-48R1- Exigences relatives à la Loi sur les langues officielles, cette section a été supprimée.

À titre de référence seulement, la section 4.75.15.1 est disponible dans les archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2021-3.

4.75.15.5 Langues désignées des bureaux

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Bureaux de TPSGC désignés bilingues :
- Moncton (N.-B.)
- Montréal (Québec)
- Saint John (N.-B.)
- Québec (Québec)
- Région de la capitale nationale
- Bagotville (Québec)
Bureaux de TPSGC désignés unilingues
- St. John's (T.-N.-L.)
- Winnipeg (Man.)
- Calgary (Alb.)
- Halifax (N.-É.)
- Brandon (Man.)
- Vancouver (C.-B.)
- Pembroke (Ont.)
- Saskatoon (Sask.)
- Victoria (C.-B.)
- Willowdale (Ont.)
- Regina (Sask.)
- Whitehorse (Yukon)
- Mississauga (Ont.)
- Edmonton (Alb.)

4.75.20 Procédure d’affichage d'un avis de projet de marchés sur le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

Pour les achats assujettis à un quelconque accord commercial, l'affichage d'un avis par l'entremise du SEAOG est requis dans les cas suivants :
1. appel d'offres ouvert; et
2. appel d'offres sélectif :
  1. Si l’appel d’offres est uniquement assujetti à l'ALEC, seule une invitation à se qualifier ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement doit être affichée dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la préqualification, consultez 4.10.25.15 L’Accord de libre échange canadien et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement et 4.10.25.20 Processus continu de qualification.
  2. Si l’appel d’offres est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux, l’invitation à se qualifier ou la demande d’arrangement en matière d’approvisionnement et les APM doivent être affichés dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement.
Il n’est pas nécessaire d’afficher dans le SEAOG si l’on utilise un appel d’offres limité, bien que l’affichage dans le SEAOG soit toujours recommandé.
Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et des documents de demandes de soumissions, et les transmettre au SEAOG par le biais de la solution d’achats électroniques (SAE).
Afin de s'assurer que l'ensemble des documents de demandes de soumissions sont affichés sur le SEAOG le jour ouvrable suivant, les agents de négociation des contrats doivent faire parvenir leurs avis et documents de demandes de soumissions avant 6 h (HE). Les fichiers requis sont joints en utilisant l’application de gestion des appels d’offres (AGAO) avant l’affichage sur le SEAOG. Pour de plus amples détails sur la façon de joindre des fichiers au moyen de l'AGAO, s'il vous plaît voir la page Pièces jointes électroniques de l’application de gestion des appels d'offres (AGAO) – Foire aux questions.
Les agents de négociation des contrats sont responsables de préparer, et d'afficher les avis de marchés sur le SEAOG, et dans le cas des procédures de demandes de soumissions sélectives, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de soumissions sur le SEAOG

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

Les agents de négociation des contrats de TPSGC utilisent la solution d’achats électroniques (SAE) pour créer leurs demandes de soumissions associées à chaque demande concurrentielle annoncée publiquement, qui est ensuite affichée sur le SEAOG.
Le groupe de soutien d’AchatsCanada agit à titre de centre de liaison entre le SEAOG et les agents de négociation des contrats pour faciliter les corrections.
Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le SEAOG le lendemain de l'envoi de l'avis. S’il y a des anomalies ou si l'avis n'est pas affiché, l’agent de négociation des contrats devrait en informer le groupe de soutien d’AchatsCanada.
L'agent de négociation des contrats doit s'assurer de l’exactitude et de l’intégralité des avis et des demandes de soumissions (incluant toutes les pièces jointes) ainsi que de leur affichage sur le SEAOG comme il se doit. Les corrections à apporter aux demandes de soumissions demeurent la responsabilité de l'agent de négociation des contrats.

4.75.30 Distribution de documents non disponibles par voie électronique

Date d’entrée en vigueur : 2013-11-06

Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être affichés sur le SEAOG, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la distribution des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, CD ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) aux soumissionnaires.
Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués.
Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une demande de soumissions (comme des échantillons ou des documents protégés) sont directement envoyés aux fournisseurs, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

4.75.35 Communication directe avec les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

À l'occasion, en se fondant sur sa connaissance du produit ou du marché, un agent de négociation des contrats peut juger que des fournisseurs d'un bien ou d'un service ne verront pas ou ne pourront pas répondre à une demande de soumissions si celle-ci est affichée uniquement sur le site du SEAOG. Dans ces cas, afin de favoriser la concurrence et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, l'agent de négociation des contrats peut communiquer avec ces fournisseurs pour les informer qu'une occasion de marché a été publiée.
La communication doit se faire seulement après que l'avis de projet de marchés ait été publié sur le SEAOG, aussitôt que possible afin que les fournisseurs avisés aient le temps d'y répondre. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de traitement préférentiel, cette communication devrait se faire par écrit, pour qu'il puisse être démontré que tous les fournisseurs ont eu accès à la même information, en même temps.
Le but particulier d'informer les fournisseurs est de s'assurer qu'ils sont au courant qu'il y a une occasion offerte et de les inciter à consulter le site du SEAOG. Pour cette raison, l'avis ne doit contenir que de brefs renseignements sur le bien ou le service, de même qu'une référence appropriée (numéros de référence, identification du demandeur ou numéro de la demande de soumissions). Il ne doit pas comprendre d'information qui ne serait pas à la disposition des fournisseurs qui sont mis au courant de l'occasion de marché en consultant directement le SEAOG.
Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, dans le dossier, le nom de chaque fournisseur avisé ainsi que la date de l'avis. La méthode recommandée est de fournir un exemplaire de l'APM.

4.75.40 Distribution des documents de demandes de soumissions aux fournisseurs invités

Date d’entrée en vigueur : 2013-11-06

Lorsque le marché ne sera pas affiché sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux fournisseurs invités.
Pour les besoins qui ne sont pas annoncés publiquement, la liste des fournisseurs invités à soumissionner doit être transmise automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes seront mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent la demande de soumissions.
Lorsqu'un ministère client est responsable de distribuer du matériel technique supplémentaire qui peut accompagner la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit transmettre le nom et l'adresse des fournisseurs invités au ministère client. On devrait exiger que les ministères clients attestent que le matériel technique a été distribué aux destinataires appropriés.
Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Les demandes de liste des soumissionnaires devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au 819-956-1820.

4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

4.75.45.1 Demande de soumissions par invitation directe

Date d’entrée en vigueur : 2010-08-16

Si un marché concurrentiel n'est pas annoncé publiquement, on consulte généralement les listes de fournisseurs pour inviter les fournisseurs à soumissionner ou présenter une offre ou un arrangement.
Normalement, lorsqu'on se sert de listes de fournisseurs distinctes des listes de fournisseurs par rotation :
1. on peut adresser une invitation à soumissionner à tous les autres fournisseurs qui en font la demande et tenir compte de leur proposition dans l'évaluation.
2. on peut étoffer ces listes lorsqu'un agent de négociation des contrats connaît d'autres fournisseurs éventuels et que le client recommande d'autres fournisseurs.

4.75.45.5 Besoins assujettis aux accords commerciaux

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Pour les besoins assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l'Accord de libre-échange canadien, des listes de fournisseurs peuvent être établies pour certains biens et services, lorsqu'il est approprié d'établir une liste de fournisseurs préqualifiés. Ces listes devraient être mises à jour au moins chaque année.

Les procédures des appels d'offres ouverts, par l'entremise du SEAOG, doivent être utilisées pour inviter les fournisseurs à présenter l'expression de leurs compétences pour évaluation et inclusion dans la liste, s'ils satisfont aux critères de sélection. Les fournisseurs doivent pouvoir tenter de se qualifier en tout temps, et tous les fournisseurs qualifiés doivent être inclus dans la liste.
Dans le cas des demandes de soumissions qui ne sont assujettis qu'à l'ALEC, tous les fournisseurs figurant sur la liste des sources doivent être invités à soumissionner, à moins que l'invitation à se qualifier ne précise une limite au nombre de fournisseurs qui seront autorisés à soumissionner et qu'elle comporte les critères pour sélectionner le nombre limité de fournisseurs, auquel cas un nombre limité de fournisseurs qualifiés peuvent être invités à participer à l'appel d'offres. Il n'est pas nécessaire d'afficher un APM dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez 3.25. Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, 3.50.5. Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement, et 4.10.25.15. L'Accord de libre-échange canadien et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement.
Pour les demandes de soumissions qui sont assujetties à au moins un accord commercial international, un APM doit être publié dans le SEAOG. Tous les fournisseurs figurant sur la liste des sources doivent être capables de soumissionner. En outre, si un fournisseur qui n'est pas inclus dans la liste des sources demande à participer à la demande de soumissions, il doit pouvoir présenter une demande de qualification. S'il est qualifié, le fournisseur doit être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable et être autorisé à participer au marché en question. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez 3.25. Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, 3.50.5. Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement, et 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement.

4.75.45.10 Besoins non assujettis aux accords commerciaux

Date d’entrée en vigueur : 2020-07-01

Pour les besoins qui ne sont pas assujettis aux accords commerciaux et lorsque la concurrence ouverte n'est pas appropriée en raison de la nature du besoin, des soumissions, des offres ou des arrangements peuvent être émis directement en utilisant une liste de fournisseurs. Si une liste de fournisseurs pour le bien ou le service visé n'existe pas, les agents de négociation des contrats devraient envisager d'utiliser le service Données d'inscription des fournisseurs afin de trouver des sources d'approvisionnement possibles, spécialement pour des biens et des services de faible valeur.
Les listes automatisées de fournisseurs, soit celles qui proviennent du Système automatisé de rotation des fournisseurs (SARF) et du système SELECT, assurent une rotation systématique des fournisseurs, afin de veiller à ce que les fournisseurs soient traités sur un pied d'égalité dans le cadre des projets de marché; on doit se servir de ces listes dans les cas où elles s'appliquent.
Si un fournisseur demande qu'on lui permette de présenter une soumission, une offre ou un arrangement pour un besoin particulier, on doit acquiescer à sa demande, à condition qu'il ne soit pas nécessaire d'annuler la demande de soumissions établies et d'en émettre une nouvelle. Cette disposition ne s'applique généralement pas aux listes de fournisseurs par rotation tel que SELECT, lequel limite la demande de soumissions aux fournisseurs choisis pour un besoin particulier.
On rappelle aux agents de négociation des contrats qu'ils devraient faire un effort pour assurer au Canada le meilleur rapport qualité-prix lorsqu'ils choisissent les fournisseurs qui seront invités, et qu'ils doivent faire valoir le principe d'équité et d'accès de manière pratique en assurant une rotation des occasions de présenter une soumission, une offre ou un arrangement entre les soumissionnaires qui figurent dans une liste donnée.

4.80 Période de la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les renseignements suivants sont reliés aux activités qui peuvent être réalisées pendant la période de la demande de soumissions. Pour plus de renseignements sur l'établissement de la période de la demande de soumissions, consulter le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement.

4.80.1 Communication pendant la période de la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Afin d'assurer l'intégrité du processus de demandes de soumissions concurrentiel, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions, et non au ministère client ou un autre représentant du gouvernement. Voir les instructions uniformisées et la clause A0012T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.
Les agents de négociation des contrats devraient éviter de rencontrer personnellement les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions. Toutes les communications devraient être transmises par écrit, dans la mesure du possible.

4.80.5 Questions pendant la période de la demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2014-06-26

Les fournisseurs devraient poser leurs questions par écrit à l'agent de négociation des contrats, avant la date indiquée dans les documents de demandes de soumissions.
Les questions simples dont la réponse ne nuit pas aux autres fournisseurs ni à la réponse qu'ils feront à la demande de soumission, pourront être traitées directement avec le fournisseur qui a posé la question.
Les questions plus complexes ou les questions portant sur le besoin devraient être dirigées vers le ministère client afin que l'agent de négociation des contrats y réponde. Les réponses à des questions techniques qui peuvent être traitées par l'agent de négociation des contrats devraient être réunies et figurer sur un addenda ou une modification à la demande s'il s'agit d'une demande de soumissions annoncée publiquement, ou constituer un addenda qui sera transmis aux fournisseurs invités à présenter une soumission. Lorsque les questions sont publiées pendant la période de la demande de soumissions, l'identité du fournisseur qui a posé les questions ne devrait pas être divulguée.
Les changements apportés à la demande de soumissions qui reflètent les éclaircissements entraînées par les questions, y compris les éventuelles prorogations, devront faire l'objet d'une modification de la demande.
Il est de la responsabilité du soumissionnaire de surveiller le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) pour toutes les mises à jour ou modifications liées à un avis de demande de soumissions.

4.80.10 Modifications apportées à une demande de soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2013-11-06

Tout changement important apporté à des renseignements fournis dans l'avis de projet de marchés (APM) ou aux documents de demandes de soumissions avant la date de clôture des soumissions nécessite l'établissement d'une modification de l’APM ou du document de demandes de soumissions. Toutes les modifications doivent être distribuées de la même manière que l’APM ou le document de demandes de soumissions original.
Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les modifications de l’APM ou des documents de demandes de soumissions sont complets. Le fournisseur pourra ensuite consulter sur le SEAOG le document même de modification à la demande de soumissions et le télécharger. La mise à jour fait alors partie intégrante du document de demandes de soumissions.
Lorsqu’un document de demandes de soumissions est annulé et qu'une nouvelle demande est émise, un nouvel APM doit être envoyé pour affichage sur le SEAOG.
Tout renseignement important communiqué à un fournisseur concernant un projet de marchés doit également être communiqué à tous les autres fournisseurs concernés suffisamment à l'avance pour que ces derniers puissent en tenir compte dans la préparation de leur soumission. Les agents de négociation des contrats qui fournissent ces renseignements doivent prendre en considération le temps nécessaire à l'affichage de ces modifications sur le SEAOG.
Si le délai n'est pas suffisant pour permettre à tous les fournisseurs d'examiner les renseignements et de répondre en conséquence, les agents de négociation des contrats peuvent décider de prolonger la période de demandes de soumissions ou d'annuler la demande de soumissions et d'en émettre une nouvelle.
L'agent de négociation des contrats doit informer le Module de réception des soumissions (MRS) de tout changement apporté à la date ou à l'heure de clôture des soumissions, et doit s'assurer qu'un avis à cet effet est parvenu au MRS.
La décision de prolonger la période de demandes de soumissions au-delà de la date de clôture établie initialement est une décision d'ordre opérationnel que peut prendre l'agent de négociation des contrats, en fonction des circonstances particulières du projet de marchés. Il est possible de traiter une prolongation dans un délai relativement court (plus ou moins 24 h), lorsque les listes de fournisseurs ont été utilisées pour les demandes de soumissions ou lorsque les demandes annoncées publiquement sont affichées sur le SEAOG.

4.80.15 Aide aux fournisseurs

Date d’entrée en vigueur : 2013-11-06

Pour obtenir des renseignements généraux sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral, les agents de négociation des contrats devraient inviter les fournisseurs à consulter Achatsetventes.gc.ca.
Les fournisseurs intéressés à faire affaire avec le gouvernement fédéral sont invités à s'inscrire au système Données d'inscription des fournisseurs pour obtenir un numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA).
Les fournisseurs sont invités à consulter les occasions d'affaires offertes pas le gouvernement dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
Pour toute demande de renseignements généraux sur les achats, les fournisseurs devraient communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.
Les questions au sujet d’une demande de soumissions en particulier doivent être acheminées à l'agent de négociation des contrats désigné dans la demande de soumissions en question.

4.85 Procédures de clôture

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans la région de la capitale nationale, les soumissions, les offres ou les arrangements sont reçus et traités par le Module de réception des soumissions (MRS) de la Place du Portage, Gatineau, Québec. Dans les régions, les procédures opérationnelles peuvent être adaptées aux situations locales.

4.85.1 Soumissions, offres ou arrangements en retard

Date d’entrée en vigueur : 2022-03-29

Toutes les demandes concurrentielles, la date et l'heure de clôture des soumissions stipulées dans la demande de soumissions sont fermes. Il incombe aux fournisseurs de s'assurer que la soumission, l'offre ou l'arrangement, selon le cas, est livré à temps au Module de réception des soumissions ou à l'agent de négociation des contrats indiqué dans la demande. Le reçu émis par le Module de réception des soumissions désigné est le seul document accepté prouvant que la soumission, l'offre ou l'arrangement, selon le cas, a été reçu dans les délais établis.
1. Les seules preuves acceptées par TPSGC pour justifier un retard attribuable au service de la SCP sont les suivantes :
  1. un timbre à date d'oblitération de la SCP;
  2. un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP;
  3. une étiquette Xpresspost de la SCP;
  prouvant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été envoyé au plus tard, le jour avant la date de clôture de la demande.
2. La seule preuve d'un retard du service Connexion de la SCP généré par le système de la Société canadienne des postes (SCP) qui sera acceptée par TPSGC est un dossier du service Connexion de la SCP avec la date et l'heure dans une conversation Connexion de la SCP, qui démontre clairement que la soumission a été envoyée avant la date et l'heure de clôture des soumissions.
Pour tous les processus concurrentiels, les soumissions, les offres ou les arrangements en retard envoyés par d'autres moyens qu'à l'aide du service Connexion de la SCP ne seront pas acceptés par le Module de réception des soumissions et seront retournés à moins qu'ils se qualifient comme soumissions, offres ou arrangements en retard.
Pour tous les processus concurrentiels, les soumissions, les offres et les arrangements (selon le cas) en retard qui sont soumis à l'aide du service Connexion de la Société canadienne des postes, les conversations entamées par le Module de réception des soumissions à l'aide du service Connexion de la SCP relatifs à une soumission, une offre ou un arrangement (selon le cas), déposé en retard seront supprimées. Des registres seront conservés pour documenter l'historique des transactions des soumissions, des offres et des arrangements déposés en retard à l'aide du service Connexion de la SCP.
Les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.

4.85.5 Soumissions, offres ou arrangements retardés

Date d’entrée en vigueur : 2010-08-16

Pour les soumissions, les offres ou les arrangements retardés, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
Ils devraient, toutefois consulter l'article 9.10.15 Services de construction lorsqu'ils traitent des présentations de soumissions en matière de contrats de construction.

4.85.10 Transmission par télécopieur

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour la transmission par télécopieur des soumissions, des offres ou des arrangements, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
Afin de s'assurer que tous les appareils d'horodatage officiels servant à la réception de soumissions soient réglés à la même heure, le Module de réception des soumissions désigné doit procéder à l'étalonnage de ces appareils et autres dispositifs officiels servant à l'horodatage, selon l'heure officielle du Conseil national de recherches du Canada (CNRC), au moins tous les deux jours ouvrables.
On peut vérifier l'horloge officielle du CNRC 24 heures par jour; il suffit de composer le 613-745-9426 (français) ou le 613-745-1576 (anglais).

4.90 Réception des soumissions, offres et arrangements

Date d’entrée en vigueur : 2022-03-29

Pour la présentation de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
Les soumissions, offres ou arrangements reçus par le MRS désigné seront enregistrés, sauvegardés (versions électroniques) et gardés scellés (versions papier) dans un endroit sécurisé et verrouillé jusqu'après la date et l'heure de clôture de la demande.
Si l'enveloppe ou le colis contenant la soumission, l'offre ou l'arrangement ne fournit pas suffisamment de renseignements, c'est-à-dire le numéro de la demande de soumissions, l'adresse de retour, et le nom du fournisseur et la date et l'heure de clôture, il faudra alors ouvrir l'enveloppe ou le colis. Le personnel du MRS désigné devra alors transcrire les renseignements nécessaires sur l'enveloppe ou le colis, le sceller à nouveau et y apposer ses initiales avant de le déposer dans le contenant à soumissions.
Les soumissions, offres ou arrangements reçus version papier après la date et l'heure de clôture, (ou lorsque les demandes de soumissions annulées) seront retournés, intactes, aux fournisseurs et les versions électroniques seront supprimées. Une lettre expliquant les raisons pour lesquelles la soumission, l'offre ou l'arrangement (versions papier et électroniques) n’est pas considéré sera envoyé au fournisseur. Si l'enveloppe ou le colis ne fournit pas suffisamment de renseignements pour identifier le nom du fournisseur ou le numéro de la demande, le personnel du MRS désigné ouvrira l'enveloppe ou le colis pour trouver ces renseignements et le retournera au fournisseur, avec une lettre expliquant la raison pour laquelle la soumission, l'offre ou l'arrangement a été ouvert.
Dans la région de la capitale nationale, les enveloppes contenant les soumissions, offres ou arrangements reçus à la salle du courrier sont horodatées, puis envoyées encore cachetées au MRS.
Après la date et l'heure de clôture, les soumissions, offres ou arrangements version papier seront retirés de l’endroit sécurisé et verrouillé. Toutes les soumissions, offres ou arrangements versions papier et électroniques seront dépouillés par l'administrateur désigné en présence d'au moins un témoin.
Le MRS désigné examinera attentivement toutes les soumissions, offres ou arrangements afin de s'assurer qu'elles sont complètes. Pour les soumissions, offres ou arrangements reçus lorsqu'ils contiennent des renseignements écrits au crayon ou des corrections, une photocopie de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est tirée et conservée à des fins de vérification, ce qui garantit que la soumission, l'offre ou l'arrangement ne peut être modifié. Pour prouver que les documents version papier ont bien été traités et vérifiés, les documents de garantie financière sont tous perforés et un tampon manuel est apposé sur la page couverture de chaque volume de documentation technique. Toutes les soumissions, offres ou arrangements sont ensuite vérifiés et certifiés à l'aide de la liste des soumissionnaires conservée dans le dossier d'achat.
Lorsque le besoin justifie la réception des soumissions, offres ou arrangements version papier (un nombre élevé prévu de soumissions, offres ou arrangements volumineux, par ex.) dans un endroit autre que le MRS désigné, les agents de négociation des contrats doivent prendre les dispositions nécessaires avec le personnel responsable de la réception des soumissions avant de fixer une date de clôture des soumissions.
Le personnel responsable évalue le lieu proposé pour la réception des soumissions et consulte le personnel de la sécurité ministérielle pour garantir la sécurité physique complète des soumissions, offres ou arrangements jusqu'à leur dépouillement. Il incombe au personnel du lieu de réception des soumissions désigné d'enregistrer les soumissions, offres ou arrangements qui y sont reçus.
Lorsque les soumissions, offres ou arrangements sont demandés par téléphone, l'agent de négociation des contrats doit transcrire exactement l'information reçue, indiquer l'heure et la date, et parapher immédiatement le relevé écrit au dossier.

4.90.1 Traitement protégé des soumissions, offres ou arrangements

Date d’entrée en vigueur : 2022-05-02

Le module de réception des soumissions (MRS) désigné suivra les instructions fournies par l'agent de négociation des contrats concernant la protection des soumissions, offres ou arrangements.
Si une soumission, une offre ou un arrangement porte la mention « protégé », « confidentiel », « secret » ou « très secret », les procédures gouvernementales s'appliquant à la transmission de renseignements ou de biens « protégés » ou « classifiés » doivent être respectées. Les soumissions, offres ou arrangements et les autres renseignements ou biens ayant trait à une soumission, une offre ou un arrangement de nature délicate doivent être livrés par porteur à l'agent de négociation des contrats responsable de la demande de soumissions; et un reçu doit être délivré.
Les renseignements sur les procédures relatives à la sécurité sont disponibles sur le site web du Programme de sécurité des contrats.

4.90.5 Dépouillement public

Date d’entrée en vigueur : 2022-03-29

Lorsque les soumissions sont dépouillées publiquement, les soumissions (version papier) sont retirées de l’endroit sécurisé et verrouillé, transportées à l'endroit où se fera le dépouillement public et toutes les soumissions (versions papier et électroniques reçues) seront ouvertes en présence d'un témoin. Le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire ainsi que le montant de chacune des soumissions sont lus à haute voix.
S'il y a plusieurs articles énumérés dans la soumission mais pas de prix total de la soumission, alors le prix de chaque article est lu à haute voix. Il y a également confirmation (s'il y a lieu) qu'une garantie de soumissions s'y trouve.

4.90.10 Réception des offres de prix

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les soumissions écrites (offres de prix) présentées en réponse à une demande de prix et envoyées directement à l'agent de négociation des contrats seront déclarées non recevables si elles sont reçues après la date et l'heure de clôture, indépendamment de la date de la mise à la poste.
Afin de s'assurer que toutes les offres de prix recevables sont examinées et afin de tenir compte des heures de livraison du courrier interne, les agents de négociation des contrats peuvent devoir retarder l'émission d'une commande d'achat jusqu'après la première livraison du courrier du matin, le lendemain de la date de clôture.
Les offres de prix doivent être signées et datées par l'agent de négociation des contrats au moment de leur réception. Les secteurs ou régions doivent s'assurer que les offres de prix envoyées directement à l'agent de négociation des contrats sont reçues, conservées et traitées de façon à respecter le principe d'équité envers tous les fournisseurs.

4.95 Modification et retrait des soumissions

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

Les soumissions, offres ou arrangements peuvent généralement être modifiés, retirés ou émis de nouveau avant la date de clôture des soumissions, pourvu que le tout soit fait par écrit, ce qui comprend les réponses transmises électroniquement.
Afin de maintenir l'intégrité du système de soumission, on n'acceptera aucune modification de prix adressée uniquement à l'agent de négociation des contrats après la réception de l'offre de prix, à moins que cela ne soit négocié par TPSGC et que les négociations aient lieu avec tous les fournisseurs qui ont présenté des offres de prix recevables.
Si les modalités de la demande de soumissions le permettent, et qu'un fournisseur hausse un prix avant la clôture des soumissions, ce dernier doit aussi faire parvenir les garanties financières additionnelles requises dans un délai raisonnable (normalement dans les cinq jours ouvrables).
Une soumission, une offre ou un arrangement retiré après la clôture des soumissions ne peut pas être émise de nouveau.
Les soumissions déposées avec une garantie financière peuvent être retirées s'il y a une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission, sans que le Canada n'exige une compensation. L'approbation au niveau de directeur est requise avant qu'une erreur puisse être déclarée majeure à l'examen de la soumission. Une page manquante est un exemple de ce type d'erreurs.
Si un fournisseur désire retirer une soumission, une offre ou un arrangement pour une raison autre qu'une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement, les Services juridiques doivent être consultés.
Si TPSGC permet à un fournisseur de retirer une soumission présentée avec une garantie financière en raison d'une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission sans imposer de pénalité, et s'il y a eu un dépouillement public, un avis à cet effet, signé par un directeur, doit être envoyé à tous les fournisseurs.

4.100 Demande de soumissions annulée ou émise à nouveau

Date d’entrée en vigueur : 2023-03-30

En cas d'annulation d'une demande de soumissions avant la date de clôture des soumissions, les agents de négociation des contrats doivent publier un avis en vue de sa transmission au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). L’avis de projet de marché (APM) portera alors la mention « annulé » sur le SEAOG. Les agents de négociation des contrats ne peuvent plus annuler les demandes de soumissions directement sur le SEAOG.
Ils doivent de plus informer le Module de réception des soumissions de l'annulation et lui donner des instructions sur la façon de disposer des réponses à la demande initiale.
Les agents de négociation des contrats sont responsables de la distribution interne des demandes de soumissions et des mises à jour auprès de TPSGC et des ministères clients.
Si l'annulation intervient après la date de clôture, les fournisseurs devraient être informés dans un délai de 10 jours civils suivant l'annulation de la demande.
Les agents de négociation des contrats peuvent émettre une nouvelle demande de soumissions dans les cas suivants :
1. Un changement important est survenu dans un besoin avant l’attribution du contrat ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement.
  1. Si un changement important entraîne des répercussions sur la stratégie d’approvisionnement ou le niveau de risque, une autre évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée.
  2. Par exemple, si la stratégie initiale prévoyait une invitation à soumission concurrentielle par voie électronique et que la version révisée de la stratégie prévoit de faire affaire avec un fournisseur unique, une autre évaluation des risques liés aux achats doit alors être effectuée pour déterminer si ce changement aura des répercussions sur les risques déjà ciblés.
  3. De même, l’évaluation des risques liés aux achats permettra de déterminer le niveau d’approbation de conclure des contrats pertinents, selon les risques ciblés révisés.
  4. L’approbation de la stratégie d’approvisionnement révisée est nécessaire, même si l’évaluation des risques indique le même niveau d’approbation qu’au départ.
  5. Le document d’approbation doit donner des détails sur la nouvelle demande de soumissions.
2. Toutes les soumissions, toutes les offres ou tous les arrangements reçus sont jugés non recevables ou ne représentent pas une juste valeur, ou aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement n’a été reçu à la suite d’une demande de soumissions concurrentielle. Les accords commerciaux permettent le recours à une procédure de demandes de soumissions limitée dans ces circonstances. Consultez 3.25. Méthodes d’appel d’offres en vertu des accords commerciaux pour obtenir de plus amples renseignements sur les appels d’offres limités.
3. La période de validité de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est expirée, aucun contrat n'a été attribué et aucune offre à commandes ou aucun arrangement en matière d'approvisionnement n'a été émis.
Pour les achats suivants, les titulaires de pouvoir d’approbation compétents doivent avoir donné leur autorisation avant l’émission d’une nouvelle demande de soumissions lorsqu’aucune modification n’est apportée au besoin ou à la stratégie :
1. Niveau de complexité 1 : agent de négociation des contrats
2. Niveau de complexité 2 : gestionnaire
3. Niveau de complexité 3 : gestionnaire
4. Niveau de complexité 4 : directeur ou directeur régional
5. Niveau de complexité 5 : directeur général ou directeur général régional
Chaque fois qu'une demande de soumissions est émise en remplacement d'une demande précédente, les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause A9043T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat au tout début de la nouvelle demande de soumissions et du nouvel avis de projet de marchés (APM).
Pour les achats assujettis à l'un des accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), un nouvel APM devrait être affiché si la demande de soumissions est annulée et qu'une nouvelle est émise. Si aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement recevable n'a été reçue à la suite de la diffusion de la demande de soumissions concurrentielle initiale, et si le besoin n'est pas considérablement modifié, les agents de négociation des contrats peuvent faire parvenir directement à ces derniers des demandes de soumissions, et ce, sans avoir à afficher un nouvel APM. Toutefois, l'on invite instamment les agents de négociation des contrats à afficher de nouveau l’APM en pareil cas, dans l'intérêt de l'ouverture et de la transparence, tout en précisant dans l'avis que certains fournisseurs seront invités directement.
Si une demande de soumissions est annulée ou émise à nouveau, le dossier d’achat doit être documenté de façon à fournir les détails sur les raisons qui appuient cette décision.

Annexes

Consultez la liste ci-dessous des annexes liées au Chapitre 4 – Processus de demandes de soumissions.

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Date de modification:: 2024-04-19