Chapitre 8 - Gestion des contrats

Dans ce chapitre, découvrez comment gérer l'élaboration, la mise en œuvre et l'administration d'un contrat, tout en optimisant les performances financières et opérationnelles et en gérant les risques inhérents.

Table des matières

8.1 Aperçu de la gestion des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2015-09-24

La gestion des contrats est le processus qui consiste à gérer de façon systématique et efficace l'établissement, l'exécution et l'administration des contrats afin d'optimiser le rendement financier et le rendement opérationnel, et de réduire les risques inhérents. La gestion des contrats couvre le cycle de vie d'un contrat auquel participent plusieurs intervenants, y compris, mais non exclusivement, l'agent de négociation des contrats, le ministère client et le fournisseur.
Partie importante de la gestion des contrats, l'administration des contrats comprend les activités exécutées après l'attribution d'un contrat, afin de s'assurer que les dossiers sont tenus de manière appropriée et que l'entrepreneur se conforme aux exigences du contrat.
Élément essentiel du processus d'achat, la gestion des contrats permet de protéger les intérêts du Canada tout en veillant à ce que les fournisseurs soient traités de manière équitable. Elle se divise en quatre phases distinctes :
1. phase précontractuelle (planification);
2. phase contractuelle (demande de soumissions et attribution du contrat);
3. administration du contrat (après l'attribution du contrat);
4. phase post-contractuelle (clôture, garantie et vérification);
Le Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande et le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement portent sur la phase précontractuelle. On ne saurait trop insister sur l'importance de l'intervention des agents de négociation des contrats dès le début de cette phase, car elle donne le ton au reste des activités du cycle de vie du contrat.
La planification des détails concernant la façon dont un contrat sera géré doit commencer lors de la formulation du besoin, lequel définit les critères associés à ce que l'entrepreneur doit faire, les moyens de surveillance du rendement et les normes utilisées. Ces renseignements, ainsi que les autres procédures de gestion du contrat, doivent être indiqués dans la demande de soumissions afin de permettre aux soumissionnaires de déterminer ce que l'on attend d'eux, de planifier les activités requises et d'inclure les coûts dans leurs soumissions.
La phase contractuelle est traitée du Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions au Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement. La responsabilité liée aux éléments de la phase contractuelle incombe généralement à l'agent de négociation des contrats, bien que les ministères clients soient responsables de certains éléments voir l'Annexe : Ententes sur le partage des responsabilités particulières.
En général, le niveau d'effort requis pour gérer les contrats variera selon la valeur et la complexité du marché. Les contrats simples ou de faible valeur peuvent exiger une gestion minimale seulement, alors que les contrats plus complexes nécessitent un suivi continu tant par le client que par l'agent de négociation des contrats. Une équipe formée des clients et des agents de négociation des contrats pourrait s'occuper des projets importants, dans lesquels les rôles et les responsabilités sont bien définis.

8.5 Administration des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2022-03-29

Tant le ministère client que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doivent se charger de l'administration des contrats. Il est important que le client et l'agent de négociation des contrats comprennent et s'entendent sur les personnes qui doivent gérer et administrer les différents aspects du contrat.
Les agents de négociation des contrats devraient être informés des sanctions qui peuvent être prises contre leur institution ou contre eux-mêmes. Selon l'article 12.1.3 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), celui-ci peut exiger que des sanctions soient imposées au ministère ou à certains agents lorsque les pratiques contractuelles ou l'administration des contrats ne sont pas acceptables.
Les agents de négociation des contrats devraient établir et tenir à jour les documents portant sur chaque aspect du contrat, à la fois pour consigner les mesures prises et pour protéger les intérêts du Canada dans le cadre du contrat. Les dossiers fourniront une mémoire organisationnelle des activités et des événements, et devraient notamment comprendre, s'il y a lieu, les éléments suivants :
1. les documents de planification des achats;
2. la demande et toutes les modifications apportées;
3. les documents de soumissions;
4. le plan d'évaluation des soumissions et les documents résultant de cette évaluation;
5. les avis d'experts et de professionnels;
6. les documents relatifs à l'identification, à l'évaluation et à l'atténuation des risques;
7. les considérations environnementales, les impacts et leur atténuation;
8. les conditions ou les sanctions imposées par la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs ou la politique d’inadmissibilité et de suspension;
9. la correspondance avec les clients;
10. les conditions du contrat;
11. les modifications au contrat;
12. le calendrier des travaux, y compris les étapes et les livrables;
13. les calendriers des paiements, les factures et les paiements;
14. d'autres documents de correspondance (par écrit ou les courriels);
15. les comptes rendus des discussions téléphoniques;
16. les comptes rendus officiels des réunions, y compris les procès-verbaux;
17. les comptes rendus des décisions;
18. les garanties;
19. les rapports de gestion, y compris les rapports de vérification;
20. les documents relatifs à la clôture du contrat.
Pour les directives sur la documentation des dossiers, voir l'Annexe 1.4 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers papier concernant l’approvisionnement et l'Annexe 1.5 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers électroniques concernant l’approvisionnement.

8.10 Administration des contrats de services

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

L'autorité contractante devrait nommer un agent d'approvisionnement et l'autorité technique devrait nommer un agent de projet (lequel peut être la même personne) pour assumer la responsabilité de la surveillance du travail de la façon suivante :

en recevant périodiquement des rapports financiers et des rapports du consultant ou du professionnel;
en assistant avec le consultant ou le professionnel à des réunions d'examen des progrès accomplis;
en examinant les travaux en cours pour assurer leur conformité avec les dispositions du marché;
en surveillant le travail sous l'angle des délais, des ressources, des coûts et de la qualité, à l'aide d'un plan de travail préétabli et accepté de part et d'autre;
en modifiant le marché pour répondre à l'évolution des circonstances, par l'insertion de nouvelles exigences, d'un nouvel ordonnancement des tâches et de nouvelles dispositions en matière de paiement;
en effectuant des vérifications techniques et financières;
en acceptant ou en approuvant le travail à diverses étapes intermédiaires ainsi qu'à son achèvement;
en attestant tous les paiements et en assurant le suivi nécessaire pour que les paiements soient effectués à temps.

Ces responsabilités devraient être réparties entre les autorités avant la passation du contrat.

8.15 Exécution du contrat

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

La gestion d'un contrat comprend un grand nombre d'activités qui visent à assurer l'exécution du contrat. Des événements peuvent parfois bouleverser ou gêner l'exécution d'un contrat. Par exemple, un entrepreneur peut manquer à ses obligations contractuelles, les conditions du contrat peuvent faire l'objet de différends, ou il peut s'avérer nécessaire d'apporter des modifications au contrat après son attribution.
Lorsque l'exécution satisfaisante d'un contrat est compromise, les agents de négociation des contrats devraient prendre les mesures nécessaires pour servir et protéger les intérêts du Canada. Les différends contractuels devraient être réglés équitablement et aussi promptement que possible. Les agents de négociation des contrats devraient voir à ce que les dossiers soient complets et à jour, pour fournir un relevé exact des mesures prises.

8.20 Obligations du Canada

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans le cadre de la gestion d'un contrat, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada se conforme de manière rigoureuse à toutes ses obligations. Le non-respect de ces obligations pourrait entraîner l'annulation d'un cautionnement. Lorsque la responsabilité incombe au ministère client, l'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que le client connaît ces obligations.

8.25 Paiements contractuels

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu d'un contrat doivent être payés conformément à la politique du gouvernement sur le paiement des comptes, soit un règlement dans les 30 jours. La période de paiement est calculée à partir de la date de réception des biens ou des services, dans des conditions acceptables, aux lieux de destination indiqués dans le contrat, ou de la date de réception de la facture présentée de manière appropriée, le délai le plus long étant retenu.

8.30 Paiements progressifs

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les paiements progressifs doivent être établis en fonction des étapes. Un système de surveillance de l'état d'avancement du projet devrait être en place pour indiquer quand les travaux ont été exécutés. Ces paiements doivent comprendre les documents pertinents, lesquels seront versés au dossier.
Lorsqu'il n'est pas approprié de verser des paiements progressifs en fonction des étapes, les paiements peuvent alors être effectués à des moments déterminés pendant la période du contrat.

8.35 Demandes de paiement progressif et facturation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Aucun paiement (autre qu'un paiement progressif) ne peut être effectué en vertu d'un contrat à moins qu'une personne autorisée par le ministre concerné atteste que :
1. les travaux ont été exécutés;
2. les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, selon le cas;
3. le prix facturé est conforme au contrat ou, s'il n'est pas précisé dans le contrat, que ce prix est raisonnable.
Lorsqu'un paiement doit être versé avant la fin des travaux, la livraison des biens ou la prestation des services, il doit l'être conformément au contrat.
Les demandes de paiement progressif sont normalement envoyées, par l'entremise de l'agent de négociation des contrats, au client qui en assure la vérification et autorise le paiement. Les agents de négociation des contrats qui traitent les demandes de paiement doivent agir promptement. Le paiement arrive normalement à échéance 30 jours après la facturation ou la réception des biens, le délai le plus long étant retenu. Les secteurs ou régions doivent fixer des normes d'exécution acceptables afin de laisser assez de temps pour l'attestation de la demande par un représentant autorisé du client.
Les demandes de paiement progressif doivent se faire à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1111 Demande de paiement progressif, dûment rempli, qui exige une attestation des dépenses contractuelles.
Généralement, l'entrepreneur envoie ses factures directement au client. Une copie doit également être envoyée à l'agent de négociation des contrats et conservée au dossier.
Les factures qui comprennent des articles non reçus ne sont pas exigibles tant que tous les articles ne sont pas reçus. Si un entrepreneur souhaite le paiement d'une livraison partielle, il doit présenter, en autant que les conditions du contrat le permettent, une facture révisée.
Les clients doivent aviser les entrepreneurs de toute erreur ou omission dans une facture ou dans les pièces justificatives, au plus tard 15 jours suivant la date de réception. Dans les 15 jours suivant sa réception, les clients devraient retourner à l'entrepreneur toute facture qui n'est pas conforme aux modalités du contrat afin que ce dernier en présente une nouvelle.

8.40 Disposition relative à la fluctuation du taux de change

Date d'entrée en vigueur : 2013-11-06

Pour les contrats comprenant une disposition relative à la fluctuation du taux de change, les ministères clients et les autorités contractantes doivent veiller à ce que cette disposition soit appliquée à la facturation et au paiement. Les factures doivent indiquer le rajustement requis et le formulaire PWGSC-TPSGC 450 Demande de rajustement du taux de change, qui illustre les calculs de rajustement conformément à l’ensemble des modalités du contrat, doit habituellement y être joint.

8.45 Intérêts

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les intérêts simples seront payés automatiquement sur toute somme en souffrance, à la condition que le Canada soit responsable du retard. Les conditions générales du guide des CCUA se fondent sur cette politique. Le montant des intérêts sera indiqué séparément sur le talon du chèque ou sur le bordereau de paiement.
Les intérêts seront calculés à partir du lendemain de la date d'échéance jusqu'au jour précédant la date d'émission du paiement. Toutefois, les intérêts ne seront pas payés tant que les paiements prévus dans le contrat n'auront pas été effectués.
Les intérêts sont calculés selon la formule suivante :
Intérêts =Montant dû x ([taux d'escompte du jour + 3 %] x [nombre de jours d'intérêts payables/365])
Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du client et les dispositions du contrat prévoient une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai.

8.50 Heures supplémentaires

Date d'entrée en vigueur : 2017-11-28

Lorsque, en vertu d'un contrat, un entrepreneur doit faire des heures supplémentaires, le Canada peut en assumer les frais sous forme de primes d'heures supplémentaires. Le Canada acceptera les frais supplémentaires suivant les circonstances et la cause des travaux. Les travaux exécutés pour le Canada en vertu du contrat ne devraient pas entraîner de frais pour les heures supplémentaires plus élevés que ceux qui s'appliqueraient pour des travaux commerciaux semblables.
Les frais de rémunération des heures supplémentaires prévues qui sont inclus dans le compte des frais généraux de l'entrepreneur et s'appliquant aux contrats sont admissibles si un nombre d'heures supplémentaires correspondant a été consacré aux contrats.
Les frais de rémunération des heures supplémentaires imprévues effectuées en vertu de contrats précis sont admissibles seulement si ces heures supplémentaires ont été faites parce que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou le client demandait la livraison plus rapide, l'augmentation des quantités à livrer ou pour d'autres raisons provenant du client et lorsqu'il en résulte des avantages évidents pour le Canada.
S'il s'avère nécessaire de faire des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les dispositions appropriées concernant l'autorisation, ainsi que les taux et montants plafonds soient inclus dans le contrat.
L'agent de négociation des contrats doit consulter l'analyste des coûts pour vérifier si l'entrepreneur impute les frais de rémunération des heures supplémentaires au compte des frais généraux ou aux frais directs pour le contrat en question, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (PDF).
Lorsqu'il décide d'autoriser des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit :
1. consulter le client afin de déterminer si cette autorisation et le besoin d'heures supplémentaires apporteront des avantages au Canada;
2. s'assurer que des fonds soient disponibles pour rembourser l'entrepreneur;
3. déterminer le nombre d'heures supplémentaires et le montant global à autoriser;
4. déterminer quels pouvoirs devraient être délégués, le cas échéant, au représentant du client;
5. s'assurer que le contrat contienne des dispositions en vue de réclamer des heures supplémentaires ainsi que pour l'autorisation et le paiement des heures supplémentaires à l'entrepreneur;
6. s'assurer que le dossier d'achat documente clairement tous les éléments de la décision autorisant les heures supplémentaires.

8.55 Demande de versement supplémentaire

Date d'entrée en vigueur : 2017-08-17

De temps à autre, les entrepreneurs présentent des demandes d'augmentation de prix des contrats à prix ferme, par suite de modifications découlant de mesures prises par le Canada. Un contrat à prix ferme ne peut pas être modifié en vue d'une révision à la hausse sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor (CT), à moins que le contrat ne contienne une clause d'indexation justifiant le rajustement demandé ou que les conditions du contrat le permettent.
On devrait obtenir l'opinion des Services juridiques afin de déterminer si les coûts supplémentaires peuvent être considérés comme une modification au contrat ou comme un paiement « à titre gracieux ».
L'approbation du CT est nécessaire pour toutes les demandes d'indemnisation, quel qu'en soit le montant. En règle générale, le CT n'approuvera pas les demandes de versement supplémentaire découlant uniquement des causes suivantes :
1. augmentation des coûts de la main-d'œuvre et des matériaux;
2. modification des tarifs de fret;
3. révision des taux de change;
4. retard occasionné par l'entrepreneur;
5. erreur de la part de l'entrepreneur;
6. autre difficulté dont l'entrepreneur n'a pas tenu compte, mais qu'il aurait dû prévoir.
Le CT a accordé aux administrateurs généraux le pouvoir d'effectuer des paiements « à titre gracieux », et de désigner des fonctionnaires pour agir en leur nom. Voir la Directive sur les paiements du CT.

8.60 Services de non-résidents – conditions d'entrée

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans le cadre d'exécution d'un contrat, un entrepreneur peut souhaiter utiliser les services d'un employé non-résident sur une base temporaire. Il incombe à Immigration Canada de déterminer l'admissibilité du non-résident.
Les ressortissants américains peuvent demander un permis de travail au point d'entrée. Les ressortissants de tous les autres pays doivent obtenir une autorisation avant leur arrivée au point d'entrée. Pour obtenir les documents requis et les autorisations nécessaires, le requérant doit se mettre en rapport avec l'ambassade ou le consulat du Canada le plus proche.
Les citoyens canadiens résidant à l'extérieur du Canada ont toujours le droit de travailler au Canada.
Lorsque des services d'urgence sont requis, le ministère client (ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada) doit fournir à l'entrepreneur un avis écrit indiquant les particularités de l'urgence. Dans certains cas, ces renseignements peuvent être fournis par téléphone aux responsables compétents de l'immigration.

8.65 Transfert de fonds

Date d'entrée en vigueur : 2020-05-28

Les agents de négociation des contrats peuvent recevoir des états de compte ou des documents d'entrepreneurs, de banques, d'autres institutions financières ou d'autres sources indiquant que des personnes ou des sociétés, autres que l'entrepreneur, prétendent avoir le droit de recevoir des sommes d'argent en vertu d'un contrat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou la Corporation commerciale canadienne (CCC).
Les paiements à des personnes autres que celles désignées dans le contrat seront effectués uniquement dans les cas de faillite, de nomination d'un séquestre-gérant ou de délégation en vertu de la partie VII de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Cela ne comprend pas les cas où l'entrepreneur a une dette envers le Canada pour des arriérés d'impôt, et que l'Agence du revenu du Canada a obtenu l'approbation du Conseil du Trésor (CT) de percevoir l'impôt à payer; ou a demandé une retenue pour les impôts payables au Canada.
Si les demandes ont trait à une faillite ou à une situation d'insolvabilité, voir l'article 8.120 Faillite, mise sous séquestre, insolvabilité.
Sur réception d'un avis de transfert de fonds en vertu d'un contrat, accompagné d'une demande de payer le cessionnaire de la dette de l'État, l'agent de négociation des contrats devrait immédiatement communiquer avec la Direction des produits et des services de paiements par courriel à : RCNOPSDPSP.NCRPPSDOPS@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des renseignements sur le traitement d'une cession de la dette de l'État.

8.65.1 Réception et dépôt de l'argent reçu

Date d'entrée en vigueur : 2013-03-21

Lorsque les agents de négociation des contrats reçoivent de l'argent directement des entrepreneurs à la suite d'une demande particulière présentée par le Canada, conformément à l'instrument de politiques «ARCHIVÉ - Politique sur les dépôts» du Conseil du Trésor, l'argent doit être envoyé au service de comptabilité du ministère le plus tôt possible, accompagné d'une note explicative, dont des copies seront transmises au client ainsi qu'au Groupe de certification des coûts et des profit (GCCP). La note explicative devrait contenir les renseignements suivants :
1. une courte explication de la raison pour laquelle l'argent est payé;
2. le nom du client;
3. le numéro du dossier ou de série du contrat de TPSGC;
4. le nom et le numéro de téléphone de l'agent de négociation des contrats.
Dans la région de la capitale nationale (RCN), l'argent doit être envoyé à
l'adresse suivante : Direction générale des finances
Travaux publics et Services gouvernement aux Canada
Portage III, 12B1
Gatineau (Québec) K1A 0S5
À l'extérieur de la RCN, l'argent doit être envoyé au bureau du directeur régional de TPSGC concerné.
Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.65.5 Décharge de la garantie financière du contrat

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Selon les modalités, les cautionnements viennent automatiquement à échéance lorsque l'entrepreneur a rempli toutes ses obligations en vertu du contrat. Lorsque le contrat est terminé, on doit annuler les cautionnements.
Si un contrat pour lequel une garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) a été déposée est réalisé ou résilié pour une raison qui ne dépend pas de l'entrepreneur, la garantie est remise à l'entrepreneur. L'agent de négociation des contrats doit demander à la Direction générale des finances d'obtenir un chèque correspondant au montant indiqué dans la lettre de change plus les intérêts accumulés, ou demander de veiller à ce que les cautionnements, les lettres de crédit ou autres titres négociables soient remboursés.

8.65.10 Réclamations financières par le Canada

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Les activités contractuelles peuvent donner lieu à deux catégories générales de réclamations par le Canada, soit :
1. les paiements et réclamations en trop, ayant pu être constatés au cours d'une vérification;
2. les différends d'ordre juridique, p. ex., la résiliation pour manquement, la faillite (uniquement lorsque le montant dû est effectivement connu et définitif).
  Remarque : Ces réclamations ne peuvent être faites qu'après la fin du contrat.
Si la dette envers le Canada découle d'une activité contractuelle, ce sont les secteurs et les régions qui doivent, avec l'aide des Services juridiques, au besoin, déterminer la responsabilité et le montant de la dette.
Il existe des procédures spéciales à suivre lorsqu'il y a présomption de profits exagérément élevés tirés d'un contrat passé en vertu de la Loi sur la production de défense ou de tout contrat autre que concurrentiel à prix ferme. Voir l'Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour obtenir les détails de ces procédures.
L'agent de négociation des contrats doit se mettre en rapport avec l'entrepreneur afin d'en venir à une entente sur le montant final de la dette. Une fois ce montant établi, l'agent de négociation des contrats doit aviser le client d'établir un compte débiteur. Ceci fait, le client doit alors en aviser TPSGC et prendre des mesures de recouvrement.
De nombreux organismes ont un rôle à jouer pour donner suite à ce genre de réclamation du Canada.
1. L'agent de négociation des contrats est responsable des tâches suivantes :
  1. examiner l'admissibilité des montants réclamés à l'entrepreneur;
  2. donner suite aux observations notées pendant une vérification, au besoin;
  3. communiquer avec le ministère client concernant le montant final de la réclamation; et
  4. informer rapidement le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) des règlements convenus.
2. Services de vérification Canada (SVC) prépare les rapports de vérification pour des contrats particuliers.
3. Les Services juridiques sont responsables :
  1. de déterminer les risques éventuels et la responsabilité assumés par le Canada à la suite des réclamations déposées contre l'entrepreneur;
  2. d'aviser l'entrepreneur, lorsque l'agent de négociation des contrats le demande, de la réclamation du Canada au moyen d'une mise en demeure officielle;
  3. d'intenter une action en justice contre l'entrepreneur.
4. L'Office des technologies industrielles d'Industrie Canada (IC) est responsable :
  1. d'assurer le suivi en ce qui concerne le règlement de toutes les réserves et questions en matière de vérification soulevées par SVC, à l'exception des questions de vérification qui font appel à une interprétation des Principes des coûts contractuels 1031-2, et qui relèvent de TPSGC; et
  2. de résoudre les problèmes et les litiges concernant les ententes conjointes entre la Corporation commerciale canadienne et Industrie Canada.
Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.65.15 Mesures de garanties financières en matière de modifications

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Avant d'autoriser tout changement matériel des conditions du contrat, les agents de négociation des contrats devraient, pour s'assurer qu'ils n'annulent pas les obligations en matière de garantie, obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.
"Changement matériel" signifie tout changement apporté au contrat à l'exception d'un changement qui, à première vue et sans autre explication ou examen, est manifestement à l'avantage de la caution. Des exemples de changements qui nécessitent l'approbation de la compagnie de cautionnement sont : le changement du prix du contrat; le changement de la portée des travaux; la révision des dates d'achèvement ou de livraison précisées dans le contrat; et le changement des échéances de paiement.
Lorsque le changement doit s'effectuer au moyen d'une modification de contrat, un exemplaire du projet de modification doit être envoyé à la compagnie de cautionnement en vue d'obtenir son consentement. Lorsque le contrat contient une disposition prévoyant des modifications de conception ou techniques dans certaines limites, il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement préalable de la compagnie de cautionnement. Dans ce cas, il suffit de tenir la compagnie au courant de la situation. Si on doit modifier ces limites, il est nécessaire d'obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.
Si le prix contractuel est augmenté, il est préférable d'augmenter le montant de la garantie en fonction du nouveau prix. La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être augmentée ou réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement. Le cas échéant, une nouvelle lettre de crédit devrait être reçue avant la modification du contrat.
Si le montant du dépôt de garantie excède le montant requis compte tenu de la modification du prix contractuel, l'excédent doit être remboursé à l'entrepreneur (voir l'article 8.155.1 Remboursements des profits excédentaires.) La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement.

8.70 Facteurs liés à l'administration des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

8.70.1 Exigences relatives à la sécurité des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Lorsqu’une exigence en matière de sécurité est indiquée dans la Liste de vérification des exigences en matière de sécurité (LVERS), le ministère client doit s'assurer que l'entrepreneur a un statut de sécurité valable pendant toute la durée du contrat et que le personnel de l’entrepreneur a un statut de sécurité valide avant d’accéder à des renseignements, à des biens ou à des sites protégés ou classifiés. Lorsqu’ils utilisent des offres à commandes ou des arrangements en matière d’approvisionnement comme méthode d’approvisionnement, les ministères clients doivent confirmer auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC) que l’entrepreneur détient le niveau de sécurité exigé avant de passer des commandes subséquentes et d’attribuer des marchés. Le ministère client doit aussi veiller à ce que toutes les personnes accédant aux lieux de travail possèdent un statut de sécurité appropriée. Au moment de l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le ministère client connaît la situation de l'organisation en matière de sécurité. L'agent de négociation des contrats doit également informer le ministère client de tous les changements apportés aux statuts sécuritaires durant la période du contrat, qui sont signalés par le PSC.

8.70.1.1 Respect et mise en application des exigences relatives à la sécurité industrielle

Date d'entrée en vigueur : 2013-01-28

Dans le cas où les exigences relatives à la sécurité ne sont pas respectées pendant la durée du contrat, le Secteur de la sécurité industrielle (SSI) a mis en place une Politique sur la conformité et la mise en application des exigences relatives à la sécurité industrielle (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (PM 123) qui fournit à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) un mécanisme lui permettant de corriger les problèmes de non-respect des exigences relatives à la sécurité industrielle du gouvernement du Canada qui proviennent du secteur privé. Ce mécanisme permet aussi d’adopter des mesures progressives afin de gérer les problèmes de non-conformité.
Le Secteur de la sécurité industrielle (SSI) assurera le suivi des problèmes de non respect des exigences de sécurité industrielles relatifs aux instruments d’achat du gouvernement du Canada et fera le point auprès de l’autorité contractante, du ministère client et d’autres parties à des moments précis durant le processus de vérification de la conformité et de mise en application. En cas de révocation d’une attestation de sécurité, le sous-ministre adjoint de la direction générale concernée sera également informé pour que les autorités contractantes de TPSGC qui gèrent d’autres instruments d’achat soient aussi avisées.
Les dispositions de la PM 123 seront appliquées lorsqu’on confirmera qu’il y a bel et bien eu non respect des exigences.
Il existe trois niveaux d’application progressive qui exigent une action de la part de l’agent de négociation des contrats.
1. Niveau 1 : Envoi d’une lettre d’avertissement énonçant les mesures correctives devant être prises par l’organisation
  Le SSI avisera l’autorité contractante ainsi que le ministère client en leur faisant parvenir une copie de la lettre envoyée à l’organisation. L’autorité contractante devrait commencer à discuter avec le ministère client des gestes qu’il peut poser ou des options qui s’offrent à lui si le fournisseur n’applique pas les mesures nécessaires afin de corriger les problèmes de non-conformité. L’organisation disposera de 30 jours civils pour obtempérer.
  Le dossier doit être documenté en conséquence.
2. Niveau 2 : Envoi d’une lettre énonçant de nouveau les mesures correctives à prendre et l’intention de révoquer les attestations de sécurité de l’organisation si les problèmes persistent
  Cette fois encore, le SSI avisera l’autorité contractante ainsi que le ministère client en leur faisant parvenir une copie de la lettre envoyée à l’organisation. L’autorité contractante et le ministère client devraient dès cet instant discuter des conséquences que ce non-respect des exigences relatives à la sécurité peut avoir sur le contrat. L’organisation disposera de 30 jours civils pour obtempérer.
  Le dossier doit être documenté en conséquence.
3. Niveau 3 : Envoi d’une lettre indiquant la révocation des attestations de sécurité
  À cette étape, il est très important pour l’autorité contractante et pour le ministère client de faire une évaluation des risques qui permettra d’examiner les options suivantes :
  1. modifier les exigences relatives à la sécurité comprises dans le contrat de manière à ce qu’elles correspondent à ce que l’organisation est en mesure d’offrir. Dans ce cas, des mesures devront être mises en place pour la portion des travaux que l’entrepreneur ne sera plus en mesure d’effectuer étant donné qu’il ne possédera plus la cote de sécurité nécessaire. Toute modification devra faire l’objet de discussions avec le conseiller juridique puisque cela pourrait ne pas être jugé comme de la gestion de contrat aux yeux du Tribunal canadien sur le commerce extérieur.
  2. résilier le contrat pour manquement (voir 8.135.15 Résiliation pour manquement). Dans ce cas, la Politique sur le rendement des fournisseurs s’appliquera (voir 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs).

8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité

Date d'entrée en vigueur : 2016-04-04

Comme indiqué dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, les entrepreneurs, offrants ou fournisseurs doivent aviser le registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire), par écrit, dans les 10 jours ouvrables, de toute accusation au criminel, déclaration de culpabilité ou autre circonstance décrite dans la Politique les concernant ou concernant leurs affiliés et leurs premiers sous-traitants, de même que toute modification touchant la liste des administrateurs ou propriétaires.
Si la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité est déterminée durant la période du contrat (y compris les contrats comportant des autorisations de tâches, les offres à commandes ou les arrangements en matière d’approvisionnement), l'agent de négociation des contrats doit envisager, après avoir évalué l'incidence sur les besoins opérationnels et tenu compte de toute représentation faite par l'entrepreneur, de résilier le contrat pour manquement, de mettre de côté l'offre à commandes et résilier toute commande subséquente, ou d'annuler l'arrangement en matière d'approvisionnement et de mettre fin à tout contrat subséquent attribué par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
1. Si le registraire fournit un avis selon lequel un entrepreneur a été déclaré inadmissible ou suspendu, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) pour obtenir de l’aide, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
2. Lorsqu’un contrat est résilié pour manquement en raison de la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité, l'agent de négociations des contrats doit faire parvenir à l’entrepreneur un préavis d’au moins deux semaines indiquant que le contrat est résilié. Pendant cette période, l’entrepreneur peut présenter des arguments sur des questions comme le maintien du contrat.
3. Un entrepreneur assujetti à une résiliation de contrat en raison de la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC comme solution de remplacement à la résiliation. Les ententes administratives sont négociées par Direction générale de la surveillance (DGS) de TPSGC et les modalités et conditions sont établies à la seule discrétion de la DGS.
Pour l'approbation d'instruments d'achat, de contrats, d’arrangements en matière d’approvisionnement, d’offres a commandes et la cession de contrats dans les cas où le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu, consulter la section 1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes de l'Annexe 6.4.1 Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

8.70.5 Modification de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2021-05-20

Les modifications de contrat servent à officiellement supprimer, modifier ou ajouter de nouvelles conditions au contrat original. La nécessité d'apporter une modification peut découler de négociations qui se poursuivent ou de la nécessité de réagir à des circonstances imprévues. Les modifications de contrat devraient tenir compte des intérêts fondamentaux du Canada. Elles sont soumises à l'approbation des deux parties au contrat. Lorsque le fournisseur est assujetti à une Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) dont les modalités s'appliquent, la durée du contrat ne peut être prolongée autant par une modification que par l'exercice d'une option à moins que :
1. la contrainte de temps ne permette pas d'amorcer un nouveau processus compétitif ; ou
2. des circonstances exceptionnelles soient présentes.
Ces situations requièrent l'approbation du SMA conformément à l'article 8.180.25 Exceptions.
Les agents de négociation des contrats doivent analyser soigneusement la nécessité d'apporter une modification à un contrat contre celle d'en émettre un nouveau et doivent tout faire pour éviter :
1. un financement initial insuffisant, qui entraînerait une modification pour accroître la valeur du marché;
2. une planification préalable insuffisante, qui entraînerait une modification à la conception, de nouveaux devis descriptifs ou une nouvelle quantité; et
3. des procédures administratives qui ne conviennent pas, qui entraîneraient des modifications aux devis descriptifs, à la livraison ou à d'autres éléments afin de protéger l'entrepreneur ou l'organisme gouvernemental concerné.
Aux fins de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) et en sus de ce qui est mentionné ci-dessus en ce qui a trait aux modifications de contrat en général, une modification conditionnelle est un type particulier de modification au contrat. Elle est utilisée au lieu d'une résiliation totale ou partielle pour manquement pour des raisons de nécessités opérationnelles lorsqu'il y a un problème de rendement pour lequel le fournisseur est principalement responsable. Lorsqu'un agent de négociation des contrats est prêt à résilier totalement ou en partie pour manquement, le recours à une modification conditionnelle peut servir d'alternative à une résiliation immédiate. Si le fournisseur refuse la modification conditionnelle, le contrat doit alors être résilié pour manquement et aucune modification normale ne peut être émise. (Voir l'article 8.180.10 Définitions pour plus d'information au sujet des modifications conditionnelles et l'alinéa 8.180.15.1(c) pour le paragraphe à être inséré dans une modification conditionnelle. Voir aussi l'article 8.135.15 Résiliation pour manquement et l'Annexe 8.4 Résiliation pour manquement au sujet des résiliations pour manquement.) Tout comme pour une résiliation pour manquement, des modifications conditionnelles déclencheront un processus d'évaluation d'une MCRF suivant la PMCRF. (Voir l'article 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.)
Dispositions relatives à l'intégrité
1. Pour chaque modification de contrat où les dispositions relatives à l'intégrité ont été modifiées, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les commandes subséquentes à une offre à commandes, les agents de négociation des contrats doivent suivre le processus de vérification comme indiqué à l'article 5.16 Conformité en matière d'intégrité. Consulter les articles 5.16 Conformité en matière d'intégrité et 8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité pour plus détails concernant le processus de vérification.
2. Lorsqu'une modification importante doit être apportée à un contrat en vigueur qui ne contient pas les plus récentes dispositions relatives à l'intégrité (p. ex. augmentation de la valeur du contrat, exercice d'une option, prolongation de la période du contrat, modification au besoin ou cession d'un contrat), les agents de négociations des contrats doivent proposer d'ajouter ou de modifier les dispositions relatives à l'intégrité dans le contrat. Les agents de négociation des contrats peuvent utiliser la Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur (voir 8.13 Annexe : Lettres types concernant l'intégrité).
3. Si un entrepreneur refuse d'effectuer des modifications à l'article Dispositions relatives à l'intégrité, ou de fournir l'attestation demandée dans la Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur, tous les efforts doivent être faits pour s'assurer que le fournisseur a une bonne compréhension des modalités des nouvelles dispositions relatives à l'intégrité. Cela peut impliquer qu'un gestionnaire communique directement avec l'entrepreneur. Si l'entrepreneur refuse toujours de mettre à jour les dispositions relatives à l'intégrité, le refus ne devrait pas empêcher la continuité des opérations, et l'on peut procéder à la modification du contrat. Pour obtenir de l'aide, veuillez communiquer avec le Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l'adresse suivante : TPSGC.O.integrite-integrity.O.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
La forme de la modification suivra la forme du contrat original. La modification devrait préciser, en se servant de clauses complètes, tout ajout ou toute modification, condition ou suppression.
Pour réduire les frais d'administration, les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient regrouper le plus de changements possibles dans une même modification. Par exemple, divers changements ou altérations de conception peuvent faire l'objet d'une même modification.
Les modifications devraient être distribuées à la même échelle que le contrat original.

8.70.10 Approbation des modifications de contrat

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

Les Services juridiques doivent être consultés relativement aux modifications conditionnelles, avant qu'elles ne soient considérées.
Sauf s’il s’agit de modifications administratives et d’options préapprouvées, les agents de négociation des contrats doivent remplir l’évaluation des risques liés à la modification de contrats afin de déterminer les risques associés à la modification proposée et l’autorité d’approbation compétente requise.
Pour plus de renseignements sur les diverses demandes de modifications et les niveaux d'approbation pertinents, voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

8.70.15 Exercice des options

Date d'entrée en vigueur : 2011-10-04

Avant d'exercer une option contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier que cette option a été approuvée au préalable. Sinon, conformément au chapitre 6 Approbations et pouvoirs, il est nécessaire d'obtenir l'approbation auprès de l'autorité compétente avant de modifier le contrat.
Avant d'exercer une option, l'agent de négociation des contrats devrait vérifier que les prix liés à cette option sont toujours justes et raisonnables. Il peut s'avérer nécessaire de négocier un prix plus bas lorsque les prix du marché pour les biens et services concernés ont fortement diminué depuis l'attribution du contrat.

8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de tâches

Date d'entrée en vigueur : 2011-05-16

Les paragraphes suivants soulèvent sur certains points de l'administration des autorisations de tâches (AT). (Voir 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches pour de l'information sur l'émission et le suivi de contrats avec autorisations de tâches.)
Il faut tenir à jour un dossier détaillé de toutes les tâches pour chaque contrat avec autorisations de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de la création et de la mise à jour du dossier, tel qu'il est précisé après consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'achat. Le dossier peut comprendre, notamment :
pour toutes les AT autorisées :
1. le numéro de la tâche autorisée et s'il y a lieu, le numéro de révision de la tâche;
2. le titre ou une courte description de chaque tâche autorisée, s'il y a lieu;
3. le coût estimatif total de chaque tâche précisée dans l'AT autorisée TPS ou TVH en sus, s'il y a lieu;
4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses réelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
6. la date de début et de fin de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
pour toutes les AT autorisées :
1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.
Avant d'autoriser une tâche, l'organisation chargée de l'autorisation de tâches (normalement le client) doit veiller à ce que :
1. la tâche puisse être terminée à ou avant la date d'expiration du contrat avec autorisations de tâches. Si cela s'avère impossible, l'autorisation de tâches ne peut être donnée tant que l'agent de négociation des contrats ne modifie pas la période dans le contrat avec autorisations de tâches;
2. le coût estimatif total de l'AT, TPS ou TVH en sus, respecte la limite des pouvoirs du client relative aux AT individuelles précisée dans le contrat. (Si la valeur totale dépasse cette limite, l'AT doit être transmise à TPSGC pour autorisation et émission);
3. l'AT ne causera pas un dépassement du montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat, conformément à la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées.
Lorsqu'une tâche est terminée, le montant prévu peut être réduit pour correspondre aux dépenses réelles, et ces révisions doivent être consignées dans le dossier d'autorisations de tâches.
Voir 3.35.1.35 Séparation des fonctions au sujet de la séparation des fonctions pour les AT.

8.70.25 Modification ou altération de conception

Date d'entrée en vigueur : 2011-10-04

Si le contrat ne prévoit aucune disposition de modification ou altération de conception, on ne peut amorcer la procédure qu'après avoir reçu du client un document d'autorisation et l'avoir inclus dans le contrat au moyen d’une modification (voir 8.70.10 Approbation des modifications de contrat). On doit autoriser et mettre de côté des fonds suffisants en vue des modifications. Si des fonds supplémentaires sont nécessaires, il faut faire une demande de modification.
Chaque demande de modification ou altération de conception doit être approuvée par le responsable technique ou le chargé de projet et, tel qu'il est indiqué au contrat, par l'agent de négociation des contrats.
Si possible, une modification de conception nécessitant un rajustement de prix devrait être négociée avant que les changements soient effectués.
Les modifications ou altérations de conception peuvent entraîner des rajustements à la hausse ou à la baisse, ou encore ne provoquer aucun rajustement des coûts du contrat. Après que le client a donné son approbation, l'agent de négociation des contrats a la responsabilité de négocier promptement les rajustements de prix, et de s'assurer que ces modifications figurent dans le prix global du contrat.
Le formulaire PWGSC-TPSGC 9038 Modification/Écart par rapport au modèle, devrait refléter les altérations et les changements prévus.
On doit dresser une liste du matériel devenu excédentaire à la suite d'une modification ou altération de conception et en rendre compte à l'agent de négociation des contrats.

8.70.25.1 Procédure visant la modification ou altération de conception

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Voici un exemple de la procédure visant la modification ou altération de conception :

Lorsqu'il s'avère nécessaire de faire, temporairement ou non, un écart par rapport aux données techniques dans le contrat, le responsable technique, le chargé de projet ou l'entrepreneur peut présenter une demande afin d'apporter une modification ou altération de conception.
L'entrepreneur peut amorcer le processus visant la modification ou altération de conception en remplissant la partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 9038 Modification/Écart par rapport au modèle, en indiquant un prix plafond (sujet à négociation) pour la modification, puis en faisant parvenir trois exemplaires du document au responsable technique ou au chargé de projet et un exemplaire à l'agent de négociation des contrats. Le cas échéant, on doit présenter des copies des données techniques connexes.
Un sous-traitant doit présenter le formulaire par l'entremise de l'entrepreneur, lequel s'assurera auparavant que tous les renseignements nécessaires y figurent.
Le responsable technique ou le chargé de projet, qui est le seul habilité à refuser une approbation, examinera la demande de modification ou altération de conception, l'approuvera et l'enverra à l'agent de négociation des contrats, ou la refusera et la retournera à l'entrepreneur.
Le responsable technique ou le chargé de projet peut amorcer le processus en envoyant à l'entrepreneur cinq exemplaires du formulaire. Après avoir fourni les renseignements contractuels exigés, l'entrepreneur gardera un exemplaire du document, en transmettra trois exemplaires au responsable technique ou au chargé de projet et un à l'agent de négociation des contrats.
Lorsque la modification concerne un équipement ou des fournitures fournis dans le cadre de plusieurs contrats, un formulaire est requis pour chaque contrat, à moins que le responsable technique ou le chargé de projet n'ait autorisé de manière précise l'utilisation du même formulaire pour tous les contrats attribués à un même entrepreneur. Dans tous les cas, toutes les références au contrat devraient figurer sur le formulaire, notamment le numéro de dossier et le numéro de série attribués par l'agent de négociation des contrats.
L'agent de négociation des contrats :
1. si possible, négociera un prix ferme ou une autre méthode d'établissement des prix compatible avec la base de paiement stipulée dans le contrat;
2. donnera l'autorisation contractuelle pour la modification ou altération de conception;
3. signera le formulaire et enverra un exemplaire à l'entrepreneur et un exemplaire au responsable technique ou au chargé de projet. Sur réception, l'entrepreneur procédera à la modification.
L'entrepreneur devrait envoyer au responsable technique ou au chargé de projet les demandes de renseignements concernant la procédure visant la modification/écart par rapport au modèle. L'agent de négociation des contrats, le responsable technique ou le chargé de projet fournira des copies vierges du formulaire à l'entrepreneur, qui les remettra aux sous-traitants.

8.70.30 Prêts de matériel du ministère de la Défense nationale

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'un contrat ne prévoit pas de prêt de matériel du ministère de la Défense nationale (MDN), l'entrepreneur peut quand même en demander un.
Ces demandes doivent être envoyées au Directeur - Surplus, ventes, artefacts et prêts (DSVAP) du MDN.
Le matériel devra être retourné :
1. lorsque le matériel n'est plus nécessaire;
2. lorsque les réparations dépassent les capacités de l'entrepreneur;
3. lorsque le DSVAP du MDN rappelle le matériel;
4. à l'achèvement du contrat.
L'entrepreneur doit retourner le matériel, suivant les instructions du DSVAP du MDN, et lui demander par écrit des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles à retourner. La demande doit comprendre une description des articles, le numéro d'identification ou de nomenclature de l'OTAN, l'état des articles, ainsi que le numéro de la convention de prêt.
Le DSVAP du MDN donnera des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles et informera tous les intéressés. L'entrepreneur doit organiser le retour des articles demandés et confirmer cette intervention en renvoyant une copie signée de « l'avis d'expédition » au DSVAP du MDN.
À sa discrétion, le représentant de l'assurance de la qualité des Forces canadiennes effectuera une inspection et retournera le matériel prêté par le MDN.
L'entrepreneur doit signaler au DSVAP du MDN, par écrit, toute perte, tout endommagement ou toute destruction de matériel prêté par le MDN. Le DSVAP devra s'entendre avec l'entrepreneur à cet égard.

8.70.35 Retour de l'outillage spécial de production et matériel spécial d'essai

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les entrepreneurs doivent transmettre au DSVAP du MDN un préavis écrit, au moins 60 jours avant la date où les biens de production ne seront plus nécessaires. Le préavis doit indiquer le numéro de série du contrat ou de la convention de prêt en vertu duquel (de laquelle) les biens de production étaient détenus, l'emplacement de l'équipement, une description brève mais adéquate des biens de production excédentaires ainsi que la valeur estimative totale, le cas échéant.
Une décision de conserver des biens de production pour un usage ultérieur doit se fonder sur une analyse coûts-avantages qui présente une estimation des coûts d'entreposage et de transport occasionnés, de la durée de l'entreposage, des coûts de remise à neuf ou de modification susceptibles d'être requis pour réactiver les biens, y compris les frais d'installation ou de montage, le cas échéant, et le reste de l'usage opérationnel ou de la durée de l'équipement.
Le DSVAP du MDN fera connaître à l'entrepreneur la meilleure méthode de conservation et d'entreposage des biens. Il organisera le transfert des biens de production à un autre entrepreneur ou à un entrepôt, ou préparera la documentation appropriée, en déclarant les articles excédentaires, et l'enverra au Centre de distribution des biens de la Couronne.

8.75 Administration des offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le fournisseur satisfait à toutes les exigences en matière de rapport précisées dans l'offre à commandes (OC) et l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), selon le cas. Généralement, les fournisseurs doivent présenter un rapport trimestriel portant sur les activités liées aux commandes subséquentes et les contrats. Ces rapports peuvent contenir, entre autres, les renseignements suivants :
1. le numéro de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
2. le nom du fournisseur;
3. la période visée par le rapport;
4. le numéro de la commande subséquente et du contrat pour chaque commande subséquente et contrat, y compris les modifications;
5. le ministère client;
6. l'autorité contractante;
7. la date de la commande subséquente et du contrat;
8. la période de la commande subséquente et du contrat;
9. les articles acquis et les services fournis;
10. la valeur de la commande subséquente et du contrat, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée incluse, selon le cas.
Chaque offre à commandes et arrangement en matière d'approvisionnement devrait définir clairement les exigences en matière de rapports que doit observer le fournisseur, selon le cas, et doit indiquer le délai de présentation des rapports après la fin de la période visée. À cet effet, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause M7010C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat dans leur offre à commandes et la clause S0010C dans leur arrangement en matière d'approvisionnement.
Exigences en matière de rapports à l'intention des ministères clients
Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les ministères clients satisfassent à toutes les exigences en matière de rapports comme utilisateurs identifiés de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement, selon le cas, de façon opportune. On peut demander aux ministères clients de fournir des rapports plus détaillés que ceux exigés des fournisseurs, et de fournir des renseignements en ce qui concerne la demande de soumissions, les réponses des fournisseurs et le choix du ou des soumissionnaires retenus. Ces rapports fournissent aux agents de négociation des contrats de l'information très utile sur l'efficacité de ces méthodes d'approvisionnement.

8.75.5 Révisions des offres à commandes

Date d'entrée en vigueur: 2010-08-16

Les offres à commandes ne sont pas des contrats, elles ne peuvent donc pas être modifiées ou cédées.
Généralement, les offres à commandes comportent une disposition selon laquelle un offrant doit donner un préavis écrit de 30 jours pour faire connaître son intention de retirer son offre à commandes. L'agent de négociation des contrats émet alors une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour informer tous les utilisateurs désignés et l'offrant de la date d'entrée en vigueur du retrait. Les commandes subséquentes passées à l'offrant avant cette date étant exécutoires selon la loi, l'offrant doit donc les exécuter.
L'agent de négociation des contrats peut émettre une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour des motifs tels, la prolongation de l'OC ou de la mise à jour des instructions supplémentaires pertinentes dans l'OC.
Un offrant peut réviser son offre à commandes dans les limites établies dans le processus de soumissions de demandes d'offres à commandes (DOC). L'agent de négociation des contrats émettrait ensuite la « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » afin de refléter les révisions appropriées.

8.75.10 Gestion de la méthode de sélection proportionnelle

Date d'entrée en vigueur: 2010-01-11

Lorsqu'une méthode de sélection proportionnelle sert à choisir un entrepreneur parmi des offres à commandes multiples, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les utilisateurs identifiés connaissent l'obligation d'attribuer une commande subséquente, conformément à la répartition prédéterminée des travaux établie dans l'OC.
L'offrant qui est le plus éloigné par rapport au pourcentage idéal associé aux travaux répartis aux autres offrants sera sélectionné pour la prochaine commande subséquente. Le pourcentage idéal est indiqué dans l'offre à commandes. Une feuille de calcul électronique constitue une méthode acceptable pour effectuer le suivi des commandes subséquentes et du total cumulatif de chaque offrant.
Pour plus de renseignements sur la méthode de classement dans les cas d'offres à commandes multiples, voir l'article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes multiples.

8.80 Relations employeur-employé

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le ministère client est responsable de s'assurer qu'il ne s'établit pas de relation d'employeur-employé pendant l'exécution d'un contrat.
L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les descriptions des travaux ou des changements apportés aux travaux ne sont pas susceptibles de créer une relation employeur-employé. Pour plus de renseignements sur les relations employeur-employé, voir l'article 2.55 Relations employeur-employé.

8.85 Sous-traitance

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Comme l'indiquent les conditions générales (p. ex., 2030) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) faisant partie intégrante du contrat, un entrepreneur doit, avant de recourir à la sous-traitance, demander le consentement de l'agent de négociation des contrats, à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1137 Demande d'autorisation de sous-traiter (PDF Version 76 Ko) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) - (Aide sur les formats de fichier). (Remarque : Seuls les employés du gouvernement ont accès à ce site.) Dans un tel cas, l'entrepreneur doit attester que le contrat de sous-traitance proposé est assujetti aux mêmes conditions que le contrat. L'agent de négociation des contrats ne donnera son consentement que s'il est satisfait du sous-traitant et du contrat de sous-traitance proposé.
L'entrepreneur est entièrement responsable des risques découlant de tout écart au contrat.
L'attribution d'un contrat de sous-traitance ne libère l'entrepreneur d'aucune responsabilité prévue au contrat ou n'impose au Canada aucune responsabilité relativement au sous-traitant.

8.90 Cession de contrats

Date d'entrée en vigueur : 2023-06-08

Conformément aux conditions générales du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit donner son autorisation écrite avant toute cession d'un contrat.
L'agent de négociation des contrats doit, avec la collaboration du Programme de sécurité des contrats, s'assurer que le cessionnaire répond à toutes les exigences en matière de sécurité stipulées dans le contrat.
Afin de se conformer aux dispositions relatives à l'intégrité, le cessionnaire proposé doit fournir une attestation signée (voir Annexe 8.13 : Lettres types concernant l’intégrité) et, s'il y a lieu, une liste des administrateurs ou propriétaires. L'agent de négociation des contrats doit alors vérifier la conformité aux dispositions relatives à l’intégrité comme décrit à l'article 5.16 Conformité en matière d'intégrité.
S'il est déterminé que le cessionnaire ou l'un de ses affiliés est inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension, l'agent de négociation des contrats peut refuser la cession ou demander une exception relative à l’intérêt public au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements pour le contrat du cessionnaire proposé. Pour plus de détails concernant les marchés avec des fournisseurs inadmissibles ou suspendus, consulter l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité.
Toutes les propositions de cession appuyées par un agent de négociation des contrats doivent être soumises pour examen à un analyste des coûts.
Les services juridiques sont disponibles pour fournir des avis sur la possibilité ou non qu’une option de remplacement soit disponible conformément aux modalités et conditions d’un contrat et si un remplacement est nécessaire (ex. : dans certaines situations, tel qu’un changement de nom de l’offrant plutôt qu’un changement de l’entité, il est possible de simplement corriger le nom dans le contrat). Les services juridiques peuvent également fournir un gabarit d’entente d’offrant de remplacement.
Lorsqu'un entrepreneur cède un contrat, la responsabilité de l'exécution totale ou partielle du contrat est transférée à une tierce partie. Toutefois, la cession d'un contrat ne doit libérer l'entrepreneur initial d'aucune de ses obligations en vertu du contrat ou imposer de responsabilité au Canada envers le cessionnaire.
Pour protéger les intérêts du Canada, le transfert des responsabilités et des droits en vertu du contrat initial de l'entrepreneur initial au cessionnaire s'effectuera de manière à ce que l'entrepreneur initial soit, en dernier ressort, responsable de l'exécution du contrat. Une façon acceptable de protéger les intérêts du Canada est d'obtenir de l'entrepreneur initial une garantie d'exécution dans l'éventualité où le cessionnaire manquerait à ses obligations.
L'agent de négociation des contrats transmettra l'accord de cession au pouvoir de signature compétent de TPSGC, ainsi que les motifs de la cession, le nombre et la valeur des contrats dont il s'agit et la situation financière du cessionnaire.
Pour les contrats conclus par la Corporation commerciale canadienne (CCC), une copie de l'accord de cession approuvé devrait être transmise au Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP), afin de mettre à jour les données relatives à la situation financière du fournisseur, ou au vice-président du CCC concerné.

8.95 Garantie financière et difficultés de l'entrepreneur

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Si le contrat contient une garantie financière, et que l'agent de négociation des contrats constate qu'un entrepreneur pourrait avoir de la difficulté à exécuter adéquatement le contrat, alors la compagnie de cautionnement devrait en être informée immédiatement.

8.100 Compagnies de cautionnement

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'une compagnie de cautionnement ne respecte pas ses obligations, on doit soumettre la question aux Services juridiques qui prendront les mesures qui s'imposent, et au bureau du Secrétaire général qui doit informer le Conseil du Trésor.

8.105 Protection des biens du Canada

Date d'entrée en vigueur : 2017-11-28

Lorsqu'un entrepreneur néglige de rembourser les dettes qu'il a contractées, les sous-traitants ou les fournisseurs peuvent exercer un droit de rétention sur les biens dont le Canada a acquis la propriété en contrepartie d'un paiement total ou partiel. On devrait prendre des mesures pour protéger les intérêts du Canada.
Cette mesure n'est pas nécessaire pour les contrats de services, et elle n'est généralement pas rentable dans le cas des contrats de biens dont la valeur est inférieure à 25 000 $.
Lorsqu'un entrepreneur a déposé une garantie conformément à l'article 427 de la Loi sur les banques, on doit obtenir de la banque une renonciation à sa priorité pour le titre de propriété du Canada sur les biens. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
Si l'entrepreneur fait appel aux services d'une autre banque et qu'il ne peut obtenir une nouvelle renonciation, ou s'il néglige de divulguer la garantie, le droit du Canada peut être modifié.
Pour protéger les intérêts du Canada contre les entrepreneurs insolvables ou en faillite, l'agent de négociation des contrats doit obtenir une renonciation lorsqu'une banque ou une autre institution financière détient un privilège sur les biens de l'entrepreneur. S'il ne peut obtenir une renonciation, il doit consulter les Services juridiques, l'analyste des coûts et le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) afin de déterminer si la solvabilité de l'entrepreneur justifie la résiliation de ses obligations contractuelles relatives aux privilèges des banques.
Pour éviter d'assujettir les biens à un privilège, l'agent de négociation des contrats doit vérifier si l'entrepreneur a respecté les obligations contractuelles en ce qui a trait au paiement de ses employés, des sous-traitants et de ses fournisseurs.
L'agent de négociation des contrats devrait examiner rapidement tous les avis concernant des factures ou des salaires impayés ou les retards inacceptables quant au paiement de ceux-ci; et effectuer une analyse financière au besoin, en collaboration avec l'analyste des coûts, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (PDF).
La fréquence, la portée et l'étendue des vérifications ainsi que leur exécution sont déterminées par l'agent de négociation des contrats, en fonction du rapport coûts-avantages, de la capacité de paiement, de la cote de crédit et de la situation financière de l'entrepreneur.
Lorsque l'analyse financière fait état de problèmes potentiellement graves, on doit présenter un rapport au GCCP, qui en distribuera des exemplaires à tous les secteurs ou régions responsables des achats. Ceux-ci doivent dresser des listes des contrats ouverts passés avec l'entrepreneur visé, indiquer la valeur des contrats et les dates prévues de livraison, et faire parvenir ces listes au GCCP.
Le GCCP décide si une vérification discrétionnaire doit être effectuée, et détermine la portée et l'étendue de cette vérification.
Les secteurs ou régions doivent passer de nouveaux contrats avec l'entrepreneur en prenant les précautions nécessaires et en fournissant les justifications appropriées.
La vérification discrétionnaire est effectuée par des spécialistes autorisés par le GCCP. Ce dernier est le seul à pouvoir demander la vérification discrétionnaire, qui est effectuée le plus rapidement possible afin de réduire au minimum les risques éventuels pour le Canada.
Si les risques éventuels pour le Canada sont égaux ou supérieurs à 2 000 000 $ au total, on doit normalement effectuer une vérification discrétionnaire. On évalue ainsi la protection assurée par les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables), les cautionnements d'exécution, les cautionnements pour salaires et matériaux ou l'enregistrement établi ou prévu.
Si les risques éventuels pour le Canada sont inférieurs à 2 000 000 $, le GCCP déterminera, en collaboration avec les secteurs ou régions concernés, si l'on doit effectuer une vérification discrétionnaire après avoir pris en compte les dispositions de garantie financière ou l'enregistrement.
Lorsque l'on relève, dans le cadre de la vérification, une violation par l'entrepreneur de l'obligation contractuelle de payer promptement ses employés, sous-traitants ou fournisseurs, le GCCP fera parvenir un avis écrit aux secteurs ou régions et aux agents financiers principaux touchés par le contrat en défaut.

8.110 Enregistrement d'un avis d'intérêt à l'égard des biens

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Dans toutes les provinces, à l'exception du Québec, le Canada peut enregistrer un avis d'intérêt à l'égard des biens afin de se protéger contre les droits de rétention possible. Les exigences d'enregistrement varient d'une province à une autre. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
En pratique, cette mesure ne s'applique qu'aux contrats de grande valeur en raison de la complexité que comporte une telle démarche.

8.120 Faillite, mise sous séquestre, insolvabilité

Date d'entrée en vigueur : 2013-03-21

L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques dans les cas suivants :
1. l'entrepreneur propose un règlement alors qu'il est en situation de mise sous séquestre, de faillite ou d'insolvabilité;
2. le contrat est protégé par des cautionnements et d'autres garanties; ou
3. l'entrepreneur a déposé une garantie auprès d'une banque en vertu de l'article 427 de la Loi sur les banques.
Lorsqu'il reçoit un avis de faillite, de mise sous séquestre ou d'insolvabilité ou qu'il constate ces situations, l'agent de négociation des contrats doit :
1. informer le directeur concerné;
2. élaborer un plan d'achèvement des travaux, en collaboration avec le client; et
3. aviser le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) et les Services juridiques.
Lorsqu'un entrepreneur a déclaré officiellement faillite, l'agent de négociation des contrats doit, en collaboration avec les Services juridiques, défendre les droits du Canada, notamment :
1. exécuter les garanties contractuelles;
2. prouver le titre de propriété du Canada sur les biens que possède l'entrepreneur;
3. assurer le versement en priorité des paiements aux créanciers qui ne détiennent pas de garantie, lorsque le Canada est dans la même situation; ou
4. compenser les dettes contractées envers l'entrepreneur par les dettes envers le Canada.
Après une faillite ou une mise sous séquestre, les sommes dues à l'entrepreneur doivent être versées au syndic de faillite ou au séquestre-gérant, selon le cas.

8.125 Biens et services non conformes au contrat

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le client est responsable d'informer l'entrepreneur, conformément au contrat, si les biens ou les services ne sont pas conformes au contrat. Si le client néglige d'informer l'entrepreneur, cela pourrait affecter les autres demandes présentées par le Canada.

8.130 Respect des délais

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Conformément aux conditions générales du guide des CCUA, le respect des délais est un élément essentiel du contrat. Si un entrepreneur ne respecte pas les délais de livraison des biens ou des services, l'agent de négociation des contrats devrait en vérifier la cause, de concert avec le client et les Services juridiques. Si le retard est attribuable à des facteurs hors du contrôle de l'entrepreneur ou qui ne sont pas le résultat d'une défaillance ou d'une négligence de sa part, l'agent de négociation des contrats doit prolonger l'échéance d'une période équivalente au retard. Les retards justifiables sont décrits dans les conditions générales. Dans toutes autres circonstances, l'entrepreneur est tenu responsable du retard. Si l'entrepreneur ne respecte pas ses obligations contractuelles, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve d'un avis écrit transmis à l'entrepreneur, résilier le contrat en totalité ou en partie.
Lorsque l'échéance doit être reportée en raison de retards hors du contrôle de l'entrepreneur et que le contrat est garanti par des cautionnements, l'agent de négociation des contrats doit :
1. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de prolonger le délai d'exécution; et
2. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de rajuster le prix du contrat en fonction des travaux supplémentaires, le cas échéant.

8.135 Résiliations

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Pour déterminer le type de résiliation applicable, voir les articles 8.135.5 Résiliation pour des raisons de commodité par le Canada, 8.135.15 Résiliation pour manquement et 8.135.20 Résiliation par consentement mutuel. Pour ce qui est des clauses de résiliation, voir la sous-section 5-J du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

8.135.1 Suspension des travaux – Ordre d'arrêt des travaux

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'un client désire suspendre les travaux prévus au contrat plutôt que d'annuler le contrat, la clause J0500C ou J0502C du guide des CCUA doit être utilisée. La suspension des travaux permet au client d'examiner la situation actuelle du contrat avant de déterminer quel type de résiliation s'applique (y compris la résiliation pour manquement). Lorsqu'un client désire rétablir un contrat après l'émission d'un ordre d'arrêt des travaux, ce dernier doit être annulé (voir la clause J0501C). Dans ce cas, il peut être nécessaire de modifier les conditions d'exécution et(ou) le prix du contrat. L'agent de négociation des contrats est responsable de déterminer la validité de toutes les demandes relatives aux coûts supplémentaires que peut présenter l'entrepreneur. Les modifications qui visent à couvrir le paiement de ces frais doivent être approuvées conformément aux pouvoirs d'approbation et de signature des modifications de contrat. (Voir l'Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité pour une description détaillée du processus de résiliation pour des raisons de commodité.)

8.135.5 Résiliation pour des raisons de commodité par le Canada

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Le Canada peut occasionnellement résilier un contrat pour des raisons de commodité, conformément aux dispositions des conditions générales applicables au contrat. Pour obtenir une description détaillée du processus de résiliation, voir l'Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité. Cette résiliation peut se faire en raison du contingentement de fonds, de l'arrêt d'un programme gouvernemental ou pour d'autres raisons qui font que l'achat du bien ou du service n'est plus nécessaire. Pour préserver l'intégrité du processus de la demande de soumissions, le Canada peut aussi résilier un contrat pour des raisons de commodité s'il estime que le contrat a été attribué par erreur à un soumissionnaire autre que le soumissionnaire le moins disant. Les clauses relatives aux avis de résiliation pour des raisons de commodité figurent à la sous-section 5-J du guide des CCUA(voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C).
La résiliation pour des raisons de commodité s'applique :
1. lorsque le client en a fait la demande;
2. lorsqu'un contrat ne peut être résilié pour manquement parce que l'entrepreneur n'est pas en défaut; et
3. lorsqu'une résiliation par consentement mutuel ne serait pas plus avantageuse pour le Canada.

8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-21

L'agent des réclamations liées aux résiliations (ARR) de la Direction du soutien des prix (DSP), Secteur de la gestion des activités d'approvisionnement (SGAA), devrait procéder immédiatement au règlement des demandes relatives à des contrats résiliés en totalité ou en partie pour des raisons de commodité. Par conséquent, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec l'ARR dès que l'avis de résiliation pour des raisons de commodité (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C du guide des CCUA) est émis, et devrait fournir à l'ARR une copie de l'avis. L'adresse de courriel du groupe de l'ARR est tpsgc.parrc-aptfc.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

8.135.15 Résiliation pour manquement

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

La résiliation pour manquement s'applique lorsque l'entrepreneur manque à l'une des obligations prévues au contrat, normalement en raison de non-exécution des travaux ou du non-respect des dates de livraisons. L'article « Manquement de la part de l'entrepreneur » dans les conditions générales du guide des CCUA fait état des critères qui s'appliquent à la résiliation pour manquement. Pour plus de renseignements sur la résiliation pour manquement, voir l'Annexe 8.4 : Résiliation pour manquement.

8.135.20 Résiliation par consentement mutuel

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-21

En de rares occasions, soit lorsque le client a demandé la résiliation totale ou partielle d'un contrat, l'entrepreneur a engagé peu ou pas de frais, il renonce à présenter une demande de règlement et la question peut être réglée sans frais pour le Canada, les deux parties peuvent convenir de résilier le contrat sans demande de règlement ou pénalité.
La résiliation par consentement mutuel ne s'applique pas lorsque le Canada a intérêt à résilier un contrat pour manquement ou lorsque l'entrepreneur réclame des coûts supplémentaires, à la suite de la réduction ou de l'annulation d'une partie ou de la totalité du contrat.
Lorsqu'il reçoit d'un client une demande de résiliation par consentement mutuel, l'agent de négociation des contrats devrait demander à l'entrepreneur de confirmer qu'aucune demande de règlement n'a été présentée, et il doit porter la question devant les Services juridiques conformément à l'article 8.135.35 Participation des Services juridiques dans les cas de résiliation.
Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'ARR n'intervient pas dans ce processus.

8.135.25 Demande de résiliation par l'entrepreneur

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Lorsqu'un entrepreneur présente une demande de résiliation en raison de pertes prévues dans l'exécution du contrat, on refusera cette demande et on informera plutôt l'entrepreneur qu'il doit respecter ses obligations prévues au contrat. L'entrepreneur peut, à la fin du contrat, demander un « paiement supplémentaire » relativement aux coûts additionnels engagés ou aux pertes subies, lorsque le Canada est responsable de ces coûts supplémentaires ou de ces pertes. (Voir l'article 8.135.1 Suspension des travaux – Ordre d'arrêt des travaux.)

Si l'entrepreneur refuse de respecter ses obligations contractuelles, le contrat doit être résilié pour manquement.

8.135.30 Mesures de garanties financières en matière de résiliation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Si l'exécution d'un contrat est garantie par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable), on ne peut le résilier sans consulter au préalable les Services juridiques.
Si le contrat est garanti par des cautionnements, il ne doit pas être résilié car cela pourrait résilier le contrat établi avec la compagnie de cautionnement. Lorsqu'un entrepreneur ne peut exécuter un contrat ou qu'une demande de règlement est reçue relativement au non-paiement de la main-d'œuvre ou du matériel, et qu'un cautionnement est établi, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement la compagnie de cautionnement par écrit, et lui demander que des mesures correctives soient apportées. L'agent de négociation des contrats ne doit pas entreprendre de négociation avec l'entrepreneur ou le demandeur.

8.135.35 Participation des Services juridiques dans les cas de résiliation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les types de résiliation suivants ne peuvent être émis sans avoir obtenu un avis juridique écrit :
1. toutes les résiliations pour manquement;
2. les résiliations par consentement mutuel;
3. les résiliations pour des raisons de commodité.
Afin d'obtenir l'avis des Services juridiques, l'agent de négociation des contrats devrait présenter le dossier d'achat, accompagné d'un index chronologique des documents relatifs à la demande de résiliation et d'une courte note faisant état du motif de la résiliation. En se fondant sur cette information, les Services juridiques donneront leur avis et recommanderont une méthode de résiliation appropriée.

8.135.40 Modification des listes des fournisseurs

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les résiliations de contrats par le Canada pour des raisons de commodité ne devraient pas entraîner la modification des listes des fournisseurs, mais les résiliations par consentement mutuel peuvent susciter des changements sur ces listes. La résiliation pour manquement entraîne habituellement la radiation ou la suspension de l'entrepreneur de la liste des fournisseurs.

8.135.45 Bureaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l'étranger

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Les procédures de résiliation des contrats attribués par les bureaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l'étranger peuvent différer de celles pour les contrats attribués au Canada; par conséquent, elles servent seulement de guide général.

8.135.50 Pouvoir d'approbation

Date d'entrée en vigueur : 2014-11-27

Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats conformément à l’évaluation des risques liés à la modification de contrats. La valeur du contrat à la date de résiliation doit être utilisée à la question portant sur la valeur dans l'évaluation des risques liés à la modification de contrats.

8.140 Différends

Date d'entrée en vigueur : 2017-04-27

Dans le cadre de la gestion d'un contrat, des différends peuvent survenir entre les parties au contrat. Les différends doivent être réglés rapidement. Toutes les parties doivent remplir leurs obligations contractuelles. Il est essentiel de tenir des dossiers sur les différends, à des fins de clarification, de vérification ou de résiliation.
Si l'agent de négociation des contrats ne peut régler un différend relatif à un contrat, le problème devrait être porté à l'attention de son supérieur immédiat.
Il est recommandé de consulter les Services juridiques afin de s'assurer que les intérêts du Canada sont protégés. Il est recommandé de recourir au Programme de gestion des conflits d’ordre commercial (PGCC) de la Direction générale de la surveillance (DGS), afin de prévenir ou limiter la dégénération non-nécessaire de la situation, et créer des conditions propices au règlement rapide.
Lorsqu’un différend d’ordre commercial lié à un contrat (c.-à-d. construction, achat, louage, location et aliénation de biens immobiliers) ne peut être réglé par l’entremise de discussions, l’agent de négociation des contrats devrait aviser immédiatement l’entrepreneur, par écrit, concernant les services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) qui sont offerts dans le cadre du PGCC.
Toute question touchant le PGCC ou l’un des services connexes devrait être transmise immédiatement au gestionnaire responsable du Programme par courriel à l’adresse suivante : GestionConflit.ConflictManagement@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

8.140.1 Règlement des différends contractuels

Date d'entrée en vigueur : 2021-05-20

Qu'elles proviennent des entrepreneurs ou des agents de négociation des contrats, toutes les demandes concernant les solutions de règlement des différends devraient être adressées au gestionnaire du Programme de gestion des conflits d’ordre commercial (PGCC) de la Direction générale de la surveillance à l’adresse suivante : GestionConflit.ConflictManagement@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Le PGCC offre, sur demande, des services de coordination, de prévention et de services de RED pour aider à gérer les conflits d’ordre commercial avec des tiers, d’autres ministères et des employés de TPSGC, et pour permettre que des mesures appropriées soient prises rapidement. Les services de RED offerts dans le cadre du PGCC comprennent la consultation, la facilitation de discussions, la médiation et l’arbitrage.
Prévention et atténuation
1. Si un conflit survient, l’agent de négociation des contrats doit déployer tous les efforts possibles pour le régler avec l’entrepreneur le plus tôt possible.
2. Si l’agent de négociation des contrats et l’entrepreneur ne règlent pas le conflit en tout ou en partie, ils devraient essayer de le régler le plus tôt possible avec la participation de l'autorité contractante de niveau supérieur ou d'un chargé de projet principal.
Intervention en cas de conflit
1. Si la participation de l'autorité contractante de niveau supérieur ou d’un chargé de projet principal (mentionné en c. ii.) ne permet pas de régler le conflit en tout ou en partie, l’agent de négociation des contrats devrait immédiatement aviser l’entrepreneur, par écrit, concernant les services de RED offerts dans le cadre du PGCC de la Direction générale de la surveillance. L’autorité contractante peut également solliciter l’aide offerte dans le cadre du PGCC.
2. Toute partie à un contrat de TPSGC peut recourir au PGCC et demander de l’aide pour gérer un conflit d’ordre commercial.
3. Si un service de RED est demandé, le PGCC en informera les autres parties et déterminera si elles sont intéressées à recourir à ce processus. Le cas échéant, le processus de RED sera mis en œuvre.
4. Si un processus de RED ne permet pas de régler le conflit, les droits des parties ne sont pas compromis.

8.145 Conseil de règlement des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.1 Conseil de règlement des contrats - procédures

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.5 Réunions du Conseil de règlement des contrats - réunions

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.10 Conseil de règlement des contrats – offre de règlement

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.15 Conseil de règlement des contrats – refus du règlement

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150.1 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels - procédures

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150.5 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels – refus du règlement

Date d'entrée en vigueur : 2012-07-16

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.155 Paiements finals

Date d'entrée en vigueur : 2012-01-18

Avant de traiter la demande finale aux fins de paiement, il faut vérifier l'acceptabilité et l'exactitude du temps enregistré. Les constatations de ces vérifications doivent être consignées au dossier d'achat.
L'agent de négociation des contrats, ou une autre personne qualifiée désignée par la région ou le secteur concerné, devrait effectuer le contrôle du temps en vue de l'acceptation.
Le contrôle du temps pour vérifier l'exactitude de l'enregistrement devrait être effectué par des employés compétents de la division ou section des finances de la direction intéressée, ou par d'autres employés compétents avec l'autorisation préalable du directeur qui est également responsable de l'établissement des normes de vérification en ce qui a trait à l'exactitude de l'enregistrement.

8.155.1 Remboursements des profits excédentaires

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

À la suite d'une vérification, ou pour diverses autres raisons, il peut être déterminé qu'un entrepreneur ait tiré d'un contrat des profits exagérément élevés. Un entrepreneur peut, dans ce cas, désirer retourner les profits excédentaires au ministère. L'Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada énonce les procédures spéciales à suivre dans ces situations.

8.160 Normes des états des coûts pour les contrats à frais remboursables

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Conformément au contrat, l'entrepreneur sera payé les coûts raisonnablement et dûment engagés pour l'exécution des travaux. Une fois tous les travaux terminés en vertu de tous les contrats à frais remboursables qui respectent le plafond des coûts, l'agent de négociation des contrats doit verser au dossier d'achat une attestation selon laquelle le montant final versé représente un prix raisonnable. Cette attestation devrait être fondée sur les conclusions de la vérification des coûts, le cas échéant.
Après tous les rapprochements, le prix final convenu est alors confirmé dans la modification de contrat, habituellement désigné sous le nom de « étape finale de la modification des coûts », laquelle rajuste le prix contractuel total afin qu'il reflète le prix final. Cette modification devrait également faire mention qu'aucune autre demande ne peut être présentée par après.
Les dispositions concernant la vérification qui figurent dans les contrats conclus avec des fournisseurs canadiens pour des contrats d'une valeur de 50 000 $ et plus prévoit l'établissement des coûts réels engagés en vue de déterminer le coût final des contrats à frais remboursables et d'établir si le prix est raisonnable.
Tous les contrats à frais remboursables exigent un état des coûts après l'exécution du contrat. Tous les contrats pluriannuels à frais remboursables, à l'exception des contrats de services de réparation et de révision, comportent une disposition obligatoire de fournir un état annuel des coûts.

Remarque : Pour les contrats de services de réparation et de révision, l'état annuel des coûts est fait à la discrétion de l'agent de négociation des contrats et de l'organisme de vérification.

8.165 Vérification des coûts

Date d'entrée en vigueur : 2013-03-21

Après consultation avec le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, l'agent de négociation des contrats choisit les contrats à frais remboursables devant faire l'objet d'une vérification, en respectant ce qui suit :
1. tous les contrats liés aux grands projets de l'État; et
2. lorsqu'il est évident qu'il y aura un paiement en trop important.
Dans le cas des contrats choisis pour faire l'objet d'une vérification, les secteurs ou régions remettront au GCCP une copie du document contractuel et des copies de tous les états de coûts reçus.
L'agent de négociation des contrats recevra une copie du rapport de vérification, ainsi qu'un formulaire d'avis de vérification préparé par le GCCP donnant le détail des paiements en trop ou les commentaires qui doivent être approuvés.
L'agent de négociation des contrats établira un prix final avec l'entrepreneur d'après les conclusions de la vérification. On s'efforcera d'établir ce prix dans les 90 jours suivant la réception du rapport de vérification. L'agent de négociation des contrats fait connaître au GCCP les modalités du règlement et les décisions prises par rapport à toutes les questions soulevées lors de la vérification du contrat.
Lorsque l'entrepreneur a accepté le prix final, l'agent de négociation des contrats doit confirmer que le prix facturé est raisonnable et conformément au contrat.
Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.175 Fin et clôture du contrat

Date d'entrée en vigueur : 2014-11-27

Il incombe à l'agent de négociation des contrats de veiller à ce que toutes les activités liées au contrat soient achevées afin que le contrat soit jugé comme étant clos.
Un contrat est jugé entièrement exécuté :
1. lorsque les livrables requis ont été reçus conformément aux modalités du contrat, et
2. lorsque le client a accepté les livrables et la facture a été payée conformément au prix du contrat et à la base de paiement, et
3. lorsqu’il n'y a pas de lacunes non corrigées, de changements, de paiements ou de demandes de paiement en suspens, qui exigent des mesures d'autorisation officielles.
Les agents de négociation de contrats doivent s'assurer que la clôture administrative du dossier d'approvisionnement a été faite selon les modalités établies (par ex. établissement de rapports, retour d’équipement fourni par le gouvernement ou de biens fournis par le gouvernement, aliénation du matériel excédentaire et des biens, etc.).
Les agents de négociation de contrats doivent s'assurer que le dossier d'approvisionnement est complet et archivé en conformité avec les formalités relatives à la gestion des dossiers.
Pratiques exemplaires :
1. Si possible, les fichiers et contrats assortis de périodes de garantie devraient être conservés et les périodes de garantie devraient être consignées jusqu'à l'expiration de la garantie ou au règlement de toute réclamation au titre de la garantie.
2. Lorsqu'un contrat a créé de la propriété intellectuelle (PI) pour le Canada ou des droits connexes, les documents liés devraient être conservés jusqu'à ce que le gouvernement du Canada n'ait plus besoin des droits de PI. Le contrat peut devoir être conservé indéfiniment.
3. Les dossiers contractuels touchés par des questions opérationnelles ou juridiques en suspens ou qui doivent faire l'objet de contrôle (p. ex., audits) ne devraient pas être archivés avant la résolution des problèmes.

8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

8.180.1 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs - Introduction

Date d'entrée en vigueur : 2022-01-28

La Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) vise à appuyer la collectivité de l'approvisionnement de TPSGC dans l'atténuation des risques liés à l'approvisionnement des futurs contrats et à améliorer le service aux clients. De nombreux outils permettent d'atteindre cet objectif. La PMCRF est seulement l'un de ces outils. Les autres outils incluent le Code de conduite pour l'approvisionnement et les Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Collectivement ces outils constituent le cadre de référence dans lequel la relation avec les fournisseurs est établie.
La PMCRF est en vigueur en date du 4 novembre 2010. Cependant, la PMCRF était en vigueur sur la base d'une période d'essai prolongée sans imposition de conséquences pour les fournisseurs du 4 novembre 2010 au 28 juin 2011 inclusivement. Il n'y aura pas de conséquences résultantes pour les résiliations pour manquement et/ou les modifications conditionnelles assujetties aux dispositions de la PMCRF et qui sont survenues durant cette période. Autrement, les dispositions de la version antérieure applicable demeurent en vigueur pour les opérations effectuées avant le 4 novembre 2010.
Les problèmes de rendement du fournisseur sont une composante importante de la gestion des risques liés à l'approvisionnement. Comme l'illustre le tableau sur l'approche de la gestion du risque quant au processus lié au rendement du fournisseur (voir l'Annexe 8.6 Approche de la gestion du risque lié au rendement des fournisseurs Tableau du processus), ces problèmes doivent être pris en compte dans les quatre phases du processus de gestion des contrats.
La PMCRF s'applique à la Direction générale des approvisionnements de TPSGC en tant que fournisseur de services communs pour les opérations sous son autorité. La portée de la PMCRF sur de telles opérations est précisée ci-dessous. La PMCRF met l'accent sur l'utilisation de l'information portant sur le rendement d'un fournisseur provenant des contrats fermés pour :
1. Le rejet des offres provenant des approvisionnements compétitifs et non-compétitifs : Les soumissions, offres ou arrangements reçus de fournisseurs assujettis à une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) ne seront pas considérés aux fins de l'évaluation si les modalités de la MCRF s'appliquent à l'approvisionnement. Concrètement, pour les fournisseurs assujettis à une MCRF, ce qui suit s'applique :
  1. aucune négociation ne sera initiée et aucune offre ne sera acceptée pour les contrats à fournisseur unique;
  2. les soumissions présentées suite à des approvisionnements compétitifs de biens ou de services seront rejetées;
  3. les offres présentées pour des offres à commandes de biens ou de services seront rejetées; et
  4. les arrangements découlant des arrangements en matière d'approvisionnement de biens ou de services seront rejetés de même que les soumissions pour des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
2. L'évaluation d'une MCRF : Les résiliations totales et/ou partielles pour manquement et/ou les modifications conditionnelles déclenchent une évaluation de MCRF à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes pour les opérations suivantes :
  1. les contrats à fournisseur unique attribués le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
  2. les contrats attribués découlant d'un processus d'invitation à soumissionner (autres que ceux à (ii)(C) et (ii)(D) ci-dessous) lancé le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
  3. les commandes subséquentes à des offres à commandes attribuées suite à des demandes d'offre à commandes lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement; et
  4. les contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement attribués suite à des demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement, lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
  Cependant, pour les opérations ci-dessus, aucune conséquence en vertu de la PMCRF ne sera imposée à l'endroit des fournisseurs en raison de résiliations pour manquement et/ou de modifications conditionnelles qui sont survenues entre le 4 novembre 2010 et le 28 juin 2011 inclusivement.
Une MCRF dont les modalités s'appliquent entraîne de plus les effets suivants sur les approvisionnements :
1. une MCRF ne touche pas les contrats existants;
2. lorsque le fournisseur est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent, la durée du contrat ne peut être prolongée ni par une modification ni par l'exercice d'une option à moins que :
  1. la contrainte de temps ne permette pas d'initier un nouveau processus compétitif; ou
  2. des circonstances exceptionnelles soient présentes.
  Ces situations requièrent l'approbation du SMA conformément à l’article 8.180.25 sur les exceptions.
3. aucune commande subséquente ne peut être émise en vertu de toute offre à commandes existante.
En outre, les renseignements généraux sur la nature et la portée des problèmes de rendement obtenus pendant la période du contrat et après la clôture du contrat devraient être utilisés pendant les autres phases. Lors de la phase précontractuelle, les renseignements contribueront à l'élaboration de la stratégie de gestion des risques liés à l'approvisionnement. Au cours de cette phase, les renseignements serviront également à évaluer la nécessité d'un programme personnalisé pour gérer le rendement du fournisseur relativement à une catégorie précise de biens ou services ou à un groupe de biens ou de services. À la phase contractuelle, les renseignements ont aussi leur importance non seulement pour le développement des critères de rendement mais également de tout autre terme d'atténuation des risques, tant dans les documents de demande de soumissions que ceux de contrat.

8.180.5 Principes

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

TPSGC a le pouvoir et la responsabilité de prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations. TPSGC a, autant que tout autre acheteur sur le marché, le droit d'évaluer le rendement d'un fournisseur et peut, en se fondant sur le rendement antérieur d'un fournisseur, prendre des mesures afin d'éviter tout problème éventuel. Le pouvoir discrétionnaire permettant de prendre ces mesures doit être exercé de façon juste et raisonnable.
La PMCRF se fonde sur les principes qui soutiennent l'engagement de TPSGC à exécuter les processus d'approvisionnement d'une manière qui contribue à accroître la concurrence, l'équité et la transparence.
Toute mesure corrective prise doit correspondre logiquement à la nature et à la gravité du problème pour lequel elle est appliquée.

8.180.10 Définitions

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

Aux fins du processus générique de la présente Politique, les termes ou les expressions qui suivent se définissent comme suit :

Modification conditionnelle : désigne l'utilisation dans le cas de rendement insatisfaisant d'une modification à un contrat plutôt qu'une résiliation totale ou partielle pour manquement en raison de nécessités opérationnelles. Ce type de modification peut seulement être considéré lorsque l'agent de négociation des contrats est prêt à résilier (totalement ou en partie) pour manquement. Ceci est une alternative à une résiliation immédiate pour manquement. Si ce n'est pas accepté par le fournisseur, la résiliation pour manquement sera émise.
Rendement insatisfaisant : signifie toute exécution autre que la pleine exécution d'un contrat qui entraîne soit une résiliation pour manquement, soit une modification conditionnelle. Dans les deux cas, le fournisseur est le principal responsable du rendement insatisfaisant. Cette définition s'applique à tous les aspects du rendement que l'agent de négociation des contrats et le client souhaitent prendre en compte et qu'ils précisent en vue de l'évaluation du rendement du fournisseur pendant la durée du contrat. (Les résiliations pour manquement incluent les résiliations partielles pour manquement.)
Mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) : désigne une condition ou une restriction imposée à un fournisseur, limitant sa capacité à passer de futurs contrats avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’évaluation de son rendement antérieur par TPSGC. La MCRF a une incidence sur l’admissibilité du fournisseur à obtenir des contrats et des modifications aux contrats.
Date d'échéance de l'offre à commandes : signifie la date à laquelle l'offre à commandes a pris fin ou la date où l'offre à commandes est mise de côté de manière permanente selon la première des deux éventualités à se produire.
Système d'information sur les fournisseurs (SIF) : désigne la base de données stockant des renseignements sur les fournisseurs, y compris les notes relatives à la PMCRF et les MCRF.

8.180.15 Processus générique

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

8.180.15.1 Administration de contrats liée à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

Date d'entrée en vigueur : 2016-01-28

Les agents de négociation des contrats doivent appliquer les modalités contractuelles. Un problème de rendement peut mener à :
1. l'application des mesures prévues au contrat;
2. l'inscription d'une note dans le Système d'information sur les fournisseurs (SIF);
3. une évaluation des mesures correctives du rendement des fournisseurs (MCRF).
L'agent de négociation des contrats documentera ce qui suit dans le dossier contractuel :
1. les problèmes de rendement du fournisseur, c.-à-d. sa non-conformité avec les critères de rendement précisés dans le contrat;
2. les preuves de communication avec le fournisseur au sujet de ces problèmes;
3. la preuve qu'une copie de la PMCRF a été envoyée au fournisseur dans le cadre de la communication mentionnée ci-dessus.
Lorsqu'un contrat est résilié pour manquement ou qu’une modification conditionnelle est émise, le fournisseur doit être avisé par écrit des problèmes de rendement et une copie de la lettre d'avis doit être conservée dans le dossier contractuel. L'agent de négociation des contrats doit inclure l’énoncé applicable qui suit dans la lettre d'avis :
1. Pour les modifications conditionnelles :
  « Les parties s'entendent sur cette modification à condition que le Canada ait le droit de tenir compte du rendement insatisfaisant qui a conduit à cette modification conditionnelle pour évaluer si une MCRF sera imposée ou non au fournisseur. Les parties s'entendent sur le fait que cette modification conditionnelle amènera une note dans le SIF et déclenchera un processus d'évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes. »
2. Pour les résiliations pour manquement, voir les clauses J1000C et J1001C du Guide des CCUA pour le texte qui doit être inséré.
Les procédures relatives aux résiliations pour manquement sont décrites à l'article 8.135.15 Résiliation pour manquement et à l'Annexe 8.4 Résiliation pour manquement. En ce qui concerne les modifications conditionnelles, voir l'article 8.70.5 Modification des contrats. Les Services juridiques doivent être consultés relativement à ces deux mesures.
Un contrat résilié pour manquement ou ayant fait l'objet d'une modification conditionnelle entraîne une évaluation obligatoire visant à déterminer si une MCRF doit être appliquée. L'agent de négociation des contrats suivra le processus générique décrit à l'article 8.180.15.5 Évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur.
Dès que le coordonnateur de MCRF est informé du cas de manquement, une lettre de rappel décrivant les premières étapes du processus d’évaluation sera envoyée par courriel à l’agent de négociation des contrats.
Délais liés au contrôle, à la consignation et au suivi des mesures correctives
1. L'agent de négociation des contrats doit remplir la Partie I du formulaire 149 et la faire parvenir au coordonnateur de MCRF à l’adresse CoordPMCRF.VPCMPCoord@tpsgc-pwgsc.gc.ca dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la lettre de rappel.
2. Une vérification dans la base de données sur les MCRF sera menée afin de déterminer les antécédents du fournisseur au chapitre des mesures correctives du rendement des fournisseurs et si ce même fournisseur fait actuellement l'objet d'une évaluation.
3. Si une évaluation relative à un autre contrat est en cours, l'agent de négociation des contrats sera informé par courriel que l'autorisation de la nouvelle évaluation sera mise en attente jusqu'à ce que l'évaluation déjà en cours soit menée à terme.
4. Si ce même fournisseur ne fait l'objet d'aucune autre évaluation, l'agent de négociation des contrats sera autorisé à procéder à l'évaluation. L'autorisation émise comprendra les manquements antérieurs du fournisseur déjà consignés dans la base de données sur les MCRF.
5. L'évaluation (y compris l'obtention des signatures requises) devra être achevée dans les trois mois suivant la date d'autorisation.
Une note au SIF relativement à un contrat ou à une offre à commandes résilié pour manquement ou ayant fait l'objet d'une modification conditionnelle y demeurera pendant six ans après la date de la résiliation pour manquement ou de la modification conditionnelle. Après six ans, la note sera supprimée du SIF. Elle peut être supprimée plus tôt si la résiliation ou la modification conditionnelle est liée aux antécédents qui ont mené à l'imposition d'une MCRF.
Outre les éléments ci-dessus, TPSGC se réserve le droit d'inclure une note dans le SIF, appelée « Autres enregistrements quant au rendement », pour tout autre problème important relatif à l'exécution d'un contrat. Pour être ajoutés dans le SIF, les autres enregistrements quant au rendement doivent être approuvés par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA). Les dispositions du processus générique décrites à l’article 8.180.15.5 ne s'appliquent pas dans de tels cas. Bien que ces notes puissent entraîner l'application d'une MCRF, elles ne sont pas prises en compte aux fins du processus générique.
Pour obtenir des renseignements au sujet de la PMCRF et de ses modalités d'application, communiquer avec le coordonnateur de MCRF par courriel à l'adresse suivante : CoordPMCRF.VPCMPCoord@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Les questions liées à la Politique sur le rendement des fournisseurs publiée en 1996 peuvent également être acheminées au coordonnateur de MCRF.

8.180.15.5 Évaluation d'une mesures corrective du rendement d'un fournisseur

Date d'entrée en vigueur : 2012-10-25

Des mesures correctives officielles sont mises en place lorsqu'il est évident que la poursuite d'un contrat avec un fournisseur peut engendrer un risque plus élevé que le risque acceptable pour le Canada. Cela se produira lorsqu'il y a un cas majeur de rendement insatisfaisant dans un contrat ayant entraîné une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle ou une accumulation de résiliations pour manquement ou de modifications conditionnelles.
Toutes les étapes du processus d'évaluation d'une MCRF décrites ci-dessous doivent être pleinement documentées dans le dossier. Voir l'Annexe 8.6.1 Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) pour de l'orientation supplémentaire quant à la procédure à suivre pour l'application d'une MCRF résultant du processus générique.
Aussitôt qu'un contrat ou qu'une offre à commandes pour lequel il y a eu une résiliation pour manquement et/ou une modification conditionnelle prend fin ou vient à échéance, l'agent de négociation des contrats, au nom du directeur, complétera le formulaire PWGSC-TPSGC 149-1 (PDF Version 72 Ko) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) - (Aide sur les formats de fichier) Évaluation d'une MCRF et devra :
1. prendre en considération l'importance relative du ou des besoin(s) dans le contexte global;
2. inclure l'historique de MCRF sans considérer les notes utilisées comme fondement de l'application d'une MCRF antérieure;
3. déterminer les conséquences qui s'ensuivront en fonction du tableau de conséquences dans le formulaire.
Les principaux éléments du formulaire sont énoncés à l'Annexe 8.7 Principaux éléments de l'Évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur.
Dans le cas d'une coentreprise, une évaluation d'une MCRF sera complétée pour chacun des membres. Le pointage total des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) sera le même; toutefois, chaque membre aura un historique distinct aux fins de la détermination des conséquences.
Le directeur doit présenter les résultats de chaque évaluation au directeur général/directeur général régional (DG/DGR) compétent.

8.180.15.10 Avis d'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d'entrée en vigueur : 2015-12-23

Aux fins de la PMCRF, il est possible d'avoir recours à deux types de MCRF :
1. La radiation est le refus de la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de faire affaire avec un fournisseur pour une durée précise. Lorsque le fournisseur est radié, il est inadmissible à soumissionner :
  1. des contrats;
  2. des offres à commandes et des commandes subséquentes; et
  3. des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
2. Si jugées plus appropriées, des conditions peuvent être imposées aux fournisseurs plutôt qu'une radiation. Lorsque le fournisseur est assujetti à certaines conditions et qu'il n'a pas rempli ces conditions avant la date de clôture des soumissions ou avant le commencement d'un processus non-compétitif, il est alors déclaré inadmissible à soumissionner ou à obtenir :
  1. des contrats;
  2. des offres à commandes et des commandes subséquentes; et
  3. des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
Avis au fournisseur quant au résultat de l'évaluation d'une MCRF :
1. Si le seuil pour appliquer une MCRF n'est pas atteint, le DG/DGR informe le fournisseur (voir Annexe 8.8 Ébauche de lettre pour signifier qu'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur ne sera pas appliquée à ce moment pour le modèle de lettre) :
  1. qu'il n'y a pas de MCRF appliquée à ce moment;
  2. que la catégorie de répercussion et le pointage correspondant pour le(s) contrat(s) pour lesquels une évaluation d'une MCRF a été complétée;
  3. que le Canada se réserve le droit de considérer le pointage de l'historique de tous les contrats avec des résiliations pour manquement ou des modifications conditionnelles si une autre évaluation est déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle dans un autre contrat;
  4. que le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit et sa réponse pourrait comprendre une requête pour présenter oralement un point de vue au DG/DGR.
2. Si le seuil pour appliquer une MCRF est atteint, le DG/DGR avisera le fournisseur de l'intention d'appliquer une MCRF (voir Annexe 8.9 Ébauche de lettre pour signifier l'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur pour le modèle de lettre). En plus de la mesure corrective, l'avis d'intention d'application d'une MCRF au fournisseur doit inclure :
  1. une liste :
    - des résiliations pour manquement et modifications conditionnelles pour le contrat ou l'offre à commandes concerné incluant l'information sur la catégorie de répercussion et son pointage correspondant;
    - l'historique des contrats fermés, ayant fait l'objet d'une résiliation pour manquement et/ou d'une modification conditionnelle, pris en considération; et
    - l'historique des MCRF.
  2. les marchés sur lesquels la MCRF s'appliquerait, c.-à-d., si la MCRF s'appliquera à tous les marchés (touchant tous les aspects des activités du fournisseur) ou se limitera à un produit, à une division, à une division géographique ou à un type de contrat (par exemple pour répondre à des besoins urgents) ou tout autre facteur;
  3. le moment où et, s'il y a lieu, la manière dont, la MCRF prendra fin;
  4. lorsque des conditions sont recommandées, qui décidera qu'elles ont été remplies;
  5. un avis selon lequel la MCRF s'étendrait à tout autre arrangement d'affaires impliquant le fournisseur, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise; et
  6. une mention à l'effet que le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit, et que sa réponse pourrait comprendre une requête pour présenter oralement un point de vue au DG/DGR.
Revue de la réponse du fournisseur
1. pour les deux cas de (b) ci-dessus, si après avoir fait l'examen de la réponse écrite du fournisseur et tout autre matériel de présentation, le DG/DGR revoit les résultats de l'évaluation, le DG/DGR informe le fournisseur :
  1. des résultats révisés de l'évaluation; et
  2. que le Canada se réserve le droit de considérer le pointage de l'historique de tous les contrats avec des résiliations pour manquement ou des modifications conditionnelles si une autre évaluation est déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle additionnelle dans un autre contrat.
Un fournisseur aura accès aux documents relatifs à son rendement pertinents, y compris le formulaire Évaluation d'une MCRF, de la même façon que cela serait disponible dans le cas d'une dispute contractuelle.
Dans le cas où le seuil d'application d'une MCRF est atteint :
1. Le DG/DGR enverra par courriel un résumé d’une page du cas de MCRF, une copie signée du formulaire d’évaluation (TPSGC 149-1), ainsi que toute réponse écrite du fournisseur y compris tout matériel de présentation au coordonnateur de MCRF.
2. Le coordonnateur de MCRF demandera aux directeurs hiérarchiques du Comité des politiques du Programme des approvisionnements (CP-PA) de fournir de la rétroaction et d’émettre des recommandations au sujet de l’application d’une MCRF à l’endroit du fournisseur. Les directeurs hiérarchiques du CP-PA devront fournir une réponse dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande du coordonnateur de MCRF.
3. Une fois la période de consultation complétée, le coordonnateur de MCRF transmettra la MCRF proposée et les résultats de la consultation avec les directeurs hiérarchiques du CP-PA au directeur général du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) aux fins d’examen et de recommandation.

8.180.15.15 Décision du sous-ministre adjoint

Date d'entrée en vigueur : 2015-12-23

Dans le cas où une MCRF devra être appliquée, le directeur général du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) soumettra les résultats de l’évaluation au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA-DGA). Seul le SMA-DGA a l’autorité d’approuver l’application d’une MCRF.
Sauf dans les cas où il existe un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur, le SMA/DGA examinera les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements transmis par le fournisseur.
Le SMA/DGA informera le fournisseur de la décision à savoir si une MCRF s'appliquera ou non. (Voir les Annexes 8.10 Ébauche de lettre quant à la décision d'appliquer des conditions à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur et 8.11 Ébauche de lettre quant à la décision d'appliquer une radiation à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur pour les modèles de lettre.)

8.180.15.20 Actions subséquentes à la décision d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d'entrée en vigueur : 2015-12-23

Le coordonnateur de mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) recevra du bureau du sous-ministre adjoint (SMA) une copie remplie du formulaire Évaluation d'une MCRF. L'information relative à une MCRF ne sera entrée dans le SIF que par le SPRIGS.
Le coordonnateur de MCRF informera les personnes en autorité des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement pertinents de l'imposition d'une MCRF.
La décision de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF peut être prise à n'importe quel moment avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Il faut vérifier l'existence d'une MCRF dans le SIF au moment de la clôture pour les marchés concurrentiels et avant tout échange avec un fournisseur unique. Pour ce qui est des commandes subséquentes, les offres à commandes doivent être mises de côté pour les fournisseurs à qui une MCRF pertinente est imposée. De plus, il faut vérifier de nouveau le SIF avant d'attribuer le contrat. Le SIF doit également être consulté avant d'émettre des modifications ou d'exercer des options visant la prolongation de la durée d'un contrat. Pour ce qui est du droit de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF, consulter l'article 5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement.
Conformément à l'article 7.35 Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus, le fournisseur doit être informé de la décision de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF.
Si une MCRF est imposée à un membre d'une coentreprise, la soumission, l'offre ou l'arrangement, le contrat ou la commande subséquente sera rejeté dans sa totalité.
L'information relative à une MCRF sera pertinente et demeurera dans le SIF pendant six ans après la date d'entrée en vigueur de la MCRF. Par conséquent, pendant toute la période de six ans, en ce qui concerne le calcul de pointage aux fins de toute MCRF future, les MCRF consignées dans le SIF seront prises en compte dans le pointage de l'historique de toutes les évaluations subséquentes.
Au terme de la MCRF, le coordonnateur de mesure corrective du rendement d’un fournisseur avisera le secteur ou la région l'ayant imposée afin que ce dernier puisse se charger d'en informer rapidement le fournisseur.

8.180.20 Dispositions du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat concernant les ordres d'arrêt des travaux, les suspensions de contrats et les autres motifs de rejet de soumissions

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

En aucun cas les dispositions de la PMCRF ne surpassent les droits de TPSGC en ce qui concerne les ordres d'arrêt des travaux, les suspensions de contrats ou d'arrangements en matière d'approvisionnement, les mise de côté d'offres à commandes et les autres motifs de rejet de soumissions, d'offres ou d'arrangements énoncés dans le Guide des CCUA.

8.180.25 Exceptions

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

Dans les cas d'urgence d'approvisionnement, un DG/DGR peut recommander une exception à une MCRF. En pareil cas, il faut apporter une attention particulière afin de protéger le Canada. Lorsqu'on a recours à une exception, le motif doit être noté dans le dossier du contrat. Ces exceptions doivent être approuvées par le SMA/DGA ou par le chargé d'approbation désigné du programme de rendement du fournisseur du secteur ou de la région en question.

8.180.30 Programmes de secteur/région du rendement des fournisseurs

Date d'entrée en vigueur : 2011-06-29

Un secteur ou une région peut établir un programme personnalisé ou sur mesure pour évaluer le rendement des fournisseurs et déterminer les mesures appropriées qui doivent s'appliquer dans le cas de biens ou de services précis ou de groupes de biens ou de services. Lorsqu'un tel programme a reçu l'approbation du SMA/DGA, il n'est pas nécessaire que ce dernier passe les cas en revue. Les décisions peuvent être prises par les personnes à qui l'on a délégué une telle autorité dans le cadre du programme.
La décision de mettre en place un tel programme sera prise dans le contexte de la stratégie de gestion des risques contractuels pour des biens ou des services précis au cours de la phase précontractuelle du processus d'approvisionnement. Lorsqu'il est décidé qu'un tel programme sera mis sur pied dans un secteur ou une région, l'agent de négociation des contrats doit appliquer le processus générique de la PMCRF jusqu'à ce que ce programme soit opérationnel. L'Annexe 8.12 Cadre pour l'élaboration d'un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur fournit un cadre de référence pour l'élaboration d'un tel programme.
Le programme peut intégrer des éléments du processus générique de la PMCRF.
Une fois en place, le programme personnalisé de rendement du fournisseur est administré par le secteur ou la région.

8.1651 Divergences d'opinion ou d'interprétation

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

À l'occasion, il peut y avoir des divergences d'opinion ou d'interprétation entre l'agent de négociation des contrats et le vérificateur au sujet de la légitimité des conclusions de la vérification. Le directeur concerné devrait résoudre ces divergences d'opinion ou d'interprétation en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, avant la fermeture du dossier par le Groupe de vérification des coûts.

Annexes

Consultez la liste ci-dessous des annexes liées au Chapitre 8 - Gestion des contrats.

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Date de modification:: 2023-11-23